INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/034 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO QUILMES- PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/034. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/034 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Quilmes -PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 22/12/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo. b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6. 1 c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2001, expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2001 al 31/12/2001, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 11/11/02 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 28/06/02 y el 30/06/02 y el 11/11/02, fecha en que fueron recibidos los respectivos estados financieros. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de 2 Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS Con referencia al rubro Obra Civil CS y CDI (Línea 21.01) incluido en el rubro Subcontratos con empresas consultoras (Línea 21.00) no se efectuó el ajuste propuesto en el ejercicio anterior por USD 19.275,19 (Certificado Nº 2 del CS Villa Augusta registrado erróneamente en el Proyecto PNUD 98/019 -Mar del Plata-) IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/034 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Quilmes-PROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 22/12/98. 3 Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 20 de noviembre de 2002. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/034 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO QUILMES- PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/034 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Quilmes- PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01 1) REGISTROS Observaciones: Se mantiene pendiente de ajuste la observación del ejercicio anterior respecto al pago que efectuó la UEP con fondos del Proyecto PNUD 98/019 (Mar del Plata), gastos que corresponden al Proyecto PNUD ARG 98/034 (Quilmes) por USD 19.275,19 (por el certificado N° 2 del C.S. Villa Augusta). Comentarios de la UEP: Sin comentarios 5 Recomendación: Efectuar el ajuste correspondiente. Canalizar los pagos de cada Proyecto, atento que la UEP mantiene la administración de varios de ellos, por las cuentas correspondientes, profundizando los controles y conciliando periódicamente la información. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: reiteramos la observación respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez. Comentario de la UEP: Ante la observación del ejercicio anterior, se implemento contabilizacion y firma de responsable en todas las facturas un sello con fecha de en el momento de la liquidación de las mismas Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado. 3) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: se mantiene lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la fecha de emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de Bienes No Fungibles, que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto las bajas, destino y responsables de los mismos. Comentarios de la UEP: El mismo se encuentra en análisis en el Municipio para realizar el traspaso de los bienes en forma definitiva. 6 Recomendación: Mantener un registro de inventario de bienes y equipos conforme a las prácticas usuales en la materia. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) CAPACITACIÓN Observaciones: a) En dos casos analizados, los recibos que respaldan los “Acuerdos de Obras Realizada” (contratos) no poseen fecha de emisión. b) En la mayoría de los casos la fecha de emisión de las órdenes de pago y el pago, resultan anteriores a la fecha del comprobante respaldatorio (factura y/o recibo). c) En la formulación de las contrataciones (Acuerdos de Obras Realizada) no se especifica el objeto de la contratación lo que dificulta el cumplimiento del mismo. Comentarios de la UEP: a) La observación realizada se debió a un error de tipeo. b) La mayoría de los capacitadotes poseen recibos y por la característica de los mismos tiene fecha en que se recibe el pago. c) La documentación respaldatoria de los acuerdos de obra que se imputan a esta línea se encuentra en el Area de Operaciones, la que hace el control y seguimiento de lo programado. Recomendación: Profundizar los controles administrativos, como así también formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así poder verificar el cumplimiento de las tareas acordadas. 7 2) EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO Observaciones: Se observa una considerable baja ejecución del proyecto, respecto a lo previsto originalmente y, según surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones Acumuladas (al 31/12/01 18,2% quedando el 81,8% pendiente de ejecutar para el año 2002). La fecha prevista de finalización del Proyecto (según Revisión D) es el 31/12/2002. Comentarios de la UEP: Las demoras en la ejecución del Proyecto estan directamente relacionadas con las reprogramaciones efectuadas por el Gobierno Nacional Recomendación: Poner especial atención al momento de programar la ejecución del Proyecto. BUENOS AIRES, 20 de noviembre de 2002. 8 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/034 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO QUILMES- PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/034. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-; - verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto; - análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - circularizaciones y confirmaciones a terceros; - análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría -subcontratos-; - como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 9 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio; y - el 40,24 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Presupuestaria Concepto 16,00 17,00 Misiones Profesionales Nacionales 21,00 30,00 45,00 53,00 Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra ejercicio USD del rubro USD 4.462,93 - 3,42% 0,00% Subcontratos con Empresas Consultoras Capacitacion y Becas 26.957,87 30.435,88 20,63% 23,30% 12.006,24 14.128,26 44,54% 46,42% Compras locales Varios 66.419,20 2.376,75 50,84% 1,82% 24.059,86 2.376,77 36,22% 100,00% 130.652,63 100,00% 52.571,13 40,24% Totales - % de muestra analizada 0,00% 0,00% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 20 de noviembre de 2002. 10