INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/028. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires- Subproyecto Pilar del PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/11/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 04/05/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 04/11/99 y el 28/02/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por 2 el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS Existe una sobrevaluación de la línea presupuestaria Equipo No Fungible por USD 16.501,78 como consecuencia de un error de imputación en el pago de una compra de equipamiento correspondiente al Proyecto PNUD/ARG/98/029. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires- Subproyecto Pilar del PROMIN II” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 25/11/98. Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 9 de junio de 2000. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Como resultado de la revisión sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Pilar del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios. 1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: A la fecha de nuestra visita el Proyecto no contaba con el Libro Mayor de Bienes No Fungibles, que permite identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto. Comentario de la UEP: Se está implementando. Recomendación: Implementar el Libro Mayor de Bienes No Fungibles y mantenerlo actualizado, tal como lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV - Recursos Físicos -, puntos 21 y 22). 4 2) ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN Observaciones: 1- Concurso de Precios N° 370B “Equipamiento Sistema de Información del Proyecto”: Se verificó una considerable demora (de aproximadamente seis meses) entre fecha de remisión a la UCP de los antecedentes del citado concurso para su aprobación (15/04/98) y la fecha en que la UCP dio su no objeción a los mismos. 2- Concurso de Precios N° 451B “Adquisición de Equipamiento (Ecógrafo Portatil)”: a)Una de las ofertas presentadas no especifica el origen del bien, conforme se estipula en la cláusula 5 de las Condiciones del llamado a concurso. b)Las comunicaciones del resultado del concurso a los distintos oferentes eran copias sin firma de recepción. Comentarios de la UEP: 1-Esto no tiene un término definido y depende exclusivamente de los tiempos de la UCP. a) Esto no fue requerido por no estar la oferta entre las preadjudicadas. b) Las comunicaciones de adjudicación se realizaron por vía postal a través de Mesa de Entradas del Ministerio de Salud, quedando el comprobante de recepción en la misma dependencia. Recomendación: Profundizar los controles administrativos y mantener archivos completos de la documentación. 3) BIENES Y EQUIPOS Observación: Existe una sobrevaluación de la línea presupuestaria Equipo No Fungible por USD 16.501,78 como consecuencia de un error de imputación en este proyecto del pago de una compra de equipamiento correspondiente al Proyecto PNUD/ARG/98/029. Comentario de la UEP: Se procedió al ajuste. 5 Recomendación: Conciliar periódicamente la información contable, a efectos de mejorar la calidad de la información. 4) CONSTRUCCIONES OBRAS CIVILES Observación: En dos casos (certificados N° 1 de dos centros de salud), se observó que los comprobantes emitidos por la contratista en prueba de conformidad del pago, no cumplen con la normativa fiscal vigente sobre normas de facturación (Resolución N° 3419 DGI y sus modificaciones). Comentario de la UEP: Se tendrá en consideración. Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a los aspectos formales a que debe ajustarse la documentación de terceros recibida por el Proyecto. 5) SUBCONTRATO PROYECTO OBRAS Observación: Con referencia a la contratación de servicios profesionales para la realización de Proyectos de Obra de Adecuación de Efectores (concursos de precios 382B y 457B) se verificó que los vencimientos de los informes que se debían presentar (según los plazos contractuales) operaron entre el 28/01/99 y 27/02/99 (según el lote); no obstante el cumplimiento de dicho trabajo, según información de la UEP se presentaron el 07/04/99 y el 14/04/99, respectivamente. Comentario de la UEP: Al respecto se informa que la fecha de entrega es la señalada en abril de 1999 y se facturó con fecha 15 de junio de 1999. 6 Recomendación: Monitorear el cumplimiento de los trabajos que, según los términos de referencia, se estipulan en las contrataciones formuladas por el Proyecto. BUENOS AIRES, 9 de junio de 2000. 7 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/028. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 8 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y - el 17,46 %; 50 % y 27,91 % de los rubros “Obra Civil C.S.”, “Subcontratos Inversión Obras” y “Equipo no Fungible”, respectivamente, que integran el capítulo aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 9 de junio de 2000. 9