LANPOSTUAREN AZALPEN ZEHATZA MONOGRAFIA DEL PUESTO DE TRABAJO EZAGUKARIA / CODIGO: 3491 Dotaciones: 1, 2, 3 0.- LANPOSTUAREN IZENA / DENOMINACIÓN DEL PUESTO SECRETARIO/A DE ALTO CARGO 1.- LANPOSTURA EZAGUTZEKO DATUAK / IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Saila / Departamento: INTERIOR Artezkaritza / Dirección: RECURSOS HUMANOS (Dot: 1) DIRECCIÓN DE LA ERTZAINTZA (Dot: 2) RECURSOS GENERALES (Dot: 3) Zerbitzua / Servicio: DIRECCIÓN Lan-tokia / Centro de trabajo: ERANDIO Zuzeneko nagusiak duen lanpostua eta izena / Puesto y nombre del/a jefe/a inmediato/a: DIRECTOR/A RECURSOS HUMANOS: JUAN MARI BARASORDA DIRECTOR/A DIRECCIÓN DE LA ERTZAINTZA: JON URIARTE DIRECTOR/A RECURSOS GENERALES: JON ETXEBARRIA 2.- LANPOSTUAREN ZEHAZTAPEN LABURRA / DESCRIPCION RESUMIDA DEL PUESTO Realizar y/o coordinar las tareas de administración cualificada de apoyo a la Jefatura inmediata, prestándole un servicio de filtro de citas, correspondencia, teléfono, etc. Organizar, de acuerdo con las directrices que se le marcan, sus actividades de relación, así como clasificar y analizar las informaciones que de cualquier tipo llegan a su puesto de trabajo, con objeto de prestar una eficaz colaboración. 1 3.- EGINKIZUN AZALPEN ZEHATZA / DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS TAREAS del puesto de trabajo " SECRETARIO/A DE ALTO CARGO ", del Departamento de Interior. 1- Atender y realizar llamadas telefónicas. 2- Recibir y atender a las visitas. 3- Llevar la agenda de trabajo del/a superior jerárquico/a, concertando reuniones y entrevistas y organizando sus viajes. 4- Recepcionar y clasificar la correspondencia y la diferente documentación tanto externa como interna. 5- Realizar el archivo, control y distribución de las entradas y salidas. 6- Mecanizar y mecanografiar los informes, cartas y oficios que elabora su superior jerárquico/a. 7- Redactar la contestación y elaborar las distintas cartas, notificaciones, comunicaciones etc... para la firma del/a superior jerárquica. 8- Efectuar su tramitación y archivo. 9- Organizar los planes de viaje, procediendo posteriormente a efectuar las liquidaciones de gastos, control de facturas, etc. 10- Realizar otro tipo de tareas administrativas según necesidades (fotocopiar, enviar faxes…) 11- Controlar la dotación de material de oficina, solicitando las necesidades al servicio de compras. 2 4.- EZAGUPENAK / CONOCIMIENTOS 4.1. OINARRIZKOAK / BÁSICOS Bachiller Elemental/ Graduado escolar y 2 años de exp. Bachiller Laboral Superior y 1 año de exp. FP I y 2 años de exp. FP II y 1 año de exp. 4.2. BEREZIAK / ESPECÍFICOS Organización de archivos. Manejo de aplicaciones informáticas. 5.- LAN-ESPERIENTZIA / EXPERIENCIA 3 a 6 meses. 6.- EGIN BEHAR DIREN BURU-AHALEGINAK / ESFUERZO MENTAL Puede existir fatiga mental por esfuerzo disperso para solucionar actividades simultáneamente. 3 7.- AUTONOMIA - EKIMENA / AUTONOMIA - INICIATIVA 7.1. AGINTE-MAILA / POSICION JERARQUICA ZUZENEKO NAGUSIAREN LANPOSTUA PUESTO DEL/A JEFE/A INMEDIATO/A DIRECTOR/A RR.HH DIRECTOR/A DIRECCIÓN ERTZAINTZA DIRECTOR/A RR.GG ZUZENEKO NAGUSIAREN DAUDEN BESTE BATZUK OTROS QUE DEPENDAN ASIMISMO DEL/A JEFE/A INMEDIATO/A GALDEKIZUNA ERANTZUNEN DUENAREN LANPOSTUA PUESTO DEL/A ENTREVISTADO/A SECRETARIO/A DE ALTO CARGO DIRECTOR/A RR.HH JEFE/A DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN JEFE/A DIVISIÓN GESTIÓN PERSONAL JEFE/A ÁREA ASISTENCIA LETRADA JEFE/A ÁREA PERSONAL SAAS JEFE/A ÁREA ORGANIZACIÓN Y COORDIN. JEFE/A ÁREA RECLAMACIÓN DE DAÑOS DIRECTOR/A DIRECCIÓN ERTZAINTZA JEFE/A ÁREA EXPLOTACIÓN HELICÓPTEROS JEFE/A ÁREA LABORATORIO DIRECTOR/A RR.GG JEFE/A DIVISIÓN TÉCNICA MANTENIM. JEFE/A DIVISIÓN GABINETE TÉCNICO JEFE/A DIVISIÓN TECNOLOG. INFORMAC. Y TELECOMUNICACIONES JEFE/A ÁREA CONTRATACIÓN JEFE/A ÁREA CONTABILIDAD Y PRESUP. JEFE/A ÁREA CONSULTORÍA INTERNA Y GESTIÓN DE CENTROS 7.2- AUTONOMIA. ERABAKIAK / AUTONOMÍA. DECISIONES Autonomía en la organización de su trabajo. 4 7.3. EKIMENA / INICIATIVA Recibe instrucciones generales, verbales, sobre el quehacer del/a superior jerárquico/a y en ocasiones sobre la agenda de actividades del día. En ocasiones se le fijan instrucciones concretas y detalladas. 7.4. LANPOSTUAK JASATEN DUEN KONTROLA / CONTROL EJERCIDO SOBRE EL PUESTO Normalmente, la supervisión de las tareas la realiza el/la superior jerárquico/a al finalizar las mismas. En el caso de recepción y canalización de la información, atención de llamadas telefónicas, mantenimiento y organización de archivo…etc la supervisión es global. 8.- EGINKIZUNAGATIKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIÓN 8.1. LANPOSTUAREN BALIO ERANTSIA / VALOR AÑADIDO DEL PUESTO SARRERAK / ENTRADAS BALIABIDEAK / MEDIOS IRTEERAK (EKOIZKINAK / ZERBITZUA) SALIDAS (PRODUCTOS / SERVICIO) GIZAKIZKOAK / HUMANOS Solicitudes Llamadas telefónicas y visitas. Correspondencia, documentación. Oficios, cartas, informes. Recepción y atención. TRESNERIA / GAIAK EQUIPO / MATERIALES Herramientas informáticas Impresos Libros de registro DIRUZKOAK / PRESUPUESTARIOS 5 Archivo, tramitación. Informatización de textos Organización de viajes. Solicitud de materiales Notificaciones 8.2. EMAITZEN DUEN ERAGINA / INCIDENCIA SOBRE LOS RESULTADOS Errores de previsión, en la informatización, de archivo, que pueden ocasionar retrasos y/o pérdida de imagen, subsanables salvo en los de previsión que al contar con plazos sería de difícil o imposible restauración. Repetición y/o corrección de trabajos 9.- HARREMANEKIKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR LAS RELACIONES 9.1. BARRUKOAK / INTERNAS Con quien Personal de Áreas/Divisiones de la propia Dirección y del resto de Direcciones Con que frecuencia Frecuentes Para que Comunicación con el/la superior jerárquico/a, intercambiar información, coordinar trabajos, reuniones, visitas, resolver consultas y peticiones, tramitar expedientes etc... 9.2. KANPOKOAK / EXTERNAS Con quien Personal de otros Departamentos y Organismos tanto de la Comunidad como del Estado, Centrales Sindicales etc.… Con que frecuencia Para que Comunicación con el/la superior jerárquico/a, intercambiar información, coordinar trabajos, reuniones, visitas etc... Habitual Agencias de Viajes Organizar los viajes. 6 10.- INOREN LANAGATIKAKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR EL TRABAJO DE OTROS ZUZENAK / DIRECTOS MAILA / CATEGORÍA ZEHARKAKOAK / INDIRECTOS MAILA / CATEGORÍA 11.- LANPOSTUAREN BESTE ZEHAZTASUN BATZUK / OTROS ASPECTOS DEL PUESTO DE TRABAJO El puesto exige por los contactos constantes con Altos Cargos, protocolo, discreción, habilidades sociales, etc. Habitualmente maneja información de carácter confidencial. Disponibilidad para la ampliación de la jornada. 7 LANPOSTUDUNAREN OHARRAK / OBSERVACIONES DEL/A TITULAR Eguna / Fecha: Izenpea / Firma: ZUZENEKO NAGUSIEN OHARRAK / OBSERVACIONES DEL/A SUPERIOR INMEDIATO/A Eguna / Fecha: Izenpea / Firma: TEKNIKARIAREN IZENA / NOMBRE DEL/A ANALISTA: Eguna / Fecha: Izenpea / Firma: 8