INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE FORMOSA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN - PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/041. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/041 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa Materno Infantil y Nutrición-PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/01/99 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1. Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto. 2. Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 04/05/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 24/01/00 y el 31/03/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales 2 disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS El rubro Capacitación (línea 21,03) del estado mencionado en I- a) presenta una subvaluación de $ 6.475.- debido a que los pagos correspondientes a los meses de enero y febrero de 1999 del convenio celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia de Formosa pertenecientes al proyecto PNUD en cuestión, fueron efectuados y registrados a través del subproyecto PNUD ARG 95/017. Idéntica observación se plantea en la Información Financiera Complementaria. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo mencionado en IIIprecedente, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria identificados en I- exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/041 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 25/01/99. 3 Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 15 de junio de 2000. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE FORMOSA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Como resultado de la revisión sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/041 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Formosa del Programa Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Formosa (UEP) que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe tener en cuenta que el acuerdo con PNUD se suscribió el 25/01/99 y que dicha ejecución se realiza conjuntamente con la del Proyecto PNUD N° ARG/95/017. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios. 1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN Observaciones: Con relación al acuerdo celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia de Formosa por $ 121.095.- por el período comprendido entre el 01/01/99 y el 31/12/99 para la provisión de servicios de supervisión de capacitantes, cabe formular los siguientes comentarios: a) Antecedentes de Contratación. No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación del 5 Proyecto para la contratación formalizada. b) Contrato. • Contiene espacios en blanco. • No fueron inicialadas todas las hojas, sólo se firma la hoja final. • En los términos de referencia no se especifican la cantidad de profesionales y períodos a contratar, a efectos de dar cumplimiento a las tareas contempladas en el Acuerdo. • Las solicitudes de contratación de algunos profesionales bajo este acuerdo, expresan que la contratación solicitada se realiza de acuerdo a las normas vigentes y se encuentran expresamente contempladas en el “Documento del Programa ARG 93/006”. c) Pagos. • Los pagos correspondientes a los meses de enero y febrero por un total de $ 6.475.- se efectuaron y registraron por el subproyecto ARG 95/017 (PROMIN I). • En dos casos, los comprobantes emitidos por los supervisores por los servicios prestados bajo este subcontrato fueron presentados en forma directa a los Proyectos (ARG 95/017 y ARG 98/041), cuando lo que correspondía era hacerlo a favor del organismo contratado (Ministerio de Desarrollo Humano). d) Informes. • No se tuvo a la vista el Informe de rendición de gastos correspondiente a uno de los períodos mensuales liquidados (marzo de 1999). • Se abrieron dos expedientes para la aprobación de un mismo informe. • No se tuvieron a la vista los Informes Mensuales de Ejecución Financiera. Comentarios de la UEP: a) Corresponde a una renovación de acuerdos de años anteriores. b) Las observaciones correspondientes a este punto se corregirán. c) Los pagos correspondientes a los meses de enero y febrero se realizaron por el subproyecto 95/017 debido a que, si bien para ese período ya estaba acordado el subproyecto 98/041, las cuentas correspondientes al mismo no se hallaban habilitadas. Se realizarán los ajustes correspondientes. 6 Respecto a los comprobantes emitidos por los supervisores, se regularizará esta situación. d) . Si bien al momento de la auditoría no se encontraba la planilla de rendición de gastos, existía un informe del tesorero del Ministerio donde detallaban los pagos efectuados. . Obedece a que los trámites se iniciaban por dos vías distintas (Ministerio y UEP). Actualmente esta situación se halla regularizada. . Sin comentarios. Recomendación: Efectuar los procesos de selección de consultoría de conformidad con lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, del PNUD (Capítulo III “Recursos Humanos, puntos 49, 50, 51 y 55). Asimismo se recomienda profundizar los controles y procedimientos administrativos respecto a los procesos de selección, contratación y cumplimiento de los trabajos que deben efectuar las consultoras por los servicios de consultoría llevados a cabo por el Proyecto. 2) SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Observaciones: Con referencia a los acuerdos celebrados con la Organización Internacional para las Migraciones (OIM) para el Desarrollo y Ejecución de actividades de Asistencia Técnica para el fortalecimiento institucional de la Unidad Ejecutora Provincial Formosa del PROMIN, merece formular los siguientes comentarios. a) Antecedentes de Contratación. No se tuvo evidencia del proceso de selección llevado a cabo por la coordinación del Proyecto para la contratación formalizada. b) Pagos. No se ha dado cumplimiento al cronograma de pagos estipulado en el respectivo convenio. No obstante, cabe informar que en el mencionado acuerdo se estipuló un adelanto de fondos del 50 % del monto del Acuerdo, situación que contradice el punto 52 del Capítulo III del mencionado Manual del PNUD que dice: “Como regla general no deben pagarse anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debe superar el 15 % del monto total.”. 7 c) Informes. No se presentaron los informes parciales, especificados en los términos de referencia; sólo existe un informe final que comprende el período completo de la vigencia del contrato. No consta en el informe la fecha de recepción por parte de la UEP. Comentarios de la UEP: a) Sin comentarios. b) Obedeció a que las cuentas del subproyecto al momento de la formulación del convenio todavía no se encontraban habilitadas. c) Sin comentarios. Recomendaciones: a) Dar cumplimiento a lo estipulado en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno (Capítulo III, Recursos Humanos, puntos 49 y 50). b) Los cronogramas de pago comprometidos contractualmente por el Proyecto, deben pactarse de acuerdo con el avance de las tareas teniendo en cuenta que, como regla general, no deben pagarse anticipos, y en caso de ser necesario éste no debería superar el 15 % del monto total (Capítulo III, Recursos Humanos, punto 52 del Manual del PNUD). c) Monitorear el efectivo cumplimiento de los trabajos que se deben presentar conforme los términos de referencia suscriptos. 3) EQUIPO NO FUNGIBLE Observaciones: Del análisis realizado sobre los antecedentes correspondientes a la adquisición de equipamiento médico realizado a través de la licitación pública nacional 19F surge lo siguiente: a) Antecedentes de contratación. El Acta de Apertura presenta algunos errores, a saber: - En el detalle de las ofertas, no se incluye el lote 4 y su correspondiente cotización de uno de los oferentes, que sí se expone en el Acta de Preadjudicación. 8 - En el mismo detalle de las ofertas se menciona el lote 5 pero se deja en blanco su precio ofertado. b) Informes de recepción. No constan en los centros de salud en los que se entregaron los equipos médicos (detectores de latidos fetales) informes de recepción y/o remitos del proveedor debidamente conformados. Al respecto sólo consta un remito del proveedor, donde firman los responsables de cada centro en el Area Salud PROMIN del Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia. Comentarios de la UEP: a) Si bien se omitió la lectura del lote N° 4 de la oferta presentada por la firma Alberto Mazzoni en el Acta de Apertura, esto quedó aclarado en el Informe de la Comisión de Evaluación, con autorización de la UCP – PROMIN, otorgando la “no objeción” a la preadjudicación llevada a cabo por la Comisión de Evaluación, para la adjudicación de los distintos lotes. b) Se tomará en cuenta la observación. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 4) GASTOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL Observaciones: Del análisis realizado sobre una muestra de los distintos concursos de precios llevados a cabo por el Proyecto en materia de gastos de comunicación social, se detectó: • En ningún caso ha quedado evidencia de que se hayan cursado cartas de invitación a los distintos oferentes. • En algunos casos los presupuestos presentados no estaban fechados. • En todos los casos se presentaron los mismos tres oferentes. 9 • En dos casos (concursos de precios N° 47/99 y N° 59/99) el presupuesto presentado por uno de los oferentes se identifica con el mismo N° de orden (0000-00000384), pero detalla conceptos distintos. • En el concurso de precios N° 58/99 (abono filmación por 12 meses) todos los presupuestos estaban enmendados (cantidad de meses ofertados y horas presupuestadas por mes). Comentarios de la UEP: • Sin comentarios. • Sin comentarios. • Con respecto a las firmas invitadas a presentar presupuestos, se reiteran las mismas ya que éstas son las únicas en el mercado local que realizan trabajos en este rubro; además de reunir las condiciones tecnológicas y de precios requeridas, cumpliendo en tiempo y forma con los términos de referencia. • Sin comentarios. • Respecto a la enmienda en los presupuestos, se tendrá en cuenta esta observación para futuras compras. Recomendación: Mantener archivos completos de la documentación, como así también dar cumplimiento a las estipulaciones señaladas en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD –Capítulo IV, Recursos Físicos, punto 11-. BUENOS AIRES, 15 de junio de 2000. 10 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/041 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE FORMOSA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/041. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones bancarias. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. - Inspección ocular. 11 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y - el 25,50 % del rubro “Obra Civil Hospital”; el 54,05 % del rubro “Obra Civil CS y CDI”; el 57,19 % de los rubros “Subcontratos Capacitación”, “Supervisores de Obra” y “Fortalecimiento Institucional” y el 31 % del rubro “Equipo no Fungible”, rubros que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Formosa no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 15 de junio de 2000. 12