2001_121info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/038
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO REGION OESTE DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/038.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/038
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto
Región Oeste del Programa Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II”, de acuerdo al
Documento suscripto el 22/01/99 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde
asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000 (movimientos del
ejercicio y comparativo con el ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses,
y anexos que lo acompañan.
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b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1. Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto.
2. Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, certificado y conciliado por la Unidad de Coordinación del Proyecto.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD
(U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su
exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 08/06/01
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 09/03/01 y el 02/05/01 y el
08/06/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
2
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por
el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Se encuentran subvaluados los Usos de Fondos en la suma de USD 58.109,12 como
consecuencia de haberse registrado en el Proyecto ARG 98/019 erogaciones
correspondientes al Proyecto ARG 98/038, tal como se detalla seguidamente:
Línea
Concepto
Monto USD
21.01
Subc. O. Civil CS y CDI
35.087,87
45.02
Equipos No Fungibles
23.021,25
58.109,12
b) El saldo de las disponibilidades de fondos al cierre (31/12/00) se expone en menos en la
suma de USD 22.934,85 tal como se detalla en ANEXO I (Disponibilidad de Fondos al
cierre 31/12/00) del Estado de Fuentes y Usos mencionado en I a) precedente.
c) Se observaron diferencias poco significativas entre la información expuesta como
“Costo de Apoyo PNUD” en el Estado mencionado en I- a) precedente y la que surge
del citado en I- b) 1.. Al respecto, cabe mencionar que dichas discrepancias fueron
debidamente conciliadas por esta Auditoría.
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a) y b)
precedentes, el Estado de Fuentes y Usos de Fondos e información financiera
complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/98/038 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la
Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Región Oeste del Programa Materno Infantil y
Nutrición-PROMIN II” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones realizadas
durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales
y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto del 22/01/99 y sus
posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 14 de junio de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/038
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO REGION OESTE DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el
ejercicio finalizado el 31/12/00, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/038 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Región
Oeste del Programa Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II”, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de
la provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y
acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/00
1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observación: Reiteramos lo expresado en ejercicios anteriores respecto a que a la fecha de
emisión del presente informe, no se tuvo a la vista el Libro Mayor de Bienes No Fungibles,
que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto.
Comentario de la UEP: El mismo se encuentra en la etapa final de confección con los
Municipios de Merlo, Moreno, Malvinas Argentinas, San Miguel y José C. Paz.
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Recomendación: Mantener actualizado el Libro Mayor de Bienes No Fungibles, tal como
lo sugiere el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el
Gobierno, del PNUD (Capítulo IV –Recursos Físicos-, puntos 21 y 22).
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CAPACITACIÓN
Pagos
Observaciones:
a) En todos los casos, de la muestra analizada, se observó que la fecha de los
comprobantes (factura y/o recibo) es posterior a la fecha de liquidación y de las órdenes
de pago que las identifican.
b) Con referencia a la orden de pago N° 30 se observó que la misma no sigue el orden
cronológico respecto de su fecha de emisión.
Comentarios de la UEP:
a) Con respecto al pago de los capacitadores en general los mismos poseen recibo y no
facturas, donde el recibo es correcto que se extienda con la fecha en que recibe el pago,
para el caso de las facturas se tomará en cuenta la observación para el próximo ejercicio.
b) La no correlatividad de la Orden de Pago 30, se origina que al dar el N° de la misma se
confundió el Proyecto y se le dio número del Subproyecto Quilmes y no fue detectado
hasta el momento de la Auditoría.
Recomendaciones:
a) Emitir en todos los casos las órdenes de pago contra documentación de respaldo.
b) Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
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2) SUBCONTRATOS
Observaciones: Contrato de consultoría celebrado con la Fundación "Servicio
Universitario Mundial" (SUM) "Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo
Administrativo". Carta Acuerdo de fecha 9 de junio de 1999. Monto $ 338.642,70.
a) No se tuvo a la vista la factura correspondiente a la cuota N° 7 (Orden de Pago N°143)
por $ 25.066.-. Así también, debe mencionarse que la orden de pago N° 143 no se
encontraba firmada por la consultora.
b) En varios casos analizados la fecha de factura era posterior a la fecha de la orden de
pago y al pago.
c) En algunos casos no se respetó la correlatividad numérica de las órdenes de pago
respecto a su fecha de emisión. Como ejemplo se cita:
OP N°
Fecha de Emisión
168
07/02/00
157
28/02/00
Comentarios de la UEP:
a) Se adjunta copia de la factura.
b) Como los vencimientos de la Carta Acuerdo están predeterminados en el contrato la
liquidación se realiza sin necesidad de facturar previamente y la misma se toma como
factura-recibo del pago.
c) En la Orden de Pago 168 por un error involuntario (se utiliza como modelo el pago
anterior por ser repetitivo todos sus datos) de no cambiar la fecha de confección en la
Orden de Pago de PNUD la que no coincide con la fecha de la contabilidad que es
30/03/2000 y fue pagada con fecha 04/04/00 de acuerdo al recibo.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos y matener archivos completos
y ordenados de la información.
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3) REGISTROS
Observaciones:
a) De la aplicación de procedimientos de auditoría, sobre la muestra analizada, no se ha
registrado como Usos de Fondos, según se detalla seguidamente, la suma de USD
58.109,12, en virtud de que fueron registradas en el Proyecto ARG 98/019:
Línea
Concepto
Monto USD
21.01
Subc. O. Civil CS y CDI
35.087,87
45.02
Equipos No Fungibles
23.021,25
58.109,12
b) El saldo de las disponibilidades de fondos al cierre (31/12/00) se expone en menos en la
suma de USD 22.934,85 tal como se detalla en ANEXO I (Disponibilidad de Fondos al
cierre 31/12/00) del Estado de Fuentes y Usos adjunto.
Comentario de la UEP: a) y b) Tal como se expresó en el Proyecto Mar del Plata las
inversiones del Proyecto Oeste se encuentran subvaluadas por un error involuntario en la
confección de los cheques y al momento de regularizarse no se contaba con los fondos
suficientes. Se regulariza en el ejercicio 2001.
Recomendación: Canalizar los pagos de cada Proyecto, atento que la UEP mantiene la
administración de varios de ellos, por las cuentas correspondientes, profundizando los
controles y conciliando periódicamente la información.
4) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: Se observó que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por
ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez.
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Comentario de la UEP: Nunca se intervino con sello de cancelación. Vista la observación
se toma conocimiento para solucionar la misma en el próximo ejercicio.
Recomendación: Dejar constancia del pago en aquellos documentos que fueron
cancelados por el Proyecto.
BUENOS AIRES, 14 de junio de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/038
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO REGION OESTE DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/038.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con los registros
en moneda local y extranjera que les dieron sustento.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones bancarias.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
- el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2000; y
- el 86,37 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de
Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del
% de incidencia
ejercicio $
del rubro
Presupuestaria
Importe muestra % de muestra
$
analizada
17.01
Cons.Sup.Obra Bs.As.
19.740,00
3,40
0,00
21.02
Capacitación
104.500,00
17,99
104.500,00
100,00
21.03
Diagnóstico Com.Social
10.744,25
1,85
10.744,25
100,00
21.04
Fortalecimiento Instituc.
101.900,35
17,54
98.887,26
97,04
21.06
Obras CDI y CS
278.962,61
48,03
269.200,86
96,50
21.07
Inspección de Obras
11.904,30
2,05
0,00
0,00
45.01
Equipos no fungibles
37.447,13
6,45
17.236,37
46,03
53.01
Vs.Comunicación Social
8.018,20
1,38
0,00
0,00
53.02
Vs.Movilidad Consultor.
707,40
0,12
0,00
53.03
Gstos. Bancarios
1.139,82
0,20
1.139,82
53.04
Varios UEP (Pcia)
Totales
5.805,00
580.869,06
1,00
100,00
0,00
0,00
100,00
0,00
0,00
501.708,56
86,37
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Buenos Aires no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 14 de junio de 2001.
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