INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES” CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE N° ATN/SF-4862-AR BID (Ejercicio 1998) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/98, correspondientes al “Programa de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles” (PROAME), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable Nº ATN/SF-4862-AR, suscripto el 05/06/95 entre el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y la Nación Argentina, y sus modificaciones. El programa es llevado a cabo por la Secretaría de Desarrollo Social de la Presidencia de la Nación, a través de una Unidad Ejecutora (UEP) creada al efecto, con la participación de Organizaciones no Gubernamentales y Organizaciones Comunitarias en las provincias participantes. 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Situación al 31 de diciembre de 1998, comparativo con el acumulado al cierre del ejercicio anterior, expresado en pesos, y notas anexas N° 1 a 3 que forman parte del mismo. b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos correspondiente al ejercicio comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos. c) Estado de Inversión al 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos. d) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31 de diciembre de 1998, expresado en pesos. Los estados fueron preparados por la UEP sobre la base de planillas auxiliares elaboradas en pesos al tipo de cambio $1 = USD 1 y son de su responsabilidad. Los estados definitivos fueron presentados oficialmente a esta auditoría con fecha 23/06/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/04/99 y el 11/06/99. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. 2 III- ACLARACIONES PREVIAS En el rubro Aportes del Estado de Situación al 31/12/98, la cuenta “Aporte Local Proyectos” ($ 4.038.538,80) incluye aportes en especie por un monto de $ 1.441.807,07 que deberían haber sido expuestos en la cuenta “Aporte Complementario Proyectos”, como surge de la nota 3 correspondiente. Idéntica situación se produce en el estado expuesto en I- b) precedente. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en IIIprecedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Programa de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR BID del 05/06/95 y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 21 de julio de 1999. 3 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE N° ATN/SF-4862-AR BID “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES” (Ejercicio 1998) Al señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría sobre los estados financieros del “Programa de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles”, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1998, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR, suscripto el 05/06/95 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y sus modificaciones. Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, se formulan las siguientes consideraciones: 1) Sección 1.01: Finalidad de la Contribución. Al 31/12/98 el Programa ha suscripto Convenios de Cooperación con 71 entidades participantes, de los cuales 69 continúan en ejecución. 4 2) Sección 1.04: Monto de la contribución por USD 19.720.000.-. Al 31/12/98 el BID había desembolsado un total de USD 12.630.024,18. 3) Sección 1.05: Aporte de contrapartida por USD 7.420.000.-. La información requerida obra en nota 3 al Estado de Situación al 31/12/98 adjunto al presente informe ($ 2.596.731,73). 4) Sección 2.01: Servicios de consultoría. Cumplida. Al respecto cabe tener en cuenta lo señalado en B- 2) de nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente. 5) Sección 2.03: Adquisición o alquiler de bienes. Cumplida. 6) Sección 2.04: Estados financieros. La UEP elevó a esta auditoría los estados financieros definitivos del Programa, correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, con fecha 23/06/99. Del análisis realizado sobre las registraciones del Programa surgieron discrepancias en cuanto a los criterios de imputación adoptados por la UEP que fueron subsanados al cierre del ejercicio. Al respecto, durante 1998 el Programa continuó registrando los cargos al rubro Inversiones en el momento de producirse los giros de anticipos de fondos a los distintos proyectos y no en el momento de efectuarse la respectiva rendición. Esta situación es 5 corregida al cierre de cada ejercicio (en este caso al 31/12/98) cuando se procede a efectuar los ajustes pertinentes. 7) Sección 2.05: Otros compromisos. La UEP celebró cartas convenio con cada una de las entidades ejecutoras, las que incluyen disposiciones y lineamientos iguales a los acordados con el BID. 8) Sección 2.07 (b): Seguimiento del Programa. Se tuvieron a la vista los ayuda memoria preparados por la UEP (Reuniones anuales de evaluación) en los que se analiza el estado de situación de los Proyectos. 9) Sección 2.07 (d): Informes de Progreso. Cumplida. Mediante notas CAR-4044/98 y CAR-1640/99 del 25/08/98 y 07/04/99, respectivamente, el BID informa que ha dado por cumplida la presentación de los informes de Progreso correspondientes al primer y segundo semestres de 1998. BUENOS AIRES, 21 de julio de 1999. 6 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES” CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE N° ATN/SF-4862-AR BID (Ejercicio 1998) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos. El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Programa de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles”, Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR BID, una serie de observaciones y recomendaciones relativas a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno del mismo surgidas como consecuencia del examen de auditoría practicado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998. Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos, realizadas sobre la base de muestras selectivas, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas aplicables en la materia. A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS AL 31/12/98. 7 1) INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES Observación: Se mantiene la observación efectuada en ejercicios anteriores respecto a que la descripción de procedimientos y funciones puestos a nuestra disposición no constituyen un manual de procedimientos y funciones. Comentario de la UEP: Entre las condiciones de implementación del Programa no figuraba la existencia de un Manual Operativo. No obstante ello, se han implementado distintas normas y procedimientos administrativos que, si bien no conforman un manual propiamente dicho, fijan criterios operativos de administración. Recomendación: Formalizar y mantener normas de procedimientos y funciones que definan las responsabilidades y obligaciones de cada uno de los sectores que integran el Proyecto. 2) CONTABILIDAD 1. SISTEMA CONTABLE Observación: Se mantiene el sistema de información contable-financiera implementado en el ejercicio precedente, conformado en una base de datos que no constituye un sistema integrado de información. Comentario de la UEP: Anualmente se revisan los mecanismos de seguridad a fin de chequear la consistencia y la confiabilidad de la información contable y financiera obtenida. Recomendación: Implementar un sistema integrado de información. 8 2. REGISTRACION CONTABLE Observación: Reiteramos nuestra observación sobre el criterio utilizado por el Programa para la registración de las erogaciones, en cuanto a que se continúan registrando los cargos a la cuenta de Inversión en el momento de producirse los giros de anticipos de fondos a los distintos Proyectos y no al momento de efectuarse la respectiva rendición, corrigiéndolo todo al cierre del ejercicio, a fin de reflejar correctamente las cuentas de inversión. Comentario de la UEP: Si bien la contabilidad carga a la cuenta de inversión los montos desembolsados a los distintos proyectos, se llevan extracontablemente los saldos a rendir de cada uno de los proyectos discriminados por categoría de inversión, de modo tal de tener a cada instante el estado completo de información financiera necesaria para el control y la toma de decisiones. Al cierre de cada ejercicio, se efectúa un ajuste global para registrar en la contabilidad los montos a rendir y la inversión real realizada. Este criterio ha sido adoptado en virtud de las posibilidades que ofrece el sistema contable vigente. El sistema correspondiente al PROAME II contemplará la posibilidad de imputar directamente a cuentas de crédito los desembolsos a proyectos. Recomendación: Registrar los hechos económicos del Programa en el momento que se producen conforme las prácticas contables usuales, a fin de contar con la información financiera correcta en cualquier momento. 3) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS (CONTROLES DE LA UEP) Observaciones: Del análisis realizado sobre las erogaciones del Programa hemos observado que persisten las siguientes falencias: 1. En algunos casos la fecha de emisión de los comprobantes respaldatorios es posterior a la orden de pago que emite la UEP. 9 2. Se continúa registrando en una sola cuenta el equipamiento y los distintos materiales que adquieren los proyectos; no se discriminan aquellos bienes inventariables de los que por su carácter no lo son (incluyen dentro de este rubro gastos varios -materiales de librería, folletería, etc.-). Comentarios de la UEP: 1. A fin de corregir el procedimiento que da lugar a la presente observación, hemos orientado las compras a proveedores que contemplen la posibilidad de efectuar pagos previa presentación de su facturación. 2. Sin comentarios. Recomendación: Intensificar los controles que efectúa la UEP, a fin de evitar las falencias administrativas detectadas. 4) CONSTRUCCIONES Observación: Se reitera lo señalado en el período anterior respecto a que la UEP no cuenta con ningún elemento que acredite o exponga el grado o estado de avance de las obras por las cuales el Programa anticipó fondos. En casi todos los casos examinados no se tuvo evidencia del estado de evolución de las obras a través de algún certificado respaldatorio del estado de avance; solamente se agrega a cada rendición efectuada por los proyectos los comprobantes de las erogaciones realizadas (facturas por compra de materiales y por locación de obra de albañilería). Recomendación: Dejar documentadas todas aquellas tareas desarrolladas, tanto por los coordinadores locales como así también por los integrantes de la UEP, respecto al análisis sobre el avance de las obras financiadas con recursos del Programa. 10 B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) INVENTARIO Observación: El registro de inventario puesto a disposición de esta auditoría no detalla la ubicación física de los bienes y al responsable de su custodia. Además, tal como se expone en A- 3) 2., se incluyen los insumos no inventariables como gastos de folletería, insumos de computación, fotocopias, materiales de librería, etc.. Comentarios de la UEP: A partir del ejercicio 1999 se mostrarán separadamente del inventario de equipamiento, los bienes inventariables y los no inventariables. Recomendación: Mantener un registro de inventario de bienes y equipos conforme las prácticas contables usuales. 2) LEGAJOS DE CONSULTORES Observación: No se deja constancia de la recepción de los currículos por parte de la Unidad Ejecutora (sello y fecha). Comentarios de la UEP: Será tenido en consideración. Recomendación: Dejar constancia sobre toda la documentación recibida por la UEP. BUENOS AIRES, 21 de julio de 1999. 11 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES” CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE N° ATN/SF-4862-AR BID (Ejercicio 1998) Como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Verificaciones matemáticas. - Comparación de las cifras de los estados financieros con los registros del Programa. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen. - Tests o pruebas de transacciones. - Confirmaciones bancarias. - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación y análisis de los informes que deben presentar los mismos conforme sus respectivos términos de referencia. - Análisis de la metodología para la adquisición de bienes y equipos. - Cotejo de orígenes con información de terceros -BID-. - Visitas a proyectos. - Visitas a obras. - Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios. 12 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de las cuentas “Aporte BID” y “Aporte Secretaría de Desarrollo Social” por el ejercicio 1998; - el 30,98 % de “Honorarios UEP”; el 37,87 % de los gastos en concepto de “Viajes y Viáticos UEP”; el 51,86 % de la cuenta “Equipamiento UEP” y el 48,40 % de la cuenta “Capacitación Global”, que integran el Capítulo Aplicación de Fondos del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/98; y - las erogaciones (rendiciones) de 10 proyectos formalizados con entidades participantes correspondientes al ejercicio 1998. Asimismo, debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. BUENOS AIRES, 21 de julio de 1999. 13