INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/01) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/019. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo. 1 b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6. c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2001, expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2001 al 31/12/2001, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 11/11/02 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 28/06/02 y el 15/10/02 y el 11/11/02 fecha en que se recibieron los respectivos estados financieros del proyecto. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las 2 establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS Con referencia a los rubros subcontratos con empresas consultoras (Línea 21) y Compras locales (Línea 45) no se efectuó en un caso el ajuste propuesto en el ejercicio anterior y, en el otro se realizó parcialmente por USD 19.275,19 y 3.746,06 respectivamente, registrados erróneamente en este Proyecto en ese ejercicio. Línea Concepto 21.01 Subc. Obra Civil CS y CDI 45.02 Equipos No Fungibles Monto USD Total Corresponde a 19.275,19 ARG 98/034 3.746.06 ARG 98/038 23.021,25 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III precedente, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires 3 Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 21/09/98 y sus revisiones posteriores. Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 20 de noviembre de 2002. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/01) Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios. A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01. 1) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS Observación: Se reitera la observación respecto a que la UEP celebró Acuerdos de Obra Realizada mensuales por períodos mayores a seis meses, en tanto que el Documento de Proyecto contempla para esta figura de contratación, relaciones contractuales por un período de tres a seis meses como máximo (Documento de Proyecto, Revisión A, punto E Insumos - Línea 30). Comentario de la UEP: Por las características del Programa se pueden celebrar Acuerdos de Obra Realizada por 5 períodos mayores a seis meses, esta situación se expresa en las posteriores revisiones del Documento del Proyecto. Recomendación: Cumplir con la normativa aplicable, del análisis de las revisiones del documento del Proyecto no surgen cambios respecto a lo expresado en nuestra observación. 2) CAPACITACIÓN Observaciones: se mantienen del ejercicio anterior las siguientes observaciones. a) Algunos Acuerdos de Obra realizada (contratos), no se encontraban suscriptos por el representante del Proyecto (Coordinador); y b) En todos los casos muestreados los comprobantes (factura/recibo) presentados al Proyecto son de fecha posterior a la de la orden de pago correspondiente. Comentarios de la UEP: En la mayoría de los casos el capacitador presenta recibo por el pago de su honorarios, y la fecha es en la que recibe el pago, por tanto la fecha del mismo es posterior al libramiento. No obstante se toman las observaciones realizadas a efectos de optimizar los controles antes de realizar los correspondientes libramientos. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos respecto a la documentación respaldatoria de las contrataciones. Efectuar los libramientos contra documentación de respaldo. 3) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: reiteramos la observación respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez. 6 Comentario de la UEP: Ante la observación del ejercicio anterior, se implemento contabilización y firma de responsable en todas las facturas un sello con fecha de en el momento de la liquidación de las mismas Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado. 4) REGISTROS Observación: Se mantiene pendiente de ajustar la suma de USD 23.021,25, en virtud de que el Proyecto ha registrado erróneamente en el ejercicio anterior como Usos de Fondos gastos de otros proyectos, según se detalla seguidamente: Línea Concepto Monto USD 21.01 Subc. Obra Civil CS y CDI 45.02 Equipos No Fungibles Total Corresponde a 19.275,19 ARG 98/034 3.746.06 ARG 98/038 23.021,25 Comentarios de la UEP: La correspondiente regularización se efectúo en el presente ejercicio(2002). Recomendación: Efectuar los ajustes sugeridos como así también periódicamente la información para así detectar y corregir los posibles errores. 7 conciliar B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) EQUIPOS NO FUNGIBLES a) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: a) No posee firma de autoridad competente; b) No menciona responsables de los mismos; y c) Existe una diferencia de USD 9.555,86 entre el total de inventario (USD 102.748,98) y el total según registros (USD 112.304,84). b) INSPECCIÓN OCULAR Observaciones: a) Se pudo constatar, en la mayoría de los casos, la falta de identificación del equipamiento (Nº de inventario), en otros el sistema utilizado no es seguro (por ejemplo: etiquetas fácilmente cambiables). b) Se tuvo a la vista una denuncia policial realizada por la UEP el 26/02/02 y su ampliación 06/03/02, donde consta la sustracción de un monitor marca SAMSUNG DT Nº 15HXBR406951. Del relevamiento in situ se verificó que el mismo se encontraba en las instalaciones de la UEP , no así el monitor marca SAMSUNG DT Nº 15hxbr310131. Comentarios de la UEP: a) El sistema de identificación de los bienes es provisorio dado que la identificación definitiva se realizará cuando se transfieran los bienes al Municipio, no obstante hay un responsable que mantiene y controla el sistema de identificación de los bienes. b) Sin comentarios. Recomendación: Mantener el registro de inventarios de bienes y equipos del Proyecto conforme las prácticas usuales en la materia. Efectuar recuentos físicos periódicos a fin de detectar posibles diferencias. 8 2) REGISTROS Observaciones: De la aplicación de procedimientos de auditoría sobre la muestra analizada, se observó que el proyecto ha registrado erróneamente en la cuenta “Construcción Centros de Salud” la suma de $ 21.433,89 que corresponde por la naturaleza del gasto, contabilizarlo en la cuenta “Construcción de Centros de Desarrollo Infantil”. Se aclara que dicha discrepancia no genera un ajuste en la línea presupuestaria o rubro. Comentarios de la UEP: Se toma en cuenta la observación a efectos de regularizar la cuenta contable. Recomendación: Efectuar el ajuste correspondiente a efectos de mantener correcta la información contable. 3) INFRAESTRUCTURA Observación: Inspección ocular: Se realizó una visita al CDI San Jorge, Barrio La Herradura, (6/09/02). Al respecto, si bien la misma se encontraba finalizada a la fecha de nuestra visita, con recepción provisoria el 5/11/01 y recepción definitiva el 9/05/02, esta no se encontraba en funcionamiento. Comentarios de la UEP La puesta en funcionamiento de los Efectores es responsabilidad del Municipio quien se hace cargo de los posibles defectos de obra Recomendación: Si bien es responsabilidad del Municipio la puesta de funcionamiento de los efectores, su no utilización desvirtua los objetivos del Proyecto, con el consecuente costo social que el mismo implica. 9 4) CAPACITACIÓN Observaciones: En un caso se formalizaron dos “Acuerdos de Obra Realizada” (contrato) por el mismo período (1/12/01 al 31/12/01) y para el mismo consultor. Comentarios de la UEP: El mismo fue un error de tipeo y fue subsanado con fecha posterior Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. BUENOS AIRES, 20 de noviembre de 2002. 10 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/01) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/019. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Verificación del cumplimiento de las princ ipales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones bancarias. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. 11 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y - el 87,06 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Presupuestaria Concepto 11,00 21,00 Profesionales Internacionales Subcontratos con Empresas Consultoras 30,00 45,00 Capacitación y Becas Compras locales 53,00 Varios Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra ejercicio USD del rubro USD analizada Totales 9.896,79 267.418,61 2,66% 71,89% 267.418,61 0,00% 100,00% 67.401,80 16.355,66 18,12% 4,40% 30.618,24 16.355,66 45,43% 100,00% 9.487,76 86,77% 323.880,26 87,06% 10.933,95 2,94% 372.006,81 100,00% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 20 de noviembre de 2002. 12