INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/022 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31/12/98) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/96/022. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al Proyecto N° ARG/96/022 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Corrientes del Programa Materno Infantil y Nutrición”, de acuerdo al Documento suscripto el 07/10/96 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3643-AR ”Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 30 de agosto de 1993 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, expresado en dólares estadounidenses. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/98” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto. 2.- Copia del GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600A, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, en dólares estadounidenses, emitidos por la Sede Central del PNUD en Nueva York, certificados y conciliados por la Unidad de Coordinación del Proyecto. El estado señalado en I- a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 30/03/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 04/11/98 y el 26/02/99, y el 30/03/99. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno 2 implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/96/022 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Corrientes del Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 07/10/96 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en el inciso 7 del apartado B mencionado en el párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 13 de abril de 1999. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/022 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31/12/98) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/96/022. Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/96/022 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Corrientes del Programa Materno Infantil y Nutrición”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP), que se ha considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los siguientes comentarios: OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Y ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Observaciones: - La documentación no se encuentra ordenada en forma cronológica. - Las comunicaciones a los oferentes (adjudicados o no), en su mayoría, se respaldan a través de faxes enviados, no quedando constancia de la recepción de la documentación por parte de los oferentes. 4 - Se encuentra intercalada documentación original, con duplicados y triplicados (documentación presentada por los oferentes). - En un caso se observó que la fecha de publicación del llamado a licitación –18/07/97-, es anterior a la fecha de la Resolución Ministerial que aprueba el llamado (04/08/97). Comentario de la UEP: Se reorganizará la documentación de los expedientes conforme lo señalado. Recomendación: En todos los casos deben mantenerse archivos debidamente ordenados, a efectos de lograr un adecuado control sobre la integridad de la información. Asimismo se recomienda guardar debida constancia de la documentación enviada, a efectos de evitar posibles controversias. 2) CONTRATOS DE OBRAS Observación: El punto 6 de los contratos celebrados para la realización de obras, que se refiere a la Garantía de Cumplimiento de Contrato, contiene espacios en blanco. Comentario de la UEP: Se corregirá. Recomendación: En ningún caso deben dejarse espacios en blanco, pues podrían modificarse las condiciones contractuales convenidas. 3) EQUIPAMIENTO Observación: Con referencia al equipamiento cedido a INFACOR (Industria Farmacológica Corrientes), se verificó que el Proyecto celebró convenio de uso y goce de los equipos otorgados con la citada institución con fecha 28/12/98 mientras que la fecha de entrega de los bienes que consta en el registro inventario es del 03/06/98. 5 Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: No proceder a la entrega de bienes o equipamiento adquiridos con fondos del Proyecto sin el respectivo respaldo documental que lo avale. 4) INSPECCIÓN DE OBRAS Observación: Del análisis realizado sobre la documentación sustentatoria presentada por la empresa que resultara adjudicataria de la realización de inspecciones de obra (compulsa 147w), surge que la fecha de inscripción en los organismos de fiscalización es el 15/04/98, siendo ésta también la fecha de firma del contrato, es decir que durante el proceso de contratación la sociedad no estaba habilitada para operar. Comentario de la UEP: Debe tenerse en cuenta que en las compulsas de precios no se requiere documentación legal que acredite los antecedentes societarios de las firmas que se invitan a participar. Por lo tanto, en los antecedentes no se adjuntan los instrumentos constitutivos de las sociedades, sino que simplemente se declara la constitución de las mismas, sobre todo si son irregulares o de hecho. Recomendación: Solicitar todos los antecedentes necesarios a las personas o empresas invitadas a cotizar, a fin de determinar la viabilidad de la contratación. BUENOS AIRES, 13 de abril de 1999. 6 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/022 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” (Ejercicio finalizado el 31/12/98) El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo entre otros procedimientos: - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-; - Verificación de los procesos de desembolso de fondos; - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto; - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto; - Circularizaciones y confirmaciones bancarias; - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores; - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no fungible; - Inspección ocular de equipo no fungible; - Visitas a obras; - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 7 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio; y - el 22,73 %; 40,07 % y 32,69 % de los rubros “Subcontratos” (línea 21), “Equipo Fungible y no Fungible” (línea 45) y “Misceláneos” (línea 53), respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/98. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 13 de abril de 1999. 8