2001_107info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/013 “ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL
DESARROLLO DEL SECTOR MINERO ARGENTINO”
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/013.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera
complementaria detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2000, correspondientes al Proyecto N° ARG/96/013 “Asistencia Técnica para el Desarrollo del
Sector Minero Argentino”, de acuerdo al Documento suscripto el 26 de agosto de 1996 entre el
Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y
posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes de los Convenios de
Préstamo N° 3927-AR y 4282-AR (PASMA y PASMA II), suscriptos el 18 de octubre de 1995 y
el 20 de octubre de 1998, respectivamente, entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas anexas
que forman parte del mismo.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00” emitida por la oficina Buenos Aires
del PNUD, en dólares estadounidenses, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto.
- Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 2000, emitido por la Sede Central del PNUD en Nueva York, y
certificado y conciliado por la Unidad Coordinadora del Proyecto.
El estado expuesto en I- a) surge de registros contables llevados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue confeccionado por la Unidad Coordinadora del Proyecto y es de
su exclusiva responsabilidad.
Los estados definitivos fueron recibidos por esta Auditoría con fecha 18/05/01 y se
adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 07/02/01 y el 07/05/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
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adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) En el estado mencionado en I- a) precedente se expone como saldo disponible
exclusivamente el total de las disponibilidades del Proyecto, conforme los saldos de
los resúmenes bancarios.
b) Con relación a Orígenes de Fondos, el Programa expuso el anticipo recibido de
PNUD por U$S 3.350.000.- y la devolución que aquél efectuó al mencionado
Organismo por una parte de los fondos no utilizados en el presente ejercicio por la
cifra de U$S 8.400.000.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/96/013 “Asistencia
Técnica para el Desarrollo del Sector Minero Argentino” al 31 de diciembre de 2000, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos
en el Documento de Proyecto de fecha 26/08/96 y posteriores revisiones.
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Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente
Informe.
BUENOS AIRES, 18 de mayo de 2001
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/013
“ASISTENCIA TECNICA PARA EL DESARROLLO DEL
SECTOR MINERO ARGENTINO”
(Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2000)
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del
“Proyecto de Apoyo al Sector Minero Argentino” (PASMA), una serie de observaciones y
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno implementados por la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP),
surgidos como consecuencia del examen de auditoría practicado sobre los estados financieros al
31 de diciembre de 2000.
Atento a que la administración del proyecto se lleva conjuntamente con la del PASMA II por la
misma Unidad de Coordinación y que las registraciones se realizan a través de un único sistema
contable, las observaciones y recomendaciones de control que a continuación se exponen
comprenden a ambos Proyectos.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos
que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento
de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y
control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
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A- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO IMPLEMENTADAS
AL 31/12/00
1) CONTRATACIÓN DE CONSULTORES
Observaciones:
Legajos
En ningún caso se encuentra agregado a los legajos individuales los certificados de los
cursos y seminarios realizados que surgen de los respectivos currículos presentados, tal
como indica el punto 30 inciso d., del Capítulo III - Recursos Humanos- del Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno.
Comentario de la UCP: No existe normativa vigente para el proyecto en las normas del
BIRF y del PNUD en relación a la obligatoriedad del tema. De todos modos se
completará la tarea.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos con toda la información que
se relaciona con el proceso de contratación de consultores.
Pagos
En algunos casos las fechas de las órdenes de pago emitidas por el Proyecto son
anteriores a la de los comprobantes que las respaldan.
Comentarios de la UCP: La UCP cumple con las normas al preparar las órdenes de pago
en razón de, 1º) estar establecidas las fechas de pago en los respectivos contratos y, 2º)
poseer los antecitados pagos las características de periódicos y conocidos.
Los beneficiarios tienen el derecho de contar con su cheque al momento de presentarse al
cobro y en tal sentido, la UCP cumple con su deber.
Recomendación: En todos los casos se recomienda contar con el comprobante respectivo
(factura) al momento de proceder a la emisión de la orden de pago.
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Proceso de selección
Del análisis realizado sobre los antecedentes que respaldan el proceso de selección,
evaluación y contratación de consultores se observó:
a) En los casos analizados los curriculum vitae no tienen sello de recepción de la UCP.
b) Falta fecha de emisión en algunos curriculum vitae.
c) Los cuadros de evaluación preparados por la Unidad no poseen fecha de realización.
Comentario de la UCP: No existe normativa vigente para el proyecto en las normas del
BIRF y del PNUD en relación a la obligatoriedad del tema. De todos modos se
completará la tarea.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos con toda la información que
se relaciona con el proceso de contratación de consultores.
B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1) CONTRATACIÓN DE CONSULTORES
Observaciones:
Contratos
a) Falta firma del consultor en los términos de referencia de algunos legajos
correspondientes al tercer trimestre de 2000.
b) En un caso falta firma de la declaración jurada en el primer trimestre de 2000.
c) En un caso falta la declaración jurada por el segundo trimestre de 2000.
Comentario de la UCP: a),b),c) Se ha completado.
Recomendación: Mantener legajos individuales completos con toda la información que
se relaciona con el proceso de contratación de consultores.
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Informes
a) Falta fecha de emisión en los informes relativos al primer, segundo y cuarto trimestre
de un consultor y en el correspondiente al segundo trimestre de otro.
b) Falta sello de recepción de la UCP en los informes trimestrales de seis consultores.
Comentarios de la UCP:
a) y b) Se han completado.
Recomendación: Recepcionar los informes de avance de los consultores ya que en base a
los mismos se autorizan los respectivos pagos.
2) OBRAS
Observación: LPN 16/98 “Obra Edilicia y Provisión de Muebles a la Dirección de
Minería de la Provincia de Tucumán”. Monto del contrato $ 246.323,55:
El recibo de la contratista referido al certificado de obra Nº 1 por $ 46.555,15 fue emitido
sin deducir el correspondiente anticipo del 10 %.
Comentario de la UCP: El contratista presentó todos los documentos establecidos en el
contrato y las normas aplicables, en el recibo de cobro del certificado Nº 1 por error del
contratista figura el monto de $ 46.555,15. Se deja constancia que el pago fue realizado
por la UCP de acuerdo al certificado de obra.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a la documentación
recibida por terceros.
3) COSTOS OPERATIVOS ADICIONALES
Observaciones:
a) Se tuvo a la vista un comprobante de “reembolso de gastos de viaje” sin firmar por el
Coordinador del proyecto.
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b) Con referencia al pago de $ 27.200.- efectuado el 22/11/00 a la UNSJ (Universidad
Nacional de San Juan) por trabajos de consultoría, según contrato el monto del mismo
ascendía a $ 17.200.-, se observó que la enmienda N°1 que respalda la suma abonada
es de fecha 16/01/01.
c) En el pago efectuado a la Dirección de Minería de la provincia de Catamarca surgen
como documentación de respaldo dos contratos de servicios con el mismo número por
dos actividades y montos diferentes.
Comentarios de la UCP:
a) En el documento reembolso de gastos de viaje Nº 0675/00 el solicitante efectúa la
correspondiente solicitud por un monto de $ 378, el cual está firmado por el
beneficiario y faltaba la rúbrica del Coordinador General que ya fue subsanado.
b) Con fecha 10/11/00 la UCP recibió una nota firmada por el Coordinador del área
respectiva donde solicita el pago de $ 27.200, en virtud de que la enmienda N° 1 se
encontraba en proceso de firma por las partes y existía urgencia para comenzar los
trabajos de campo por razones de estacionalidad. Cabe aclarar que dicha enmienda no
modifica el precio final del contrato.
c) Para los fines de seguimiento informatizado e in situ resultó mas conveniente colocarle
un solo número, no existiendo normativa vigente en contrario.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a la documentación
que respalda los pagos efectuados por el Proyecto.
4)
BIENES Y SERVICIOS
Observación: LPI B1.C1 01/2000 (monto del Contrato $ 374.262,80) y LPI A.4B
01/2000 (monto del Proyecto $ 234.335 80) “Adquisición Equipamiento Informático”
Del análisis realizado sobre el proceso licitatorio de ambas contrataciones se detectó que
las ofertas adjudicadas no cumplían con el índice de liquidez requerido en el pliego de
bases y condiciones.
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Comentarios de la UCP:
Según el Pliego en la preparación y presentación de las ofertas establece:
Punto vii: “ Pruebas de que el licitante tiene suficiente liquidez corriente (Activo corriente
sobre Pasivo corriente igual o mayor que dos) para el cumplimiento del contrato.”
Lo expresado entre paréntesis es meramente ejemplificativo y no constituye un
requerimiento excluyente, ni motivo de rechazo de ninguna oferta.
El objeto de las licitaciones públicas internacionales mencionadas consiste en la
adquisición de equipamiento informático que incluye las especificaciones técnicas
pertinentes, listas de bienes y servicios pertinentes y el plan de entregas. Asimismo,
define con claridad la forma en que se realizará la provisión con los ítems instalados y
funcionando, que los mismos deberán ser de reconocidas marcas comerciales y los
comerciantes figurar entre las primeras 100 empresas del Datamation y que el oferente
tendrá una experiencia mayor a tres años y deberá garantizar los servicios de reparación y
mantenimiento en los lugares de instalación.
El método de evaluación pertinente por pasos no establece como requerimiento
excluyente la fórmula “(Activo corriente igual o mayor que dos)” y ambas empresas
demostraron en la evaluación general realizada por el Comité de evaluación conformado
por profesionales y técnicos de los distintos sectores involucrados y en la práctica la
capacidad financiera y técnica para cumplir con la provisión, instalación, puesta en
funcionamiento y mantenimiento durante el período de garantía establecido.
Al día de la fecha el Proyecto ha provisto, sin objeción alguna de los organismos que los
recepcionaron y utilizan, el equipamiento informático que entre otros se sintetizan a
continuación:
61 computadoras Servidores de redes locales de datos.
63 computadoras tipo notebook portátiles
581 computadoras completas para puestos de trabajo.
25 impresoras tipo plotter.
10 mesas digitalizadoras.
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Recomendación: Dar cumplimiento a todas las condiciones establecidas en los pliegos
confeccionados a tal efecto.
BUENOS AIRES, 18 de mayo de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/96/013
“ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL DESARROLLO DEL SECTOR MINERO
ARGENTINO”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/013.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo, los siguientes procedimientos:
- confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno del proyecto;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis del movimiento de las cuentas bancarias del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
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- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000 y el 36,26 % de las aplicaciones,
expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto, por el ejercicio
finalizado el 31/12/00, de acuerdo al siguiente detalle:
Línea
Aplicaciones
Importe
% de incidencia
% de muestra
Presupuestaria
del Ejercicio
muestra
del rubro
analizada
13
69.300.-
-.-
0,61
-.-
336.976,80
-.-
2,98
-.-
17
1.594.375,67
285.959.-
14,12
17,94
21
5.943.416,40
3.107.447,76
52,62
52,28
32
923.235,86
101.923,30
8,17
11,04
33
4.168,38
-.-
0,04
45
1.937.062,52
546.696.-
17,15
52
2.500.-
-.-
0,02
53
483.704,20
53.269,54
4,29
11,01
11.294.739,91
4.095.295,60
100
36,26
15-16
Totales
28,22
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Coordinadora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 18 de mayo de 2001.
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