2002_163info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/041.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/041
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa
Materno Infantil y Nutrición-PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/01/99 entre
el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin
de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del
ejercicio y, acumulado del ejercicio y ejercicio anterior), expresado en dólares
estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo.
1
b)
Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 7.
c)
Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2001, expresado en dólares
estadounidenses.
d)
Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad
de Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2001 al
31/12/2001, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su
exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 18/11/02
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 20/09/02 y el 30/09/02 y el
18/11/02, fecha en que fueron recepcionados los respectivos estados financieros del
Proyecto.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
2
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I precedente, exponen razonablemente la
situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/041 “Apoyo y Fortalecimiento a la
Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa Materno Infantil y Nutrición PROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los
requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 25/01/99 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 22 de noviembre de 2002.
3
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/041
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa
Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de
Formosa (UEP) que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción
futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01
1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Observaciones: Se mantienen las observaciones del ejercicio anterior, respecto al acuerdo
celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia de Formosa por $
85.000.- por el período comprendido entre el 01/01/01 y el 31/12/01 para la provisión de
servicios de supervisión de capacitantes:
4
Antecedentes de Contratación.
No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación del
Proyecto para la contratación formalizada.
Comentarios de la UEP:
Antecedentes de Contratación.
La selección de los profesionales para el desempeño de la función de supervisor
capacitante en los efectores que desarrollan el Programa Materno Infantil y Nutrición , se
ha coordinado con la UEP y UCP, acordando que la entrevistas a los profesionales
quedarían a cargo de los responsables de las Areas sustantivas (Nutrición Salud y
Desarrollo Infantil), conjuntamente con el componente de capacitación según el siguiente
procedimiento, siempre convocando a tres profesionales con presentación de Currículum
analítico de antecedentes personales y profesionales.
Procedimiento para la selección
1-Entrevista a los profesionales, a cargo del referente del área sustantiva, capacitación con
anuencia de la coordinación.
2- Selección de un profesional emergente de la entrevistas.
3-Envío del currículum y propuesta de contratación a la UCP, con especificaciones
técnicas de la función, actividades periodo de contratación
4- Una vez que la UCP otorga la No Objeción Técnica y presupuestaria para el trimestre
solicitado, se procede al tramite administrativo de contratación de servicios a cargo de
la UEP y GAF Local.
Recomendaciones: Efectuar los procesos de selección de consultoría de conformidad con
lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados
por el Gobierno, por el PNUD (capítulo III “Recursos Humanos”, puntos 49, 50, 51 y 55).
5
2) SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observación: Reiteramos las observaciones del ejercicio anterior, respecto a los acuerdos
celebrados con la Organización Internacional para las Migraciones (OIM) para el
Desarrollo y Ejecución de actividades de Asistencia Técnica para el fortalecimiento
institucional de la Unidad Ejecutora Provincial Formosa del PROMIN:
a) No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación del
Proyecto para la contratación formalizada.
b) En el segundo contrato correspondiente al año 2000 formalizado con la citada
Organización se verificó el pago en exceso de $ 13,07 respecto de la documentación
respaldatoria tenida a la vista (recibos). A la fecha de nuestro relevamiento la
observación no ha sido subsanada..
Comentarios de la UEP:
a) El proceso de selección fue llevado a cabo en la UCP-PROMIN. La documentación de
contratación que obra en esta Gerencia Administrativa es la enviada por la UCP:
Convenio con la OIM y contrato del Consultor.
b) Con respecto a este pago, se ha realizado el reclamo del recibo a la OIM, y no han
contestado por medio de una Nota explicando que dicha diferencia surge del costo de la
transferencia bancaria que en principio OIM estaba dispuesta a absorber pero dado el
incremento sustancial de los impuestos recientes solicita que ambas instituciones
absorban el costo de las mismas en parte proporcional.
Recomendaciones:
a) Se reiteran las recomendaciones señaladas en 1) precedente.
b) Profundizar los controles administrativos respecto a las rendiciones de gastos de
terceros.
6
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN
Con relación al acuerdo celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia
de Formosa mencionado en A 1) precedente, merecen efectuarse los siguientes
comentarios:
a) Pagos:
En todos los casos analizados los recibos de pago presentados por el Ministerio son de
fecha anterior a la de presentación del informe correspondiente.
b) Informes:
En todos los casos los informes fueron presentados con retrasos según los términos de
contractuales (Acta Acuerdo por el período Enero-Diciembre de 2001).
Comentarios de la UEP:
a) De acuerdo a los informes presentados, que obran en expediente, lo pagos realizados
al Ministerio de Desarrollo Humano se realizaron con posterioridad a dicha
presentación.
b) (No procedente).
Recomendaciones: Efectuar un correcto seguimiento y control de los informes
recepcionados conforme los términos de referencia suscriptos, máxime teniendo en cuenta
que éstos constituyen respaldo de las tareas encomendadas y liberan los respectivos pagos
acordados.
2) SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observaciones: Con referencia a los acuerdos celebrados con la Organización
Internacional para las Migraciones (OIM) para el Desarrollo y Ejecución de actividades de
7
Asistencia Técnica para el fortalecimiento institucional de la Unidad Ejecutora Provincial
Formosa del PROMIN, merece formularse los siguientes comentarios:
a) No se tuvo a la vista la no objeción por parte de la UCP para la subcontratación de la
referida organización.
b) En el contrato formalizado con la citada Organización se verificó el pago en exceso de
$ 30,17 respecto de la documentación respaldatoria tenida a la vista (recibos).
Comentarios de la UEP:
a) Según Nota de la UCP Nº 38/01 fecha 10/01/01 el Coordinador del PROMIN nos
solicita el pedido de contratación correspondiente a la consultora
de Sistema de
Información UEP. La misma se realiza por intermedio de la OIM.
b) Se realizó el reclamo de $ 30,17 a la OIM, para que sea debitado dicho monto a la
cuenta del Proyecto 98/041.
Recomendaciones:
a) Mantener archivos completos de la información.
b) Reiteramos lo expuesto en 2)- Recomendaciones – precedente.
3) ADQUISICION DE EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
Observaciones: Con referencia a la LP N° 30-F “adquisición de equipamiento médico y
mobiliario para el Hospital de la Madre y el Niño de la ciudad de Formosa”, se observó
que en todos los casos los recibos por venta de pliego emitidos en UCP no poseían fecha
de emisión.
Comentarios de la UEP:
Está observación será transmitida a la UCP – PROMIN a efectos de que en futuras
emisiones de recibos, procedan a incorporar la fecha de venta de pliegos.
8
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la
calidad de la información.
4) ADQUISICION DE EQUIPAMIENTO PARA CENTROS DE SALUD
Observación: Con relación al Concurso de Precios N° 220-F para la adquisición de
equipamiento para dos centros de salud, zona sur de la ciudad de Formosa, merecen
efectuarse los siguientes comentarios:
a) Demoras significativas en la evaluación y decisión de la adjudicación:
ETAPAS DEL PROCESO
Acta de Apertura
Informe de evaluación
No objeción UCP solicitando nueva
evaluación de los lotes
Informe evaluación complementario
No objeción UCP
FECHA
29-08-00
2-10-00
7-11-00
19-02-01
14-05-01
b) No se tuvo a la vista documentación respaldatoria a la ampliación del plazo de
mantenimiento de ofertas por parte de los proveedores, atento que los que obran entre
los antecedentes caducaron a los 30 días de la fecha de apertura, es decir el 29-09-00,
según se estipula en el punto 6. de las Condiciones del llamado.
c) No se tuvo constancia de que la UCP haya notificado a los proveedores el resultado de
la adjudicación. Tampoco existe constancia de recepción por parte de los adjudicatarios.
d) En todos los casos las órdenes de compra (17/05/01) no se encontraban suscriptas por
los proveedores.
e) Los lotes Nº 2 y 3 por $ 6.998.- y $ 916,40 respectivamente no fueron entregados. Al
respecto, por comunicación de fecha 25/10/01 la UCP – PROMIN manifiesta que se
procede a rescindir por culpa del oferente las órdenes de compra respectivas y aplicar y
reclamar las sanciones que prevee el pliego (cláusula penal: 1,25 % del precio de los
bienes demorados por cada semana de demora hasta que la entrega tenga lugar, hasta
un máximo del 10 % del valor de los bienes demorados. Una vez alcanzado ese
máximo, el comitente podrá considerar la resolución del contrato).
9
f) Sobre lo expuesto en e) precedente téngase en cuenta lo señalado en d) anterior (las
órdenes de compra no se encontraban firmadas por los adjudicatarios).
Comentarios de la UEP:
a) A continuación se procede a detallar los plazos llevados a cabo durante el proceso de
evaluación de ofertas:
ƒ
Fecha de apertura 29/08/2000
ƒ
Solicitud de información a oferentes, relacionada con la compulsa:
o
PROVEMEDICA S.A.: 04/10/2000
o
VAN HANS S.R.L.: 04/10/2000
o
ALBERTO J. MAZZONI: 18/10/2000
ƒ
Fecha informe de evaluación: 02/10/2000
ƒ
Fecha de comunicación de UCP PROMIN donde solicitan se revean los
criterios de evaluación de ofertas: 07/11/2000
ƒ
Fecha nuevo informe de evaluación: 19/02/2001
ƒ
Fecha de no objeción a la adjudicación UCP-PROMIN: 14/05/2001
De las fechas citadas precedentemente se observa que las demoras producidas fueron
consecuencia
de los procedimientos llevados a cabo durante la preadjudicación,
asimismo existen marcadas demoras en las contestaciones realizadas por parte de la
UCP-PROMIN.
b) Sin comentarios.
c) El resultado de adjudicación fue comunicado a los proveedores, ya que los
comprobantes de recepción de órdenes de compra obran en el expediente.
d) Sin comentarios.
e) Sin comentarios.
f) El contrato con la firmas Van Hans S.R.L. y FIC AR S.R.L. se encuentra rescindido.
Respecto de las sanciones por demoras en la entrega de los bienes, el Pliego establece
en: “Las condiciones del llamado” cláusula “16. cláusula penal” lo siguiente “.... una
vez alcanzo el máximo, el Comitente podrá considerar la resolución del contrato”.
10
Recomendación: Agilizar los procesos de contrataciones, como así también mantener
archivos completos de los antecedentes que lo respaldan.
5) ADQUISICION DE EQUIPAMIENTO PARA CENTROS DE SALUD
Concurso de Precios N° 103-F para la “adquisición de 66 carteles para el Hospital de la
Madre y el Niño de la ciudad de Formosa”.
Observaciones.:
-
no se tuvo evidencia de que se hayan cursado cartas de invitación a los distintos
oferentes,
-
los tres presupuestos presentados no se encuentran fechados.
Comentario de la UEP:
El procedimiento establecido por el PROMIN para la adquisición de bienes para montos
inferiores a $ 5.000 es el pedido de precios, consistente en la presentación de tres
presupuestos, los mismos se encuentran en el expediente. Respecto de la fecha de los
mismos, será subsanada para futuras adquisiciones.
Recomendación: Profundizar los controles respecto a la documentación respaldatoria.
6) EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO
Observación:
Se observa una considerable subejecución del subproyecto respecto de lo previsto (según
surge del Estado de Inversiones acumuladas que expone el 42,30% pendiente de ejecución
al 31/12/01) siendo que la finalización del Proyecto (según Revisión D) estaba prevista
para el 31/12/01.
Comentario de la UEP: Sin comentario.
11
Recomendación: Profundizar el análisis al momento de formular los respectivos
presupuestos referidos al costo del Proyecto.
7) INSPECCIÓN OCULAR
Observación:
De nuestra visita al Hospital de la Madre y el Niño de la ciudad de Formosa, efectuada el
27/09/02 surgen los siguientes comentarios:
•
La obra que cuenta con recepción provisoria del 13/05/00 a la fecha no se formalizó la
recepción definitiva. Las instalaciones no se encontraban en funcionamiento.
•
La fecha de recepción del equipamiento hospitalario tuvo lugar entre el 09/02/01 y el
26/04/01, a la fecha de nuestra visita el mismo no se encontraban en uso. Téngase en
cuenta que de la mayoría de estos se han caducado los plazos de garantías.
Comentario de la UEP:
ƒ Sin comentarios.
ƒ el equipamiento no se encuentra en uso debido a la falta de completamiento del mismo,
que fuera declarado desierto por la UCP-PROMIN, en la Licitación Pública N° 30-F. El
mismo será adquirido mediante la Licitación Pública N° 32-F.
Recomendación: Coordinar las tareas a efectos de que las inversiones realizadas con
fondos del Proyecto brinden el servicio a la comunidad para la cual fueron hechas.
8) ESTADO DE LAS OBRAS
Observación:
De información suministrada por la UCP pudo verificarse que en la mayoría de los casos
las obras ejecutadas y finalizadas tienen pendiente la pertinente recepción definitiva. Tal
situación trae como consecuencia la falta de cierre administrativo de los contratos
12
celebrados lo que implica una exposición importante del comitente (UEP Formosa) a
posibles reclamos de los contratistas. Si bien todas las obras se están utilizando, a
excepción del Hospital de la Madre y el Niño (ver 7) precedente), por nota 323/2001 de
fecha 26/04/01 de la UCP-PROMIN se comunica al Sr. Ministro de Desarrollo Humano de
la provincia de Formosa la situación planteada, solicitando al respecto su intervención, no
obstante que en varios casos se debe a incumplimientos de las obligaciones contractuales
por parte de los contratistas.
Ante la ausencia de respuesta, por nota 744/2001 de fecha 29/09/01 el Coordinador de la
UCP-PROMIN
comunica al Sr. Ministro de Desarrollo Humano de la Provincia de
Formosa la suspensión de las inversiones previstas para el programa.
Comentarios de la UEP:
El área de Infraestructura informa que las Obras mencionadas sin (RD) siguen en la
misma situación , por que las Empresas Constructoras han iniciado los tramites para el
pago de los derechos municipales de Construcción , pero no lo han completado.
Al respecto el área de Infraestructura ha reclamado a las empresas el pago de dichos
derechos, y ante la falta de respuesta, ha iniciado un expediente con fecha 17/04/00 en la
Municipalidad de Formosa solicitando se nos informe sobre la deuda y estado de la misma
de cada una de las empresas, para así poder iniciar un reclamo por vía Judicial y realizar
las Recepciones Definitivas en forma unilateral.
La Municipalidad ha contestado dicho expediente con fecha 29/10/02 , lo que ha
posibilitado a partir del aporte de dicho datos, el estudio de cada caso en particular para
proceder en consecuencia..
Recomendación: Efectuar el seguimiento respecto al cumplimiento de las obligaciones
contractuales a fin de no generar posibles perjuicios para el Proyecto.
BUENOS AIRES, 22 de noviembre de 2002.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA
PROVINCIA DE FORMOSA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/041.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones bancarias.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
-
Inspección ocular.
-
Visitas a obras.
14
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y
-
el 90,35% de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos al 31/12/01 según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Presupuestaria
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra
ejercicio USD
del rubro
USD
analizada
9.317,64
2,92%
-
0,00
Subcontratos con Empresas C
144.264,13
45,19%
139.235,99
96,51%
45,00
Comnpras locales
137.650,34
43,12%
132.697,84
96,40%
53,00
Varios
28.012,38
8,77%
16.506,07
58,92%
319.244,49
100,00%
288.439,90
90,35%
16,00
Misiones
21,00
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Formosa no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 22 de noviembre de 2002.
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