INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/003 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA EJECUTAR EL SUBPROYECTO ZONA OESTE” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/95/003. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto Nº ARG/95/003 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno Infantil y Nutrición para ejecutar el Subproyecto Zona Oeste”, de acuerdo al Documento suscripto el 16/07/95 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3643-AR “Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN), suscripto el 30 de agosto de 1993 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses. b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, y certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Combined Delivery Report” por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 04/05/2000 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 04/11/99 y el 28/02/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las 2 establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/95/003 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno Infantil y Nutrición para ejecutar el Subproyecto Zona Oeste” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 16/07/95 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 22 de mayo de 2000. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/003 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA EJECUTAR EL SUBPROYECTO ZONA OESTE” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/95/003 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno Infantil y Nutrición para ejecutar el Subproyecto Zona Oeste”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP), que se ha considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS AL 31/12/99. 1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: A la fecha de terminación de nuestro trabajo en campo el Proyecto no contaba con el Libro Mayor de Bienes No Fungibles actualizado al 31/12/99, que permite identificar oportunamente los bienes adquiridos con fondos del proyecto. Comentario de la UEP: Se encuentra en proceso de realización. Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles, tal 4 como lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV - Recursos Físicos -, puntos 21 y 22). B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS Observaciones: Del relevamiento efectuado se verificó que: a) No existe correlatividad cronológica y sistemática en la registración de los cheques emitidos; y b) No se mantiene un registro de cheques anulados. Asimismo, debe señalarse que no se registran los cheques anulados cuando éstos son reemplazados. Comentarios de la UEP: a) Esto se produjo en algún mes dentro del mismo día, debido a que se liquidan varias facturas y por error se registró alguno antes que otro. b) De acuerdo a lo observado se implemetará un registro que salve el seguimiento de los mismos. Recomendación: Las falencias de control apuntadas dificultan el seguimiento y control de la información, por lo tanto se recomienda registrar en forma cronológica la información como así también llevar un registro de cheques anulados. 2) CONCILIACIONES BANCARIAS Observación: Del análisis realizado sobre algunas conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto se verificó que éstas mantienen partidas pendientes de varios meses anteriores. Comentario de la UEP: Se regularizaron. 5 Recomendación: Analizar y depurar, periódica y oportunamente, aquellas partidas pendientes incluidas en las conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto, determinando las posibles diferencias para su corrección. 3) SUBCONTRATOS – FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Observaciones: Del análisis realizado sobre el contrato de servicios técnicos de soporte para capacitación y fortalecimiento institucional celebrado con la Fundación Servicio Universitario Mundial (SUM), cuya finalidad es la prestación de servicios profesionales de administración de fondos y la provisión de servicios de apoyo administrativo para la ejecución del Subproyecto, surgió lo siguiente con respecto a “Fortalecimiento Institucional”: a) No se tuvieron a la vista los Informes de Avance Trimestrales (detalle de los consultores contratados en el período) previstos en el punto 3.2.c.2. de los términos de referencia del contrato. b) Los Informes Mensuales de Cuentas (informes de ejecución financiera) tenidos a la vista, no estaban acompañados de la documentación respaldatoria referida a los pagos efectuados en el mes anterior y el detalle del empleo dado a los recursos correspondientes al ejercicio auditado requerido en el punto 3.2.c.3 de los términos de referencia del contrato. c) No se tuvo a la vista evaluación y/o aprobación explícita de los informes de rendición mensual, tal cual prevé el punto 4.1-d) de los términos de referencia del contrato (Anexo I). d) No se tuvo a la vista documentación que sustente el cumplimiento por parte de la UEP referida a la revisión períodica del avance producido, a fin de verificar que los servicios contratados se realizan de acuerdo con los términos de referencia y cronogramas, tal como se señala en el punto 4.2 de los términos de referencia del contrato (Anexo I). 6 Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento a los requisitos estipulados en el contrato celebrado con la Fundación Servicio Universitario Mundial y a los señalamientos expuestos en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo III –Recursos Humanos-, punto 55). 4) SUBCONTRATOS – CAPACITACIÓN Observaciones: Del análisis realizado sobre el contrato de servicios técnicos de soporte para capacitación y fortalecimiento institucional celebrado con la Fundación Servicio Universitario Mundial (SUM), que fuera objeto de observaciones realizadas por esta Auditoría en el ejercicio anterior, merecen señalarse los siguientes comentarios con respecto a “Capacitación”: a) No se tuvieron a la vista los Informes Técnicos Bimestrales que dan cuenta de las actividades implementadas, su verificación y evaluación, conforme lo estipulado en Anexo I punto 2. a) del Acuerdo suscripto. b) Los informes mensuales de ejecución financiera tenidos a la vista, no presentan fecha de presentación, recepción y aprobación, situación que impide aseverar que se ha cumplido con los plazos estipulados en el Acuerdo en tiempo y forma. c) Los informes presentados no especifican los valores de ejecución comparados con los programados, con aclaración de dificultades físicas o financieras, tal como se estipula en el punto 2.b1), in fine, del Anexo I del Acuerdo. d) De información anexa a los informes que hemos tenido a la vista surge que, sobre 41 personas contratadas sólo en 6 casos se especifica el número de contrato, y en ningún caso se detalla el número de recibo, tal como requiere el punto 2.b1) del Anexo I del Acuerdo. e) No se tuvo a la vista ninguna aprobación explícita de los informes de rendición de gastos (punto 2.c 2 del Anexo I, de los términos de referencia del contrato). 7 Comentarios de la UEP: a) La fundación presenta informes trimestrales a pedido de esta UEP a efectos de resolver información solicitada por el componente de capacitación de la Unidad Coordinadora del Programa. b) El sello con fecha de presentación y recepción de los informes mensuales se encuentra en la nota de elevación de dichos informes; para el futuro se tendrá en cuenta la recomendación y se sellarán los informes. c) Sin comentario. d) Se toma debida nota de lo recomendado y se le informará a la Fundación Servicio Universitario Mundial de la observación. e) A efectos de facilitar los trámites administrativos, si el informe no tiene observaciones, se hace uso de la opción de aprobación tácita. Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado en el contrato celebrado con la Fundación Servicio Universitario Mundial y con el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo III –Recursos Humanos-, punto 55). 5) OBRAS CIVILES – Centro de Desarrollo Infantil María Luján Observación: Existe una diferencia de $ 189,80 entre el total acumulado expuesto en el certificado de obra N° 4 ($ 68.617,72) y el total acumulado anterior detallado en el certificado de obra N° 5 ($ 68.807,52). Comentario de la UEP: A efectos de regularizar la diferencia en el último certificado de la contratista, en el informe de no objeción correspondiente, se incluye la diferencia como ajuste a dicho monto. 8 Recomendación: Se recomienda un control más minucioso de los certificados de obra y su correspondiente documentación respaldatoria, a fin de evitar discrepancias entre las mismas. BUENOS AIRES, 22 de mayo de 2000. 9 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/003 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA EJECUTAR EL SUBPROYECTO ZONA OESTE” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/95/003. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento; - verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto; - análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - circularizaciones y confirmaciones bancarias; - análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores; - verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible; 10 - como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y - el 52,51 %; el 36 %, el 43,98 % y el 39,40 % de las líneas 17 “Consultores”, 21 “Subcontratos”, 45 “Equipo no Fungible” y 53 “Varios”, respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 22 de mayo de 2000. 11