Invitacion_a_Cotizar_No__7_de_2009.pdf

Bogotá D.C, 20 de octubre de 2009
Señores
Proponentes
Bogotá.
Ref.: Invitación a Cotizar IDT- 07 de 2009.
Reciba cordial saludo.
En atención a lo dispuesto en el artículo 1 del Decreto 3576 del 2009, el cual establece:
“ARTICULO 1: Artículo 1. Modifíquese el parágrafo del artículo 17 del Decreto 2474 de 2008, el
cual quedará así: "Parágrafo. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo
objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere el presente artículo, cuyo valor
no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efecto
del presente parágrafo corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor; la que se regirá
exclusivamente por las siguientes reglas. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el
parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, Y con el fin de garantizar la publicidad del
procedimiento, la Entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página
web, o en su defecto, en un lugar de su sede de fácil acceso al público. La escogencia recaerá
sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado
y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una
sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta
económica.
La Entidad establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados
únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que éste no cumpla con los requisitos
habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor
precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que éste tampoco cumpla, se
verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un
oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y
satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de
selección.
En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20
del presente decreto, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de
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seriedad de la oferta. Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo
señalado en el inciso primero del artículo 8 del Decreto 4828 de 2008.
El contrato constará por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante
intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura
presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de
trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las
condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.
Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los
trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la
información, de conformidad con las normas de archivo aplicables."
A continuación se presenta la información necesaria, para que el proponente presente su
propuesta dentro de la invitación a cotizar de la referencia, así:
1.
Aspectos Generales:
a.
Justificación.
Dentro del Plan de Desarrollo, Bogotá Positiva, Para Vivir Mejor, el Instituto Distrital de Turismo –
IDT tiene dentro de sus políticas de inversión, el objetivo estructural de posicionar la imagen de
Bogotá como destino turístico. Para el cumplimiento de este objetivo se ha venido desarrollando el
Proyecto de Puntos de Información Turística – PIT-, el cual busca de manera gratuita brindar a
residentes, visitantes nacionales y extranjeros, información turística sobre la ciudad al igual que
informar sobre la oferta de atractivos y posibilidades de actividades culturales, deportivas,
recreativas que ofrece la ciudad y su entorno regional. Representan la cara amable de la ciudad,
propendiendo por el mejoramiento de su imagen.
De igual manera se ha pensado que los puntos ofrezcan un servicio complementario de unos
recorridos peatonales para brindar al visitante residente, nacional o extranjero la posibilidad de
inscribirse de manera gratuita y de hacer un recorrido por zonas de interés como es la zona del
centro histórico.
Considerando la acogida que han tenido estos recorridos turísticos peatonales, el IDT consideró
importante realizar de acuerdo a la temática del año, unos recorridos que correspondan a la época
del año que se esta viviendo. Es así como se considera importante que en el mes de octubre se
realice en la zona del centro, especialmente en la Candelaria un recorrido con la temática de
fantasmas, leyendas y brujas.
Para el diseño de este recorrido se requiere de una persona natural o jurídica que tenga
experiencia en el tema de recorridos y que cuente legalmente con los certificados para poder
hacer una guianza.
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b.
Descripción de la necesidad
De acuerdo con lo anterior, el Instituto debe contratar el servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos de fotocopiado de la entidad incluyendo el suministro de repuestos.
c.
Oportunidad
Una vez revisado el plan de compras y contratación por el asesor de planeación y sistemas de la
entidad se observa que la presente contratación está incluida dentro del mismo. Motivo por el cual
se da la viabilidad para continuar con la contratación.
d.
Conveniencia
La necesidad mencionada se podrá satisfacer a través de la suscripción de un contrato de
prestación de servicios.
e.
Características de idoneidad con quien se quiere contratar
Se requiere una persona natural o jurídica que acredite experiencia en la prestación del servicio a
contratar.
2.
Objeto del contrato
Prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de las dos fotocopiadoras (Ir
1023N Image Runner) de propiedad del Instituto Distrital de Turismo.
3.
Requisitos y obligaciones:
El proponente seleccionado deberá cumplir con los siguientes requisitos técnicos actividades y
obligaciones, así:
3.1 Requisitos técnicos del proponente:
Se requiere una empresa RECONOCIDA EN EL MERCADO QUE PRESTE ESTA CLASE DE
SERVICIO.
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3.2 Obligaciones del Contratista Seleccionado:
3.2.1 Obligaciones Generales:
1. Cumplir con el contrato, teniendo en cuenta lo señalado en la minuta y en este documento.
2. Suscribir oportunamente el Acta de inicio y el Acta de liquidación del contrato de prestación
de servicios, conjuntamente con el/la supervisor/a de la/el misma/o.
3. Mantener estricta reserva y confidencialidad sobre la información que conozca por causa o
con ocasión del contrato.
3.2.2 Obligaciones especificas:
3.2.2.1 Mantenimiento Preventivo
1. Prestar el servicio de revisión periódica de funcionamiento de las fotocopiadoras con el
objeto de ayudar a conservar y alargar la vida útil del equipo y sus partes, detectando
posibles fallas y evitando los daños súbitos.
2. Realizar limpieza externa e interna, lubricación y calibración, ajuste de las partes móviles de
las fotocopiadoras.
3. Las visitas de mantenimiento preventivo durante el año deberán realizarse mensualmente,
previa presentación de un cronograma de servicio técnico. Sin embargo el oferente debe
contar con la posibilidad de atender los requerimientos por emergencias con un tiempo de
respuesta no mayor de 4 a 6 horas hábiles.
4. Ejercer inspección sobre los equipos de copiado instalados en las sedes de la institución.
5. Adoptar las medidas necesarias tendientes a contrarrestar acciones que afecten la
integridad de los funcionarios y el daño de los equipos de fotocopiadora de la Entidad.
3.2.2.2 Mantenimiento Correctivo
1. Las piezas que presenten alguna falla, se intentarán reparar por parte del Contratista y de
no ser posible informará al supervisor del contrato, quien será el único que podrá utilizar su
reemplazo.
Para el suministro de las piezas o repuestos que se requieran, el Instituto se reservará el
derecho a consultar los precios del mercado, con el fin de establecer que los precios
presentados por el contratista, están acordes a los valores ofertados en el comercio para
este tipo de elementos.
2. Será solicitado telefónicamente al contratista y se efectuará en un lapso de tiempo
comprendido entre las cuatro (4) horas y seis (6) horas hábiles siguientes a la solicitud del
servicio por parte del supervisor. Este servicio incluye reparación de la falla presentada en el
equipo y la revisión de todos los subsistemas, limpieza, lubricantes, y cambio de partes
cuando ello sea necesario de manera que se prevengan futuros fallos.
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3. El contratista deberá presentar informe cada vez que se efectúe cualquier tipo de revisión o
mantenimiento a los equipos señalados y deberá presentar un informe final de ejecución del
contrato.
4.
Garantía Única
El oferente seleccionado deberá constituir a favor del Instituto Distrital de Turismo, dentro de los tres
(3) días siguientes al perfeccionamiento del contrato, la garantía única de cumplimiento del mismo, en
una compañía de seguros o en una entidad Bancaria, debidamente reconocida por la
Superintendencia Bancaria, que ampare los siguientes riesgos: a) Cumplimiento: Por una suma
equivalente al veinte (20%) por ciento del valor total del valor del contrato, con una vigencia igual
al plazo del contrato y cuatro (4) meses más.
5.
Valor estimado del contrato.
El valor de la propuesta deberá expresarse en pesos colombianos e incluirá todos los costos
directos, indirectos e impuestos en que incurra el proponente en desarrollo del objeto contractual,
así como el pago de impuestos a que haya lugar.
El presupuesto oficial establecido para la presente contratación es hasta por la suma de DOS
MILLONES SETECIENTOS OCHENTA Y CUATRO MIL PESOS M/CTE ($2.784.000.00); valor
que se respalda con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Número 424 del 19 de Octubre
de 2009 expedido por la Subdirección de Gestión Corporativa. Este valor incluye todos los
impuestos a que haya lugar, de acuerdo con las normas vigentes.
6.
Forma de pago
Una vez esté perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecución del mismo, el
Instituto Distrital de Turismo cancelará al CONTRATISTA, el valor descrito de acuerdo a la
facturación presentada por el contratista y a los servicios prestados a entera satisfacción de la
Entidad e igualmente se haya recibido el servicio de mantenimiento acordado y cumplidas las
demás obligaciones por parte del contratista.
7.
Término de ejecución
El plazo de ejecución del contrato es doce (12) meses, o hasta agotar el presupuesto asignado, lo
que suceda primero, término contado a partir de la fecha de cumplimiento de los requisitos de
ejecución del mismo y suscripción del Acta de Inicio.
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8.
Criterios de Selección:
La entidad seleccionará al proponente que ofrezca en su cotización, el menor valor por la
ejecución de las obligaciones y el objeto contractual aquí establecido.
9.
Vigencia de la cotización:
La vigencia de la cotización no podrá ser inferior a 90 días, so pena de no tenerse en cuenta la
cotización presentada.
10.
Fecha de Apertura del proceso y fecha de presentación de la cotización
Se establece como fecha de apertura del proceso el día dieciséis (21) de Octubre de 2009 y por
tanto, se procede a publicar en la link de contratación de la pagina web del Instituto Distrital de
Turismo www.bogotarurismo.gov.co
Se establece como fecha de cierre y plazo máximo para la recepción de cotizaciones el día 27 de
octubre de 2009, antes de las 4:00 p.m.
La cotización deberá entregarse en sobre cerrado dirigido a la Oficina Jurídica, en la siguiente
dirección:
Instituto Distrital de Turismo
Oficina Jurídica
Carrera 5 No. 36 – 21 Parque Nacional – Piso 2
Bogotá D.C.
Las cotizaciones que no se presenten dentro del término establecido no se tendrán en cuenta para
su comparación y selección del contratista.
11.
Condiciones del contrato
El contratista seleccionado deberá cumplir entre otros con los siguientes requisitos:
11.1 Clase de contrato.
El contrato a celebrar es un contrato de prestación de servicios, conforme a lo dispuesto en las
normas de contratación de la Administración Pública.
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11.2 Garantía Única.
El Contratista se obliga a constituir a favor del Instituto Distrital de Turismo dentro de los 3 días
hábiles siguientes a la suscripción del contrato una Garantía Única expedida por una Compañía
Aseguradora legalmente establecida en Colombia y con póliza matriz aprobada por la
Superintendencia Bancaria de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de
2007, esta garantía Única deberá cobijar los riesgos detallados a continuación:
a) Cumplimiento: Por una suma equivalente al veinte (20%) por ciento del valor total del valor
del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más.
Cuando haya lugar a la modificación del plazo o valor consignado en el contrato, el/la
CONTRATISTA deberá constituir los correspondientes certificados de modificación de la garantía
presentada; si se negare a constituirlos, en los términos en que se le señalen, se hará acreedor a
las sanciones contractuales respectivas. La actualización de la garantía deberá hacerse teniendo
en cuenta la fecha del acta de inicio del contrato.
11.3 Documentos necesarios para la suscripción del contrato.
A continuación se listan los documentos que el proponente seleccionado deberá presentar para la
suscripción del contrato:
1. Persona Jurídica
a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o por la
entidad competente (en original y no superior a 45 días).
b) Autorización de la Junta de socios, Junta Directiva o asamblea General de socios, al
Representante Legal para celebrar contratos. (si a ello hubiere lugar)
c) Documento de identificación del Representante Legal o de la persona natural.
d) Copia legible del Registro Único Tributario - RUT
e) Copia legible de la Identificación Tributaria - RIT. (Opcional)
f) Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal que acredite el pago de aportes
parafiscales (persona jurídica) o Certificado de afiliación y/o pago aporte al Fondo de
Pensiones y Salud (Persona Natural).
g) Certificado de antecedentes judiciales - DAS de la persona natural o del Representante legal
de la empresa.
h) Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá de la persona natural o
del Representante Legal.
i) Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación, de la
Persona Natural o del Representante Legal y la empresa.
j) Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, de la Persona
Natural o del Representante Legal y la empresa.
k) Formato Único Hoja de Vidal Jurídica
l) Certificaciones de experiencia relacionados en la Hoja de vida.
2. Persona Natural
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a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
Documento de identificación
Copia legible del Registro Único Tributario – RUT
Copia legible de la Identificación Tributaria - RIT. (Opcional)
Tarjeta Profesional (Si aplica)
Libreta militar (Si aplica
Certificaciones académicas, laborales y/o experiencia
Certificado de antecedentes judiciales – DAS
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá
Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación
Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General
Formato Único Hoja de Vida - Persona Natural.
Atentamente,
ELSA VICTORIA MUÑOZ GOMEZ.
Directora General
Preparó: Diego R. Romero G.
Revisó: Mariluz Ferrer
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