INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/024 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO BERAZATEGUI -PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/024. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/024 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno Infantil y Nutrición para la Ejecución del Subproyecto Berazategui -PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto para apoyar las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo. b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6. c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2001, expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2001 al 31/12/2001, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 11/11/02 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/08/02 y el 30/08/02 y el 11/11/02 fecha en que fueron recibidos los respectivos estados financieros del Proyecto. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/024 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno Infantil y Nutrición para la Ejecución del Subproyecto Berazategui - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 21/09/98 y posteriores revisiones. 3 Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/024 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO BERAZATEGUI -PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/01, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/024 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires del Programa Materno Infantil y Nutrición para la Ejecución del Subproyecto Berazategui-PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron las siguientes comentarios: A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01 1) SUBCONTRATOS Observaciones: Se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a los anticipos de fondos otorgados en la contratación formalizada con la Fundación Servicio Universitario Mundial (SUM) para la prestación de servicios profesionales de administración de fondos y provisión de servicios de apoyo requeridos para la ejecución de las actividades del Subproyecto Provincia de Buenos Aires del PROMIN, por un monto total de $ 38.769,50 ($ 37.100,00 más gastos administrativos $ 1.669,50). Al respecto, se estableció asignarle a la contratada un adelanto de fondos del 25 % sobre el monto total del 5 contrato ($ 9.275.-), porcentaje que resulta superior a lo establecido por el PNUD en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutado por el Gobierno (Cap. III “Recursos Humanos”, punto 52: “...Como regla general no deben pagarse anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debe superar el 15 % del monto total.”). Cabe señalar que el pago del adelanto se efectivizó conforme a lo estipulado en el respectivo convenio. Comentario de la UEP: Se aclara respecto a la observación que es una excepción a la norma prefijada en el Manual por las características del contrato enunciadas en los Términos de Referencia del mismo. Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez. Comentario de la UEP: Ante la observación del ejercicio anterior, se implemento contabilizacion y firma de responsable en todas las facturas liquidación de las mismas Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado. 6 un sello con fecha de en el momento de la B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No posee firma de autoridad competente. b) Los bienes no poseen número de inventario que permita identificarlos. c) No se identifica al responsables de los mismos. d) Existe una diferencia de USD 619,44 entre el total de inventario (USD 53.357,35) y el total según registros (USD 53.976,79). Comentario de la UEP: El Libro mayor de bienes no se encuentra firmado dado que el mismo está en revisión con el correspondiente Municipio para realizar la transferencia definitiva de los bienes. Recomendación: Mantener el registro de inventario de bienes y equipos conforme a las prácticas usuales en la materia. 2) CONSULTORES Observaciones: a) Antecedentes de Contratación: - No se tuvo a la vista evidencia del proceso de evaluación efectuado para la selección de consultores, tampoco en las recontrataciones. - No se agrega a los legajos los antecedentes de los postulantes para la designación (currículos). - En ningún caso en la documentación relacionada con la contratación de los consultores se deja constancia de la fecha de recepción por parte de la UEP. b) Legajos: - En algunos casos no se observa la nota de autorización de la DGCI (Dirección General de Cooperación Internacional) avalando la contratación del consultor. 7 - Algunos currículos no poseen firma del consultor y fecha de emisión. - En algunos casos los términos de referencia que forman parte del contrato no se encuentran debidamente firmados por el consultor contratado. c) Informes: En ningún caso se tuvo a la vista los informes de los consultores previstos en los respectivos términos de referencia. Comentario de la UEP: Con respecto a las observaciones se puede comentar que los consultores contratados por este Proyecto son en realidad renovación de años anteriores y puede que los archivos se encontraran desactualizados al momento de la Auditoría. Se toman en cuenta las observaciones para el próximo ejercicio. Recomendación: Mantener legajos completos con todos los antecedentes que respalda el proceso de selección, evaluación y contratación de los consultores, como así también el cumplimiento de las tareas encomendadas conforme los términos de referencia suscriptos. 3) SUBCONTRATOS (OIM – Organización Internacional para las Migraciones) Observaciones: No fueron puestos a disposición los respectivos informes mensuales de ejecución financiera y trimestrales (con información de los consultores contratados por la consultora) respecto del convenio celebrado con la Fundación Servicio Universitario Mundial (SUM) mencionado en A)- 1). Comentarios de la UCP: Sin comentarios 8 Recomendación: Verificar y controlar el cumplimiento de los trabajos e informes que deben presentar las empresas consultoras contratadas por el Proyecto conforme los términos de referencia suscriptos. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002. 9 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/024 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO BERAZATEGUI -PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/024. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio 2001 con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores. 10 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y - el 80,03 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Presupuestaria Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra ejercicio USD del rubro USD analizada 16,00 17,00 Misiones Profesionales Nacionales 5.484,89 24.210,43 5,49% 24,21% 15.073,15 0,00% 62,26% 21,00 53,00 Subcontratos con Empresas Consultoras Varios 53.165,11 17.125,50 53,17% 17,13% 53.165,11 11.778,07 100,00% 68,78% 99.985,93 100,00% 80.016,32 80,03% Totales Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002. 11