INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/00) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/019. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 21/09/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000 (movimientos del ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y anexos que lo acompañan. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2000 al 31/12/2000, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 08/06/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/01 y el 20/04/01 y el 08/06/01. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales 2 disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Se encuentran sobrevaluados los usos de Fondos en la suma de USD 77.384,31 como consecuencia de haberse registrado en este Proyecto erogaciones correspondientes a otros Proyectos, tal como se datalla a continuación: Línea Concepto Monto USD Corresponde a 21.01 Subc. Obra Civil CS y CDI 35.087,87 ARG 98/038 21.01 Subc. Obra Civil CS y CDI 19.275,19 ARG 98/034 23.021,25 ARG 98/038 45.02 Equipos No Fungibles Total 77.384,31 b) El saldo de las disponibilidades de fondos al cierre (31/12/00) se expone en más en la suma de USD 31.527,41 tal como se describe en nota al pie del Estado de Fuentes y Usos mencionado en I a) precedente. c) Se observaron diferencias poco significativas entre la información expuesta como “Costo de Apoyo PNUD” en el Estado mencionado en I- a) precedente y la que surge del citado en I- b) 1.. Al respecto, cabe mencionar que dichas discrepancias fueron debidamente conciliadas por esta Auditoría. 3 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a) y b) precedentes, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 21/09/98 y sus revisiones posteriores. Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/00) Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/019 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Mar del Plata del Programa Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios. A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00. 1) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS Observación: Se reitera la observación del ejercicio anterior respecto a que la UEP celebró Acuerdos de Obra Realizada mensuales por periodos mayores a seis meses, siendo que el Documento de Proyecto establece un periodo de tres a seis meses (Documento de Proyecto, Revisión A, punto E - Insumos - Línea 30). Comentario de la UEP: El tiempo establecido de tres a seis meses expresado en el proyecto se entiende que no se relaciona al Supervisor Capacitante sino a la capacitación en general. Asimismo es norma del Programa realizar acuerdos mensuales porque la 5 capacitación puede o no realizarla el mismo capacitador. No obstante se reverá la recomendación realizada por la AGN para futuros ejercicios. Recomendación: Dar estricto cumplimiento a las estipulaciones contempladas en el respectivo Documento del Proyecto y sus revisiones posteriores. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) EQUIPOS NO FUNGIBLES Observaciones: Compulsa de Precios 259B, Ecógrafo Portátil. a) Se observó que la fecha de factura del proveedor (02/02/00) es anterior a la de entrega del bien adquirido (informe de recepción 23/02/00). b) Se observó una demora de 23 días en el plazo de entrega de los bienes, según la Orden de Compra el plazo de entrega era de 15 días de la fecha de la misma. Comentarios de la UEP: a) La compra al Proveedor Ekoson S.A tiene su recepción en el día 02/02/00, la recepción técnica a los equipos se realizó con fecha 23/02/00. b) La entrega de la Orden de Compra según consta en el certificado de Aviso de Recibo del Correo Argentino es del día 20/01 por tanto la Empresa entregó en término de acuerdo a los plazos establecidos y no fue pasible de multas. Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto de la recepción de los bienes adquiridos con fondos del Proyecto. 2) REGISTROS Observaciones: a) De la aplicación de procedimientos de auditoria, sobre la muestra analizada, se observó 6 que el Proyecto ha registrado erróneamente como Usos de Fondos, según se detalla seguidamente, la suma de USD 77.384,31 correspondientes a gastos de otros proyectos: Línea Concepto Monto USD 21.01 Subc. Obra Civil CS y CDI 35.087,87 ARG 98/038 21.01 Subc. Obra Civil CS y CDI 19.275,19 ARG 98/034 23.021,25 ARG 98/038 45.02 Equipos No Fungibles Total Corresponde a 77.384,31 b) Con fondos del Proyecto (Cuenta Bancaria del Proyecto “Banco Nación Argentina N° 163252/95”) se pagaron gastos, además de los mencionados en a) precedente, correspondientes a otros proyectos, en este caso no registrados como inversiones: Monto USD 8.592,56 22.934,85 Concepto Correspondiente a Proyecto Fondo de Reparo Construcción ARG 98/029 Cert. De Obra N° 8 CDI Barrio Gaona ARG 98/038 Comentario de la UEP: En este caso (a), como en el apartado b) se encuentran sobrevaluados en los montos indicados, originado en el momento del pago que por error se tomó la chequera del proyecto Mar del Plata y al momento de solucionarlo no se contaba con fondos suficientes en el otro proyecto para realizar la transferencia correspondiente. Comunicado en su oportunidad a la Unidad Coordinadora del Programa el tema se resolverá en el transcurso del ejercicio 2001. Recomendación: Canalizar los pagos de cada Proyecto, atento que la UEP mantiene la administración de varios de ellos, por las cuentas correspondientes, profundizando los controles y conciliando periódicamente la información. 7 3) CAPACITACIÓN Observaciones: a) Algunos Acuerdos de Obra realizada (contratos), no se encontraban suscriptos por el representante del Proyecto (Coordinador). b) En todos los casos muestreados la factura presentada al Proyecto es de fecha posterior a la fecha de la Orden de Pago correspondiente. Comentarios de la UEP: a) Si bien la observación es correcta, no es habitual dicho procedimiento, se tomará en cuenta el control en los próximos pagos. b) Con respecto al pago de los capacitadores en general los mismos poseen recibo y no facturas, donde el recibo es correcto que se extienda con la fecha en que recibe el pago, para el caso de las facturas se tomará en cuenta la observación para el próximo ejercicio. Recomendaciones: a) Documentar adecuadamente la información que respalde las contrataciones del Proyecto. b) Emitir en todos los casos las órdenes de pago contra documentación de respaldo (Factura y/o Recibo). 4) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Se observó que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez. Comentario de la UEP: Nunca se intervino con sello de cancelación. Vista la observación se toma conocimiento para solucionar la misma en el próximo ejercicio. 8 Recomendación: Dejar constancia del pago en aquellos documentos que fueron cancelados por el Proyecto. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001. 9 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/019 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES SUBPROYECTO MAR DEL PLATA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/00) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/019. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones bancarias. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. 10 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y - el 45,04 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Presupuestaria Aplicaciones del % de incidencia ejercicio $ Importe muestra % de muestra del rubro $ analizada 21.01 Obras CDI y CS 62,628.68 29.55% 57,748.09 92.21% 21.02 Subc. Capacitación 16,000.00 7.55% 0.00 0.00% 21.03 Sub.Superv.Obras 1,262.00 0.60% 0.00 0.00% 33.01 Supervisores Capac. 69,642.00 32.86% 12,610.00 18.11% 45.02 Equipos no fungibles 56,053.58 26.45% 22,975.21 40.99% 53.01 Gstos. Bancarios 2,126.47 1.00% 2,126.47 100.00% 53.02 Campaña de Difusión Totales 4,227.20 211,939.93 1.99% 0.00 0.00% 100.00% 95,459.77 45.04% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 12 de junio de 2001. 11