INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/046. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 04/02/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2001 (movimientos del ejercicio y acumulados del ejercicio y ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y Anexos (N° 1 a 3) que forman parte del mismo. 1 b) Nota a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 7. c) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2001, expresado en dólares estadounidenses, notas y anexos que lo acompañan. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/01” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 1 de noviembre de 2002 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 28/06/02 y el 02/09/02 y el 4/11/02. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las 2 establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- ACLARACIONES PREVIAS Tal como se expone en Nota 2 – Principales Políticas de Contabilidad - a los estados financieros, la contabilidad del Proyecto es llevada por el método de Percibido. Por lo tanto éste no registra contablemente los pasivos que al 31/12/01 ascendían a $ 71.277,61, conforme se detalla en Nota 7 a los mencionados estados (la misma contiene un error de tipeo, donde dice $ 71.211,61 debe leerse $ 71.277,61). La cifra mencionada representa el 2 % de las aplicaciones del ejercicio. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II” al 31 de diciembre de 2001, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 04/02/98 y posteriores revisiones. 3 Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 18 de noviembre de 2002. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2001, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/01. 1- SUBCONTRATOS DE ASISTENCIA TÉCNICA Observaciones: Antecedentes de contratación: Se reitera lo manifestado en el ejercicio anterior respecto a la falta de evidencia del proceso de selección, evaluación y contratación aplicado en la formulación del subcontrato con OIM (Organización Internacional para las Migraciones), que permita aseverar el cumplimiento con el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 49 (“Mediante la comparación de ofertas competitivas...”) y punto 50 que dice: “La existencia de un organismo del Estado, fundación o asociación sin fines de lucro que pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles proveedores.” 5 Comentarios de la UCP: Antecedentes de contratación: Se tendrá en cuenta lo observado no obstante ello cabe mencionar que luego de la última transferencia de fondos de fecha 20/12/00 el contrato no fue renovado, manteniendo esta Unidad de Coordinación un contrato con la OIM solamente para la emisión de pasajes y el pago de viáticos. Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones indicadas en el Manual de Gestión de Proyectos del PNUD al momento de formular las contrataciones. 2-CONSULTORES - Antecedentes de Contratación Observación: Se mantiene la observación respecto a la falta de constancia, en los legajos de los consultores, del proceso de evaluación efectuado por la Unidad de Coordinación para la selección de los consultores; sólo se agrega a los mismos los currículos de tres postulantes para cada función. Comentario de la UCP: Cabe señalar que el informe de AGN del año 2000 fue recepcionado el 1 de Octubre del 2001. A partir de esa fecha se tomó conocimiento de lo observado y se implemento , mediante memorándum de fecha 16/10/2001 del Dr. Ricardo Schwarcz en ese momento , coordinador de la UCEPMIyN, a cargo del PROMIN un instructivo (ya incorporado al manual de contrataciones vigente actualmente). Es en ese momento cuando se implementan las recomendaciones de AGN , de modo que si la verificación que genera estos comentarios comprende Enero/Setiembre 2001 lógicamente persisten las dificultades En la actualidad todos los legajos poseen constancia de aprobación de los informes por el responsable o gerente del Area y en el caso de incorporaciones, la correspondiente evaluación de selección del consultor, instrumentada mediante grilla y acta. Además de lo indicado, debe tenerse en cuenta que en la medida que existan/hayan existido recomendaciones, no se efectúa una nueva selección y por lo tanto no se encontrará la documentación correspondiente en los legajos. 6 Recomendación: Mantener legajos completos con toda la información que respalde el proceso de evaluación de los consultores contratados. 3- CONSULTORES -Informes: Observación: Se mantiene la observación respecto a que: - Los informes tenidos a la vista no poseen constancia de aprobación por parte de la Unidad de Coordinación; y - En algunos casos no se tuvo evidencia de la fecha de recepción de los informes. Comentario de la UCP: Nos remitimos a lo manifestado en el punto 2 del presente informe. Recomendación: Mantener legajos individuales completos de los consultores contratados por el Proyecto, tal como surge del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno en su Capítulo III, Recursos Humanos, puntos 28 y 41. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- VIAJES Observaciones: 1) La orden de pago nº 28 de fecha 5/01/01 presenta rendiciones de viáticos, correspondientes a un consultor cuyo domicilio de residencia es la provincia de Santa Fe, que merece los siguientes comentarios: - se adjuntan varias rendiciones desde el 22/09/00 al 27/12/00; - las rendiciones no se realizan correlativamente con las fechas en que se efectuaron los viajes, por ejemplo: 7 RENDICIONES DE VIATICOS Nº FECHA IMPORTE 247 18/10/00 85,60 307 13/10/00 63,09 330 14/11/00 64,29 331 8/11/00 63,09 2) Por orden de pago Nº 88 de fecha 29/01/01 se paga la rendición Nº 99 por $ 484 de concepto de viáticos, que corresponde a un viaje efectuado por un consultor el 14/06/00 (Bs.As.-Bariloche) con regreso el 19/06/00. Comentarios de la UCP: 1) Viajes Santa Fe: Los viajes a los que se hace mención corresponden al ex Coordinador de la UEP de Santa Fe, quien residía en la ciudad de Rosario, sede del PROMIN I, Préstamo 3643-AR. Mientras se cerraba el Subproyecto Rosario se ponía en marcha simultáneamente el Subproyecto Santa Fe, PROMIN II, Préstamo 4164-AR. El Coordinador Dr. José Kruel debía viajar semanalmente para atender las necesidades correspondientes. Ese contrato se administraba desde esta Unidad de Coordinación y por tal motivo todos los pasajes y viáticos de los coordinadores provinciales, salvo contadas excepciones, se abonaban desde esta GAF. Dada la periodicidad de los viajes, el Coordinador UEP remitía en un mismo memorándum el detalle de varios viajes, para que esta GAF procediera a la correspondiente liquidación. Para realizar el reembolso se sacaba fotocopia del memorándum por tantos viajes como se hubiesen realizado y se procedía a la liquidación por separado para evitar confusiones. En cuanto a la observación de correlatividad de las liquidaciones se debe a que, al llegar todas las rendiciones juntas se 8 liquidó sin organizar por fecha. Desde abril de 2002 ésto se ha modificado y se ha descentralizado y es cada Subproyecto quien debe liquidar y abonar sus propios pasajes. 2) Orden de pago número 88 consultor Guido De Nicotti: El reembolso número 99 del 23/06/2000 había sido liquidado con la orden de pago número 383 del 11/07/2000, mediante cheque Citibank 3753. La contadora Andrea Altamirano cuando realiza la conciliación bancaria observa que no se había presentado al cobro el cheque antes mencionado. Al poner en aviso al consultor Guido De Nicotti éste advierte que lo ha extraviado. El día 05/01/2001, el consultor eleva un memorándum a la GAF en donde solicita que se proceda a la emisión de un nuevo cheque. El día 29/01/2001 se emite el cheque Nº 1395 del Citibank en donde se liquidan otros viajes y se incluye el importe del cheque extraviado. (Se adjunta memorándum del Consultor Guido De Nicotti, y órdenes de pago correspondientes). Entendemos que esta observación no corresponde si es que alude a la demora en la liquidación, puesto que la liquidación fue efectuada oportunamente, aunque por motivos no atribuibles al Proyecto, no se efectivizó el cobro. A este respecto entendemos importante destacar, que este tipo de dificultades será puesta de relieve en la próxima auditoría (ejercicio 2002), ya que en numerosas ocasiones y por motivos diferentes –falta de firmas autorizadas, o falta de autorización de las nuevas autoridades del Ministerio para librar pagos, falta de fondos debido a la interrupción de desembolsos de los Bancos, etc., atravesadas desde fines del año 2001 hasta concluir el primer trimestre 2002 y parte del segundo trimestre- que entendemos que habrán operado sobre un sinfín de proyectos de este país, no ha sido posible abonar en término, no sólo los pasajes y viáticos, sino facturas de proveedores, honorarios de consultores, etc. Recomendación: se recomienda evitar la contratación de consultores cuyo domicilio de residencia supera los 100 km. de distancia del proyecto donde desarrolla su trabajo, en virtud de resultar más oneroso para el proyecto. Así también, se debe cumplir con el 9 Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno en su Capítulo III, Recursos Humanos, punto 104, que estipula que la liquidación de viáticos debe realizarse dentro de las 48 hs. de concluida la misión. 2- CONSULTORES Observaciones: a) Antecedentes de Contratación: En algunos de los consultores muestreados se observó la terna incompleta o sólo se adjunta al legajo el curriculum vitae del consultor seleccionado. b) Legajos: - En algunos legajos se observan que los currículos no contienen, firma del consultor, fecha de emisión y sello de recepción por parte de la UCP. - En algunos casos, las solicitudes de contratación no poseían fecha de emisión. - Algunas Declaraciones Juradas (sobre incompatibilidades) no constan en los legajos. c) Contratos: - En la mayoría de los contratos tenidos a la vista, correspondientes a los meses de agosto y septiembre, se observa que la firma del contrato se efectuó con una demora considerable al de inicio de actividades (26 días promedio). - Se observaron algunos Términos de Referencia sin la firma del consultor contratado. d) Pagos: - Las facturas presentadas por un consultor expresan su condición de responsable no inscripto frente al IVA, en tanto la documentación obrante en su legajo (constancia de inscripción) surge que es responsable inscripto. Comentarios de la UCP: a) Antecedentes de Contratación: El informe de AGN del año 2000 fue recepcionado el 01/10/01 de modo que si la verificación que genera estos comentarios comprende enero/setiembre 2001 lógicamente persisten las dificultades. 10 A partir de esa fecha se tomó conocimiento de lo observado y se implementó, mediante Memorándum de fecha 16/10/2001 del Dr. Ricardo Schwarcz -en ese momento, Coordinador de la UCEPMIyN, a cargo del PROMIN- un instructivo (ya incorporado al Manual de Contrataciones vigente actualmente). En la actualidad todos los legajos de consultores que constituyen incorporaciones, cuentan con la correspondiente evaluación de selección del consultor, instrumentada mediante grilla y acta –ya que, de tratarse de recontrataciones de consultores, no se efectúa una nueva selección y por tanto no se encontrará la documentación correspondiente en los legajos-. b) Legajos: CV: La mayoría de los legajos que AGN consultó de muestra, corresponde a contrataciones que se iniciaron en el año ’94, fecha en la que aún no se habían realizado las observaciones correspondientes por la AGN, ni implementado el instructivo indicado en B.2) a). En la actualidad cada nueva contratación cuenta con el C.V. firmado. Se toma nota de lo observado y se aplicará a futuro fechar la recepción en la UCP. Fecha solicitudes de contratación: se toma en cuenta la observación. Declaraciones Juradas de Incompatibilidad: Están a disposición de esa Auditoría, en los legajos de consultores las respectivas Declaraciones Juradas de los consultores. Los contratos del mes de julio 2002 –un mes de vigencia- están acompañados por las DDJJ. Los de agosto a diciembre también. Las enmiendas a estos últimos no (por considerarlo innecesario). Los contratos del 2002 (incluso suscriptos en diciembre 2001) cuentan en su totalidad con dicha DDJJ. c) Contratos: Retrasos emisión contratos agosto y setiembre: El retraso en los contratos correspondientes al mes de agosto, se debió a que se estaba aguardando las no objeciones a las contrataciones por parte de la UFIS –nuevo procedimiento-. El 24/09/001 la Unidad de Coordinación recibió la Circular del PNUD Nº 027/01 con modificación de la escala de honorarios retroactivamente al 1º de septiembre, razón por la que se debieron hacer las enmiendas con carácter retroactivo. Esta situación es aplicable a la totalidad de los Proyectos PNUD. 11 Términos de Referencia: Los TORs están visados en todos los casos por los consultores, como parte integrante del contrato, pero se toma en cuenta la observación. d) Pagos: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos como así también mantener legajos completos respecto al proceso de selección, evaluación y cumplimiento de trabajos de los consultores. 3- SUBCONTRATOS ASISTENCIA TÉCNICA-OIM Observaciones: a) Con referencia al contrato celebrado con la OIM, cabe observar lo siguiente: - El 14/02/01 se solicita al BIRF la no objeción para el nuevo contrato por el período 01/01/01 al 30/06/01, por la suma de $ 59.148,00. La misma fue otorgada el 13/03/01. - No detalla la fecha de firma (espacio en blanco). - No se encuentran inicialadas las hojas que constituyen el Acuerdo, sólo se firma la última página del mismo. b) Pagos: por enmienda firmada el 5/12/01 se incrementa el monto del contrato en la suma de $ 10.000. Del análisis de la documentación respaldatoria el pago del mismo se efectuó por la orden de pago nº 990 y solicitud de transferencia nº 551 de fecha 4/12/01. c) Informes: respecto a la presentación de informes de aplicación de fondos (artículo 5.5 del contrato), se observa lo siguiente: 12 1. INFORMES S/CONTRATO INFORME OBSERVACIONES PRESENTADO Fecha Prevista 31/03/01 Tipo de informe Trimestral Periodo Fecha de Ejecución Presentación 01/01/01 al 03/07/01 30/04/01 Por Nota OIM del 15/05/01 el Informe Enero-Marzo será al 30-04-01. 30/08/01 Cuatrimestral 30/10/01 Final No se tuvo a la vista 01/01/01 al Informe Final 01/01/01 al 17/10/01 17/10/01. Fotocopia sin fecha de recepción UCP. 28/02/02 Final 18/10/01 al 4/06/02 31/05/02 No se tuvo a la vista documentación que respalde la prorroga o no presentación de los informes trimestrales (o cuatrimestrales de corresponder) estipulados en el contrato. 2. En el Informe Parcial de Aplicación de Fondos al 30/4/01: a) Se incluyen en el total ejecutado ($ 23.533,73) la suma de $ 2.852.- correspondientes a (según el informe) pasajes no facturados por la Cía. Aérea, es decir gastos que no fueron erogados. b) Al total erogado se agrega el importe $ 10.378, correspondiente a gastos compremetidos, sobre los cuales no se adjunta detalle. 3. No se tuvieron a la vista enmiendas posteriores al 31/12/01 que permitan validar la información contenida en el Informe Final (período 18/10/01 al 31/05/02). 4. En el Informe Final de Aplicación de Fondos por el periodo 01/01/01 al 17/10/01: a) Se incluye en el total ejecutado ($ 39.672,27) la suma de $ 624,03 correspondientes a gastos del período enero-abril no incluidos en el informe parcial presentado por OIM . b) De comparaciones entre los gastos por pasajes rendidos por el periodo eneroabril se observa que algunos fueron modificados respecto a la información 13 remitida en el informe parcial al 30/04/01. c) Al total erogado se le agrega el importe $ 8.634,19, correspondiente a gastos comprometidos, sobre los cuales no se adjunta detalle. 5. En el Anexo Nº 2 “Presupuesto y Calendario de Pagos” de la Carta Acuerdo celebrada con OIM, se prevé abonar 15 viajes por mes. De la verificación de los informes tenidos a la vista surge que se abonaron una cantidad de pasajes mayor a la estimada, según se detalla seguidamente: Mes Cantidad de pasajes Abril 2001 32 Septiembre 2001 26 Noviembre 2001 42 Diciembre 2001 26 Comentarios de la UCP: a) OIM - Dado que se cuenta con la no objeción del Banco tramitada con carácter retroactivo , se ha cumplimentado el Manual de Gestión de Proyectos de PNUD (prefacio 6). - Se toma nota de la observación en relación a la fecha de firma del acuerdo y a las iniciales en cada una de las hojas. b) Sin comentarios c) 1) Debido a las sucesivas extensiones de contratos , los informes quedaron definidos del siguiente modo y se cuenta con copia de todos ellos. Trimestral a 03/01.Redefinido como cuatrimestral (nota OIM del 15/05/2001) presentado por OIM el 03/07/2001. Cuatrimestral al 04/08/01, presentado por OIM el 16/11/01 Final al 31/12/01-Presentado por OIM el 04/06/02 2) Si bien la suma de $ 2.852 aun no había sido erogada, correspondía a pasajes que se habían solicitado y emitido en ese período. El importe de $10.378 de gastos comprometidos, corresponden a pasajes solicitados por el Proyecto. 14 3) y 5)El presupuesto era estimativo, como habitualmente operó la UCP con OIM y luego habría de ajustarse de acuerdo a las necesidades de pasajes y viáticos que requiriera el programa. 4) Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto de la documentación respaldatoria, como así también mantener archivos completos de aquellas reprogramaciones asumidas en la ejecución de los compromisos. Ajustar la operatoria a los convenios vigentes. 4- SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN UCP-Executrian y Tree Capacitación ( $ 847.c/u) Observaciones: a) No se tuvo a la vista, en ninguno de los casos muestreados, antecedentes respecto al sector solicitante de los cursos y destinatarios de los mismos, como así tampoco el pedido de cotización efectuado a los tres proveedores que presentaron sus ofertas. b) No se tuvo a la vista contrato o documentación equivalente celebrado entre el prestador de servicio y el PROMIN que avale las obligaciones contraídas entre partes. c) No se tuvo a la vista evidencia sobre la prestación del servicio de capacitación informática efectuado por las empresas EXECUTRAIN y TREE CAPACITACIÓN INFORMÁTICA SRL (órdenes de pago nros. 716 y 1148 del 7/09 y 27/12 respectivamente) y la asistencia del personal del proyecto a los cursos efectuados. Comentarios de la UCP: Executrain: La solicitud fue elevada a la Gerencia de Administración y Finanzas por el Coordinador de la Unidad Informática con los 3 presupuestos y la selección de la firma. Esto fue conformado por la Directora de Gestión Estratégica y autorizado por el Gerente de Administración y Finanzas. - Destinatarios: En la solicitud se hace mención a que el curso será para el personal de la 15 Unidad Informática, de acuerdo al plan de capacitación del área. - El Coordinador de la Unidad Informática prestó conformidad al pago. No se emitió OC, dado que el monto no supera $ 1.000. Tree Capacitación: La solicitud de contratación fue elevada por el área de contrataciones de la Gerencia de Administración y Finanzas que, previo análisis, procedió a su aprobación. En ella se adjuntan 3 presupuestos con la selección del proveedor. En la notificación de toma del servicio de la Unidad de Coordinación a la firma proveedora, se hace mención de las personas que efectuarán los cursos. El Gerente de Administración y Finanzas liberó el pago. No se emitió OC, dado que el monto no supera $ 1.000. Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones llevadas a cabo por el proyecto como así También verificar su cumplimiento. 5- SUBCONTRATO EVALUACIÓN IMPACTOS (monto contrato $ 89.161,27) Observaciones: el informe final sobre “Encuesta a Población Residente” fue presentado a la UCP el 13/11/01 en tanto que la cláusula 1.9 del contrato establecía como plazo de ejecución 28 días contados a partir del 31 de julio de 2001. No se tuvo a la vista enmienda o documentación que avale tal incumplimiento. Comentarios de la UCP: Si bien el subcontrato establecía la ejecución en el plazo de 28 días a partir del 31/07/2001, hubieron demoras que tuvieron varias causas: 1. El trabajo de campo se inició más tarde de lo previsto (el 15/8 Gallup presentó la versión definitiva del formato de cuestionario de encuesta luego de reuniones y acuerdos sobre ajustes con el personal de esta UCP). 2. Hubo problemas para iniciarlo en Bariloche y Oberá por movilizaciones de población local. 16 3. El trabajo de campo concluyó a mediados de septiembre. 4. Las demoras posteriores obedecieron a la carga de datos y procesamiento de la información, que fue coordinada en conjunto con el consultor externo que luego hizo el análisis de la información. 5. La empresa fue presentando informes de avance parciales que dieron lugar incluso a la necesidad de recuperación en terreno de información. 6. Los informes parciales consisten básicamente en bases de datos e informes de avance sobre trabajo de campo, pero no daban lugar a pagos parciales. 7. Las distintas etapas fueron seguidas y revisadas siguiendo nuestras observaciones, manteniendo el contacto permanente vía e-mail. 8. El envío final de las bases fue el 30 de octubre, dando lugar al primer pago parcial mediando luego unos días hasta su revisión final y aceptación el 13/11 para el pago final. En los contratos en que la prestación persigue la obtención de una obra o producto, normalmente la fecha de pago estimada excede el período de prestación y no por ello se extiende la vigencia del contrato. Parece poco atinado –y prácticamente inaplicable en el caso de contratos de consultores individuales (que no es el aquí analizado), en que por las características del PNUD, extender el plazo va de la mano de incrementar el monto-, ir extendiendo las fechas, en la medida que las partes mantengan permanente contacto y se verifique el avance de la labor. En este caso no hubo enmienda de prórroga del contrato porque no se conocía fehacientemente -a las luz de las dificultades detalladasla fecha de entrega final, lo cual desde el punto de vista legal, de todos modos, no parece recomendable, y se mantuvo permanente contacto con la empresa contratada. Recomendación: Verificar el cumplimiento de los términos de referencia suscriptos respecto a las obligaciones contractuales asumidas. 17 6- EQUIPAMIENTO Observación: a) Compulsa de precios: no se tuvo a la vista la compulsa de precios efectuada para la compra de un servicio informático (programa SPSS) que asciende a la suma de $ 9.252,00. b) En una compra de equipamiento informático (OP N° 1156 del 27/12/01: PC y Notebook:) no se tuvo a la vista el pedido de presupuesto a los proveedores, éstos no poseen firma del proveedor y recepción de la UCP. Así también, uno de los presupuestos presentados, de fecha 26/06/01, es remitido por el proveedor por fax el 25/10/01. c) En otra compra de equipamiento informático (OP N° 1047 del 10/12/01: PC y Notebook:) no se tuvo a la vista documentación que respalde la necesidad de compra de los bienes, el pedido de presupuesto a los proveedores y éstos no poseen firma del proveedor y recepción de la UCP. Así también, el control del equipamiento recibido (Recepción N° 0000-0000087) posee fecha 05/11/01 y el Remito emitido por el proveedor es de fecha 26/11/01. d) Libro Mayor de Bienes y Equipos: se elevó a la auditoría el Libro Mayor de Bienes y Equipos correspondiente a los bienes adquiridos con fondos del proyecto únicamente del ejercicio auditado. No se encuentra suscripto por responsable del proyecto (Director Nacional) y no surge del mismo información sobre los bienes y equipos adquiridos en ejercicios anteriores. Comentario de la UCP: a) Compra de servicio informático SPSS $ 9.252.AGN no tuvo a la vista compulsa de precios, por cuanto se efectuó contratación directa. La responsable de la Unidad Informática de ese momento, Lic. Alicia Masaútis elevó con fecha 03/05/01 un memorándum a la Gerencia de Administración y Finanzas fundamentando la adquisición del servicio informático con la firma SPSS y desestimando las dos firmas restantes del mercado, por limitaciones técnicas, determinando que por sus bondades ese sistema se convirtiera en la única opción. Esto 18 fue avalado por la Gerencia de Monitoreo y Evaluación y por el Director de Gestión Estratégica. Esta excepción se funda en Manual de Gestión de Proyectos PNUD, Capítulo IV, Recursos Físicos, 13. d “ Se puede prescindir, excepcionalmente, de convocar a licitación o a la presentación de ofertas sólo en las siguientes situaciones....... d. Cuando el contrato propuesto se refiera a la contratación con una fuente de suministros única, ............”. b) Orden de Pago 1156: Compra de Notebook: La solicitud de adquisición la realizó la Dirección de Estadísticas y fue aprobada por el responsable de la Unidad de Informática. Las solicitudes de cotización se realizaron por correo electrónico y 2 de los presupuestos se han recibido por la misma vía, razón por la que no cuentan con la firma del proveedor. Se entiende que dados los avances tecnológicos, estos elementos son equivalentes a una presentación formal firmada. En cuanto a la recepción vía fax el día 25/10/01 del presupuesto fechado 25/06/01 se presume que se trata de un error en el tipeo del presupuesto. Se toma nota de la observación. c) Orden de Pago Nº 1047: La necesidad de la adquisición se encuentra fundamentada en el Proyecto de Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadísticas de Salud, Fase 1. La recepción Nº 87 de fecha 05/11 se origina en las facturas Nº 1089/1088 de fecha 31/10/01 por $ 886,31 y 1.477,92 –y corresponde a remitos Nº 1747/1748 por la recepción del equipamiento debidamente firmados por un consultor del área informática el 31/10/2001. Al elevar la recepción Nº 87 a las correspondientes firmas de autorización de la UCP, se advierte que Netpro había emitido dos facturas en la misma fecha (una por el Hardware con IVA del 10,5% y otra por el software IVA 21%). Se le solicitó la emisión de una nueva Factura en donde se incluyeran todos los artículos a fin de poder dar curso a la RG 3349/91, de acuerdo a la normativa impositiva y las particularidades del PNUD, y nota de crédito por las facturas 1088/1089. Con fecha 26/11/2001 se reciben las notas de crédito 1116/1117 cancelando las facturas antedichas y la nueva factura Nº1118 con un 19 nuevo remito (Nº 1875). Cabe mencionar que se desconoce por qué NETPRO mandó ese nuevo remito –que como es lógico no fue suscripto por el Proyecto. Resumiendo: 1- Entrega de los equipos día 31/10/01: remitos 1747/1748. 2- Entrega de dos facturas Nº 1088 Hardware y Nº 1089 Software fecha 31/10/2001. 3- 05/11/01 Recepción nº 87 en el sistema Waldbott. 4- Al detectar dos facturas por separado se reclama al proveedor y se le exige una sola factura y las notas de crédito para las facturas del 31/10/01 5- 19/11 Acta de Recepción de Equipos a la DEIS 6- El día 27/1/01 se reciben notas de crédito 1116/1117 y nueva factura 1118 de fecha 26/11/01. El remito número 1875 emitido por la empresa, no está firmado ya que el Proyecto ya había recibido el equipamiento el día 31/10/01. d) Libro Mayor de Bienes y equipos: Sólo se entregó la información correspondiente al ejercicio 2001, porque es el período auditado y en todas las oportunidades en las que el Proyecto ha sido auditado se había presentado de este modo. Se encuentra a disposición de la AGN el libro Mayor de Bienes y Equipos desde el inicio del Proyecto. Se toma en cuenta la observación en cuanto a la firma. Recomendación: Aplicar los procedimientos sugeridos por el Manual de Gestión de Proyectos en la compra de equipamiento, como así también mantener el registro de inventario de bienes conforme a las prácticas usuales en la materia. 7- VARIOS Observaciones: a) Se imputó a la línea 53.01 la suma de $ 1.079,00, correspondiente a la compra de una video y reproductora, que correspondería imputarse a la línea 45 (equipamiento). b) En los casos de contratación de los proveedores “Aguas Traful” (provisión de agua), “Bottino” (fumigaciones) y “FEDEX”(correo internacional) si bien en el cuadro comparativo figuran los presupuestos de las empresas citadas no se tuvo a la vista los respectivos presupuestos .que respaldan las cifras volcadas en los mencionados cuadros. 20 c) En el caso particular de la contratación del servicio de remis se observó que el proveedor seleccionado (Turismo Star) no resultó la oferta de menor precio ($ 175), siendo la del proveedor Red de $ 171,00. No se tuvo a la vista documentación que justifique una contratación de mayor valor. d) En el caso de las ordenes de pago nros. 186 y 387, del 12/03/01 y 9/05/01 respectivamente, se observó que las mismas corresponden a facturas del año 1999 y 2000 (Telecom Iternert S.A.). Según los registros de la UCP no evidencian dicha situación: FACTURA Nº FECHA 0002-00487950 18/11/99 CONCEPTO IMPORTE 433,18 Periodo 11/99. Abono dominio propio 30 casillas. Bimestral. Vencimiento 6/12/1999. 0002-00592132 25/01/00 433,18 Periodo propio 1/00. Abono dominio 30 casillas. Bimestral. Vencimiento 12/02/00. 0001-00134997 17/11/00 2.599,08 Periodo 11/00. Abono dominio propio 30 casillas. Anual. e) Corresponde la misma observación del punto anterior para la orden de pago nº 297 del 24/04/01 emitida para cancelar una factura del 29/09/00 (0000-50015619) del proveedor Andreani. f) En un pago al proveedor Andreani se observa una demora considerable entre la emisión de la factura (15/12/00), la orden de pago (8/02/01) y el recibo (5/03/01). Comentarios de la UCP: a) Se tendrá en cuenta lo observado. b) La oportuna prestación de esos proveedores se había realizado con los correspondientes pedidos de presupuestos. Teniendo en vista que el cumplimiento y calidad de las prestaciones eran adecuados, las autoridades indicaron solicitar nuevos presupuestos 21 c) comparativos para chequear si los proveedores seguían siendo competitivos. Al realizar el análisis comparativo entre los nuevos presupuestos y la factura de los proveedores habituales, se corroboró que seguían siendo estos últimos los más económicos. Por tal motivo se continuó con las prestaciones. d) En relación a la contratación de remises a la empresa Turismo Star por $ 175, a diferencia de la empresa RED por $ 171 en el momento de la evaluación, se consideraron los destinos más frecuentemente concurridos desde la UCP. En la mayoría de las tarifas Star es más baja. El destino más accedido era La Plata (para el que ambos proveedores cotizaron lo mismo), pero dado que por otra parte, la mayoría de los servicios que se utilizan requieren de espera en el lugar del trabajo, y que la hora de espera de Star es más económica ($ 7 Star y $ 8 Red) se privilegió a Star. Se toma nota de la observación. e) En el año ’99 surge la necesidad de realizar la contratación con la firma Telecom para el servicio de internet. La GAF en varias oportunidades reclamó la facturación a la firma infructuosamente. Se recuerda que cuando el Proyecto registraba por lo devengado, lo hacía sólo contando con las facturas, lo que constituye una explicación aunque no justificación suficiente y adecuada. f) Esta GAF no había recibido la factura original del servicio, por tal motivo se solicitó al proveedor extender una copia certificada de la misma. El Proyecto PRESSAL informó que se encontraba la factura original en sus oficinas. Es aplicable el comentario del punto anterior. g) El proveedor Andreani remitió la factura a esta Unidad el 22/01/2001. El pago se emitió el 08/02/2001, dentro del lapso estipulado. Una vez firmado el cheque por ambos firmantes se comunica telefónicamente al proveedor que está listo para retirar de nuestras oficinas, presentándose éste con considerable demora (05/03/01). 22 Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. BUENOS AIRES, 18 de noviembre de 2002. 23 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2001) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/046. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/01 con los registros en moneda local y extranjera que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. - Inspección ocular. 24 - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2001; y - el 32,32 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea Presupues taria 11.00 13.00 15.00 16.00 17.00 21.00 30.00 45.00 46.00 47.00 52.00 53.00 % Aplicaciones Incidenc del ia del Concepto Ejercicio Importe muestra Rubro % Muestra analizada $ Profesionales Internacionales 0,00 0,00% Personal administrativo de Apoyo 0,00 0,00% Viajes 186.731,89 5,91% Misiones 8.942.00 0,28% Profesionales Nacionales 2.369.406,92 74,96% Subcontratos con Empresas consultoras 196.545,56 6,22% Capacitacion y becas 0,00 0,00% Compras locales 67.532,06 2,14% Compras Internacionales >a U$S 100.000 0,00 0,00% Compras Internacionales < a U$S 100.000 0,00 0,00% Costos de informes 0,00 0,00% Varios 331618,00 10,49% 0,00 0,00 54.549,45 0,00 713.613,01 116.263,01 0,00 35.325,09 0,00 0,00 0,00 101.935,95 0,00% 0,00% 29,21% 0,00% 30,12% 59,15% 0,00% 52,31% 0,00% 0,00% 0,00% 30,74% 3.160.776,43 100,00% 1.021.687,05 32,32% TOTALE S Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 18 de noviembre de 2002. 25