INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID (Ejercicio Nº 9 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, opina acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación” (PRISE), parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR, suscripto el 5 de abril de 1995 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y administrado por el Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología (MECyT) a través de la Unidad Coordinadora Nacional (UCN) creada a tal efecto. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estados Financieros Básicos: 1. Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses. 2. Estado de Inversiones al 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses. 3. Notas N° 1 a 13 a los Estados Financieros Básicos. b) Información Financiera complementaria: - Estado de Activos y Pasivos del Proyecto acumulado al 31/12/03, expresado en pesos. 1 - Detalle de Solicitudes de Desembolso acumulado al 31/12/03, en dólares. - Informe del Contador del Proyecto. Los estados financieros fueron presentados por la UCN a esta Auditoría General de la Nación el 27/02/04, en tanto que los definitivos en fecha 28/04/04 y ambos de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 03/12/03 y el 30/12/03 y entre el 02/02/04 y el 29/04/04. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, verificación de los sistemas de control interno de las áreas relacionadas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios según se detalla en nuestra Declaración de Procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica: 1. Según la información que nos fuera suministrada, con fecha 25/02/04, por el asesor legal del Programa, surge lo siguiente: a) Se mantiene la situación observada en informes anteriores respecto a la denuncia efectuada en sede penal a mediados del año 2000, por el delito de Peculado (art. 261 del Código Penal) en la que se encuentran involucrados el titular de la Unidad Coordinadora Provincial y el Contador Público de la misma. No existe una determinación exacta de los montos afectados. 2 Tal como se expone en la nota 6 a los Estados Financieros Básicos. Las cuentas contables relacionadas con la Provincia de Chubut no reflejan la situación al 31/12/03, debido a que por la orden de allanamiento y registro, con fecha 04/10/00, el juez procedió al secuestro de toda la documentación y medios informáticos relacionados con el área administrativa contable. Por lo expuesto precedentemente esta auditoría no opina sobre los saldos (no significativos) relacionados con la Provincia de Chubut expuestos en los Estados Financieros del Programa. b) La UEP PRISE – La Pampa ha comunicado el reclamo formulado por la empresa COPAC S.R.L. solicitando reajustes en todos los certificados de obra, por modificaciones en alícuotas impositivas y previsionales, como así también la redeterminación de precios correspondiente a los trabajos ejecutados en el período Enero a Marzo de 2002. Al respecto, cabe señalar que la obra que motiva el mencionado reclamo, “Construcción Escuela EGB de Rancul – Provincia de La Pampa”, se ha recibido provisoriamente con fecha 27/03/02, según constancias obrantes en el legajo del Area Infraestructura del Programa. El reclamo se ha encuadrado de acuerdo con las normas dictadas para la redeterminación de precios de contratos de obra pública, en especial el decreto N° 1953/02, como así también, con relación a las modificaciones en alícuotas impositivas y previsionales, el art. 5° del decreto N° 1295/02. En consecuencia, se dio a la Provincia la no objeción para abonar los importes redeterminados. Con el nuevo monto redeterminado se requirió a la Provincia que invite a la empresa a su ratificación fehaciente –lo que implica la renuncia automática a todo reclamo por mayores costos, compensaciones, gastos improductivos o supuestos perjuicios de cualquier naturaleza-, o si lo rechaza -como ha sucedido hasta ahora- dar por concluida la vía administrativa. Al respecto se aclara que no nos fue informado el monto del reclamo. 3 c) Existen también dos reclamos administrativos formulados por los contratistas de las obras “Escuela N° 109 Juan J. Millán” de Concepción del Uruguay y “Escuela N° 115 San Cayetano” de Villaguay, ambos de la provincia de Entre Ríos, solicitando la redeterminación de precios, conforme lo establecido en el Decreto 1295/02 y normas concordantes. A la fecha, respecto de la obra de Concepción del Uruguay, cabe señalar que se encuentra firmada la Redeterminación de Precios y con relación a la obra de Villaguay a la fecha del Dictamen no se ha recibido respuesta de la empresa. 2. Provincia de San Juan: tal como se expone en la nota 7 a los Estados Financieros al 31/12/03, el saldo contable de las cuentas bancarias no cubre los fondos de reparo retenidos, los cuales constituyen fondos indisponibles. Cabe aclarar que por nota de respuesta a nuestro requerimiento respecto de la utilización de dichos fondos la UEP expone que ha procedido a detectar la insuficiencia de fondos en la cuenta corriente e informar al Tribunal de Cuentas de la Provincia sobre la anomalía detectada a efectos de que se aclare el destino dado a los $20.287,01 o (U$S 20.287,01) faltantes. 3. Las Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP’s) correspondientes a las provincias de Corrientes, Tierra del Fuego, Jujuy, San Luis, Chaco y La Rioja no han dado respuesta a nuestro requerimiento de presentación de la documentación respaldatoria de la cancelación o, en su lugar, de la justificación de las razones por las cuales no se ha procedido a la misma, (pese a que el cierre del Programa operó el 30/09/03), de los siguientes pasivos: Provincia Fondos de terceros $ Retenciones a pagar $ Corrientes 3.120,75 11,00 Tierra del Fuego 16.484,30 - - 10.444,46 San Luis 289,99 - Chaco 433,00 - 3.048,10 - Jujuy La Rioja A su vez, la UEP de Salta en respuesta a nuestra solicitud manifestó que no han podido detectar que se encuentren pendientes de cancelación $ 1.258,22 expuestos en la cuenta 4 Fondos de Terceros ni $ 806,14 de Retenciones a Pagar, haciendo mención que la Unidad Ejecutora no cuenta con personal para la atención del Préstamo PRISE desde mayo de 2003 y pidiendo a la UCN que le informe cuales son las partidas que originaron esos pasivos. Asimismo, la UEP de Tucumán por nota de fecha 15 de abril de 2004, nos informó que procedería a depositar los $ 672 adeudados en concepto de retenciones y a enviarnos copia del comprobante de respaldo. El mismo a la fecha no nos ha sido suministrado. 4. Respecto a los importes expuestos en el Rubro Créditos (cuentas Otros Créditos y Comisiones bancarias a reintegrar) se efectuó el mismo requerimiento del punto anterior, no habiendo obtenido respuesta de las siguientes jurisdicciones: Provincia Otros créditos Comisiones bancarias a reintegrar $ Corrientes - 1.788,96 Tierra del Fuego 3.434,80 5.084,90 Jujuy 19.002,30 3.985,45 San Luis 7.541,35 - San Juan - 4.001,91 Chaco - 2.879,74 4.906,65 - La Rioja Es del caso destacar que los importes expuestos en el rubro Otros Créditos están constituidos por gastos efectuados por las provincias que no han sido adecuadamente documentados o que el BID ha declarado no elegibles, siendo obligación de las mismas la restitución de los fondos al Programa. De aquellos que hemos obtenido respuesta destacamos que: Respecto de la UEP´s de Buenos Aires, Entre Ríos, Misiones, Río Negro, Santa Fe, Tucumán y de la UCN han respondido que están efectuando las gestiones correspondientes para el reintegro o devolución de las comisiones bancarias. Los importes adeudados al Programa por estas jurisdicciones ascienden a $ 38.104,71. En relación a la provincia de Salta se reitera lo expuesto en el punto 3) precedente con 5 relación a los $ 13.289,66 de “Comisiones Bancarias a Reintegrar” y los $ 2.758,54 de “Otros Créditos” que figura en el Balance. La provincia de Entre Ríos ha respondido respecto a “Otros Créditos” que los mismos están constituidos por $ 2.486,36 de gastos que el Programa no reconocerá debido a que no son conceptos elegibles por el mismo y por lo que se iniciarán las acciones para la compensación respectiva, y por $ 199.760.- o (U$S 199.760.-) que corresponden al monto abonado por la Licitación N° 4/98 por no haberse obtenido la autorización formal de la UCN para canalizarlo mediante la cuenta de inversión correspondiente ya que este proceso se encontraba observado, por lo que se envió para su revisión al Banco y, en virtud de no haberse expedido éste y haber transcurrido los plazos el proceso quedó aprobado por omisión. Con relación a este último punto, no se nos ha suministrado información que permita esclarecer si esos fondos deben ser reintegrados o no. Se aclara que con posterioridad a nuestra consulta se cargaron en esta cuenta $ 38.862,75 correspondientes a los fondos de reparo abonados por la Provincia erróneamente con fondos BID ya que se realizaron con posterioridad al cierre del Programa (30/04/03) por lo tanto correspondería ser abonados con los fondos locales. 5. Se efectuó el seguimiento del análisis efectuado en la auditoría del ejercicio 2002 respecto de la entrega de los equipos de computación adquiridos por LPN 04/00 en la provincia de Entre Ríos. Al respecto, no se tuvieron a la vista las constancias de recepción de los bienes por parte de las escuelas beneficiarias correspondientes al 31,4% de las impresoras, al 50% de los estabilizadores y al 100% de los data switch ($ 35.527,50). Es del caso destacar, que de acuerdo a los remitos del proveedor tenidos a la vista, la entrega de los bienes se efectuó el 25/07/01 y que por nota suscripta por el Director de Programación Presupuestaria y Gestión de Recursos–CGE de fecha 05/09/03 se tuvo conocimiento de que a esa fecha aún se continuaba con la remisión del equipo informático a los establecimientos educativos beneficiarios y que a la fecha de nuestra visita a la UEP (27/02/04) las nuevas autoridades manifestaron por nota no tener conocimiento de la existencia de tales bienes. 6. Tal como se expone en la nota N° 10 a los estados financieros se efectuó la deducción de USD 59.000.- del rubro “Asistencia Técnica” y USD 198.818,62 de la categoría 6 “Proyectos Innovadores” correspondientes a las inversiones del ejercicio 2001 de la provincia de Corrientes. Cabe aclarar que por Nota CAR 715/2004 el Banco solicitó la exclusión de todas las inversiones referidas a esa Jurisdicción del año 2001 (USD 3.300.000.-). La UCN envió al BID, con fecha 19/04/04, una solicitud de no objeción al ajuste realizado, debido a que sólo se excluyeron las inversiones afectadas por la limitación a nuestro alcance no significativa expuesta en el Informe a los Estados Financieros al 31/12/01, no habiéndose recibido aún respuesta del BID. III- ACLARACIONES PREVIAS 1) El Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires efectuó el pago de $ 73.498,29 (USD 21.646,95) en concepto de ajustes provisorios por redeterminación de precios por contratos de obra sin haber firmado el Acta de Redeterminación prevista en el artículo 11 del Decreto 1295/02. 2) Las inversiones expuestas en el rubro “Infraestructura” del Estado de mencionado en I- a) 2. incluyen $ 300.886,07 (USD 105.485,06) que fueron abonados por la provincia de Entre Ríos con posterioridad al cierre del Programa (30/09/03). Al respecto la UCN solicitó autorización para considerar como elegibles esos gastos y el Banco, por nota CAR 1040/2004 de fecha 05 de marzo de 2004, manifestó que no tenía objeciones a que se incluyan por tratarse de recursos comprometidos en la última prórroga. Es del caso destacar que la UCN efectuó a la provincia una transferencia de fondos para la realización de estos pagos con fecha 26/09/03, y los pagos correspondientes a los certificados de los meses de julio, agosto y septiembre fueron realizados el 06/10/03, 27/10/03 y 17/11/03 respectivamente, estando ya vencido el plazo otorgado por el BID para su financiación (se remite a la Cláusula 3.04 del Informe de Cumplimiento). 3) Como resultado de la comparación entre las transferencias de fondos BID, según el Detalle de Resoluciones Transferidas de Fondos BID que nos fuera suministrado por el proyecto y el aporte local acumulado recibido por cada provincia, que surge del 7 Estado de Activos y Pasivos, contra las inversiones acumuladas imputadas en cada fuente de fondos se verificó que las Inversiones con fondos locales de la provincia de Buenos Aires superan los fondos recibidos de esa fuente (incluidos ingresos por venta de pliegos, multas e intereses ganados) en $ 39.308,45. A su vez, en la provincia de La Rioja se imputó erróneamente como inversión BID un pago efectuado con un aporte no reintegrable de la provincia de $ 14.070,15. Cabe destacar que el mismo no se ha justificado al BID y será ajustado por el Programa. Respecto a la provincia de San Juan nos remitimos a lo expuesto en el punto 2) del apartado II- Alcance del Trabajo de Auditoría. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a las limitaciones expuestas en el apartado II- y excepto por lo expuesto en el apartado III- 1), y 3) los estados financieros básicos e información financiera complementaria identificados en el apartado I- anterior, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contablefinancieras usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR del 05/04/95. BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2004. Dra. Liliana RONCHI Dra. M. Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisora D.C.E.E.-AGN Coordinadora D.C.E.E.-AGN Jefe D.C.E.E-AGN 8 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSO DEL “PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID (Ejercicio Nº 9 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda las Solicitudes de Desembolso y Detalles de Pago relacionados, emitidos y presentados al BID durante el período comprendido entre el 01/01/03 y el 31/12/03, correspondientes al “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR, suscripto el 05 de abril de 1995 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). I- ESTADOS AUDITADOS Detalle de Solicitudes de Desembolsos del 01/01/03 al 31/12/03, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora del Programa y es de su exclusiva responsabilidad. Fue presentado a esta auditoría con fecha 28/04/04 y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 9 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los detalles de gastos pagados que respaldan las solicitudes de fondos y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS 1) El estado fue confeccionado sobre los importes aprobados por el BID y no sobre los justificados, por tal motivo los valores expuestos en el estado mencionado en I- en las Solicitudes de Desembolso N° 62 y 63 no coinciden con el cuadro E que acompaña la justificación presentada al BID. Las diferencias en defecto detectadas se exponen a continuación: Solicitud Administración Obras Asist. Técnica Equipos USD USD USD USD 62 756,98 12.068,27 53.498,71 0 63 1.388,24 0 0 4.967,99 Dichas partidas fueron declaradas no elegibles por el Banco según nota CAR 5433/2003 del 26/09/03. 10 2) Los formularios de solicitudes de desembolso presentados no tienen fecha. 3) En los valores rendidos en la solicitud N° 63 se determinaron diferencias en exceso por USD 15.068,65 surgidas de la aplicación de un tipo de cambio que no se corresponde con el de la fecha de efectivo pago o por haber tomado un tipo de cambio erróneo para esa fecha, de acuerdo al siguiente detalle: Categoría Diferencias USD Consultoría 1.073,29 Equipos 12.896,18 Obras 3.245,77 Total 15.068,65 4) Los gastos rendidos en la solicitud N° 62, presentada el 04/09/03, corresponden al período 1996-2001. 5) A la fecha de cierre de ejercicio (31/12/03) restan justificar USD 5.223.508,53, de los cuales USD 185.662,63 fueron justificados, con posterioridad al cierre, en el transcurso de las tareas de campo. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I-, correspondiente al “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación”, excepto por las consideraciones expuestas en el apartado III- 1), 2) y 3), resulta ser razonablemente confiable para sustentar las Solicitudes de Desembolsos que fueron emitidas y presentadas al BID durante el período comprendido entre el 01/01/03 y el 31/12/03, de conformidad 11 con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR BID del 05/04/95. BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2004. Dra. Liliana RONCHI Dra. M. Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisora D.C.E.E.-AGN Coordinadora D.C.E.E.-AGN Jefe D.C.E.E-AGN 12 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID “PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN” (Ejercicio Nº 9 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación” (PRISE), se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 845/OC-AR, suscripto el 05/04/95 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por el Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología (MEC y T), a través de la Unidad Coordinadora Nacional (UCN) y UEP provinciales creadas a tal efecto. a) Cláusula 1.02: Monto del Financiamiento BID por USD 300.000.000.-. No se produjeron desembolsos durante el ejercicio por lo tanto el total desembolsado por el BID al 31/12/03 ascendió a USD 298.619.792,81 (incluyendo los cargos correspondientes a intereses por USD 46.085.000.- y a fondo para inspección y vigilancia generales por USD 1.620.000), coincidente con el ejercicio anterior. Se verificó la devolución al BID, con fecha 12/04/04, de USD 2.034.961,27. b) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 300.000.000.-. Durante el ejercicio, no se efectuaron desembolsos de aporte local. 13 De acuerdo a la respuesta suministrada por el Programa, mediante Memorandum 08/2004 PRISE, no se asignó presupuesto para el mismo durante el ejercicio 2003. c) Cláusula 2.01: Amortización. Cumplida. Se abonó la 1° cuota de vencimiento octubre de 2003 por EUR 11.260.207,89. d) Cláusulas 2.02: Intereses. Cumplida. Se abonaron con aporte local USD 16.587.974,13 correspondientes a las cuotas de abril y octubre de 2003. e) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales. No corresponde su cumplimiento ya que fue abonada íntegramente en ejercicios anteriores. f) Cláusula 2.04: Comisión de crédito. Cumplida. El 1° vencimiento abril de 2003 se obtuvo dispensa por USD 5.161,60 y por el 2° vencimiento en octubre de 2003 se abonaron USD 5.237,22 (con fondos locales). g) Cláusula 3.01 (b): Monedas de los desembolsos y uso de los fondos. Cumplida parcialmente; se remite a las observaciones señaladas en III- 2 y 4 del Informe sobre los estados financieros y a nuestro Memorando a la Dirección. h) Cláusula 3.04: Plazo para desembolsos.Por Nota CAR 2227/2003 el Banco prorrogó el plazo de desembolsos para los recursos comprometidos e informados en la solicitud respectiva hasta el 30 de septiembre de 2003. i) Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y licitaciones según Anexo B. Cumplida. No obstante ello, existen observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. 14 j) Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos. Cumplida. No obstante ello, existen observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. k) Cláusula 4.05: Seguimiento del Proyecto. Sin información sobre el Cumplimiento. El Informe Anual de Seguimiento N° 8 fue emitido el 22/05/03, 82 días después del vencimiento establecido. Al respecto, no se tuvo constancia de la fecha en que el mismo fue recepcionado por el BID. l) Cláusula 5.01: Registros, inspecciones e informes. Cumplida fuera de término. Se tuvieron a la vista los Informes de Ejecución del Proyecto correspondientes al 2do. semestre de 2002 y 1er semestre de 2003, los cuales fueron emitidos para su presentación al BID con fecha 26/03/03 y 03/09/03 respectivamente. Se destaca que el primero de ellos fue recepcionado por el Banco el 01/04/03 y que del segundo no se tuvo a la vista constancia de recepción. Respecto a los informes del fondo rotatorio, el correspondiente al segundo semestre de 2002 fue presentado el 08/04/03, y el informe correspondiente al primer semestre de 2003 fue emitido el 12/11/03, no teniendo constancia de recepción. Es del caso destacar que por Nota CAR 4817/2003 el Banco, en respuesta a una solicitud de prórroga para la presentación del informe correspondiente al período enero-junio 2003, expone que “debido a que las normas del Banco requieren que el Fondo Rotatorio esté totalmente justificado 30 días antes del vencimiento del plazo para desembolsos, que en este caso obra el 30/09/03, el plazo para la presentación del informe no podrá ser prorrogado”. BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2004. Dra. Liliana RONCHI Dra. M. Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisora D.C.E.E.-AGN Coordinadora D.C.E.E.-AGN Jefe D.C.E.E-AGN 15 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID (Ejercicio Nº 9 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros del “Programa de Reformas e Inversiones en el Sector Educación” (PRISE), por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Este Proyecto es administrado por el Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología de la Nación (MECyT), mediante una Unidad Coordinadora Nacional (UCN) creada a tal efecto, y por Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP). Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas que determinaron la inclusión de la UCN y las UEP de las provincias de Entre Ríos, Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires y Mendoza para el análisis de las inversiones. Dada la finalización del Programa en este ejercicio no se realizan recomendaciones. 16 I- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03 A- SERVICIOS DE CONSULTORIA 1) TERNAS DE SELECCIÓN Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires Observación: En el 100% de los casos analizados los currículos no tenían fecha de emisión. Comentario de la UEP: Se toma nota de la observación y se procederá en consecuencia. Entre Ríos Observación: Los currículos tenidos a la vista no poseen fecha de emisión ni sello de recepción de la UEP. Comentario de la UEP: Se tendrá en cuenta esta observación, como así también la colocación de sello y fecha de recepción de la UEP para futuras contrataciones. 2) ANÁLISIS DE CONTRATOS Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires Observación: En ninguno de los casos tenidos a la vista existe fecha de firma de puño y letra del consultor. Comentario de la UEP: Entendemos que de acuerdo con las disposiciones del Código Civil se desprende que la fecha válida de un contrato es la consignada en el mismo, razón por cual no existirían justificaciones para que el consultor aclare de puño y letra la fecha en que suscribió el contrato de locación de servicios. 17 Entre Ríos Observaciones: 1) La fecha de contrato es posterior a la fecha de inicio indicada en el mismo en todos los casos analizados, llegando en 2 casos (33%) a los 63 días de atraso. 2) En ninguno de los casos objeto de análisis existe fecha de firma consignada por el consultor de puño y letra. Comentarios de la UEP: 1) Esta diferencia de fecha surge en virtud que los Contratos se celebraban una vez obtenida la no objeción por parte de la Unidad Coordinadora Nacional, por lo que si está aprobación era posterior al inicio de las actividades, la fecha del contrato era igual o posterior a la correspondiente no objeción. 2) Se trata de cuestiones de forma que será tenidos en cuenta para futuros procesos. 3) CONTROL DE PAGOS Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires Observación: Las órdenes de pago tenidas a la vista tenían una firma de autorización sin aclaración. Comentario de la UEP: Las órdenes de pago son autorizadas en forma exclusiva por la Coordinadora General Ejecutiva de la Unidad Ejecutora de la Ciudad, por lo que su aclaración no resulta indispensable para librar los pagos. B- RUBRO OBRAS Y CONSTRUCCIONES Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires Licitación Pública Nacional 4/99 (Monto pagado en el ejercicio $ 279.054,76) Observaciones 18 1) Se pudo verificar que no se respeta el orden cronológico en el archivo de la documentación y que existen errores en la foliatura del expediente tenido a la vista. 2) No se tuvieron a la vista las ampliaciones de las pólizas de accidentes personales para el personal del comitente y de la póliza de seguro técnico a partir de febrero 2003 ya que según lo establecido por el artículo 17 del Pliego de Condiciones Particulares, debe estar vigente hasta la fecha de la recepción definitiva la cual vencía el 21/02/04. 3) Algunas de las órdenes de pago tenidas a la vista no tienen firma ni aclaración de quién las preparó ni de quién las autorizó. A su vez, las demás órdenes de pago analizadas tienen firmas sin aclaración. Comentarios de la UEP: 1) Se toma nota de la observación y se procederá en consecuencia. 2) En su oportunidad esta UEC consideró que las disposiciones del Art. 17 del Pliego de Condiciones Particulares constituían un error material en la confección del pliego ya que no existían argumentos válidos que justificaran la emisión del seguro de vida de la Inspección de Obras y el Seguro Técnico de Obra cuando se ha efectuado la Recepción Provisoria de la Obra. Lo expuesto surge de la interpretación de normas legales (C.Civil) en base a las cuales la Recepción Provisoria de la Obra y por lo tanto la tenencia de la misma hace responsable al Comitente – Gobierno de la Ciudad liberando por lo tanto al Contratista de cualquier responsabilidad. 3) Se toma nota de la observación y se procederá en consecuencia. Provincia de Entre Ríos Licitación Pública Nacional Nº 02/00 (Monto pagado en el ejercicio $ 322.243,29) 19 Observaciones: 1) La documentación archivada en el expediente, en algunos casos tiene errores en la foliatura y no respeta el orden cronológico. 2) La obra se reinicia el 7/07/03 y la póliza de seguro de Responsabilidad Civil presentada por la empresa tiene vigencia a partir del 16/09/03, por lo tanto se verifica un período de 70 días sin seguro de Responsabilidad Civil (previsto en los apartados 10.6 del P.B.C.G y 17 del P.B.C.P.). 3) Los formularios únicos de autorización del gasto (órdenes de pago) están numerados en forma manual. Comentarios de la UEP: 1) y 3) Se trata básicamente de cuestiones de forma que serán consideradas y subsanadas para futuros procesos.- 2) Se toma conocimiento de la observación vertida respecto a la vigencia de la Póliza de Seguro de Responsabilidad Civil.- C- RUBRO EQUIPAMIENTO Provincia de Entre Ríos LPN Nº 04/00 Equipos de computación (No se efectuaron pagos en el ejercicio, se efectuó el seguimiento de lo observado en el período anterior) Observación: No se tuvieron a la vista las constancias de recepción de los bienes por parte de las escuelas beneficiarias correspondientes al 31,4% de las impresoras, al 50% de los estabilizadores y al 100% de los data switch ($ 35.527,50). Es del caso destacar, que de acuerdo a los remitos del proveedor tenidos a la vista, la entrega de los bienes se efectuó el 25/07/01 y que por nota suscripta por el Director de Programación Presupuestaria y Gestión de Recursos–CGE de fecha 05/09/03 se tuvo conocimiento de 20 que a esa fecha aún se continuaba con la remisión del equipo informático a los establecimientos educativos beneficiarios y que a la fecha de nuestra visita a la UEP (27/02/04) las nuevas autoridades manifestaron por nota no tener conocimiento de la existencia de tales bienes. Por otra parte los bienes poseían una garantía de 36 meses a partir de la entrega del proveedor (25/07/01), y considerando que se verificaron remitos a las escuelas con fecha 05/12/03 los responsables de la misma no tuvieron en cuenta que las demoras incurridas ocasionaron un perjuicio a las escuelas ya que recibieron las máquinas sólo con 7 meses de garantía restante para cubrir posibles fallos en la operación efectiva de los mismos. Comentario de la UEP: Toda la información relativa a estas actuaciones fue brindada a la A.G.N., no existiendo otra información adicional o diferente a la manifestada en su oportunidad. No obstante se está realizando el seguimiento del Proceso en forma conjunta con las autoridades del Consejo General de Educación de la Provincia de Entre Ríos con el objeto de obtener con la mayor brevedad posible el inventario definitivo de los mismos.Respecto a las observaciones formuladas se tomarán los recaudos pertinentes para evitar su reiteración en procesos futuros.- D- CONTROL INTERNO Provincia de Entre Ríos Observación: De acuerdo a las respuestas suministradas por la UEP y a las comprobaciones efectuadas por esta auditoría existen debilidades de control interno en el área de administración y finanzas ya que el sector movimiento de fondos (tesorería) no es independiente del sector contable, los cheques no se emiten “no a la orden” y no se aplican procedimientos de cancelación de facturas pagadas. Comentario de la UEP: (Comentario no procedente). 21 E- DISPONIBILIDADES Observación General: En las provincias de Chaco, Jujuy, La Pampa, San Luis, Santa Fe y Tierra del Fuego no se anulan los espacios en blanco en el libro Bancos. A su vez, en las provincias de Chaco, La Pampa, Santa Fe y Tierra del Fuego no se realiza el cierre mensual del citado libro. Comentarios de las Unidades Ejecutoras: Se toma nota de la observación. Unidad Coordinadora Nacional Observación: No se asignó presupuesto para el Programa para el ejercicio. Comentario de la UCN: Se toma nota de la observación. Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires Observación: Se verificó la existencia de una diferencia de $ 46.816.90 entre el saldo de la cuenta de pasivo Fondos de Terceros y el mayor de la cuenta según los registros de la UEP. La diferencia corresponde a la existente al cierre del ejercicio anterior más los fondos retenidos en el ejercicio debido a que la UEP no subsanó el error detectado por esta auditoría al 31/12/02. Consultada en su oportunidad, la misma nos respondió que la cuenta en cuestión se debita y se acredita por el mismo importe en los asientos pertenecientes a los pagos de certificados de obras quedando como resultante el saldo cero. Lo expuesto constituye un incumplimiento de la UEP a los lineamientos establecidos en los puntos II.2 Otras Deudas y V .2 Cuenta “Fondos de Terceros” tratamiento Contable del Manual de Normas y Procedimientos Administrativos del Programa así como también de las normas contables de aplicación debido a que se omite la correcta exposición de los pasivos. Comentario de la UEP: Se toma nota de la observación y se efectuarán los arreglos necesarios para regularizar la exposición contable del Rubro Fondos de Terceros. 22 II- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO A- SERVICIOS DE CONSULTORÍA 1) TERNAS DE SELECCIÓN Provincia de Entre Ríos Observaciones: 1) Uno de los cuadros de evaluación analizados otorga igual puntaje a 2 de los integrantes de la terna y no expone las razones por las cuales se selecciona a uno de ellos. 2) Los cuadros de evaluación no poseen fecha. Comentarios de la UEP: 1) Respecto a la Planilla de Evaluación de Antecedentes para la contratación de consultores, si bien hay 2 (dos) postulantes con igual puntaje, la elección se basó fundamentalmente en la mayor experiencia específica que presentaba el consultor seleccionado. Si bien esta situación no fue aclarada en la correspondiente Nota de elevación, esto se puede comprobar del análisis de ambos Curriculum Vitae. Por otra parte, al no existir objeciones a dicha contratación por parte de la U.C.N., no se manifestaron oportunamente las explicaciones del caso. 2) Los cuadros de evaluación no poseen fecha. Se trata básicamente de cuestiones de forma que serán tenidas en cuenta para futuros procesos de selección de consultores.- 2) CONTROL DE LEGAJOS Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires Observación: De la muestra analizada no se tuvo a la vista la declaración jurada correspondiente a la enmienda del contrato celebrada. Comentario de la UEP: Declaración Jurada de Elegibilidad: Tal como lo explicaramos en nuestra nota N° 576.170 (respuesta al Memo N° 6 – AGN del 18/2/2004) el criterio 23 aplicado por esta UEC y aceptado por la UCN de PRISE ha sido que en virtud de estar firmada la DDJJ de elegibilidad en el Contrato original como es el presente caso no resulta necesaria su firma cuando se realizan Addendas al Contrato. Provincia de Entre Ríos Observación: Las solicitudes de contratación y las no objeciones a las addendas tenidas a la vista, en todos los casos son de fecha posterior al inicio de actividades, habiéndose verificado atrasos de hasta 63 días. Comentario de la UEP: Respecto a la observación planteada (las solicitudes de contratación de los consultores y las no objeciones a las addendas, en todos los casos son de fecha posterior al inicio de actividades), se puede manifestar al respecto que si bien la no objeción la otorga la Unidad Coordinadora Nacional, entendemos que el atraso se debió básicamente a que esta Unidad Ejecutora Provincial cursó el pedido de recontratación con anticipación y la UCN no otorgó la no objeción hasta no contar con la notificación fehaciente de la prórroga de la fecha de cierre del Préstamo para nuestra Provincia.- Es importante recordar las reiteradas postergaciones del cierre del Programa operadas durante el año 2.003.- 3) ANÁLISIS DE INFORMES Provincia de Entre Ríos Observación: Ninguno de los informes tenidos a la vista tiene fecha de presentación ni sello de recepción por parte de la UEP. Comentario de la UEP: Se toma conocimiento de las observaciones formuladas. 4) PAGOS Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires Observación: Los pagos correspondientes a los meses de Enero y Febrero fueron realizados con 20 y 25 días de atraso respectivamente. 24 Comentario de la UEP: Se toma nota de la observación. B- OBRAS Y CONSTRUCCIONES Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires Licitación Pública Nacional 4/99 (Monto pagado en el ejercicio $ 279.054,76) Observaciones: 1) No se tuvo a la vista el Acta de Redeterminación de Precios prevista en el Decreto 1295/02, habiéndonos respondido la UEP que la misma no ha sido firmada debido a que la UCN aún no la ha aprobado. Es del caso destacar que: Según el artículo 11 del citado decreto, la firma del acta faculta la aplicación de la redeterminación de precios. El artículo 9 del anexo del decreto establece que deberá firmarse un acta de adhesión en la que se prevé que el plazo para la reanudación de las obras toma como inicio del mismo la fecha de suscripción del acta de redeterminación. El artículo 6 de la Resolución Conjunta 396/02 y 107/02 (reglamentación del Decreto 1295/02) si bien expresa que no se requiere acta, y que pueden emitirse certificados provisorios, limita esta posibilidad a la aprobación de los precios que surjan del procedimiento de redeterminación que describe el artículo 5 del anexo del decreto (la contratista presenta la solicitud dentro de los 15 días de publicación del decreto y el comitente debe expedirse en un plazo no mayor a 15 días. Los precios así acordados serán de aplicación durante todo el plazo contractual). Cabe aclarar que se firmó con la contratista un acta acuerdo el 26/09/02, en la cual el comitente (el Proyecto) se compromete a efectuar un informe técnico sobre las cotizaciones presentadas por la misma, el cual no se tuvo a la vista. A su vez en la cláusula tercera del acta de adhesión firmada 49 días después se reconoce que la firma presentó el requerimiento de adecuación de precios pero no se manifiesta que exista aprobación por parte del comitente. 25 2) Se verificó que la UCN aprobó cada uno de los pagos y la UEP abonó las redeterminaciones provisorias a pesar del incumplimiento expuesto en el punto anterior. 3) No se tuvo a la vista la ampliación de la póliza de garantía de ejecución de contrato correspondiente a la redeterminación de precios que debió ser presentada dentro de los 30 días corridos de la aprobación del acta de redeterminación correspondiente según lo previsto en el artículo 14 de la Resolución Conjunta 396/02 y 107/02. Consultada la UEP respondió que el acta no se firmó tal como se expuso en la observación 1) además de considerar innecesaria dicha ampliación en razón de que con fecha 27/01/03 se efectuó la recepción provisoria de la obra. Cabe aclarar, que lo expuesto no constituye un incumplimiento atribuible a la empresa debido a que ante la falta del acta respectiva carece de elementos para gestionar póliza alguna, sino de la UEP, que no arbitró los medios necesarios para cumplir con la norma correspondiente. 4) No se tuvo a la vista el acta de constatación de cumplimiento de las observaciones incluidas en el anexo I del acta de recepción provisoria 5) Se pudo verificar que el cálculo de la retención ganancias se realiza sin deducir la retención por fondo de reparo, lo cual implica que se practicó la misma sin que se haya perfeccionado el hecho imponible (pago o devolución fondo de reparo). 6) No se cumplió con el plazo de pago (60 días de fecha de certificado) establecido en la cláusula 12.07 del P.B.C.G. para el pago del certificado N° 19 (febrero 2003), habiendo transcurrido 6 meses de operado el vencimiento del mismo. Se aclara que este pago se efectuó con fondos que no corresponden al Programa ya que se produjo luego de la fecha de cierre. 26 Comentarios de la UEP: 1) En nuestra opinión no resulta necesaria el Acta de Redeterminación de Precios prevista en el Decreto 1295/02 para proceder al pago de las Adecuaciones Provisorias de Precios previstas en el artículo 7 del Anexo a dicho Decreto de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución Conjunta 396-2002 y 107-2002 del Ministerio de Economía y la Secretaría de Obras Publicas. Lo señalado surge del análisis de la normativa según el detalle siguiente: 2.1. Art. 11 del Decreto 1295/02: Consideramos que esta exigencia se encuentra cumplimentada con la firma del acta acuerdo del 26/9/02 y el acta de adhesión de fecha 14/11/2002. 2.2. Art. 9 del Anexo del Decreto 1295/02: Al respecto es importante destacar que el plan de obras acordado con fecha 26/9/02 fue cumplido, que el Acta de Adhesión fue firmada el 14/11/2002, que la obra fue finalizada, la recepción provisoria efectuada y el Jardín de Infantes Integral N° 3 inaugurado al inicio del ciclo lectivo 2003, con lo cual a nuestro entender el espíritu de la norma del artículo 9 cual es la reactivación y consecuente finalización de las obras ha sido satisfecho ampliamente, aunque no se haya firmado el Acta de Redeterminación de Precios. Art. 6° de la Resol. Conj. 396-107/2002: Destacamos en primer lugar que los análisis de precios a que hace referencia el inciso b) del artículo 5 señalado en el apartado 2.2 forman parte de la documentación contractual existente a la fecha del Decreto 1295/02 ya que integraban la oferta de la licitación, razón por la cual no resultaba necesario ni exigible en este caso que la contratista los presentara y la comitente los aprobara. Debemos señalar también que al no rechazar esta UEC los certificados de variación provisorios presentados por la Contratista, los mismos quedan aprobados. 2) Nos remitimos a lo expresado en el punto anterior, destacando que la UCN de PRISE aprobó el criterio sustentado por esta UEC. 27 3) Con relación a este punto reiteramos lo expuesto en el punto 1 y en la nota N° 576.170 de respuesta al Memo N° 6 de la AGN de fecha 19/2/2004: “Debemos destacar que el Decreto PEN 1295/02 y normas complementarias imponen la ampliación de la póliza de garantía de ejecución de contrato dentro de los 30 (treinta) ds. de aprobada el Acta de Redeterminación de Precios(Resol. ME 396/2002 – artículo 14). En el presente caso dicha Acta a la fecha aún no ha sido firmada por encontrarse las variaciones de precios bajo análisis por parte de la UCN de PRISE.” 4) Sin comentario. 5) Al respecto consideramos que nos hemos ajustado a las disposiciones de la RG (AFIP) 830, donde el Fondo de reparo no está incluido como concepto deducible del monto imponible. Por otra parte estimamos que en el marco de la citada RG el hecho imponible lo constituye el pago de la factura. 6) El atraso del pago del certificado N° 19 está motivado en la inexistencia de fondos disponibles por parte de la UEC para efectuar el mismo. Destacamos que oportunamente y por notas N° 576.532 del 18/7/02, 576.559 del 8/8/02 y 576.902 del 23/12/02 cuya copia adjuntamos solicitamos la remisión de los fondos a la UCN de PRISE. Atendiendo a la solicitud de esta UEC, el Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología de la Nación transfirió a través de la Resolución N° 286 (copia de la misma ya obra en poder de la AGN) los fondos necesarios para cancelar dicho certificado y el resto de las obligaciones derivadas el pago de los Decretos 1295/02 y 1953/02. 28 Provincia de Entre Ríos Licitación Pública Nacional Nº 02/00 (Monto pagado en el ejercicio $ 322.243,29) Observaciones: 1) No se tuvo a la vista la constancia de intervención de la SIGEN según lo establecido en el decreto 1295/2002, artículo 12, para la redeterminación de precios. 2) Entre la firma de un “Acta Complementaria del Convenio de Recomposición del Contrato de Obra Pública y Reinicio de Obra” y el reinicio por parte de la contratista transcurrieron 28 días, incumpliendo el plazo de 10 días establecido en la misma debido al atraso incurrido por el Gobierno Provincial para el pago de gastos improductivos por $ 56.913,51 condición excluyente para que los trabajos fueran reiniciados. Se destaca que la empresa cumplió con lo dispuesto ya que reanudó las obras a los cinco días del último pago recibido como indica el apartado 1b) de la mencionada acta. 3) Se pudo observar el incumplimiento por parte del gobierno provincial de los plazos de pago establecidos en el apartado 2 del acta de recomposición citada precedentemente, ya que el anticipo financiero se pago con 37 días de atraso. 4) Se pudo verificar que si bien la no objeción de la UCN al certificado de obra N° 1 de la obra reconvenida es del 25/09/03, la factura y el recibo del proveedor son de fecha 6/10/03, es decir, con posterioridad al cierre del Programa que operó el 30/09/03. Asimismo, con relación a los certificados N° 2 y 3, tanto la no objeción de la UCN, como la orden de pago, la factura y el recibo son de octubre y noviembre 2003, respectivamente. 5) No se tuvo a la vista la no objeción de la UCN a la compensación financiera sobre los certificados de obra N° 1, 2 y 3, que se pagó por un total de $ 2.990,96. 29 6) Las retenciones se calculan sobre el total del certificado sin deducir la retención por fondo de reparo, lo que implica que sobre el monto de la misma se retiene con anterioridad al perfeccionamiento del hecho imponible. Comentarios de la UEP: 1) Tal como se informara oportunamente, según el Informe de fecha 05/02/2003 del Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología, la SIGEN pasa las actuaciones solicitando la intevención de la COMISIÓN DE SEGUIMIENTO DE OBRAS DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA para luego ella poder expedirse. Por otra parte, mediante Nota N° 2482 del 2 de mayo de 2003 la U.C.N. establece: “........se autoriza la firma de la Redeterminación de Precios de la obra de la Escuela N° 109 “J. J. Millán” de Concepción del Uruguay y la reiniciación de la obra en el plazo establecido en el Artículo 1° del Acta de Adhesión al Decreto 1295/2003”, no existiendo otra información adicional o diferente a la manifestada. 2) y 3) Respecto al trámite de estos pagos no fue efectuado por el Programa sino directamente por el Sector Administrativo Contable de la Unidad Ejecutora Provincial, motivo por el cual no se tiene conocimiento de las causas que motivaron la demora en estos pagos.4) En relación a los pagos efectuados con posterioridad al 30/09/2003, es importante remarcar que con fecha 03 de Octubre de 2.003 se acreditó una transferencia de fondos por Pesos Trescientos Cincuenta y Cinco Mil Cien con 91/100 ($ 355.100,91) –Orden de Pago N° 20/03 Cheque N° H 02948068 con imputación a Bancos UEP Entre Ríos Infraestructura. A esta fecha sólo se encontraba pendiente de pago el Certificado de Obra N° 1 (Obra Reconvenida) Escuela N° 109 “J. J. Millán” C. del Uruguay que fuera aprobado mediante Nota PRISE N° 5877 de fecha 25 de septiembre de 2.003 por un monto de Pesos Cuarenta y Tres Mil Novecientos Cuarenta y Siete con 71/100 ($ 43.947,71). De los hechos se desprende y al no existir información en contrario por parte de la Unidad Coordinadora Nacional, que el resto 30 de estos fondos podían ser utilizados para efectuar pagos de Obra de Infraestructura hasta su total utilización. Asimismo se puede observar que en las Notas de no objeción de los Certificados de Obra N° 1, 2 y 3 que fueron pagados con fondos P.R.I.S.E. no aparece la siguiente leyenda “El pago de este Certificado se efectuará con los fondos del Tesoro Nacional que fueron transferidos a la Cuenta Pacto Federal Educativo, a través de la Resolución SSCA N° 285 de fecha 17-09-03. La Rendición de estos fondos se efectuará según lo establecido por la Resolución SSPE N° 183/99 acompañada por la documentación respaldatoria” la que si surge a partir de las siguientes no objeciones al pago de los Certificados de Obra.5) Sin comentario. 6) En relación a las retenciones efectuadas en el momento del pago sobre los Fondos de Reparo, la entonces Asesora Contable de la Unidad Ejecutora Provincial – Sector Educación, efectuó una Consulta Vinculante ante la A.F.I.P. en relación a si corresponde deducir del Monto Bruto de los Certificados de Obra el concepto “Fondos de Reparo” a los efectos de practicar la Retención del Impuesto a las Ganancias. Mediante Nota N° 96/02 del 9 de enero de 2002 este Organismo informa que no procede que se detraiga del importe bruto de los certificados en cuestión, los montos contenidos en concepto de “Fondos de Reparo” para el cálculo de las retenciones.- Si bien esta consulta se realizó puntualmente en base a la Resolución General (AFIP) N° 830, se considera que se debe adoptar el mismo criterio para la Retención establecida en la Resolución General N° 4052, como así también las retenciones impositivas que corresponde practicar de acuerdo a la normativa provincial que rige en la materia.- C- EQUIPAMIENTO Provincia de Entre Ríos LPN Nº04/00 Equipos de computación (No se efectuaron pagos en el ejercicio, se efectuó el seguimiento de lo observado en el período anterior) 31 Observaciones: 1) Las actas de recepción que nos fueran suministradas no identifican a qué adquisición corresponden los bienes entregados y se verificó la existencia de errores en las mismas. Al respecto, surgen algunos números de serie de impresoras que no se encontraban en el remito del proveedor, así como algunos casos en los que se repite el número de serie. 2) El 25% de las impresoras entregadas no fueron destinadas a escuelas sino a distintas áreas del Consejo General de Educación, a pesar de que se había informado a los oferentes vía fax que las mismas estaban destinadas a 17 Direcciones Departamentales de Escuelas. 3) No se tuvo a la vista el inventario de bienes del Programa. Comentario de la UEP: Toda la información relativa a estas actuaciones fue brindada en las contestaciones a los ítems de los Memorandos de la A.G.N. relacionados con este tema, no existiendo otra información adicional o diferente a la manifestada en su oportunidad. No obstante se está realizando el seguimiento del Proceso en forma conjunta con las autoridades del Consejo General de Educación de la Provincia de Entre Ríos con el objeto de obtener con la mayor brevedad posible el inventario definitivo de los mismos.Respecto a las observaciones formuladas se tomarán los recaudos pertinentes para evitar su reiteración en procesos futuros.- Provincia de Mendoza LPN 02/01 Equipamiento Mobiliario (Monto pagado en el ejercicio $ 218.472.-) Observaciones: 1) La documentación que obra en el expediente tenido a la vista en algunos casos no se encuentra archivada respetando el orden cronológico. 32 2) Se verificó que en el expediente existen varios ejemplares de las Guías de Verificación I y II exigidas por el Banco, algunos de los cuales se encontraban sin fecha y sin firma y ninguno poseía el visto y acuerdo por parte del mismo, tal como prevé el formulario respectivo. 3) Una de las ofertas presentadas no se encontraba firmada por el oferente en todos sus folios tal como se establece en el artículo 11 del PBCG. 4) No se cumplió con el plazo establecido en el PBCG para la emisión del dictamen de preadjudicación, ya que el PBCG establece 10 días desde la fecha del acta de apertura y el mismo se emitió 66 días después. Cabe aclarar que se tuvo a la vista una nota de la Comisión de Preadjudicación de Bienes dirigida al Coordinador Ejecutivo UCPPFE, fechada 11 días después del acta de apertura solicitando una prórroga de 10 días hábiles. La misma fue otorgada por nota de la UFI 36 días después de la solicitud. Comentarios de la UEP: 1) La documentación se incorpora al expediente a medida que llega la información a la Unidad. Cuando el expediente se encuentra en otros organismos provinciales en instancias de revisión y/o aprobación (tales como el Honorable Consejo de Administración de la Enseñanza Pública, Asesoría Letrada de la D.G.E., Fiscalía de Estado, Subsecretaría de Gestión Institucional, entre otros), la documentación que llega es guardada e incorporada al expediente cuando éste vuelve a la Unidad Ejecutora. La observación será tenida en cuenta para futuros procedimientos. 2) A fs. 59/69 obra copia de la Guía de Verificación I y II firmada en la última hoja por el Coordinador Ejecutivo que fue enviada al Coordinador Operativo de PRISE. Por nota UCN PRISE Nº 001152 del 22/06/2001 se solicita a esta Unidad que las secciones correspondientes de la Guía de Verificación deben remitirse firmadas por el responsable de la UEP para ser conformadas por la UCN. Por nota del 29/06/2001 33 se envía lo solicitado. A fs. 75/85 obra Guías de Verificación I y II conformada por la Unidad Coordinadora Nacional con fecha 01/08/2001. Este proceso fue suspendido por la proximidad del cierre del programa y se firmó el Acta de Conciliación de Saldos Pendientes entre UFI y la UEP dejando sin efecto el llamado. Por nota del 02/04/2002 se solicita la no objeción a la documentación licitatoria destinada a la adquisición de equipamiento escolar modificándose las cantidades a comprar y se adjunta copia de la Guía de Verificación I y II enviada a Nación (la copia que obra en el expediente está sin firmar a fs. 128/138, no así la que se envió en original a Nación). A fs. 167/177 obra la Guía de Verificación I y II conformada por la Unidad Coordinadora Nacional con fecha 16/04/2002. La observación será tenida en cuenta para futuros procedimientos. 3) La observación es correcta. Sin embargo cabe aclarar que no se solicitó a las empresas la corrección de la misma en virtud de declararse fracasado el procedimiento. La observación será tenida en cuenta para futuros procedimientos. 4) Es correcta la observación. Sin embargo consta en el expediente documentación que justifica el atraso en la emisión del Dictamen de Preadjudicación. Por nota del 18/06/2002 la Comisión de Preadjudicación solicita una prórroga de diez (10) días hábiles para la emisión del Dictamen respectivo. Por nota UCPPFE Nº 223 la Coordinación Provincial solicita la prórroga a la Unidad Coordinadora Nacional para la emisión del Dictamen de Preadjudicación. El 18/06/2002 el Subsecretario de Gestión Institucional, Cont. Jorge Nasisi, envía nota a la Coordinación de PRISE, manifestando que las ofertas presentadas superan ampliamente el presupuesto oficial y el deseo de no perder la compra. Por nota UFIPRISE Nº 002720 del 24/07/2002, se solicita el envío del Dictamen de Preadjudicación y otorga la ampliación de plazo solicitada. El Dictamen fue emitido el 12/08/2002 declarando fracasada la Licitación Pública. Se ha tomado nota de la observación para futuros procedimientos. 34 Contratación Directa (Concurso de precios) – Adquisición de Mobiliario Escolar (Se realiza por haberse declarada desierta la Licitación LPN 02/01) Observaciones: 1) La mayor parte del expediente se encuentra refoliado sin que conste ninguna autorización. 2) En el 33% de las ofertas presentadas se observaron hojas sin firma del oferente, incumpliéndose el artículo 11 del PBCG. 3) Se pudo observar que en el Acta de Apertura de Ofertas se rechaza 1 de las mismas por no presentar garantía de mantenimiento de oferta, incumpliéndose el artículo 20 del PBCG ya que para el acto de apertura se prevén observaciones a las ofertas y no rechazos. Cabe aclarar que la UCN por nota en la que se comunica la no objeción al dictamen de preadjudicación hace la correspondiente aclaración, indicando que el acto de apertura debe ser un acto de constatación de presentación de la documentación y no de descalificación. 4) La recepción fehaciente de la orden de compra por parte del proveedor tuvo lugar 21 días después de haberse hecho efectiva la adjudicación sin que conste en el expediente evidencia alguna que justifique la demora ya que la UEP remitió la notificación de adjudicación mediante carta documento y emitió la orden de compra dentro del plazo de 5 días previsto en el PBCP. 5) La garantía de adjudicación tenida a la vista entró en vigencia 121 días después del plazo establecido en el PBCG. Asimismo, la entrada en vigencia es de 81 días después del plazo máximo establecido en el pliego para la entrega de los bienes. Se destaca que de acuerdo al artículo 35 la misma deberá constituirse dentro de los 5 días de la comunicación fehaciente de adjudicación, según el artículo 36 f) la misma 35 forma parte integrante del contrato y su no constitución en el momento y forma prevista es causa suficiente para que se deje sin efecto la adjudicación (artículo 39). 6) No se cumplió ni el plazo ni la modalidad de entrega prevista en el artículo 10 del PBCP, ya que la misma se realizó en 5 entregas con un retraso de 107 días. 7) Los recibos tenidos a la vista fueron emitidos por el importe neto de las retenciones de impuesto realizadas. 8) Respecto a los remitos de entrega del mobiliario a las escuelas beneficiarias surge que en el 3,2% de los casos analizados no constaba la aclaración del firmante, en el 15,2% no constaba el sello de la escuela y en el 2,1% no se tuvo a la vista la constancia de recepción. A su vez, en el 5,4% de los casos los mismos fueron tenidos a la vista en fotocopia simple. 9) La UEP no posee un inventario de bienes adquiridos por el Programa. Consultada la misma nos respondió que la responsabilidad por el inventario y guarda de los bienes corresponde a cada escuela. Comentarios de la UEP: 1) La observación es correcta y se ha subsanado salvando los casos detectados. 2) A fs. 704/719 obran inscripciones impositivas y fotocopias de los pagos de IVA, documentación que no está firmada pero está legalizado por Escribano Público. Por nota del 05/11/2002 la Comisión de Preadjudicación solicita ratificar personalmente con firma del oferente o por nota, la documentación presentada correspondiente a copias de inscripciones impositivas y fotocopias de los pagos de IVA, Ingresos Brutos y Autónomos. A fs. 1100/1116 obran fotocopias legalizadas por Escribano Público y firmadas por el titular. En otro de los casos sólo posee el sello de la 36 empresa pero sin firma y en otro obra el pliego sin firmar. No se solicitó la conformación de la documentación por no pasar las ofertas a la etapa de evaluación. 3) Es correcta la observación y será tenida en cuenta para futuros procedimientos. 4) La Orden de Compra fue emitida con fecha 10/12/2002 y el proveedor (de San Luis) se presentó a retirar la misma el 30/12/2002. No obstante encontrarse vencido el plazo, por decisión del Subsecretario de Gestión Institucional se entrega la misma, notificándose el día 30/12/2002. 5) El proveedor comenzó a entregar sin haber constituido la garantía de ejecución de contrato y sin conocimiento de la administración del UEP. Por no disponer de fondos para el pago de los bienes entregados, el proveedor decide no entregar el resto adeudado. Por cédula del 19/03/2003 se le intima a entregar la totalidad de los bienes adjudicados, bajo apercibimiento de dar por rescindido el contrato bajo exclusiva culpa y responsabilidad del proveedor. Durante todo este tiempo la empresa no constituyó la garantía y la observación es correcta y será tenida en cuenta para futuros procedimientos. 6) La observación es correcta, sin embargo obran en el expediente todas las justificaciones necesarias, notas del proveedor solicitando la prórroga de los plazos de entrega y notas expresando la imposibilidad de entregar en los plazos establecidos por no haber cobrado la primera entrega y por no disponer de la materia prima necesaria. Por nota del 16/05/2003 el proveedor comunica que ha terminado la entrega y solicita la exención de la multa correspondiente. Por nota del 13/06/2003 se solicita al Subsecretario de Gestión Institucional la eximición de la multa por entrega fuera de término aduciendo fuerza mayor. Con dictamen de Asesoría Legal, el Subsecretario de Gestión Institucional, comparte el informe de la Unidad Coordinadora de Programas y exime de las penalidades a la empresa. 37 7) La observación será tenida en cuenta para futuros procedimientos. 8) La observación es correcta. Si bien la entrega del mobiliario por parte del proveedor al depósito de la Dirección General de Escuelas, se encuentra perfectamente documentada, existe un mínimo de remitos de entrega de mobiliario a las Escuelas, que no se encuentran debidamente conformados. La responsabilidad por la entrega del mobiliario a las escuelas es del área de Suministros de la Dirección General de Escuelas. En algunos casos, y debido a las distancias, el traslado de los bienes hasta las escuelas se realizó con un camión de la municipalidad respectiva o con un taxi flet y los remitos no volvieron conformados con todas las formalidades requeridas. Esto se debió a que no se encontraba presente la directora al momento de la recepción y la persona que los recibió no contaba con sello personal, ni acceso a los sellos de la escuela. No obstante ello, se han realizado visitas de control por muestreo, donde se constató la entrega y tenencia del 100% de los bienes que figuran en el remito. 9) La carga de inventario físico en el Sistema de Información Contable de la Provincia de Mendoza (SIDICO) es responsabilidad de esta Unidad Ejecutora a partir del 01/01/2003. El inventario que muestra el ingreso de los bienes a Suministros de la Dirección General de Escuelas se encuentra completamente cargado y terminado al día de hoy. Se está tramitando la autorización para realizar la transferencia de los mismos a cada una de las escuelas beneficiarias. No obstante la guarda y responsabilidad de los bienes corresponde a cada escuela. C- DISPONIBILIDADES Observación de Carácter General: Al 31/12/03 permanecían abiertas las cuentas bancarias de las provincias de Entre Ríos, La Pampa, Gobierno de la Ciudad, Mendoza, Neuquén, San Luis, y Tierra del Fuego, pese a que el cierre del Programa operó el 30/09/03. A su vez, la demora en el cierre y la devolución de los fondos BID y del 38 Ministerio de Educación Nacional remanentes impide el cierre de las cuentas de la UCN. Comentarios de las Unidades Ejecutoras: Es importante destacar que de las cuentas bancarias que estaban abiertas al 31-12-03, al día de la fecha se encuentran cerradas las de la Provincia de Entre Ríos, La Pampa, Gobierno de la Ciudad, Mendoza, Neuquén, quedando abiertas la de la Provincia de San Luis quien ha solicitado el cierre de la cuenta en Abril 2004 a la Tesorería y la cuenta bancaria Fondos de Terceros de la Provincia de Tierra del Fuego, quien no ha dado respuesta ante nuestro pedido de cierre de cuentas por tener un conflicto judicial con la empresa constructora receptora de los fondos de reparo pendientes de devolución. Provincia de Entre Ríos Observación: A la fecha la UEP no había procedido al cierre de la cuenta BID del Programa, destacándose que el saldo existente de $ 45.070,51 debió haberse reintegrado a la UCN y ésta al BID, ya que no podrá ser utilizado debido a que el cierre del Programa operó el 30/09/03. Comentario de la UEP: Respecto al cierre de la Cuenta Bancaria el 15 de abril del corriente se elevó a la UCN copia de la documentación respaldatoria del cierre de la Cuenta Corriente N° 39010187/69 U.E.P. Fondos BID.Provincia de Corrientes Observaciones: 1) El libro bancos de las cuentas de Fondos BID, Fondos de terceros y Fondos Locales tienen registraciones sólo hasta el 30/11/01. Se destaca que la UEP en sus conciliaciones expone “saldo según libro bancos al 2003” no habiendo contabilizado los meses sin movimiento. 39 2) Las conciliaciones bancarias de la UEP incluyen partidas pendientes de ejercicios anteriores sin identificar a que concepto corresponden y sin haber efectuado los correspondientes ajustes. 3) Las tres cuentas del Programa permanecían abiertas al 31/12/03 pese a que no tienen movimiento desde diciembre de 2001 y que el cierre del mismo operó el 30/09/03. 4) A la fecha no se ha obtenido respuesta a nuestro requerimiento de información enviado a la UEP referido a los siguientes temas: - Las razones por las cuales no se ha efectuado el depósito correspondiente al saldo de $ 11 que la UEP mantiene en la cuenta retenciones a pagar. - Asimismo existe un saldo de $ 3.120,75 en la cuenta de pasivo Fondos de Terceros acerca del cual no se nos ha suministrado la documentación de respaldo de la cancelación del pasivo o la justificación por la cual la misma no se ha efectuado. - A su vez, existe un crédito por $ 1.788,96 en concepto de Comisiones Bancarias que deben ser reintegradas por la Provincia al Programa, y que al 31/12/03 no se había cancelado. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Provincia de Neuquén Observación: En el libro bancos no se deja constancia de los meses sin movimiento. Comentario de la UEP: Se toma nota de la observación. Provincia de Salta Observaciones: 1) A la fecha no se ha obtenido respuesta a nuestro requerimiento de información enviado a la UEP referido a los siguientes temas: 40 - La UEP mantiene un saldo en la cuenta retenciones a pagar de $ 806,14 sin que la provincia nos haya informado de las razones por las cuales el Programa se ve involucrado en incumplimiento fiscal. - No se nos ha suministrado la documentación o información con respecto a los $ 2.758,54 que se encuentran contabilizados en Otros créditos, desconociéndose el origen del mismo, ni cuando se procederá a su cancelación. A su vez, existe un crédito por $ 13.289,66 en concepto de Comisiones Bancarias que deben ser reintegradas por la Provincia al Programa y que al 31/12/03 no se había cancelado. - No se nos ha enviado respuesta a nuestra solicitud de documentación de respaldo de la cancelación del pasivo expuesto en la cuenta Fondos de terceros al 31/12/03 por $1.258,22. Se destaca que el cierre del Programa operó el 30/09/03 y deberían haberse cancelado todos los pasivos existentes. 2) En el libro bancos no se deja constancia de los meses sin movimiento. 3) En algunas de las conciliaciones tenidas a la vista no existe constancia alguna de quién las confeccionó ni de quién las controló. Comentarios de la UEP: 1) Habiéndose analizado la documentación de PRISE, no se pudo detectar que los montos informados se encontraban pendientes. Recordamos que esta Unidad Ejecutora no cuenta con personal para la atención del Préstamo desde mayo de 2003. 2) y 3) Sin comentarios. Provincia de Santa Fe Observaciones: 1) No se realizan los cierres mensuales del libro banco. 41 2) En el libro bancos no se deja constancia de los meses sin movimiento. Comentarios de la UEP: 1) y 2) Se toma nota de la observación. Provincia de Tierra del Fuego Observaciones: 1) A la fecha no se ha obtenido respuesta a nuestro requerimiento de información enviado a la UEP referido a los siguientes temas: - No se nos ha suministrado constancia alguna de que la provincia haya efectuado la reposición de los fondos retenidos con carácter de indisponibles por tratarse de fondos de reparo y que fueron utilizados para el pago de los gastos bancarios. El faltante al que se hace referencia asciende al 31/12/03 a $ 1.457,75. - No se nos ha enviado respuesta a nuestra solicitud de documentación de respaldo del pago del fondo de reparo pendiente al 31/12/03 o justificación de las razones por las cuales el mismo no ha sido cancelado por $16.484,30. Se destaca que el cierre del Programa operó el 30/09/03 y deberían haberse cancelado todos los pasivos existentes. - No se nos ha suministrado la documentación o información con respecto a los $ 3.434,80 que se encuentran contabilizados en Otros créditos, desconociéndose el origen del mismo, ni cuando se procederá a su cancelación. A su vez, existe un crédito por $ 5.042,90 en concepto de Comisiones Bancarias que deben ser reintegradas por la Provincia al Programa y que al 31/12/03 no se había cancelado. 2) En algunos casos las conciliaciones poseen sólo una firma sin aclaración que no permite identificar si es quién la realizó o quién la controló. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 42 Provincia de Jujuy Observación: A la fecha no se ha obtenido respuesta a nuestro requerimiento de información enviado a la UEP referido a los siguientes temas: - La UEP mantiene un saldo en la cuenta retenciones a pagar de $ 10.444,46 sin que la provincia nos haya informado de las razones por las cuales el Programa se ve involucrado en incumplimiento fiscal. - No se nos ha suministrado la documentación o información con respecto a los $ 19.002,30 que se encuentran contabilizados en Otros créditos, desconociéndose el origen del mismo, ni cuando se procederá a su cancelación. A su vez, existe un crédito por $ 3.985,45 en concepto de Comisiones Bancarias que deben ser reintegradas por la Provincia al Programa y que al 31/12/03 no había sido cancelado. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Provincia de San Luis Observación: La provincia no ha dado respuesta a nuestro requerimiento de información respecto de los $ 7.541,35 que se encuentran contabilizados en Otros créditos, desconociéndose el origen del mismo, ni cuando se procederá a su cancelación. A su vez existe un remanente en la cuenta de pasivo Fondos de Terceros de $ 289.99, sin que se tenga conocimiento si el mismo corresponde a una deuda exigible pendiente de cancelación. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Provincia de San Juan Observación: De acuerdo a la respuesta que nos fuera suministrada por el Coordinador General de la Unidad Ejecutora de Inversiones Educativas, la Unidad ha detectado la insuficiencia de fondos por $ 20.287,61 y ha dado intervención al Tribunal de Cuentas 43 Provincial a los efectos de que se aclare el destino de los fondos. Cabe aclarar que los mismos formaban parte de los fondos de reparo retenidos, como tales tenían carácter de indisponibles y que este es el tercer ejercicio en que se observa su faltante sin que la Provincia haya dado aún una respuesta concreta acerca de la utilización de dichos fondos. A su vez, existe un crédito por $ 4.001,91 en concepto de Comisiones Bancarias que deben ser reintegradas por la Provincia al Programa y que al 31/12/03 no había sido cancelado. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Provincia de Tucumán Observaciones: 1) Al 31/12/03 posee un saldo impago de retenciones de $ 672. Consultada la UEP nos respondió con fecha 15/04/04 que iban a proceder al pago respectivo. Lo expuesto constituye un incumplimiento de las normas fiscales vigentes. 2) Al 31/12/03 no se habían reintegrado los $ 5.385,10 correspondientes a Comisiones bancarias ni los $ 100 contabilizados en otros créditos que debieron ser reintegrados por la Provincia. Comentario de la UEP: 1) y 2) Se toma nota de la observación. Provincia de Chaco Observación: La provincia no nos ha suministrado información acerca de la cancelación del Pasivo que por $ 433 se expone en la cuenta Fondos de terceros o justificación de que la misma no se haya efectuado. A su vez, existe un crédito por $ 2.879,74 en concepto de Comisiones Bancarias que deben ser reintegradas por la Provincia al Programa y que al 31/12/03 no había sido cancelado. 44 Comentario de la UEP: Mediante Nota UEP de fecha 22-04-04 la Jurisdicción solicita un plazo de 5 días para realizar el depósito requerido. Provincia de La Rioja Observación: La provincia no ha dado respuesta a nuestro requerimiento de información respecto de los $ 4.906,65 que se encuentran contabilizados en Otros créditos, desconociéndose el origen del mismo, ni cuando se procederá a su cancelación. A su vez existe un saldo en la cuenta de pasivo Fondos de Terceros de $ 3.048,10 sin que se tenga conocimiento de las razones por las cuales no ha sido cancelado. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Provincia de Río Negro Observación: La provincia no ha dado respuesta a nuestro requerimiento de información en cuanto a la existencia de un saldo de $ 8.000 en la cuenta caja. Al respecto debe hacerse referencia a que en oportunidad de la realización de la auditoría del ejercicio 2002, se nos había informado que se había realizado el reintegro de los fondos y no se contó con la documentación de respaldo respectiva. A su vez, existe un crédito por $ 9.538,98 en concepto de Comisiones Bancarias que deben ser reintegradas por la Provincia al Programa y que al 31/12/03 no había sido cancelado. Comentario de la UEP: En relación al reintegro que debe realizar la Provincia por la suma de $ 8.000 cumplo en informarle que se encuentra el trámite el mismo. Realizándose la transferencia a la brevedad posible. La devolución del saldo pendiente de comisiones bancarias se encuentra en trámite mediante el expediente Nro. 20643-UEP-02. Una vez concluido el mismo, se pondrán los fondos a su disposición. 45 Provincia de Buenos Aires Observación: La provincia no ha dado respuesta a nuestro requerimiento de información respecto de la existencia de un crédito por $ 6.612,55 en concepto de Comisiones Bancarias que deben ser reintegradas por la Provincia al Programa y que al 31/12/03 no había sido cancelado. Comentario de la UEP: Con respecto al requerimiento de información sobre el saldo de comisiones bancarias al 31-12-03, se iniciaron mediante expediente Nro. 58003600098/04, el trámite de reintegro del mismo. Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires Observación: La UEP utilizó los fondos de reparo retenidos para efectuar pagos correspondientes a la aplicación del Decreto 1295/02, no teniendo en cuenta que dichos fondos poseen el carácter de indisponibles hasta tanto proceda el momento de su devolución de acuerdo al P.B.C.G. que forma parte integrante del contrato. Comentario de la UEP: Consideramos importante destacar al respecto que: a) Debemos tener en cuenta que la utilización de los fondos de reparo para el pago de los ajustes provisorios del Decreto 1295/02 se trata de un procedimiento excepcional utilizado en el marco de la situación financiera – económica y social existente en nuestro país en Octubre de 2002 la cual es de notorio y público conocimiento. b) Los mecanismos de ajuste determinados por el Decreto citado no estaban previstos dentro de la operatoria del PRISE diseñada para períodos de vigencia de la convertibilidad. c) También debemos destacar que resultaba imprescindible pagar dichos montos a fin de finalizar la obra en plazos perentorios resultantes de la necesidad de transferir con urgencia a este nuevo edificio el funcionamiento del Jardín de Infantes N°3. d) Los pagos del Decreto 1295/02 fueron aprobados por la UCN de PRISE. e) Que la UCN estaba en conocimiento acerca de la utilización de los fondos de reparo con ese destino, de acuerdo a lo expuesto en el Apartado Obras – inc. 6). 46 f) En definitiva se encuentran garantizados y disponibles los fondos necesarios para proceder al pago de los fondos de reparo y demás obligaciones derivadas de la aplicación de los Decretos 1295/02 y 1953/02. Unidad Coordinadora Nacional Observación: Al 31/12/03 no se habían reintegrado los $ 5.489,66 correspondientes a Comisiones bancarias ni los $ 3.748,99 contabilizados en otros créditos que debieron ser reintegrados al Programa. Comentario de la UEP: Se están realizando los reclamos pertinentes ante el Ministerio a fin de que sean reintegradas las comisiones bancarias correspondientes. D- ORDENES DE PAGO Provincia de Mendoza Observación: La UEP no mantiene un archivo de órdenes de pago. Ante nuestra solicitud se nos informó que las mismas obran en cada expediente. Al respecto, se requirió que nos fueran suministradas algunas órdenes de pago, las cuales fueron impresas y firmadas ante nuestra presencia. Comentario de la UEP: La Provincia de Mendoza no exige llevar un archivo cronológico de órdenes de Pago emitidas. Las mismas se cargan en el Sistema, el cual les asigna automáticamente un número correlativo, permitiendo su impresión en original. . Esta documentación se archiva en los respectivos Expedientes de pago. Los Expedientes del Programa PRISE se encuentran guardados en el archivo que la Dirección General de Escuelas posee en una de las piletas de la ex Bodega GIOL, en Maipú (a 40 Km. del centro de Mendoza), excepto los Expedientes que fueron solicitados por la Auditoria, los que ya habían sido identificados y traídos a las oficinas de la UEP. La última mañana de la auditoria in situ, los auditores solicitaron las órdenes de pago del pago de las retenciones de impuesto efectuadas. No teníamos la documentación en la UEP. A fin de proveerla en tiempo y como el Sistema SIDICO 47 permite la reimpresión de las mismas, procedimos a buscar, reimprimir y firmar las órdenes de pago de las retenciones en presencia de los Auditores. BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2004. Dra. Liliana RONCHI Dra. M. Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisora D.C.E.E.-AGN Coordinadora D.C.E.E.-AGN Jefe D.C.E.E-AGN 48 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE REFORMAS E INVERSIONES EN EL SECTOR EDUCACIÓN” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 845/OC-AR BID (Ejercicio Nº 9 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - test o prueba de transacciones; - análisis de legajos de consultores y de antecedentes licitatorios; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto; - reconciliaciones y circularizaciones bancarias; cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - inspecciones oculares; - cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período; - como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 49 El alcance del examen comprendió el 100% de los orígenes y el 100 % de los pagos efectuados en el ejercicio para la categoría Obras, el 65,51% para Equipos y el 26,15% para Consultoría (Incluye los gastos de las categorías Administración, Diseño y Asistencia Técnica). Cabe aclarar, que las inversiones expuestas en los estados auditados han sido afectadas por ajustes correspondientes a ejercicios anteriores y/o producto del cierre del Programa, afectando en defecto la exposición de los pagos efectuados en el ejercicio. Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas cabe destacar que tanto la Unidad Coordinadora Nacional como las Unidades Ejecutoras Provinciales auditadas, no opusieron reparos a la gestión de esta auditoría, otorgando las facilidades que posibilitaron la realización de las tareas de campo. BUENOS AIRES, 12 de mayo de 2004. Dra. Liliana RONCHI Dra. M. Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisora D.C.E.E.-AGN Coordinadora D.C.E.E.-AGN Jefe D.C.E.E.-AGN 50