INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/046. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, llevado adelante a través de la Unidad de Financiamiento Internacional de Salud (UFI´s) dependiente del Ministerio de Salud, de acuerdo al Documento suscripto el 04/02/98 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución. El 07/11/03 se suscribe la revisión “M” del Documento de Proyecto ARG 97/046 que, entre otras modificaciones, incorpora en cuatro nuevas líneas presupuestarias (45.32, 45.33, 45.34 y 45.35, “Medicamentos y Salud Reproductiva 4163”, “Medicamentos y Salud Reproductiva 4150, “Medicamentos y Salud Reproductiva 4117” y “Medicamentos y Salud Reproductiva 4093” respectivamente) el financiamiento de los préstamos BIRF Extra-Salud para la Emergencia Sanitaria, por un total de USD 4.000.000,-. Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). 1 I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2003 (movimientos del ejercicio y acumulados del ejercicio y ejercicio anterior), expresado en dólares estadounidenses y pesos y Anexos (N° 1 a 3) que forman parte del mismo. b) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/2003, expresado en dólares estadounidenses. c) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 9. d) Información Financiera Complementaria, que incluye: 1.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York, y certificado y conciliado por la Unidad de Financiamiento Internacional de Salud (UFI´s). 2.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/03” emitida en dólares estadounidenses por la oficina del PNUD en Buenos Aires y conciliada por la UFI´s, tal como se expone en Nota N° 7 (punto 2.) a los estados financieros. Los estados señalados en a) y b) surgen de registros contables elaborados en pesos y se encuentra expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD. Fue preparado por la UFI´s y es de su exclusiva responsabilidad. Los estados financieros fueron presentados a esta auditoria el 20/05/04 y con fecha 03/09/04 se elevaron nuevos estados financieros con los ajustes de auditoría propuestos. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 02/06/04 y el 17/08/04 y el 03/09/04. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. III- ACLARACIONES PREVIAS 1. Tal como se expone en Nota Nº 5 a los estados financieros, a partir de febrero de 2003 la administración financiera y de adquisiciones del Programa es realizada por la UFI´s y si bien ésta posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado. Al respecto, se utilizaron los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría. 2. En Nota 2 – Principales Políticas de Contabilidad - a los estados financieros se expone que la contabilidad del Proyecto es llevada por el método de Percibido. Los pasivos del Proyecto al 31/12/03 ascendían a $ 148.793,07 conforme se detalla en Nota 4 “Deudas al cierre” a los mencionados estados. 3. De las revisiones efectuadas sobre la información financiera complementaria expuesta en I- d) 2.- precedente, si bien, tal como se señala en Nota 7 –2., existe una diferencia de USD 7.061,60 con el saldo disponible denunciado por el PNUD al 31/12/03 (USD 3 289.073) y las registradas por el proyecto (USD 281.471,40), pendientes de conciliar por PNUD al cierre y corregidas por éste a la fecha de emisión del presente informe, tampoco resulta coincidente el resto de la información presentada: S/PNUD USD Saldo costos compartidos s/UFI´s y Auditoría USD Diferencia USD 5.090.869.- 3.870.974,36 1.219.894,64 Costo de administración 148.278.- 108.928,72 39.949,28 Saldo revaluado adel. 607.249.- 0.- 607.249.- 4.043.768.- 4.386.461,67 342.693,67 Gastos registrados 4. Respecto a lo expuesto en Nota 6 –Certificaciones de IVA– téngase en cuenta que, tal como se señala en el punto 5) 9. de nuestro Memorando a la Dirección adjunto, se incluyen USD 32.828,56 por certificados de IVA que no correspondía su emisión. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en III- 2. y 3. precedente, y excepto por lo señalado en III- 4., los estados financieros e información financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto de fecha 04/02/98 y posteriores revisiones. 4 Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe. BUENOS AIRES, 3 de septiembre de 2004. 5 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/97/046 “Apoyo a la Unidad de Coordinación del PROMIN II”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron los siguientes comentarios: A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03. 1) VIAJES Observaciones: Se mantiene pendiente del ejercicio anterior los siguientes ajustes contables: a) El proyecto registró erróneamente en la cuenta “Pasajes y Viáticos Proy. 97/046” la suma de $ 920,21 que corresponde por la naturaleza del gasto, contabilizarlo en la cuenta “Correo y Telecomunicaciones”. Se aclara que dicha discrepancia no genera un ajuste en la línea presupuestaria. b) La Revisión “J” del Documento de Proyecto 97/046, suscripta el 31/07/02, introduce una nueva línea presupuestaria 15.06 para viajes de consultores de la Unidad Coordinadora Ejecutora de Programas Materno Infantiles y Nutricionales (UCEPMIyN) no pertenecientes a PROMIN. De los procedimientos aplicados surge que se imputó a la línea 15.02 (Viajes del resto de Consultores de UCP) la suma de $ 1.388,92 correspondientes a la línea 15.06, como así también se imputó a la línea 15.06 la suma 6 de $ 396,- correspondientes a la línea 15.02 . En consecuencia, la línea 15.06 se expone subvaluada en $ 992,92 y la línea 15.02 sobrevaluada en dicho importe. Comentarios de la UFI/UCP: En virtud que los citados ajustes corresponden al ejercicio 2002 y que esta Unidad de Financiamiento Internacional (UFI-S) centraliza operativamente los aspectos administrativos, contables y financieros del proyecto a partir del ejercicio 2003, se consideró oportuno solicitar a la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) la confirmación de los ajustes propuestos por la Auditoría. Con fecha 18/08/04 a través de Prov. 2511/04 la Sra. Coordinadora del Proyecto solicita efectuar los mismos, motivo por el cual se procederá a su contabilización. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos-contables a efectos de que los gastos del proyecto sean imputados correctamente. 2) CONSULTORES Observaciones: se reiteran las observaciones citadas en el ejercicio anterior respecto a: Legajos: a) En algunos casos no se tuvo a la vista constancia del proceso de evaluación efectuado por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) para la selección de los consultores; sólo se agrega a los mismos los currículos de tres postulantes para cada función, no obstante haberse implementado el instructivo incorporado en el Manual de Contrataciones que contempla, según la UCP, las recomendaciones efectuadas por la AGN. b) En algunos casos no se tuvieron a la vista los antecedentes de los integrantes de las ternas que componen el proceso de selección ; c) En otros casos no se tuvieron a la vista los currículos de los participantes no seleccionados, sólo se adjunta al legajo el curriculum vitae del consultor seleccionado; d) En algunos casos los currículos no se encontraban suscriptos por el titular, ni poseían 7 fecha de emisión; e) Por otra parte, respecto al Instructivo en materia de contrataciones que posteriormente se incluyó en el “Manual de Contrataciones” aprobado por el Banco el 22/07/02 (Capítulo II “Contratación de Servicios de Consultoría”, cláusula 5), se mantiene los siguientes comentarios: - “...los Currículum Vitae (CV) ... identificarán el nombre del proyecto o préstamo...”: no cumplido. - “...el área involucrada interesada en la contratación, deberá emitir un memo de “Solicitud de Contratación” dirigido al Coordinador Ejecutivo de la UEP (c/c a la Gerencia de Administración Financiera - GAF -), que consigne las referencias de la contratación…acompañando….planilla anexa con datos personales y grilla de evaluación con actas de selección…(con la recomendación de contratación debidamente suscripta por los integrantes de la comisión evaluadora)…”: no cumplido. - se adjuntará anexa con datos personales del consultor a contratar y grilla de evaluación con su respectiva acta de selección”: no cumplido. - “...los ternados deberán corresponder en su experiencia con la actividad. En los resultados de la evaluación no puede existir gran diferencia, pues este hecho tornaría sin valor a la terna por no existir homogeneidad en las calificaciones de los postulantes. Inclusive la evaluación total no debería arrojar un puntaje inferior a 70 puntos...”: no cumplido en un caso. - “...la firma del contrato deberá ser previa al inicio de tareas...”: cumplido parcialmente. Contratos: Algunos Términos de Referencia carecen de la firma del consultor contratado. Comentarios de la UFI/UCP: Considerando que estas observaciones corresponden a períodos previos al momento de la centralización de los aspectos administrativos por parte de esta Unidad, se informa que 8 tomamos conocimiento de las mismas y que vuestras recomendaciones serán consideradas en futuros procesos. Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la materia, dejando constancia en las evaluaciones realizadas la fecha y los responsables de la selección. Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma, fecha de emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también, dejar constancia de la recepción de los mismos. Verificar que se adjunten al contrato los términos de referencia debidamente suscriptos, puesto que éstos indican las obligaciones contraídas por el consultor. Se recomienda además, verificar que los informes presentados por los consultores contengan fecha de emisión y constancia de la recepción de los mismos por parte de la UCP. Adjuntar a los legajos las respectivas aprobaciones de las actividades desarrolladas por los consultores a efectos de garantizar que las mismas se correspondan con las establecidas en sus respectivos contratos. 3) SUBCONTRATO CON EMPRESAS CONSULTORAS Observaciones: Respecto a la contratación de una firma consultora, Buenos Aires System SRL por $ 89.782,-, para el desarrollo de un sistema y página Web para la Dirección de Estadística e Información de Salud del Ministerio de Salud de la Nación (DEIS) en el marco del “Proyecto de Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadística de Salud y Direcciones Provinciales” se mantienen las siguientes observaciones: a) Contrato: No se adjunta al contrato documentación que avale el cumplimiento del punto 6. del contrato (incompatibilidad del equipo consultor); 9 b) Pagos: El punto 7. de los Términos de Referencia estipula que la modalidad de pago se “...realizará a partir de la finalización de cada etapa, liquidando a la consultora los montos demandados en insumos de recursos humanos y viáticos del período, mediante la presentación de los comprobantes de viajes y viáticos...Toda liquidación deberá estar avalada por la aprobación de los elementos de control estipulados para cada etapa...”. No surge de la documentación adjunta al legajo el cumplimiento del mismo. Comentarios de la UFI/UCP: a) Se reitera el comentario de la UCP del ejercicio anterior: “…no existe documentación que avale el punto 6.El consultor al aceptar las condiciones del pliego y posteriormente firmar el contrato, se está comprometiendo a verificar que no existan consultores con incompatibilidades. En caso que el comitente compruebe la existencia de incompatibilidades se solicita el cambio del consultor…”. b) Sin comentarios Recomendaciones: Verificar que las disposiciones de los contratos suscriptos con firmas consultoras sean cumplidos en todos sus términos. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) VIAJES Observaciones: a) Dante Cesca (O.P. 184 del 17/03/03 por $ 3.899,60): la documentación que avala el gasto no se cubre el período de estadía (en la Provincia de Tucumán) liquidado: - las facturas de hotel (por alojamiento) corresponden a 5 días (25/11/02 al 27/11/02 y 11/12 y 12/12/02) y se liquidaron y pagaron 19 noches. - los peajes de ida según lo informado en la documentación analizada, se extraviaron y los de regreso no corresponden al período declarado. - el Coordinador Nacional de Atención Primaria de la Salud (Dante Cesca) se trasladó 10 para integrar la Comisión del Ministerio de Salud de la Nación, en el marco del “Operativo Rescate”, implementado por éste Ministerio, según fax de la Delegación Sanitaria Federal de Tucumán. Las actividades desarrolladas no se informan en la documentación vista que permita relacionarlas con el documento de proyecto 97/046. b) Walter Valle (O.P. Nros. 833 y 1046 por un total de $ 4.664,73): - En la documentación analizada se informa el motivo del viaje “…participación en la Delegación del Sr. Ministro de Salud, a la 55º Sesión del Consejo Directivo de la Organización Panamericana de la Salud a realizarse del 20/09 al 25/09/03…”. No es consultor del proyecto y el motivo del viaje no permite relacionarse con el documento de proyecto 97/046. - Las firmas del consultor no poseen aclaración y resultan ser distintas entre sí. c) Stella Garrido (OP N° 308 del 28/04/03 por $ 656,-): en la liquidación de viáticos no se descontó el anticipo otorgado por la O.P. N° 246 por la suma de $ 360,- . En consecuencia la O.P. N° 308 debió ser por $ 296,-. d) Daniel Fabiani (O.P. N° 284 por $ 408,-): se liquidaron y pagaron dos traslados a la ciudad de La Plata (solicitudes de viaje Nros. 112 y 113) por un total de $ 165,20 efectuados el 4/04/03 y el 09/04/03, siendo que su contrato finalizaba el 28/02/03, según información (listado de consultores) suministrada por el proyecto. e) En los casos de traslado de consultores no pertenecientes al PROMIN las actividades desarrolladas no se informan en la documentación vista que permita relacionarlas con el Documento de Proyecto 97/046. f) No se adjunta a la orden de pago n° 1244 de fecha 04/12/03 por $ 14.826,29 los certificados de IVA correspondientes a las facturas que conforman dicho importe y que asciende a $ 1.185,08. Comentarios de la UFI/UCP: a) Por Nota Nº 287/02 de fecha 09/12/02 el Subsecretario de políticas, Regulación y Fiscalización comunica a la Sra. Directora Nacional del Proyecto que el consultor tuvo que viajar y permanecer en la Provincia de Tucumán entre los días 22 de noviembre y 20 de diciembre y solicita la liquidación de los respectivos viáticos. Se toma en cuenta 11 la observación realizada por la Auditoría referida a la falta de documentación respaldatoria. b) El Préstamo PROMIN II apoyará la implementación del Seguro Materno Infantil (SMI) según lo acordado con el Banco Mundial. Esto fue finalmente plasmado en el ayuda memoria de la Misión de Seguimiento realizada en septiembre de 2003. El Dr. Walter Valle ha sido designado coordinador del SMI y con motivo de actividades preliminares a su designación acompañó al Sr. Ministro de Salud a la 55º Sesión del Consejo Directivo de la Organización Panamericana de la Salud. Asimismo, destacamos que a través de la PROV. Nº 2163/03, el Director Nacional autorizó la liquidación del citado viático. Por otra parte, se procederá a colocar la aclaración de las firmas. Asimismo, se informa que el consultor no tiene una firma regular lo que motiva vuestra observación. c) UCP cuenta con un “sistema informático” a través del cual emite las liquidaciones de viáticos. Con motivo de la urgencia en la liquidación del anticipo a la citada consultora, UCP no realizó la liquidación a través del sistema, elevándolo a UFIS a través de una nota para posibilitar su pago en forma inmediata. Una vez finalizado el viaje UCP procedió a cargar en el sistema la rendición final. Al no haberse registrado por ese medio el anticipo, el sistema calculó la totalidad del viático sin efectuar el descuento correspondiente al adelanto. Por lo expuesto se informa que UCP se encuentra realizando las gestiones necesarias a fin de regularizar la situación observada. d) El contrato fue firmado por el período 01/12/02 al 28/02/03, pero por diversos motivos ajenos al consultor, las tareas de campo que debían realizarse en la Ciudad de La Plata debieron extenderse a los meses posteriores, lo cual explica la liquidación y pago de viáticos en el mes de abril de 2003. e) Hacia el año 2000 el Programa Materno Infantil y Nutrición (PROMIN) y la Dirección de Maternidad e Infancia iniciaron un proceso de integración que determinó que en el año 2001 se creara la Dirección Nacional de Salud Materno Infantil. En ese ámbito se encuentra la ejecución del PROMIN con la participación de consultores contratados y de personal que se venía desempeñando en la antigua Dirección. Es decir que la Dirección Nacional coordina, ejecuta y asiste técnicamente a las provincias argentinas 12 en todo lo referente al área de la salud de las madres y los niños. Más allá de la ejecución de los componentes del PROMIN, la Dirección desarrolla tres programas: Salud Infantil; Salud Prenatal y Salud Sexual y Procreación Responsable. Por lo expuesto la estructura de personal de la Dirección está conformada con personal de planta permanente y contratada por el PROMIN. Ambos están integrados y representa un logro de sustentabilidad de las acciones del PROMIN. En tal sentido, las razones de operatividad para la realización de las múltiples actividades de esta Dirección Nacional requieren de la emisión de pasajes y viáticos a través del proyecto. Por otra parte a los efectos de documentar las actividades que se realizan en cada uno de los viajes, se instrumentará una planilla de rendición de viáticos en donde se incluya una síntesis del informe de viaje. f) Se procederá a archivar junto a la documentación de respaldo los certificados de IVA correspondientes. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión en la materia. 2) CONSULTORES Observaciones: 1. En la mayoría de los casos la convalidación (de línea presupuestaria) emitida por Cancillería es posterior al inicio de actividades. 2. En un caso la contratación presenta las siguientes particularidades: a) El Director Nacional del Proyecto, el 01/04/03, solicita (al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto) contratar un consultor, por un periodo de tres meses, bajo la modalidad de Locación de Obra. Por Nota de fecha 09/04/03 el Coordinador General de la UFI eleva dicha solicitud (en los mismos términos) a Cancillería, aprobándose ésta el 14/04/03. No obstante el 30/03/03 se firmó el contrato con el consultor, (Locación de Servicios y no de Obra tal como se solicitó y aprobó). 13 b) El objeto de contrato es la “elaboración de los estados financieros 2002 del PROMIN”, que resulta ser el mismo de otros tres consultores. Las tareas fueron grupales y las contrataciones individuales. c) Se prevé la presentación de informes individuales y se presentaron informes del equipo de trabajo suscriptos por el coordinador de las tareas. d) Los informes finales de actividades de los consultores (contable-financiera) son meramente descriptivos de tareas realizadas: “…controlé las registraciones e información emitida por el sistema contable...” “...elaboración de los estados financieros correspondientes al ejercicio cerrado el 31/12/02...” “...efectuar seguimiento del sistema de registro de las UEPs y capacitar operadores...” “...análisis de las solicitudes de fondos provinciales y las correspondientes transferencias...”. 3. En un caso: a) se celebraron dos contratos (del 01/01 al 15/07 y del 16/07 al 31/08/03) con un consultor cuyos Términos de Referencia (TOR’s) son iguales, no obstante los honorarios son diferentes; $ 3.041.- por mes en el primer caso y $ 2.883.- por mes en el segundo, no se justifica en el legajo tal variación. b) las actividades desarrolladas por el profesional, según los términos de referencia, Documento de Proyecto para el cual fue contratada: “...Articulación entre la Secretaria de Programas Sanitarios y la Dirección Nacional de Salud Materno Infanto Juvenil; Planeamiento estratégico relacionado con la Secretaria de Programas Sanitarios; Asesorar a la Secretaria de Programas Sanitarios en el Area Salud y en la Emergencia Sanitaria del Ministerio de Salud de la Nación...” entre otras. c) las facturas presentadas por la consultora de fecha 30/04/03, 31/05/03 y 30/06/03 fueron impresas en julio 2003, según consta al pie del documento respectivo. 4. En un caso el informe emitido por el consultor es de fecha posterior (19/03/03) a la de recepción en la UCP (18/03/03). 14 5. No se tuvieron a la vista los siguientes informes: Consultor Fecha Prevista Modo Del Bene, Graciela 30/06/03 Individual Dinardi, María Sin fecha Grupal (*) (*) informe conjunto del equipo técnico sobre taller. 6. En un caso la contratación presenta las siguientes particularidades: a) El contrato celebrado con el consultor es de fecha 28/12/02, posterior al inicio de actividades (01/12/02) y anterior a la aprobación de Cancillería (06/01/03). b) El objeto de contrato es “verificar los anticipos rendidos a cada provincia por cada subproyecto desde el inicio de PROMIN II”, que resulta ser el mismo que las actividades habituales de cada UEP provincial. Al respecto, el BIRF no otorga la “no objeción” a la contratación por considerar que son actividades habituales, periódicas especificadas como responsabilidad de la UCP y de la UFI´s, contratándose al profesional con fondos de contrapartida local. c) Así también, lo señalado en el punto precedente se reitera para otros nueve casos. 7. Legajos: a) En un caso no se adjunta al legajo del consultor copia del título profesional. b) En dos casos no se tuvo a la vista constancia de inscripción en el organismo fiscalizador (AFIP). c) Se tuvo a la vista una Declaración Jurada de fecha 20/01/03 donde manifiesta, entre otros, no “...ser agente del Estado Argentino, ya sea efectivo, contratado, o en actividad o con licencia...”, situación que se contradice con la Solicitud de Contratación, Antecedentes Laborales, que menciona “...asesora técnica en temas de salud del Consejo de los Derechos de los niños, niñas y adolescentes del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, año 2000, 2001 y continúa actualmente...”. Cabe agregar, que el contrato suscripto por la consultora con el proyecto es con dedicación 100 % (full time). 8. Aprobación de la Planta de Personal a) La aprobación de la planta de personal para desempeñarse en el PROMIN durante el 15 período 01/01/03 al 31/12/03, es de fecha 14/05/03 (Resolución Nº 92 de la Secretaría de Hacienda), posterior al inicio de actividades. b) Algunos contratos no se encuentran incluidos en la Resolución citada precedentemente, por ejemplo: Concepto Categoría Tipo HonorarioMensual $ Período Contrataciones AI LS 3.250 01/04 al 31/12/03 Gestión Estratégica Area Contable AII LS 3.610 01/01 al 31/12/03 AIII LS 4.061 01/07 al 31/12/03 9. Pagos: a) En los casos señalados seguidamente, los comprobantes de respaldo (facturas/recibos) fueron emitidos por un importe distinto al honorario cobrado: Consultor Periodo Importe Facturado Corresponde Koutoudjian, Juan Lomagno, Claudia Lomagno, Claudia Lomagno, Claudia Rossen, Mariela Vinacur, Jorge 07/03 10/03 11/03 12/03 07/03 08/03 $ 3.610,$ 2.880,$ 2.880,$ 2.880,$ 3.610,$ 2.887,- $ 3.250,$ 2.883,$ 2.883,$ 2.883,$ 4.512,$ 2.883,- b) En un caso no se indica en el comprobante (factura) el período del honorario facturado. Comentarios de la UFI/UCP: 1. Se ha solicitado al Programa tener a bien considerar el tiempo necesario para dar inicio a las contrataciones a los efectos de dar cumplimiento a lo previsto en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno. 2. a) Esta Unidad ha verificado un error de tipo administrativo en la confección del contrato, respecto a la modalidad del mismo, correspondiendo la modalidad Obra. b) Atento al volumen de la documentación a ser analizada y al atraso significativo en el análisis de la información enviada por las Unidades Ejecutoras provinciales, UCP consideró necesario contar con el apoyo de más de un consultor externo para la 16 confección de los estados financieros del Proyecto, como así también de los subproyectos. Motivo por el cual los términos de referencia resultan similares. c) Las actividades fueron desarrolladas en equipo y se unificó la documentación obteniendo como producto final un informe consolidado. Dicho informe fue suscripto por el coordinador y presentado como respaldo de cada uno de los consultores. d) Nos remitimos a 2.b) precedente. 3. a) La disminución de honorarios, sin cambios en los TOR´S se debe a un requerimiento expreso por parte del Programa. b) Se toma conocimiento de la observación realizada. c) Se toma conocimiento de la observación realizada. 4. Se toma conocimiento de la observación realizada y se procederá, previa verificación, a regularizar la situación. 5. Se toma conocimiento de la observación realizada y se procederá, previa verificación, a regularizar la situación. 6. a) Sin comentarios. b) y c) Atento al volumen de la información y cumplimiento en lo que respecta a la confección de los Informes pertinentes se procede a la contratación bajo financiamiento local. 7. a) Se procederá a regularizar la situación. b) (Se recibió copia de la inscripción ante AFIP de ambos consultores en fecha posterior al cierre de tareas de campo). c) Se procederá a solicitar al consultor verifique la vigencia expresada –oportunamenteen sus actividades laborales profesionales. No obstante, se señala que la contratación cuenta con la convalidación de la Cancillería Argentina (Organismo interviniente en el proceso de la contratación). 8. a) Sin comentarios para agregar. b) No se contó con la consultoría específica y dada la necesidad se procedió a considerar que el Programa contaba con la partida presupuestaria suficiente para llevar a cabo las correspondientes contrataciones. 17 9. a) Se procederá a regularizar la situación solicitando a los consultores subsanar el monto consignado. b) El honorario corresponde al pago final de abril de 2003. Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan toda la documentación respaldatoria relacionada con el proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos encomendados respecto a la contratación de consultores. Solicitar las aprobaciones a las contrataciones con la debida antelación, a efectos de poder disponer de las mismas al momento de suscribir los respectivos contratos. 3) SUBCONTRATO CON EMPRESAS CONSULTORAS Desarrollo de un sistema y página Web para la Dirección de Estadística e Información de Salud del Ministerio de Salud de la Nación (DEIS) en el marco del “Proyecto de Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadística de Salud y Direcciones Provinciales”. Monto contratado $ 89.782.Observaciones: a) Contrato: 1. No se adjunta al legajo documentación que avale la ampliación del plazo contractual, según la cláusula 1.9 del Contrato “...es de 150 días contados a partir de su entrada en vigor...”. El contrato venció el 18/04/03 y la última orden de pago se emitió el 03/09/03; 2. En la documentación analizada surge que se reformuló y aprobó un nuevo plan de tareas y trabajo, no exitiendo, adjunto al legajo constancia que avale dichos cambios. b) Informes: El proyecto se dividió en cinco etapas (once tareas) según se detalla: Etapa Tareas 1 1 2 3 Descripción Relevamiento detallado de la operación actual Análisis de las funcionalidades informáticas de la DEIS. Diseño de estrategia de implantación. 18 2 4 5 3 6 4 7 8 9 10 11 5 Instalación y configuración de las Bases de Datos. Instalación y configuración del servidor WEB y esquema de seguridad de accesos. Desarrollo de aplicaciones del Sistema Integrado de Gestión de Estadísticas en Salud (SIGES). Diseño, desarrollo e implementación del sitio WEB de la DEIS Desarrollo de las interfaces de carga y explotación Testing de los aplicativos Capacitación del personal de la DEIS Entrega de la documentación Las etapas dos a cinco corresponden al presente ejercicio y presentan las siguientes particularidades: 1. Etapas dos a cuatro: se tuvo a la vista documentación correspondiente a las tareas realizadas, la misma carece de; i) firma del responsable de su emisión, ii) constancia de recepción del Proyecto e iii) no identifica la etapa a la que corresponde; 2. Las reuniones realizadas entre los responsables de la consultora, de la Unidad de Informática del PROMIN y el Coordinador del Proyecto, conforme documentación tenida a la vista, no se efectuaron semanalmente, según se estipulaba en el punto 4. de los términos de referencia (TOR’s) del contrato. 3. Punto 4, último párrafo, de los Términos de Referencia del contrato “...en forma quincenal la consultora deberá entregar copias de un informe de avance al responsable de la Unidad Informática del PROMIN y al Coordinador del Proyecto..., el cual servirá para evaluar la marcha del trabajo y sus resultados...”. Esta información no se entregó quincenalmente. c) Pagos: 1. El 07/07/03 la Directora Nacional del Proyecto informa a la Consultora que presenta un atraso de 80 días, respecto de la fecha prevista contractualmente para la entrega de la cuarta etapa. No obstante el 03/09/03 se abona $ 17.956,40, conforme las condiciones pactadas, no observándose la aplicación de sanción o multa por la demora incurrida por la consultora por parte del Proyecto. 2. El 04/03/04 se devuelve al proveedor su factura e informa que el área técnica no aprobó la quinta etapa y, en consecuencia, no se procede a cancelar la misma. No surge de la 19 documentación relevada si el trabajo realizado hasta la cuarta etapa ($ 71.825,60) resultó suficiente para poner en funcionamiento el proyecto o, como consecuencia de ello, el programa instalado no puede ser utilizado. Comentarios de la UFI/UCP: a) 1. Se intimó en dos oportunidades, a los 80 días y a los 150 días. Finalmente se pagó la cuarta etapa a fin de poder contar con un producto (Sistema Desarrollado, Fuentes de los Programas y Documentación) ya que de interrumpir antes el contrato no se hubiese obtenido el producto y se generaría una importante pérdida de tiempo y recursos. 2. Se preparó un nuevo plan de tareas modificando el plan base por uno más operativo a través de minutas. En virtud de las necesidades que surgen durante la ejecución es que surge la necesidad de realizar ajustes al plan fijado en los pliegos de contratación. b) 1. Sin comentarios. 2. y 3. La dinámica del relevamiento y desarrollo de un sistema implica que las reuniones pautadas puedan variar en periodicidad. c) 1. Se pagó la cuarta etapa a fin de poder contar con un producto (Sistema Desarrollado, Fuentes de los Programas y Documentación) y se decide no abonar la quinta etapa (que implica un monto superior a la multa aplicable). 2. Se pagó en total el 80% del contrato y se recibió el 80% del Sistema, el mismo fue implementado con las modificaciones y correcciones necesarias por el Área Informática del PROMIN y dicho sistema está en este momento en funcionamiento en proceso paralelo en la DEIS. Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con los antecedentes de las firmas consultoras contratadas y los informes elaborados por las mismas. Profundizar los controles respecto al cumplimiento de los trabajos asignados por el 20 Proyecto a terceros y, en caso de corresponder, aplicar las sanciones y multas correspondientes. 4) COMPRAS LOCALES Observaciones: a) Pedidos de Precios Nros. 27/03, 65/03 y 81/03: “Instalación Red Informática DEIS”-Zona Norte- por $ 7.304,20. En el marco del proyecto de actualización tecnológica de la Dirección de Estadísticas e Información de Salud del Ministerio de Salud (DEIS) y de las Direcciones Provinciales (La Rioja y Santa Cruz) se analizaron los pedidos de precios citados que merecen, en general, las siguientes consideraciones: 1. No se adjunta documentación, de cada Dirección Provincial o sector correspondiente, que indique el detalle de los materiales a adquirir, especificaciones técnicas y costo estimado. Sólo se tuvo a la vista la no objeción a la disponibilidad presupuestaria una vez efectuada la evaluación de las ofertas. 2. Los expedientes no se encuentran foliados. 3. No surge del expediente la fecha límite para presentar ofertas a efectos de verificar si los oferentes cumplieron con los términos. 4. Pedido de Precios Nº 27/03 adjudicado a Dante Castagno S.R.L. por $ 3.415,- para instalación red informática en La Rioja: a) Las solicitudes de presupuestos adjuntas al legajo carecen de fecha. b) Las ofertas recibidas no indica fecha de recepción en el proyecto. c) No se tuvo a la vista notificación al proveedor adjudicado. d) Las facturas emitidas por el proveedor son de fecha anterior (29/07/03) a la emisión de los remitos correspondientes (05/08/03). e) No se consigna la fecha de recepción del equipamiento en el conforme de los remitos tenidos a la vista. 5. Pedido de Precios Nº 81/03 adjudicado a L. G. Computación por $ 2.080,20 y R.F.C. por $ 924,- para la instalación de la red informática en Santa Cruz: a) El cuadro comparativo de precios carece de fecha de emisión y se encuentra enmendado, sin estar debidamente salvado. 21 b) Los remitos, de ambos proveedores, carecen de fecha de recepción en el organismo. b) Compulsa de Precios Nº 37/03 “Compra de Equipamiento Informático” adjudicado a FEBICOM por $ 29.112,50 (9 CPU y una impresora laser): 1. No consta en los antecedentes de la contratación el destino de los bienes. 2. En las Condiciones del llamado, punto 14, Garantía de los Bienes, el plazo de garantía expuesto en letras “…doce meses…” difiere del mencionado en números “…(36) meses…”. 3. No se adjunta documentación respecto al cumplimiento de la cláusula 19 de las Condiciones del llamado “Lugar de entrega y documentos”, puntos b) “…certificado de garantía del fabricante o proveedor…” y d) “…certificado de recepción firmado de conformidad por el proveedor…”. 4. Las órdenes de compra si bien poseen dos firmas, ninguna de éstas permite identificar si alguna corresponde al proveedor. c) Compulsa de Precios Nº 192/03 “Equipamiento Informático DEIS- La Rioja y Catamarca” por $ 41.142.- (10 CPU, 2 server, 5 impresoras, 4 scaner y una lecto/grabadora CD). No se adjunta documentación respecto al cumplimiento de la cláusula 19 de las Condiciones del llamado “Lugar de entrega y documentos”, puntos b) “…certificado de garantía del fabricante o proveedor…” , d) “…certificado de recepción firmado en conformidad por el proveedor…” y e) “…nota del proveedor que acredite el origen de los bienes a entregar…”, para los lotes 1, 2 y 3. d) Compulsa de Precios Nº 187/03 “Equipamiento Informático DEIS- La Pampa y Neuquén” por $ 46.323,88,- (8 CPU, 2 server, 4 impresoras y 2 scanner ). 1. El expediente no se encuentra foliado correctamente (doble numeración). 2. Las cartas de invitación para presentar ofertas no poseen fecha ni constancia de recepción por el proveedor. 3. No se adjunta documentación respecto al cumplimiento de la cláusula 19 de las Condiciones del llamado “Lugar de entrega y documentos”, puntos b) “…certificado de garantía del fabricante o proveedor…”, d) “…certificado de recepción firmado de 22 conformidad por el proveedor…” y e) “…nota del proveedor que acredite el origen de los bienes a entregar…”. 4. No se tuvo a la vista documentación que avale que los equipos informáticos fueron recepcionados por los responsables de las provincias de La Pampa y Neuquén según lo establece la “Lista de bienes y servicios y especificaciones técnicas de los bienes y servicios; responsable de recepción y lugares de entrega”. Comentarios de la UFI/UCP: a) 1. Se realizaron visitas previas a las provincias para el relevamiento de las necesidades de contratación para la instalación de redes, la no objeción presupuestaria implica la correspondencia de la adquisición. 2. Se toma conocimiento de la observación realizada y se procederá a regularizar la situación. 3. Se toma conocimiento de la observación realizada. 4. a) y b) Se toma conocimiento de la observación realizada. c) La compulsa de precios fue realizada por la Provincia. Una vez recibida en esta UCP la documentación y, previa autorización de las áreas correspondientes se procede a la emisión. d) Al respecto cabe mencionar que la UCP al año 2003 contaba con el sistema de gestión comercial Waldbott. En el mismo hay una función que se denomina Recepción de Mercadería. Las facturas y los remitos fueron enviados desde la Provincia. Al llegar a esta UCP y para dar de baja en el sistema se procedió a realizar la recepción por el sistema figurando por tal motivo la fecha en que esta UCP recibió la documentación. Por lo expuesto precedentemente lo que tiene fecha 05/08/03 es el informe de recepción que emite el PROMIN (del mismo sistema que emite la orden de compra). e) Se toma conocimiento de la observación realizada. Se informará a la provincia para que en futuras recepciones de remitos consignen las fechas. 5. a) Se toma conocimiento de la observación realizada y se tendrá presente para la confección de otros cuadros comparativos a futuro. 23 b) Se toma conocimiento de la observación realizada. b) 1. El equipamiento informático ha sido adquirido para el equipamiento de la Secretaría de Programas Sanitarios. 2. Las condiciones del pliego son tipo para todas las compras del PROMIN. En estas condiciones generales se especifica 12 meses que es lo más común para cualquier equipo. Para este caso en las condiciones técnicas particulares se pidió 36 meses de garantía y estas condiciones rigen sobre las generales. Tomamos nota para aclarar esta situación en los pliegos. 3. La garantía del proveedor está cumplida al aceptar las condiciones del pliego que determinan la garantía del bien, junto con la orden de compra respectiva. En este caso no se emite ningún documento específico. No obstante todos los bienes tienen su garantía de fabrica, que comúnmente para este tipo de adquisiciones es inferior a la solicitada en el pliego. Cabe aclarar que el PROMIN no hace uso de la garantía del fabricante, sino ante cualquier inconveniente del equipo llama al proveedor quien debe resolverlo. 4. Las dos firmas son las iniciales del Cdor. Oscar Vilarino PROMIN y Cdor. José Priegue UFIS. c) La garantía del proveedor está cumplida al aceptar las condiciones del pliego que determinan la garantía del bien, junto con la orden de compra respectiva. En este caso no se emite ningún documento específico. No obstante todos los bienes tienen su garantía de fabrica, que comúnmente para este tipo de adquisiciones es inferior a la solicitada en el pliego. Cabe aclarar que el PROMIN no hace uso de la garantía del fabricante, sino ante cualquier inconveniente del equipo llama al proveedor quien debe resolverlo. Respecto al certificado o Actas de recepción se encuentran archivadas en la DEIS, como así también una copia se archiva en al provincia y otra en esta Dirección. Asimismo, los remitos de los proveedores se encuentran firmados por personal técnico del PROMIN UCP que recibió el equipamiento dando su conformidad a la recepción. Se considera que no hace falta el certificado de origen por ser un equipo “clon” que tiene diferentes componentes y está armado en la Argentina. No obstante se tendrá en 24 cuenta para futuros procesos. d) 1. Sin comentarios. 2. La garantía del proveedor está cumplida al aceptar las condiciones del pliego que determinan la garantía del bien, junto con la orden de compra respectiva. En este caso no se emite ningún documento específico. No obstante todos los bienes tienen su garantía de fabrica, que comúnmente para este tipo de adquisiciones es inferior a la solicitada en el pliego. Cabe aclarar que el PROMIN no hace uso de la garantía del fabricante, sino ante cualquier inconveniente del equipo llama al proveedor quien debe resolverlo. 3. Respecto al certificado o Actas de recepción se encuentran archivadas en la DEIS, como así también una copia se archiva en al provincia y otra en esta Dirección. Asimismo, los remitos de los proveedores se encuentran firmados por personal técnico del PROMIN - UCP que recibió el equipamiento dando su conformidad a la recepción. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos manteniendo archivos completos de la documentación que respalde los procesos de compra llevados adelante a través de concurso de precios. Mantener legajos debidamente foliados y ordenados cronológicamente. 5) COMPRAS MEDICAMENTOS. a) Subexpedientes de la LIL Nº 003/2002 “Adquisición de Medicamentos e insumos” correspondientes a los Lotes Nº 1 “Ocitocina” (ampollas), Nº 9 “Amoxicilina 500mg.” (ml) , Nº 13 “Salbutamol aerosol” (envases de 200 hasta 300 dosis), Nº 14 “Salbutamol aerosol” (envases de 100 dosis) y Nº 15 “Aerocámaras” (unidades) por USD 1.426.844,10: 1. No se tuvieron a la vista los siguientes “remitos de recepción provisoria”: 25 Subexpediente LOTE Nº 1 1 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 14 14 9 9 PROVINCIA UNIDADES Jujuy Santa Fe Córdoba Formosa La Pampa San Juan Santa Fe Córdoba Entre Rios La Rioja Misiones San Luis San Juan Santa Fe Stgo Estero Bs As San Juan 11.669 26.669 72.852 28.547 8.750 80.101 24.284 12.120 3.426 13.366 4.317 26.700 12.981 22.451 6.755 2. No se tuvieron a la vista los siguientes “remitos de recepción definitiva”: Subexpediente LOTE Nº 14 14 14 PROVINCIA UNIDADES Entre Ríos Misiones Río Negro 12.120 13.366 6.872 3. Respecto a los “remitos de recepción provisoria” tenidos a la vista emitidos por la UEP se pudo comprobar que: a) En la mayoría de los casos los remitos no se encuentran firmados por el proveedor. b) En algunos casos están firmados sin la aclaración correspondiente. c) En la mayoría de los casos no poseen número de identificación de remito. d) En un caso (Lote Nº 1- San Juan) no se encontraba conformado por autoridad competente provincial. e) En algunos casos no se tuvo a la vista original de remito. f) En el caso del Lote Nº 14 se tuvieron a la vista 2 remitos Nº 19 correspondientes a la provincia de Río Negro con contenidos diferentes, uno posee firma de recepción y el otro carece del mismo. 26 4. Algunos de los “remitos de recepción definitiva” se encuentran solamente en copia. 5. Respecto a los remitos del proveedor: a. En algunos casos son copias. b. En algunos casos no se encuentran conformados por autoridad competente provincial. 6. Se observaron diferencias en la cantidad de bienes detallados en los remitos emitidos por la UEP y los emitidos por el proveedor, según se detalla seguidamente: Subexpte .LOTE Nº 1 1 13 13 PROVINCIA Rawson La Rioja Posadas San Luis Cantidad s/ remito UEP 4.330 3700 19200 352 Cantidad s/ remito proveedor 4.333 3.698 19.158 329 7. En el caso de los Lotes Nº 1, 9, 13 y 14 no se adjunta al Subexpediente la documentación requerida según las Condiciones Especiales del Contrato, Cláusula 11 “Entrega y Documentos”: copia del certificado de seguro, copia de la lista de embarque, copia del certificado de garantía del fabricante o proveedor, original del certificado de origen de todos los artículos suministrados y original del certificado de inspección proporcionado al Proveedor. 8. Se observaron diferencias en los diferentes documentos analizados y detallados seguidamente respecto a las cantidades adquiridas, facturadas y entragadas: Lote Nºº LAB. S/Contrato S/ Factura Cantidad Cantidad Cantidad Cantidad 9 Roemmers 13 Pharmos 1.209.600 dosis 14 Pharmos 403.200 dosis 403.302 dosis 387.051 dosis 351.575 dosis 30.776 unid. 30.776 unid. 30.776 unid. 30.799 unid. 453.360 amp. 449.662 amp. 457.058 amp. 457.942 amp. 15 1 Pharmos Inst. Biolog 30.726.000 ml 30.727.710 ml S/ Remito Lab S/ Remito UEP 30.727.980 ml 30.996.406 ml 1.205.600 dosis 1.160.847dosis 1.211.106 dosis 9. Se tuvo a la vista la documentación que respalda la orden de pago n° 521 de fecha 03/07/03 referida al pago directo por $ 523.959,52 (USD 189.155,06) a la firma PHARMOS. Al respecto cabe observar que el PNUD abonó el importe bruto de $ 523.959,52 (incluye IVA por $ 90.935,13 – USD 32.828,56) y emitió a su vez 27 certificados de IVA por dicho importe no correspondiendo su emisión. b) Licitación Pública Internacional Nº 002/2002 “Adquisición de Insumos para Salud Reproductiva por USD 2.623.236,84,-. 1- No se tuvo a la vista la siguiente documentación: a) Publicación del aviso de la Licitación en Develop Business y en el Boletín Oficial según establece Cáp. I, cláusulas12-b y 18 del Manual de Contrataciones. b) Certificado de control de calidad completo, certificado libre de sanciones y certificado de inspecciones (Laboratorio ELEA). c) Laboratorio Medicatec S.R.L.: Documentación que demuestre que ha fabricado y comercializado los bienes específicos a que se refiere el pliego durante por lo menos 2 años y bienes similares durante por lo menos 5 años, lista de los principales contratos de abastecimiento realizados en los últimos 5 años, certificado de autorización y venta de especialidad medicinal, certificado de buenas prácticas de manufactura y certificado de inspección satisfactorio. 2- El acta de apertura se encuentra firmada, no obstante eso no se aclaran los nombres de los funcionarios intervinientes según establece el Manual de Contrataciones en su Cáp. I, cláusula 21. 3- Cabe mencionar que se licitaron 4 lotes, de los cuales en ninguno existió un mínimo de 3 ofertas a efectos de una comparación de precios. Cabe informar que el Banco establece que no es causal de rechazo (la presentación de menos de 3 ofertas). Por otra parte, se verificó disidencia entre lo expuesto en dos notas emitidas por la UFI-S, Nota Nº 465/03 del 7/03/03 que expresa “…hemos tomado conocimiento de su nota del 5 de marzo donde nos consultan sobre la posibilidad de prorrogar la apertura de la LPI Nº 002 de PROMIN, atento a lo solicitado por la firma Famy Care Ltd. lamentablemente no se podía hacer lugar a la solicitud…la nueva situación legal respecto de Salud reproductiva…obligan a que en lugar de prorrogar los plazos la Dirección Nacional del Programa nos ha solicitado tratar de disminuir los mismos en todo lo posible.” y Nº 1172 del 05/05/03 “…en respuesta a vuestro pedido de prórroga de 15 días para la firma del contrato, informando que no tenemos objeción al mismo…”. 28 4- Con respecto al Lote Nº 1 se observaron las siguientes diferencias: Remito del Proveedor Nº Fecha Remito de la UEP Cantidad Ciudad Fecha Diferencia Cantidad 55996 24/06/03 66.060 Catamarca 24/06/03 66048 12 55990 24/06/03 49120 Río Gallegos 30/06/03 48976 144 55979 24/06/03 98440 Neuquén 01/07/03 98400 40 55103 20/05/03 46457 Tucumán 22/05/03 46531 (74) 5- En algunos casos los remitos del proveedor, se encuentran solamente en copia. 6- Respecto a los “remitos de recepción de la mercadería” emitidos por la UEP se puedo comprobar que: a) No poseen número de identificación de remito. b) En algunos casos sólo se encuentra en copia. c) No se tuvieron a la vista los remitos de la UEP correspondientes a los del Laboratorio Nº 58306, 58337, 58343, 58344, 58345, 58346 y 58348 (610.024 blister). 7- Las “cartas de porte” emitidas por la empresa distribuidora: a) En algunos casos no poseen firma ni fecha de recepción. b) En algunos casos sólo consta en copia. Comentarios de la UFI/UCP: a) 1. Al respecto, cabe mencionar que la utilización del mencionado documento fue discontinua en todos los posteriores procesos de adquisición por ser el mismo redundante. En efecto, la suscripción del remito comercial del proveedor por parte del responsable del deposito perfecciona el acto de tradición de la cosa (conforme de cantidad) en un todo de acuerdo con las prácticas y usos comerciales vigentes en plaza. 2. Con respecto a las provincias de Entre Ríos, Misiones y Río Negro se adjuntan copias de los remitos de recepción definitiva obrantes unicamente en el subexpediente del lote n° 13, los cuales se emitieron por el total de dosis recibidas 29 correspondientes a los lotes 13 y 14. 3. a) a f) Valen los comentarios hechos en el punto 1. precedente, aclarando que el remito de recepción provisoria lo firmara el responsable del depósito pero no era necesario que lo firmara la autoridad competente provincial como así tampoco el proveedor. 4. Respecto a los remitos de recepción definitiva cabe mencionar que se recibían mayoritariamente vía fax, los cuales era fotocopiados para la guarda del mismo, omitiendo las Unidades Ejecutoras Provinciales su posterior ratificación a través de la entrega por bolsín de los correspondientes originales. 5. a) y b) Vale lo mencionado en 4. precedente. Además cabe aclarar que no era necesario que la autoridad provincial conformara el remito del proveedor. 6. En lo concerniente a las observaciones hechas en este punto efectivamente existen las diferencias mencionadas. En el primero de los casos la UEP Chubut recibió 3 unidades de menos, pero en los demás casos recibió en exceso con respecto a lo detallado en el remito del proveedor. Analizado globalmente el lote a nivel país el proveedor entregó más unidades que las contratadas, con lo cual satisfizo las necesidades técnicas del Programa. 7. No procedente. 8. Sin comentarios. 9. Al respecto informamos que se ha solicitado al PNUD realice un análisis de la situación detectada e informe a esta Unidad las acciones a seguir por ese Organismo. Informaremos a la Auditoría la resolución del tema. b) 1. a) El aviso es publicado por el Banco Mundial como se consigna en el anteúltimo párrafo de Fs. 393. La publicación en el Boletín Oficial no es exigencia del Banco y se ha tomado la decisión de tomarla como opcional. b) y c) Sin comentarios 2. Se toma nota. 3. En una licitación pública si se presentan menos de tres firmas, no se puede resolver este aspecto, dado que no se puede incorporar una nueva cotización luego del acto de apertura. Los pliegos vendidos fueron suficientes como para tener una buena 30 competencia. Sobre la supuesta disidencia en la nota Nº 1172 cabe aclarar que los 15 días de prórroga otorgados para la firma del contrato con Medicatec, surgieron por la imposibilidad de la firma, dado que no se contaba con la protocolarización de documentación legal según lo solicitado por nuestra Asesoría Jurídica, no habiendo más alternativa que otorgar la prórroga solicitada. 4. La provincia de Catamarca tenía previsto recibir la cantidad de 66.048 blisters de Microgynon (lote Nº 1), el proveedor envió 66.060 y la UEP recibió efectivamente 66.048 unidades a pagar más 12 unidades en concepto de donación, las cuales no fueron debidamente informadas en el acta provincial en tal carácter. Idéntica situación se presenta en las provincias de Santa Cruz y Neuquen en las cuales la UEP no identificó en las observaciones las unidades donadas por el laboratorio Schering. En cuanto a la provincia de Tucumán el remito conformado por el responsable del depósito certifica literalmente que “Recibo 46.531 cajas (blisters) x 21 grag. 74 cajas (blisters) de más. 22/05/03”. Por lo que recibió 74 unidades de más las cuales no fueron facturadas al Programa y que fueran debidamente descriptas en el párrafo de observaciones del acta obrante a fojas 479 del 2º cuerpo del subexpediente del Lote Nº 1. 5. Se toma conocimiento de la observación realizada. 6. a) La enumeración de los formularios no estuvo previsto al momento de su emisión como tales. b) Respecto a los remitos de recepción de mercaderías cabe mencionar que los mismos se recibían mayoritariamente vía fax, los cuáles eran fotocopiados para la guarda del mismo, omitiendo algunas de las Unidades Ejecutoras Provinciales su posterior ratificación a través de la entrega por bolsín de los correspondientes originales. 7. Con respecto a las cartas de porte emitidas por el transportista o empresa distribuidora contratada por el proveedor Schering, las mismas no constituían en sí requisito esencial para la liquidación de la operación comercial que nos ocupa. 31 Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos de la información que respalde las adquisiciones realizadas por el Proyecto respecto al cumplimiento de las requisitos establecidos en los pliegos y a la entrega de los productos recibidos. 6) INSPECCIÓN OCULAR “PROYECTO DE ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA DE LA DIRECCIÓN DE ESTADÍSTICAS DE SALUD Y DIRECCIONES PROVINCIALES”. Observaciones: Se relevaron las Direcciones de Estadística de las provincias de La Pampa, Neuquén, La Rioja y Catamarca surgiendo las siguientes observaciones: 1) El Acta de Recepción no posee (en tres casos) detalle de cada uno de los bienes recibidos, que permita su identificación. 2) En el caso particular de Neuquén se verificó que no se suscribió el Acta de Recepción Definitiva de equipamiento e insumos. 3) En la Provincia de La Pampa los certificados de garantía, de los bienes recibidos se encuentran con “espacios en blanco”. 4) En el caso de Neuquén, el responsable a cargo de la Dirección de Información manifestó que “...existe la garantía escrita del servidor (1), no del resto de los equipos (5). Sin embargo se cuenta con el servicio...”. 5) En las provincias de La Rioja y Catamarca no disponen del Certificado de Garantía del fabricante o proveedor del equipamiento recibido. 6) De las cuatro provincias visitadas ninguna posee seguro del equipamiento recibido Según el modelo de “Acta de Recepción Definitiva”, en su punto e) expresa que “...el Organismo Provincial de Estadística de Salud (OPES) asume, a través del Ministerio o Secretaría de Salud, la custodia y aseguramiento del equipamiento especificado...”. Al respecto,. 7) En el caso de Catamarca (Vitales) no recibieron el software de Windows XP Home OEM, Office XP PYME OEM y Norton Antivirus OEM previsto en las Especificaciones Técnicas del Concurso de Precios y entregado por el proveedor según 32 consta en sus remitos emitidos. Comentarios de la UFI/UCP: 1) El Acta de recepción solo cumple fines de ceder en comodato a las Direcciones Provinciales de Estadísticas el equipamiento informático comprado con fondos PROMIN, responsable de dicha compra. El personal técnico realiza la recepción y control de remito conformando el mismo. Las jurisdicciones ni pueden intervenir en actos administrativos porque carecen de representatividad dado que no forman parte del proyecto (o sea no son UEPs). El Acta además aclara que se complementa con el Acta de o Convenio definitivo que se firmará cuando se cedan patrimonialmente estos bienes. El convenio definitivo está en el Depto de Jurídicos para su revisión y aprobación 2) Se toma conocimiento de la observación realizada. 3) a 5) La garantía forma parte de las condiciones exigidas en el Pliego de Compra, el proveedor al ofertar hace expresa referencia que acepta las condiciones del Pliego, y este mismo contiene cláusulas a aplicar en caso de no cumplimiento. 6) Se toma conocimiento, se realizarán las gestiones pertinentes por intermedio de la Dirección de Estadísticas a fin de conminar a las provincias al cumplimiento de lo acordado por medio del acta de referencia 7) El remito conformado por personal técnico del PROMIN confirma la recepción de la totalidad de los ítems, la provincia a la fecha no había realizado reclamo alguno por falta de entrega, se realizará el relevamiento correspondiente. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de que la documentación que avala los antecedentes de contratación sea completa y sustente adecuadamente el proceso. 7) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones El Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a disposición de esta auditoría merece los 33 siguientes comentarios: a) No se encuentra acumulado al 31/12/03, sólo detalla las adquisiciones en el año 2003. b) Los bienes no poseen un número que permita identificarlos. Por otra parte, algunos bienes se imputaron al inventario por grupo (7 PC, 2 impresoras, etc.) tal como fueron facturadas por el proveedor, situación que imposibilita también su identificación, no se informa sobre bajas de equipamiento (por obsolescencia, etc.). c) En algunos casos no se detalla la ubicación física de los bienes. Comentarios de la UFI/UCP: Se toma conocimiento de la observación formulada. Recomendaciones: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) para validar la información. Por otra parte, implementar un Registro de entrada/salida de aquellos equipos utilizados temporalmente fuera de la UCP, de manera de conocer en todo momento su ubicación, fecha de entrada y/o salida, responsable usuario y autoridad superior que autoriza el mismo. 8) MISCELANEOS Observaciones: a) Falta de Documentación: No se tuvo a la vista documentación que respalde los gastos de correo argentino por la suma de $ 2.211,46 de fecha 10/06/03. b) Talleres de Capacitación ($ 18.947,39): 1. Algunos expedientes se encuentran parcialmente foliados; 2. No surge de la documentación adjunta en cada expediente de los talleres realizados el 34 proceso de selección o convocatoria de los asistentes; 3. No se adjunta un programa de actividades de cada taller que permita conocer los temas desarrollados, horarios y docentes que participaron; 4. No surge de la documentación adjunta los objetivos de los talleres y el impacto esperado; 5. De la documentación analizada no surge el costo total de cada taller, toda vez que los mismos son financiados por fondo rotatorio o cheques; 6. No consta un presupuesto general que permita conocer los talleres de capacitación previstos en el año y el costo estimado de los mismos, a fin de aseverar que lo invertido se corresponde con lo presupuestado; 7. En el caso de la rendición por Fondo Rotatorio, por $ 7.582,44: no se tuvo a la vista una liquidación de viáticos, correspondiente a Bisek ($ 27,-); un comprobante no identifica el proyecto ($ 35,-) y una orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor ($ 1.100,-). c) Caja Chica ($ 6.360,29): 1. Existen comprobantes que no identifican el proyecto ($ 317,80); 2. Documentos no válidos como factura (Recibos “X”) por $ 157,60; 3. Se verificó un pago a Tour Service por $ 129,60 cuya documentación de respaldo es un recibo (no se tuvo a la vista la factura correspondiente) a nombre de la Directora Ejecutiva del PROMIN. 4. Se incluyó una factura ($ 6,-) sin fecha de emisión y a nombre del “Ministerio de Salud”. 5. En el arqueo de la Caja Chica al 25/04/03 se informó la existencia de tres vales de anticipos, en concepto de sellos y artículos de librería, por la suma de $ 299,10. En la rendición de la caja chica posterior (mayo) no se pudo constatar si los mismos fueron rendidos. d) Gastos de publicidad ($ 44.328,43): 1. No se tuvieron a la vista los últimos procesos de selección por los cuales se contrata, durante el año, para avisos de licitaciones a “Publicidad 10” y “Gallo Mendoza”. 2. En todos los casos analizados las órdenes de compra no se encontraban suscriptas por 35 el proveedor (Publicidad 10). 3. En un caso la orden de compra (nº 12/03 del 12/03/03) adjunta al expediente fue emitida a nombre de un proveedor distinto al que efectuó la prestación, siendo que los demás datos de la misma (descripción de bienes y monto) se corresponden con el resto de la documentación (factura, recibo, orden de pago). e) Fundación ISALUD ($ 4.000,-), el gasto corresponde a la inscripción de 40 participantes al “I Congreso Internacional de Políticas y Medicamentos” desarrollado del 12 al 14/11/03. Al respecto cabe agregar que: 1. Del listado de 40 participantes sólo 17 son consultores del PROMIN; 2. No se adjunta el programa del Congreso que permita conocer los temas desarrollados. 3. No se adjunta documentación que avale la asistencia de los participantes incluidos en la lista al citado Congreso (copia de los certificados de asistencia). f) Cursos de Capacitación ($ 4.394,-): se contrataron tres cursos de capacitación (administración de SQL Server 2000, Programación SQL Server 2000 y Diseño e implementación de OLAP) en el marco del Proyecto de Actualización Tecnológica de la DEIS y Direcciones Provinciales para cinco personas. Al respecto: 1. La consultora contratada para la implementación del sistema informático para la DEIS incluía capacitación para su personal (véase Memorando Nº 8, punto 3), subcontrato con Empresa Consultora); y 2. De las cinco personas designadas para participar en dichos cursos, uno no es consultor contratado por PROMIN (Carlos Guevel) según listado de consultores proporcionado por el proyecto. g) Suscripción Anual Programa INFOSALUD ($ 2.500,-): A través del expediente Nº 24/03 se tramitó y pagó la suma de $ 2.000 por la suscripción anual al Programa de referencia. Dicha contratación da derecho a la recepción diaria del informe, por correo electrónico, en dos emisiones diarias todos los días hábiles y un CD mensual conteniendo la totalidad de las transmisiones del mes anterior. Por otra parte, se abonaron $ 500.- por la adquisición de 50 ejemplares del informe citado precedentemente recibido por correo electrónico y en CD. No se tuvieron a la vista las 36 órdenes de compra (por $ 2.000 y $ 500), tampoco consta el destino de los ejemplares adquiridos. h) Alquiler de Oficina ( $ 63.574,- ) Con respecto al alquiler de la oficina ubicada segundo piso, unidad “B”, de la calle Lima 355/369, merece señalarse que: 1. No se tuvo a la vista documentación emitida por la Dirección Nacional del Proyecto que respalde la necesidad de dicho alquiler, como así tampoco documentación emitida por la UC con los detalles que especifiquen las características y presupuesto del bien a alquilar y el estimado de los servicios conexos. 2. No se tuvo a la vista el pedido de “no objeción” a los siguientes términos suscriptos en el contrato de locación: v Período contractual para el proyecto 97/046: 01/12/2003 al 30/11/2004, por un monto total de $ 110.352,-. v Alquiler de una oficina y, sin costo adicional, dos cocheras. v Pago por año adelantado que asciende a $ 55.176,- (según cláusula cuarta del contrato el pago es de $ 3.800,- mensuales, más 21% del impuesto al valor agregado, o sea el precio total asciende a $ 4.598,- ). v Gastos a cargo del proyecto: servicios eléctricos y Aguas Argentinas. Así también, incluídos en el precio de locación mensual, Alumbrado, Barrido y Limpieza (ABL) y las expensas. v Depósito en garantía, por la suma de $ 3.800,- Comentarios de la UFI/UCP: a) Sin comentarios. b) 1. Se toma debida nota de la observación realizada. 2. Los asistentes a los talleres son designados por las autoridades provinciales o nacionales de conformidad con las áreas técnicas. Se toma conocimiento de la observación realizada. 3. a 7. Se toma debida nota de lo observado. c) 1. Existen diversos casos en los que los consultores solicitan reintegros posteriormente 37 a la compra o en los que los proveedores emiten ticket en donde nos resulta imposible solicitar que venga identificados a nombre del proyecto. 2. Se toma debida nota de lo observado. 3. Se toma debida nota de la observación realizada. 4. Se toma debida nota de lo observado. 5. Sin comentarios. d) 1. Respecto a la contratación de la firma “Gallo Mendoza” cabe mencionar que se realiza compra directa tal como fuera solicitado por nota de fecha 07/03/03, firmada por la Directora Nacional y por la Coordinadora del proyecto. En lo que se refiere a la firma “Publicidad 10” se informa que el proceso corresponde al realizado por UFIS. 2. Se toma conocimiento de la observación realizada. 3. Se toma conocimiento de la observación realizada. e) 1. a 3. Se toma conocimiento de la observación realizada. f) 1. a 3. La capacitación en SQL Server, etc. está prevista en el Proyecto DEIS para el personal técnico de la Dirección de Estadística y del PROMIN, la capacitación prevista en el contrato de la consultora BAIS era en referencia al Sistema desarrollado y no con respecto a la plataforma de software de base que utiliza el proyecto. g) Se toma conocimiento de la observación realizada. h) 1. Se puso a disposición de la auditoría, en fecha posterior al cierre de tareas de campo, la nota Prov. N° 3032/03, a través de la cual la Coordinación del Proyecto pone a consideración del Director Nacional la contratación de las citadas oficinas. En la misma nota el visto bueno del Director Nacional. 2. Sin comentarios. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. Dar cumplimiento a la normativa vigente respecto a las erogaciones canalizadas bajo este rubro. 38 9) APORTES BIRF Observaciones: De los procedimientos de auditoria aplicados surge que al 31/12/03 se realizaron aportes BIRF por USD 18.492.358,94 y se efectuaron gastos por la suma de USD 18.748.741,13. La diferencia de USD 256.382,19 fue solventada con otra fuente de financiamiento. Comentarios de la UFI/UCP: Sin comentarios. Recomendaciones: Verificar periodicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de ellos. BUENOS AIRES, 3 de septiembre de 2004. 39 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL PROYECTO PNUD N° ARG/97/046 “APOYO A LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DEL PROMIN II” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Director Nacional del Proyecto PNUD N° ARG/97/046. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros en moneda local que les dieron sustento. - Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les diera origen -test o prueba de transacciones-. - Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto. - Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto. - Verificación de los procesos de desembolso de fondos. - Circularizaciones y confirmaciones a terceros. - Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría. - Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible. - Inspección ocular. - Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron 40 necesarios. El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2003; y - el 48,34 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: Línea 15.00 16.00 17.00 21.00 45.00 53.00 TOTALES Concepto Viajes Misiones Profesionales Nacionales Subcontratos con Empresas consultoras Compras locales Varios % Aplicaciones Incidencia del Ejercicio $ del Rubro 352.008,65 2,71% 14.109,00 0,11% 1.884.872,20 14,52% 45.670,00 0,35% 10.185.740,71 78,48% 495.777,64 3,82% 12.978.178,20 100,00% Importe % Muestra muestra $ analizada 54.579,83 15,51% 0 632.252,71 33,54% 44.520,00 97,48% 5.303.633,07 52,07% 238.947,07 48,20% 6.273.932,68 48,34% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Unidad de Coordinación del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 3 de septiembre de 2004. 41