INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/019. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y su posterior revisión, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York y certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 04/05/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 04/11/99 y el 28/02/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno 2 implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 21/09/98 y su posterior revisión. Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2000. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Como resultado de la revisión sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe tener en cuenta que esta ejecución se realiza conjuntamente con la del Proyecto PNUD N° ARG/95/003. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) SUPERVISORES DE OBRAS- PAGOS Observación: La UEP aplicó un criterio distinto a lo estipulado en el respectivo contrato en la determinación del valor de los honorarios mensuales para supervisión de obra. Al respecto se informa que según contrato el honorario se fija en una suma global, mientras que las liquidaciones mensuales se efectuaron por obra supervisada. 4 Comentario de la UEP: La modalidad de pago es la concertada con el área de contrataciones de la UCP y tiene en cuenta el inicio y el plazo de ejecución de cada obra. Para el futuro y teniendo en cuenta la recomendación se incorporará la planilla de pago como parte anexa al contrato de cada inspector. Recomendación: Cumplir con los requisitos establecidos en los contratos formalizados con los profesionales respecto a la forma de determinación de la cuota mensual, o en su defecto, adecuar los contratos a la forma utilizada por la UEP. 2) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: A la fecha de nuestra visita el Proyecto no contaba con el Libro Mayor de Bienes No Fungibles actualizado, que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto. Al cierre de nuestras tareas en campo continuaba idéntica situación. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles, tal como lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV - Recursos Físicos -, puntos 21 y 22). 3) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS Observación: En todos los casos analizados se celebraron acuerdos de obra realizada mensuales durante 12 meses, siendo que en el Documento de Proyecto se establece un período de tres a seis meses (punto E- Insumos- Línea 30 del Documento de Proyecto, Revisión A). Comentario de la UEP: Se toma la modalidad de realizar los acuerdos de obra realizada en forma mensual por la planificación y características de la capacitación. 5 Recomendación: Dar estricto cumplimiento a las estipulaciones contempladas en el respectivo Documento de Proyecto y revisión posterior. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2000. 6 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/019. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada del proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones bancarias. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. 7 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y - el 44,74 %; 35,41 %, 25,97 % y 47,95 % de los rubros “Subcontratos Obra Civil CS y CDI”, “Subcontratos Supervisión Obras”, “Supervisores Capacitantes” y “Equipos no Fungibles”, respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2000. 8