INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/94/014 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE TUCUMÁN DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/94/014. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al Proyecto N° ARG/94/014 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Tucumán del Programa Materno Infantil y Nutrición”, de acuerdo al Documento suscripto el 30/06/94 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto para apoyar las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3643-AR “Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 30 de agosto de 1993 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, expresado en dólares estadounidenses. 1 b) Información Financiera Complementaria que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/98” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto. 2.- Copia del GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600 A, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, en dólares estadounidenses, emitidos por la Sede del PNUD en Nueva York, y certificados y conciliados por la Unidad de Coordinación del Proyecto. El estado señalado en I- a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 30/03/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 04/11/98 y el 26/02/99, y el 01/04/99. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de 2 Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/94/014 "Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Tucumán del Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31/12/98, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 30/06/94 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en el inciso 7 del apartado B mencionado en el párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 14 de abril de 1999. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/94/014 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE TUCUMÁN DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/94/014. Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/94/014 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Tucumán del Programa Materno Infantil y Nutrición”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS AL 31/12/98. 1) CONTROL DE INVENTARIO Observación: Si bien la UEP implementó y utilizó para el control de bienes y equipamiento el Sistema de Inventario Permanente y Control de Stock, del recuento físico realizado sobre la muestra seleccionada se detectaron algunas diferencias; a modo de 4 ejemplo detallamos las siguientes: Concepto Stock s/Registro de Inventario Stock s/ relevamiento Mesas de Trabajo 10 5 Modulo Perchero Mural 34 --- Ventiladores de Techo 29 22 Comentarios de la UEP: Se han corregido las diferencias. Recomendación: Mantener actualizado el registro de bienes del proyecto y practicar recuentos físicos periódicos para determinar posibles diferencias y salvaguardar activos. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: El Libro Mayor de bienes y equipos implementado por la UEP no posee el formato estándar estipulado en el Capítulo V, Anexo A, punto 4.0, Modelo III del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno, situación que imposibilita identificar si los bienes tenidos a la vista son los adquiridos con fondos del proyecto. Además, se han detectado diferencias de inventario sobre los equipos informáticos relevados en la UEP. Comentarios de la UEP: Se actualizaron los registros de los equipos informáticos en cuestión y se detalla la documentación que respalda la adquisición de los mismos, y su destino final. Se implementará un libro mayor de bienes y equipos. Recomendación: Se recomienda implementar el Libro Mayor de Bienes y Equipos conforme el formato estándar sugerido por el Manual de Gestión del PNUD. 5 2) INSPECCIÓN OCULAR DE OBRAS Observaciones: Al momento de efectuar las visitas a algunas obras financiadas por el Proyecto se determinó lo siguiente: a) Centro de Desarrollo Infantil (CDI) Escuela Blas V. Conrero. La obra se encuentra concluida con recepción definitiva del 19/11/98 y con informe favorable del inspector de obra; la misma presentaba: - Humedad en un aula nueva y en la dirección; - No se efectuó el parquizado previsto en pliego; y - La heladera comercial provista por el contratista perdía frío. b) Centro de Desarrollo Infantil Escuela J. B. Alberdi. La obra se encuentra concluida con recepción definitiva el 19/11/98 y con informe favorable del inspector de obra; la misma observa los siguientes detalles: - Humedad en sanitarios de niños; y - La heladera comercial provista por el contratista perdía frío. c) Centro de Desarrollo Infantil Escuela Bernabé Araoz. La obra se encuentra concluida con recepción definitiva del 29/09/98 y con informe favorable del inspector de obra; merece los siguientes comentarios: - Detalles de terminación y falta de pulido en los pisos; - Restos de materiales en pisos y azulejos de los baños, con mayor notoriedad debajo de las piletas; - Los pisos en los sanitarios no tienen caída hacia las rejillas; - La puerta de un aula no se abre totalmente; y - La heladera comercial provista por el contratista perdía frío. Comentario de la UEP: Se aumentará el control sobre las obras cuya garantía (en el tiempo) permita efectuar las observaciones. 6 Recomendación: Aumentar el control en la supervisión y recepción definitiva de las obras, a efectos de evitar inconvenientes posteriores. Cabe informar que esta recomendación ya fue efectuada en anteriores informes de auditoría en oportunidad de la visita a otras obras incluidas en el proyecto. 3) ANALISIS DE ANTECEDENTES DE OBRA Observaciones: a) Licitación Pública Nacional N° 28T: -Las empresas constructoras adjudicatarias de las obras correspondientes a los lotes 1, 2 y 3 del llamado a licitación presentan como “Referencias comerciales y bancarias” una lista con detalles de empresas y bancos, sin el correspondiente respaldo documental. Los pliegos adquiridos por los oferentes no se encontraron agregados al expediente con cada oferta. b) Licitación Pública Nacional N° 27T: Cabe idéntica observación a la señalada en a) segundo párrafo precedente. Comentarios de la UEP: La documentación de los procesos licitatorios se adjunta completamente a los expedientes correspondientes. Los pliegos firmados se archivan de manera independiente, a los efectos de facilitar el acceso a la documentación, sin alterar el criterio de archivo único. Recomendación: Adjuntar al expediente que contiene cada proceso licitatorio toda la documentación relacionada con el mismo, a efectos de lograr la unificación del sistema de archivo. 7 4) ANTECEDENTES DE CONTRATACION DE INSPECCION DE OBRAS Observaciones: No se adjuntan a cada oferta de la compulsa 156T los términos de referencia firmados por los oferentes. Se contrató al Inspector de las obras correspondientes a la Licitación Pública Nacional N° 28T cuando éstas ya llevaban dos meses de ejecución. Comentarios de la UEP: -La documentación de los procesos de contratación se adjuntan completamente a los expedientes correspondientes. Los términos de referencia firmados por los oferentes se archivan de manera independiente a efectos de facilitar el acceso a la documentación, sin alterar el criterio de archivo único. - Los dos primeros meses de ejecución fueron inspeccionados directamente desde esta UEP hasta el momento de adjudicación de dicho servicio. Recomendaciones: Unificar el archivo de la documentación relacionada con la contratación. Además, se recomienda tener en cuenta, para la contratación de los servicios de supervisión de obras, la fecha prevista de comienzo de las mismas. BUENOS AIRES, 14 de abril de 1999. 8 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/94/014 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE TUCUMÁN DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998) El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -tests o prueba de transacciones-; - Verificación de los procesos de desembolso de fondos; - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto; - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto; - Circularizaciones y confirmaciones bancarias; - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no fungible; - Inspección ocular del equipo no fungible; - Visitas a obras; - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 9 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio; y - el 22,6 %; 20,17 %; 60,79 % y 80,32 % de los rubros “Subcontratos”, “Capacitación” “Equipo fungible y no fungible” y “Varios”, respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/98. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 14 de abril de 1999. 10