INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/005 “DESARROLLO MUNICIPAL” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/95/005. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/95/005 “Desarrollo Municipal”, de acuerdo al Documento suscripto el 22 de agosto de 1995 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del “Programa de Financiamiento a Municipios” (PRODISM), Convenios de Préstamo N° 830/OC BID y N° 3860-AR BIRF. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, expresado en pesos y en dólares. b) Estados Contables (de Activo y Pasivo) del Proyecto al 31 de diciembre de 1999, expresado en pesos y dólares estadounidenses, y notas 1 a 3 que forman parte del mismo. 1 c) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99”, emitida en dólares estadounidenses por la oficina Buenos Aires del PNUD, y conciliada por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP). 2.-Copia del Listado “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP. Los estados expuestos en a) y b) precedentes surgen de registros contables llevados en pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fueron confeccionados por la UCP y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados en su totalidad a esta Auditoría con fecha 08/03/2000 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 04/11/99 y el 26/02/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los 2 registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/95/005 “Desarrollo Municipal” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 22/08/95 y posteriores revisiones. Con relación a lo mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 10 de abril de 2000. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/005 “DESARROLLO MUNICIPAL” (Ejercicio finalizado el 31/12/99) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/95/005. Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/95/005 “Desarrollo Municipal”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los siguientes comentarios: A) RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS AL 31/12/99. 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Se ha verificado que, en algunos casos, los pagos por los servicios de consultoría se han realizado en una fecha anterior a la de emisión del respectivo comprobante (factura o recibo); además, no se pudo constatar la fecha de ingreso en la UCP de estos comprobantes, por carecer de un sello de recepción. 4 Comentario de la UEC: En la práctica el Programa formaliza el pago de honorarios por el principio de lo devengado y la prestación del efectivo servicio, la facturación por parte de los consultores que emiten recibo se produce una vez que los mismos han verificado que se han acreditado los fondos en sus respectivas cuentas. En relación con aquellos que emiten factura se tomarán los recaudos necesarios para que facturen con una antelación razonable a la finalización del mes, cabe destacar que por cláusula contractual corresponde que debe estar a disposición de los consultores el pago de honorarios el último día hábil del mes. No obstante lo expresado en los párrafos anteriores se tendrá en cuenta la recomendación formulada. Recomendación: No librar pagos sin el correspondiente respaldo documental que los habilite. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) REGISTROS CONTABLES Observación: La registración contable se realiza a través de un único asiento mensual, no teniendo el Proyecto un subdiario egresos que respalde la información. No refleja los movimientos analíticos de cada cuenta, resultando dificultoso conformar cada una de las cifras volcadas en las respectivas imputaciones. Comentario de la UEC: Si bien es cierto que no se llevan registros subdiarios, sí se cuenta con planillas hechas en excel, que hacen las veces de subdiario y de ellos se pueden componer los saldos de los asientos generales. 5 A partir del ejercicio actual se ha implementado la aplicación de un sistema contable que permite conocer con un alto grado de detalle analítico las registraciones efectuadas. Recomendación: Atento la metodología aplicada en la registración, asientos mensuales, llevar subdiarios -de ingresos y egresos- en forma analítica y por concepto que den cuenta de la información registrada. 2) DISPONIBILIDADES Observación: Las conciliaciones bancarias no se encuentran firmadas por la persona encargada de realizarlas y la responsable de supervisarlas. Comentario de la UEC: Se procederá a dejar evidencia del control por oposición de intereses según la recomendación planteada por la AGN. Todas las conciliaciones bancarias posteriores al 31/12/99 se encontrarán inicialadas por la persona responsable de realizarlas y firmadas por el responsable de supervisarlas. 3) PROFESIONALES NACIONALES Observaciones: 1) Con referencia al Estudio de Situación Municipal, que concluyó con la emisión de un informe final, se procedió a la contratación de consultores individuales (106 profesionales). Al respecto cabe expresar que de acuerdo a las Normas sobre Selección y Contratación de Consultores (capítulo V Selección de consultores individuales) el BIRF señala: “Normalmente se emplea a consultores individuales para trabajos para los que: a) no se necesitan equipos de personal, b) no se necesita apoyo profesional adicional externo (de la oficina central) y c) la experiencia y las calificaciones de la persona a contratar son los requisitos primordiales. Si debido al alto número de 6 consultores individuales la coordinación, la administración o la responsabilidad colectiva se hicieran difíciles, sería preferible contratar a una firma consultora.” 2) En la mayoría de los casos los currículos (C.V.) no están firmados por los profesionales a efectos de acreditar su autoría. 3) En la mayoría de los C.V. no consta la fecha de emisión, y en los pocos que se encuentran, la fecha de los mismos es muy anterior a la del período de contratación (hasta 5 años). 4) En algunos casos no queda evidenciado el proceso de selección utilizando (ternas), sólo constan los antecedentes del profesional contratado. 5) En algunos casos se encuentran ternados personal que, a la fecha de solicitud de contratación, pertenecía a la planta de consultores de la UEC. 6) Se observa que un mismo profesional se incluye en distintos procesos de selección, no guardando relación la calificación obtenida en las distintas presentaciones. 7) En algunos casos la solicitud de contratación no tiene fecha, o es posterior a la firma del contrato. 8) En la mayoría de los casos los TOR’s no están debidamente firmados por el consultor, salvo en algunos casos que tiene una inicial, tal cual lo expresa el contrato en el punto 1) Objeto y Funciones,…"especificado en los Términos de Referencia que se detallan en el Anexo, y también suscriben las partes y que forma integrante del presente"… 9) Se pudo verificar en algunos casos que, si bien los términos de referencia son iguales para una misma categoría, buscando un determinado perfil profesional, los consultores seleccionados responden a diferentes profesiones. 10) En la mayoría de los casos las Declaraciones Juradas no están firmadas por el Consultor. 11) En ningún caso la constancia de la CUIT se encuentra firmada por el profesional. 12) En algunos casos los comprobantes presentados no cumplen con la normativa fiscal vigente (RG.3419). 13) No se tuvo a la vista los respectivos informes de avance que condicionaban los pagos efectuados a los profesionales contratados. De acuerdo a lo manifestado en la Nota N° 7 3707 del PRODISM, de fecha 3/12/99, nos informa que: "Los informes de avance y los finales de los consultores seleccionados en vuestra muestra se encuentran comprendidos en un informe final"… Comentarios de la UEC: 1) Se quiere dejar en claro que la totalidad de las observaciones se deben al Estudio de Situación Municipal (ESM). Con respecto a la contratación de 106 consultores a que se hace referencia cabe consignar al respecto que compartimos vuestra observación en cuanto a que hubiese sido más conveniente encargar dicho estudio a una firma consultora, no obstante la modalidad de contratación adoptada está contemplada en los procedimientos del BID fue acordada con dicho organismo. Las contrataciones fueron avaladas en su totalidad por el BID. 2) En relación a este punto sostenemos que no es condición sine qua non la firma en el C.V. dado que se entrevistaron personalmente a todos los profesionales. 3) Se ha verificado que solamente 3 C.V. se encuentran en esa situación. 4) Se han efectuado todas las contrataciones siguiendo el método de selección por ternas, hemos verificado que en 7 legajos omitimos archivar las ternas correspondientes. 5) Dado que el Estudio de situación Municipal, como se describió más arriba se desenvolvió con independencia respecto de nuestro Programa, 4 consultores que a esa fecha se encontraban contratados por esta UEN y dado que dicha tarea les suscitó un gran interés, por propia decisión decidieron postularse para desempeñarse en el ESM. 6) En cuanto a lo formulado en este punto cabe destacar que si bien un mismo profesional está incluido en distintos procesos de selección, esto obedece a que si dicho profesional no calificó para un determinado puesto, en virtud de sus antecedentes y de la buena impresión que se tuvo de él en las entrevistas se lo tuvo en cuenta para desempeñarse en otras tareas, en cuanto a la calificación o puntaje asignado a cada uno de ellos se fundamenta en que se han calificado de acuerdo a las características y condiciones de las actividades a desarrollar, así puede comprobarse que un profesional 8 con mejores antecedentes laborales y académicos en un puesto de menor rango se lo calificó con menor puntaje dado que el mismo manifestaba tener dificultades para trasladarse al interior del país, aún cuando el ESM le facilitaba todos los medios para tal fin. 7) Con relación a esta observación cabe formular que se trató de una omisión involuntaria, que pudo ser debido a que dicha documentación era objeto de continuos traslados desde las oficinas del ESM hacia las nuestras. 8) Se reitera lo señalado en 7) precedente. 9) Lo que se ha ponderado es la capacidad e idoneidad del profesional contratado. 10) Se reitera lo señalado en 7) precedente. 11) Se reitera lo señalado en 7) precedente. 12) Se reitera lo señalado en 7) precedente. 13) Los consultores a medida que iban desarrollando sus actividades las informaban por escrito a su superior, a fin de mes debían presentar un informe al Coordinador acerca del grado de avance en que se encontraba la confección del informe final. La UEN aprobó pagos en función de estos informes y de los informes de avance que oportunamente fueron presentados por el Coordinador del ESM al Coordinador Ejecutivo del Proyecto. Recomendaciones: 1) Tener en cuenta lo señalado en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III -Recursos Humanos-, puntos 48, 49 y 50 respecto a la metodología de contratación de los servicios profesionales para una actividad específica de acuerdo a términos de referencia requeridos. 2) A efectos de mejorar la calidad de la información se recomienda que la documentación presentada (C.V.) en todos los casos esté debidamente suscripta y fechada. 3) Reiteramos lo señalado en 2) precedente. 9 4) Mantener legajos completos de los profesionales contratados por el Proyecto. 5) Tener en cuenta lo señalado en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno, Capitulo III -Recursos Humanos-, punto 29, respecto a las restricciones para ser contratado como profesionales del Proyecto “tengan un contrato de locación de obra o de servicios vigente con algún otro proyecto del PNUD...”. 6) Mejorar el procedimiento de búsqueda y evaluación de un mínimo de tres postulantes en la selección de consultores. 7) Reiteramos lo señalado en 4) precedente. 8) Dejar debidamente suscriptos los respectivos Términos de Referencia que forman parte del contrato. 9) Constituir en el proceso de selección y evaluación, ternas con profesionales cuyas profesiones respondan al perfil buscado. 10) Profundizar los controles administrativos de la documentación. 11) Reiteramos lo señalado en 10) precedente 12) Se reitera lo señalado en 10) precedente. 13) Dar cumplimiento a lo estipulado en los respectivos términos de referencia que forman parte de los contratos suscriptos con los consultores del Proyecto respecto a la obligación de presentar informes de avance que permitan controlar y evaluar el grado de cumplimiento de las tareas encomendadas. 5) VIAJES Y VIATICOS Observaciones: Del análisis efectuado sobre una muestra de los gastos realizados por el Proyecto en concepto de viáticos sobre el convenio del Estudio de Situación Municipal se observó lo siguiente: a) En la mayoría de los casos no se adjunta a la documentación respaldatoria los respectivos comprobantes que acrediten la realización de la comisión. Al cierre de las tareas de campo este equipo de Auditoría no tuvo a la vista la documentación solicitada, dado que la misma, según nos informó la UEC (Nota N°001 del 04/01/00) se encuentra en el Ministerio del Interior. 10 b) Algunos recibos de cobro de viáticos por parte de los consultores no estaban fechados. c) La convalidación de los viajes en el documento del Proyecto (Línea presupuestaria 15.01-viajes de supervisión a las Provincias) por parte de la Subsecretaría de Cooperación Internacional de la Cancillería es de fecha 14/1/99, mientras que los viajes se realizaron a partir del mes de noviembre/98. Téngase en consideración también que los contratos de los consultores se perfeccionaron a partir de enero de 1999. d) Para la liquidación y pagos de los viáticos correspondientes se procedió a efectuar retiros bancarios por montos globales, sumas que fueron entregadas en efectivo a personal perteneciente a la Secretaría de Asistencia Financiera a las Provincias, quedando como constancia de dicho pago la firma al pie de la Orden de Pago respectiva y recibos correspondientes de cobro por parte de los beneficiarios de dichas acreencias. Comentarios de la UEC: a) Lo solicitado en este ítem no se le facilitó a los auditores dado que nunca estuvieron en nuestro poder. En relación con este tema la UEN verificó que los consultores viajaron y el programa pagó viáticos de viajes que efectivamente se realizaron (tal como fue convalidado por el Coordinador del ESM y verificado por la UEC). Los vouchers no están en nuestro poder dado que no fueron pagados ni tramitados por nuestro programa. b) Se toma conocimiento de esta observación y se procederá en lo sucesivo a que todos los recibos se encuentren debidamente fechados. c) La totalidad de los viajes fueron convalidados por la Secretaría de Cooperación Internacional de la Cancillería. Procedimiento aceptado por el PNUD. d) Tomado conocimiento de esta observación se tomarán las medidas pertinentes a efectos de un mayor control interno. 11 Recomendaciones: a) A efectos de un correcto control de las liquidaciones de viáticos practicadas por el Programa, mantener archivos completos de la información con el suficiente respaldo documental (pasajes) que habilite los pagos efectuados bajo el concepto mencionado. b) Profundizar los controles de la documentación. c) Solicitar las autorizaciones correspondientes con la debida antelación y dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno respecto a quienes pueden viajar, Capítulo III – Recursos Humanos -, punto 91 “Personal profesional técnico y administrativo contratado por el Proyecto”. d) Como norma básica de control interno, canalizar y documentar todos los pagos, excepto aquellos que se realizan a través de caja chica, a través del banco, ya sea por emisión de cheques o transferencias bancarias. 6) INFORMES FINANCIEROS Observación: En todos los casos los Informes Financieros trimestrales (IF) fueron presentados vencidos los plazos estipulados por el PNUD (Capítulo V Recursos Financieros C 3). Se deben presentar a la Subsecretaría de Cooperación Internacional dentro de los 15 días posteriores a la de cierre del trimestre calendario. Comentario de la UEC: Para el futuro se elevarán los Informes Financieros trimestrales (IF) a la Subsecretaría de Cooperación Internacional dentro de los 15 días posteriores a la fecha de cierre del trimestre calendario. Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa del PNUD en la materia. BUENOS AIRES, 10 de abril de 2000. 12 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/005 “DESARROLLO MUNICIPAL” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con los registros que les dieron sustento; - tests o pruebas de transacciones; - verificación de los procesos de desembolso de fondos; - verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto; - análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto; - análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto; - análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores; - verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no fungible; - inspección ocular del equipo no fungible; - circularización bancaria y confirmaciones a terceros; - como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios en las circunstancias. 13 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y - el 92 %; 22,27 %; 47 % y 30,61 %; de los rubros “Equipos”, “Gastos Generales”, “Viajes y Viáticos” y “Personal-Consultores”, respectivamente, que integran el capítulo Aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 10 de abril de 2000. 14