Invitacion_a_Cotizar_IDT_No_02__de_2009.pdf

Bogotá D.C, 9 de octubre de 2009
Señores
Proponentes
Bogotá.
Ref.: Invitación a Cotizar IDT- 02 de 2009.
Reciba cordial saludo.
En atención a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 3576 del 2009, el cual establece:
“ARTICULO 1: Artículo 1. Modifíquese el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, el
cual quedará así: "Parágrafo. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo
objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor
no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efecto
del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; la que se regirá
exclusivamente por las siguientes reglas. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el
parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Y con el fin de garantizar la publicidad del
procedimiento, la Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página
web, o en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá
sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado
y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una
sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta
económica.
La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados
únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que éste no cumpla con los requisitos
habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor
precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que éste tampoco cumpla, se
verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un
oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y
satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de
selección.
En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20
del presente decreto, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de
seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo
señalado en el inciso primero del artículo 8 del Decreto 4828 de 2008.
El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante
intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura
presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de
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trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las
condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.
Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los
trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la
información, de conformidad con las normas de archivo aplicables."
A continuación se presenta la información necesaria, para que el proponente presente su
propuesta dentro de la invitación a cotizar de la referencia, así:
1. Aspectos Generales:
a.
Justificación.
El INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO tiene como objeto ejecutar las políticas, planes y
programas para la promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como destino
turístico sostenible.
La Subdirección de Gestión Corporativa y Control Disciplinario tiene como funciones las
siguientes:
1. Dirigir a las dependencias del Instituto en la formulación, coordinación, ejecución y
control de las políticas y planes en materia de personal, administrativa, financiera,
contratación, servicios generales y logística.
2. Definir los criterios y procedimientos en relación con el manejo de bienes e inventarios
de la Entidad, correspondencia y servicios generales.
3. Adelantar los procesos logísticos que garanticen el acceso institucional a infraestructura
física, servicios públicos, transporte y a los demás medios necesarios para el desarrollo
de los procesos misionales y de apoyo.
El Instituto para el cumplimiento de todas las actividades necesarias para la ejecución de las
metas y cometidos institucionales, consideró necesario incrementar la planta de personal, para lo
cual requirió contratar unas oficinas para el funcionamiento de una sede complementaria, la cual
se encuentra ubicada en el piso 8º. de la Carrera 13 No. 37-43, inmueble este que se encuentra
dentro del régimen de propiedad horizontal, cuya vigilancia se garantiza durante las 24 horas del
día con el pago de la cuota mensual de administración.
En dicha sede existe un sistema de alarma con monitoreo telefónico durante las 24 horas del día,
el cual vence el próximo 19 de octubre de 2009, y se estima que se debe dar continuidad a la
prestación del servicio, pues a través de éste se garantiza una cobertura de seguridad tanto de los
equipos y bienes que se encuentran ubicados e instalados en la aludida sede, como para las
personas que allí laboran.
b.
Descripción de la necesidad
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De acuerdo con lo anterior, el Instituto debe contratar el servicio de monitoreo permanente del
sistema de seguridad electrónica que actualmente se encuentra instalado en las oficinas donde
funciona la sede complementaria, así como la instalación de los elementos adicionales que
requieran dar una mayor cobertura de seguridad a la sede complementaria del Instituto Distrital de
Turismo, ubicada en la carrera 13 No. 37-43.
c.
Oportunidad
Una vez revisado el plan de compras y contratación por el asesor de planeación y sistemas de la
Entidad, se observa que la presente contratación está incluida dentro del mismo, motivo por el
cual se da la viabilidad para continuar con la contratación.
d.
Conveniencia
La necesidad mencionada se podrá satisfacer a través de la suscripción de un contrato de
prestación de servicios que incluye el suministro e instalación de unos dispositivos adicionales de
seguridad.
e.
Características de idoneidad con quien se quiere contratar
Para lo cual se requiere de una empresa especializada en la prestación de servicios integrales de
seguridad.
Los requerimientos y aspectos técnicos para la presentación de la cotización solicitada se
presentan a continuación:
2. Objeto del contrato
Prestación del servicio de monitoreo vía telefónica de la alarma que se encuentra instalada en la
sede complementaria del Instituto Distrital de Turismo, el cual incluye la compra e instalación de
dispositivos de seguridad para adicionar al sistema actualmente existente.
3.
Requisitos y obligaciones:
El proponente seleccionado deberá cumplir con los siguientes requisitos técnicos actividades y
obligaciones, así:
3.1 Requisitos técnicos del proponente:
Se requiere una empresa reconocida en el mercado que preste esta clase de servicio.
3.2 Obligaciones del Contratista Seleccionado:
3.2.1 Obligaciones Generales:
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1. Presentar los documentos necesarios para la suscripción del presente contrato.
2. Cumplir con el contrato, teniendo en cuenta lo señalado en los estudios previos.
3. Suscribir oportunamente el Acta de inicio y el Acta de liquidación del presente contrato de
prestación de servicios, conjuntamente con la supervisor/a del mismo.
4. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o
con ocasión del contrato.
5. Las demás que por su naturaleza le sean atribuidas por el Instituto, conforme al objeto y
alcance del contrato.
3.2.2 Obligaciones especificas:
1. Hacer entrega e instalar en la sede complementaria del Instituto Distrital de Turismo,
ubicada en la Carrera 13 No. 37-43, Piso 8º., de un pulsador inalámbrico para la apertura de
la puerta principal, un detector de humo fotoeléctrico y una micro cámara, de acuerdo a las
especificaciones técnicas y/o características establecidas por la Entidad.
2. Prestar el servicio de Monitoreo de la alarma vía telefónica durante las 24 horas del día.
Este servicio de Monitoreo deberá comprender:
- Servicio las 24 horas del día.
- Radio Operador las 24 horas del día.
- Supervisión motorizada en casos eventuales.
- Red de apoyo de la Policía Nacional.
- Reacción inmediata ante cualquier tipo de información recibida en la central de monitoreo,
con la debida y oportuna comunicación con el Instituto.
- Supervisión electrónica del sistema las 24 horas del día, a través de la línea telefónica y/o
celular.
- Confirmación de apertura mediante clave.
- Confirmación al usuario de cualquier eventualidad.
3. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de
hacer u omitir algún hecho que tenga relación con el servicio contratado.
4. Presentar los informes requeridos por el Supervisor del contrato por parte del IDT.
5. Las demás que por ley o la naturaleza del contrato correspondan.
4.
Garantía Única
El oferente seleccionado deberá constituir a favor del Instituto Distrital de Turismo, dentro de los tres
(3) días siguientes al perfeccionamiento del contrato, la garantía única de cumplimiento del mismo, en
una compañía de seguros o en una entidad Bancaria, debidamente reconocida por la
Superintendencia Bancaria, que ampare los siguientes riesgos de cumplimiento general del contrato
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por una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total de los honorarios, con una
vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más.
5.
Valor estimado del contrato.
El valor de la propuesta deberá expresarse en pesos colombianos e incluirá todos los costos
directos, indirectos e impuestos en que incurra el proponente en desarrollo del objeto contractual,
así como el pago de impuestos a que haya lugar.
El presupuesto oficial establecido para la presente contratación es hasta por la suma de UN
MILLÓN SEISCIENTORS TREINTA Y CINCO MIL PESOS M/CTE ($1.635.000.00); valor que se
respalda con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 406 del 01 de Octubre de 2009
expedido por la Subdirección de Gestión Corporativa.
6.
Forma de pago
El Instituto Distrital de Turismo pagará el valor del presente contrato así: a) Pagos mes vencido
por valor de SESENTA Y OCHO MIL QUINIENTOS OCHENTA PESOS ($68.580.oo) M/CTE,
incluido IVA, por el servicio de monitoreo vía telefónica de la alarma ubicada en la sede
complementaria.
b)
El valor de OCHOCIENTOS MIL PESOS ($800.000.oo) M/cte,
correspondiente a la compra venta e instalación de los dispositivos de seguridad adicionales al
sistema de alarma, en un único y solo pago, previa presentación de la factura o cuenta de cobro y
recibo a satisfacción expedido por el Supervisor del cotnrato. Para cada uno de los pagos del
servicio de monitoreo telefónico de la alarma, se requiere presentación de la cuenta de cobro o
factura, certificado de cumplimiento y certificado pago de aportes parafiscales expedido por el
Revisor Fiscal o Representante Legal de la Empresas. Para el último pago es necesario adicionar
a los documentos descritos anteriormente el acta de liquidación debidamente firmada por las
partes.
7.
Término de ejecución
El plazo de ejecución del contrato es doce (12) meses, término contado a partir de la fecha que
indique el acta de inicio suscrita por el CONTRATISTA y el supervisor(a) del contrato, previo el
cumplimiento de los requisitos de ejecución del mismo.
La compra e instalación de los dispositivos de seguridad se debe realizar dentro de los cinco (5)
días siguientes a la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos exigidos
en el contrato para su respectiva legalización.
8.
Criterios de Selección:
La entidad seleccionará al proponente que ofrezca en su cotización, el menor valor por la
ejecución de las obligaciones y el objeto contractual aquí establecido.
9.
Vigencia de la cotización:
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La vigencia de la cotización no podrá ser inferior a 90 días, so pena de no tenerse en cuenta la
cotización presentada.
10.
Fecha de Apertura del proceso y fecha de presentación de la cotización
Se establece como fecha de apertura del proceso el día nueve (9) de octubre de 2009 y por tanto,
se procede a publicar en la link de contratación de la pagina web del Instituto Distrital de Turismo
www.bogotarurismo.gov.co
Se establece como fecha de cierre y plazo máximo para la recepción de cotizaciones el día 14 de
octubre de 2009, antes de las 4:00 p.m.
La cotización deberá entregarse en sobre cerrado dirigido a la Oficina Jurídica, en la siguiente
dirección:
Instituto Distrital de Turismo
Oficina Jurídica
Carrera 5 No. 36 – 21 Parque Nacional – Piso 2
Bogotá D.C.
Las cotizaciones que no se presenten dentro del término establecido no se tendrán en cuenta para
su comparación y selección del contratista.
11.
Condiciones del contrato
El contratista seleccionado deberá cumplir entre otros con los siguientes requisitos:
11.1 Clase de contrato.
El contrato a celebrar es un contrato de prestación de servicios, conforme a lo dispuesto en las
normas de contratación de la Administración Pública.
11.2 Garantía Única.
EL Contratista se obliga a constituir a favor del Instituto Distrital de Turismo dentro de los 3 días
hábiles siguientes a la suscripción del contrato una Garantía Única expedida por una Compañía
Aseguradora legalmente establecida en Colombia y con póliza matriz aprobada por la
Superintendencia Bancaria de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de
2007, esta garantía Única deberá cobijar los riesgos detallados a continuación:
El cumplimiento general del contrato: por una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del
valor total de los honorarios, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más,
contados a partir de la suscripción del acta de inicio. Cuando haya lugar a la modificación del
plazo o valor consignado en el contrato, el/la CONTRATISTA deberá constituir los
correspondientes certificados de modificación de la garantía presentada; si se negare a
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constituirlos, en los términos en que se le señalen, se hará acreedor a las sanciones contractuales
respectivas. La actualización de la garantía deberá hacerse teniendo en cuenta la fecha del acta
de inicio del contrato.
11.3 Documentos necesarios para la suscripción del contrato.
A continuación se listan los documentos que el proponente seleccionado deberá presentar para la
suscripción del contrato:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la
entidad competente (en original y no superior a 45 días).
Autorización de la Junta de socios, Junta Directiva o asamblea General de socios, al
Representante Legal para celebrar contratos. (si a ello hubiere lugar)
Documento de identificación del Representante Legal o de la persona natural.
Copia legible del Registro Único Tributario - RUT
Copia legible de la Identificación Tributaria - RIT. (Opcional)
Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal que acredite el pago de aportes
parafiscales (persona jurídica) o Certificado de afiliación y/o pago aporte al Fondo de
Pensiones y Salud (Persona Natural).
Certificado de antecedentes judiciales - DAS de la persona natural o del Representante legal
de la empresa.
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá de la persona natural o
del Representante Legal.
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, de la
Persona Natural o del Representante Legal y la empresa.
Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, de la Persona
Natural o del Representante Legal y la empresa.
Formato Único Hoja de Vida - Persona Natural o Jurídica (Solo para prestación de servicios),
incluir certificaciones de experiencia relacionados en la Hoja de vida.
Atentamente,
Original Firmado
ELSA VICTORIA MUÑOZ GOMEZ.
Directora General
Preparó: Elsy Díaz Gaviria
Revisó: Mariluz Ferrer
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