INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/2003) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/019. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2003 (movimientos del ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y pesos, y anexos 1 y 2 que forman parte del mismo. 1 b) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2003, expresado en dólares estadounidenses. c) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 5. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el período 01/01/2003 al 31/12/2003, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la Unidad Ejecutora Provincial (UEP). Los estados señalados en a) y b) precedentes surgen de registros contables elaborados en pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD. Fueron preparados por la UEP y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha 31/05/04. Posteriormente, la UEP efectuó ajustes y elevó los estados financieros definitivos el 05/10/04 los que se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/07/04 y el 17/09/04 y el 05/10/04 fecha en que fueron recepcionados los respectivos estados financieros. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de 2 Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica: a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por el Organismo de las Naciones Unidas (Línea 16 USD 1.510,92). b) No se obtuvo respuesta al requerimiento efectuado con fecha 15/09/04 (carta de abogados). III- ACLARACIONES PREVIAS a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría. b) La UEP mantiene pendiente de realizar el ajuste propuesto en el ejercicio anterior por USD 19.275,19 correspondientes al ARG 98/034, rubro subcontratos con empresas consultoras (Línea 21) del subproyecto Quilmes y registrados erróneamente en este Proyecto, afectando en esa cifra el saldo disponible al inicio. c) No se regularizaron las aplicaciones del ejercicio anterior que mantienen registradas erróneamente en este proyecto la suma de $ 1.992,94 correspondientes al Proyecto ARG 98/024 subproyecto Berazategui. Cabe aclarar que, este ajuste no incide en los estados financieros auditados. d) En el Anexo 2- Transferencias de la Cuenta Especial se informan erróneamente los valores en pesos y dólares, no se efectúan aportes de fuente local ni externa en el 3 ejercicio bajo examen tal como surge del Estado citado en I- a) precedente. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- b) anterior y, excepto por lo señalado en III- b) y d) precedente, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 21/09/98 y sus revisiones posteriores. Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/03) Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios. A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03. 1) REGISTROS Observaciones: a) Se mantiene pendiente de ajustar la suma de USD 19.275,19 de la línea 21.01 (Subcontratos Obras Civiles en Centros de Salud y Centros de Desarrollo Infantil) registrado erróneamente en el ejercicio anterior como Usos de Fondos de este subprograma siendo que corresponde al ARG 98/034, subproyecto Quilmes. b) El proyecto mantiene registrado erróneamente en la cuenta “Construcción Centros de Salud” la suma de $ 21.433,89 que, conforme la naturaleza del gasto, corresponde contabilizarlo en la cuenta “Construcción de Centros de Desarrollo Infantil”. Se aclara que dicha discrepancia no genera un ajuste en la línea presupuestaria o rubro. 5 c) Se mantiene pendiente de ajustar la suma de $ 1.992,94 correspondientes al Proyecto ARG/98/024 subproyecto Berazategui, en concepto de material impreso de comunicación social ($ 1.967,-) y comisiones bancarias ($ 25,94). Comentarios de la UEP: a) El ajuste se realizó por una transferencia de fondos de fecha 15/09/04. b) Se realiza asiento de ajuste en el mes de Septiembre de 2004. c) Se realiza asiento de ajuste en el mes de Septiembre de 2004. Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes correspondientes y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 2) EQUIPOS NO FUNGIBLES Libro Mayor de Bienes y Equipos Observación: En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que mantiene las siguientes falencias: a) No identifica al o los responsables a cargo de los bienes; b) No indica el estado del bien (baja del bien por obsolescencia, robo, sustracción, etc.); c) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 1.634,66 entre el total del inventario ($ 125.803,05) y el total según registros ($ 124.168,39). Comentarios de la UEP: Se toma la observación para el próximo ejercicio. 6 Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos/inspección ocular) para validar la información contenida en el inventario. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) OBRA CIVIL CDI Observaciones: De la muestra analizada sobre la obra ejecutada por el Subproyecto, construcción en CDI San Jorge (Licitación Pública Nº 47 B) se observó una demora excesiva en la liquidación del último certificado de obra (N° 10) por $ 18.964,14: Fecha de Acta de Recepción Definitiva de Obra 09/05/02 Fecha de Solicitud de No Objeción para aplicación de multa 16/12/02 Fecha de No Objeción para aplicación de la multa 30/12/02 Fecha de Orden de Pago (Nº 570) 22/12/03 Comentarios de la UEP: La demora se debió a que la empresa De Fino Hnos. mantuvo un litigio judicial con un subcontratista, una vez solucionado el mismo por la empresa el Proyecto procedió al respectivo pago. Recomendación: Agilizar los procesos de liquidaciones y pagos a efectos de no generar posibles obligaciones para el Proyecto. Documentar adecuadamente las operaciones a cargo del Proyecto. 7 2) EQUIPOS Concurso de precios 536B. Adquisición de equipamientos con destino a Centros de Desarrollo Infantil del Subproyecto Mar del Plata por $ 15.300,33. Observación: Existen demoras significativas en el desarrollo del proceso de selección de los proveedores, lo cual originó que se solicitaran a los mismos, siete pedidos de mantenimiento de oferta por treinta días cada uno; Fecha de Estudio de Ofertas 27/12/02 Fecha de Solicitud de la No Objeción a la UCP 22/04/03 Fecha de Otorgamiento de la No Objeción de laUCP 05/06/03 Fecha de Disposición de Adjudicación 29/07/03 Fecha de las órdenes de compra 22/08/03 Comentarios de la UEP: La Compulsa de Precios 536B se demoró por falta de No Objeción por parte de UCP. Recomendación: Agilizar los procesos de contrataciones a efectos de que los mismos resulten eficientes y económicos para el programa. 3) INFORMES TRIMESTRALES A PNUD Observaciones: Se justificó bajo la línea presupuestaria 53.03 (Varios de Capacitación) gastos por $ 76.23 que corresponden a la línea 53.01 (gastos Bancarios). Comentarios de la UEP: Se toma la observación, no se realiza el asiento de ajuste porque el mismo generaria una diferencia de cambio en el presente ejercicio. 8 Recomendación: Efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último, a efectos de que los mismos se correspondan con los registros del proyecto. 4) APORTES NACION Observaciones: De los procedimientos de auditoria aplicados sobre las erogaciones realizadas por el Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/03 no se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones que debían ser financiadas con esa fuente. Al respecto a continuación se expone la situación planteada: Financiamiento Gastos Acumulados Aportes Acumulados al 31/12/03 USD al 31/12/03 USD Nación 61.133,18 42.448,12 Diferencia en USD (18.685,06) En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar periodicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de ellos. BUENOS AIRES, 05 de octubre de 2004. 9 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/03) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/019. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 10 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2003; y - el 81,36 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra Presupuestaria ejercicio $ 16,00 Misiones 21,00 Subcontratos con Empresas Consultoras 30,00 Capacitación y Becas 45,00 Compras locales 53,00 Varios 9,49% 18.964,14 39,77% 19.254,58 Totales del rubro 4.525,00 0,00% 40,38% $ analizada 0,00% 18.964,14 - 100,00% 0,00% 15.300,33 79,46% 4.938,49 10,36% 4.528,49 91,70% 47.682,21 100,00% 38.792,96 81,36% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 5 de octubre de 2004. 11