INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/002 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PARA LA EJECUCION DEL SUBPROYECTO HURLINGHAM-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/002. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto PNUD Nº ARG/98/002 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la ejecución del Subproyecto Hurlingham- PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 14/04/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2003 (movimientos del ejercicio y acumulado del ejercicio comparativo con el ejercicio anterior, expresado en dólares estadounidenses y pesos, y anexos 1 y 2 que forman parte del mismo. b) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2003, expresado en dólares estadounidenses. c) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 5. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2003 al 31/12/2003, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la Unidad Ejecutora Provincial (UEP). Los estados señalados en a) y b) precedentes surgen de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD. Fueron preparados por la UEP y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros fueron presentados a esta auditoria con fecha 31/05/04. Posteriormente, la UEP efectuó ajustes y elevó los estados financieros definitivos el 05/10/04, los que se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/07/04 y el 17/09/04, y el 05/10/04 fecha en que fueron recibidos los estados financieros con los ajustes propuestos de auditoría. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica: a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por el Organismo de las Naciones Unidas (línea 16 USD 1.139,08). b) No se obtuvo respuesta al requerimiento efectuado con fecha 15/09/04 (carta de abogados). III- ACLARACIONES PREVIAS a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría. b) Se mantiene pendiente de regularizar la suma de $ 1.641,72 correspondientes a pagos de viáticos efectuados a consultores contratados bajo otros subproyectos e incluidos 3 en la línea 15.01 (viajes locales), según se detalla seguidamente, afectando el saldo disponible al inicio. Consultores del Proyecto Nº Viáticos abonados por el 98/002 $ 98/016 1.515,72 98/024 126,00 c) Se justificó al PNUD la suma de USD 204,04 ($ 565,20) bajo la línea 53.01 (Comunicación Social) en tanto que correspondía, conforme la naturaleza del gasto, a la línea 45.02 (equipamiento no fungible). En consecuencia, ésta última se expone subvaluada y la línea 53.01 sobrevaluada en dicho importe. d) Respecto a lo señalado en Nota 5 –Deudas al cierre- téngase en cuenta lo expuesto en nuestro Memorando a la Dirección -punto A) 3)- sobre las obligaciones pendientes a favor de terceros por $ 5.184,16 en concepto de fondos de reparo. e) En el Anexo 1 citado en I- a) precedente se exponen erróneamente las cifras detalladas en “Proyecto ARG/98/002” del cuadro “Disponibilidad de Fondos al cierre (31/12/03)” conforme el siguiente detalle: Concepto Proyecto ARG/98/002 S/Proyecto $ USD 10.481,10 3.565.- 4 S/Auditoría $ 8.488,44 USD 2.886,79 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en II- b) y excepto por lo mencionado en III- b) a e) precedentes, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/002 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la ejecución del Subproyecto Hurlingham- PROMIN II” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 14/04/98 y sus revisiones posteriores. Con relación a lo estipulado en apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004. 5 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/002 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PARA LA EJECUCION DEL SUBPROYECTO HURLINGHAM-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003) Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2003, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/002 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la Ejecución del Subproyecto Hurlingham- PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP), que se ha considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03 1) AJUSTES A LOS INFORMES TRIMESTRALES PNUD Observaciones: Se mantiene pendiente de ajuste del ejercicio anterior la justificación al PNUD de la suma de USD 141,52 ($ 309,36) bajo la línea 53.03 (capacitación), correspondía justificar, conforme la naturaleza del gasto, bajo la línea 53.04 (gastos bancarios) la suma de USD 95,67 ($ 171,82); y bajo la línea 53.02 (varios UEP) la suma de USD 45,85 ($ 137,54). Comentarios de la UEP: No se realizó la reapropiación de líneas presupuestarias dado que la misma origina una diferencia de cambio para el próximo ejercicio. 6 Recomendación: Conciliar periódicamente las operaciones del programa con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 2) REGISTROS: Observación: Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el mismo se mantiene sin utilizar. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría. Comentarios de la UEP: De acuerdo a normas de la Unidad Coordinadora del PROMIN la UEP no utiliza el sistema bimonetario, sino el mismo es de uso en esa Unidad. Recomendación: Utilizar el sistema contable bimonetario vigente en la UEP o en su defecto conciliar la información mantenida en planillas extracontables auxiliares, a fin de obtener información confiable, oportuna y consistente sobre las cifras volcadas en los estados financieros del programa. 3) OBRA CIVIL CS-CDI-HOSPITALES L.P.N. Nº60B, Obra en el Centro de Desarrollo Infantil (CDI) “Manos Abiertas”. Observaciones: a) En todos los casos, el proveedor (Vicente Perugia Construcciones) omitió facturar el correspondiente fondo de reparo (F.R.), determinado en el pago de los siguientes certificados de obra: 7 Cert. Nro. Efector F.R. no facturado 5R CDI Manos Abiertas $ 742,68 6R CDI Manos Abiertas $ 640,87 7R CDI Manos Abiertas $ 213,54 8 CDI Manos Abiertas $184,27 8R CDI Manos Abiertas $145,03 9 CDI Manos Abiertas $ 151,59 9R CDI Manos Abiertas $ 106,18 $ 2.184,16 Total b) No quedó registrado contablemente la suma retenida por el Proyecto por ese concepto (fondo de reparo). Comentarios de la UEP: a) Desde el año 2002 el PROMIN registra sus operaciones por el Sistema de lo percibido y no por el devengado como ejercicios anteriores por tanto el Proveedor no omitió facturar el correspondiente fondo de reparo, lo hará en el momento que se le haga efectivo el mismo. b) Los fondos de reparo no fueron abonados en el ejercicio auditado por no haber vencido el plazo, de acuerdo al Pliego de Bases y Condiciones. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión. 8 B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) CAPACITACIÓN Observaciones: Respecto a las Actas Acuerdo de Obra analizadas, que ascienden a $ 5.640.-, para el desempeño de tareas de supervisor capacitante en el marco del Subproyecto se observa que: a) No especifican el objeto de la contratación, situación que dificulta relacionar los trabajos con los resultados del Proyecto. b) En tres casos, el comprobante de respaldo de pago (recibo y/o factura), emitido por el consultor es de fecha anterior a la de firma del acta acuerdo (contrato) formalizada para dicho período y de la orden de pago respectiva. Período Fecha Acta Acuerdo 02/09/03 Fecha Orden de Pago 08/10/03 Fecha Factura Setiembre 02/10/03 10/10/03 01/09/03 Octubre 03/11/03 18/12/03 01/10/03 Agosto 01/08/03 Comentarios de la UEP: a) Los mismos se encuentran en el Documento del Proyecto por eso no se especifican puntualmente en las Actas de acuerdo de Obra b) Generalmente los supervisores capacitantes emiten recibo y no facturas, por lo tanto lo realizan en el momento en que se hace efectivo el pago . Recomendación: Mantener archivos completos y ordenados que sustenten adecuadamente las erogaciones del proyecto, como así también formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así poder verificar el cumplimiento de las tareas acordadas. 9 2) EQUIPAMIENTO CENTROS DE DESARROLLO INFANTIL Concurso de precios 534B. Adquisición de equipamientos con destino a Centros de Desarrollo Infantil por $ 11.161,35. Observaciones: a) El expediente no mantiene un orden cronológico en el archivo de su documentación; b) Se observaron demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los proveedores, lo cual originó que se solicitara, a los mismos, siete pedidos de mantenimiento de oferta (por treinta días cada uno). Emisión del Informe de Evaluación de Ofertas 10/01/03 Emisión del Inf. de Ev. de Ofertas Complementario 20/01/03 Solicitud de No Objeción a UCP 21/02/03 Nueva Solicitud de No Objeción a UCP 23/04/03 No Objeción de UCP a la 1° Solicitud 30/04/03 Informe de preadjudicación a los proveedores 02/05/03 Solicitud de No Objeción a UCP de lotes desiertos* 02/05/03 No Objeción de UCP sobre los lotes desiertos 26/06/03 Nuevo Informe de preadjudicación a los proveedores 02/07/03 Disposición de Adjudicación 21/07/03 Fecha de emisión de órdenes de compra 23/07/03 y 31/07/03 * Se encontraron lotes desiertos debido a la no mantención de ofertas por parte de varios proveedores. Se deja constancia que las sucesivas demoras generadas en el proceso llevaron a que varios oferentes, desestimen la oferta realizada originalmente. c) Con fecha 2/5/03 se notifica a los proveedores sobre la preadjudicación en este proceso, el 2/7/03 se notifica nuevamente a los proveedores incluyendo la preadjudicación de los lotes desiertos, la disposición autorizando la adjudicación por parte del Director Nacional del Proyecto es de fecha posterior a ambas (21/07/03); d) Con fecha 8/5/03, la UCP deja sin efecto la no objeción otorgada el 30/04/03, según lo expresado precedentemente (la UEP ya había notificado a los proveedores sobre la adjudicación), no obstante, el 26/6/03 ésta otorga una nueva no objeción sobre los lotes 10 desiertos y el 30/6/03 deja sin efecto la nota del 08/05/03 otorgándole vigencia a la no objeción original (del 30/04/03). Lo señalado precedentemente produjo incongruencias en las comunicaciones a los proveedores. e) En cinco casos (o.p. 918-919-920-921-922) las órdenes de pago carecen de la firma del Coordinador del Proyecto. Comentarios de la UEP: a) a d) Respecto a la adquisición de equipamiento de este y otros subproyectos de PROMIN Buenos Aires, las anormalidades al proceso se produce por el atraso en UCP de dar las correspondientes No Objeciones. e) Por un inconveniente de archivo, las órdenes de compra debidamente conformadas se encuentran el área Contrataciones y no con la documentación de pago. Recomendación: Agilizar los procesos de contrataciones a efectos de que los mismos resulten eficientes y económicos para el programa. 4) EQUIPOS NO FUNGIBLES (Línea 45.02) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que merece los siguientes comentarios. a) No identifica al o los responsables de la custodia de los bienes. b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.). c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 4.899,86 entre el total de inventario ($ 216.924,25) y el total según registros ($ 221.824,11). 11 Comentarios de la UEP: Se toma cuenta la observación para el próximo ejercicio. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos/inspección ocular) para validar la información contenida en el inventario. 5) AJUSTES A LOS INFORMES TRIMESTRALES PNUD Observaciones: Se justificó al PNUD la suma de USD 204,04 ($ 565,20) bajo la línea 53.01 (Comunicación Social) en tanto que correspondía, conforme la naturaleza del gasto, a la línea 45.02 (equipamiento no fungible). Comentarios de la UEP: No se realiza el ajuste de línea presupuestaria porque origina diferencia de cambio para el próximo ejercicio no justificada. Recomendación: Conciliar periódicamente las operaciones del programa con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004. 12 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/002 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PARA LA EJECUCION DEL SUBPROYECTO HURLINGHAM-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/002. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros en moneda local y auxiliares extracontables en moneda extranjera que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. 13 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2003; y - el 74,49 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra ejercicio $ del rubro $ analizada Presupuestaria 16,00 Misiones 3.386,00 4,49% 17,00 Profesionales Nacionales 2.707,00 3,59% 2.707,00 100,00% 21,00 Subcontratos con Empresas Consultoras34.296,73 45,43% 34.296,73 100,00% 30,00 Capacitacion y Becas 100,00% 45,00 Compras locales 53,00 Varios Costo Apoyo Totales - 0,00% 5.640,00 7,47% 5.640,00 27.035,18 35,81% 11.161,35 41,28% 1.182,77 1,57% 1.182,77 100,00% 1.246,28 1,65% 1.246,28 100,00% 75.493,96 100% 56.234,13 74,49% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004. 14