INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES” CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE N° ATN/SF-4862-AR BID (Ejercicio 1999) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/99, correspondientes al “Programa de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles” (PROAME), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable Nº ATN/SF-4862-AR, suscripto el 05/06/95 entre el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y la Nación Argentina, y sus modificaciones. El programa fue llevado a cabo por la ex Secretaría de Desarrollo Social de la Presidencia de la Nación, a través de una Unidad Ejecutora (UEP) creada al efecto, con la participación de Organizaciones no Gubernamentales y Organizaciones Comunitarias en las provincias participantes. 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Situación al 31 de diciembre de 1999, comparativo con el acumulado al cierre del ejercicio anterior, expresado en pesos. b) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, expresado en pesos. c) Estado de Inversión al 31 de diciembre de 1999, expresado en pesos. d) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31 de diciembre de 1999, expresado en pesos. e) Notas anexas N° 1 a 4 a los estados precedentes. Los estados precedentes fueron preparados por la UEP sobre la base de planillas auxiliares elaboradas en pesos al tipo de cambio $ 1 = USD 1 y son de su responsabilidad. Los estados definitivos fueron presentados oficialmente a esta auditoría con fecha 16/06/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 06/04/00 y el 02/06/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. 2 III- ACLARACIONES PREVIAS En el rubro Aportes del Estado de Situación al 31/12/99, la cuenta “Aporte Local Proyectos” por $ 6.915.367,74 incluye aportes complementarios en especie por un monto de $ 2.508.515,20, tal como surge de la nota 3 al mencionado estado. Idéntica situación se produce en la cuenta “Aporte Local Proyectos” del Estado de Origen y Aplicación de Fondos expuesto en I- b) precedente por $ 1.066.708,13. Sobre el particular, cabe informar que dichos aportes complementarios no forman parte del paripassu del Convenio de Cooperación. Por último cabe observar que, de la verificación realizada sobre las rendiciones muestreadas, se verificó que se incluyeron conceptos de servicios personales cuya valoración se sustenta a través de listados valorizados a criterio de los subproyectos. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en IIIprecedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Programa de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR BID del 05/06/95 y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 18 de julio de 2000. 3 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE N° ATN/SF-4862-AR BID “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES” (Ejercicio 1999) Al señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría sobre los estados financieros del “Programa de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles”, por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 1999, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR, suscripto el 05/06/95 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y sus modificaciones. Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, se formulan las siguientes consideraciones: 1) Sección 1.01: Finalidad de la Contribución. Al 31/12/99 se han suscripto Convenios de Cooperación con 73 entidades participantes, de los cuales 69 continúan en ejecución. Durante el ejercicio 1999 se suscribieron 2 convenios de cooperación (R 013 CECOP y TU 11 Fundación CEFA) y 9 ampliaciones a los ya existentes. 4 2) Sección 1.02: Organismo Ejecutor. El programa fue llevado a cabo por la ex Secretaría de Desarrollo Social de la Presidencia de la Nación. Por Ley N° 25.233 del 10/12/99 se creó el Ministerio de Desarrollo Social y Medio Ambiente, pasando el Proyecto a depender del mismo. 3) Sección 1.04: Monto de la contribución por USD 19.720.000.-. Al 31/12/99 el BID desembolsó un total de USD 18.880.297,39. 4) Sección 1.05: Aporte de contrapartida por USD 7.420.000.-. La información requerida obra en nota 3 al Estado de Situación al 31/12/99 adjunto al presente informe ($ 4.406.852,54). Asimismo se efectuaron otros aportes locales (complementarios) por $ 2.508.515,20, $ 507.800.- y $ 40.335,91 que no forman parte del paripassu del préstamo. 5) Sección 2.01: Servicios de consultoría. Cumplida. Al respecto cabe tener en cuenta lo señalado en B-2) de nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente. 6) Sección 2.03: Adquisición o alquiler de bienes. Cumplida. Al respecto cabe tener en cuenta lo señalado en B-1) y B-3) de nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente. 5 7) Sección 2.04: Estados financieros. La UEP elevó a esta auditoría los estados financieros definitivos del Programa, correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, con fecha 16/06/00. Cabe reiterar lo manifestado en ejercicios precedentes respecto a las registraciones del Programa, con relación a los criterios de imputación adoptados por la UEP que fueron subsanados al cierre del ejercicio. Al respecto, durante 1999 el Programa continuó registrando los cargos al rubro Inversiones en el momento de producirse los giros de anticipos de fondos a los distintos proyectos y no en el momento de efectuarse la respectiva rendición. Esta situación es corregida al cierre de cada ejercicio (en este caso al 31/12/99) cuando se procede a efectuar los ajustes pertinentes. 8) Sección 2.05: Otros compromisos. La UEP celebró cartas convenio con cada una de las entidades ejecutoras, las que incluyen disposiciones y lineamientos iguales a los acordados con el BID. 9) Sección 2.07 (b): Seguimiento del Programa. Al respecto la Unidad Ejecutora puso a nuestra disposición la siguiente información que da cuenta del cumplimiento de las previsiones de esta cláusula. Nota CAR-BID FECHA CONCEPTO 3132/99 28/06/99 2° Revisión anual del subprograma Comodoro Rivadavia 4019/99 18/08/99 3° Revisión anual de los subprogramas Rosario y Posadas 4282/99 02/09/99 3° Revisión anual del subprograma Catamarca 4737/99 24/09/99 3° Revisión anual del subprograma Jujuy 5738/99 19/11/99 3° Revisión anual del subprograma Salta 143/00 11/01/00 3° Revisión anual del subprograma Formosa 409/00 09/03/00 3° Revisión anual del subprograma Tucumán 6 10) Sección 2.07 (d): Informes de Progreso. Cumplida. Mediante notas CAR-4808/99 y CAR-903/00, del 29/09/99 y 09/03/00, respectivamente, el BID informa que ha dado por cumplida la presentación de los informes de Progreso correspondientes al primer y segundo semestres de 1999. 11) Sección 2.08: Plazo para Ejecución del Programa. Por Nota CAR 4648/99 el Banco comunica que ha autorizado una extensión al plazo para la ejecución del Proyecto hasta el 05/09/00. BUENOS AIRES, 18 de julio de 2000. 7 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES” CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE N° ATN/SF-4862-AR BID (Ejercicio 1999) El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Programa de Atención a Menores en Circunstancias Especialmente Difíciles”, Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N° ATN/SF-4862-AR BID, una serie de observaciones y recomendaciones relativas a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno del mismo surgidas como consecuencia del examen de auditoría practicado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/99. 1) INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES Observación: Se mantiene la observación efectuada en ejercicios anteriores respecto a que la descripción de procedimientos y funciones puestos a nuestra disposición no constituyen un manual de procedimientos y funciones. 8 Comentario de la UEP: Se han implementado distintas normas y procedimientos administrativos que, si bien no conforman un Manual propiamente dicho, fijan criterios operativos de administración. No obstante, se ha implementado en el PROAME II un manual de procedimientos administrativos, debiéndose tener presente que la Unidad Ejecutora será la misma. 2) CONTABILIDAD 1. Sistema contable Observación: Se mantiene el sistema de información contable-financiera implementado en anteriores ejercicios, conformado en una base de datos que no constituye un sistema integrado de información. Comentario de la UEP: Anualmente se revisan los mecanismos de seguridad a fin de chequear la consistencia y la confiabilidad de la información contable y financiera obtenida. El PROAME II cuenta con otro sistema de contabilidad. Recomendación: Implementar un sistema integrado de información. 2. Registración contable Observación: Reiteramos nuestra observación sobre el criterio utilizado por el Programa para la registración de las erogaciones, en cuanto a que se continúan registrando los cargos a la cuenta de Inversión en el momento de producirse los giros de anticipos de fondos a los distintos Proyectos y no en el momento de efectuarse la respectiva rendición, corrigiéndolo todo al cierre del ejercicio, a fin de reflejar correctamente las cuentas de inversión. 9 Comentario de la UEP: Tal como se ha manifestado en auditorías precedentes, si bien la contabilidad carga a la cuenta de Inversión los montos desembolsados a los distintos proyectos, se llevan extracontablemente los saldos a rendir de cada uno de los proyectos discriminados por categoría de inversión, de modo tal de tener a cada instante el estado completo de información financiera necesaria para el control y la toma de decisiones. Al cierre de cada ejercicio, se efectúa un ajuste global para registrar en la contabilidad los montos a rendir y la inversión real realizada. Este criterio ha sido adoptado en virtud de las posibilidades que ofrece el sistema contable vigente. El sistema correspondiente al PROAME II contempla la posibilidad de imputar directamente a cuentas de crédito los desembolsos a proyectos. Recomendación: Registrar los hechos económicos del Programa en el momento que se producen conforme las prácticas contables usuales, a fin de contar con la información financiera correcta en cualquier momento. 3) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Del análisis realizado sobre las erogaciones del Programa hemos observado que se continúa registrando en una sola cuenta el equipamiento y los distintos materiales que adquieren los proyectos; no se discriminan aquellos bienes inventariables de los que por su carácter no lo son (incluyen dentro de este rubro gastos varios -materiales de librería, folletería, etc.-). Comentario de la UEP: Ha sido determinado en la formulación del Programa y consta en el Plan de Operaciones del mismo. Recomendación: Mantener cuentas separadas de aquellos bienes inventariables y de los que por su carácter no lo son. 10 4) CONSTRUCCIONES Observación: Se reitera lo señalado con respecto a que la UEP no cuenta con ningún elemento que acredite o exponga el grado o estado de avance de las obras por las cuales el Programa anticipó fondos. En casi todos los casos examinados no se tuvo evidencia del estado de evolución de las obras a través de algún certificado respaldatorio del estado de avance; solamente se agrega a cada rendición efectuada por los proyectos los comprobantes de las erogaciones realizadas (facturas por compra de materiales y por locación de obra de albañilería), firmada por responsable del proyecto y por un supervisor técnico de la Unidad Ejecutora que avala la veracidad de lo rendido. Comentario de la UEP: En aquellos casos en que las entidades ejecutoras han contratado empresas constructoras, se acompaña a cada rendición de cuentas el certificado de obra que informa sobre el estado físico y financiero de avance de la obra. En los casos en que las entidades ejecutoras compran los materiales y contratan a personal para la construcción, no es posible obtener un certificado de obra. Por esta razón, y considerando que en el presupuesto del Programa no se contempló la contratación de consultores que controlen los avances de obra, es el supervisor técnico provincial quien realiza esta tarea desde un criterio empírico, avalando con su visto bueno en cada rendición de gastos, los avances incluidos. Recomendación: Dejar documentadas todas aquellas tareas desarrolladas, tanto por los coordinadores locales como así también por los integrantes de la UEP, respecto al análisis sobre el avance de las obras financiadas con recursos del Programa. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1)INVENTARIO Observación: El detalle de los bienes adquiridos con fondos del Proyecto, adjunto a las respectivas rendiciones, no posee número de inventario que permita identificarlos. 11 Comentario de la UEP: Los inventarios de equipamiento de los proyectos han sido solicitados por la UEP al solo efecto de contar con un control de los bienes adquiridos por los mismos. Para ello, se les ha emitido instrucciones para su confección. La debilidad de algunas entidades ha conducido a la presentación de inventarios con errores e incompletos, lo que ha llevado a esta UEP a rechazar algunos de ellos en numerosas oportunidades. Finalmente, y luego de gestiones infructuosas, no se ha conseguido que todos los proyectos asignen a sus bienes un número de inventario. Recomendación: Asignar número de inventario, en el caso de todos los bienes no fungibles adquiridos con fondos del proyecto. 2) CONSULTORES Observaciones: a) Legajos En algunos casos, los currículos tenidos a la vista no poseen firma del consultor, fecha de confección, ni recepción por parte de la Unidad Ejecutora. b) Informes En un caso se observó que la fecha de recepción en Unidad Ejecutora (15/11/99) del informe del consultor es anterior a la fecha del informe (23/12/99). c) Pagos En algunos de los casos analizados se observó que los recibos que avalan los pagos de los contratos de adhesión, corresponden a la Entidad Ejecutora contratante y no al contratado. Comentarios de la UEP: a) En algunos casos se omitió solicitar su firma a los postulantes a diversas búsquedas. En otros, al haberse levantado los mismos de Internet hemos estimado improcedente 12 convocar a la persona en el caso en que no haya sido seleccionada, exclusivamente para cumplir con la formalidad. b) Esto se debió a un error de tipeo. c) No se ha considerado que existía impedimento para justificar tales gastos de esa forma. Recomendación: Intensificar los controles que efectúa la UEP, a fin de evitar las falencias detectadas. 3) PROCESO DE ADQUISICIÓN Observaciones: 1.-En el caso de los bienes adquiridos por el proyecto, la Unidad Ejecutora no emite orden de compra o documento equivalente que permita controlar la cantidad, calidad y el precio de los mismos al momento de su recepción. 2.-En ningún caso de adquisición de materiales o trabajos de herrería, incluidos en el rubro equipamiento, se adjuntan presupuestos. 3.-En algunos casos, los presupuestos tenidos a la vista no detallan conceptos homogéneos entre sí para su comparación. Comentario de la UEP: Los casos de adquisiciones desde la Unidad Ejecutora son muy puntuales, y por ende escasos, por lo que no se ha considerado eficiente desde un punto de vista económico la implementación de órdenes de compra. No obstante ello el nivel de control no se resiente en modo alguno, toda vez que sobre cada adquisición se controla que los bienes y los importes estén de acuerdo con lo presupuestado por el respectivo proveedor. Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el proyecto 13 4) RENDICIONES DE LOS PROYECTOS Observaciones: a) De las rendiciones analizadas se verificó que algunas justifican gastos correspondientes a períodos anteriores a los de la justificación o rendición. Por ejemplo: Proyecto Justificación N° Período Justificación Incluye Gastos del período FO02 19 01/08/99 al 31/08/99 01/99 al 08/99 RO12 S/N° 01/03/99 al 31/03/99 03/98 al 03/99 CA01 19 01/06/99 al 31/07/99 04/99 al 07/99 CA01 S/N° 01/12/98 al 31/01/99 11/98 al 01/99 C03A 17 01/02/98 al 31/03/99 11/98 al 03/99 RO02 2 01/12/98 al 31/01/99 11/98 al 01/99 RO02 4 01/04/99 al 31/05/99 12/98 al 06/99 b) En algunos casos los comprobantes respaldatorios no identifican al Proyecto. c) En algunos casos, las sumas abonadas a los contratados por la prestación de servicios de “Capacitación Menores” supera a lo previsto contractualmente (se facturaron más horas que las previstas). d) En numerosos casos se observaron rendiciones enmendadas por gastos rechazados. e) En ningún caso de adquisición de materiales o trabajos, excepto compra de equipamiento, se adjuntan presupuestos. f) En algunos casos de compra de equipamiento, los presupuestos tenidos a la vista, no detallan conceptos homogéneos entre sí para su comparación. Comentarios de la UEP: a) Los casos de justificación de gastos por períodos anteriores, obedecen a comprobantes que han sido rechazados por algún tipo de inconveniente (por ejemplo por falta de presentación de presupuestos en el caso de bienes o falta de presentación de copia del contrato en el caso de recibos de honorarios). Una vez corregida la causa del rechazo, se permite su justificación. En esos casos se controla que ese comprobante no esté rendido en su respectivo período, en función de su fecha de emisión. 14 b) Permanentemente la Unidad solicita a las entidades que cada gasto identifique al Proyecto. A pesar de ello, no todas han cumplido totalmente con este precepto, por lo que en casos de poca significación han sido aceptados esos gastos. c) Al contar con el aval del supervisor técnico dando el visto bueno respecto de las horas adicionales trabajadas por esas personas en ese período, y considerando que tales horas adicionales no han sido numerosas, se ha decidido aprobar esos gastos. d) Una vez corregida la causa de rechazo se permite su justificación. e) De acuerdo a lo estipulado en los convenios y, por consiguiente, en las normas del Programa, no es preciso adjuntar presupuestos para compras inferiores a $ 10.000.-, suma que no ha sido alcanzada para ese tipo de adquisiciones. Solamente en el caso de compra de equipos, se solicitan presupuestos independientemente del valor de los bienes. f) En algunas localidades no existen proveedores suficientes de determinados tipos de bienes, por lo que, en esos casos, no siempre es posible contar con presupuestos de bienes que tengan exactamente las mismas especificaciones técnicas. Recomendación: Intensificar los controles que efectúa la UEP a fin de evitar las falencias administrativas detectadas. La UEP debería implementar un documento interno en el cual queden reflejados los motivos que generaron los cambios efectuados. En dicho documento deberían informarse con claridad: los montos aprobados, documentación rechazada, causas, responsable, fecha de la aprobación, etc. Por último cabe recomendar, en los casos que sea viable, implementar como medida de control interno y de eficiencia, la solicitud, como mínimo, de 3 presupuestos comparables cualquiera sea el monto de adquisición. BUENOS AIRES, 18 de julio de 2000. 15 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE ATENCIÓN A MENORES EN CIRCUNSTANCIAS ESPECIALMENTE DIFÍCILES” CONVENIO DE COOPERACIÓN TÉCNICA NO REEMBOLSABLE N° ATN/SF-4862-AR BID (Ejercicio 1999) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía Como queda establecido en el respectivo dictamen, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Verificaciones matemáticas. - Comparación de las cifras de los estados financieros con los registros del Programa. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen. - Tests o pruebas de transacciones. - Confirmaciones bancarias. - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación y análisis de los informes que deben presentar los mismos conforme sus respectivos términos de referencia. - Análisis de la metodología para la adquisición de bienes y equipos. - Cotejo de orígenes con información de terceros -BID-. - Análisis de las rendiciones presentadas por los Proyectos en respaldo de los gastos efectuados. 16 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de control en la medida que se los consideró necesarios. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de las cuentas “Aporte BID” y “Aporte Secretaría de Desarrollo Social”; el 33,12 % de la cuenta “Honorarios UEP”; el 22,47 % de los gastos en concepto de “Viajes y Viáticos UEP”; el 93,49 % de la cuenta “Equipamiento UEP” y el 42,28 % de la cuenta “Evaluación Ex - Post”, que integran los Capítulos Orígenes y Aplicación de Fondos del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99. - Con referencia a las erogaciones correspondientes a los proyectos (“Emolumentos Personal Proyectos”, “Emolumentos Capacitación Personal Proyectos”, “Emolumentos Capacitación Menores Proyectos”, “Equipamiento Proyectos”, “Construcciones Proyectos” y “Alimentación Proyectos”) se analizaron 9 rendiciones de 6 proyectos formalizados con entidades participantes correspondientes al ejercicio 1999. Asimismo, debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. BUENOS AIRES, 18 de julio de 2000. 17