INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/029 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/029. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/029 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Esteban Echeverría -PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/11/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y su posterior revisión, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000 (movimientos del ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y anexos que lo acompañan. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1. Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2. Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York y certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 08 de junio de 2001 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/01 y el 02/05/01 y el 08/06/01. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno 2 implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Se encuentran sobrevaluados los usos de fondos en la suma de USD 545,79 como consecuencia de haberse registrado y abonado con fondos de este Proyecto erogaciones en la Linea 45.01 (Equipo No Fungible) correspondientes al Proyecto ARG/98/028 (PILAR). b) El saldo de las disponibilidades de fondos al cierre (31/12/00) se expone en más en la suma de USD 4.606,61 según se detalla seguidamente: - USD 3.985,95 Fondos pendientes de devolución al Proyecto ARG/98/028 y, - (USD 8.592,56) Fondos pendientes de acreditación del Proyecto ARG/98/019. c) Con referencia a la cifra expuesta en el Anexo 2 (Aportes del Gobierno Central) del Estado de Fuentes y Usos de Fondos mencionado en I- a) precedente, cabe informar que la misma corresponde a; i) USD 266.800.- son transferencias de la cuenta especial (fondos BIRF) y; ii) USD 2.404,81 corresponden a otros aportes, según se expone en el Anexo 5 también adjunto al Estado mencionado precedentemente. d) Se observaron diferencias poco significativas entre la información expuesta como “Costo de Apoyo PNUD” en el Estado mencionado en I- a) precedente y la que surge del citado en I- b) 1.. Al respecto, cabe mencionar que dichas discrepancias fueron debidamente conciliadas por esta Auditoría. 3 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a), b) y c) precedentes, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/029 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Esteban Echeverría PROMIN II” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 25/11/98 y sus posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/029 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000) Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/029 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Esteban Echeverría -PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios. A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00. 1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: Reiteramos lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la fecha de emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de Bienes No Fungibles, que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto. Comentario de la UEP: El mismo se encuentra en la etapa final de confección con el Municipio de Esteban Echeverría. 5 Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles, tal como lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV –Recursos físicos-, puntos 21 y 22). B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) REGISTROS Observaciones: a) Con fondos del Proyecto (cuenta bancaria del Proyecto “Banco Nación Argentina c/c N° 163253/98”), se pagó la suma de USD 3.985,95 (cuota N° 5 del subcontrato celebrado con la firma ESERCO S.A.) correspondiente a otro Proyecto (PNUD 98/028). b) Se incluye en la línea 21.01 Obras Civil CS y CDI USD 8.592,56 abonados a través del Proyecto ARG/98/019. c) Existe una sobrevaluación de la línea presupuestaria 45.01 “Equipo No Fungible” por USD 545,79 como consecuencia de haberse registrado y abonado con fondos de este Proyecto erogaciones correspondientes al Proyecto ARG/98/028 (Pilar). Comentarios de la UEP: a) La observación se regulariza en el mes de Abril de 2001 según detalle informado en el Subproyecto Pilar. b) Sin comentarios. c) La observación se regulariza en el Subproyecto Pilar. Recomendación: Canalizar los pagos de cada Proyecto, atento que la UEP mantiene la administración de varios de ellos, por las cuentas correspondientes, profundizando los controles y conciliando periódicamente la información. 6 2) CAPACITACIÓN Observación: En todos los casos analizados la fecha de factura presentada por los capacitadores era posterior a la de emisión de la respectiva orden de pago. Comentario de la UEP: Con respecto al pago de los capacitadores en general, los mismos poseen recibo y no factura, donde el recibo es correcto que se extienda con la fecha en que recibe el pago, para el caso de las facturas se tomará en cuenta la observación para el próximo ejercicio. Recomendación: Emitir en todos los casos las órdenes de pago contra documentación de respaldo. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001. 7 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/029 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/029. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 8 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y - el 58,54 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Presupuestaria Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra ejercicio $ del rubro $ analizada 21.01 Obra Civil CS 256,181.51 79.87% 156,042.71 60.91% 21.03 Subc. Insp. Obras 10,012.97 3.12% 0.00 0.00% 33.01 Capacit. en Servicios 8,976.00 2.80% 4,581.00 51.04% 45.01 Equipos no fungibles 43,328.02 13.51% 25,648.08 59.20% 53.02 Movilidad Sup.Obras 635.89 0.20% 0.00 0.00% 1,498.70 0.47% 1,498.70 100.00% 126.50 0.04% 0.00 0.00% 100.00% 187,770.49 58.54% 53.03 Gstos.Bancarios 53.04 Varios Capacitación Totales 320,759.59 Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001. 9