INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/02) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/028. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires- Subproyecto Pilar del PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/11/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del ejercicio y acumulados del ejercicio anterior), expresado en pesos y dólares estadounidenses y anexos (1 a 2) que forman parte del mismo. 1 b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6. c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2002, expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2002 al 31/12/2002, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD. Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha 13/08/03 y se completaron el 08/09/03 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/08/03 y el 19/09/03, y el 10/11/03. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las 2 establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica: a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por el Organismo de las Naciones Unidas. b) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto al PNUD se planteó lo siguiente: • El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del Trimestre)”. • En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que se pague, régimen de conversión usado por el Proyecto. En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular 018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al 3 momento en que se ha efectuado el pago”. III- ACLARACIONES PREVIAS a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría. b) Respecto a las aplicaciones del ejercicio se registraron erróneamente en este proyecto la suma de $ 940,00 correspondientes al ARG 98/029 subproyecto Esteban Echeverría, según se informa en nuestro Memorando adjunto, punto 4). No obstante, en los estados financieros mencionados en I- a) se expone correctamente. c) Existen una diferencia de USD 405,07 entre el total registrado por la UEP en concepto de costo de apoyo – administración – (USD 21.990,47) en el estado citado en I- a) precedente y el informado por el PNUD, USD 21.585,40, en el estado mencionado en Id) 1.-, correspondientes a ajustes efectuados por el PNUD bajo ese concepto no registrado por el Proyecto, afectando en ese importe el saldo disponible al 31/12/02. d) Existen discrepancias entre la información expuesta en el Estado citado en I- a) “Fuentes de fondos” respecto a la fuente de financiamiento y la detallada en el Estado mencionado en I- d) 1.- anterior: Concepto S/EOAF USD S/Estado de Situación Diferencia USD Financiera USD Transf. Cuenta Especial BIRF 702.164,58 706.674,00 (4.509,42) Aportes Locales 102.204,41 97.695,00 4.509,41 Total 804.368,99 804.369,00 0,01 Cabe señalar que, conforme a la información relevada, la correcta corresponde a la 4 expuesta citada en I-a) anterior. e) El cuadro expuesto en el Anexo 2 Transferencias de la Cuenta Especial exhibe la suma de USD 6.964,58 ($ 12.884,48) con fecha de débito 11-03-02. Al respecto, se aclara que el tipo de cambio a aplicar para esa fecha correspondía a $ 2.- por dólar y no $ 1,85 como se menciona en el citado Anexo. f) Con referencia a lo señalado en Nota 5 a los estados financieros, si bien resulta aplicable para el Préstamo BIRF 4164-AR, dichos objetivos no fueron definidos en ninguna Revisión del Documento del Proyecto que nos ocupa. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- anterior y, excepto por lo señalado en III- b), c) y e) precedentes, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires- Subproyecto Pilar del PROMIN II” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 25/11/98 y revisiones posteriores. Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 5 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/02) Como resultado de la revisión sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/028 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires Subproyecto Pilar del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A-OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) CAPACITACIÓN Observaciones: Se mantiene la observación respecto a que en la mayoría de los casos objeto de muestra la orden de pago y el pago se efectivizó en fecha anterior a la del comprobante (factura/recibo) correspondiente. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendaciones: No efectuar libramientos de pago sin la documentación de respaldo correspondiente. 6 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Reiteramos la observación del ejercicio anterior respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que éstos no puedan ser erróneamente pagados o utilizados con fines diferentes a los del Proyecto. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dejar evidencia, mediante un sello cancelatorio (sello de “Pagado”) en las órdenes de pago emitidas y comprobantes abonados por el Proyecto. 3) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se firmaron parcialmente; b) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario); c) No identifican al responsable de la custodia de los mismos; d) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 21.268,09 entre el total expuesto en el registro de inventario ($ 107.863,31) y el total según registros ($ 129.131,40). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en 7 su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de detectar posibles errores y así poder corregirlos. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) OBRA CIVIL Centro de Salud (CS) y Centro de Desarrollo Infantil (CDI) Observaciones: a) En tres casos, la contratista omitió facturar el fondo de reparo correspondiente a los siguientes certificados de obra: Cert. Nro. Efector F.R. no facturado 5 CDI El Pricipito $ 745.23 4 CS Manuel Alberti $ 58.79 4 CS Rayito de Sol $ 35.48 $ 839.50 Total No siendo contabilizados dichos conceptos (retenciones por fondo de reparo).por la UEP. b) En dos casos el monto facturado es por un importe inferior a lo determinado en los respectivos certificados de obra emitidos por la contratista. Cert. Efector Nro. 4 CS Manuel Importe según Importe seg. Diferencia Cert. $ Facturado $ $ 1.175,72 1.156,29 19,43 14.904,65 14.658,30 246,35 Alberti 5 CDI El Pricipito c) El certificado N° 4 correspondiente a la obra “CS Rayito de Sol” se refiere a trabajos 8 realizados en septiembre de 2002; mientras que el informe de “no objeción” de la UCP tenido a la vista hace mención al período mayo de 2001. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión. 2) CAPACITACIÓN Observaciones: a) En algunos casos los “Acuerdos de Obra Realizada” (contratos) no se encuentran suscriptos por el coordinador; b) En algunos casos los comprobantes (recibos) presentados por los consultores no respeta la correlatividad numérica, según la fecha en fueron emitidos. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener archivos ordenados y completos de la documentación respaldatoria que sustenta la validez jurídica de los actos formalizados por el Proyecto. 3) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN (impresión de folletería) Observaciones: a) No se tuvo a la vista remito y/o informe de recepción que de cuenta de la conformidad por parte del Proyecto sobre la entrega de los productos adquiridos (330 afiches de 50 cms. x 70 cms. y 33.000 trípticos oficio ilustración mate de 120 gr. A4) por la suma de $ 4.953.-. b) La Orden de Compra no se encuentra suscripta por el proveedor. Téngase en cuenta que dicho acto resulta imperativo ya que a partir de la aceptación por parte del proveedor de 9 este documento se habilitan los plazos de entrega de los bienes estipulados contractualmente (la orden de compra establece como fecha de entrega 15 días de recepción de la misma). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas. 4) EJECUCIÓN DEL PROYECTO Observación: Se observa una importante subejecución del Proyecto respecto a lo previsto originalmente. Según surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/02 el total ejecutado ascendía al 72 % de lo presupuestado, siendo que la fecha prevista de finalización del proyecto (según Revisión “F” del Documento de Proyecto) estaba prevista para el 31/12/03. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Implementar las medidas necesarias tendientes a mejorar la gestión operativa del Proyecto, a efectos de alcanzar los objetivos propuestos en tiempo y forma, o en su defecto profundizar el análisis al momento de presupuestar los gastos del mismo. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 10 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/028 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES- SUBPROYECTO PILAR DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31/12/02) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/028. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros en moneda local y auxiliares en moneda extranjera que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 11 El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y aplicaciones de fondos del ejercicio 2002; expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Concepto Aplicaciones del Presupuestaria ejercicio $ % de incidencia Importe muestra del rubro $ % de muestra analizada 21,00 Subcontratos con Empresas Co 39.621,30 45,09% 39.621,30 100,00% 30,00 Capacitacion y Becas 43.629,00 49,65% 43.629,00 100,00% 53,00 Varios 4.618,51 5,26% 4.618,51 100,00% 87.868,81 100,00% 87.868,81 100,00% Totales Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 12 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN