INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/94/014 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE TUCUMÁN DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/94/014. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, correspondientes al Proyecto N° ARG/94/014 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Tucumán del Programa Materno Infantil y Nutrición”, de acuerdo al Documento suscripto el 30/06/94 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto para apoyar las gestiones necesarias para su ejecución. Cabe aclarar que este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3643-AR “Proyecto de Salud y Nutrición Materno Infantil”, suscripto el 30 de agosto de 1993 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, expresado en dólares estadounidenses. b) Información Financiera Complementaria que incluye: 1.- Copia del informe emitido por la oficina del PNUD en Buenos Aires “Situación Financiera Actualizada al 31/12/97”, en dólares estadounidenses. 2.- Copia del GL 3601 “Combined Delivery Report” y anexos, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997, en dólares estadounidenses, emitido por la Sede Central del PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). El estado señalado en I- a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 08/04/98 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el respectivo examen de auditoría, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 10/11/97 y el 27/02/98, y el 08/04/98. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la 2 Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al artículo XII del Reglamento Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8, del Manual de Programas y Proyectos del citado organismo, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/94/014 "Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Tucumán del Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31 de diciembre de 1997, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento del Proyecto de fecha 30/06/94 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en la Sección 30503.8, mencionada en el párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 8 de abril de 1998. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/94/014 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE TUCUMÁN DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/94/014. Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1997, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/94/014 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Tucumán del Programa Materno Infantil y Nutrición”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL 31/12/97. 1) CONTROL DE INVENTARIO Observación: Si bien la UEP implementó y utilizó para el control de bienes y equipamiento 4 el Sistema de Inventario Permanente y Control de Stock, de una muestra seleccionada sobre tales registros, se efectuó un recuento físico de bienes en el Depósito SIPROSA, obteniendo como resultado de ello diferencias significativas, las cuales se exponen a continuación: Concepto Cajas de Ayuda Familiar (C.A.F.) Stock s/Registro Stock de Inventario s/Auditoría s/Deposito 8046 2486 2486 665 ------ ----- (1) Cajas de Leche Modificada 3744 1167 1140 Cajas de Medicamentos 2035 ----- ----- Cajas de Alimento Nutricional Infantil (A.N.I.) (1) (2) Conforme se nos informó en la UEP, las existencias que figuran en registros fueron desechadas por estar en mal estado. Al respecto no se tuvo constancia de la documentación que respalde dicho procedimiento. (2) Según información de la UEP esta mercadería fue enviada al Hospital Avellaneda de San Miguel de Tucumán. No se tuvieron a la vista las correspondientes actas de cesión. Informada la UEP sobre las deficiencias detectadas, nos comunicó que tales registros no estaban debidamente actualizados a la fecha de nuestro relevamiento. Recomendación: Efectuar un control integral de los bienes y equipos adquiridos por el Proyecto (existencia, ubicación física, responsables de la custodia, etc.), manteniendo actualizado el Registro de Novedades del depósito utilizado (entregas, altas y bajas de bienes) y realizar recuentos físicos periódicos para determinar posibles diferencias y salvaguardar activos. 5 2) INSPECCIÓN OCULAR DE OBRAS Observaciones: Realizadas inspecciones oculares a algunas obras financiadas por el Proyecto se concluyó lo siguiente: a) Centro de Atención Primaria de Salud(CAPS) San Rafael. Si bien la obra se encuentra concluida con recepción provisoria e informe favorable del inspector de obra, la misma observa los siguientes detalles, a saber: - Cerámicas de pared desprendidas, pintura descascarada en consultorio ginecológico, humedad en techos supuestamente corregido (ya que se construyó sobre el mismo), pérdida de agua en cañerías y un baño fuera de servicio. - No se procedió a la entrega del respectivo mobiliario. b) Centro de Desarrollo Infantil (CDI) San Juan de la Cruz. - El relevamiento resultó satisfactorio respecto al grado de avance certificado de la obra. - No se identifica la obra con el respectivo cartel de obra, tal como se indica en el pliego de bases y condiciones. c) CDI Escuela Guillermo GRIET. - Se determinaron idénticas consideraciones a las expuestas en b) precedente. Cabe aclarar que la obra se encontraba paralizada al momento de nuestra visita. Comentarios de la UEC: a) CAPS SAN RAFAEL: La obra se encuentra en período de garantía y no se procedió a la recepción definitiva de la misma, y en consideración a las observaciones planteadas por la Auditoría, ya fueron solicitados por la inspección de obra respectiva. b) CDI SAN JUAN DE LA CRUZ: Ver comentario en B-1) b) siguiente. c) CDI GUILLERMO GRIET: Ver comentario en B-1) a) siguiente. 6 Recomendación: Aumentar el control en la supervisión y recepción definitiva de las obras, a efectos de evitar inconvenientes posteriores. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) ANALISIS DE OBRA Observaciones: Analizada una muestra sobre los antecedentes y metodología utilizada por la UEP en la contratación de obras surgieron los siguientes comentarios: a) Con referencia a la obra realizada en el CDI Escuela Guillermo GRIET se observaron considerables retrasos en la ejecución de la obra que tenía un plazo comprometido de 180 días desde la fecha del contrato (04/07/96) y al 31/05/97 se había certificado sólo el 68,27% de la misma. A la fecha de nuestra visita la obra se encontraba paralizada por incumplimiento en el pago de los certificados presentados por la contratista en la UEP. b) En el caso de la obra correspondiente al CDI San Juan de la Cruz se han observado, al igual que para el CDI Escuela Guillermo GRIET, considerables retrasos en su ejecución. Comentarios de la UEC: a) CDI GUILLERMO GRIET: El incumplimiento es de la empresa (resultó sancionada con multas) y no del PROMIN. b) CDI SAN JUAN DE LA CRUZ: Al respecto, la obra fue recepcionada en forma provisoria. Recomendación: Profundizar el control de avance de las obras financiadas con fondos del Proyecto, a efectos de dar cumplimiento a los plazos de ejecución establecidos. BUENOS AIRES, 8 de abril de 1998. 7 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/94/014 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE TUCUMÁN DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1997) El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), con las establecidas para la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas de acuerdo al artículo XII del Reglamento Financiero del PNUD y con la sección 30.503, subsección 8, del Manual de Gestión de Proyectos del citado organismo, incluyendo, entre otros procedimientos: - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio contra la documentación que les diera origen -tests o prueba de transacciones-; - Verificación de los procesos de desembolso de fondos; - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento del Proyecto; - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto; - Circularizaciones y confirmaciones bancarias; - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores; - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no fungible; - Inspección ocular del equipo no fungible; - Visitas a obras; - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 8 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio; y - el 36,69 % y 21,89 % de los rubros “Subcontratos” y “Obras”, respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/97. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 8 de abril de 1998. 9