INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/016 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO ESCOBAR-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/016. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/016 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la Ejecución del Subproyecto Escobar-PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 01/07/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto para apoyar las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo. b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6. c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2001, expresado en dólares estadounidenses. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2001 al 31/12/2001, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 11/11/02 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/08/02 y el 22/09/02 y el 11/11/02 fecha en que fueron recepcionados los respectivos estados financieros. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS La UEP abonó con fondos del proyecto que nos ocupa e imputó a la línea 45 comprobados-, la suma de $ 15.534,91 (USD 15.566,04), correspondiente a la compulsa de precios 508.B “Adquisición de equipamiento con destino a Centros de Salud del Subproyecto Hurlingham” PNUD ARG 98/002. En consecuencia se exponen sobrevaluados los usos de fondos y subvaluada las disponibilidades en dicho importe. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo mencionado en IIIprecedente, los estados financieros e información financiera complementaria identificados 3 en I, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/016 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la Ejecución del Subproyecto EscobarPROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 01/07/98 y sus revisiones posteriores. Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 20 de noviembre de 2002. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/016 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO ESCOBAR-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2001, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/016 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora del Programa Materno Infantil y Nutrición de la Provincia de Buenos Aires para la Ejecución del Subproyecto Escobar–PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de la provincia de Buenos Aires, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01 1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: Reiteramos lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la fecha de emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de Bienes No Fungibles, que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto, las bajas, destino y responsables de los mismos. 5 Comentario de la UEP: Si bien no se presentó el Mayor de Bienes y Equipos a los auditores, el mismo se encuentra terminado a verificar con el Municipio para realizar el pase definitivo a favor mismo Recomendación: Mantener un registro de inventario de bienes y equipos conforme las prácticas usuales en la materia. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Se mantiene la observación del ejercicio anterior respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez. Comentario de la UEP:. Ante la observación del ejercicio anterior, se implemento un sello con fecha de contabilización y firma de responsable en todas las facturas en el momento de la liquidación de las mismas Recomendación: Dar cumplimiento a lo estipulado. 3) CAPACITACIÓN Observaciones: Reiteramos la observación del ejercicio anterior respecto a la falta de firma del contratante (coordinador del Proyecto) en un Acuerdo de Obra Realizada. En otros dos casos no se encontraba firmada por el consultor. Comentario de la UEP: Si bien se tomo en cuenta la recomendación del ejercicio anterior, se acentuarán para el presente ejercicio los controles a efectos de levantar la observación 6 Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos respecto a la documentación respaldatoria mantenida por el Proyecto. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) REGISTROS CONTABLES Observación: La UEP abonó con fondos del proyecto que nos ocupa e imputó a la línea 45, la suma de $ 15.534,91, correspondiente a la compulsa de precios 508.B “Adquisición de equipamiento con destino a Centros de Salud del Subproyecto Hurlingham”. En consecuencia se exponen sobrevaluados los usos de fondos. Comentario de la UEP: La misma se regularizará en el ejercicio 2002. Recomendación: Efectuar los ajustes correspondientes, como así también conciliar periódicamente la información y así poder corregir los posibles errores. 2) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS Observación: En algunos casos se celebró Acuerdos de Obra Realizada mensuales por períodos mayores a seis meses, siendo que el Documento de Proyecto contempla para esta figura de contratación, relaciones contractuales por un período de tres a seis meses como máximo (Documento de Proyecto, Revisión A, punto E - Insumos - Línea 30). Comentario de la UEP: Por las características del Programa se pueden celebrar Acuerdos de Obra Realizada por períodos mayores a seis meses, esta situación se expresa en las posteriores revisiones del Documento del Proyecto 7 Recomendación: Del análisis de las revisiones del documento de Proyecto no surgen cambios respecto de lo expresado en nuestra observación. 3) CONSULTORES Legajos: Observaciones: a) En ningún caso se tuvo a la vista constancia del proceso de evaluación efectuado por la UEP para la selección de los consultores. b) En algunos casos no se tuvieron a la vista los integrantes de las ternas que componen el proceso de selección, tampoco para las recontrataciones c) En algunos casos no se tuvieron a la vista los currículos de los participantes no seleccionados. d) En ningún caso se deja constancia de la recepción de la documentación por parte de la UEP. e) En ningún caso los currículos se encontraban suscriptos por el titular. f) En algunos casos no se tuvo a la vista copia certificada del título profesional del postulante. g) Con referencia a la contratación de un consultor por el período 1/01/01 al 31/03/01 la solicitud de contrataciones Nº 026/01 es de fecha 16/03/00. h) En algunos casos no se tuvo a la vista la Nota de Autorización DGCI (PNUD) (España Roberto, Pereyra Evangelista, Rivas Liliana, Cortes Graciela). Informes: Observaciones: a) En ningún caso se tuvo a la vista el sello de recepción de la UEP de los informes recibidos por los consultores. b) En algunos casos no se tuvo a la vista notas de aprobación por parte de la UEP de los informes de actividades presentados por los consultores. 8 c) En algunos casos los informes de actividades no poseen fecha de presentación ante la UEP. d) En uno de los informes presentados por una consultora de fecha 2/10/01 menciona como período de actividades 01-07-01/31-10-01 y en el mismo titula “Informe de Actividades Julio-septiembre 2001”. Comentarios de la UEP: Respecto a las observaciones realizadas en la contratación, de las observaciones se informa que los contratos de los consultores del ejercicio en análisis se renuevan hace varios ejercicios, por tanto, puede que la documentación faltante se encuentre en otros archivos en la UEP. No obstante se toman las observaciones a efectos de realizar más controles en los archivos. Recomendaciones: Mantener archivos completos y ordenados con la documentación respaldatoria. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002. 9 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/016 “APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES PARA LA EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO ESCOBAR-PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/98/016. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. 10 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y - el 40,81 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Presupuestaria Concepto Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra ejercicio USD del rubro USD % de muestra analizada 16,00 17,00 Misiones Profesionales Nacionales 5.536,07 307.900,28 1,39% 77,08% 0,00 124.624,75 0,00% 40,48% 21,00 30,00 Subcontratos con Empresas Consultoras 22.823,96 Capacitacion y Becas 32.635,28 5,71% 8,17% 1.432,87 18.036,07 6,28% 55,27% 45,00 53,00 Comnpras locales Varios 6,81% 0,84% 15.566,05 3.350,75 57,22% 100,00% 163.010,49 40,81% Totales 27.201,70 3.350,77 399.448,06 100,00% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2002. 11