INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/016 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO MAR DEL PLATA-PROMIN I” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/016. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/016 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la Ejecución del Subproyecto Mar del Plata-PROMIN I”, de acuerdo al Documento suscripto el 12/08/97 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 3643-AR “Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 30 de agosto de 1993 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto. 2.- Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 04/05/2000 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 04/11/1999 y el 28/02/2000. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de 2 Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/016 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la Ejecución del Subproyecto Mar del Plata-PROMIN I” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 12/08/97 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 16 de junio de 2000. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/016 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO MAR DEL PLATA-PROMIN I” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/97/016 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la Ejecución del Subproyecto Mar del Plata-PROMIN I”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Buenos Aires (UEP), que se ha considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe señalar que la ejecución de este proyecto se realiza conjuntamente con la del Proyecto PNUD N° ARG/95/003. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) SUPERVISIÓN DE OBRA Observación: La UEP no aplicó el criterio estipulado en el contrato de Supervisión de Obra en la determinación del valor de los honorarios mensuales para supervisión de obra. Al respecto se informa que según contrato el honorario se fija en una suma global, mientras que las liquidaciones se efectuaron por obra supervisada. 4 Comentario de la UEP: La modalidad de pago es la concertada con el área de contrataciones de la UCP y tiene en cuenta el inicio y el plazo de ejecución de cada obra. Para el futuro y teniendo en cuenta la observación se incorporará la planilla de pago como parte anexa al contrato de cada inspector. Recomendación: Cumplir con los requisitos establecidos en los contratos formalizados con los profesionales respecto a la forma de determinación de la cuota mensual, o en su defecto, adecuar los contratos a la forma utilizada por la UEP. 2) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: A la fecha de finalización de nuestras tareas de campo el Proyecto no contaba con el Libro Mayor de Bienes No Fungibles actualizado, que permite identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles, tal como lo estipula el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo IV - Recursos Físicos -, puntos 21 y 22). 3) MISCELANEOS Observación: Se determinaron algunas diferencias poco significativas entre los registros contables y las rendiciones trimestrales presentadas al Organismo Administrador -PNUD-. Comentario de la UEP: Las diferencias detectadas fueron ajustadas. 5 Recomendación: Efectuar conciliaciones periódicas a efectos de mejorar la calidad de la información. BUENOS AIRES, 16 de junio de 2000. 6 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/016 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO MAR DEL PLATA-PROMIN I” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/016. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones con terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. 7 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y - el 39,05 %; 20,20 % y 51,55 % de los rubros “Subcontratos Obra Civil CS y CDI”, “Supervisión de Obras” y “Equipo no Fungible”, respectivamente, que integran el capítulo aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 16 de junio de 2000. 8