INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/01) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/028. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires- Subproyecto Pilar del PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/11/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo. 1 b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6. c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2001, expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2001 al 31/12/2001, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 11/11/02 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/08/02 y 30/08/02 y el 12/11/02. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los 2 registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires- Subproyecto Pilar del PROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 25/11/98 y revisiones posteriores. Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/01) Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Pilar del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01 1) CAPACITACIÓN Observaciones: a) En un caso el Acuerdo de Obra Realizada (contrato), no se encontraba firmado por el consultor. b) En la mayoría de los casos la fecha de emisión de las ordenes de pago y el pago, resultan anteriores a la fecha del comprobante respaldatorio (Factura y/o Recibo). Comentarios de la UEP: En la mayoría de los casos el capacitador presenta recibo por el pago de su honorarios, y la fecha es en la que recibe el pago, por tanto la fecha del mismo es posterior al libramiento. No obstante se toman las observaciones realizadas a efectos de optimizar los controles 4 antes de realizar los correspondientes libramientos. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos. Librar los pagos contra documentación de respaldo. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Reiteramos la observación del ejercicio anterior respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez. Comentario de la UEP: Ante la observación del ejercicio anterior, se implemento contabilizacion y firma de responsable en todas las facturas un sello con fecha de en el momento de la liquidación de las mismas Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No se encuentra firmado por las autoridades del Proyecto. b) Los bienes no poseen número de inventario que permita identificarlos. c) No menciona responsables de los mismos. d) Presenta una diferencia de USD 215,59 entre el total expuesto en el registro de inventario (USD 129.174,02) y el total según registros (USD 129.389,61). 5 Comentario de la UEP: El Libro mayor de bienes no se encuentra firmado dado que el mismo está en revisión con el correspondiente Municipio para realizar la transferencia definitiva de los bienes. Recomendación: Mantener el registro de inventario de bienes y equipos conforme las prácticas usuales en la materia. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002. 6 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/01) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/028. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fo ndos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. 7 - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y - el 86,00 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Presupuestaria Aplicaciones del ejercicio USD % de incidencia Importe muestra del rubro USD 16,00 17,00 Misiones Profesionales Nacionales 5.484,89 - 2,76% 0,00% 21,00 30,00 Subcontratos con Empresas Consultoras 138.030,97 Capacitacion y Becas 26.372,74 69,36% 13,25% 137.036,83 16.953,91 99,28% 64,29% 45,00 53,00 Comnpras locales Varios 27.114,61 2.004,12 13,62% 1,01% 15.184,09 1.962,32 56,00% 97,91% 199.007,33 100,00% 171.137,15 86,00% Totales - % de muestra analizada 0,00% 0,00% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002. 8