INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/046. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 04/02/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS (a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, expresado en dólares estadounidenses. 1 (b) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/99” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP). 2.- Copia del “Combined Delivery Report”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la UCP. El estado señalado en (a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (U$S 1 = $ 0,998). Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 08/05/00 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 1° y el 31 de marzo de 2000. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, 2 incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados por los organismos de las Naciones Unidas. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 04/02/98 y posteriores revisiones. Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 26 de mayo de 2000. 3 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 1999, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/99. 1- SUBCONTRATOS DE ASISTENCIA TÉCNICA Observación: Con referencia al análisis efectuado sobre los antecedentes de las contrataciones formalizadas con la Organización Internacional de Migraciones (OIM) para provisión de asistencia técnica, soporte técnico y fortalecimiento institucional y cooperación horizontal del PROMIN (contratos V y VI), por un monto total de $ 705.600.- y $ 774.900.-, respectivamente, al igual que en los contratos celebrados con la mencionada institución en el ejercicio anterior, surgió lo siguiente sobre la base de las muestras determinadas (83,64 % de USD 1.313.171,19): En el artículo 5, punto 5.2 del contrato, se ha establecido asignarle a la contratada un adelanto de fondos del 30 % sobre el monto total del contrato, más un 5 % en concepto de comisión administrativa OIM, es decir, $ 235.200.- (para el contrato que comprende 4 el período 01/99 al 06/99) y $ 258.300.- (para el contrato correspondiente al período 07/99 al 12/99), porcentaje que resulta superior a lo establecido por el PNUD en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno (Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 52, que dice: “Como regla general no deben pagarse anticipos. No obstante, si el anticipo es indispensable para la realización de los trabajos, éste no debe superar el 15 % del monto total.”). Comentario de la UCP: Se tendrá en cuenta la observación para aplicarla en contratos futuros. Recomendación: Dar cumplimiento a las estipulaciones indicadas en el Manual de Gestión de Proyectos del PNUD al momento de formular las contrataciones. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- SUBCONTRATOS DE ASISTENCIA TÉCNICA a) Antecedentes de contratación Observación: En ningún caso se tuvo evidencia del proceso de selección, evaluación y contratación aplicado en la formulación de los subcontratos con OIM mencionados en A) 1 precedente y con Fundación Catalina, Asociación Comunitaria Independiente de Salud y Desarrollo (ACOINSAD) y Caritas Buenos Aires, que permita aseverar el cumplimiento con el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 49 (“Mediante la comparación de ofertas competitivas...”) y punto 50 que dice: “La existencia de un organismo del Estado, fundación o asociación sin fines de lucro que pudiera prestar el servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles proveedores.” 5 Comentario de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento a lo señalado precedentemente, respecto a los puntos 49 y 50 del Capítulo III del mencionado Manual del PNUD. b) Contratos Observación: En dos casos analizados -Fundación Catalina y ACOINSAD– dice como fecha de vencimiento contractual “el cumplimiento de las obligaciones”, o sea, no especifican una fecha determinada. Comentario de la UCP: Se debe a las características particulares de los subproyectos; ACOINSAD fue un simposio de un día de duración; Fundación Catalina: el subproyecto consistía en la realización de un seminario. Recomendación: Especificar en los respectivos contratos de consultoría las fechas previstas en que se deben cumplimentar las tareas. c) Informes Observaciones: 1- De Rendición de OIM 1.1 Existen diferencias entre el total informado que surge de los informes de aplicación de fondos trimestrales y el Estado Final de Cuenta Financiero, ambos presentados por OIM, respecto al Acta Acuerdo correspondiente al período (01/01/99 al 30/06/99): CARTA MONTO ACUERDO RECIBIDO POR PERIODO OIM MONTO RENDIDO MONTO RENDIDO POR POR OIM S/ OIM S/ SITUACION RENDICIONES 1 a 6 FINANCIERA AL 31/08/99 DIFERENCIA ENTRE INFORMES OIM Y VIAJES 01-01 al 30-06-99 $ 705.600,00 $ 611.716,91 6 $ 610.097,00 $ 1.619,91 1.2 Las planillas de rendición de viáticos no poseen firma del responsable; además, existen discrepancias entre los viáticos liquidados y la cantidad de días que se informan (el importe de viático diario determinado en la Carta Acuerdo - Anexo 2- asciende a $ 140.- por día, mientras que el liquidado es el sugerido por el PNUD, según su escala). 2- De Fundación Catalina Conforme surge de los términos de referencia (TOR’s) del contrato celebrado entre el Proyecto y la Fundación Catalinas, el contratado debía presentar dos informes de cumplimiento de tareas, uno al finalizar los módulos 3 y 4 en el mes de octubre 1999 y otro al terminar con las actividades en noviembre de 1999. Al respecto la fundación presentó un solo informe final con fecha 02/02/00. Comentarios de la UCP: 1- No existen diferencias, pues el monto de $ 611.716,91 es una rendición preliminar en la que pueden sobrar o faltar conceptos o los mismos no estar correctamente valuados, siendo la definitiva y única valida la de $ 610.097,00. 2- Por una reformulación de módulos, se aceptó que presentaran un solo informe al finalizar la actividad. Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto a las obligaciones que surgen de los respectivos términos de referencia que deben cumplimentar los contratados por el Proyecto. d) Registros Contables Observación: Se verificó que la Unidad de Coordinación registra el total del contrato al momento de firmar el mismo y a su vez constituye un pasivo, procedimiento que hace que tanto las inversiones como el pasivo del proyecto resulten sobrevaluadas. Cabe señalar que la información expuesta en el Estado de 7 Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99 adjunto al presente fue neteada, quedando correctamente expuesta. Comentario de la UCP: (El comentario de la UCP no resulta procedente). Recomendación: Registrar los hechos económicos conforme las prácticas contables usuales, esto es al momento que se genere su devengamiento o exigibilidad. 2- CONSULTORES - Antecedentes de Contratación Observación: De una muestra analizada surgió que no consta en los legajos de los consultores el proceso de evaluación efectuado por la Unidad de Coordinación para la selección de los consultores; sólo se agrega a los mismos los currículos de tres postulantes para cada función. Comentario de la UCP: Se tendrá en cuenta para próximas contrataciones solicitar que la evaluación figure por escrito. Recomendación: Mantener legajos individuales completos de los consultores contratados por el Proyecto, tal como surge del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno en su Capítulo III, Recursos Humanos, puntos 28 y 41. BUENOS AIRES, 26 de mayo de 2000. 8 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/046. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. - Inspección ocular. - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron 9 necesarios. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 1999; y - el 22,18 %; 15,70 %; 83,64 %; 81,79 %; 13,32 % y 21,82 % de los rubros “Consultores” (línea 17), “Viajes UCP”, “Subcontratos Asistencia Técnica Fortalecimiento Institucional”, “Subcontratos Auditorías de Gestión”, “Equipo no Fungible” (línea 45) y “Varios” (línea 53), respectivamente, que integran el capítulo aplicaciones del Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/99. Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 26 de mayo de 2000. 10