INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/013 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/013. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/013 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Mendoza del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 14/07/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del ejercicio y acumulado del ejercicio comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y anexos (N° 1 a 3) que forman parte del mismo. b) Nota a los Estados Financieros del Proyecto N°1 a 7. c) Estado de inversiones Acumuladas al 31/12/01,expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01”, emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, en dólares estadounidenses, emitido por la Sede del PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 18/11/02 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 28/06/02 y el 28/09/02 y el 18/11/02 fecha en que fueron recepcionados los respectivos estados financieros del Proyecto. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contablefinancieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Al 31/12/01 se habían liberado pagos por USD 113.155,07 ($ 112.928,76) sin respaldo de disponibilidad de fondos, resultando en consecuencia el saldo bancario contable en rojo. Al respecto hemos verificado que los compromisos sobregirados por la suma mencionada precedentemente se cancelaron en el ejercicio 2002. b) En el Estado Fuentes y Usos (rubro Usos de Fondos) al 31/12/01 se expone erróneamente en las columnas “Acumulado al 31/12/00” y “Acumulado al 31/12/01” la suma de USD 130.474,67 bajo la línea 46 “Compras Locales” por gastos que corresponden a la línea 53 “Varios”. Idéntica situación se plantea en el estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/01. 3 c) Se han registrado erróneamente en la línea 17 “Consultores Nacionales” gastos por USD 601,20 que por la naturaleza de los mismos correspondía imputarlos en la línea 30 “Capacitación y Becas”. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a) y b) precedentes, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/013 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Mendoza del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 14/07/98 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 27 de noviembre de 2002. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/013 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2001, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/013 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Mendoza del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la provincia de Mendoza, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe tener en cuenta que la ejecución del Proyecto se realiza conjuntamente con el proyecto PNUD ARG/98/006 “Programa Materno Infantil y Nutrición – San Rafael, Mendoza –“. Sobre la base de muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01 1. OBRA CIVIL Observaciones: Reiteramos la observación respecto a que, en algunos casos, los comprobantes (facturas) presentados por los contratistas son de fecha posterior a las órdenes de pago emitidas por la UEP. 5 Comentarios de la UEP: Si bien ha habido un error en el procedimiento, se adoptan los recaudos pertinentes para evitar que se repita la situación observada, es de destacar que los cheques fueron emitidos junto a la orden de pago y cobrados con posterioridad a la fecha indicada en la factura. Recomendación: En todos los casos emitir las respectivas órdenes de pago contra documentación de respaldo. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1. CONSULTORES Observaciones. a) Registros. Se han registrado erróneamente en la línea 17 “Consultores Nacionales” gastos por USD 601,20 que por la naturaleza de los mismos correspondía imputarlos en la línea 30 “Capacitación y Becas”. b) Contratos. En dos casos las enmiendas efectuadas al contrato de un consultor (por reducción en la escala de honorarios en un caso y por aumento en otro) fueron firmadas con fecha posterior a la de inicio de tareas. Comentarios de la UEP: a) En el registro de la UEP se encuentra imputado en la línea 17.01. b) La consultora nunca dejó de prestar funciones por lo tanto las enmiendas se efectuaron durante el transcurso de la prestación de servicios. 6 Recomendación: Efectuar los ajustes correspondientes, como así también profundizar los controles administrativos. 2. OBRA CIVIL 1- Licitación Pública Nacional 32M “Obras de Infraestructura para efectores en Guaymallén”. Antecedentes de Contratación: Observaciones: a) Se tuvo a la vista documentación correspondiente al seguimiento de las obras (comunicaciones entre las partes, acta inicio de obras, notas correspondientes a ampliaciones de plazos, modificaciones de la fecha de recepción, actas de recepción provisoria, actas de entrega de edificio y demás información relevante). Al respecto la documentación mencionada no formaba parte del expediente de licitación. Se encontraba archivada en forma separada. b) En todos los casos la recepción definitiva de obra fue posterior a la estipulada en el pliego de bases y condiciones. Provisoria Recepción Definitiva Definitiva S/Pliego (1) CDI Tiempo Felíz 7/07/01 7/01/02 1/03/02 CDI Hola Mami 21/07/01 21/01/02 1/03/02 CDI Mi Pequeño 7/07/01 7/01/02 1/03/02 Hogar (1) 6 meses posteriores a la fecha de recepción provisoria. c) Inspección Ocular: Del relevamiento ocular realizado sobre los CDI mencionados en b) precedente han surgido las siguientes consideraciones: 7 1) Las cocinas instaladas en los CDI son de 4 hornallas, según el pliego de bases y condiciones, debieron ser de seis. 2) Los ventiladores de techo fueron instalados en lugares distintos a los establecidos en el pliego de bases y condiciones. d) Pagos: En algunos casos, se observó que las facturas presentadas por los contratistas son de fecha posterior a las de las órdenes de pago emitidas por la UEP. Comentarios de la UEP: Antecedentes de Contratación: a) Efectivamente, no se encontraba foliada por no formar parte del cuerpo de la licitación; no obstante en el próximo proceso licitatorio se formará expediente por separado con estos antecedentes; habiendo adoptado los recaudos pertinentes para evitar que se repita la situación observada. b) La recepción definitiva de las obras se vio postergada por las siguientes razones: CDI Tiempo Feliz: 1) Falta de nombramiento del personal responsable por parte del Gobierno de la Provincia de Mendoza, quien debía tener a cargo la gestión en ese CDI. 2) Demora en la ejecución del nexo de gas natural por parte de la empresa proveedora, Ecogas S.A. CDI Hola Mami: 1) Demora en la ejecución del nexo de gas natural por parte de la empresa proveedora, Ecogas S.A. CDI Mi Pequeño Hogar: 1) Demora en la ejecución del nexo de gas natural por parte de la empresa proveedora, Ecogas S.A. c) 1) Asunto Cocinas: 8 CDI Tiempo Feliz: Ver plano N°10 (instalación de gas). Indica cocina 4 hornallas y horno. CDI Hola Mami: Ver plano N°10 (instalación de gas). Indica cocina 4 hornallas y horno. CDI Mi Pequeño Hogar: Ver plano N°10 (instalación de gas). Indica cocina 4 hornallas y horno. La copia del Plano N°10 se encuentra en los archivos de la UCP. 2) Asunto Ventiladores: Efectivamente estos artefactos fueron instalados así, debido a la solicitud de los encargados de los efectores. d) Si bien ha habido un error en el procedimiento, se adoptan los recaudos pertinentes para evitar que se repita la situación observada, es de destacar que los cheques fueron emitidos junto a la orden de pago y cobrados con posterioridad a la fecha indicada en la factura Recomendaciones: a) Mantener archivos completos y ordenados cronológicamente, debidamente foliados de la información. b) Monitorear el cumplimiento de los plazos establecidos para las recepciones definitivas de obra. c) Verificar el cumplimiento de los términos de referencia de los pliegos de bases y condiciones respecto a la calidad y especificaciones técnicas de los bienes entregados por el contratista. d) En todos los casos emitir órdenes de pago contra documentación de respaldo. 2- Supervisión de Obras-Compulsa de precios 237m 9 En el acta de preadjudicación y planilla comparativa de ofertas no se encuentra la firma de uno de los integrantes de la “Comisión de Estudio de Ofertas” creada por Resolución interna 04/00 de fecha 04/01/01. Comentario de la UEP: Se toma debida nota, respecto de la recomendación referida a que en la Compulsa de precios 237m, en el acta de preadjudicación no se encuentra la firma de uno de los integrantes de la Comisión de Estudio de Ofertas creada por Resolución interna 04/00 de fecha 04/01/01; no se encontró firmado el original que queda en la UEP, pero sí el original enviado a UCP. Se procedió a completar dicha firma; habiendo adoptado los recaudos pertinentes para evitar que se repita la situación observada Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 3- FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Observaciones: a) Se observan retrasos en la presentación del informe parcial que, según la Carta Acuerdo debía ser presentado el 30/09/01, fue presentado el 16/11/01. Al respecto no se tuvo a la vista documentación que respalde (prórroga) los motivos de tal incumplimiento (47 días de retraso). b) Se tuvo a la vista el informe final correspondiente al período 01/07/01 al 31/01/02 emitido en marzo 2002, sin fecha de recepción de la UEP. El mismo debió presentarse a más tardar a los 2 meses de finalizado por completo las actividades (28/02/02). Comentarios de la UEP: 10 a) Si bien no hay un documento específico que diga que el informe hay que presentarlo en fecha distinta a la especificada en el acuerdo, la variación de los sueldos en un 30% menos producido el 31/07/01, la confección de los nuevos contratos y el pago de los mismos hizo que se demorara la emisión del informe ya que hubo que hacer un replanteo total del acuerdo en cuanto a la situación financiera, tal cual queda especificado a fojas 77 del expediente 003/01. Cabe destacar que el informe si bien llega a nuestras manos con nota fechada 16/11/01, el informe es al 17/10/01. Producido con 17 días de atraso en relación a la fecha estipulada. De todos modos frente a situaciones similares, tomaremos el recaudo de producir la variación de fecha enmendando el documento original. b) Sin comentarios. Recomendación: Observar el cumplimiento de las tareas estipuladas en los respectivos términos de referencia de los contratos formulados por el Proyecto. 4- CAPACITACION Observaciones: En la mayoría de los contratos (Acuerdos de Obras Realizada) formalizados con los distintos supervisores capacitantes no consta la aclaración de firma y el número de CUIT del profesional contratado. Comentarios de la UEP: Se toma debida nota, respecto de la recomendación referida a que los Acuerdos de Obras Realizada no poseen aclaración de firma los distintos supervisores capacitantes, al pie del acuerdo, como así tampoco su número de CUIT; habiendo adoptado los recaudos pertinentes para evitar que se repita la situación observada. 11 Recomendación: Adoptar los recaudos necesarios respecto a la formulación de los contratos por el Proyecto. 5- BANCOS Observación: a) Las conciliaciones no identifican a la persona que las confeccionó, las mismas solo se encuentran firmadas por el responsable del área. b) Se han liberado pagos, sin respaldo de fondos, resultando en consecuencia el saldo bancario contable en rojo. Al respecto aquellos compromisos sobregirados ($ 112.928,76) se cancelan en el ejercicio 2002. Comentarios de la UEP: a) Se informa que a partir del mes de enero de 2002 se empezaron a confeccionar según formato enviado por UCP, en el cual figura la persona que lo confecciona. b) Sin comentario. Recomendación: a) Dejar documentado en las conciliaciones bancarias del Proyecto al encargado de prepararlas y al responsable de supervisarlas. b) Sobregirar sobre las cuentas del Proyecto constituye un acto expresamente prohibido, significando ésta sanciones y perjuicios económicos e inclusive de tipo penal. 6- ESTADO DE INVERSIONES Observación: 12 En el Estado Fuentes y Usos (rubro Usos de Fondos) al 31/12/01 se expone erróneamente en las columnas “Acumulados al 31/12/00” y “Ejecución Acumulado al 31/12/01” la suma de USD 130.474,67 bajo la línea 46 “Compras Locales” por gastos que corresponden a la línea 53 “Varios”. Idéntica situación se plantea en el estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/01. Comentario de la UEP: (No procedente). Recomendación: Efectuar los ajustes de exposición correspondientes. BUENOS AIRES, 27 de noviembre de 2002. 13 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/013 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/013. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento; - tests o pruebas de transacciones; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto; - análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto; - análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría (subcontratos); 14 - como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y - el 73,06 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Presupuestaria 16.01 Misiones 17.01 Cons. Comunic. Soc. 21.01 Obra Civil 21.02 Superv. De Obras 21.03 Sub. Confec. Planos 21.07 Total Aplicación del Incidencia S/del Ejercicio $ rubro Muestra $ % Muestra analizada 6.001,00 1,05 0,00 0,00 13.008,00 2,27 11.008,00 84,62 313.590,93 54,83 307.658,32 98,11 8.855,96 1,55 6.479,95 73,17 547,50 0,10 0,00 0.00 Subc. Fortalec. Instituc. 49.080,00 8,58 49.080,00 100,00 21.08 Gastos Fortalec. Instituc. 4.712,00 0,82 4.712,00 100,00 33.01 Superv. Capacitantes 145.000,00 25,35 37.800,00 26,07 45.02 Equipos no Fungibles 2.162,32 0,38 0,00 0,00 53.01 Comunicación Social 27.861,84 4,87 0,00 0,00 53.03 Varios Gastos Bancarios 1.136,40 0,20 1.136,40 100,00 571.955,95 100,00 417.874,67 73,06 Totales Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. 15 BUENOS AIRES, 27 de noviembre de 2001. 16