INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10 de septiembre de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones. La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento es llevada a cabo en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE). I- ESTADOS AUDITADOS 1. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/03 y el acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses. 1 2. Estado de Inversiones por el ejercicio finalizado el 31/12/03 y el acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses.(Anexo B). 3. Estado de inversiones acumulado al 31/12/03 comparado con el presupuesto vigente, en dólares estadounidenses. (Anexo B.1). 4. Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento al 31/12/03, en dólares estadounidenses. 5. Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento al 31/12/03, en dólares estadounidenses. 6. Notas explicativas a Nº 1 a 10 al estado mencionado en 1. precedente. 7. Información Financiera complementaria: a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/03 y el acumulado a esa fecha, en pesos. b) Financiamiento BID- Desembolsos al 31/12/03, en dólares estadounidenses. c) Estado de la cuenta especial para el ejercicio finalizado el 31/12/03, en dólares estadounidenses. d) Composición saldo disponible por fuente de financiamiento al 31/12/03, en dólares estadounidenses. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría por la UNPRE, con fecha 02/07/04 y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 05/03/04 y el 28/6/04, y entre el 05/07/04 y el 06/07/04, fechas en las que recibimos en su totalidad la documentación e información relacionada con los comentarios a nuestras observaciones en campo. 2 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica: En relación a nuestra nota 022/2004 del 03/03/04 remitida a la UNPRE el 05/03/04 para que sea enviada a los asesores legales del Programa, obtuvimos las siguientes respuestas: 1. La contestación de la Dirección General de Asuntos Jurídicos fue enviada directamente al Programa el 12/03/04. Se destaca que el pedido había sido correctamente formulado por Nota UNPRE Nº 173/2004 el 11/03/04 remitiéndoles nuestra circularización, y solicitando se envíe una respuesta directamente a la AGN. En dicha respuesta se expone que no existen litigios, reclamos y juicios pendientes relacionados con el Programa, no obstante ello solicitan a la UNPRE que proporcione mayores datos para poder individualizar los juicios que pudieran tramitar ante esta Dirección, elevándoles la UNPRE información el 23/03/04. 2. Por nota UNPRE Nº 175/2004 del 11/03/04 el Director de la UNPRE nos informa una posible acción de recupero de cobro por $ 3.156,40 por honorarios abonados a un consultor perteneciente al estudio 1.EG.24 que tramita bajo EXPMECON EX 450-007092/2002. Es del caso destacar que esta situación fue incluida por Nota 3 a los estados expuestos en I-. Mediante Providencia Judicial D.G.A.J. Nº 0896 del 13/04/2004 enviada a la UNPRE suscripta por el responsable de la Coordinación de Juicios de la Dirección de Gestión y Control Judicial se informa que en fecha 11 de noviembre de 2003 se inició una acción de recupero contra un consultor, la que se encuentra radicada en el Juzgado Nacional de Primera Instancia en lo Contencioso Administrativo Federal Nº 10, Secretaría Nº 19. 3 3. Si bien mediante la Nota UNPRE Nº 175/2004 del 11/03/04 el Programa nos informa que cuenta con los servicios de la Coordinación Jurídica de la Secretaria de Política Económica (SPE), mediante Nota S.P.E. Nº 39 que nos fue elevada el 28/04/04 se nos expone que: “… esta Coordinación no tiene conocimiento de los litigios, reclamos y/o juicios que hubiere en trámite por cuanto no tiene competencia para intervenir en los mismos como tampoco la de emitir dictámenes, función que corresponde a la Dirección General de Asuntos Jurídicos; limitándose nuestra intervención a un asesoramiento personalizado a requerimiento de los diversos funcionarios de la Secretaría.”. III- ACLARACIONES PREVIAS El importe de USD 41.602,28 (equivalentes a $ 43.215,71), expuesto en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos en dólares, y en la Nota 2, correspondiente al saldo de anticipos de fondos en poder de las entidades beneficiarias (EB) y de consultores en concepto de viáticos presenta una sobrevaluación de USD 26.852,89 ascendiendo el valor correcto a USD 14.749,39. Esta observación surge ya que la UNPRE valuó en dólares los anticipos otorgados en pesos, a la fecha de pago de los mismos, y no al cierre de ejercicio como una cuenta de crédito a favor del Programa. Esto provoca una subvaluación del 2,74% del saldo disponible en dólares expuesto en el Estado mencionado en I- 1. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III-, los estados financieros básicos e información financiera complementaria identificados en el apartado I- precedente, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa Multisectorial de Preinversión II” al 31 de diciembre de 2003, así como las 4 transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96, y sus modificaciones. BUENOS AIRES, 8 de julio de 2004 Dra. Silvina NEGRO Dra. M. Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisora DCEE. AGN Coordinadora DCEE. AGN Jefe DCEE. AGN 5 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID “PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II” (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10/09/96 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones. La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento es llevada a cabo en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE). a) Cláusula 1.01: Costo del Programa (USD 32.000.000.-) y Anexo A III. Durante el ejercicio 2003 el costo total del Programa no sufrió modificaciones. Se expone el cuadro de Costo y Financiamiento del Programa vigente al 31/12/03, que fue confeccionado de acuerdo a la información proporcionada por la UNPRE: 6 COSTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA en USD (*) Banco Categorías de Inversión Aporte Local Total 15.420.000,00 5.000.000,00 20.420.000,00 - Estudios Específicos 7.020.000,00 3.600.000,00 10.620.000,00 - Estudios Generales 7.000.000,00 500.000,00 7.500.000,00 1.000.000,00 500.000,00 1.500.000,00 400.000,00 400.000,00 800.000,00 2. Plan Estratégico de Asistencia Técnica ( PEAT) 5.208.000,00 0,00 5.208.000,00 3. Fortalecimiento Institucional 3.622.000,00 500.000,00 4.122.000,00 - Fortalecimiento de la Subsec. de Inversión Pública 3.272.000,00 400.000,00 3.672.000,00 - Fortalecimiento Provincias 350.000,00 100.000,00 450.000,00 4. Administración y Supervisión 750.000,00 1.500.000,00 2.250.000,00 - UNPRE 500.000,00 1.500.000,00 2.000.000,00 - FIV 250.000,00 0,00 250.000,00 25.000.000,00 7.000.000,00 32.000.000,00 22% 100% 1. Estudios - Consultorías de Apoyo • T.D.R y Consultoría de corta duración • Apoyo a la gestión de estudios Totales % Financiamiento/Programa 78% (*) Se aclara que los números asignados a las categorías de inversión en el cuadro precedente no son coincidentes con los obrantes en los reportes financieros emitidos por el BID identificados como LMS1 (Executive Financial Summary) y comunicaciones (notas CAR) en donde el 2. se utilizó para “Fortalecimiento Institucional”, el 3. para “Administración y Supervisión UNPRE”, el 4. para “PEAT” y el 87. para el “FIV”, (manteniendo la codificación original), a su vez estos últimos son coincidentes con los informados por la UNPRE en los estados financieros auditados. Los estados financieros al 31/12/2003 no incluyen información financiera complementaria que explique las variaciones más significativas entre el costo estimado de las inversiones del proyecto y el costo incurrido de las inversiones realizadas ni su conciliación con las expuestas en el Informe Semestral de Progreso de acuerdo a lo estipulado en el Documento AF-300 (Rev. II/03) del BID. Nos remitimos al punto j) “Informes” 2. b) del presente y a las observaciones particulares expuestas en el apartado A- 12 del Memorando a la Dirección adjunto. 7 La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2003 no se suscribieron enmiendas al convenio de préstamo. b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 25.000.000.-. Durante el ejercicio 2003 ingresaron en la cuenta del Proyecto USD 723.626,86. El total desembolsado por el BID al 31/12/03 ascendió a USD 13.240.320,83 (incluyendo los cargos de ejercicios anteriores correspondientes a fondos para inspección y vigilancia generales FIV por USD 200.000.-). La diferencia de USD 0,30 (+) con el total informado por el Banco, en sus reportes LMS10 y LMS1, se originó en un error de contabilización del desembolso del ejercicio anterior en los citados reportes. c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 7.000.000.-. Al 31/12/03 los fondos de contrapartida local aportados, conforme lo registrado por la UNPRE, ascendieron a la suma de $ 4.405.801,95 (equivalentes a USD 3.973.055,62). El importe de $ 300.855,57 (equivalente a USD 103.319,69) correspondiente al movimiento registrado en el ejercicio 2003, incluye: a) $ 212.288.- desembolsados por el Tesoro Nacional al Proyecto, que fueron autorizados mediante Resolución N º 49 del 21 de agosto de 2003 de la Secretaría de Política Económica, y que ingresaron en la cuenta corriente especial (ex-caja de ahorro) en pesos N° 249370/7 BNA el 10/10/2003. b) $ 4.438,58 correspondientes a los intereses ganados durante el ejercicio, generados por los fondos depositados en las cuentas corrientes especiales (ex cajas de ahorro) en dólares y pesos abiertas por el proyecto en el Banco de la Nación Argentina (BNA). c) $ 84.128,99 por los aportes recibidos de las entidades beneficiarias que han efectuado con recursos propios conforme lo informado en nota N° 8 a los estados expuestos en I- 1. Nos remitimos a las observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la Dirección adjunto para las conceptos expuestos en b) y c) precedentes. 8 d) Cláusulas 2.02 y 2.04: Intereses y Comisión de Crédito (vencimientos 10/03 y 10/09). Cumplida. Se transcriben los datos informados al Programa por la Dirección de Administración de Deuda del Ministerio de Economía y Producción, mediante Nota sin número recepcionada el 28/04/2004: Fecha de pago Moneda del pago Intereses Comisión de rédito 0,00 10/03/03 USD 308.625,82 (*) 10/09/03 USD 399.180,24 40.644,62 (*) Incluye deducción de USD 19.978,52 correspondiente a un saldo a favor generado por la comisión de crédito. e) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales. Cumplida. Al 31/12/2003 el BID se ha cobrado de la cuenta del préstamo, en concepto de inspección y vigilancia generales, la suma de USD 200.000.-, el saldo de USD 50.000.se tendrá en cuenta en la solicitud de reasignación presupuestaria, según información suministrado por la UNPRE. No se registraron cargos en el presente ejercicio. f) Cláusula 3.01: Monedas de los desembolsos y uso de fondos. Cumplida. Basado en el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2002, se ha podido verificar su razonable cumplimiento. g) Cláusula 3.04: Plazo para comprometer y para desembolsar los recursos del Financiamiento. Mediante Nota CAR-3546/2001 emitida el 24/09/01 el BID comunicó las nuevas fechas de vencimiento: (a) Plazo para el compromiso de recursos del financiamiento: 10 de marzo de 2003. (b) Plazo para el desembolso final del financiamiento: 10 de junio de 2004. Al 31/12/2003 el BID mediante Nota CAR 6647/2003 del 28/11/03 le comunica a la UNPRE que no pueden ser tramitados las solicitudes de prórroga incluidas en la Nota 9 DNOPIC Nº 191 del 04/03/2003 hasta tanto no se de por cumplimentada la presentación de los estados financieros auditados por el ejercicio finalizado el 31/12/2002. Según información de la UNPRE, nota DNPOIC Nº 661/2004 ingresada en el BID el 14/06/04 se solicitó una prórroga de los plazos expuestos en (a) y (b) para el 10/03/2006, y el 10/06/2007 respectivamente, sin respuesta del BID a la fecha del presente. h) Cláusula 4.01 (a): Utilización de los recursos del financiamiento. Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2003, se ha podido verificar un razonable cumplimiento en términos generales; no obstante ello se remite a nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente. i) Cláusula 4.03 (a): Contratación de consultores, profesionales y expertos. Cumplida parcialmente. Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente. j) Cláusula 5.01 y artículo 7.03 (a) (i): Registros e Informes semestrales de ejecución Registros Contables 1. En relación a los registros contables se ha dado un razonable cumplimiento. No obstante ello, existen observaciones específicas que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente. 2. La UNPRE no utilizó para el ejercicio 2003 el Sistema UEPEX (Sistema de Administración y Control Presupuestario) que se encuentra vigente por Resolución SH 120/2001 del 11/06/2001. Al respecto nos informa que: “El Sistema UEPEX oportunamente instalado en esta Unidad en el año 2001 no contemplaba la opción para operar con organismos descentralizados, motivo por el cual no pudo ser utilizado. Aproximadamente en marzo de 2003, se reinstaló con todas las actualizaciones a esa fecha, pero tampoco se pudo concretar su implementación por 10 no cumplir con las normas de contabilidad bimonetaria, y por el tema de deuda exigible que registra el Programa”. 3. Mediante nota CAR-1804/2003 del 04/04/2003 el Banco toma conocimiento del plan de cuentas readecuado (entre otros, a efectos de dividir los gastos por fuente de financiamiento) por la UNPRE y a ser utilizado para los ejercicios cerrados a partir del 1/01/2002. En relación a lo sugerido por el Banco, al 31/12/03 la UNPRE no procedió a la apertura en el Pasivo de la deuda BID a efectos de separar los importes invertidos (justificados) y los que se adeudan en concepto de fondo rotatorio. Informes 1. Informe Semestral de Progreso al 30/06/03 con vencimiento el 31/08/03: fue presentado al Banco el 29/08/03 por nota UNPRE N° 674/2003. Mediante nota CAR 5372/2003 emitida el 23 de setiembre de 2003 el BID formula comentarios y solicita un presupuesto detallado de los gastos a incurrir en el componente UNPRE, una adecuación del presupuesto vigente, e información sobre los aportes de contrapartida local. La UNPRE eleva las aclaraciones correspondientes en fecha 28/10/03 mediante Nota UNPRE Nº 821/2003, informando el BID por nota CAR 6633/2003 del 27/11/03, que toma conocimiento de las explicaciones de cada tema. 2. Informe Semestral de Progreso al 31/12/03 con vencimiento el 28/02/04: a) Fue elevado al Banco por nota UNPRE N° 147/2004 del 02/03/04, y cuenta con no objeción por nota CAR 1273/2004 emitida el 18 de marzo de 2004. b) Merece aclarar que si bien la diferencia de USD 41.602,28 que surge entre las cifras informadas como pagadas en el estado de inversiones en dólares al 31/12/2003 y las volcadas en el cuadro V-I incluidas en el informe de la referencia, no fue informada por nota a los estados financieros conforme lo señalado en el documento AF-300 (Rev. II/03), sí fue incluida en la presentación del citado informe exponiendo que corresponde a los anticipos contables en poder de las entidades beneficiarias y de consultores. Al respecto señalado en el punto III del Informe sobre los estados financieros. 11 se remite a lo 3. Informe Semestral de Progreso al 31/12/01 con vencimiento el 28/02/02: Del seguimiento de lo observado en ejercicios anteriores (Por nota CAR-923/2002 del 21/03/02 –respecto a esta presentación- el BID formuló comentarios, y por Nota UNPRE Nº 188/2002 elevada al Banco el 14/06/02, el Programa presentó sus aclaraciones), la UNPRE respecto a la no objeción definitiva, nos indica que una vez presentadas las aclaraciones el Banco no emitió comentarios, como así tampoco en las presentaciones de los informes de progreso posteriores cuestionó el hecho de no haberse expedido en su oportunidad. Fondo Rotatorio al 31/12/03: 1. Al 31/12/03 el importe del fondo rotatorio se conforma por USD 1.700.727,31, la disminución respecto al fondo rotatorio original de USD 2.500.000.- se origina en: • USD 14.729,81 del 2002, que no fueron reintegrados por el Banco. No obstante mediante nota CAR 3620/2002, del 30/09/02, el BID reconoce que fueron erróneamente descontados. • USD 784.542,88 del 2003, corresponden a la solicitud de desembolsos Nº 27 bajo el tipo AFJ (justificación del fondo rotatorio) aprobada el 19/09/03. 2. Mediante nota UNPRE Nº 140/04 se elevó al Banco el 01/03/04, el Informe Semestral del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/2003. Respecto a esta presentación nos remitimos a las observaciones puntuales del apartado B-8 del Memorando a la Dirección adjunto. 3. A la fecha de cierre de las tareas de campo las inversiones contabilizadas durante el ejercicio 2003 no se encontraban incluidas en justificaciones de desembolsos al Banco, por lo cual no fue posible realizar el procedimiento de cruce de los pagos incluidos en muestra. La UNPRE nos informa que serán incluidos en las justificaciones de desembolsos Nº 28 y 29 que serán presentadas al Banco en el 2004. Se informa que la última justificación (Nº 27) fue recepcionada por el Banco el 28/08/03 con gastos al 31/12/2002. 12 k) Artículo 6.01 (b): Disposiciones generales sobre la ejecución del Proyecto. La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2003 no existieron modificaciones importantes en la documentación establecida en la presente cláusula. l) Artículo 6.04 (b): Recursos Adicionales. Cumplida extemporáneamente. El Banco mediante Nota CAR-6600/2003 del 26/11/03 da por cumplido el presente artículo. BUENOS AIRES, 8 de julio de 2004. Dra. Silvina NEGRO Dra. M. Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisora DCEE. AGN Coordinadora DCEE. AGN Jefe DCEE. AGN 13 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID (Ejercicio N° 6 finalizado el 31/12/03) Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, notas anexas e información financiera complementaria, por el ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96 y sus modificaciones, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Preinversión (UNPRE), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría (nos remitimos a nuestra Declaración de Procedimientos de Auditoría adjunto al presente). Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Mediante nota Nº 148/2004 del 04/05/2004 la auditora interna del Ministerio de Economía y Producción, confirma a la UNPRE que las únicas tareas de auditoria realizadas en relación al ejercicio 2003 para el proyecto, corresponden al informe UAI Nº 105-001/2003 del 18/12/2003 (cumplimiento de los requisitos reglamentarios para la celebración de 14 contratos con consultores y de las obligaciones fiscales a cargo de los mismos para los meses de junio, julio, y agosto 2003) y a la Nota Nº 118/2004 del 01/04/04 (análisis de los cuadros 5. - cierre de ejercicio 2003 -). A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/03 1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA Observaciones: El sistema contable utilizado por el proyecto para llevar las registraciones contables no se encuentra integrado y es auxiliado por planillas extracontables: a) No es posible extraer directamente por medio de reportes del sistema las cifras expuestas en el Capítulo Usos de Fondos del Estado de Origen y Aplicación de Fondos (EOAF) por el ejercicio finalizado al 31/12/03 (USD/$), las inversiones del “Estado de Inversiones” (Anexos B. y B.1.), ni la totalidad de las cifras expuestas en los cuadros “Apertura por tipo de gasto y fuente de financiamiento” y “Apertura por componente y fuente de financiamiento”, ni el saldo disponible por fuente de financiamiento al 31/12/03, por lo que es necesario realizar tareas adicionales sobre planillas extracontables para poder determinarlas. b) En el plan de cuentas contable vigente al 31/12/03 las cuentas de “Anticipos a Justificar” por fondos en poder de las Entidades Beneficiarias, “Anticipos pax/viát” a rendir por los consultores, y “Pax/viat. a recuperar” se exponen dentro de cada estudio en el rubro “Componentes” (Inversiones), no formando parte del rubro “Créditos”. c) Del cruce entre los mayores contables y el reporte de movimientos por centro de costos al 31/12/03 emitidos por el sistema contable, se pudo observar, en la mayoría de los casos, que el número de asiento asignado a cada registración realizada no es coincidente entre ambos informes, en virtud de que este reporte por centro de costos mantiene el número de asiento asignado al momento de la carga original. 15 d) De las órdenes de pago (OP) que se tuvieron a la vista, surge que: 1. Se emiten manualmente (no automáticamente) sobre la base de una planilla de cálculo. 2. La UNPRE debe reformular el formato de orden de pago utilizado al 31/12/2003, incorporando los casilleros necesarios a efectos que aquellos datos que son agregados manualmente sean requisitos a completar en su emisión (número y fecha del asiento contable, números de todas las cuentas contables involucradas en el asiento a imputar, importe en USD equivalente a cada imputación del asiento contable). 3. El número de asiento contable indicado en las órdenes de pago en forma manual responde al número de asiento asignado en la carga original y no es coincidente con el que surge del reporte “libro diario” emitido al 31/12/2003, en virtud de la renumeración que realiza el sistema. Nos remitimos a c) precedente. e) Por las observaciones detalladas seguidamente, el mayor contable de la cuenta operativa en pesos no conforma un reporte que permita directamente constatar la integridad de la información relacionada a la emisión de cheques, beneficiarios y órdenes de pago emitidas durante el ejercicio 2003. Por lo cual es necesario recurrir al mayor contable de la cuenta operativa en pesos, al mayor contable de la cuenta especial en dólares, a las órdenes de pago originales y al libro bancos: 1. El libro bancos de la cuenta 2940/01 utilizado por la UNPRE no cumple las funciones de un subdiario, ya que no se realiza el pase de un asiento resumen mensual al libro diario, y en algunos casos los datos incluidos en este libro no son registrados en la contabilidad respetando las mismas fechas. 2. En los movimientos registrados en el mayor contable correspondiente a la cuenta operativa del Programa abierta en el BNA en pesos Nº 2940/01 se detectaron en pocos casos, errores de tipeo en los números de los cheques y de las órdenes de pago y en el detalle del concepto/beneficiario del pago. 3. En algunos casos se omitieron transcribir en los registros contables los números de las órdenes de pago asociadas a los cheques contabilizados, las 16 órdenes de pago anuladas y su correspondiente cheque asociado, y el número de los cheques anulados. f) La UNPRE implementó una minuta emitida en forma manual sobre la base de una planilla de cálculo denominada “Registro de Ajustes” a efectos de formalizar la anulación de cheques. No poseen numeración correlativa, en su mayoría no son contabilizadas, y se encuentran archivadas junto con las órdenes de pago. g) No se tuvo a la vista el original del cheque Nº 13878477, por lo cual no se pudo constatar la anulación del mismo. h) De la revisión por muestra de la documentación original que respalda los pagos contabilizados, se ha podido observar que es inicialada por el responsable contable del Programa lo cual por sí solo no es suficiente para proceder a “matar” la misma. Se debe también intervenir con una leyenda indicando la condición de “pagada” y que está afectada al Programa, evitando así un doble pago u otro uso indebido. i) El pasivo con el BID (USD 13.240.320,83) informado en las registraciones contables por $ 17.982.980,02 no fue reexpresado al cierre del ejercicio al tipo de cambio (T/C) de esa fecha ($ 38.794.140,03) manteniéndose a valores históricos en pesos según fecha de desembolsos. j) El saldo de anticipos de fondos en poder de las entidades beneficiarias (EB) y en poder de los consultores por viáticos por un importe de USD 41.602,28 equivalentes a $ 43.215,71, presenta una sobrevaluación de USD 26.852,89 ascendiendo el valor correcto a USD 14.749,39. k) Ajustes contables pendientes de registración por observaciones al 31/12/02: Del análisis por muestra de honorarios de consultores, se observó una subvaluación en el importe en USD imputado por la UNPRE de USD 368,60, cifras que fueron correctamente justificadas al BID. Comentarios de la UNPRE: El sistema tango gestión, mantiene toda la contabilidad general en moneda corriente. Adicionalmente permite obtener información en 17 moneda extranjera y realizar los ajustes extracontables de dicha moneda. Sin afectar la contabilidad en moneda corriente. a) Estamos de acuerdo en que no es posible extraer directamente por medio de reportes las aperturas solicitadas y expuestas en los EOAF. Los reportes que se extraen del sistema son reportes estándares. La versión del sistema Tango que posee esta administración es del año 1996 y por ser un sistema “enlatado” no permite diseñar reportes ad-hoc. No obstante todos los datos necesarios para la realización de los estados financieros están en el sistema, por ello la información que suministran los reportes hay que elaborarla mediante planillas extracontables para obtener los informes con las aperturas deseadas. Esto no indica que los informes sean incorrectos. Continuamente se cruzan los saldos de las registraciones para validarlas. Estos son trabajos adicionales pero absolutamente necesarios. No se han originado cambios importantes en la utilización del sistema contable mencionado. La apertura por “Componentes” permite obtener totales por categoría de estudios (1.EE, 1.EG, 1.CA). El sistema TANGO no permite dos aperturas del plan de cuentas simultáneas, debido a que la cantidad de dígitos es limitada para contemplar esta posibilidad. Es un sistema comercial cerrado o “enlatado” por lo que se adapta en forma parcial a los requerimientos del Préstamo. Los totales por categoría del gasto se obtienen desde los centros de costos y no con la apertura del rubro “Componentes”. No obstante las planillas auxiliares se elaboran a efectos de realizar tareas adicionales de control cruzado. b) La exposición en el E.O.A.F. es correcta. Los “Anticipos de Fondos a Justificar”, representan un crédito a favor del préstamo. La inclusión de la cuenta “Anticipos de Fondos a Justificar” dentro de cada estudio, se debe a la necesidad operativa de obtener una sola información por estudio, que permita determinar el estado de los recursos asignados a cada uno. De lo contrario se deberían emitir dos listados por cada estudio para obtener la misma información. c) El sistema contable no tiene dos numeraciones. El reporte de movimientos por centro de costos hace referencia al número de asiento preliminar del registro 18 contable, y el reporte de los mayores contables se emitió con la numeración definitiva y final al cierre. d) 1. La observación es correcta. Si bien no son manuales, se utiliza una planilla de cálculo para su confección. Cabe destacar que por medio de controles cruzados se minimizan las posibilidades de errores y duplicaciones. 2. La sugerencia es válida, y la sumaremos a nuestra iniciativa de adecuar las órdenes de pago a las nuevas condiciones administrativas contables. 3. La observación es correcta. No obstante resulta imposible indicar el número definitivo al momento del ingreso de la orden de pago al sistema. e) El mayor contable de la cuenta operativa en pesos es sin dudas un reporte que permite validar el 100% de las imputaciones, la integridad y la certeza de los datos allí volcados; más allá de alguna imperfección de tipeo que en ningún caso es grosera y permite identificar el concepto del movimiento registrado. 1. El libro bancos no es un subdiario, ni pretende serlo, por lo cual lo denominamos “libro de bancos auxiliar” y en ningún caso contiene información que no esté registrada en el mayor contable. 2. Tomamos nota de los errores de tipeo y serán solucionados a la brevedad. 3. Todas las órdenes de pago confeccionadas están contabilizadas. Las órdenes de pago anuladas están registradas y revertidas en la medida que su anulación se perfeccione después de la registración contable. En cuanto a los cheques anulados, informamos que si tal situación se verifica por un error en su confección no son registrados, y son informados en el formulario “Registro de Ajustes” (ver comentario siguiente); en cambio si el evento se perfecciona una vez que ha sido registrado, se anula el asiento contable que contiene el movimiento inicial. f) La minuta emitida en forma manual sobre la base de una planilla de cálculo denominada “Registro de Ajustes” se confecciona a efectos de controles internos y es parte del circuito administrativo de pago (no se registra en el sistema contable). 19 g) El cheque en cuestión, se anuló con fecha 27/10/03 por estar vencido el plazo para su cobro y por que la consultora no lo había retirado, se puede observar una fotocopia del cheque anulado e inutilizado. No obstante efectuamos los controles de rigor, y aseveramos que el cheque no ha sido debitado por el BNA. h) Las facturas originales son intervenidas (matadas) en el mismo momento de la firma del cheque por la responsable del área financiera–contable, esto nos asegura que no va a existir un doble pago. i) La registración en pesos responde al criterio de “pesos histórico”. j) La valuación en dólares de los anticipos a entidades beneficiarias responde a utilizar el tipo de cambio de la fecha en que se transfirieron los fondos a las entidades beneficiarias. En tal sentido la valuación es igual 1$ = 1USD no obstante la diferencia de cambio negativa o positiva se registrará cuando la entidad beneficiaria reintegre los fondos o bien justifique los fondos anticipados. De esta forma respetamos los principios contables “percibido” y “uniformidad” para registrar las diferencias de cambio que pudieran originarse cuando realmente se produzcan. k) Los ajustes contables se ingresaran al sistema durante el ejercicio 2004. Recomendaciones: Implementar las modificaciones necesarias para que las registraciones contables del Programa, surjan de un sistema orgánico e integrado, basado en la emisión de órdenes de pago que expongan información suficiente para dar respaldo a las mismas. Profundizar los controles administrativos a efectos de minimizar los errores en la carga de la información. Registrar en la contabilidad los ajustes contables aceptados. Reflejar adecuadamente al cierre de ejercicio los pasivos del Programa. Implementar los procedimientos observados. 2- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLE Observaciones: Al 31/12/02 la UNPRE no contaba con un manual de procedimientos administrativo - contable. Para el ejercicio 2003 y como respuesta a nuestro relevamiento de control interno, la Unidad nos elevó una copia del “Manual 20 de Proceso de Gestión y Administración” que desarrolló el Programa, de la revisión general realizada a la copia entregada a esta auditoria surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) El juego original debe encontrarse inicialado en todas sus hojas en original por responsable del Programa, a efectos de constatar su validez y para que las copias en uso contengan una referencia de su autenticidad. b) El sistema de archivo de las hojas del manual no permite determinar la integridad del contenido del mismo, ya que en su mayoría las copias incorporadas carecen de foliatura o de identificación del apartado al que corresponden. A su vez el índice, menciona capítulos que no se encuentran identificados con el número al que hacen referencia. c) No se tuvo a la vista la disposición emitida por el Director de la UNPRE, y por el Comité Técnico por la cual se aprueba la totalidad del contenido del manual. Respecto de sus modificaciones el propio manual establece que las mismas podrán efectuarse sólo mediando resolución unánime de los integrantes del Comité Técnico, las que tampoco se tuvieron a la vista. Adicionalmente, d) Tampoco consta la disposición del Director de la UNPRE, y del Comité Técnico por la cual se establezca la fecha de su entrada en vigencia, como así tampoco los lineamientos internos para la progresiva implementación y puesta en marcha del instructivo. (p.e: incorporar en las aprobaciones otorgadas por los responsables de las áreas claves “que se ha dado estricto cumplimiento a lo establecido en el manual de gestión vigente”). e) En todos aquellos procedimientos (p.e. tramitación de estudios) se debería indicar los datos de la no objeción del Banco en las hojas respectivas a efectos de asegurar que corresponden a los aprobados oportunamente, atento que la mayoría de los procedimientos incorporados complementan las disposiciones del reglamento operativo del Programa. f) Se ha podido observar que la vigencia del manual fue comunicada al personal de la UNPRE mediante “nota interna múltiple” de fecha 20/01/2003. No se tuvieron a la vista las respectivas comunicaciones debidamente suscriptas por los 21 consultores responsables del uso del mismo, correspondientes a las modificaciones de fechas 01/06, 01/07, 10/07/2003 y 12/09/2003. g) En algunos capítulos se mencionan anexos que no constan en el manual. h) En el apartado Marco Institucional y Legal se observó que: 1. Se menciona que el Programa posee dos componentes no mencionando al tercer componente PEAT. 2. La copia inserta del convenio de préstamo no corresponde a la copia debidamente suscripta tanto por el BID y el Prestatario, y por ejemplo la matriz de costo y financiamiento no es coincidente con la de la versión original, ni la vigente. Tampoco se incorporaron los tres contratos modificatorios al convenio de préstamo, y toda aquellas modificaciones convenidas con el BID que no fueron formalizadas a través de enmiendas pero que modifican el contenido del convenio. (p.e: reasignaciones de fondos, excepciones del BID a aplicación de procedimientos, cambio de criterio de pagos descentralizados a pagos centralizados, otros…). 3. La copia del Reglamento operativo no indica si es la original o la vigente con las modificaciones aprobadas por el BID el 28/08/2000. i) No se comparte el criterio de la UNPRE establecido de archivo de documentación en lo relacionado a que la documentación “…deberá ser foliada correlativamente al momento de finalizar la ejecución de los procedimientos..”, la incorporación de la documentación al expediente deber ser de manera cronológica y oportuna y ser foliada a medida que es incorporada al mismo. j) No consta en el mismo el/los nombres de los profesionales responsables de la supervisión y coordinación de la aplicación de los procedimientos de archivo general de estudios y de documentación particular de consultores individuales y/o firmas consultoras. k) Se pudo observar que el manual contiene disposiciones legales, que en su mayoría tienen una dinámica que al estar contenidas en el manual requieren prever procedimientos de actualización constante, y a su vez tiene como debilidad que la 22 normativa aplicable que no fue incorporada podría llegar a no ser considerada por el responsable de su uso. l) Se observó que no contiene un apartado de contabilidad, en la cual se incluya entre otros el manual del sistema contable utilizado, planes de cuentas utilizados y vigentes, procedimientos sobre back-up o resguardo de la información contable, otros relacionados. Comentarios de la UNPRE: En enero de 2003, mediante Nota UNPRE Nº 35/2003 se elevó al BID un borrador consolidado del precitado manual, el cual, mediante Nota CAR-503/2003 del 28/01/03 manifestó no tener comentarios que formular. En el relevamiento de control interno del ejercicio 2003, punto 4º del apartado Organización y Sistema Contable, únicamente se señala la existencia del Manual y no la vigencia y alcance del mismo. Cabe destacarse que no fue finalizada la versión definitiva del mismo, debido al constante surgimiento de nuevos planteos que provocan innumerables cambios en los procedimientos a aplicar, motivo por el cual el Programa cuenta actualmente con el borrador consolidado del manual, pero únicamente a título referencial. Recomendación: El manual de procedimientos administrativo-contable que implemente el Programa, debe brindar los lineamientos básicos necesarios para lograr una administración coordinada y fluida de la totalidad de las operaciones realizadas por el proyecto, y así también incorporar/contemplar las recomendaciones expuestas en el presente Memorando. 3- CONTRATO CON FIRMAS CONSULTORAS Observaciones: De la revisión de los pagos contabilizados por un importe de $ 349.919,90 a la CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe), surgieron las siguientes consideraciones a formular: 23 a) Los recibos originales emitidos por CEPAL en carácter de cancelación de los pagos, fueron emitidos a nombre del Ministerio de Economía sin aclarar “Programa 925/OC-AR”. b) No se tuvo a la vista documentación emitida por la UNPRE, mediante la cual haya constatado durante el ejercicio 2003 que el personal de CEPAL no se hallaba incurso en las incompatibilidades expuestas en el apartado II. del Anexo B del convenio de préstamo. c) Del último pago por el 20% correspondiente al informe final, el 10% fue condicionado contractualmente únicamente a la presentación del informe a la UNPRE y no a la aprobación del mismo. Comentarios de la UNPRE: a) Los recibos anteriores emitidos por CEPAL fueron justificados al BID y fueron aprobados. b) Correcto. La CEPAL como institución internacional del Sistema de las Naciones Unidas realizó un convenio con el PNUD para la administración y contratación de los consultores que participaron el Estudio. Esta modalidad contó con la aprobación de la UNPRE y del BID. La verificación de todas las condiciones y requisitos atinentes a las contrataciones se realizaron con las modalidades del PNUD. c) Tomamos conocimiento de la observación. Recomendaciones: La UNPRE debe constatar que las personas que integran la nómina de personal afectado para el desarrollo de las tareas declarado por la firma consultora no se encuentran incursas en las incompatibilidades establecidas en el convenio de préstamo y en la normativa nacional relacionada, para evitar posibles conflictos de intereses. Condicionar contractualmente los pagos a la aprobación de los productos relacionados. Los comprobantes que respaldan los pagos deben encontrarse emitidos a nombre del Programa. 24 4- COMITÉ TÉCNICO DEL PROGRAMA Observación: Los términos de referencia elevados al BID para su no objeción que respaldan las actividades a realizar en los estudios que se tuvieron a la vista, carecen de la adecuada intervención que permita constatar que los mismos corresponden a los aprobados por el acta respectiva por parte del Comité Técnico, ya que tampoco son transcriptos al libro de reuniones como anexos a las actas. (1.EG.36, 1.EG.38, 1.EE.89 y 1.EE.90). Comentario de la UNPRE: En las respectivas actas consta el análisis y aprobación de los estudios por el Comité Técnico quién en todos los casos aprueba u objeta las propuestas de financiamiento que son tratadas por los integrantes del mismo a través del análisis de los resúmenes ejecutivos de los proyectos o en algunos casos de la explicación por parte de la EB de los objetivos de la solicitud en cuestión. Por otra parte no es de uso la transcripción en el acta del Comité de los TOR´s a ser remitidos al BID. El Comité se limita a aprobar o no las propuestas de financiamiento, Recomendación: Procurar que los documentos aprobados por el Comité sean adecuadamente intervenidos, dejando constancia de los datos del acta y del responsable autorizado para su firma. 5- CONSULTORÍA NACIONAL Observaciones generales: De la revisión de los pagos de la muestra realizados en concepto de honorarios a consultores individuales, contabilizados durante el ejercicio 2003 por la UNPRE, y de los correspondientes antecedentes de contratación y/o recontratación surgieron las consideraciones a formular que deben complementarse con las expuestas en B-3 del presente informe. 25 Aprobación Planta de Personal - Escala de Honorarios Observaciones: a) No se tuvo la vista documentación que dé respaldo a los importes establecidos para cada puesto al momento de suscripción de los respectivos contratos, y que asegure la uniformidad en su aplicación para todos los consultores contratados por el Programa, se destaca que se observaron casos en que los honorarios de los consultores son inferiores a los establecidos en el D.1184/2001 (entre rangos). b) En el componente UNPRE, se ha podido observar que los pagos correspondientes a los contratos (suscriptos ad-referendum) incluidos en muestra por un importe de $ 82.848-, fueron liberados previo a la emisión de las correspondientes resoluciones y/o decretos aprobatorios del Poder Ejecutivo. JGM? c) En los contratos correspondientes a los estudios 1.EE.89, 1.CA.47, 1.CA.50 y componente PEAT, no surgen directamente de los mismos, ni de la documentación adjunta a los antecedentes de la contratación, la categoría de honorarios (función y rango) que permita realizar el cruce con la escala de honorarios vigentes al momento de la contratación (D.1184/2001). Comentarios de la UNPRE: a) La escala de honorarios utilizada como referente por el Programa durante el ejercicio 2003 es la del D.1184/2001. Al respecto cabe remarcar que los valores de la escala son tomados como montos máximos y, en el caso de los contratos de locación de obra, son utilizados para dimensionar su monto total, teniendo en cuenta el perfil requerido del consultor y el tiempo estimado para la ejecución de la obra. Por otra parte, esta Administración considera que no es objeto de observación utilizar valores menores a los establecidos. Al respecto, en algunas provincias y municipios los montos de los contratos de los profesionales financiados por la UNPRE se definen procurando equilibrarlos con las remuneraciones de la contraparte local. En general, la UNPRE tiene discrecionalidad en las contrataciones dentro de los rangos de dicho Decreto, atendiendo a la dedicación y tareas realizadas. 26 b) Todos los pagos que fueron liberados previo a la emisión de las correspondientes resoluciones y/o decretos aprobatorios del Poder Ejecutivo, cuentan con una autorización por escrito del Secretario de Política Económica. (metodología sugerida por la Dirección General de Recursos Humanos del Ministerio). c) Efectivamente, no se indicó expresamente el equivalente a la categoría determinada por el D.1184/2001, sin embargo se respetó la categorización por ese decreto establecida. Al tratarse de contratos de locación de obra, se abona al consultor por un trabajo específico mediante un cronograma de pagos condicionado a resultados y no se indica la categoría de honorarios (función, rango y dedicación). El D.1184/2001 es sólo a título referencial. Proceso de búsqueda (convocatoria) – evaluación - selección de consultores Observaciones: a) No se han podido constatar los procedimientos llevados a cabo por el Programa para la búsqueda de los postulantes a participar en las ternas de la selección de los consultores incluidos en la muestra. b) En la totalidad de los casos no se tuvo a la vista, la documentación que revisó la UNPRE previamente, para poder verificar los antecedentes laborales, estudios y/o cursos realizados, expuestos en los currículos de los postulantes. c) Analizados currículos que integran las ternas, se ha verificado que en la totalidad de los casos carecen de la constancia de recepción por parte de la UNPRE/EB. Comentarios de la UNPRE: a) Comentario no procedente. “Tal como establece el Anexo B del Convenio de Préstamo (Sección B), entre sus requisitos para la “Selección y Contratación de Expertos Individuales”, no figura documentar la metodología de búsqueda de los expertos para la conformación de la terna de postulantes y consecuente selección de los consultores, por lo tanto no resulta exigible su respaldo documental para la compulsa posterior”. 27 b) Comentario no procedente. “Los datos volcados en los currículos se toman con carácter de declaración jurada sin necesidad alguna de verificar la veracidad de los mismos”. c) No es un procedimiento habitual de la UNPRE dejar constancia de recepción en los currículos que integran las ternas. Asimismo, queremos dejar constancia que si bien observaciones similares fueron hechas durante la auditoría del ejercicio 2002, esta Administración asumió el compromiso de implementar este mecanismo en ejercicios posteriores, el pequeño lapso transcurrido entre una auditoría y la otra hizo imposible subsanar las observaciones. Legajos individuales de consultores Observaciones: a) El sistema de archivo de la documentación relacionada con la contratación de consultores (para algunos estudios), no permite validar la integridad de la misma ya que no están foliados, no se encuentran ordenados de manera cronológica, en algunos casos contienen hojas sueltas, en otros casos, si bien poseen sello de foliatura, los mismos no tienen inserto el número correspondiente, y no contienen toda la documentación del consultor, ya que por ejemplo para constatar el cumplimiento a los requisitos de presentación de declaraciones juradas (incompatibilidades/elegibilidad) hay que recurrir a los biblioratos que contienen los expedientes que tramitan las aprobaciones de los respectivos contratos. b) Se ha podido observar que para la totalidad de los contratos de servicios celebrados con los consultores incluidos en la muestra del componente UNPRE, no surge de los TOR´s la obligatoriedad de presentar informes de avance y/o finales del tipo descriptivo o sustantivo que reflejen las actividades desarrolladas por el consultor en el marco del Programa, y que a su vez dejen adecuada evidencia documental del control de avance de las tareas encomendadas por parte del responsable del Programa, dando cumplimiento a las condiciones previstas en los TOR´s para la liberación del pago correspondiente. 28 c) Los contratos no prevén que el consultor establezca la fecha al momento de la firma de los mismos, por lo cual con la única fecha que cuentan es la de emisión del contrato. d) En su mayoría las copias de los títulos profesionales que se tuvieron a la vista, no están certificadas como copias fieles de los originales, verificadas por el Programa al momento de la contratación. e) En la totalidad de los casos, en los contratos de locación de obra se estableció un pago al momento de la firma en carácter de anticipo, sin la debida justificación de su otorgamiento. f) Del control de las constancias de inscripción ante la AFIP-DGI surge que un consultor contratado para el 1.EE.89 con título profesional, se inscribió en el monotributo bajo la actividad servicios. Para aquellas constancias de inscripción ante la AFIP-DGI que no se tuvieron a la vista o se encontraban desactualizadas al momento de la contratación, esta auditoría procedió a cotejar los datos declarados por los consultores en los contratos desde la página web del organismo, no surgiendo observaciones excepto en dos casos, uno de ellos siendo profesional indica su inscripción en monotributo bajo la actividad servicios, y en otro caso no se pudieron constatar los datos ya que indica contribuyente pasivo D.1299/1998 (no presentación ddjj´s) Comentarios de la UNPRE: a) Si bien la observación es correcta, queremos dejar constancia que si bien observaciones similares fueron hechas durante la auditoría del ejercicio 2002, y esta Administración asumió el compromiso de realizar todos los esfuerzos necesarios a efectos de contar con el archivo único ordenado a la mayor brevedad posible, el pequeño lapso transcurrido entre una auditoría y la otra hizo imposible subsanar las observaciones. Si por alguna omisión involuntaria, no se encontrase en el legajo de los consultores alguna declaración jurada de incompatibilidad debidamente suscripta, la misma forma parte del expediente que tramitó la aprobación a la contratación. 29 b) Efectivamente, en la totalidad de los contratos de servicios celebrados con los consultores incluidos en la muestra, no surge lo indicado en vuestra observación debido que las tareas desarrolladas son operativas y como consecuencia de las mismas es el funcionamiento normal de la UNPRE. Asimismo, cabe mencionar que dichos contratos fueron remitidos al Banco en carácter de revisión ex post y no tuvieron observación alguna. c) La fecha del contrato es la fecha de suscripción del mismo, que puede o no coincidir con la fecha de inicio. d) No es un procedimiento habitual de la UNPRE dejar constancia de recepción. e) La fijación de un porcentual del monto en concepto de adelanto es la práctica habitual para esta modalidad de contratación, locación de obra, cuyo sentido es proveer al consultor del capital operativo mínimo necesario para asegurar la ejecución de las actividades y tareas primeras, que usualmente realizan la base para el éxito de la obra. El “Instructivo par Entidades Beneficiarias con Administración Descentralizada” que ha sido concordado con el Banco Interamericano de Desarrollo incluye el “Ejemplo de Grilla de Consultores”, donde se verifica que en la columna “A la firma” se dispone un pago del 10% del “Total del Contrato”. Además todos los TDR que aprueba el Banco tienen la forma de pago establecida, que no se puede modificar una vez que él mismo los aprueba. f) La UNPRE sólo verifica si los consultores están inscriptos o no, pero no es competencia del Programa si la categorización de los mismos es la correcta. Si esa Auditoría cotejó en Internet la veracidad de los datos, no tenemos comentarios al respecto. Recomendaciones Generales: Unificar los criterios emergentes de la legislación nacional vigente para la aplicación de las escalas de los honorarios de los consultores, con las establecidas por la UNPRE, plasmando en los TOR´s todos los datos, (entre otros: función, rango, dedicación, honorarios, requisitos específicos (obligatorios y deseables), a los efectos que, sin necesidad de efectuar inferencia 30 alguna con documentación desagregada al contrato, surjan todos estos datos. Formalizar la escala de honorarios del Programa para que desde la aplicación de la misma se garantice que los consultores contratados por el proyecto bajo una misma función (perfil) y dedicación, cobren el mismo honorario, y si llegara a diferir, establecer las pautas que se deben tener en cuenta para asignar los distintos honorarios. Estipular y documentar adecuadamente los procedimientos de búsqueda de consultores, por ejemplo realizar publicaciones de los llamados a concursos en las páginas web de los organismos, o en diarios de difusión masiva a nivel nacional. Por su lado se destaca que éste tipo de prácticas garantizan la transparencia en las contrataciones, y con la publicidad se busca ampliar la oferta y con ello la posibilidad de obtener la excelencia en la contratación. También es necesario que las calificaciones no se realicen sobre los antecedentes expuestos por los postulantes en los currículos sino sobre los documentos que los respalden; es necesario que se deje debida constancia en las copias legalizadas de los títulos profesionales que acompañan los consultores que las mismas son copia fiel de los originales que se tuvieron a la vista. Constatar de manera fidedigna los datos fiscales y previsionales de los consultores contratados. Establecer de manera diferenciada la fecha de emisión de los contratos de la fecha de suscripción de los mismos, teniendo en cuenta que en algunos casos ambas puedan no ser coincidentes. Atento a que en los contratos de locación de obra los pagos deben realizarse contra la presentación de informes, en caso de establecer pagos en concepto de anticipo, dejar evidencia documental que justifique que el anticipo es indispensable para la realización de las tareas. Para el caso de los contratos de locación de servicios se recomienda implementar un sistema de presentación de informes ejecutivos periódicos que describan el desempeño y desarrollo de las tareas para las cuales han sido seleccionados. No liberar los pagos de los consultores hasta tanto no contar los respectivos decretos aprobatorios. 31 6- ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB) (anticipos y rendiciones) Observaciones: Desde el ejercicio 2002 la UNPRE procedió a cambiar el criterio de pagos descentralizados para los estudios al criterio de centralización de los mismos, no obstante ello al 31/12/03 surgieron consideraciones a formular: a) Al 31/12/2003 aún quedan pendientes de rendición, conforme las registraciones contables, anticipos de fondos BID por $ 40.743,61 transferidos a las EB, que corresponden a ejercicios anteriores. A su vez no se tuvo a la vista documentación que respalde los motivos que llevaron a la UNPRE a no ejercer la opción indicada en el inciso b. del artículo 9.1. del Reglamento Operativo, atento los anticipos pendientes de larga data. b) No se tuvo a la vista constancia de presentación en la UNPRE, (para aquellas EB con saldo de anticipo pendientes al 31/12/03) de los “estados contables semestrales”, como así tampoco los reclamos por parte de la UNPRE por falta de presentación, dando cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Operativo del Programa. Si bien la UNPRE, requiere a las EB información para ser incluida en su presentación ante el BID del informe semestral del estado del fondo rotatorio, ésta no responde a lo que debería solicitar adicionalmente el Programa a efectos de mantener conciliadas y debidamente conformadas las cifras de manera oportuna entre las registraciones de la EB y de la UNPRE. c) Al 31/12/2003 la UNPRE no implementó un registro conteniendo los datos de la totalidad de las cuentas bancarias relacionadas con el Programa abiertas por las entidades beneficiarias, como así tampoco se tuvo a la vista documentación que respalde que la UNPRE cuenta con archivos completos que permita constatar que aquellas entidades con estudios finalizados hayan procedido al cierre de dichas cuentas. d) La UNPRE como responsable de la ejecución del Programa debería haber implementado para las respectivas entidades beneficiarias que a la fecha de finalización de los estudios con ejecución descentralizada, presenten para su aprobación definitiva y conciliación con los registros del Programa, una rendición final que contemple la totalidad de los fondos recibidos por fuente de 32 financiamiento y los aportados por la propia EB y las inversiones clasificadas por categoría de gasto y fuente de financiamiento, y una vez conformadas con las registraciones de la UNPRE sean suscriptos por los responsables de la EB y del Programa. e) No se tuvieron a la vista las aprobaciones formales emitidas por la UNPRE a las rendiciones presentadas por las EB contabilizadas en el 2003, que respalden la contabilización de las inversiones, se destacan que en su mayoría carecen de sello de recepción. Por lo cual no se ha podido validar el criterio adoptado por la UNPRE para asignar la fecha de imputación en la contabilidad de las inversiones incluidas en las rendiciones de las EB. f) De la revisión por muestra de los comprobantes de respaldo -certificados como copia fiel del original por personal de la EB- se observa que no cuentan con el sello de pagado en la documentación que informe su cancelación con “fondos provenientes del Préstamo 925/OC-AR”. g) Se ha podido observar en el caso en que consta la recepción, que la UNPRE únicamente interviene con un sello de recepción la nota de elevación de la justificación, no así la documentación adjunta que le permita validar que la misma sea la efectivamente presentada junto a dicha nota de elevación. h) De la revisión por muestra se ha podido observar que los importes en dólares informados en la documentación que conforma las rendiciones (EB 1.EE.44 del 29/08/03, 1.EE.45 y PEAT 3.2.) contabilizadas por la UNPRE en el 2003, en su mayoría corresponden al del momento de recepción del anticipo y no al de la fecha de efectivo pago de cada operación, por lo cual el importe informado en la columna “Equivalente en U$S” y “con cargo a dicho anticipo por un monto equivalente de U$S ….” , no es coincidente con el contabilizado por la UNPRE y posteriormente a ser incluidos en las justificaciones al BID. El importe informado por la EB es útil para que la UNPRE mantenga un control de las diferencias de cambio acaecidas entre el momento de la recepción del anticipo y de su utilización para cada entidad. No obstante, la EB como pagadora debería exponer el tipo de 33 cambio de la fecha de efectivo pago a efectos de que la UNPRE proceda a constatar el mismo y no a determinarlo. Comentarios de la UNPRE: a) Confirmamos vuestra afirmación. La UNPRE le ha dado prioridad a las rendiciones de fondos en poder de las EB logrando la disminución de los anticipos pendientes de justificación al cierre de cada ejercicio. El Reglamento Operativo en su inciso b del articulo 9.1 indica que “la UNPRE podrá rescindir ...”, lo que demuestra que es una opción de la UNPRE. Ante los continuos cambios de autoridades que hemos sufrido estos últimos años, haber ejercido esta opción hubiera llevado al Programa a una mayor subejecución y a incrementar el riesgo de no recuperar los fondos transferidos por el Programa. b) Desde el año 2002 la UNPRE reemplazó la modalidad de anticipos de fondos a las EB, por pagos directos a consultores, (pagos centralizados) por tal motivo resulta innecesario solicitar dicha información a las EB. Sin embargo contamos con los estados financieros presentados por los estudios 1.EG.27. y PEAT 3.2.. c) La UNPRE nunca ha llevado un registro con la totalidad de los datos de las cuentas bancarias relacionadas con el Programa. La UNPRE cuenta con archivos completos de aquellas entidades que han finalizado los estudios financiados con los recursos del Programa. No obstante una vez verificado el cierre del estudio, el cierre de la cuenta bancaria es una obligación de la EB. No obstante resulta interesante tener en cuenta esta observación y de ahora en más, en la medida en que se vayan cerrando estudios con administración descentralizada se les solicitará el comprobante del cierre de la cuenta bancaria. d) Comentario no procedente. e) Las aprobaciones de las rendiciones no son formales, debido a la antigüedad de los anticipos entregados en el caso de los estudios 1.EE.44 y 45. No obstante la aprobación definitiva se perfecciona con: las devoluciones de los fondos no utilizados por las EB; la aprobación del BID de las justificaciones presentadas por la UNPRE y la conciliación definitiva entre los mayores contables y el detalle de 34 justificaciones aprobadas por el BID, las que se confeccionan por cada uno de los estudios. f) La UNPRE interviene los comprobantes originales con un sello que indica el Nº y la fecha de la solicitud / justificación al BID. g) El procedimiento utilizado por la UNPRE no invalida las registraciones ya que todas poseen la documentación de respaldo necesaria. h) Los tipos de cambio utilizados para las registraciones y para las posteriores justificaciones al BID, son los correctos. Recomendaciones: La UNPRE como responsable del control de la ejecución descentralizada de los estudios debe profundizar los mecanismos de control a fin de asegurar la rendición oportuna de los fondos del Programa. Además se deben agotar todas las instancias de formulación de los reclamos a las entidades, a efectos de la justificación de los anticipos y/o devolución de los fondos no utilizados. No obstante la centralización de pagos implementada a partir del ejercicio anterior, la UNPRE debe tener en cuenta lo siguiente: • Respecto de las rendiciones de anticipo de fondos presentadas por las entidades beneficiarias: intervenir con un sello de recepción la totalidad de la documentación que conforma las rendiciones elevadas por las entidades beneficiarias. Reflejar contablemente las rendiciones recibidas en proceso de aprobación. Expedirse formalmente sobre dichas rendiciones, y comunicar oportunamente a las EB los resultados de los controles efectuados, a fin de mantener debidamente conciliados los registros contables de la UNPRE y los de las entidades beneficiarias. • Respecto a la contabilización de las inversiones incluidas en las rendiciones de anticipos de fondos, la UNPRE debe asegurar que la fecha de alta contable de cada ítem de inversión responda a la fecha de aprobación por parte de la UNPRE. Intervenir con un sello los comprobantes originales indicando su cancelación con fondos del préstamo 925/OC-AR, para que al quedar en poder de la EB el 35 original, la misma no pueda ser utilizada para tramitar otro expediente de pago, como así también indicar los datos de la rendición por la cual la EB rinde a la UNPRE lo cual permitiría evitar omisiones o duplicaciones en cuanto a su rendición. • Implementar el registro de cuentas bancarias abiertas por las entidades beneficiarias comprendidas en el PMP II como así también documentar que efectivamente las mismas se encuentren cerradas. • Dar cumplimiento a lo establecido sobre la presentación de estados financieros semestrales por parte de las EB, y emitir una aprobación formal sobre los mismos. • Respaldar lo contabilizado para cada estudio descentralizado por ambas fuentes de financiamiento, con una rendición final debidamente suscripta por responsable de la EB, y aprobada por la UNPRE una vez conciliada con los registros contables de la UNPRE. 7- CAJA CHICA (pagos en efectivo) (Rendiciones y Reposiciones) Observaciones: Si bien los importes de la muestra por $ 2.876,95 no representan significatividad sobre la ejecución del ejercicio, se exponen las siguientes consideraciones que surgen de la revisión practicada, para que la UNPRE proceda a subsanarlas: a) El mayor contable de la cuenta del activo 1110000001 “Caja Chica” registra durante el ejercicio, únicamente los asientos de apertura y cierre, no permitiendo constatar desde el mismo los movimientos correspondientes a las rendiciones y reposiciones realizadas. La UNPRE debería realizar los asientos contables por la rendición y por la reposición de fondos, utilizando la citada cuenta contable. Por lo observado, para constatar el saldo contable de la caja chica a cada momento y que el mismo da cumplimiento a lo establecido en el instructivo de la UNPRE respecto al fondo mínimo disponible a mantener de $500.- se deben realizar tareas extracontables. 36 b) La UNPRE conforme lo dispone su instructivo de funcionamiento de caja chica no procedió a realizar la rendición al cierre del ejercicio de $ 1.202,95, a efectos de recomponer el saldo de $ 2.000.-. Por revisión de hechos posteriores se pudo constatar que la rendición mencionada, fue contabilizada mediante orden de pago 30/2004 del 13/01/04, e incluye comprobantes emitidos por el período 20/06 al 10/12/2003. c) Las planillas de rendiciones de caja que se tuvieron a la vista no detallan la totalidad de los datos de los comprobantes de respaldo (tipo y letra de identificación) y se encuentra incompleto el Nº de código de punto de venta. d) De la revisión por muestra se observó que la UNPRE como criterio para la conversión a dólares de los pagos realizados en distintas fechas incluidos en las rendiciones de caja chica, aplicó el tipo de cambio correspondiente a la fecha de la contabilización. En virtud de no haber existido fluctuaciones importante en el Tº Cº el importe en USD 931,86 presenta una subvaluación no material de USD 20,70. La UNPRE debería incorporar en el instructivo “periodicidad de rendiciones de gastos” al límite de fondos establecido de $ 500.-, también un límite en el plazo de rendición, para ser utilizado en aquellos períodos en que se presenten fluctuaciones significativas en los tipos de cambio entre distintas fechas. e) No se tuvo a la vista la documentación de respaldo respecto a las acciones llevadas a cabo por la UNPRE a efectos de subsanar la observación de ejercicios anteriores: “Del procedimiento de arqueo de caja chica del Programa realizado el 27/02/2004, se ha podido observar que la UNPRE aún mantiene un excedente de fondos provenientes del ejercicio anterior de $ 216,10 que no fue contabilizado. Los mismos se encontraban en un sobre separado del resto de los valores y comprobantes de respaldo de caja chica. Se destaca que conforme el acta de arqueo del 01/03/2002 realizado por la UNPRE se informa que se trata de un pago adeudado a favor de una firma”. 37 Comentarios de la UNPRE: a) La constatación de los movimientos debe efectuarse desde la cuenta “1410050102 Gastos 3.UN.05 F.11”. El método de registración adoptado es absolutamente válido y responde al nombre de “Reposición de Gastos por Fondo Fijo”. b) La observación es correcta y tomaremos las medidas del caso para los próximos ejercicios. c) Ponemos en vuestro conocimiento que para el periodo 2004 hemos modificado la planilla de rendición de caja. d) Por la índole de las compras y el poco movimiento de la caja, consideramos que no es necesario. e) Procederemos a depositar el monto de $ 216,10 en la cuente corriente del préstamo a efectos de regularizar el sobrante de efectivo. Recomendaciones: Dar cumplimiento a lo establecido en el instructivo de la UNPRE en relación a los datos transcriptos a la planilla de rendiciones, y respecto a que con anterioridad a cada cierre de ejercicio anual deberá efectuarse una rendición de los comprobantes de gastos incurridos. Agotar las instancias con el proveedor a efectos de que no surjan posteriores reclamos de deuda, una vez obtenida la misma, reflejar contablemente la situación adecuando las inversiones informadas como pagadas relacionadas, obtener la autorización formal de la Dirección de la UNPRE, reflejar el ajuste en la próxima justificación de desembolsos al Banco, y depositar el efectivo en poder del Programa en la cuenta corriente operativa. 8- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos por cheque) Observaciones: Si bien los importes de la muestra por $ 8.191,20 no representan significatividad en la ejecución del ejercicio, se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la revisión de compras repetitivas de artículos (gastos de librería e insumos para equipos), para que la UNPRE proceda a subsanar los mismos. Deben complementarse con las expuestas en B- 7. : 38 a) No se tuvo a la vista la siguiente documentación de respaldo debidamente aprobada por la UNPRE que por corresponder a compras repetitivas de artículos e insumos debería contar el programa para cada ejercicio, entre otras: • Presupuesto estimado de los artículos de librería a adquirir: artículo, cantidad, destino, presupuesto disponible, condiciones de pago. • Presupuesto estimado de los insumos para el equipamiento que se encuentra a cargo de la UNPRE (impresoras, fotocopiadoras, fax) indicando los datos del equipo, especificaciones del insumo requerido, cantidad, presupuesto disponible, condiciones de pago, responsable de la solicitud. • Documentar las búsquedas de proveedores utilizadas. • Solicitud de presupuesto a proveedores de acuerdo al tipo de artículo a adquirir al inicio del ejercicio, y establecer fechas de actualización de los mismos para cotejar precios. b) No se implementó durante el ejercicio la emisión de órdenes de compra. c) Los cuadros comparativos de precios que se tuvieron a la vista: no identifican al programa y carece de datos básicos que permitan relacionar cada uno de ellos con la compulsa que se está evaluando, en su mayoría carecen de fecha de emisión, en un caso no se encuentra suscripto, y el resto que se encuentra inicialado no aclara los datos del responsable, y no exponen de manera expresa a modo de conclusión los ítems adjudicados por proveedor. d) En ningún caso constan los remitos emitidos por el proveedor, los cuales deben encontrarse debidamente intervenidos por responsable de la UNPRE con firma, fecha y conforme por la recepción, o documentación equivalente como constancia de la recepción de los artículos. Comentarios de la UNPRE: a) La solicitud de un presupuesto anual es una observación a tener en cuenta que trataremos de implementar en la medida de las posibilidades, no obstante hay que tener en cuenta que se trata de compras menores y generalmente son compras de 39 artículos de librería y de insumos necesarios para el funcionamiento del equipamiento. b) Para las compras menores no consideramos requisito obligatorio la confección de órdenes de compras. c) Se tendrán en cuenta los tres primeros puntos. Los ítems adjudicados a cada proveedor están perfectamente individualizados en la planilla en color oscuro. También es del caso destacar que la compra de estos bienes no representan significatividad en la ejecución del ejercicio auditado, motivo por el cual, lo que se realiza es una comparación de precios buscando una solución rápida, es decir, no se efectúan todos los pasos que requeriría un llamado a licitación. d) Los proveedores no siempre dejan remito cuando reciben el pago al momento de traer la mercadería. Generalmente los remitos firmados con el conforme son los que se llevan los proveedores como constancia de haber dejado la mercadería. Además hay facturas menores que no implican un remito (compra de sello, tarjetas, etc.) Por último, en aquellos casos que no se encuentran los remitos debidamente archivados, hay que tener en cuenta que no se realiza ningún pago si no existió una previa revisión y aceptación de la mercadería comprada. Recomendaciones: Establecer por escrito las normas que regulen el funcionamiento de las compras repetitivas o de rutina de artículos, incorporando los procedimientos observados. Documentar adecuadamente las operaciones realizadas por el Programa. 9- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA Observaciones: a) Conforme los datos expuestos en el F.460J (de inscripción) se pudo observar que la UNPRE se inscribió erróneamente como responsable ante el impuesto a las ganancias, situación que pudo ser constatada a través de la página web oficial de la AFIP-DGI en la que figura como responsable del impuesto: “Ganancias Sociedades”. La UNPRE debe realizar las gestiones necesarias a efectos de 40 solicitar la baja, y evitar posibles multas de carácter formal que pueda generar la no presentación de las declaraciones juradas anuales. b) No surge de la constancia de inscripción ante AFIP-DGI el alta como “Sicoreimpuesto al valor agregado”. c) Se observó que no se depositaron en AFIP-DGI (excepto para 12/2001) los intereses resarcitorios por aquellas retenciones ingresadas al 31/12/2002, en fecha posterior a la de vencimiento de la obligación. d) Se ha podido observar que se depositaron los pagos por los intereses resarcitorios de 12/2001 erróneamente bajo los siguientes códigos: 10 ganancias sociedades por $ 216,63 y 030: iva por $ 21,22, cuando correspondían haber sido ingresados como: 217 retenciones de ganancias, y 767 retenciones de iva respectivamente. La UNPRE debe proceder a solicitar la reimputación a la AFIP-DGI de los citados pagos bajo los códigos correctos, utilizando el F.399 previsto para tal fin. e) Respecto a las retenciones realizadas a un consultor mediante orden de pago Nº: 254/2002 del 08/10/2002 en concepto de IVA ($ 536,18) y ganancias ($ 199,26), se produjo una inversión de importes al contabilizar e ingresar las mismas en la AFIP-DGI. Si bien la UNPRE intentó subsanar la situación mediante la presentación de la declaración jurada rectificativa, al 31/12/03 queda pendiente: 1) confeccionar el ajuste contable al devengamiento por un importe de $ 336,92 de la cuenta de ganancias a la cuenta de iva, 2) solicitar formalmente mediante el F.399 la reimputación del pago ante la AFIP-DGI a efectos de afectar el excedente de ganancias al saldo deudor de iva y una vez tramitado éste, 3) realizar la reimputación contable del pago. Comentarios de la UNPRE: a) Esta administración solicitará la baja correspondiente en el impuesto a las ganancias, a la brevedad. Entendemos que el error es formal y no material, por lo que no se perjudica al fisco en ningún aspecto, ya que la actividad que desarrolla el proyecto no es objeto del impuesto. 41 b) El alta en la constancia de inscripción como “Sicore - impuesto al valor agregado”, será solicitada a la AFIP en oportunidad de solicitar la baja descripta en el punto a) precedente. c) Informamos que las acciones tendientes a obtener los fondos asignados al pago de los intereses resarcitorios serán solicitados al SAF/TGN, conjuntamente con los fondos consumidos por las diferencias de cambio de fuente 11. d) El F.399 sobre reimputación de intereses será presentado a la brevedad. e) 1) y 3) Las reimputaciones contables se efectuarán en el ejercicio 2004. 2) Será presentado. Recomendaciones: Dar adecuado seguimiento a los trámites pendientes de alta y baja informados, para que puedan ser subsanados. Dar cumplimiento a la normativa vigente que regula el ingreso de las retenciones. Realizar los ajustes contables correspondientes. Dar adecuado seguimiento a las posibles deudas del Programa a efectos de evitar el inicio de acciones legales al Programa por parte de la AFIP-DGI. Ante la necesidad de pago de intereses resarcitorios, nos remitimos a lo recomendado en el apartado B-1 siguiente. 10-INTERESES GANADOS Observación: Los intereses ganados generados por las cuentas bancarias abiertas por el Programa, fueron imputados en las registraciones contables al 31/12/2003 en una cuenta del rubro Patrimonio Neto: “Local – Otros- Intereses Ganados”, y a su vez por Nota Nº 7 a los estados, aclaran que corresponden a un aporte local adicional efectuado por el Tesoro Nacional. Merece observar que el importe de los mismos, según lo dispuesto por la Resolución de la Secretaría de Hacienda Nº 258/01, conforman una deuda del Programa y deben ser ingresados al Tesoro Nacional. Si bien fueron informados en la presentación del 03/02/04 correspondientes al cierre del ejercicio 2003 a la Dirección de Contabilidad y Finanzas, no se tuvo a la vista documentación por la cual el Programa solicita la 42 excepción correspondiente, para que dichos fondos puedan ser utilizados y por lo tanto disminuyan la contrapartida local a desembolsar del Proyecto. Comentario de la UNPRE: El tema de los intereses ganados, es un tema controvertido. Por un lado la Resolución N° 258 de la SH dice en su “considerando” “ resulta necesario que las Unidades Ejecutoras de Prestamos Externos informen en forma homogénea y oportuna sus movimientos financieros” . Además en el Art. 1° dice “…salvo indicación en contrario..”. Esta Unidad ha recibido del Banco la nota CAR 4457/2001 que restringe y acota la resolución mencionada. A tal fin la UNPRE ha mantenido reuniones con la TGN, CGN y ONP a fin de tratar de clarificar la situación planteada. Por otro lado informamos que la UNPRE le ha comunicado siempre a la CGN los movimientos relacionados con los intereses ganados. Recomendación: No obstante el comentario de la UNPRE, es del caso destacar que el Banco en la Nota CAR-4457 también expone que las unidades ejecutoras de proyectos deben disponer de las gestiones que estime pertinente para que, los intereses, comisiones, etc. generados por depósitos de libre disponibilidad del fondo rotatorio, se sigan destinando a financiar gastos elegibles como integrantes de la correspondiente contrapartida local. La necesidad de dar cumplimiento a la Resolución 258/01 se debe a que estos ingresos extraordinarios para el proyecto son extra presupuestarios y deben ser comunicados y posteriormente ingresados, salvo indicación en contrario, al Tesoro Nacional. Sólo en casos debidamente fundados podrán ser utilizados para disminuir la contraparte local del Proyecto, conforme las instrucciones que para cada caso se dicten. 11-JUSTIFICACIONES AL BID Observaciones: a) No fue subsanado lo observado para el ejercicio anterior: “Se informaron en la justificación Nº 27 por la rendición de los pagos, USD 11.851,87 en exceso 43 respecto al importe registrado contablemente, por lo cual la UNPRE debe proceder en la próxima justificación a revertir la mencionada diferencia”. b) Se ha podido observar respecto a las presentaciones originales de justificaciones de desembolsos realizadas durante el ejercicio, que únicamente cuentan con sello de recepción por parte del BID el formulario de solicitud de desembolso y/o la nota de elevación y no así el resto de la documentación que lo acompaña (Modelo 1-E, Modelo 1-D, y anexos) que permita identificar que la documentación anexa es la presentada en ese momento y cual fue la aprobada finalmente por el Banco. c) Respecto al importe de USD 620,51 informado como aporte local para una entidad beneficiaria, en la justificación 24/25, no se puede constatar respecto a cual corresponde al importe total en USD ya que de la columna de pagos “Importe en USD (Total)” es coincidente con la de “Financiamiento BID”, y por lo tanto no sumariza con los importes informados como local y que según la UNPRE habían sido subsanados. d) Las justificaciones que se tuvieron a la vista no se encuentran foliadas. e) En lo que respecta a la justificación Nº 26 presentada ante el BID, resulta dificultoso relacionar el ítem rendido con el correspondiente asiento contable atento que en la misma se incluye únicamente la fecha del comprobante de origen que en su mayoría no es coincidente con la fecha de contabilización, como así también constatar el tipo de cambio aplicado desde las mismas ya que no es informada la fecha de pago. A su vez por lo expuesto, presenta dificultad determinar o constatar la fecha de corte contable de la misma. Se destaca que a partir de la justificación Nº 27 la UNPRE procedió a subsanar la observación informando la fecha de pago. f) No se pudieron ubicar en las justificaciones los gastos bancarios contabilizados durante el ejercicio 2002 por un importe de $ 1.197,29 (USD 429,76). Comentarios de la UNPRE: a) El ajuste será incorporado en la próxima justificación a presentar al Banco. 44 b) El Banco solamente recepciona la nota de elevación y el formulario de solicitud de desembolso y no así el resto de la documentación que lo acompaña. En cuanto a las observaciones y recomendaciones indicadas en el presente, cabe aclarar que la UNPRE no tiene facultadas para modificar los procedimientos del Banco. No obstante en las próximas notas de elevación solicitaremos que nos sellen todas las hojas necesarias a fin de que la AGN pueda validar cual es la documentación presentada al Banco “en ese momento y aprobada finalmente por el Banco”. c) Se tendrá en cuenta la observación d) Cada uno de los comprobantes justificados posee el Nº de ítem que le corresponde a cada justificación que cumple la misma función de foliatura. e) A partir de la justificación N º 29 esta administración mejoró el control de las mismas utilizando el N º de cada orden de pago por cada comprobante justificado, además de la fecha de contabilización. f) Se incluirán en las próximas justificaciones a presentar. Recomendaciones: Se sugiere que a los fines de poder contar la UNPRE con documentación de soporte confiable, al presentar al Banco las solicitudes, éstas sean intervenidas en todas las hojas con un sello de recepción. La UNPRE debe mantener adecuados archivos de las mismas, formando expedientes debidamente foliados con la totalidad de la documentación que conforman cada justificación, como así también la documentación relacionada generada a partir de su presentación, respetando la cronología de los hechos. 12-PRESUPUESTO – EJECUCIÓN AL 31/12/2003: Observaciones: En virtud que en los estados financieros al 31/12/2003 no se incluyó información financiera complementaria que explique las variaciones más significativas que surgen del Estado de Inversiones en dólares, entre el presupuesto estimado y la ejecución acumulada al cierre del ejercicio conforme lo estipulado en el documento AF-300 (Rev. II/03), se elevaron a la UNPRE las siguientes observaciones detectadas: 45 a) (+) El componente Administración UNPRE registra una ejecución financiera acumulada por aporte local de USD 2.733.856,47 excediendo en un 82% (USD 1.233.856,47) el importe presupuestado de USD 1.500.000.-. b) (+) El componente PEAT registra una ejecución financiera de USD 4.676,60 de aporte local, no siendo contemplada en el presupuesto de la línea ésta fuente de financiamiento. c) (-) En el componente PEAT se ha podido observar que se ejecutó financieramente al 31/12/03 el 11,02% (USD 573.798,66) del presupuesto previsto de fuente BID (USD 5.208.000.-). d) (-) La categoría de Inversión "Fortalecimiento de Provincias" (USD 450.000.-) no registra ejecución al 31/12/2003. e) (-) La categoría de Inversión "Apoyo a la gestión de estudios" (USD 800.000.-) no registra ejecución al 31/12/2003. f) (-) El componente Estudios Específicos registra una ejecución financiera al 31/12/03 del 31,21% del presupuesto previsto por USD 10.620.000.g) (-) El componente “TDR´s y Consultorías de corta duración” registra una ejecución financiera al 31/12/03 del 25,42 % del presupuesto previsto por USD 1.500.000.- Comentario de la UNPRE: La UNPRE está solicitando una recategorización de las inversiones al BID. Recomendación: Se deben respetar los montos autorizados, acordados y transcriptos en el Anexo A del convenio de préstamo y sus modificaciones relacionadas y ante la necesidad de ser modificados se deberá tener en cuenta que los mismos sean consistentes con las líneas programáticas del Banco conforme lo estipulado en el Reglamento Operativo del Programa. 46 B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA - REGISTROS Observaciones: a) Se incorporó en el ejercicio 2003 la cuenta “Conceptos no elegibles fuente 11” dentro del rubro Patrimonio Neto creada con un saldo distinto (deudor) al que deben llevar las cuentas incluidas en este rubro (acreedor). Los movimientos corresponden a los intereses resarcitorios ingresados en la AFIP-DGI por aquellas retenciones pagadas fuera de término para el período 12/2001, cuando estas imputaciones por el carácter de no elegible tanto para la fuente BID como local deben ser contabilizadas bajo una cuenta de créditos por fondos a recuperar del aporte local a través de las gestiones a llevar a cabo por la Unidad ante las oficinas respectivas. (SAF/TGN…). b) Se observó una sobrevaluación en las registraciones contables al 31/12/2003: • USD 473,80 en la cuenta N° 1410050103 (Gastos Bancarios 3.UN.05-F11) en virtud de que la UNPRE aplicó el tipo de cambio $1/$USD y no el de la fecha de efectivo débito en el extracto bancario. • USD 515,65 por el pago final de CEPAL que fue contabilizado por USD 60.331.-, al tipo de cambio concertado con el BNA para el cambio de divisas, y no al correspondiente a la fecha de efectivo pago que ascendería a USD 59.815,35. c) Del análisis por muestra surge que en el ejercicio 2003 incorporó aporte local de entidades beneficiarias en concepto de “reconocimiento de gastos” por un importe de $ 35.962,98 (afectación de los sueldos del personal de la entidad beneficiaria) los cuales fueron registrados conjuntamente con aquellos importes que son aportados efectivamente (por desembolsos) por las entidades. A efectos de una mejor exposición e identificación en las registraciones contables, y teniendo en cuenta que lleva procedimientos específicos por el tipo por los conceptos que 47 incluye, la UNPRE debería realizar la apertura de otra cuenta contable para imputar este tipo de contrapartida. d) Para los consultores del componente UNPRE, que reciben sus honorarios mediante transferencias bancarias surge que: 1. En los casos que se realizan mediante una única orden de pago para varios consultores debimos circularizar a los mismos, en virtud de que no consta en la UNPRE documentación suficiente que acredite la fecha y la efectiva recepción de los fondos por parte de cada uno de ellos. Se destaca que los pagos se respaldan por facturas, o por recibos emitidos en su mayoría, en fecha anterior a la de emisión de las órdenes de pago, no teniendo por lo tanto efecto cancelatorio. 2. Teniendo en cuenta lo observado en 1. precedente, surge que en el “convenio de pago de haberes” suscripto con el BNA que respaldan estas transferencias bancarias, no se estipuló una cláusula en la cual la citada institución se comprometa a emitir y enviar al Programa una vez transferidos los fondos un listado analítico confirmando las acreditaciones realizadas (fecha, cuenta, importe y Banco). 3. La UNPRE aplicó el tipo de cambio correspondiente a la fecha de emisión de la orden de pago. De las respuestas recibidas de los consultores a nuestras circularizaciones, surge una diferencia promedio de dos días respecto de la fecha efectiva de recepción de los fondos siendo la diferencia no significativa en el recálculo de los importes en dólares, en virtud de que la variación del tipo de cambio entre días es mínima. Comentarios de la UNPRE: a) La nueva cuenta se dio de alta dentro del Rubro Patrimonio Neto utilizando el criterio de cuenta regularizadora de las cuentas que reflejan todos los aportes de fuente 11, la cuenta presenta saldo deudor. Por otra parte se expusieron en el E.O.A.F. sumando a las diferencias de cambio las que representan un crédito a favor del proyecto. 48 b) La observación es correcta, se preparará la minuta contable que se registrará en el ejercicio 2004, ajustando las cuentas respectivas. c) La sugerencia es válida, pero entendemos que nuestros registros exponen claramente los distintos conceptos que se registran en la cuenta “Local Entidades Beneficiarias”. d) 1. Cada transferencia bancaria efectuada en el marco del “Convenio de Pago de Haberes” suscripto con el BNA, es acompañada por una nota al Banco Nación mediante la cual se le indica el nombre del beneficiario, número de cuenta a transferir y fecha de la operación, y es del caso destacar que a la fecha esta Administración no ha recibido reclamo alguno por parte de los consultores. No obstante, en el 2004 solicitamos a los consultores que firmen las facturas luego de haber recibido la acreditación en la cuenta. 2. El Convenio suscripto con el BNA surge de un modelo impuesto por este, e inclusive, en la cláusula 10 queda el BNA eximido de notificar a los beneficiarios. 3. No tenemos comentarios al respecto. Recomendaciones: Reflejar adecuadamente en la contabilidad los pagos en concepto de intereses resarcitorios ingresados en la AFIP-DGI. Ante la necesidad de pago de intereses resarcitorios, y de corresponder al pago de multas formales con fondos de contraparte local, la UNPRE previamente debe proceder a comunicar a las autoridades respectivas la situación, y solicitar la correspondiente autorización para determinar la fuente de fondos a utilizar (aporte local del Programa o recursos propios del ejecutor), y como va a quedar reflejado en los registros contables (si forma parte del pari-passu o ingresa como aporte complementario) teniendo en cuenta que estos conceptos reflejan gastos no elegibles para el Programa. Dejar adecuada constancia en los archivos de la UNPRE la fecha de efectivo pago (recepción) de los fondos en concepto de honorarios pagados a los consultores. 49 2- CONTRATOS CON FIRMAS CONSULTORAS Observaciones 1.EG.33: De la revisión de los pagos contabilizados por un importe de $ 349.919,90 a la CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe) para llevar a cabo las actividades del Estudio General 1.EG.33: “Componentes Macroeconómicos, Sectoriales y Microeconómicos para una Estrategia Nacional de Desarrollo- Lineamientos para Fortalecer las Fuentes de Crecimiento Económico”, surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) Según el Acta Convenio de Cooperación Técnica Nº 10 de fecha 1º de agosto de 2002 la finalización de este estudio estaba prevista para el 01/03/03 al respecto : 1. No se tuvo a la vista en el expediente la documentación que respalda lo expuesto en la “Cláusula Primera. Antecedentes” del acta complementaria suscripta el 20/06/03, respecto a que CEPAL solicitó “oportunamente” la extensión hasta el 31/05/03 del plazo de ejecución en el momento de presentar el informe de avance en 11/2002 cuando, conforme lo expuesto en la Nota UNPRE 504 del 19/11/02 y en el Memo 609/UNPRE del 30/12/02 la fecha prevista de presentación de informe final continuaba siendo la original, establecida para el 31/01/03. 2. No se tuvo a la vista el acta del Comité Técnico aprobando la extensión contractual, la adecuación de los TOR´s y el cronograma revisado de tareas a cumplir por CEPAL en forma previa al vencimiento del plazo original, y la posterior aceptación de CEPAL, teniendo en cuenta que la formalización se realizó extemporáneamente conforme lo expuesto en 3. siguiente. 3. El estudio fue prorrogado hasta el 31 de mayo de 2003, conforme surge del acta complementaria (sin número) suscripta entre las partes el 20 de junio de 2003, cuatro meses después de vencida la fecha original y un mes después de la fecha en que esa misma prórroga preveía la finalización. 4. Se destaca que el “informe final nueva versión” por el subestudio 1.EG.33.2-D fue recibido en la UNPRE el 18/06/03, en fecha posterior a la establecida como de finalización. 50 5. Teniendo en cuenta los antecedentes expuestos en el expediente de la contratación en la que se solicitaba - dada la situación de urgencia– tener el informe final para su aprobación a más tardar para el 31/01/2003, no se tuvo a la vista documentación indicando que la prórroga otorgada no afectó la oportunidad del mismo, teniendo en cuenta que la aprobación final fue otorgada el 24/07/2003. b) En el resumen ejecutivo general del estudio que se tuvo a la vista, la CEPAL informa el equipo de trabajo y coordinación que desarrolló tareas en el Estudio, dicha nómina no es coincidente en su totalidad con la declarada por CEPAL a la UNPRE en 12/2002. No se tuvo a la vista documentación comunicando a la UNPRE los cambios en la nómina mencionada. Comentarios de la UNPRE: a) 1. Comentario no procedente. “Efectivamente el Acta Convenio Nº 10 establece como plazo de ejecución del Acta entre el 1º de agosto de 2002 y el 1º de marzo de 2003. Según los cronogramas obrantes en los términos de referencia, los informes finales deberían ser presentados al finalizar el 6º mes del estudio (folio 263), es decir el 1º de marzo de 2003. Mediante nota del 28 de febrero de 2003 la CEPAL envía los informes finales correspondientes del Estudio 1.EG.33.”. 2. Como se desprende de la documentación obrante (folios 177 y 214), se realizan las observaciones a la presentación de los informes finales con fecha 13 de marzo de 2003. Frente a la importancia estratégica para el país de este estudio, posteriormente se solicita opinión sobre los trabajos a diversos funcionarios y expertos del sector público (ver folios 222 a 329), que colaboran con sus opiniones al mejoramiento de los resultado del Estudio. Al mismo tiempo, se negocia con la CEPAL diversos aspectos entre los que está una nueva fecha para completar los informes finales, de modo que se incorporen las respuestas a 51 las observaciones y comentarios de los técnicos de la UNPRE y de los funcionarios y expertos consultados. 3. Es correcto. Como se indica en diversos intercambios de comunicaciones entre la CEPAL (Buenos Aires) y la UNPRE hubo un negociación permanente sobre plazos y otros aspectos, con intervención de la sede de Santiago de Chile, de la que depende la sede de Buenos Aires. Finalmente, se logró el acuerdo definitivo, poniendo como fecha definitiva el 20 de junio. 4. Es correcto. En esa fecha la UNPRE recibe y analiza el informe final del componente 1.EG.33.2. 5. La prórroga otorgada para la finalización del estudio permitió mejorar la calidad de los resultados, ya que posibilitó incorporar los comentarios y observaciones de los funcionarios y expertos consultados. Por otra parte, debe remarcarse muy especialmente que la prórroga del estudio no afectó la oportunidad y los resultados del Estudio como se desprende del hecho que la presentación de los mismos se hizo en un acto público, con la presencia de ministros de gobierno, de la prensa general y especializada y de numerosos funcionarios y expertos nacionales e internacionales en el salón del Banco de la Nación Argentina el 15/7/2003. Por otra parte, los documentos elaborados en el marco del estudio están disponibles para consulta del público en general en un lugar destacado de la página web del ministerio. b) Correcto. La responsabilidad por los resultados alcanzados y la calidad del Estudio es de la CEPAL, que actuó y contrató los consultores dentro de las modalidades establecidas por esa Institución y el PNUD. Observaciones 1.EG.38: De la revisión de los antecedentes del estudio general 1.EG.38. para desarrollar el diseño de un Observatorio Urbano Ambiental a ser llevado a cabo por la Corporación del Mercado Central (entidad beneficiaria), de los antecedentes de contratación directa de la Universidad de Lanús (UNLa), y de los aportes de la EB en concepto de reconocimiento de gastos, por pagos contabilizados 52 durante el ejercicio 2003 por un importe de $ 136.986,18, surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) Respecto de los antecedentes obrantes a folios 1 a 5 no se puede constatar que sea documentación de sustento para el origen del estudio, en virtud que los mismos no se encuentran suscriptos, no indican los responsables de su confección, ni si fueron analizados y/o cuentan con las respectivas aprobaciones técnicas, y no se puede constatar la fecha en que fueron elevados a la UNPRE. b) No pudo verificarse el cumplimiento de los Puntos VIII. A. 8.2 y 8.3 de las estipulaciones del Reglamento Operativo del Programa para iniciar un estudio general. Como antecedentes se adjuntan constancias informales de conversaciones vía correo electrónico entre personal de la UNPRE y personal de la GAU (Gestión Ambiental Urbana de la Universidad de Lanús ). c) La entidad solicitante por nota s/nº del 28/11/02, ingresada en la Secretaría de Política Económica el 29/11/02 y recibida por la UNPRE el 03/12/02 requiere se autorice la contratación directa de la Universidad de Lanús, cuando aún no se contaba con la aprobación del Comité Técnico al estudio general y por ende de los TOR´s definitivos. A su vez, en la Nota UNPRE Nº 557/2002 del 10/12/2002 , se solicita la no objeción del Banco a la contratación directa de la UNLa cuando todavía no se había aprobado el estudio por parte del Comité Técnico. d) Respecto al Acta Nº 40 del Comité Técnico de fecha 12/12/02 por la cual se aprueba sin objeciones el estudio se ha podido observar que: 1. De la lectura de la misma no surge quien invistió el carácter de Presidente en representación de la Secretaría de Política Económica. 2. Merece informar que existen TOR´s a fojas 76 a 97 identificados como “diciembre 2002” que si bien se encuentran inicialados, carecen de la adecuada intervención que permita constatar que los mismos corresponden a los aprobados por acta Nº 40. 3. También se adjuntan -sin intervención alguna- TOR´s a fojas 72 a 75 identificados como “Comité Técnico/ Reunión 40”. Estos no coincidentes con 53 lo expuestos en 2. precedente no constando documentación en el expediente que justifique los cambios entre ambos. e) El BID mediante Nota CAR 5161/2002 del 17/12/02, recibida en la UNPRE el 06/01/2003, informa que los fundamentos expuestos por la UNPRE para la contratación directa de la UNLa no encuadran dentro de las excepciones a considerar por el Banco. A pesar de no contar con la respuesta formal por parte del BID, la UNPRE el 18/12/2002 le informa a la Corporación la aprobación del estudio, y continua con las gestiones para la formalización del contrato con la Universidad. f) Por Nota Nº 015 (fecha y datos de recepción ilegibles) dirigida al BID, la Secretaría de Política Económica solicita nuevamente la contratación directa de la UNLa, la cual fue otorgada por Nota CAR-912/2003 del 20/02/03. No se tuvo a la vista en el expediente el soporte documental por el cual la UNPRE/SPE constató lo que manifiesta en los considerandos i), ii) e iii) incluidos en la citada nota como sustento de la necesidad de la contratación directa. g) La Nota UNPRE N° 142/03 del 27/02/03 comunica a la EB que el Estudio fue aprobado por el Comité Técnico el 20/02/03, cuando el acta aprobatoria que se tuvo a la vista es del 12/12/02. h) El contrato de locación de obra suscripto el 28/03/03 entre la Corporación del Mercado Central y la Universidad de Lanús, fue suscripto “ad-referendum del Consejo Superior de la UNLa”. No se tuvo a la vista documentación que acredite la aprobación por parte del citado Consejo otorgando la convalidación requerida. i) No se tuvo a la vista documentación por la cual la UNPRE/EB haya constatado que el personal de la UNLa no se hallaba incurso en las incompatibilidades expuestas en el apartado II. del Anexo B del convenio de préstamo. j) No consta en el expediente el listado de los consultores contratados por la Universidad de Lanús, presentado a la UNPRE/EB previo al inicio de actividades, como así tampoco las tareas a su cargo, el tiempo de dedicación, el perfil y los antecedentes, conforme lo establecido en los TOR´s del estudio. 54 k) Los recibos que se tuvieron a la vista fueron emitidos a nombre de la EB, no indicando su cancelación con fondos provenientes del 925/OC-AR. l) No se tuvieron a la vista adjuntas a las órdenes de pago las notas de la UNLa autorizando a la persona encargada del retiro de los cheques. m) De los informes que se tuvieron a la vista se pudo observar que: 1. Informe inicial: no identifica a sus autores, y carece de firma de responsable, carece de sello de recepción de la UNPRE/EB. No se tuvo a la vista la aprobación correspondiente al coordinador del Programa conforme lo establecido en TOR´s. 2. Primer y segundo informes de avance: No se encontraban suscriptos por sus responsables/autores, uno de ellos carece de sello de recepción de la UNPRE/EB, y no hacen mención a los períodos a los cuales responden. No constan las aprobaciones del Coordinador del programa. 3. Informe Final: No contiene los informes individuales requeridos en los TOR´s. Tampoco se tuvo a la vista documentación que evidencie que la UNPRE haya verificado la presentación de los mismos y que haya verificado que el contenido de ellos se encuentre reflejado de modo explícito en el informe final consolidado. El informe no se encuentra suscripto por responsable alguno. 4. El equipo de trabajo declarado en el primer y segundo informes de avance no son coincidentes, ya que el Dr. Horacio Bozzano no había participado del primer informe, y por su lado el Lic. Néstor Gorojovsky que participó del primer informe no lo hizo en el segundo. No consta documentación del citado cambio en el personal. n) De la revisión del Aporte Local contabilizado en concepto de reconocimiento de gastos por $ 35.962,98, correspondientes a la afectación parcial de personal de la entidad beneficiaria surge que: 1. Entre el presupuesto previsto según los TOR´s y lo contabilizado surgieron diferencias en el monto y en la cantidad de meses afectados para cada uno de los tres consultores declarados. 55 2. No se tuvo a la vista evidencia documental de los procedimientos efectuados por la UNPRE a los efectos de constatar los perfiles de los expertos de contrapartida transcriptos en los TOR´s. Más allá de la nota de la Corporación manifestando el nombre de estos consultores, no puede validarse que los mismos respondan a los perfiles de los TOR´s, solo podría acreditarse que trabajan para la misma. 3. No es posible validar la afectación del 50 % atento a que no se tuvieron a la vista documentos que lo convaliden, (p.e.: asignación de funciones, planes operativos), ni cualquier otro elemento que acredite las horas dedicadas a las actividades del Estudio. 4. Respecto a los pagos contabilizados por $ 35.962,98 correspondientes a los sueldos brutos del personal aportado por la EB por el período comprendido entre los meses de abril a setiembre 2003, no se tuvieron a la vista los recibos de sueldos debidamente suscriptos por los consultores, de los que se pueda constatar la efectiva recepción de los fondos por parte de los mismos, y la fecha de efectivo pago para constatar el tipo de cambio aplicado para la conversión a dólares. Se destaca que la UNPRE contabilizó los mismos en asientos contables de fecha 30/12/03 utilizando un tipo de cambio de USD/$ 2,88 que no pudo ser constatado. (1,51% sobre las inversiones, y 1,50% sobre los ingresos del ejercicio). Comentarios de la UNPRE: a. Los antecedentes que obran a folios 1 a 5 conforman un borrador, con lo cual no corresponde que estuviera debidamente suscripto, como así tampoco corresponde que se indique el responsable de su confección, ni el análisis con la respectiva aprobación técnica. b. En el folio 13 de la carpeta del estudio, se encuentra la solicitud de financiamiento efectuada por la Entidad Beneficiaria, y con respecto a los Términos de Referencia, los mismos se fueron confeccionado con el apoyo del personal de la UNPRE, según consta en los correos electrónicos que obran a folios 6 a 12. Es del 56 caso destacar que el envío de documentación vía e-mail es un procedimiento habitual de esta Unidad y no es considerada una constancia informal. c. De acuerdo al Punto VIII. A. 8.4 del Reglamento Operativo, el Comité Técnico analiza las propuestas de financiamiento una vez recibidas en la UNPRE. En cuanto a que en dicha solicitud se requiera autorización a la contratación directa de la Universidad de Lanús, no repercute en que el Estudio y los Términos de Referencia se aprueben o no. Tanto el mecanismo de contratación directa como los Términos de Referencia requieren de la no objeción del Banco, motivo por el cual a esta Administración le resulta independiente que procedimiento se efectúa primero. d. 1. El Lic. Jorge Gustavo Schiafino presidió la Reunión de Comité Técnico correspondiente al Acta Nº 40, en su carácter de Jefe de Gabinete de Asesores de la Secretaría de Política Económica, y representado al Señor Secretario de Política Económica, pero la observación es correcta, ya que si bien la designación fue manifestada a la UNPRE verbalmente, no existió designación formal por parte de la Secretaría. 2. y 3. Los Términos de Referencia definitivos son los que fueran aprobados por el Banco, y es del caso destacar que el Comité sólo se limita a aprobar o no las propuestas de financiamiento. e) La Nota UNPRE Nº 574/2002 informa a la Entidad Beneficiaria sobre la aprobación de los Términos de Referencia del Estudio por parte del Comité Técnico, como así también solicita se formalice la designación de un Representante Técnico. En ningún momento la UNPRE manifiesta que el Banco hubiere aprobado el procedimiento de contratación directa (recién se le comunica a la Entidad Beneficiaria una vez recibida la Nota CAR-912/2003). f) El sustento a la necesidad de contratación directa manifestado en los considerandos i), ii) y iii) no contiene soporte documental alguno, debido a que dichas aseveraciones se basan en las distintas reuniones mantenidas con la Entidad Beneficiaria. En cuanto a que la Nota Nº 15 tenga fecha y datos de 57 recepción ilegibles es por que la misma se trata de una fotocopia (la nota original está en los archivos de la Secretaría de Política Económica). g) La fecha de aprobación por parte del Comité Técnico fue el 12 de diciembre de 2002, con lo cual la Nota UNPRE Nº 142/2003 posee un error involuntario de fechas (no obstante, la fecha correcta ya se le había informado a la Entidad Beneficiaria mediante Nota UNPRE Nº 574/2002). h) No obra en poder de la UNPRE documentación que acredite la aprobación por parte del Consejo otorgando la convalidación requerida. No obstante, es del caso destacar que el contrato fue suscripto entre la Corporación del Mercado Central de Buenos Aires (Locataria) y la Universidad Nacional de Lanús, quedando la UNPRE ajena al proceso contractual. i) La observación es correcta, pero es del caso mencionar que tanto el proceso de contratación de los consultores que desempeñaron funciones para la Universidad de Lanús, como los consultores que designó la Entidad Beneficiaria como de contraparte local, fueron aprobadas sus designaciones por la Entidad Beneficiaria, a quien le recaía esa responsabilidad. j) Cabe destacarse que si bien la UNPRE obtuvo de la entidad beneficiaria un listado con los consultores contratados por la Universidad de Lanús, para el Programa la Universidad de Lanús no actuó como Unidad Ejecutora sino como Locataria. k) La observación es correcta, aunque si bien no se menciona al Préstamo BID 925/OC-AR, se menciona al Estudio 1.EG.38. Asimismo, los recibos están hechos a nombre de la Corporación del Mercado Central de Buenos Aires, debido a que se trata de la Entidad Beneficiaria del Estudio. l) La observación es correcta, aunque si bien no se existió una autorización formal, el Arq. Pedro Sonderéguer es el Director de la Licenciatura en Gestión Ambiental Urbana de la Universidad Nacional de Lanús. m) 1. El Informe Inicial contiene el resultado de un análisis detallado de los Términos de Referencia y tiene el carácter de documento ratificatorio de los contenidos de los mismos. Se solicita tal informe cuando el tema presenta ciertas especificidades 58 y tecnicismos que la Entidad Beneficiaria no puede definir sus alcances en una etapa ex ante del comienzo del estudio y por lo tanto se requiere una mirada de los expertos sobre el tema, en la etapa inicial del estudio por si surge la necesidad de realizar algunos ajustes de los TDR. Este informe normalmente es presentado por el Coordinador del estudio, o del Director del Proyecto cuando se trata de una Organización Especializada o Firma Consultora. 2. Posteriormente a la presentación del informe inicial se le solicita extraoficialmente a la Entidad Beneficiaria, que en el próximo informe presente el listado de los consultores que participaran en el estudio, lo cual fue incluido en el Informe Nº 1, conjuntamente con un anexo con los perfiles y los CV de los mismos. 3. De acuerdo a lo establecido en el Reglamento Operativo del Préstamo 925/OCAR, la Universidad Nacional de Lanús es catalogada como Institución Especializada y en tal caso se aplican las mismas reglas que a una Empresa Consultora, o sea que su idoneidad técnica la definen los antecedentes como Institución. Por ello la Universidad es la responsable técnica absoluta del estudio y todos los consultores que participan en el mismo lo hacen en relación directa con la Universidad y su responsabilidad es ante dicha institución. Por lo expuesto, los informes son presentados por la UNLa (consultora) como el resultado de las actividades desarrolladas por todo su grupo de trabajo sin necesidad de explicitar quien ha realizado cada parte dado que es la única responsable contractualmente de los resultados del estudio. 4. Idem comentario expuesto en j) precedente. n) 1. Nos remitimos a las notas de fecha 21/07/2003 y 04/11/2003, emitidas por la Entidad Beneficiaria, en las cuales informan los meses necesarios para cumplir las tareas correspondientes a la contraparte local. Estimamos que el incremento del tiempo de afectación de los consultores con relación a lo estipulado en los Términos de Referencia, responde a la necesidad de contar con las prestaciones de servicios de los Consultores por parte del Entidad Beneficiaria. Asimismo 59 destacamos que tal excedente en los meses de afectación superó en solo 3,95% del presupuesto establecido en los Términos de Referencia. 2. La observación es correcta, pero es del caso mencionar que tanto la selección de los consultores que desempeñaron funciones para la Universidad de Lanús, como los consultores que designó la Entidad Beneficiaria como de Contraparte Local, fueron aprobadas sus designaciones por la Entidad Beneficiaria, a quien le recaía esa responsabilidad. 3. Se cuenta con una nota recibida en esta Unidad el 13 de agosto de 2003, mediante la cual la Entidad Beneficiaria manifiesta que la afectación de los técnicos de esa Corporación es variable, con lo cual sólo se estima que la dedicación en “promedio” es equivalente al 50%. 4. Se cuenta con las certificaciones de haberes de los tres consultores, las que se encuentran firmadas por la supervisora de sueldos de la “Corporación del Mercado Central de Buenos Aires.”, cuya firma está certificada por el Banco de la Ciudad de Buenos Aires. Tal documentación está solicitada por cada consultor para ser presentada a esta UNPRE. También dos notas emitidas por la “Corporación del Mercado Central de Buenos Aires”, mencionadas en el ítem anterior, en la que nos informan que los sueldos son acreditados en cuentas bancarias a nombre de cada consultor. El tipo de cambio utilizado para las registraciones corresponde a un promedio calculado y surge como cociente de $ 35.962,98 sobre USD 12.461,18.- . Recomendaciones: El Reglamento Operativo prevee una serie de instancias que se deben cumplimentar para la realización de los estudios. Los términos de referencia, constituyen el soporte de los mismos, son la base de la ejecución y los que enmarcan las actividades y tareas a desarrollar, por lo cual deben poder identificarse sin dar lugar a equívocos, en caso de contarse con diferentes versiones, los borradores deben intervenirse como tales. Aún cuando las tareas a realizar en los estudios sean desarrolladas por firmas consultoras, se recomienda no apartarse de los procedimientos establecidos tanto por el BID, como en el Convenio de Préstamo, ya 60 que los mismos han sido expuestos para garantizar estándares mínimos de transparencia, eficiencia y eficacia. En caso de efectuarse modificaciones a los TOR`s, alterando los plazos originales y/o los productos esperados, etc. se debe procurar que las formalizaciones de los mismos se realicen en tiempo y forma, a los efectos de hacerla operativa. Se destaca que la UNPRE no puede deslindar la responsabilidad que le cabe al ser la Unidad Ejecutora del Préstamo. Aún cuando las contrataciones no las realice de manera directa, siempre deberá efectuar los controles pertinentes a los efectos de verificar que las mismas sean elegibles y se encuadren en el marco de lo establecido en los TOR´s. Por su lado en los casos que los contratos se encuentren condicionados, (que requieran la refrenda de algún superior, etc.), previó a la ejecución se debe verificar que esto se haya cumplido, ya que en caso contrario se podría incurrir en una nulidad de todas las tareas realizadas en el marco del contrato, con las consiguientes responsabilidades que ello podría implicar. Procurar que los informes contengan todos los datos observados. Respecto a las nóminas de los consultores, nos remitimos a las recomendaciones expuestas en A-3 precedente. Las personas que retiren los cheques deben presentar las correspondientes autorizaciones en caso de no ser los titulares. La UNPRE debe procurar obtener la totalidad de la documentación que le permita verificar previamente a la contabilización que el gasto en concepto de reconocimiento de aporte local se encuentra debidamente pagado, no solamente como respaldo de la registración contable, sino también para realizar el control como responsable de la ejecución. Contabilizar en dólares las inversiones aplicando el tipo de cambio de la fecha de efectivo pago para cada una de ellas. 3- CONSULTORIA NACIONAL Aprobación de planta – Demora en pagos- Grillas de evaluaciónObservaciones generales: a) No se tuvo a la vista la aprobación correspondiente a la totalidad de la planta de personal a contratar para el ejercicio 2003 dando cumplimiento a lo establecido en el art. 72 de la L. 11672 CPP, y R. SH 545/98, como así tampoco las 61 modificatorias que se deben presentar en caso de contar con altas y bajas durante el ejercicio. b) Atento las demoras que surgen entre la fecha de emisión de los contratos de los consultores y la de sus Decretos aprobatorios, los pagos establecidos y las aprobaciones de la UNPRE a los productos presentados son realizados en la mayoría de los casos extemporáneamente respecto de los cronogramas establecidos en los TOR´s. La UNPRE debe tomar los recaudos suficientes a efectos de que estas demoras no afecten la oportunidad del producto esperado. c) Las grillas adjuntas a los cuadros de evaluación que se tuvieron a la vista no identifican la terna, carecen de fecha de emisión y de los datos del responsable de la confección. Comentarios de la UNPRE: a) Debido a los desajustes presupuestarios ocurridos durante el 2003, la Secretaría de Hacienda no realizó la aprobación de la Planta correspondiente al Ejercicio 2003. b) Se toma debida nota de la observación general formulada, dejando constancia que esta unidad – en algunos casos -, habida cuenta de las demoras generadas durante el proceso de contratación, ha propuesto a la entidad beneficiaria solicitante, el ajuste de los cronogramas y plan de pagos, estimando que podría existir una demora para el inicio del estudio del orden de los tres meses. c) La planilla que contiene el puntaje obtenido por los candidatos seleccionados como las tablas resumen de puntajes de cada uno de ellos conforman el sistema vigente de obtención de puntajes asignados (aprobado por el BID), el cual está compuesto por todas las planillas mencionadas en forma conjunta, hecho que sería redundante aclarar la fecha y el estudio en cada una de las hojas que lo componen. Recomendaciones: Dar cumplimiento y tramitar adecuadamente las aprobaciones de la totalidad de la planta del personal contratada por el Programa para ejercicio, conforme lo dispuesto en el art. 72 de la Ley 11672 CPP y la Resolución SH 545/98. Incorporar a las grillas los datos observados. 62 Observaciones Particulares: Se exponen en el presente apartado observaciones particulares que surgieron en la revisión del proceso de contratación para algunos de los consultores incluidos en muestra. Ameritan a nuestro entender ser expuestos de esta forma por estudio y/o componente para poder visualizar como se desarrolló el trámite de cada una de las contrataciones observadas. Se formalizará una recomendación general ya que la UNPRE debe contar con procedimientos unificados de contratación para la totalidad de la planta de consultores que se contraten para realizar las actividades del PMPII. ESTUDIOS GENERALES: 1.EG.36. Observaciones: De la revisión de los antecedentes del estudio y de los pagos realizados a un consultor, contabilizados en el 2003, por un importe de $ 28.880.-, para llevar a cabo el Estudio General 1.EG.36: “Monitoreo Sectorial con Propuestas de Política Económica del Sector Privado”, surgieron las siguientes consideraciones: a) La solicitud de contratación fue emitida en fecha 05/11/02, posteriormente a la fecha de emisión y firma del contrato 01/11/02. A su vez se pudo observar que el sector administrativo contable recibió la documentación para formalizar el contrato en fecha 13/11/2002. b) El consultor seleccionado expone en su currículum vitae que durante el 2002 se encontraba desarrollando funciones en el INDEC no especificando la fecha en que cesó sus funciones en el puesto. A su vez, en las declaraciones juradas de incompatibilidades que se tuvieron a la vista, suscriptas en fecha 01/11/02, el consultor no manifiesta que se encuentra dentro del régimen previsional, no obstante se observa una solicitud de suspensión del beneficio previsional tramitada el 12/02/2003 ante el ANSeS, no constando información adicional respecto a la fecha en que efectivamente el organismo de previsión otorgó la suspensión. c) Respecto a la enmienda Nº 1 (17/01/2003 al 30/06/2003) al contrato de locación de obra de fecha 01/11/02, se puede observar que: 63 1. Se tuvieron a la vista dos enmiendas Nº 1 con distintos datos, no pudiendo determinarse cual es la vigente (una de fecha de firma del 17/01/03 y la otra 18/07/03) no existiendo mención en esta última a una anulación de la anterior. 2. La documentación que tramita la enmienda del contrato para extender el diseño del monitoreo sectorial a ramas de la actividad productiva es extemporánea, atento que tiende a formalizar ex - post la misma y las actividades ya realizadas por el consultor. 3. Los TOR´s del estudio que respaldan la enmienda no detallan los sectores productivos por los cuales se motiva la extensión. Estos surgen en el expediente de una Nota UNPRE 813/2003 del 23/10/03 presentada al Banco. (carne avícola, carne vacuna, cadena láctea, cadena trigo, harina y pan). 4. No se tuvieron a la vista los TOR´s que condicionan las nuevas actividades de la enmienda suscriptos por el consultor, es del caso destacar que de la lectura de la enmienda nada surge al respecto, no pudiendo constatar las actividades a las que queda obligado el consultor. d) Si bien no existen pagos contabilizados durante el ejercicio 2003 para la enmienda Nº 2 suscripta el 20/11/03 con el objeto de realizar una propuesta de reconversión del sector azucarero argentino por el período 01/07 al 31/12/03, se ha podido observar que los antecedentes de respaldo son de fecha posterior a la de inicio prevista de actividades, y para los TOR´s del estudio y del consultor se presentan las mismas observaciones que las indicadas en c) 3. y 4. precedentes. e) En algunos casos se expone erróneamente el nombre del consultor, no habiendo sido salvados en su totalidad por la UNPRE. f) De los informes que se tuvieron a la vista surgieron las siguientes consideraciones a formular: 1. Ni el contrato original, ni las respectivas enmiendas estipulaban claramente las fechas de presentación de los informes. Tampoco se específico de forma puntual y detallada el contenido de los mismos. Esta falencia adquiere relevancia por tratarse de una locación de obra, donde la contratación se 64 perfecciona teniendo como objetivo la realización de los informes donde el consultor plasma su obra. 2. El informe de avance del contrato original, no posee fecha de presentación, ni período de ejecución, ni sello de recepción. En la introducción dice que se describen las tareas realizadas en los meses de septiembre y octubre de 2002, destacándose que el consultor en esos meses no tenía contrato, ya que el mismo fue contratado a partir del 01/11/02. 3. El informe final del contrato original también referencia como período de ejecución “septiembre – diciembre 2002”. Por su lado en el propio informe se hace mención a que el mismo responde a las tareas realizados en el citado período. Este informe en particular tampoco posee sello de recepción de la E.B ni de la UNPRE. 4. Por su lado si bien los informes poseen la firma del consultor en la carátula, no se encuentra inicialado en todas sus páginas responsabilizándose del contenido del mismo. Ninguno de los informes de avance poseen el período de ejecución al que corresponden para poder identificar si son del contrato original, o de alguna de sus enmiendas, ( se ha colocado en forma manual “enmienda 1…” o “enmienda 2…”). 5. Los informes de avance estaban condicionados a la aprobación de la Entidad Beneficiaria, dichas aprobaciones no se tuvieron a la vista, las notas que se encuentran en el legajo son las de elevación de los informes que si bien expresan que se encuentran aprobados, no conforman las notas aprobatorias de los informes (fecha de aprobación, responsable evaluador, otros datos). g) Como resultado de la revisión de los contratos y enmiendas no surge claramente cual ha sido el cronograma de pagos que ha regido la contratación del consultor, cuales han sido las actividades a desempeñar y cuáles fueron los contenidos de los informes que debió haber presentado. 65 Comentarios UNPRE: a) La observación es correcta y se toma nota de la misma. No obstante ello, la fecha de contratación se estimó adecuada a la fecha de inicio fáctico de actividades y se encuentra en secuencia lógica con la correspondiente aprobación por parte del Comité Técnico y con la no objeción del BID. b) En el currículum vitae del consultor, los antecedentes laborales están delimitados por año, no especificando en ningún caso la fecha exacta. No obstante, en el Anexo III del contrato y a título de declaración jurada, el consultor manifiesta no detentar ocupación, empleo o actividad profesional con el Estado que resulte incompatible con la contratación que se tramita. En cuanto al beneficio previsional tramitado ante el ANSeS, en la segunda hoja queda claramente especificado que la suspensión del pago es a partir del 01/11/2002. c) 1. La observación es correcta, la enmienda vigente corresponde a la suscripta el 18/07/03. 2. Comentario no procedente. (“No compartimos vuestra observación, debido que en la Nota Nº 14 del 30/06/2003 suscripta por el Señor Subsecretario de Programación Económica no se tienden a formalizar ex post las actividades realizadas por el consultor en el contrato original, sino por el contrario, se solicita que la extensión del diseño del monitoreo sectorial a ramas de la actividad productiva se efectúe en el nuevo período de contratación”). 3. Comentario no procedente. (“Los Términos de Referencia del estudio hacen mención a ciertas actividades productivas de diversos sectores en forma genérica, sin hacer un detalle minucioso de cada uno de ellos. El detalle de los sectores plasmado en la Nota UNPRE Nº 813/2003 responde a lo solicitado por el Banco mediante Nota CAR-4246/2003”). 4. Comentario no procedente. (“Tratándose de una enmienda, los términos de referencia que corresponden son los aprobados para el contrato original, de haber existido Términos de Referencia nuevos no hubiera podido ser factible la 66 extensión del plazo de contratación a través de una enmienda sino a través de un nuevo contrato”). d) La observación es correcta. e) La observación es correcta, y el hecho de no haberse salvado en el 100% de los casos es producto de una omisión involuntaria. f) 1. Se trata de una locación de obra, y como tal, el objetivo es un producto y no una prestación de servicios, siendo prácticamente imposible estipular un rango de fechas exacto. Asimismo, cabe mencionar que dicho contrato fue remitido al Banco en carácter de Revisión ex post y no tuvo observación alguna. 2. En la nota firmada por el Subsecretario de Programación Económica, que anexa el informe de avance elaborado por el consultor, se establece la fecha de entrega de dicho informe (8 de enero de 2003), correspondiente a los dos primeros meses del cronograma de trabajo. La observación acerca del período al que corresponde dicho informe es correcta. El informe abarca el período noviembre-diciembre de 2002. Por otra parte cabe señalar, que en la época de recepción de ese informe no se había instaurado el uso del sello de recepción, situación que se subsanó a partir de la observación de la pasada auditoría. 3. Es correcta la afirmación. El período de contratación es el que se indica en el contrato. Respecto a la falta de sello de recepción, véase lo señalado en (2) precedente. 4. La observación es correcta, y tal inconsistencia ha sido progresivamente solventada. 5. Una nota de la entidad beneficiaria que eleva un informe y aclara que el mismo está aprobado, a esta Administración no le genera duda alguna que se trata de una aprobación. g) Comentario no procedente. (En cuanto a las actividades que debió desempeñar el consultor y los contenidos de los informes que debió haber presentado, se adjunta copia de los Términos de Referencia aprobados por el Banco, en los cuales se desprenden claramente en la página 7 los contenidos mínimos que deberían 67 contener los informes, y en la página 4 un resumen de las actividades y los productos esperados). ESTUDIOS ESPECIFICOS: 1.EE.89. Observaciones: De la revisión de los antecedentes del estudio específico 1.EE.89 para desarrollar un plan de implementación del modelo institucional/organizacional del nuevo Hospital de Formosa a través del Ministerio de Desarrollo Humano de la Provincia de Formosa (entidad beneficiaria), y de los antecedentes de contratación de los consultores por los pagos contabilizados durante el ejercicio 2003 por un importe de $ 46.272,70, surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) En todos los casos analizados se pudo observar que si bien las ternas de selección fueron realizadas el 14/07/03, se tuvo a la vista una nota de fecha anterior (04/07/03) emitida por la entidad beneficiaria, en la que se solicitan las contrataciones de los consultores seleccionados posteriormente en las mismas. b) Los consultores debían presentar un informe inicial a los 30 días del inicio de actividades, el que se tuvo a la vista era consolidado, no estaba suscripto en todas sus páginas, solo la primera contenía las firmas de los responsables, no referenciaba el período de ejecución y no tenía fecha de recepción de la EB. Comentarios UNPRE: a) Comentario no procedente. “La EB, mediante nota del 04/07/2003 eleva a la UNPRE las ternas de los consultores para su análisis y posterior contratación. Esta administración no considera un hecho a observar que la fecha de aprobación de las ternas sea posterior”. b) Sin comentarios. ESTUDIOS ESPECIFICOS: 1.EE.90. Observaciones: De la revisión de los antecedentes de contratación de los consultores por los pagos contabilizados durante el ejercicio 2003 por un importe de $ 32.442.-, por contratos de locación de obra por el período 02/06/03 al 01/06/04 para realizar 68 actividades para el proyecto del Mapa de Situación Habitacional de la República Argentina surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) Los pagos se condicionaron contractualmente únicamente a la entrega de los informes de avance, y no contra la aprobación de la entidad beneficiaria. b) No se estableció una fecha cierta o límite de presentación para los once informes de avance en los contratos ni en los TOR´s adjuntos a los mismos, por lo cual no se puede establecer si al 31/12/03 los informes presentados eran los requeridos. c) Los informes de avance que se tuvieron a la vista carecen de período de ejecución, sello de recepción de la EB, fecha de emisión/confección. d) Al no intervenir la EB con un sello de recepción los informes, no se puede constatar la fecha de entrega por parte de los consultores, no obstante contar con fecha de ingreso en la UNPRE del 01/12/03. Comentarios UNPRE: a) Los términos de referencia del estudio y los contratos de los consultores cuentan con la no objeción del Banco y Nº de PRISM respectivamente. b) No se estableció un período cierto de trabajo, debido a que se trata de locaciones de obra, y como tales, el objetivo es un producto y no una prestación de servicios, siendo prácticamente imposible estipular un rango de fechas exacto. c) Los informes de avance carecen de período de ejecución por lo expuesto en el punto b) precedente. En cuanto al sello de recepción de la Entidad Beneficiaria y la fecha de emisión/ confección, las observaciones son correctas. d) El hecho que los informes no cuenten con el sello de recepción de la Entidad Beneficiaria, es una observación ajena al alcance de la UNPRE. UNPRE Observaciones: Para el caso de un consultor incluido en muestra por un importe de $ 10.830.- (fuente BID), surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) El contrato de obra del consultor fue contabilizado bajo este componente cuando corresponde a una actividad clasificada como “Consultoría de Apoyo”. 69 b) Los informes de avance y final que debía presentar el consultor bajo el contrato de locación de obra con fecha de finalización 30/05/03, fueron recepcionados por la UNPRE cinco meses después, el 13/11/03. c) No se tuvo a la vista el Manual Operativo del sistema que según lo estipulado en los TOR´s debía desarrollar el consultor. d) No se tuvo a la vista documentación que permita validar la fecha de implementación del sistema de seguimiento técnico de los proyectos diseñado por el consultor. Comentarios de la UNPRE: a) Considerando la gran cantidad de estudios que estaba procesando la UNPRE y en particular ante las circunstancias que se presentaban durante el 2003 en relación a la fluidez de las comunicaciones con el BID por circunstancia de las auditorias faltantes, como consecuencia el BID no se expidió sobre las solicitudes de no objeción de los estudios presentados, desde marzo hasta diciembre de 2003. Por otra parte dentro de su normal accionar, la UNPRE estaba manifestando una gran demanda por parte de los organismos del Estado de nuevos estudios, y ante tales circunstancias concatenadas; se considero necesario implementar un sistema de seguimiento de los estudios que contribuyera a aumentar la eficiencia mediante el conocimiento en tiempo real de la situación de cada fase de los mismo para evitar criticidades que entorpecieran el flujo normal del proceso de su financiamiento. Como solución a tal situación se consideró necesaria la implantación de un sistema informático de características especiales que además de brindar las herramientas necesarias para el monitoreo de los estudios permitiera establecer hitos durante el desarrollo del estudio que estableciera mensajes de alerta, para tomar las acciones necesarias que contribuyeran a para minimizar los inconvenientes que pudieran surgir. b) Los atrasos que manifiestan la presentación de los Informes, fueron debidos a los procedimientos de aprobación del contrato del consultor que si bien firmó el contrato el 28/02/03 con un plazo de entrega de los productos finales el 31/05/03, 70 recién es aprobado el contrato por la Jefatura de Gabinete de Ministros el 07/08/03. c) Dado que el sistema informático desarrollado por el consultor esta basado en una base de datos estándar SQL. En el informe final el consultor expone en forma secuencial los distintos menús que ofrece el sistema y que detalla los procedimientos para acceder a la información y proceder al cargado de la misma. d) Por problema de atraso tecnológico del parque de computadoras de la UNPRE, no se pudo lograr la operación de todas las estaciones de carga de datos y/o adquisición de información, por tales motivos y decisión de la UNPRE se sigue operando el sistema actual y no se ha procedido a migrar la información de seguimiento y control que permite hoy la operación de la UNPRE, al nuevo sistema. Dada la paulatina actualización del parque de computadoras de la UNPRE, se esta previendo realizar dicha migración de la información para operar en forma paralela ambos sistemas. Se espera a corto plazo tener los sistemas en operación de acuerdo a lo especificado en los TDR, con la colaboración del consultor. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Observaciones: De la revisión de los pagos realizados a un consultor por un importe de $ 9.450.- para desarrollar tareas para el estudio 2.SI.14, surge que: a) El acta Nº 42 del comité técnico del 20/02/03 que se tuvo a la vista aprueba la extensión del contrato del consultor. No se tuvo a la vista la reformulación y aprobación de los TOR´s justificando los términos de la enmienda a suscribir. (primero seis meses de extensión y $ 16.200.- adicionales en el presupuesto, después se cambia a dos meses y $ 5.400.- ). b) No obstante contar con la nota de la entidad beneficiaria del 25/02/03 informando que el contrato se va a extender únicamente por dos meses y por un importe de $ 5.400.-, pudo observarse que: • el 17/03/03 la UNPRE mediante nota 190/03 comunica al Banco que las actividades del consultor se van a prolongar por un plazo de seis meses. No 71 obstante ello el informe final del consultor posee fecha de confección de 03/2003. • La enmienda Nº 1 suscripta con el consultor en fecha 24/02/03 y aprobada por DA Nº 192 del 06/11/03, no incorporó nuevos términos a cumplimentar por el consultor, dejando vigente los TOR`s originales. c) El informe final que posee fecha de emisión de 03/2003, fue aprobado por la EB y recepcionado por la UNPRE diez meses después, el 10/11/2003, ante la citada demora no consta en el expediente documentación informando que esto no afectó la oportunidad del resultado del producto. Comentarios de la UNPRE: a) Efectivamente, en el Acta N° 42 del 20/02/2003 únicamente se aprueba la extensión del contrato del consultor, debido a que no se formularon términos de referencia nuevos (de haber existido términos de referencia nuevos no hubiera podido ser factible la extensión del plazo de contratación a través de una enmienda sino a través de un nuevo contrato). Los términos de referencia originales fueron aprobados en el Acta Nº 38 del 31/07/02 donde consta el análisis y aprobación del Estudio por el Comité Técnico quien en todos los casos aprueba u objeta las propuestas de financiamiento que son tratadas por los integrantes del mismo a través del análisis de los resúmenes ejecutivos de los proyectos o en algunos casos de la explicación por parte de la Entidad Beneficiaria de los objetivos de la solicitud en cuestión. b) La observación es correcta. La Entidad Beneficiaria, mediante Nota DNIP Nº 06/2003 solicitó la extensión del contrato del Consultor por un período de 6 meses, hecho que fue aprobado por el Comité Técnico mediante Acta Nº 42 del 20/02/2003. Luego, mediante Nota DNIP Nº 27/2003 la Entidad Beneficiaria modifica la solicitud efectuada, levando la solicitud de extensión del contrato a 2 meses. La UNPRE, en virtud de tener el aval del Comité Técnico, prosiguió con el pedido original de 6 meses, ya que al contar con la aprobación citada anteriormente y con la documentación confeccionada pronta para ser procesada, 72 resultó más fácil optar por esta opción, y una vez obtenido el instrumente legal que aprueba la contratación, firmar un acuerdo de rescisión de obra con el consultor. Efectivamente, el Consultor realizó la obra de acuerdo a lo previsto en la Nota DNIP Nº 27/2003, pero esta Administración, por un error involuntario, omitió la confección del acuerdo de rescisión. c) En cuanto a que la enmienda Nº 1 no incorporó nuevos términos a cumplimentar por el consultor, nos remitimos a lo expuesto en a) precedente. PEAT Observaciones: De la revisión de los antecedentes de contratación y de los pagos a consultores por un importe de $ 44.222.- por actividades en el PEAT 3.2. surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) Se ha podido observar que la UNPRE solicitó la codificación de los contratos de locación de obra al Banco el 29/08/02 en fecha posterior a la de finalización prevista en los mismos. (período 15/10/01 al 14/03/02). b) En respuesta a lo expuesto en a) precedente el BID, mediante Nota CAR 3678/2002 del 02/10/02 informa que tres consultores de los cuatro incluidos en muestra tienen ya número de PRISM en otros Programas (1034/OC-AR, y1047/OC-DR) y que algunos meses de trabajo se superponen, la UNPRE les manifiesta que al ser contratos de obra los suscriptos bajo el préstamo se pueden procesar, otorgando la codificación del Banco mediante CAR 147/2003 del 09/01/2003. Al respecto no se tuvo a la vista documentación mediante la cual el Programa comunicó a los consultores la situación observada para que procedan de corresponder, a actualizar las declaraciones juradas de incompatibilidades elegibilidad que sustentan los contratos en la UNPRE, teniendo en cuenta que de la documentación emitida por la EB surge que los consultores presentaron sus informes recién en fecha 30/09/2002. (para uno de los consultores observados no consta la fecha de firma de las declaraciones juradas adjuntas al contrato). c) Se observa una demora de casi un año en los pagos finales de los contratos con fecha de finalización el 14/03/2002. 73 d) Se ha podido observar que para un consultor, la UNPRE liberó los pagos correspondientes al informe final el 04/03/03, y que la EB liberó el primer pago en concepto de anticipo el $ 2.050.-, posteriormente en fecha 16/04/03, y el segundo pago fue liberado en el ejercicio 2002, no respetando la correlatividad de los mismos. e) No se tuvieron a la vista los TOR´s suscriptos para tres consultores. f) El informe final que se tuvo a la vista (consistente en tres tomos) posee la fecha de emisión inserta manualmente ,“diciembre 2002”, no se encuentra suscripto por responsable alguno, no identifica los autores ni el período de ejecución, y carece de sello de recepción de la UNPRE. g) Se tuvo a la vista para cada consultor un formulario de evaluación del informe final en donde indica que se aprueban los informes finales individuales de los consultores, los que no se tuvieron a la vista. Estas evaluaciones carecen de fecha de emisión, y al pie de las mismas figura una leyenda que dice “visto y conforme. Demoras en la presentación del informe final” no indicando la fecha ni datos aclaratorios del firmante, no pudiendo determinarse si corresponde a la aprobación de la UNPRE. Comentarios de la UNPRE: a) La codificación de los contratos por parte del Banco se realiza de manera ex post, motivo por el cual, esta Administración no considera como un hecho a observar que los mismos sean remitidos al Banco una vez cumplido el período de contratación. Al Banco únicamente se le remiten en forma ex ante los términos de referencia de los estudios para su no objeción. b) Tal como se le informara al Banco mediante nota UNPRE Nº 508/2002, la UNPRE no cuenta con los medios para corroborar contrataciones posteriores de los consultores una vez recibidos los contratos y los certificados de elegibilidad de consultores individuales, hecho que el Banco aceptó mediante la nota CAR147/2003. c) Tomamos conocimiento de la observación. 74 d) La observación es correcta. Consultada la entidad beneficiaria telefónicamente nos informaron sobre la involuntaria confusión ocurrida, hecho que el personal de la UNPRE no advirtió. e), f) y g) Tomamos conocimiento de la observación, y se tendrá en cuenta para los trabajos posteriores. Recomendaciones: Adicionalmente a las recomendaciones expuestas en el apartado A-5, en los contratos de locación de obra, atento a su naturaleza, se debe procurar que los pagos se encuentren condicionados a una aprobación de los productos requeridos, y no a una mera presentación, ya que si se efectúa el pago sin realizar una evaluación de lo presentado se pierde la oportunidad de efectuar los reclamos. Es necesario también en este tipo de contrataciones, especificar con claridad fechas ciertas de presentación de informes o productos, y los contenidos de los mismos, ya que los consultores solo se encuentran obligados en los términos del contrato. En los casos que sí se encuentran condicionados a aprobaciones, verificar la existencia material de las mismas, a los efectos de poder validar la fecha y el responsable, y verificar que el pago haya sido liberado en fecha posterior a la aprobación. Respecto a las solicitudes de designación de consultores, deben efectuarse con posterioridad a los procesos de selección, a los efectos de garantizar la transparencia de los mismos. Para evitar la situación relevada en el componente PEAT, cuando sea necesario prorrogar los contratos de los consultores más allá de los plazos originales, se deberá implementar un sistema de actualización de los datos vertidos en las declaraciones juradas, a los efectos poder corroborar que no incurran en incompatibilidades posteriores a la firma del contrato inicial. Procurar que los informes contengan todas las indicaciones efectuadas oportunamente en las observaciones. 4- PASAJES /VIATICOS Observaciones generales: a) Se ha podido observar que durante el ejercicio 2003 la UNPRE no liquidó los viáticos conforme lo establecido en el D.1184/01, en el cual entre otros se 75 establece un monto de viáticos diario máximo de $ 126.- para todo el país, habiéndose abonados viáticos diarios a los consultores incluidos en muestra por montos que fluctúan entre $ 173 a $ 240. b) En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista las solicitudes y autorizaciones previas de los viajes en donde consten los principales datos de la comisiones a realizar, y el informe presentado detallando las actividades llevadas a cabo en los mismos. Comentarios de la UNPRE: a) Se cuenta con la Nota CAR-3590/2003 del 30/06/03 y su antecedente (Nota UNPRE Nº 461/203), mediante la cual el Banco otorga la no objeción a los montos de viáticos fijados por la UNPRE. b) No es un procedimiento habitual de la UNPRE acreditar los motivos de las comisiones, como así tampoco requerir informes detallados de las actividades realizadas en las distintas misiones. Si el estudio posee viáticos en los Términos de Referencia (aprobados por el Banco) implica que el uso de los mismos es a efectos de cumplir con los objetivos del Estudio. Los mismos se otorgan siempre y cuando no se excedan los montos aprobados y se encuentre dentro del período de realización de la consultoría. Para el componente UNPRE en la rendición de los viáticos se solicita actualmente un informe detallado de las actividades realizadas en distintas misiones. Observaciones Particulares Estudio 1.EE.89: De la revisión de los pagos por $ 14.480.- en concepto de pasajes y viáticos para desarrollar un plan de implementación del modelo institucional/organizacional del nuevo Hospital de Formosa a través del Ministerio de Desarrollo Humano de la provincia de Formosa (entidad beneficiaria), surgieron las siguientes consideraciones a formular: a) Se estableció contractualmente que el presupuesto total de los pasajes y viáticos sería de $ 52.800.-. Para los consultores, el monto individual sería determinado por el coordinador del estudio, quien utilizaría la escala de viáticos que fije la 76 UNPRE en el momento de la comisión. Se destaca que los pasajes no fueron adquiridos por el Programa mediante la selección de una empresa de viajes, por lo cual no puede validarse que los mismos hayan sido adquiridos por la ruta más directa y la tarifa más conveniente y económica, ya que fueron adquiridos directamente por los consultores. No obstante lo observado, cabe aclarar que no se tuvo a la vista el cronograma de viajes confeccionado por el coordinador, comunicado y aprobado por la UNPRE, que regule y justifique los viajes a realizar b) Se ha podido observar que la totalidad de los viáticos incluidos en muestra fueron abonados en concepto de desarraigo, atento que los consultores auditados, incluido el coordinador, no tenían residencia (Resistencia, Bs.As., Rosario) en el lugar o adyacencias de la obra (Formosa). c) En el caso del coordinador del estudio, no se pudo constatar los días de estadía en Formosa por un importe de $ 5.180.- liquidados en concepto de viáticos, ya que de los tickets de combustible adjuntos no surgen los datos que permitan verificar que corresponden al consultor y a la comisión. d) En el caso de dos consultores, se observa que en la liquidación de los viáticos declaran que realizaron viajes por un recorrido y de los pasajes que se tuvieron a la vista surge otro distinto.(pe.: Ros-For-Ros y surge Ros-For-Res.-Cap-). Comentarios 1.EE.89 de la UNPRE: a) En cuanto la compra de los pasajes, cuando son hechos por los consultores, el Programa no tiene los medios para verificar que sean los precios más bajos del mercado. La observación es correcta. En los Términos de Referencia del estudio se dispuso un monto diario de pasajes y viáticos en su conjunto de $200.-, hecho que cuenta con la no objeción del Banco. b) No tenemos comentarios al respecto. c) Cuando se realizan comisiones en vehículos particulares de los consultores, el procedimiento habitual de la UNPRE es solicitar la planilla de rendición final de viáticos (o de anticipo según corresponda) suscripta debidamente por el 77 responsable del estudio, con algunos comprobantes que simplemente verifiquen que la comisión se haya realizado (no necesariamente a nombre de los consultores). d) Las observaciones son correctas. El monto diario es fijo, reuniendo los conceptos de pasajes y viáticos, con lo cual los consultores una vez realizada la comisión no necesariamente tuvieron que volver al lugar de origen. Observaciones Particulares 1.CA.47: Respecto al importe abonado a un consultor en concepto de combustible y viático por $ 1.049.- surge que: a) No se tuvo a la vista documentación que acredite los motivos de la comisión a Buenos Aires, o un informe detallando las actividades realizadas en la misión. b) Atento a ser un viaje realizado con un vehículo particular, no se cuenta con documentación que permita constatar la fechas de estadías del consultor, y que la documentación aportada corresponda al consultor. La orden de pago, adjunta tickets de peaje y de combustible, que si bien se encuentran inicialados por la UNPRE no identifican al consultor, y no posee otra intervención de la UNPRE indicando qué controles se llevaron a cabo sobre los mismos. (p.e. se visualiza una factura B 0002-00004578 del 14/07/03 de fecha posterior a la misión). Comentarios 1.CA.47 de la UNPRE: a) Idem comentario expuesto en b) de generales. b) Cuando se realizan comisiones en vehículos particulares de los consultores, el procedimiento habitual de la UNPRE es solicitar la planilla de rendición final de viáticos (o de anticipo según corresponda) suscripta debidamente por el Responsable del Estudio, con algunos comprobantes que simplemente verifiquen que la comisión se haya realizado. En el caso particular del comprobante observado, el mismo se trata de una recarga de combustible, la cual seguramente el consultor la incorporó una vez realizada la comisión, pero no hace al monto del viático en sí. 78 Observaciones Particulares UNPRE: De la revisión de los pagos en concepto de pasajes y viáticos por un importe de $ 2.936,90, surge que: a) Los pagos en concepto de pasajes fueron contabilizados conjuntamente con los viáticos, no detallando el nombre del proveedor, quienes son los beneficiarios de cada una de las órdenes de pago. b) Respecto al pago contabilizado por $ 867,80 por un viaje realizado a Montevideo por uno de los consultores para asistir a un “Seminario sobre experiencias exitosas del uso del fideicomiso como herramienta para la reactivación productiva”, no se tuvo a la vista documentación de respaldo que permita validar: los datos de la entidad organizadora, aprobación por parte de la UNPRE del viaje indicando que el mismo se encuentra en el marco de ejecución del Programa, inscripción y el certificado de asistencia al curso y el informe emitido por el consultor, por la capacitación recibida, debidamente recepcionado por la UNPRE Comentarios UNPRE: a) Efectivamente los pagos en concepto de pasajes y viáticos son registrados en forma conjunta. Las órdenes de pago contienen absolutamente todos los datos necesarios para identificar los beneficiarios de cada pago. b) Se tendrá en cuenta lo solicitado para las próximas comisiones. Recomendaciones: Documentar adecuadamente los pagos que respaldan las registraciones contables por estos conceptos. Establecer procedimientos uniformes que respalde todo el proceso para la liquidación de pasajes y viáticos, teniendo en cuenta entre otros, los observados. Establecer que el personal contratado que participe o asista a seminarios, realice misiones bajo las actividades del Programa, deben presentar a la UNPRE, para su aprobación, a la finalización de las mismas, un informe conteniendo un resumen de las actividades realizadas. 79 5- ENTIDADES BENEFICIARIAS Observaciones: a) Para los estudios 1.EG.38, 1.EE.89 y 1.EE.90, se suscribieron los convenios subsidiarios de transferencia de recursos con las EB, observando que no se estipuló en los mismos que los pagos se realizan centralizadamente desde la UNPRE, teniendo en cuenta que a su vez remiten al Reglamento Operativo el cual no fue adecuado a la nueva modalidad de no transferir fondos a las EB. b) Para los estudios 1.EE.89, 1.EE.90 y 1.CA.47, al 31/12/03 no surge de las registraciones contables que las entidades beneficiarias hayan dado cumplimiento con la contraparte local estipulada en los convenios a efectos de mantener el paripassu. c) Se ha podido observar en la mayoría de los TOR´s de los estudios analizados, que no se estipula una fecha deseable de inicio del estudio a efectos de ameritar la oportunidad y vigencia de los objetivos perseguidos. d) Los formularios de solicitud de alta de estudios para la gestión no poseen numeración correlativa, y no preveen un espacio para insertar la fecha de emisión. e) Se observó que en las rendiciones contabilizadas para los estudios 1.EE.44 ($ 4.500) y 1.EE.45 ($ 900.) la UNPRE aplicó el tipo de cambio correspondiente a la fecha de alta en la contabilidad. Se destaca que en la documentación de respaldo no surge la fecha de efectivo pago que permita determinar el importe que debió contabilizar la UNPRE. f) Surgieron diferencias entre las cifras contabilizadas por la UNPRE y las respuestas recibidas por aquellas entidades beneficiarias que respondieron a nuestra circularización: 1.EE.52: • Según EB fondos BID rendidos $ 84.549,30, registrados por UNPRE $ 80.150, diferencia a conciliar y conformar con EB: $ 4.399,30. 80 • A su vez se utilizaron por parte de la EB temporalmente fondos BID $ 1.782,93 por gastos no elegibles (gastos bancarios) que al 31/12/2003 aún no habían sido reintegrados a la cuenta corriente del estudio. 1.EE.66: • De acuerdo al extracto bancario enviado por la EB al 13/11/2003 fecha de solicitud de cierre de la cuenta el saldo ascendía a $ 0.-, cuando la UNPRE aún mantiene un saldo contable pendiente de $ 7.095,09. Se destaca que conforme lo informado por la EB la última rendición presentada es de fecha 11/04/2002, y que el importe a devolver a la UNPRE asciende a $ 3.698,63. • Según EB fondos BID rendidos $ 369.779,73, registrados por la UNPRE $ 366.383,27, diferencia a conciliar y conformar con EB: $ 3.396,46. • Según EB se utilizaron temporalmente fondos BID por $ 2.733,46 por gastos en concepto de aporte propio y que al 31/12/2003 aún no habían sido reintegrados por la EB. De este importe aún quedan pendientes de rendición por parte de la EB al 31/12/2003 $ 546,69. g) Durante el ejercicio la UNPRE implementó un sistema de anticipos con fuente 22 a consultores para solventar pasajes y viáticos. Al producirse la rendición del consultor en caso que el gasto que rinda incluya fuente 11 (iva) pagada temporalmente con fuente 22 se le descuenta el mismo, en el próximo anticipo que se le otorga. No registrando la UNPRE la inversión de fuente 11 hasta tanto la EB le reintegre efectivamente al consultor dicho importe. Al respecto surge que: 1. La factura que ya fue pagada en su totalidad al proveedor y que corresponde a una inversión elegible para el Programa una vez rendida por el consultor, se contabiliza únicamente por la fuente 22, quedando pendiente la inversión de fuente 11 hasta tanto la EB disponga del aporte local para cancelar la deuda con el consultor, quien termina financiando a la EB temporalmente el pago. 2. La UNPRE debe solicitar a la EB que deposite los fondos necesarios previo al pago de estos conceptos, ya que no es el consultor quien debe asumir la falta de aporte de la EB. 81 3. Esta deuda que tiene la EB con el Programa o la inversión de fuente 11 pendiente de registrar (ya pagada al proveedor) no queda contabilizada. 4. De los registros de la UNPRE no surgen los datos de los comprobantes respaldatorios por la adquisición de los pasajes, como así tampoco exponen la razón social de los proveedores. Únicamente se identifica por consultor y viaje realizado. Los pasajes debn ser adquiridos por el Programa (UNPRE/EB) a efectos de asegurar que los mismos corresponden al menor costo y a clase económica, y se debe solicitar la emisión de las facturas a nombre del Programa. 5. A la fecha de tareas de campo no fueron incluidas en justificaciones al BID estos pagos por lo que no se puede constatar el procedimiento a llevar a cabo por la UNPRE para incluir cada una de las facturas que respalden los pasajes. Comentarios de la UNPRE: a) En el considerando c) del convenio subsidiario se estipula que la ejecución del Programa será llevada a cabo por la UNPRE. Asimismo informamos que el Reglamento operativo no ha sufrido modificaciones. b) Los registros contables se efectuaron una vez recibida y aceptada la documentación pertinente por parte de la entidad beneficiaria, situación que no se cumplió al 31/12/2003, si bien se efectuaron los reclamos pertinentes. c) La fecha probable de inicio de actividades tiene por objeto ayudar a la programación de los desembolsos. Sin embargo, fijar una fecha anticipadamente, trae como consecuencia discrepancias posteriores ya que para que el consultor pueda ser contratado los TDR deben contar con la no objeción del BID lo cual demanda tiempos variables sin tomar en cuenta los tiempos adicionales que demandaba la efectiva firma del contrato. d) Se tendrá en cuenta la observación. e) Los tipos de cambio utilizados para las registraciones y para las posteriores justificaciones al BID, son los correctos. 82 f) Manifestamos nuestra voluntad una vez más para aclarar con el responsable de la EB el saldo a rendir a favor de la UNPRE, y en tal caso tomaremos las medidas necesarias para que ellos registren las operaciones correspondientes a efectos de conciliar las cuentas. g) 1. Las entidades beneficiarias siempre son las responsables de los saldos anticipados. 2. Los consultores firman un contrato con las entidades beneficiarias. 3. Las EB son las que autorizan esos anticipos a través de los estudios. 4. Los anticipos son exclusivamente para solventar el gasto que el consultor debe incurrir cuando realiza la comisión, es decir, viáticos 5. Sin comentarios. Recomendaciones: Incorporar aquellos procedimientos que modifiquen lo estipulado en el Reglamento Operativo del Programa. A efectos de no afectar el pari-passu, establecer los mecanismos necesarios para que las EB cumplan oportunamente con el aporte comprometido. Mantener conciliadas las registraciones contables de la UNPRE con los importes registrados por las EB, dejando adecuada evidencia documental. Los anticipos deben ser otorgados exclusivamente para cubrir los viáticos de los consultores por el tiempo que dure la comisión. Los pasajes deben ser adquiridos por el Programa. 6- CAJA CHICA (pagos en efectivo) Observaciones: Si bien estos importes no representan significatividad en la ejecución del ejercicio se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la revisión por muestra de un importe de $ 2.876,95 en concepto de reposiciones y rendiciones de fondos de caja chica, para que la UNPRE proceda a subsanar los mismos: a) De la revisión por muestra de un importe de $ 2.876,95 se ha podido observar que incluyen pagos por $ 1.463,58 (en efectivo) en concepto de compras de artículos 83 repetitivos, y que la UNPRE debe procurar adquirir, a los proveedores que fueron adjudicados para el ejercicio para este tipo de compras. b) La totalidad de los comprobantes incluidos en la muestra carecen del N° de rendición en la cual fueron incorporados, a efectos de evitar que los mismos puedan ser nuevamente incluidos en otra rendición de caja chica. c) En la rendición 01/03 la UNPRE descontó un importe de $ 429,80 informando que corresponde a un ajuste por una diferencia de liquidación de caja. Al respecto surgieron consideraciones a formular: 1. El asiento contable debería haber sido reflejado debitando la cuenta de inversiones (caja chica) por un importe de $ 1.579,74, y acreditándola por la diferencia que ajustó la UNPRE por $ 429,80, no correspondiendo la compensación de cifras realizadas. 2. Se observó que la UNPRE a pesar de ser conceptos incluidos en una orden de pago por gastos del ejercicio 2001, fueron descontados contablemente en las inversiones al tipo de cambio en USD vigente al momento del ajuste por USD 133,89 (3,21) y no al tipo de cambio 1/1 correspondiente al momento de la contabilización original por USD 429,80. 3. No se tuvo a la vista el respaldo documental que permita constatar el ajuste realizado y los motivos que originaron el mismo. Comentarios de la UNPRE: a) No es modalidad de la UNPRE adjudicar proveedores para todo un ejercicio. Cada compra de artículos se realiza mediante una compulsa de precios entre por lo menos tres proveedores. b) Si bien es cierto que la totalidad de los comprobantes incluidos en la muestra no identifican el Nº de rendición en la cual fueron rendidos, la planilla que contiene el detalle de los mismos si lo está (debidamente sellada y firmada por el Responsable Administrativo del Programa). Asimismo, es imposible que los comprobantes puedan ser incluidos en otra rendición ya que los mismos son 84 intervenidos en el momento del pago. No obstante para el ejercicio en curso identificamos el Nº de rendición en los comprobantes. c) La observación es válida, y se procesará en este ejercicio ajustando la diferencia originada por el tipo de cambio utilizado para el registro. Proponemos anular el ajuste efectuado en la reposición 01/2003 en la próxima reposición de fondos a realizarse en el ejercicio 2004. Recomendaciones: Procurar realizar las compras de artículos de librería a los proveedores seleccionados por concurso de precio. Documentar adecuadamente los ajustes contables realizados. 7- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos en cheque) Observaciones: Si bien estos importes no representan significatividad en la ejecución del ejercicio, se exponen las siguientes consideraciones que surgieron de la revisión por muestra de cuatro compulsas de precios y de los pagos realizados a un proveedor por compras repetitivas (artículos de librería e insumos para equipos) realizadas en los meses de 07/2003, 09/2003 y 11/2003 por $ 8.191,20, para que la UNPRE proceda a subsanar los mismos: a) No se conformó para cada concurso un expediente foliado que permita validar la integridad del mismo, consiste en documentación adjunta a cada orden de pago. En el caso de la documentación recibida por el Programa vía fax, constan únicamente copia de los mismos. b) No se tuvo a la vista el formulario preparado por la UNPRE por los ítems, cantidades y especificaciones para solicitar presupuestos, debidamente autorizado por responsable contable, como así tampoco su recepción (p.e: reporte de constancia de envío de fax) y/o documentación que permita constatar fehacientemente que la misma fue recibida por cada uno de ellos. c) No se tuvo a la vista la nómina de los proveedores debidamente autorizada por responsable del sector contable, a los cuales remitir la solicitud de presupuesto para cada una de las compulsas. 85 d) De las cuatro compulsas analizadas por distintos períodos (ganadas por un mismo proveedor), surge que en su mayoría participaron los mismos proveedores, sin ampliar la búsqueda a nuevos oferentes para la obtención de nuevos precios. Se destaca que si bien los otros dos participantes en algunos casos le fueron adjudicados ítems estos representan un porcentaje no significativo: Presupuesto Compulsa 1 Compulsa 2 Compulsa 3 Compulsa 4 Nº (07/03) (09/03) (11/03) (11/03) 1 Remada SRL Remada SRL Remada SRL Remada SRL 2 Limayo SRL Limayo SRL Limayo SRL Limayo SRL 3 Librería Mario Ofi express Ofi express Ofi express Ganadores y % Remada SRL 83 % Remada SRL: 74 % Remada SRL: 96% Remada SRL: 96% compra Limayo SRL: 4 % Limayo SRL: 3% Ofi Express: Ofi Express: Ofi Express: Librería Mario 17 % adjudicado 3% 4% 1% e) Teniendo en cuenta lo observado en d) precedente, surgen diferencias significativas en los precios cotizados en los ítems que se detallan a continuación, incluidos en uno de los cuadros comparativos de precios: Item Presupuesto 1 $ Presupuesto 2 $ Presupuesto 3 $ 1. 125.- 170.- 65.- 2. No cotiza 170.- 65.- 4. 90.- 54.- 22,50 7. 21.- 70,70 35.- 9. 146.- 637,28 390.- 12. 445 586.- 625.- 13 495.- 663,80 675.- f) De los doce presupuestos que se tuvieron a la vista se ha podido observar que en su totalidad no fueron intervenidos con un sello de recepción de la UNPRE, en su mayoría no se encuentran suscriptos por el proveedor, y en el caso de presupuestos recepcionados vía e mail y/o fax no se solicitó el correspondiente respaldo debidamente suscripto por responsable. g) La factura B 0003-00000656 (por la compra de uno de los ítems cotizados ) fue emitida por el proveedor el 13/11/2003, cuando los presupuestos incluidos en el cuadro comparativo poseen fecha de emisión entre el 13/11 y el 18/11/03. 86 Comentarios de la UNPRE: a) Tal como expresan, los importes incluidos en la muestra no representan significatividad en la ejecución del ejercicio auditado, por lo cual, esta Administración no considera necesario la apertura de un expediente por cada compra. Asimismo, la validez de la integridad de la documentación, no necesariamente requiere la apertura de un expediente. Esta Unidad siempre acompaña todos los antecedentes a cada orden de Pago a fin de facilitar la validación del pago, por ello no se comprende la observación. En algunos casos hay proveedores que solo envían presupuestos vía fax y solo lo envían en original en el caso que se les compren. Hay proveedores que ni cotizan porque lo han hecho muchas veces y por salirse de precio no se les ha comprado. b) Si bien no es el procedimiento de la UNPRE realizar un formulario por los ítems, cantidades y especificaciones para solicitar presupuestos, una vez obtenidos los mismos se realiza un cuadro comparativo, el cual está debidamente suscripto por la Responsable del área financiera – contable del Programa. La constancia de que las solicitudes de presupuesto son recibidas por cada proveedor son precisamente los presupuestos debidamente confeccionados (cabe mencionarse que en muchos casos, la solicitud de presupuesto se realiza telefónicamente). c) No consideramos como requisito obligatorio contar con una nómina de proveedores. Considerando el carácter poco significativo de los bienes, la UNPRE procede a realizar solamente una compulsa de precios preservando la economicidad del proceso administrativo para la adquisición de estos bienes. d) Optamos habitualmente por la mejor relación que exista entre la celeridad en la entrega de los bienes, la calidad y el precio. Si el proveedor ganador de la compulsa no contara con el 100 % de los productos solicitados y los productos faltantes no son de necesidad inmediata, estos últimos se mantienen pendientes hasta una nueva compra. e) El Programa no puede hacerse responsable por los diferentes precios que manejan los distintos proveedores. A veces es problema de marca, stock, e interpretación de algún ítem específico. 87 f) Se tomará en cuenta la observación, y en futuras compras se les dará a los presupuestos la debida constancia de recepción por la UNPRE. En cuanto a que no se encuentran suscriptos, no es costumbre de plaza, al entregarlo en papel membrete de la firma, No obstante en el futuro trataremos de que los presenten suscriptos por responsable. g) Comentario no procedente. (Efectivamente la fecha de la factura es la del mismo día del comienzo de la compulsa pero ese es un tema que la Unidad no puede tener control). Recomendaciones: Establecer por escrito las normas que regulen el funcionamiento de las compras de artículos repetitivos o de rutina, incorporando los procedimientos observados. Documentar adecuadamente las operaciones realizadas por el Programa. 8- INFORME SEMESTRAL DEL FONDO ROTATORIO AL 31/12/2003: Observaciones: Con relación a la presentación del informe semestral del fondo rotatorio al 31/12/03 realizada en fecha 01/03/2004 ante el BID surgieron las siguientes consideraciones a formular: a)Apartado II. Fondos utilizados pendientes de justificación ante el BID: USD 685.594,39 1. USD 41.602,28: Este importe en concepto de anticipos transferidos en pesos por $ 43.215,71 a las EB/consultores, se encuentra sobrevaluado al 31/12/03 ya que asciende al cierre a USD 14.749,39. 2. USD 643.992,11: importe informado como incluidos en las justificaciones Nº 28 y 29 no puede ser constatado ya que a la fecha de tareas de campo no fueron presentadas al Banco. No obstante este importe de USD 643.992,11, según las inversiones acumuladas al 31/12/2003 informadas en el estado financiero por fuente BID ascendería a USD 669.401,85 cifra que surge de: Inversiones justificadas al Banco al 31/12/2003: USD 11.539.593,22 Inversiones contabilizadas al 31/12/2003: USD 12.208.995,07 Diferencia a conciliar con el Banco USD 88 669.401,85 Apartado V Diferencia USD 209.917,94: La presentación mencionada adjunta un detalle por este importe, que responde a diferencias de cambio acumuladas al 31/12/2003, la cual no pudo ser conciliada con las imputaciones por este concepto realizadas en las registraciones contables. b) Conforme los datos informados en el LMS10 al 31/12/2003 se ha podido observar que el importe del fondo rotatorio pendiente de justificar por USD 1.700.727,31 contiene USD 448.573,20 por desembolsos con una antigüedad mayor a tres años. Solicitud Nº Fecha de Fecha limite S/ desembolso LMS1 20/12/00 10/11/02 21 Al 31/12/03 448.573,20 Comentarios de la UNPRE: a) Apartado II: 1. Nos remitimos a lo expuesto en Nota 2 a los estados financieros. 2. La diferencia corresponde a una partida conciliatoria por comprobantes no justificados al BID por encontrarse en proceso de revisión. a) Apartado V: Las diferencias de cambio acumuladas surgen de los registros contables y de los papeles de trabajo preparados por esta Administración. b) El comentario de la UNPRE no responde a lo observado. Recomendaciones: Atento que el importe del anticipo de fondos (fondo rotatorio) fue otorgado en virtud de la justificación presentada por el Programa por la necesidad de cubrir gastos relacionados con la gestión y para no interrumpir el normal desarrollo de la ejecución, se debe procurar acelerar los plazos en la 89 rendición de los mismos –no apartándose de las pautas establecidas para la correcta ejecución- a efectos de no mantener fondos anticipados de larga data. BUENOS AIRES, 8 de julio de 2004. Dra. Silvina NEGRO Dra. M. Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisora DCEE. AGN Coordinadora DCEE. AGN Jefe DCEE. AGN 90 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID (Ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2003) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - test o pruebas de transacciones; - análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - análisis de legajos de consultores; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto; - reconciliaciones bancarias; - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - examen del cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período; - como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias. 91 El alcance de nuestro examen comprendió: • el 97,90 % de los orígenes de fondos, compuesto por el 100 % de “Fondos BID”, de “Local Tesoro Nacional”, y de “Local Otros”, y el 47,48 % de “Local Entidades Beneficiarias”, • el 38,36 % de los usos de fondos, compuesto por el 39,87 % del “Componente 1 Estudios”, el 73,71 % del “Componente 2 - Fortalecimiento Institucional”, el 35,50% del “Componente 3 - Administración y Supervisión”, y el 32,42 % del “Componente 4 - Plan Estratégico de Asistencia Técnica”, comprendiendo según la clasificación por tipo de gasto el 39,10 % de “Honorarios”, el 19,53 % de “Pasajes y Viáticos” y el 42,84 % de “Gastos”, expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos en dólares por el ejercicio finalizado el 31/12/03. Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas corresponde destacar que la UNPRE no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 8 de julio de 2004. Dra. Silvina NEGRO Dra. M. Fernanda IBAÑEZ Dr. Miguel ZURETTI Supervisora DCEE. AGN Coordinadora DCEE. AGN Jefe DCEE. AGN 92