Invitacion_a_Cotizar_No_08_de_2009.pdf

Bogotá D.C, 30 de octubre de 2009
Señores
Proponentes
Bogotá.
Ref.: Invitación a Cotizar IDT- 08 de 2009.
Reciban cordial saludo.
En atención a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 3576 del 2009, el cual establece:
“ARTICULO 1: Artículo 1. Modifíquese el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, el cual
quedará así: "Parágrafo. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo objeto
sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor no exceda
el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efecto del presente
parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; la que se regirá exclusivamente
por las siguientes reglas. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágrafo 1 del
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Y con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la
Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página web, o en su defecto,
en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el
precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades
de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una sola oferta. En caso de empate
la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica.
La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados
únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que éste no cumpla con los requisitos
habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor
precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que éste tampoco cumpla, se
verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un
oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y
satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de
selección.
En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20 del
presente decreto, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de
seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo
señalado en el inciso primero del artículo 8 del Decreto 4828 de 2008.
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El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante
intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada
por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de
servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y
validez del negocio jurídico.
Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los
trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la información, de
conformidad con las normas de archivo aplicables."
A continuación se presenta la información necesaria, para que el proponente presente su propuesta
dentro de la invitación a cotizar de la referencia, así:
1. Aspectos Generales:
a.
Justificación.
El INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO tiene como objeto ejec utar las políticas, planes y
programas para la promoción del turismo y el posicionamiento del Distrito Capital como
destino turístico sostenible.
El Instituto Distrital de Turismo es un establecimiento público del orden distrital, con
personería jurídica, autonomía administrativa, financiera, y patrimonio propio, adscrito a la
Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
Tiene las siguientes funciones:
a. Fomentar la industria del turismo en Bogotá, Distrito Capital, convirtiendo la ciudad
en destino turístico sostenible.
b. Ejecutar y hacer seguimiento a la política pública de turismo del Distrito Capital.
c. Elaborar y ejecutar planes, programas y estrategias en materia turística.
d. Impulsar el desarrollo empresarial turístico en coordinación con las instituciones de
apoyo empresarial distritales, departamentales y nacionales.
e. Diseñar y gestionar estrategias e instrumentos que concreten las políticas de
turismo del Distrito.
f. Promover y coordinar con las diferentes entidades territoriales, la elaboración de
planes, programas y, en general, todo lo atinente a las políticas del sector turístico,
de acuerdo con las directrices de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico.
g. Ejecutar, controlar, coordinar y evaluar planes, programas y proyectos para la
promoción del turismo nacional e internacional hacia el Distrito Capital.
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h. Evaluar y hacer seguimiento al impacto que genere la aplicación de las políticas en
materia turística sobre la promoción, competitividad, productividad, información, y
fomento al desarrollo de formas asociativas de promoción y desarrollo turístico y,
en general, sobre cualquier persona natural o jurídica que explote la actividad
turística.
i. Coordinar con entidades oficiales o privadas que tengan en su haber funciones
que se relacionen y/o afecten la actividad turística, el planeamiento, articulación y
establecimiento de alianzas estratégicas para la ejecución de sus planes y
programas.
j. Promover la incorporación del manejo ambiental en los proyectos turísticos, en
coordinación con las entidades u organismos del orden distrital y nacional
pertinentes.
k. Impulsar organizadamente desarrollos turísticos desde las localidades del Distrito
Capital.
l. Fomentar la formalización, cualificación y formación de los prestadores de
servicios turísticos de Bogotá, como agente facilitador de los derechos del
consumidor y canalizador de las quejas y sugerencias en materia de calidad de los
servicios.
m. Coordinar con las demás entidades competentes en la materia, acciones
orientadas a la protección y promoción del patrimonio cultural, con fines turísticos.
Para el cumplimiento de su objeto, el Instituto Distrital de Turismo necesita evaluar
continuamente su gestión, a fin de alinear las acciones hacia el logro de los objetivos
estratégicos de la Política Distrital de Turismo, por tal razón, se requiere de una
jornada en la que participen los servidores públicos del IDT, de tal forma que permita
establecer el grado de avance en los compromisos trazados, que sirva a su vez, de
insumo para la elaboración del Plan de acción 2010.
b.
Descripción de la necesidad
Los servicios que se pretenden satisfacer requieren del conocimiento técnico que sólo es posible
garantizar con la suscripción del contrato que se solicita, pues la entidad no cuenta con el personal de
planta suficiente y la infraestructura para cumplir con las obligaciones que se señalan en el objeto de
esta invitación. De esta manera, se hace necesario contar con una firma que preste los servicios de
hospedaje, alimentación, recursos logísticos y de apoyo, para la celebración de un seminario de
socialización de avances y retos del Instituto Distrital de Turismo, a la luz de los lineamientos
estratégicos de la Política Distrital de Turismo”.
c.
Oportunidad
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El evento de socialización de avances y retos del IDT se realizará el 06 y 07 de noviembre de 2009,
en Anapoima, en consideración que se requiere definir el Plan de acción para 2010, a partir de los
avances realizados en 2009.
d.
Conveniencia
Es importante la realización de este encuentro, pues es conveniente evaluar el
cumplimiento de los compromisos establecidos a la luz de la Política Distrital de Turismo y
en el Plan de Desarrollo de la Ciudad. Además, es oportuno realizar la actividad por fuera
de la ciudad, para facilitar la concentración y dedicación exclusiva de los servidores
públicos en el ejercicio.
e.
Características de idoneidad con quien se quiere contratar
Se requiere de una firma privada, mixta o pública que preste servicios de hospedaje y
alimentación, y que tenga como mínimo un año de existencia, en el desarrollo de estas
actividades.
Los requerimientos y aspectos técnicos para la presentación de la cotización solicitada se presentan
a continuación:
2. Objeto del contrato
“Prestar los servicios de hospedaje, alimentación, recursos logísticos y de apoyo, para la celebración
de un seminario de socialización de avances y retos del Instituto Distrital de Turismo, a la luz de los
lineamientos estratégicos de la Política Distrital de Turismo”.
3.
Requisitos y obligaciones:
El proponente seleccionado deberá cumplir con los siguientes requisitos técnicos actividades y
obligaciones, así:
3.1 Requisitos técnicos del proponente:
Organización privada, pública o mixta que preste servicios de hospedaje y alimentación bajo las
siguientes características:
· 30 habitaciones con acomodación doble.
· 1 habitación con acomo dación Sencilla.
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· Servicio de dos refrigerios para el día 06 de noviembre de 2009 y un refrigerio para el día 07 de
noviembre de 2009 para 61 funcionarios.
· Servicio de desayuno para el día 07 de noviembre para 61 funcionarios.
· Servicio de Almuerzo para los días 06 y 07 de noviembre para 61 funcionarios.
· Servicio de cena para el día 06 de noviembre de 2009 pa ra 61 funcionarios.
· Salón de eventos para el día 06 de noviembre de 2009 (todo el día) y 07 de noviembre de 2009
(mediodía).
· Sonido y servicio de video beam e internet durante el tiempo de duración del encuentro.
3.2 Obligaciones del Contratista Seleccionado:
3.2.1 Obligaciones Generales:
1. Presentar los documentos necesarios para la suscripción del presente contrato.
2. Cumplir con el contrato, teniendo en cuenta lo señalado en los presentes estudios previos.
3. Elaborar oportunamente el Acta de inicio y el Acta de liquidación del presente contrato de
prestación de servicios, conjuntamente con la supervisora del mismo.
4. Las demás que por su naturaleza le sean atribuidas por el Instituto, conforme al objeto y
alcance de l contrato.
3.2.2 Obligaciones especificas:
1. Prestar los servicios de hospedaje para los servidores públicos del IDT, en las condiciones
señaladas en el acápite 3.1. de la invitación.
2. Brindar el servicio de alimentación (desayuno, almuerzo, cena y refrigerios) para los 61
servidores públicos del IDT, en las condiciones señaladas en la presente invitación.
3. Proporcionar al IDT los salones y equipos necesarios para el desarrollo del encuentro de
socialización en las condiciones ya señaladas, durante los días 06 y 07 de noviembre de 2008.
4. Garantizar la debida y oportuna instalación y funcionamiento de los equipos de apoyo.
5. Designar una persona que atienda de manera permanente el desarrollo del evento, canal de
comunicación entre el IDT y el Anapoima Club Campestre.
4.
Garantía Única
El oferente seleccionado deberá constituir dentro de los tres (3) días siguientes al perfeccionamiento del
contrato, la garantía única de cumplimiento del mismo, en una compañía de seguros o en una entidad
Bancaria, debidamente reconocida por la Superintendencia Bancaria, de conformidad con lo establecido
en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, esta garantía Única deberá cobijar los riesgos detallados a
continuación: El cumplimiento general del contrato: por una suma equivalente al diez por ciento
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(10%) del valor total del contrato, por la vigencia del mismo y un (1) mes más contados a partir de la
suscripción del acta de inicio. Cuando haya lugar a la modificación del plazo o valor consignado en el
contrato, el/la CONTRATISTA deberá constituir los correspondientes certificados de modificación de
la garantía presentada; si se negare a constituirlos, en los términos en que se le señalen, se hará
acreedor a las sanciones contractuales respectivas. La actualización de la garantía deberá hacerse
teniendo en cuenta la fecha del acta de inicio del contrato.
5.
Valor estimado del contrato.
El valor de la propuesta deberá expresarse en pesos colombianos e incluirá todos los costos directos,
indirectos e impuestos en que incurra el proponente en desarrollo del objeto contractual, así como el
pago de impuestos a que haya lugar.
El presupuesto oficial establecido para la presente contratación es hasta por la suma de TRECE
MILLONES NOVECIENTOS MIL PESOS M/CTE ($13.900.000,00); valor que se respalda con el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 434 de 30 de Octubre de 2009 expedido por la
Subdirección de Gestión Corporativa.
6.
Forma de pago
El Instituto Distrital de Turismo pagará el valor del presente contrato así: a) El 50% una vez esté
perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución del mismo, y b) el 50% restante al
finalizar el evento contra presentación de la factura, certificado de aportes parafiscales y el certificado
de recibo a satisfacción expedido por el su pervisor del contrato.
Término de ejecución
El plazo de ejecución del contrato es una (1) semana; término contado a partir de la fecha que indique
el acta de inicio suscrita por el CONTRATISTA y el supervisor(a) del contrato, previo el cumplimiento
de los requisitos de ejecución del mismo.
7.
Criterios de Selección:
La entidad seleccionará al proponente que ofrezca en su cotización, el menor valor por la ejecución
de las obligaciones y el objeto contractual aquí establecido.
8.
Vigencia de la cotización:
La vigencia de la cotización no podrá ser inferior a 30 días, so pena de no tenerse en cuenta la
cotización presentada.
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9.
Fecha de Apertura del proceso y fecha de presentación de la cotización
Se establece como fecha de apertura del proceso el día 30 de octubre de 2009 y por tanto, se
procede a publicar en la cartelera de la Entidad.
Se establece como fecha de cierre y plazo máximo para la recepción de cotizaciones el día 03 de
noviembre de 2009, antes de las 02:00 p.m.
La cotización deberá entregarse en sobre cerrado dirigido a la Oficina de Planeación y Sistemas, en
la siguiente dirección:
Instituto Distrital de Turismo
Oficina de Planeación y Sisteams
Carrera 5 No. 36 – 21 Parque Nacional – Piso 2
Bogotá D.C.
Las cotizaciones que no se presenten dentro del término establecido no se tendrán en cuenta para su
comparación y selección del contratista.
10.
Condiciones del contrato
El contratista seleccionado deberá cumplir entre otros con los siguientes requisitos:
10.1 Clase de contrato.
El contrato a celebrar es un contrato de prestación de servicios, conforme a lo dispuesto en las
normas de contratación de la Administración Pública.
10.2 Documentos necesarios para la suscripción del contrato.
A continuación se listan los documentos que el proponente seleccionado deberá presentar para la
suscripción del contrato:
a)
b)
c)
d)
e)
Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la
entidad competente (en original y no superior a 45 días).
Autorización de la Junta de socios, Junta Directiva o asamblea General de socios, al
Representante Legal para celebrar contratos. (si a ello hubiere lugar)
Documento de identificación del Representante Legal o de la persona natural.
Copia legible del Registro Único Tributario - RUT
Copia legible de la Identificación Tributaria - RIT. (Opcional)
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f)
g)
h)
i)
j)
k)
Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal que acredite el pago de aportes
parafiscales (persona jurídica) o Certificado de afiliación y/o pago aporte al Fondo de Pensiones
y Salud (Persona Natural).
Certificado de antecedentes judiciales - DAS de la persona natural o del Representante legal de
la empresa.
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá de la persona natural o del
Representante Legal.
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, de la Persona
Natural o del Representante Legal y la empresa.
Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, de la Persona
Natural o del Representante Legal y la empresa.
Formato Único Hoja de Vida - Persona Natural o Jurídica (Solo para prestación de servicios),
incluir certificaciones de experiencia relacionados en la Hoja de vida.
Atentamente,
Original firmado
ELSA VICTORIA MUÑOZ GOMEZ.
Directora General
Preparó: Elsy Díaz Gaviria
Revisó: Ismael Martínez Guerrero
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