INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/025 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO CORRIENTES PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/00) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/025 La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/025 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Corrientes para la Ejecución del Subproyecto Corrientes PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 09/10/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos (movimientos del ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior) al 31 de diciembre de 2000, expresado en dólares estadounidenses y anexos que lo acompañan. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto. 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 19/06/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/01 y el 01/06/01 y el 19/06/01. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno 2 implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS a) - La línea 21.05 (Subc. Sup. Obras) se encuentra subvaluada en USD 1.557,84 ($ 1.554,72) en virtud que la UEP imputó erróneamente erogaciones correspondientes a supervisión de obra en la línea 21.02 (O. Civil CSyCDI). En consecuencia, esta última se expone sobrevaluada en el mismo importe. - Idéntica situación se plantea respecto a la línea 21.12 (gastos subcontrato administración personal), que se encuentra subvaluada en USD 901,80 ($ 900.-), sobrevaluándose en el mismo importe la línea 21.11 (subcontrato administración personal). b) Se observaron diferencias poco significativas entre la información expuesta como “Costo de Apoyo PNUD” en el Estado mencionado en I- a) precedente y la que surge del citado en I- b) 1.. Al respecto, cabe mencionar que dichas discrepancias fueron debidamente conciliadas por esta Auditoría. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/025 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Corrientes 3 para la Ejecución del Subproyecto Corrientes PROMIN II” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 09/10/98 y sus revisiones posteriores. Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 21 de junio de 2001. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/025 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO CORRIENTES PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/00) Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2000, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/025 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Corrientes para la Ejecución del Subproyecto Corrientes PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Corrientes (UEP), que se ha considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen las siguientes observaciones: A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00 1- ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN Observación: Se mantienen las observaciones del ejercicio anterior en cuanto a que la documentación respaldatoria de antecedentes de las licitaciones no se encuentra ordenada en forma cronológica y está foliada parcialmente. Comentario de la UEP: Respecto a la cronología, reiteramos la respuesta del ejercicio anterior en cuanto a las licitaciones, debiendo considerar que en general se archivan legajos que responden a un acto administrativo que contiene diversos comprobantes, como ser una 5 Orden de Pago, que es acompañada por el recibo, la factura, no-objeción de la UCP, Certificado de Obra, informe o certificación del sector y cualquier otra documentación respaldatoria, lo que significa la inserción en el legajo de pago, de comprobantes de diversas fechas. La documentación técnica se archiva en biblioratos en el sector técnico de infraestructura, los cuales no estaban foliados. En este sentido, se tomarán en cuenta las recomendaciones de la AGN. Recomendación: Mantener archivos debidamente ordenados y foliados, a efectos de lograr un adecuado control sobre la integridad de la información. Asimismo se recomienda guardar debida constancia de la documentación recibida, a efectos de evitar posibles controversias. 2- SUBCONTRATO CAPACITACIÓN Observación: Se reiteran los comentarios al contrato celebrado con la Fundación para la Universidad del Noreste (FUNDUNE) para el subprograma de capacitación destinado a los efectores de salud y desarrollo infantil, en cuanto a que los términos de referencia no detallan la cantidad de profesionales, montos y períodos de las contrataciones a realizar, como así tampoco un cronograma de pagos. Comentario de la UEP: El procedimiento acordado con la UCP para la contratación de profesionales, monto, período y cronograma de pagos no puede ser incluido en los términos del Contrato, dado que la modalidad del Subproyecto de Capacitación no prevé un listado definitivo y fijo de personas; el mismo está de acuerdo con las necesidades que demanda la ejecución de la estrategia. Recomendación: Formular términos de referencia que describan con mayor grado de detalle las actividades a desarrollar. 6 B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- SUBCONTRATO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Antecedentes de contratación Observación: Se mantiene la observación del ejercicio anterior en cuanto a que no se tuvo evidencia del proceso de selección, evaluación y contratación aplicado en la formulación del subcontrato con OIM, que permita aseverar el cumplimiento con el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 49 (“Mediante la comparación de ofertas competitivas...”) y punto 50 que dice: “La existencia de un organismo del Estado, fundación o asociación sin fines de lucro que pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles proveedores.” Comentarios de la UEP: Habiéndose requerido a la UCP información sobre las organizaciones que tercerizaran la contratación de los consultores, se sugirió la OIM en virtud de poseer suficientes antecedentes en el país para tal fin. La Organización Internacional para las Migraciones (OIM) tiene vigencia desde 1995 a través de diversos acuerdos de colaboración con la Unidad Coordinadora del Programa (UCP) del PROMIN. Sobre la necesidad de contratar los consultores capacitados en gerenciamiento de las actividades operativas de las Unidades Ejecutoras Provinciales, mediante las Normas de Procedimientos del PNUD, fue consultada la UCP siendo la respuesta que los próximos pasos para futuras contrataciones, se encararía por la vía del PNUD, para lo cual esta Dirección Nacional de Proyecto se ajustaría a esta nueva modalidad. Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones indicadas en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD al momento de formular las contrataciones. 7 2- CONSULTOR COMUNICACIÓN SOCIAL Observación: No se tuvo a la vista los antecedentes de contratación y evaluación del contrato celebrado con el consultor contratado bajo esta categoría por el período enerodiciembre de 2000. Comentario de la UEP: Los antecedentes y evaluación de la contratación de la Doctora Martha Lezcano de Casco, figuran en expedientes obrantes en esta UEP, pues la consultora se desempeñó en esa función hasta julio de 1998 y desde entonces y hasta el 31/12/2000 como Directora de Programación, motivo por el cual no se incorporaron dichos antecedentes al expediente auditado por la AGN, por no considerar necesario duplicar la información. Recomendación: Mantener legajos individuales completos de los consultores contratados por el Proyecto que contengan la documentación respaldatoria del proceso de selección y contratación llevado a cabo por el Proyecto. 3- OBRAS CIVILES Antecedentes de Contratación Observación: no se adjunta al expediente (Licitación Pública 17 W) toda la documentación presentada por los oferentes (los planos, pliegos y especificaciones técnicas se mantienen en archivos separados). Comentario de la UEP: La documentación requerida (Planos, pliegos y especificaciones técnicas) se encuentra en archivo separado en el área de infraestructura por razones de operabilidad técnica. Se considerará la observación de la AGN para la organización futura de los archivos. 8 4- REGISTROS Observaciones: Del análisis realizado se observó: - La línea 21.05 (Subc. Sup. Obras) se encuentra subvaluada en USD 1.557,84 ($ 1.554,72) en virtud que la UEP imputó erróneamente erogaciones correspondientes a supervisión de obra en la línea 21.02 (O. Civil CSyCDI). En consecuencia, esta última se expone sobrevaluada en el mismo importe. - Idéntica situación se plantea respecto a la línea 21.12 (gastos subcontrato administración personal), se encuentra subvaluada en USD 901,80 ($ 900.-), sobrevaluándose en el mismo importe la línea 21.11 (subcontrato administración personal). Comentario de la UEP: Coincidimos con la observación habiendo practicado los ajustes contables el 30/04/01 mediante asientos 30012, 30013 y 30014 en mayo de 2001. Recomendación: Conciliar periódicamente la información a efectos de mejorar la calidad de la misma. 5- SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN Contrato Observación: Con referencia al contrato celebrado entre la UEP y FUNDUNE (Fundación para la Universidad del Nordeste) por el período 01/06/99 al 30/06/00, cabe informar que el mismo fue suscripto en una fecha (17/06/01) posterior a la de inicio del período contractual. Comentarios de la UEP: El contrato celebrado el 17/06/99 con la Administradora de Fondos para capacitación, comprende un período que se inicia el 01/06/99 y finaliza el 31/01/00, para prorrogarse hasta el 30/09/00. El proceso de capacitación iniciado con anterioridad al 1/06/99, debía continuar y no podía ser suspendido, garantizando a los capacitadores su continuidad durante el mes de junio 99. 9 Recomendación: En ningún caso se debe autorizar el inicio de tareas hasta tanto no se hayan formalizado los respectivos contratos. 6- SUBCONTRATOS DISEÑO-PLANOS Antecedentes de contratación Observación: Del análisis de los antecedentes sobre el concurso de precios 149 W “Locación de Servicios Profesionales de Arquitectura para la realización de Proyectos de Obra de Infraestructura de CS y CDI para la zona de Sudoeste de la Ciudad de Corrientes”, se verificó que los mismos no se encontraban archivados en forma ordenada y cronológica. Comentario de la UEP: Sobre el particular nos remitimos al punto 8 de la sección B, pues este caso es similar al mencionado en ese acápite. Recomendación: Mantener archivos completos y adecuados en forma cronológica debidamente foliados respaldatorios de las operaciones realizadas por el Proyecto. 7- SUBCONTRATOS ALIMENTOS NACIÓN Antecedentes de contratación Observación: Del análisis de los antecedentes sobre la compulsa 143 W para la adquisición de alimentos, se verificó que los mismos no se encontraban archivados en forma ordenada y cronológica. Comentario de la UEP: Sobre el particular nos remitimos al punto 8 de la sección B, pues este caso es similar al mencionado en ese acápite. Recomendación: Se reitera lo señalado en 6- (Recomendación) anterior. 10 8- SUBCONTRATOS INSUMOS CDI Antecedentes de contratación Observación: del análisis de los antecedentes sobre el pedido de precios 1048 W, se verificó que los mismos no se encontraban archivados en forma ordenada y cronológica. Comentario de la UEP: Si observamos las fechas de los comprobantes tal cual están ordenados en el archivo, la observación es correcta. Pero, por razones prácticas de control y seguridad, la UEP archiva en forma ordenada y correlativa los legajos o expedientes de pago, que comprende un trámite y estos legajos contienen comprobantes generados en distintas fechas. Por ejemplo, la Orden de pago 388 del 16/06/00, tiene adjunta la factura 25426 del 31/05/00, el recibo del 16/06/01, el Acta de Recepción N° 388 del 4/05/00 y la Orden de Compra N° 115 del13/12/99; como se puede apreciar, estos comprobantes están archivados todos juntos y siguen un solo proceso que culmina en el pago al proveedor. Recomendación: Cabe la misma consideración que lo expuesto en 6- (Recomendación) anterior. 9- SUBCONTRATOS ADMINISTRACION DE PERSONAL Informes Observaciones: a) Se verificó que la OIM presentó el primer informe con fecha 27/04/00 siendo que correspondía hacerlo el 30/03/00, según lo estipulado en la Carta Acuerdo de período 01/01/00 al 30/06/00; b) Los informes presentados por la OIM no poseen fecha de recepción de la UEP. Comentarios de la UEP: a) No coincidimos con la observación por cuanto la OIM emite el 1° Informe Parcial el 31/03/00, según el Acta Acuerdo del período 1/01/00 al 30/06/00 y nos eleva el mismo con nota del 27/04/00. 11 b) La observación es correcta. Tomamos nota para el 2001. Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a la recepción y cumplimiento de los plazos establecidos en los términos de referencia sobre los informes de avance y/o finales que deben presentar los consultores contratados por el Proyecto. 10- EQUIPO FUNGIBLE Antecedentes de contratación Observación: Del análisis de los antecedentes sobre la compra directa 1055 W, se verificó que no se encontraban foliados. Comentarios de la UEP: Se toma en consideración la observación y se procede al foliado del expediente. Recomendación: Téngase en cuenta lo señalado en 6- (Recomendación) anterior. 11- CONCILIACIONES BANCARIAS Observación: Al 31/12/00 el saldo según banco expuesto en la conciliación bancaria a dicha fecha resulta distinto al de libros. Comentarios de la UEP: En la conciliación bancaria al 31/12/00 remitida a la UCP con los reportes de Diciembre 00, figura como depósitos no contabilizados $ 47.768,80, correspondiente a la transferencia bancaria de fondos PNUD del 19/12/00. No se registra en diciembre por cuanto el PNUD no envía comprobante alguno y debemos esperar por el extracto bancario del mes para fotocopiar éste y respaldar nuestro recibo del sistema. Por esa razón recién emitimos el recibo n° 103 en enero/2001. En el informe Financiero del 4° Trim./00 y la conciliación bancaria adjunta enviada a la UCP por Nota 007 del 5/01/01, 12 figura este depósito no contabilizado en diciembre/00. A posteriori la UCP solicita ajustar el libro bancos e incorporar el monto de la transferencia y remitir un nuevo Informe Financiero con una nueva conciliación bancaria en la cual, obviamente, no figura el depósito no contabilizado. La hoja de la conciliación anterior no fue reemplazada en la carpeta de bancos consultada por la AGN, por lo que en concordancia con la documentación obrante en la UCP y en PNUD, se procede a reemplazar la hoja de la conciliación vieja por la que debió estar en la carpeta de bancos. Recomendación: Conciliar periódicamente la información a efectos de detectar posibles errores para así subsanarlos. BUENOS AIRES, 21 de junio de 2001. 13 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/025 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO CORRIENTES PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/00) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/025. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. 14 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y - el 70,64% de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Aplicaciones del % de incidencia ejercicio $ del rubro Presupuestaria Importe muestra % de muestra $ analizada 17.01 Cons. Comunic. Soc. 13.467,04 1,44% 12.389,20 92,00% 21.02 Obra Civil CS y CDI 616.367,02 66,06% 374.292,96 60,73% 21.03 Subc. Capacitación 75.884,02 8,13% 74.834,02 98,62% 21.04 Subc. Diseño Planos 1.110,42 0,12% 756,00 68,08% 21.05 Sub.Superv.de Obras 12.575,80 1,35% 10.724,95 85,28% 21.06 Subc. Alimentos Nación 12.188,78 1,31% 10.924,08 89,62% 21.09 Subc. Insumos Nación 3.169,45 0,34% 2.844,11 89,74% 21.11 Subc.Admin.Personal 90.300,00 9,68% 90.300,00 100,00% 21.12 Gtos.Sub.Admin.Person. 3.570,00 0,38% 3.570,00 100,00% 45.01 Equipo fungible 2.206,30 0,24% 2.206,30 100,00% 45.02 Equipos no fungibles 40.696,96 4,36% 26.078,99 64,08% 53.01 Varios UEP 4.369,23 0,47% 4.369,23 100,00% 53.02 Campaña de Difusión 32.072,51 3,44% 31.334,33 97,70% 53.03 Capacitación 21.699,41 2,33% 11.880,00 54,75% 53.04 Vs.Comunicación Social 3.303,31 0,35% 2.540,61 76,91% 932.980,25 100,00% 659.044,78 70,64% Totales Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Corrientes no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 21 de junio de 2001. 15