INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/014 “APOYO AL PROGRAMA DE EMPLEO TRANSITORIO TRABAJAR II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/014. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/014 “Apoyo al Programa de Empleo Transitorio Trabajar II”, de acuerdo al Documento suscripto el 20 de agosto de 1997 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4195-AR “Segundo Proyecto de Protección Social”, suscripto el 7 de julio de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas 1 a 4 que forman parte del mismo. 1 b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1. Copia de la Situación Financiera al 31/12/98, emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires. 2. Copia del Listado GL 3601 “Combined Delivery Report” y GL 3600A, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, emitidos por la Sede Central del PNUD en Nueva York, y certificados y conciliados por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP). El estado expuesto en I- a) surge de registros contables llevados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue confeccionado por la Unidad Coordinadora del Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta Auditoría con fecha 19/03/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Cabe señalar que nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 04/01/99 y el 26/02/99, y el 19/03/99. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos 2 adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS La UCP no ha tenido en cuenta el principio básico de control de “corte de documentación” para el registro de las operaciones del proyecto. Al respecto, se verificó que no se ha registrado en forma correlativa la documentación emitida (cheques), quedando a la fecha de cierre del ejercicio comprobantes en cartera sin registrar. Cabe informar que dichos comprobantes fueron contabilizados en enero de 1999. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en IIIprecedente, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/014 “Apoyo al Programa de Empleo Transitorio Trabajar II” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 20/08/97. Con relación a lo estipulado en el inciso 7 del apartado B, mencionado en el párrafo “IIAlcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 9 de abril de 1999. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/014 “APOYO AL PROGRAMA DE EMPLEO TRANSITORIO TRABAJAR II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/014. Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/014 "Apoyo al Programa de Empleo Transitorio Trabajar II", que forma parte integrante del Convenio de Préstamo N° 4195-AR BIRF, y sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los comentarios sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP), que se detallan a continuación: A- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL 31/12/98 1- CONTRATACIÓN DE CONSULTORES-LEGAJOS Observación: Salvo algunas excepciones, los currículos presentados por los distintos postulantes se agregan a los legajos en fotocopia, sin estar debidamente suscriptos por los consultores (firma en original) y sin la fecha de presentación. Recomendación: Adjuntar los antecedentes presentados por los distintos postulantes en original o en su defecto, firmado en original y con fecha de presentación. Comentario de la UCP: En función de la recomendación realizada se implementó el procedimiento de fechado y sellado de la documentación. 4 B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO 1- REGISTROS Observación: La UCP no ha tenido en cuenta el principio básico de control de “corte de documentación” para el registro de las operaciones del proyecto, generando, en consecuencia, distorsiones en la información. Del análisis realizado se verificó que no se había registrado la documentación emitida (cheques) en forma correlativa, quedando a la fecha de cierre del ejercicio comprobantes en cartera sin registrar Comentario de la UCP: En el mes de diciembre de 1998, a posteriori de la emisión de los cheques para el pago de liquidación de servicios de consultoría, en forma extraordinaria y por razones ajenas al Proyecto (disminuciones de cuotas presupuestarias), se debió postergar el devengamiento de determinados pagos hasta el mes de enero de 1999. Recomendación: Tener en cuenta aquellas pautas básicas de control recomendadas por la profesión contable para el registro de las operaciones, utilizando un registro auxiliar en el que se asienten en forma correlativa los movimientos bancarios del Proyecto. 5 2- CONTRATACIÓN DE CONSULTORES a) Legajos Observaciones: 1- En varios casos el domicilio que consta en el contrato suscripto por el consultor no indica la provincia de la cual es oriundo. 2- Algunos contratos de consultoría no estaban inicialados por el contratado en todas sus hojas. 3- Las solicitudes de contratación no se encontraban fechadas. 4- Algunas declaraciones juradas presentadas por los consultores sobre incompatibilidad para ejercer la función no tenían fecha. Comentarios de la UCP: 1- El dato fue incluido en todos los casos en las solicitudes de contratación. A partir de la observación de la Auditoría se está reforzando el control de carga de esa información. 2, 3 y 4- En función de las observaciones realizadas se implementó el procedimiento de fechado y sellado de la documentación. Recomendaciones: A efectos de mejorar la calidad de la información contenida en los respectivos legajos individuales de los consultores contratados por el Proyecto se recomienda: 1- Incluir la provincia de la cual es oriundo el consultor contratado. 2- Inicialar todas las hojas de los contratos de consultoría suscriptos. 3 y 4- Verificar que toda la documentación incorporada en los respectivos legajos posea la fecha correspondiente. b) Informes 6 Observaciones: 1- En algunos casos los informes de avance y/o finales presentados por los profesionales contratados son meramente descriptivos de tareas realizadas, sin abundar su contenido en ningún tipo de análisis, observaciones o conclusiones de la labor realizada. Así por ejemplo, algunos de los informes presentados por los consultores encargados de supervisar proyectos, sólo detallan los proyectos visitados y la distancia recorrida para tal fin, no agregando ningún tipo de comentario o conclusión sobre las visitas realizadas. 2- Los informes finales presentados por un consultor describen tareas de un Proyecto ajeno al que nos ocupa (Proyecto Joven). Comentarios de la UCP: 1- Los informes de avance y/o finales realizados por los consultores que realizan tareas rutinarias (supervisores, evaluadores, etc.) tienen una estructura tipo resumen y son, por lo general, descriptivos de las actividades puntuales realizadas por el consultor con relación al cumplimiento de lo previsto en los términos de referencia contractuales. La información pormenorizada de cada proyecto visitado no es exigida en este tipo de informes. Estos datos son cargados en el sistema integrado de información, que incluye la información analítica de los Proyectos. 2- Se debe a que se tuvo la necesidad de optimizar al máximo la utilización de los recursos humanos existentes. En esta situación no se descuida el cumplimiento de las actividades específicas previstas en sus términos de referencia. Recomendación: Debe mejorarse la calidad de la información que contienen los informes presentados por los consultores contratados por el Proyecto. 7 c) Contratos Observaciones: 1- Dos consultores examinados no cumplen con el requisito obligatorio de profesional universitario o terciario, establecido para la función a desempeñar conforme al contrato suscripto (consultor BI y CI, respectivamente). 2- En un caso analizado no se ha dado cumplimiento a lo requerido en los términos de referencia de la contratación: se solicitaba “profesional con título habilitante para la construcción y conducción de obras civiles (arquitecto, ingeniero, maestro mayor de obra, etc.)”, y se formalizó el contrato de consultoría con una persona que sólo acredita ser perito mercantil –no se adjunta título al legajo-. Comentarios de la UCP: 1- En los dos casos observados, se acompañó oportunamente la solicitud de contratación o recategorización con una nota donde justifica y fundamenta el procedimiento en la idoneidad de los consultores, basados en sus experiencias en puestos de trabajo que los habilitan para un eficaz desempeño de sus funciones especificadas en los términos de referencia. 2- El no cumplimiento del requisito del título se encontraría justificado por acreditar cuantiosos conocimientos en construcciones civiles y obras de interés social. Recomendación: Tener en cuenta la normativa dispuesta en el capítulo III del Manual de Gestión de Proyectos del PNUD, sobre las condiciones que deben cumplir los profesionales para su contratación. 8 3- GASTOS DE MOVILIDAD Observación: Del análisis realizado sobre una muestra de las liquidaciones practicadas por el Proyecto en concepto de viajes, viáticos y gastos de movilidad surge que se han liquidado excesivos gastos de movilidad a un consultor por visitas de supervisión a proyectos dentro de la Provincia de Salta (ejemplo del mes de julio de 1998: 6239 Km recorridos en la misma provincia). Téngase en cuenta que del resto de las erogaciones analizadas por este concepto se observó que las distancias recorridas mensualmente por los consultores resultan considerablemente menores a las señaladas. Comentario de la UCP: Se ha tomado nota de la observación, se han consultado mapas de distancias, obtenido opiniones externas sobre la razonabilidad de los recorridos realizados y se han derivado todos los antecedentes a la Dirección Regional respectiva a fin de una nueva verificación y ratificación o rectificación de lo observado. 4- LIQUIDACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA Observación: En algunos casos el Proyecto procedió a la liberación de pagos correspondientes a honorarios profesionales en una fecha anterior a la del período que se liquida. Comentario de la UCP: Como excepción y por necesidades de índole personal se autorizó adelantar el pago de los honorarios. Recomendación: No liberar pagos en forma anticipada al período que se liquida y sin la aprobación, en caso de corresponder, de los informes de avance y/o finales que deben presentar los consultores, conforme los términos de referencia suscriptos. 9 5-CONCILIACIONES BANCARIAS Observación: Se ha verificado que el Proyecto mantiene en sus conciliaciones bancarias partidas pendientes (débitos y créditos) que corresponden a movimientos de varios meses anteriores. Comentario de la UCP: Es pertinente la observación, que coincide con las preocupaciones de la administración del Proyecto, que reiteradamente ha reclamado al Citibank que regularice en tiempo y forma la información sobre la operatoria bancaria. Debido a estas dificultades y al alto costo operativo, se han iniciado trámites para el cierre de la cuenta y la apertura en otra entidad que preste un servicio eficiente acorde a la necesidad del Proyecto. Recomendación: Analizar y regularizar aquellas partidas pendientes incluidas en las conciliaciones bancarias preparadas por el Proyecto. BUENOS AIRES, 9 de abril de 1999. 10 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/014 “APOYO AL PROGRAMA DE EMPLEO TRANSITORIO TRABAJAR II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998) El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, entre otros procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento; - tests o pruebas de transacciones; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento del Proyecto; - análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto; - pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados; - análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto; - análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores; - verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no fungible; - inspección ocular del equipo no fungible; - circularización bancaria y confirmaciones a terceros; - como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios. 11 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100% de los orígenes de fondos del ejercicio 1998; y - el 11,02 %; 25,88 % y 89,95 % de los gastos correspondientes a "Viajes y Viáticos" (línea 15), “Consultores” (líneas 13 y 17) y Gastos Varios (línea 53) respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/98. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 9 de abril de 1999. 12