2000_083info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/94/026 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA
UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE MENDOZA
DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/94/026.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/94/026 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Mendoza del Programa
Materno Infantil y Nutrición”, de acuerdo al Documento suscripto el 12/12/94 entre el Gobierno
Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores
revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para
su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 3643-AR “Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN), suscripto el 30 de agosto de
1993 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1999, expresado en dólares estadounidenses.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
- Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha
04/05/2000 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 03/01/00 y el 02/03/00.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
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registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/94/026 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Mendoza del
Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31 de diciembre de 1999, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto
del 12/12/94 y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 23 de mayo de 2000.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/94/026
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL
DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por
el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, correspondiente al
Proyecto PNUD N° ARG/94/026 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de
la Provincia de Mendoza del Programa Materno Infantil y Nutrición”, han surgido observaciones
y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de
la provincia de Mendoza, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y
acción futura.
Sobre la base de muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los
siguientes comentarios respecto del ejercicio auditado:
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: En algunos casos, los comprobantes de gastos no identifican al Proyecto.
Comentario de la UEP: En la mayoría de los gastos se identifica debidamente al subproyecto
al cual corresponde. La observación que se plantea se estima que se refiere a los
comprobantes (facturas o recibos) que emiten los capacitadores por sus servicios. Atento lo
conversado, la Gerencia de Administración y Finanzas de esta UEP redactó un instructivo
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para la emisión de los comprobantes. Además se requirió al área de capacitación que se dé
estricto cumplimiento al mismo.
Recomendación: Mejorar el control administrativo de la documentación que recibe el
Proyecto.
2) SUBCONTRATOS
OBRAS
CIVILES
CENTROS
DE
SALUD
(CS)
Y
DE
DESARROLLO INFANTIL (CDI)
Observación: Del análisis realizado sobre los antecedentes del concurso de precios 181M
“Servicios de Obras Complementarios para el CDI Los Cerrillos”, se observó que en las
Especificaciones Técnicas Generales se detallan los puntos 10, 14 a 19, 21, 23 y 25
(cielorrasos, revestimientos, aberturas, herrería, instalación sanitaria, instalación eléctrica,
instalación de gas, vidrios y cristales, colocación de muebles de cocina y equipamiento,
respectivamente), conceptos que no se corresponden con el objeto de la compulsa (ejecución
de muro de contención límite sur CDI Los Cerrillos).
Comentario de la UEP: Los puntos 10, 14 a 19, 21, 23 y 25 son parte de las Especificaciones
Técnicas Generales del Pliego de Bases y Condiciones usado para la licitación (3M) de la
obra donde se ejecutó la obra complementaria (Los Cerrillos) por lo que dichas
especificaciones se usaron tal como figura en el pliego original (3M), ya que no puede
modificarse, por ser parte de esta licitación y ser especificaciones que se usan para todas las
obras que conforman el grupo. Además para todas las obras se utiliza el pliego de
especificaciones particulares, en donde se detallan concretamente las tareas a realizar.
Recomendación: Detallar en forma clara, precisa y concreta las especificaciones técnicas
particulares de los trabajos requeridos, a fin de facilitar y mejorar el control y evaluación de
los mismos.
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3) SUBCONTRATO ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS
Observaciones: Realizado el análisis sobre los antecedentes de la contratación de la
Licitación Pública 18M “Adquisición de Medicamentos para Centros de Salud”, se verificó:
1. Antecedentes de la contratación.
- No se mantiene un orden cronológico en el archivo de la documentación.
- Con referencia a los depósitos efectuados -en concepto de venta de pliegos- en la cuenta
del Banco Citibank N° 331357/014 cabe informar que, conforme surge de la
publicación del llamado a licitación, los mismos debían haber sido depositados en la
cuenta abierta para tal efecto en el Banco de la Nación Argentina N° 35620.384/03.
2. Contratos.
Los contratos celebrados no se encuentran debidamente firmados por la contratante (UEP).
Comentario de la UEP:
1. Se toma nota de la observación realizada acerca del archivo de la documentación. Se ha
dado debida instrucción al personal a fin de que se adopten los recaudos necesarios que
posibiliten verificar la cronología de los hechos.
Sobre el tema cuentas bancarias cabe informar que en esta UEP se da estricto
cumplimiento al Memorandum de la UCP de fecha 07/06/96, que hace alusión a la circular
N° 18/96 del PNUD.
2. Respecto de este punto, se informa que se dió cumplimiento a lo observado.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a fin de mejorar la calidad de la
información.
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4) SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
Observación: Con referencia a la contratación realizada, a través de las distintas cartas
acuerdo, con la Organización Internacional para las Migraciones (OIM), para la provisión de
asistencia técnica y servicios de apoyo requeridos para la ejecución de las actividades de
fortalecimiento institucional, se informa que no obra en los legajos respectivos los
antecedentes que demuestren que la contratación se realizó mediante la comparación de
ofertas competitivas en los siguientes períodos:
Período
Monto en $
01/07/99 al 30/09/99
57.865,50
01/10/99 al 31/12/99
52.447,50
Comentario de la UEP: Esta UEP no cuenta con los antecedentes, ya que se decidió dicha
contratación desde la UCP. Se destaca que la carta acuerdo es un convenio suscripto con una
agencia del sistema de las Naciones Unidas, según lo establecido en el Capítulo III “Recursos
Humanos” del Manual de Gestión del PNUD.
Recomendación: No obstante el comentario, se recomienda dar cumplimiento a lo señalado
en el Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 50, del Manual de Gestión del PNUD respecto
a las contrataciones realizadas por el Proyecto.
5) BIENES Y EQUIPOS - Plazos de entrega de bienes
Observación: En un caso (Concurso de Precios 138M “Material Didáctico para CDI”) se
verificaron demoras en la entrega de los bienes adquiridos con fondos del Proyecto.
Comentario de la UEP: La demora en la recepción de los bienes adquiridos es atribuida y
justificada por el Area de Desarrollo Infantil de esta UEP a la proximidad de las festividades
de Navidad y Reyes, época en que los CDI no tienen actividad, impidiendo así su entrega. El
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depósito de la mercadería durante ese período hubiera implicado mayores costos y posibles
pérdidas.
Recomendación: Prever y verificar que la entrega de bienes adquiridos con fondos del
Proyecto no se produzca en fechas de inactividad previstas con anterioridad.
6) REGISTROS CONTABLES
Observación: Se verificó la registración de un gasto de $ 267,80 el 22/09/99 que no identifica
centro de costos, situación que impide aseverar si corresponde su rendición al PNUD.
Comentario de la UEP: Corresponde a la reclasificación de una operación contabilizada y
rendida a PNUD al 30/06/96 en la línea 21.08; se hará una nueva reclasificación a fin de
reflejar correctamente el gasto.
Recomendación: Conciliar periódicamente la información contable con la remitida al PNUD,
a efectos de detectar las posibles diferencias.
BUENOS AIRES, 23 de mayo de 2000.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/94/026 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA
UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA PROVINCIA DE MENDOZA DEL
PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN”
(Ejercicio finalizado el 31/12/99)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N°ARG/94/026.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio 1999 con la documentación que
les diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Circularizaciones y confirmaciones bancarias.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible.
- Inspección ocular de equipo no fungible.
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- Visitas a obras.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y
- el 70,64 %; 64,56 %; 53,63 % y 60,78 % de las líneas 17 “Consultores”, 21 “Subcontratos”, 45
“Equipos” y 53 “Varios”, respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de
Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 23 de mayo de 2000.
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