2011_128info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN III (PMP III)”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1896/OC-AR BID (L-1035)
(Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/10)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados financieros que se detallan en el apartado Isiguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/10, correspondientes al “Programa
Multisectorial de Preinversión III” (PMP III), parcialmente financiado con recursos del
Contrato de Préstamo N° 1896/OC-AR, suscripto el 06/11/07 entre la Nación Argentina y el
Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Los recursos utilizados se encuentran habilitados
mediante el Convenio de Línea de Crédito Condicional AR-X1008 (CCLIP Conditional
Credit Line for Investment Projects) suscripto entre el BID y la Nación Argentina el
06/11/07.
El Organismo Ejecutor es la Secretaría de Política Económica (SPE) del actual Ministerio de
Economía y Finanzas Públicas (MEyFP) a través de su Dirección Nacional de Preinversión
(DINAPREI). Los servicios administrativos son suministrados por el Área Común de
Servicios Administrativos (ACSA) para los Programas y Proyectos con Financiamiento
Internacional creada en el ámbito de la SPE por Resolución Nº 279 – SPE del 15/11/05.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a)
Estado de inversiones acumuladas. Período 01/01/2010 al 31/12/2010
expresado en pesos.
1
b)
Estado de inversiones acumuladas. Período 01/01/2010 al 31/12/2010
expresado en dólares estadounidenses.
c)
Estado de Flujo de Efectivo. Período 01/01/2010 al 31/12/2010 expresado
en pesos.
d)
Estado de Flujo de Efectivo. Período 01/01/2010 al 31/12/2010 expresado
en dólares estadounidenses.
e)
Notas Nos. 1 a 22 a los estados financieros en pesos y dólares
estadounidenses.
f)
Inventario de bienes del UEPEX.
Los estados financieros surgen de registros contables elaborados por el Programa, y son
de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados el 02/02/11. Se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 12/04/11 y el 24/06/11.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas
por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, y demás procedimientos de
auditoría que se consideraron necesarios, los que se detallan en nuestra declaración de
procedimientos adjunta.
2
III-
ACLARACIONES PREVIAS
1.
Por Nota DINAPREI Nº 756/11 del 26/04/2011 se dio respuesta parcial a
nuestro requerimiento de información a los asesores legales del Programa. En la
misma se declara que no se ha tomado conocimiento de la existencia de litigios,
reclamos y/o juicios pendientes a la fecha, que no se establece que existan otras
situaciones relacionadas con el Programa que podrían originar obligaciones para
éste y que se remiten las consultas pertinentes a la Coordinación General
Administrativa y Legal de la Secretaría de Política Económica, acerca del estado de
situación actual del expediente S01:03788037/2007 informado en los ejercicios
anteriores. Al respecto ante nuestro reclamo la DINAPREI nos respondió que, a la
fecha, la Coordinación General Administrativa no ha dado respuesta a la consulta.
2.
El estado de inversiones en dólares no expone el disponible al cierre
respecto de la matriz de financiamiento, incumpliendo la Guía de Informes
Financieros y Auditoría punto 2.11 (b).
3.
En los Estados de Flujo de Efectivo -en pesos y dólares- se exponen
ingresos y egresos por Diferencia de Cambio en la columna “Otros” de la apertura
por fuente, cuando deben incluirse en la de fondos locales.
4.
Los Desembolsos BID del Estado de Flujo de Efectivo en pesos y el aporte
local del mismo estado en dólares no se exponen por el valor real ingresado, sino
afectados
por
diferencias
de
cambio.
(-$51.672,01
y
USD
1.692,80,
respectivamente).
5.
No se expone separadamente el aporte de contrapartida realizado por el
Prestatario del realizado por las Entidades Beneficiarias (sea en efectivo o como
reconocimiento de gastos), dificultando el seguimiento respecto del Estado de
Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados presentado al cierre del ejercicio
3
anterior, y del cumplimiento por parte de las entidades de los Convenios
Subsidiarios suscriptos.
6.
La Nota 2 expresa que los aportes locales se exponen valuados a tipo de
cambio de referencia del BCRA, no obstante ello, los aportes en efectivo de
entidades beneficiarias por reintegro de IVA, se valuaron a tipo de cambio
Vendedor del Banco de la Nación Argentina.
7.
La Nota Desvíos Financieros entre el POA y las Inversiones no tiene
número y está intercalada entre las notas 21 y 22. A su vez, el Total de Inversiones
del ejercicio de aporte local de la misma tiene una diferencia de USD 88,00 por
error de suma.
Por otra parte, en el primer párrafo se verificaron diferencias entre las cantidades de
reuniones de Comité Técnico (1), la cantidad de estudios aprobados (2) y el monto
de fondos comprometidos ($ 433.150,00), respecto de las Actas tenidas a la vista.
8.
En la Nota 22, la columna de Efectivo EB incluye en los ingresos $
63.393,73 que también están incluidos en la columna TGN y 925. A su vez, la
columna de Aporte EB no expone el saldo contable de esa cuenta debido a que
compensa los $ 63.393,73 duplicados en la columna de efectivo.
Las mismas observaciones se repiten en el cuadro en dólares por USD 16.726,57,
que corresponden a la conversión de los $ 63.393,73 a tipo de cambio del ingreso
efectivo (por USD 16.465,90) y a una diferencia de cambio aplicada.
9.
La apertura por fuente del saldo disponible de la Nota 22 no tiene sustento
contable, ya que las cuentas mencionadas no tienen esa apertura.
4
IV.
DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expresado en III – 1. y
excepto por lo expuesto en III- 3 a 9 precedentes, los estados financieros identificados
en I- presentan razonablemente la situación financiera del “Programa Multisectorial de
Preinversión III” por el ejercicio finalizado el 31/12/10, así como las transacciones
realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas
contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Contrato de
Préstamo N° 1896/OC-AR, suscripto el 06/11/07 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
BUENOS AIRES, 24 de junio de 2010.
5
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL CUMPLIMIENTO
DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1896/OC-AR BID (L-1035)
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN III” (PMP III)
(Ejercicio Nº 3 finalizado el 31/12/10)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros correspondientes al ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/10 del “Programa
Multisectorial de Preinversión III”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las
cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en las
diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 1896/OC-AR, suscripto el
06/11/07 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
El Organismo Ejecutor es la Secretaría de Política Económica (SPE) del actual Ministerio de
Economía y Finanzas Públicas (MEyFP) a través de su Dirección Nacional de Preinversión
(DINAPREI). Los servicios administrativos son suministrados por el Área Común de
Servicios Administrativos (ACSA) para los Programas y Proyectos con Financiamiento
Internacional creada en el ámbito de la SPE por Resolución Nº 279 – SPE del 15/11/05.
1)
Introducción y Anexo único cláusula 4.01. Organismo Ejecutor
Por Decreto 1907/2010 de fecha 07/12/2010, publicado en el Boletín Oficial el
14/12/2010, se incorpora a la estructura organizativa de la Secretaría de Política
Económica (SPE) del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, la Dirección
Nacional de Preinversión (DINAPREI), que será la continuadora a todos los efectos de
la Unidad de Preinversión (UNPRE) que se suprime por artículo 3 de la misma norma.
6
Por lo tanto, la ejecución del Programa a partir de esa fecha es llevada a cabo a través
de la citada Dirección.
2)
Cláusula 1.01: Costo del Programa
El costo total del programa se estima en el equivalente a USD 25.000.000,00. El
programa informó mediante nota que no se produjeron modificaciones durante el
ejercicio.
Finalizado el tercero de los cinco ejercicios previstos el monto ejecutado alcanzó al
33,62%.
3)
Cláusula 1.02 (a): Monto del financiamiento BID por USD 20.000.000,00.
Durante el ejercicio se desembolsaron USD 4.112.402,14, ascendiendo el total
acumulado al 31/12/10 a USD 7.142.633,22, según Resumen Financiero del Banco.
4)
Cláusula 1.04: Recursos adicionales por USD 5.000.000,00.
Al 31/12/10 los fondos de contrapartida local aportados, conforme lo registrado por la
DINAPREI (ex UNPRE), ascienden a la suma de $ 6.878.407,44/USD 1.896.988,21.
El total aportado durante el ejercicio 2010 por $ 3.044.158,30/USD 784.477,04
incluye:
1. $ 2.150.018,00 desembolsados por el Tesoro Nacional.
2. $ 387.704,73 por el pago de “Costos Financieros” (Intereses y Comisión de
Crédito).
3. $ 506.435,57 por la contabilización de los aportes recibidos de las Entidades
Beneficiarias (EB) en efectivo, por el pago de impuesto al valor agregado (IVA) y
en concepto de reconocimiento de gastos.
Con respecto a los Aportes de las Entidades Beneficiarias, establecidos en los
Convenios Subsidiarios suscriptos, se verificaron incumplimientos que se exponen en
nuestro Memorando a la Dirección apartado A-2.3.
7
5)
Cláusulas 2.02 y 2.05: Intereses y Comisión de Crédito
Cumplidas. De acuerdo a la información suministrada por el proyecto, se abonaron los
siguientes valores:
Fecha de
Moneda
vencimiento del pago
6)
Interés
Comisión de
Crédito
Total
41.606,11
06/05/2010
USD
21.069,76
20.536,35
06/11/2010
USD
38.608,29
18.614,12
57.222,41
Totales
USD
59.678,05
39.150,47
98.828,52
Cláusula 3.01: Monedas de los Desembolsos y Uso de Fondos del
Financiamiento
Cumplida.
7)
Cláusula 3.03: Reembolso de gastos con cargo al Financiamiento
No se utilizaron recursos del financiamiento para reembolsar gastos efectuados.
8)
Cláusula 3.04: Plazo para desembolsos (5 años)
Cumplida. Durante el ejercicio no se han acordado modificaciones al plazo para
finalizar los desembolsos de recursos del financiamiento, continuando vigente la fecha
de cierre original (06/11/2012).
9)
Cláusula 3.05 b): Informes del Fondo Rotatorio
Cumplida. Con respecto al informe correspondiente al primer semestre se hizo una
segunda presentación incorporando modificaciones solicitadas por el Banco y fue
aprobado por Nota CAR 4547/2010 de fecha 10/09/2010. La aprobación del informe
del segundo semestre fue notificada por Nota CSC/CAR 2696/2011 del 30/05/2011.
10)
Cláusula 4.01: Adquisición de Bienes
Cumplida.
8
11)
Cláusula 4.02: Mantenimiento
El mantenimiento de los equipos es llevado por personal de las áreas de mayordomía,
servicios
generales
(equipos
informáticos
y
limpieza),
y
coordinación
de
mantenimiento (bienes muebles) del MEyFP.
12)
Cláusula 4.04 Contratación y Selección de Consultores
Cumplida parcialmente. Existen observaciones puntuales que se detallan en el
Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
En lo atinente al apartado (d) -Plan de selección y contratación de consultores- el
Proyecto nos informó que se estuvo trabajando en la implementación del Sistema de
Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA), el cual se puso en marcha en el 2011.
13)
Cláusula 4.05 (b) y (c) y Art. 7.03 (a) (i): Informes de avance/progresos
semestrales del Proyecto
Cumplida. El informe correspondiente al primer semestre enero/junio fue presentado al
Banco el 27/08/2010 y el correspondiente al segundo semestre julio/diciembre fue
presentado 04/02/2011. El Banco da por cumplido y aprobado el primer informe el 7 de
septiembre de 2011 y el segundo, el 15 de marzo de 2011.
Por otra parte, junto con las aprobaciones mencionadas el Banco da por cumplida la
cláusula 4.05 b), con la confirmación de que ambos informes se encuentran publicados
en el sitio Web del Programa: http://www.mecon.gov.ar/unpre.
14)
Cláusula 4.06 (a) Plan Operativo Anual (POA) Vencimiento: 30/11
Cumplida. Por Nota CSC/CAR 216/2011 del 28 de enero, el Banco da por cumplido el
requerimiento de esta cláusula luego de analizar el POA presentado el 30/11/2010.
15)
4.06 (b) Registro Sectorial de Firmas Consultoras y Consultores Individuales
(ROSTER)
9
Cumplida parcialmente. No se incluye a las firmas consultoras. Por Nota CSC/CAR
1520 del 31/03/10 el Banco da por cumplida la cláusula, tomando nota que el Sistema
ROSTER
de
consultores individuales está disponible online en el sitio:
http://www.unpre.mecon.gov.ar/roster_consultores.html
(Actualmente
http://www.dinaprei.mecon.gov.ar/roster_consultores.html).
16)
Cláusula 5.01: Registros y Artículo 7.01: Control Interno y Registros
Cumplida parcialmente. Nos remitimos a las observaciones expuestas en nuestro
Memorando a la Dirección, apartados A.4, A.5, B.3 y B.4.
17)
Anexo Único Cláusula 3.01 Costo del Programa y Plan de Financiamiento
El Pari Passu por componente -en la mayoría de los casos- excede en el aporte local lo
previsto en la matriz de financiamiento. Según lo manifestado por el Programa, se está
trabajando en una propuesta de modificación de la Matriz de Financiamiento.
18)
Anexo Único Cláusulas 4.03, 4.05 y 4.07.
Cumplida parcialmente. Respecto de la aprobación y ejecución de estudios y de las
gestiones administrativas llevadas a cabo por el ACSA, las observaciones se exponen
en nuestro Memorando a la Dirección apartados A.2, B.2 y A.4 y B.3 respectivamente.
19)
Artículo 6.01 (a) y (b): Disposiciones generales sobre la ejecución del
Programa
El Programa nos respondió que no realizaron modificaciones a los documentos1 citados
en el presente artículo.
1
Planes, especificaciones, calendario de inversiones, presupuestos, reglamentos, y otros aprobados por el BID,
cambios sustanciales en contratos, modificaciones en categorías de inversión.(comentario AGN)
10
20)
Artículo 6.04 b): Demostración de aporte local (Vto. 28/02). Recursos
Adicionales
Cumplida fuera de término (26/03/2010). Fue dada por cumplida con carácter de
excepción por Nota CSC/CAR 1980 del 28/04/2010.
BUENOS AIRES, 24 de junio de 2011.
11
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN III” (PMP III)
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1896/OC-AR BID (L-1035)
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/10)
Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, correspondientes
al tercer ejercicio finalizado el 31/12/10 del “Programa Multisectorial de Preinversión III”
Contrato de Préstamo BID N° 1896/OC-AR del 06/11/07, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en el Programa (DINAPREI/ACSA), que
hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el
examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones
detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los
sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la
materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del
presente Memorando:
12
A.1 y B.1
Consultoría: Incumplimiento de la normativa nacional. Falta de perfiles
definidos o adaptación de éstos a las ternas. Incumplimientos contractuales.
Procesos de selección con designación de consultores que no cumplen los
requisitos y errores en la evaluación.
A.2 y B.2
Aprobación y Ejecución de Estudios. Falta de documentación que acredite el
cumplimiento del Reglamento Operativo.(ROP). Atrasos significativos en la
gestión de los Convenios subsidiarios e incumplimiento de los mismos.
Archivo de documentación deficiente.
A.4 y B.3
Control Interno. Falta de estructura definida y de manuales.
A.5 y B.4
Disponibilidades y registros. Falta de detalle en las registraciones.
Información extracontable. Demoras en el reintegro y reclamo de créditos.
A.3 y B.5
Gastos de logística: Falta de documentación y falta de firma en órdenes de
compra.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
A-1
CONSULTORIA
Observaciones:
Consultoría para Estudios
Proceso de Selección
A-1.1
En el 100% de los casos analizados, no se tuvo a la vista constancia de
convocatoria o del diligenciamiento de cartas de invitación a los postulantes, ni
manifestación de interés de los participantes.
A-1.2
Los currículos (CV) no tenían constancia ni fecha de recepción por parte del
Proyecto. Asimismo, algunos carecen de firma y/o fecha de emisión.
13
A-1.3
No se tuvo a la vista la notificación a los participantes de la terna del resultado
de la Evaluación.
A-1.4
En algunos casos no se tuvieron a la vista las acreditaciones de antecedentes
profesionales (títulos académicos), mencionados en el CV y que debían ser adjuntados
a éste al momento de su presentación. Asimismo, en algunos casos, los antecedentes
que sí fueron acreditados no se encontraban firmados por el Representante Técnico.
A-1.5
Los perfiles requeridos en los Términos de referencia en muchos casos
solicitan o bien profesionales de áreas totalmente disímiles o generalidades como
“profesional de Ciencias Sociales o Ciencias Exactas o similar”, sin que se pueda
asociar con las actividades previstas y sobre las cuales tendrá responsabilidad. A su
vez, en muchos casos bajo la figura de ampliación de perfil, se termina seleccionando
a profesionales que no se corresponden con lo requerido a pesar de que concursan con
otros que sí cuentan con el título de grado específico.
A-1.6
En algunos casos los integrantes correspondientes a las ternas de selección
analizadas no cumplían con los requisitos exigidos por los TDR, a saber:

En cuanto a la antigüedad de la profesión requerida para el puesto (4 casos).

En cuanto a la profesión exigida (7 casos).

En cuanto a experiencia específica vinculada a Evaluación de Proyectos (1
caso).

En cuanto al nivel académico solicitado (estudios de posgrado) (1 caso).

En cuanto a su especialización profesional (1 caso).
Contratos
A-1.7
No se tuvieron a la vista los Actos Administrativos aprobatorios de los
contratos analizados, según el Decreto Nº 577/03 y sus modificatorios, para aquellas
contrataciones en las cuales la EB forma parte de la Administración Pública Nacional
14
(APN) y/o corresponde a entes centralizados o descentralizados. Asimismo, respecto
de aquellas contrataciones que no se encuentran en el mencionado ámbito, tampoco
se tuvo a la vista el acto administrativo aprobatorio de las contrataciones efectuadas,
emitido por autoridad competente. Cabe aclarar que la falta de acto administrativo no
impidió la realización de los pagos.
A-1.8
Los contratos no indican un período cierto de actividades sino que no
superarán la cantidad de meses especificada, y que se prevé el inicio no en una fecha
cierta sino alrededor de un determinado día. A su vez, en varios casos la UNPRE
autorizó -por nota- prórrogas sin que se realizaran enmiendas contractuales (entre la
EB y el consultor), a pesar de que en la cláusula III dice que la continuación de las
tareas, una vez operado el vencimiento del contrato, no importará en modo alguno la
tácita reconducción del mismo.
Control de legajos
A-1.9
En algunas de las contrataciones analizadas no se tuvieron a la vista las
Declaraciones Juradas de Incompatibilidades y/o la Declaración Jurada de Conflictos
de Intereses, que debían suscribirse al momento de la firma del contrato.
Informes
A-1.10
De los Informes presentados se pudo observar que:

No se tuvo a la vista constancia de recepción por parte de la EB de los
informes presentados por los consultores que le permita a la UNPRE verificar el
cumplimiento preciso del cronograma establecido contractualmente.

En algunos casos no indicaban la fecha de recepción por Parte de la UNPRE.

Se tuvieron a la vista Informes de Avance y/o Finales que no indicaban fecha
de elaboración.
15
Consultoría UNPRE
Procesos de selección
A-1.11
En el 100% de los procesos de selección muestreados surgen las siguientes
observaciones:

No se tuvo a la vista constancia de que se hubieran enviado cartas de
invitación a los postulantes del proceso de selección, ni que éstos hayan
manifestado expresiones de interés en participar de dicho proceso.

Los CV de los ternados no cuentan con constancia ni fecha de recepción por
parte del Programa. A su vez, en el 40% no indican fecha de emisión.

No se tuvieron a la vista constancias de notificación o comunicación a los
ternados con el resultado final de la selección.
Contratos
A-1.12
En el 100% de los casos analizados se observó que los Actos Administrativos
aprobatorios de las contrataciones acorde a las exigencias del Dec. 577/03 y sus
modificatorios, se emiten con fecha posterior al inicio del contrato, llegando en tres
casos a ser emitido 11 meses después de su inicio y, en un caso, 3,5 meses después de
finalizado.
Pago de Honorarios
A-1.13
La mayoría de los pagos incluidos en muestra se realizaron sin contar con el
respaldo del acto administrativo aprobatorio de los contratos.
Informes
A-1.14
En la mayoría de los contratos y TDR analizados, se observó que éstos no
exigen la presentación de Informes de Avance y/o Final. El Informe Final de
Cumplimiento debe ser exigido según Dcto. 2345/08- Art. 4° del ANEXO I, y Res.
37/09- Art. 23°.
16
Comentarios PMPIII:
Consultoría Estudios
Proceso de Selección
A.1.1
Según la Política de Selección de consultores del BID GN 2350/7, para el caso
de selección de consultores individuales no se requiere ni Carta de Invitación ni
Manifestación de Interés.
A.1.2
Se toma nota. El programa deja constancia de la documentación recibida en la
Nota de Elevación de la Entidad.
A.1.3
El Programa comunica a la Entidad Beneficiaria quien ha sido el consultor
seleccionado para trabajar en el estudio, es responsabilidad de la EB la comunicación
con los consultores.
A.1.4
Se toma nota.
A.1.5
La Entidad Beneficiaria eleva para nuestra consideración una ampliación de
perfil, la cual es analizada y aprobada por el Analista Técnico del Programa. Dicha
aprobación consta en la nota recibida de la EB. El analista técnico verifica
principalmente los años de especialización en la temática requerida, es decir,
experiencia en trabajos similares, siendo esto lo más importante para el desarrollo de
las actividades.
A.1.6
Se toma nota.
Contratos
A.1.7
El Programa verifica que los contratos en los cuales las Entidades
Beneficiarias son Entes Nacionales se presente el Acto Aprobatorio antes del pago de
honorarios.
17
En los casos
Entidades Beneficiarias (Municipios - Provincia) esta Dirección
entiende que los contratos firmados por los representantes naturales de las respectivas
entidades beneficiarias constituyen actos administrativos aprobatorios y probatorios
de los mismos.
A.1.8
Se toma nota. Los contratos fueron modificados por el Programa a fines del
2010, a fin de que tengan una fecha cierta de inicio. Asimismo, se considera fecha
cierta de finalización, la inclusión de la cantidad de meses que no deben superar las
actividades.
Cabe aclarar que según la cláusula III B del Contrato en su párrafo final prevé la
continuación en la prestación de la Obra aun cuando haya ocurrido el plazo de
finalización del contrato a fin de dar por finalizada las obras sin que esa continuación
implique una tácita reconducción del contrato.
Control de legajos
A.1.9
Se toma nota. El Programa a partir del año 2011 deja constancia de los
controles realizados mediante un sistema de check list que queda adjunto al legajo de
los consultores.
Informes
A.1.10
En el Formulario de Evaluación y Revisión que eleva la EB firmado por el
Representante Técnico consta la fecha de presentación de los informes por parte de
los consultores. Siendo éste el documento válido de presentación para el Programa.
Por otra parte la Entidad Beneficiaria eleva toda la documentación con la firma del
Responsable de la EB.
Consultoría UNPRE
Procesos de selección
A.1.11
Se toma nota.
18
Contratos
A.1.12
El Programa inicia el expediente de Contratación, luego el mismo es remitido
a la Secretaria de Política Económica, la que con posterioridad lo remite al Área de
Contratos y Pasantías del Ministerio, encargado de dar cumplimiento al Art 11 del
Anexo.
Pago de Honorarios
A.1.13
El primer pago a los consultores UNPRE se realiza con el Dictamen de
Asuntos Jurídicos del Ministerio y la nota de Autorización de Pronto de pago firmada
por Secretario de Política Económica. Dicha documentación es remitida al ACSA en
el primer pago del contrato. Para los pagos subsiguientes no se remite la
documentación al ACSA nuevamente. En el expediente entregado a esa auditoría
constan el Dictamen de Jurídicos y la Resolución aprobatoria de los contratos 2010.
Informes
A.1.14
Se toma nota.
Recomendaciones:
Tener en cuenta la normativa nacional vigente en materia de contrataciones.
Dejar adecuada constancia de todo lo actuado en materia de selección y contratación
de consultores.
Definir claramente los perfiles requeridos con anterioridad a la realización del
proceso, a fin de que los profesionales que integran las ternas conozcan los requisitos
previstos y si califican o no para la postulación, evitando adaptar los perfiles a los
profesionales ofrecidos y/o realizar contrataciones que no se ajustan al Término de
referencia aprobado.
A-2
PROCESO DE APROBACIÓN Y EJECUCIÓN DE ESTUDIOS
Se analizaron los Estudios Específicos (EE) 409, 430 y 446 y los Estudios Generales
(EG) 120 y 127.
19
Observaciones:
A-2.1
No hay constancia documental alguna de que se haya evaluado la pertinencia
con el objetivo del Programa, la congruencia del alcance, objetivo y monto para
determinar que los estudios son elegibles.
A-2.2
Los términos de referencia adjuntos al convenio subsidiario no son los
resultantes de redefinir los Productos Esperados aplicando las sugerencias del Banco
a las cuales éste condiciona su no objeción. Sólo se copió el comentario del Banco sin
establecer claramente cuáles son los resultados esperados (EG 120, EG 127 y EE
446).
A-2.3
Con relación al aporte de contrapartida de la entidad beneficiaria, no surge de
la revisión realizada documentación que acredite que la Entidad cumplió con su
compromiso contractual. Tampoco los registros contables permitieron identificar la
existencia de algún aporte realizado (EG 120 y 127 y EE 430). Con respecto al EE
409 sólo se tuvo a la vista una nota emitida en enero de 2011 y la documentación que
la respalda, de la cual surge que no se adjunta acto administrativo que respalde la
afectación del personal de la Entidad Beneficiaria al estudio, notificación y
conformidad de cada consultor a su afectación ni certificación o informe de tareas
realizadas, según lo establecido en el Instructivo de cumplimiento de las condiciones
del aporte de contrapartida.
A-2.4
De acuerdo a la documentación suministrada surge que en ningún caso se
cumplió con el plazo de ejecución establecido en el Convenio subsidiario y aprobado
por el Banco, sin que se haya tenido a la vista solicitud de ampliación del plazo
original con la correspondiente justificación emitida por la Entidad (Cláusula Novena
del Convenio Subsidiario) y aprobada por la UNPRE. Los atrasos incurridos por
cada uno de los estudios son:
20
Estudio
A-2.5
Plazo
Plazo de
Observaciones
original
Ejecución
EG 120
210 días
550 días
A la fecha del último pago realizado
EG 127
210 días
686 días
A la fecha del último pago realizado
EE 430
365 días
553 días
A la fecha del último pago realizado
EE 409
210 días
678 días
Al 31/12/2010 quedando pagos pendientes a esa fecha
EE 446
300 días
512 días
Al 31/12/2010 quedando pagos pendientes a esa fecha
No se tuvo a la vista justificación de las razones por las cuales en el EE 409 se
celebró entre la Entidad Beneficiaria y Energía de Entre Ríos S.A. un acuerdo de
facilitación. Por otra parte, no queda expresamente definido cuál será el alcance de las
tareas a desarrollar ni la delegación expresa de actuar en nombre de la Entidad
Beneficiaria al momento de suscribir contratos para el Programa.
A-2.6
Los pagos a las firmas consultoras contratadas por los EE 409 y 446 fueron
contabilizados en la cuenta 1211110101-(Honorarios consultores nacionales) y no en
la correspondiente 1211110103-(Honorarios firmas nacionales).
Comentarios PMPIII:
A.2.1
Se toma nota. Por otra parte, cabe mencionar que a partir del Acta N 88 de
fecha 11/08/2011, se incluyó un párrafo en el cual consta lo solicitado.
A.2.2
Se toma nota.
A.2.3
La Entidad Beneficiaria a la fecha no ha realizado su aporte de contraparte
(EG 120 y EG 127). La Entidad Beneficiaria del EE 430 aportó parte de su compromiso de
contraparte en concepto de IVA en el año 2009. El aporte realizado fue por $ 52.953,00 que
corresponde al IVA que contiene las facturas de los consultores y los gastos logísticos.
Respecto al EE 409 el Programa antes de contabilizar el aporte de la EB verifica que esté
completa la información según lo establecido en el Instructivo, de no estar correcta la
presentación se realiza el reclamo pertinente y solo una vez que se cumplan todos los
requisitos se procede a su registración.
21
A.2.4
Se toma nota para los EG 127, EE 409 y EE 446. Respecto del EE 120 y
EE 430 el comentario no responde a lo observado respecto de la prórroga del Convenio
subsidiario. (Mediante Nota UNPRE 632 de fecha 13/04/2010 se otorgó la prórroga a la
solicitud presentada de la Entidad Beneficiaria. Cabe aclarar que la prórroga se otorga al
contrato del consultor si éste no ha presentado a la entidad beneficiaria sus informes antes del
plazo de vencimiento del contrato).
A.2.5
Mediante Acta UNPRE-BID de fecha 11 de marzo de 2009, el BID y la
UNPRE otorga la no objeción al Acuerdo de Facilitación celebrado entre la Entidad
Beneficiaria y el Ente Facilitador (ENERSA). Adjuntamos copia del Acta Nro. 3.
Por otra parte cable aclarar que es facultad de la Entidad Beneficiaria celebrar el Acuerdo de
Facilitación.
A.2.6
Se toma nota. Por otra parte solicitaremos al ACSA la reclasificación.
Recomendaciones:
Dar estricto cumplimiento a lo establecido en el reglamento operativo respecto de la
documentación requerida y las instancias necesarias para la aprobación de estudios a
ser financiados, dejando constancia en legajos completos y que respeten el orden
cronológico.
Efectuar el seguimiento de los Convenios subsidiarios celebrados, a fin de garantizar
que las Entidades beneficiarias cumplan con los plazos y las obligaciones contraídas,
siendo la eficiencia de esas gestiones lo que conlleva a la eficiencia del Programa.
A-3
GASTOS DE LOGÍSTICA
Observaciones:
A.3.1
Las órdenes de compra tenidas a la vista no estaban suscriptas por el
beneficiario, como manifestación expresa de la relación contractual entre las partes y
de aceptación de los términos y condiciones de la misma.
22
A.3.2
No surge de la documentación tenida a la vista, el criterio de selección de las
firmas a invitar para la presentación de presupuestos. Por otra parte, en las cartas de
invitación, no se establece ni plazo ni fecha límite para la recepción de los
presupuestos.
A.3.3
Los presupuestos no tienen constancia de recepción por parte de la Entidad
Beneficiaria.
Comentarios PMPIII:
A.3.1
Se toma nota de lo observado y se informa que con respecto a las próximas órdenes
de compra que se emitan, se gestionará la suscripción de las mismas.
A.3.2
En relación a lo señalado respecto de la existencia de un criterio de búsqueda de
potenciales oferentes, se informa que la normativa aplicable solo exige la invitación de 3
proveedores del rubro correspondiente sin que se encuentre estipulada la obligatoriedad de
establecerlos. Cabe aclarar que es responsabilidad de la EB el proceso de adquisiciones de
gastos logísticos, el Programa supervisa los tres presupuestos presentados.
A.3.3
Se toma nota.
Recomendaciones:
Dejar constancia de la relación contractual entre las partes suscribiendo las órdenes
de compra.
La realización de trabajos que implican contenido intelectual, como los que fueron
objeto de esta muestra, amerita la definición de criterios que garanticen la calidad de
las contrataciones, siendo de aplicación lo que establecen las normas en cuanto a
selección basada en calidad y costo. Dejar adecuada constancia en el expediente de
los controles que se realicen.
23
A-4
CONTROL INTERNO
Observaciones
A.4.1
La estructura organizacional del Programa aún se encuentra pendiente de
aprobación. Por Nota DINAPREI Nº 620/2011 del 29/03/2011 se elevó al Secretario
de Política Económica el Proyecto de Resolución correspondiente, adecuado al
Decreto 1907/2010, por el que se incorpora a la Secretaría de Política Económica del
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas la Dirección Nacional de Preinversión
como continuadora de la Unidad de Preinversión, que fue suprimida por la misma
norma. En el citado Proyecto coincide la cantidad de áreas con el organigrama
nominativo suministrado pero se reemplaza el Área de Planificación y Gestión por la
de Programación y Control.
A.4.2
Con respecto al Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros,
actividades que están a cargo del ACSA, aún se encuentra en proceso de elaboración
a efectos de adecuarlo a la realidad operativa del área, previéndose que será aprobado
e implementado durante el 2do. semestre del presente año.
Comentarios PMPIII:
A.4.1
La DINAPREI elevó un Proyecto de resolución de organigrama a fin de
normalizar la estructura actualmente existente.
El Organigrama entregado a esa Auditoria respondía a la Estructura de la UNPRE.
A.4.2
Es correcta la aseveración.
Recomendaciones:
Definir y poner en marcha tanto la estructura como los manuales de procedimientos a
fin de garantizar un nivel de control interno adecuado para las operaciones del
Programa.
24
A-5
DISPONIBILIDADES Y REGISTROS
Observaciones:
A.5.1
No se realizaron modificaciones al Plan de Cuentas a fin de subsanar las
observaciones realizadas en la auditoría anterior, ya que los Créditos continúan
estando incluidos dentro del Rubro Disponibilidades y las cuentas de Créditos con las
Entidades Beneficiarias se exponen con saldo Deudor y Acreedor dentro del Activo.
A.5.2
Se constató la existencia de demoras en algunas registraciones que altera la
secuencia numérica de los asientos.
A.5.3
Los mayores contables de la cuenta operativa no detallan el concepto del
pago, lo cual dificulta la conciliación de las partidas. Por otra parte, se realizan
anulaciones que sólo pueden ser conciliadas por importe, debido a que dicen anular
números de comprobante que no coinciden con los detallados al momento de la
emisión.
A.5.4
Al cierre del Ejercicio el Programa acumula Créditos con las Entidades
Beneficiarias por reintegro de IVA que en algunos casos vienen desde el ejercicio
2008. Solicitados los reclamos realizados por la UNPRE se pudo constatar que -en la
mayoría de los casos- se reclaman recién a fines de diciembre de 2010 créditos
generados en el 2008 y 2009, o bien que si se reclamaron al inicio del ejercicio no
hubo intimaciones posteriores ante el incumplimiento, quedando pendientes al cierre.
A.5.5
El listado de cheques anulados del UEPEX no incluye la totalidad de los
verificados físicamente como anulados. Por otra parte, algunos que sí constan en el
listado no fueron encontrados en el archivo suministrado.
25
Comentarios PMPIII:
A.5.1
Atento lo observado se señala que los responsables del UEPEX han
recomendado no realizar cambios en el Plan de Cuentas porque dichas modificaciones
podrían alterar los saldos de la cuentas a reclasificar.
A.5.2
Durante el ejercicio 2010 se ha tratado de ir mejorando esa cuestión que fue
varias veces observada por esa AGN, tal el caso de la registración de los Intereses y
Comisiones pagados al BID a través del TGN que, este año ha sido registrada en tiempo y
forma.
No obstante lo señalado, existen irremediablemente, asientos con fecha anterior a la fecha de
registración (por ej. Ingresos de IVA de las EB acreditadas en la Cuenta Operativa) que
produce asientos correlativos en Números pero que no coinciden con la correlatividad de la
fecha como Uds. señalan. Si se utilizara la renumeración del UEPEX, al final del ejercicio,
ocasionaría dificultades de control ya que la numeración sería correlativa pero las fechas no
serían correlativas en la nueva numeración. Consideramos que de las 2 opciones, la actual es
menos perjudicial para el control interno, ya que se respetan las reales fechas de las
operaciones. No obstante, tomamos nota de la situación para encontrar con los responsables
de UEPEX la mejor solución.
A.5.3
El Sistema UEPEX está parametrizado para que en la Cuenta Operativa con
cheques aparezca el Número de AP con el Número de Cheque y si es transferencia sólo el
Número de AP. Normalmente esta situación se produce en todos los sistemas contables ya
que es el soporte de la Gestión la que contienen los datos por Uds. señalados y varios más.
A.5.4
Se adjuntaron todos los reclamos realizados durante el transcurso del ejercicio
2010 a las EB. Es oportuno resaltar que a partir del mes de Julio del 2010, en caso de
corresponder, no se abona al consultor de una EB sin antes haber cobrado el importe del IVA
contenido en la factura.
A.5.5
Atento lo señalado por esa Auditoria se informa que cuando un cheque es
anulado por formulario extrapresupuestario (caso de anticipos a consultores no retirados), el
mismo no aparece en el listado de cheques anulados del UEPEX.
26
Por otro lado, con relación a los cheques anulados que lista el Sistema UEPEX que no fueron
acompañados en el archivo físico proporcionado a esa AGN, se señala que su no inclusión
obedece a las siguientes circunstancias:
-
Cheque 18364948: por error fue archivado conjuntamente con la AP Nº
201002142 que reemplaza a la AP 201002058.
-
Cheque 46787772: el consultor informó que lo extravió y consecuentemente
se procedió a su desafectación en el UEPEX.
-
Cheques 13885769, 13885771, 13885773, 14998646 y 14999562: retirados
por consultores en el año 2009 y no cobrados, motivo por el cual y conforme lo
solicitado por el equipo de la AGN a cargo de la auditoría de los Estados
Financieros
correspondiente
al
ejercicio
2009,
fueron
desafectadas
las
Autorizaciones de Pago que correspondían.
-
Cheque 15000000: Corresponde al último cheque del formulario contínuo que
se anula y se envía al Banco para solicitar la reposición.
-
Cheques 13885310, 14998615, 18364379, 18364620, 18364023, 18364667:
frente a reimputaciones de las Autorizaciones de Pago, posteriores al momento de
retiro e incluso del cobro de cheques, el Sistema erróneamente informa los mismos
como anulados.
En función de lo señalado se informa que las circunstancias descriptas serán
comunicadas a los responsables del UEPEX.
Recomendaciones:
Exigir a las entidades la devolución inmediata de los fondos adeudados con
considerable
antigüedad,
manteniendo
reclamos
periódicos
en
caso
de
incumplimiento.
Dotar al sistema de las características que permitan obtener registros contables con
información clara y precisa, permitiendo no sólo la conciliación de las partidas sino
también la individualización de las operaciones afectadas.
B.
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
B-1
CONSULTORÍA
27
Observaciones:
Consultoría para Estudios
Proceso de Selección
B.1.1 En algunos casos no se tuvo a la vista la presentación de la copia de la primera y
segunda hoja del DNI, que debían presentar los postulantes. Asimismo, en la mayoría
de los casos, las presentadas no contaban con la firma del representante Técnico,
según lo exigido en la cláusula cuarta del Convenio Subsidiario.
B.1.2 Se observaron Cuadros de Evaluación sin Firma ni sello del responsable técnico y
casos donde si bien está firmado no consta sello aclaratorio. Asimismo, en algunos
casos el Cuadro de Evaluación no indica fecha de realización.
B.1.3 En una de las ternas de selección analizadas el consultor que resultó seleccionado fue
mal calificado según el Cuadro de Evaluación, ya que en su nivel académico se le
asignó el puntaje atribuible a una Maestría cuando de los antecedentes presentados
correspondería únicamente el puntaje de título de grado, ocasionando una diferencia
de 10 puntos sobre el segundo que en caso de haber sido correctamente evaluado
resultaría un empate. Asimismo, se constataron otros 4 casos en donde consultores
que no resultaran seleccionados también fueron mal calificados, por no considerar al
momento de asignar los puntajes que contaban con estudios de posgrado, Estudios
Relacionados o experiencia profesional, aunque tales errores no hubieran modificado
el resultado de la selección.
B.1.4 En una de los Estudios analizados, se contrata al consultor que obtuvo menor puntaje,
bajo la justificación de la urgencia para el inicio de las actividades. Al respecto surgen
las siguientes consideraciones respecto de la inconsistencia de la documentación:

El proceso de selección se llevó a cabo entre julio y agosto de 2009 y la
contratación en abril de 2010, sin justificaciones de la demora.
28

En el legajo consta una renuncia de fecha 27/04/2010 al contrato del profesional
que obtuviera el mayor puntaje en la terna realizada, sin ninguna evidencia
(contrato-pagos) de la existencia de dicha contratación.

El contrato suscripto con el ternado de menor puntaje es de fecha 05/04/2010, es
decir se habría suscripto 22 días antes de la renuncia mencionada precedentemente
y 28 días antes de la solicitud de contratación enviada por la EB a la UNPRE.

No consta en el legajo la manifestación de desistimiento cursada por quien habría
quedado en segundo lugar, tal como se mencionara en la nota elevada por EB el
03/05/2010 al Director de la UNPRE.
Contratos
B.1.5 Se verificaron considerables incumplimientos en los contratos celebrados, para los
cuales la EB envía extemporáneamente solicitudes de autorización de prórroga a la
UNPRE y cuya aprobación también incurre en demoras, sin que surja claramente cuál
de las partes es responsable del atraso del contrato, las acciones llevadas a cabo para
que las obligaciones se cumplan en tiempo y forma, ni si se tomaron los recaudos
legales ante posibles reclamos por parte del Locador. (A modo de ejemplo se
menciona el caso de un contrato suscripto el 04/09/08 cuyo plazo de ejecución venció
04/03/2009 y del cual al 31/12/2010 sólo se presentaron el primer y segundo informe
de avance, quedando pendientes 3 informes más para el año 2011).
B.1.6 En algunos casos se constató que la fecha de firma del consultor contratado es
posterior a la fecha de inicio de actividades prevista en dicho contrato. Asimismo, en
algunos casos no consta la fecha de firma del contrato de consultoría.
B.1.7 Se pudo observar que se suscribió un contrato con un consultor estando pendiente aún
de definición/aprobación la solicitud de ampliación de perfil para la terna. Es del caso
destacar que el contrato se firma el 20/02/2009, que la solicitud de ampliación de
29
perfil es del 17/03/2009 y que la comunicación de aprobación de terna por parte de la
UNPRE es del 07/04/2009, es decir un mes y medio después de suscripto el contrato.
Control de legajos
B.1.8 En algunos casos se detectaron falencias administrativas respecto de la
documentación que debía obrar en los legajos, a saber:

Falta de fecha de firma en los TDR adjuntos al contrato.

Falta de firma del consultor en la Constancia de CUIT.

Falta de constancia de Inscripción AFIP.

Inconsistencias de fechas entre la documentación.
Informes
B.1.9 En algunos casos se tuvieron a la vista Informes de Revisión y Evaluación
correspondientes a la aprobación de Informes de Avance y/o Finales presentados sin
fecha de aprobación por parte del Representante Técnico de la EB. A su vez, en un
caso la aprobación no fue tenida a la vista habiéndose liberado el pago
correspondiente, y en otro la fecha de la aprobación es anterior a la del informe que
aprueba.
Pagos
B.1.10 Se verificaron considerables atrasos entre la recepción del informe en la UNPRE y su
aprobación por el área técnica de ésta y el posterior libramiento del pago. (más de un
año)
Consultoría UNPRE
Procesos de selección
B.1.11 En el 100% de los procesos de selección muestreados los Términos de Referencia no
incluyen en el perfil requerido o incumplen los requisitos obligatorios establecidos en
el Dcto. 2345/08 para el cargo solicitado.
30
B.1.12 En el 80% de los procesos de selección analizados se observó que los consultores
contratados no cumplen con los requisitos específicos obligatorios exigidos por el
Dec. 2345/09 Anexo I, para la función y el rango del contrato. (A modo de ejemplo:
Coordinador Rango I: requisito obligatorio: Título de Grado. Consultor seleccionado:
Bachiller)
B.1.13 En uno de los casos analizados (20% de los casos) no surge del legajo que se haya
realizado proceso de selección alguno dado que no se tuvo a la vista Cuadro de
Evaluación y sólo constaba el CV del consultor contratado.
Contratos
B.1.14 En el 100% de los casos analizados, se observó que los contratos fueron suscriptos sin
contar aun con la certificación requerida para contratar prevista en el Dec. 2345/08,
ANEXO I, Art. 11, dado que dicha certificación es de fecha posterior a la fecha de
inicio de los contratos. La jurisdicción y/o entidad contratante debe informar los datos
de las personas respectivas a la SECRETARIA DE GABINETE Y GESTION
PUBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, con carácter previo
a la aprobación de los contratos, no pudiendo celebrarse contrato alguno sin la
certificación que dicha Secretaría deberá emitir en el plazo de DOS (2) días hábiles de
recibido el requerimiento.
Legajos
B.1.15 En el 60% de los legajos analizados, no se tuvo a la vista el Formulario para la
Propuesta de Contratación de Consultores. (Dec. 2345/08 Art. 3, Inc. d) del Anexo I,
y Res. 37/09 Art. 1° y ANEXO I)
B.1.16 En el 80% de los legajos analizados, no se tuvo a la vista la comunicación que, en los
términos del Dec. 2345/08 Art. 12, la Entidad Contratante (UNPRE) debe efectuar a
la SECRETARIA DE GABINETE Y GESTION PUBLICA de la JEFATURA DE
31
GABINETE DE MINISTROS, dentro de los CINCO (5) días hábiles de aprobada
cada contratación, para su publicación en la página WEB correspondiente y asiento
definitivo en el Registro Central de Personal Contratado. Asimismo, la comunicación
que se tuvo a la vista es emitida 5 días antes de la finalización del período contractual.
B.1.17 De acuerdo a la documentación analizada y a la respuesta suministrada por el
Proyecto no se cumplió con los requisitos de divulgación según Resolución 37/09 art
8 de los contratos del período.
B.1.18 En el 100% de las contrataciones analizadas, no se tuvo constancia de la existencia
del Formulario para la Evaluación del Cumplimiento del Contrato suscripta por la
autoridad propiciante de dicho contrato, según lo exige la Res. 37/09 Art. 25°, y el
Formulario del ANEXO V.
Pago de Honorarios
B.1.19 No se cumplió con el cronograma de pagos establecido en el contrato de Locación de
obra analizado, habiéndose realizado el pago del anticipo que correspondía al
momento de la firma 5 meses después.
Comentarios PMPIII:
Consultoría Estudios
Proceso de Selección
B.1.1
Se toma nota. Si bien cabe aclarar que toda la documentación que se recibe en el
Programa es elevada por el Representante Técnico.
B.1.2 Se toma nota.
B.1.3 Se toma nota. Cabe mencionar que a partir de la implementación del sistema
ROSTER, se han solucionado gran parte de estas inconsistencias.
32
B.1.4 Se toma nota.
Contratos
B.1.5 Se toma nota.
B.1.6 Se toma nota. El Programa a partir del año 2011 deja constancia de los controles
realizados mediante un sistema de check list que queda adjunto al legajo de los
consultores.
B.1.7 Se toma nota.
Legajos
B.1.8 Se toma nota. El Programa a partir del año 2011 deja constancia de los controles
realizados mediante un sistema de check list que queda adjunto al legajo de los
consultores.
Informes
B.1.9 El pase al ACSA para el pago con la firma del Director del Programa implica la
aprobación del Informe.
Pago de Honorarios
B.1.10 Se toma nota. En el proceso de revisión de informes por parte del Área Técnica
pueden surgir observaciones a los informes presentados, esto puede implicar
modificaciones a los mismos y nuevas presentaciones o aclaraciones, esto origina
demoras en la aprobación y en consecuencia la demora en el pago.
Proceso de Selección
B.1.11 Se toma nota.
B.1.12 Se toma nota.
33
Contratos
B.1.13 Se toma nota.
Legajos
B.1.14 Se toma nota.
B.1.15 Se toma nota.
B.1.16 Se toma nota.
Pago de Honorarios
B.1.17 Si bien el contrato de la Consultora Dalla Cavena, Ada tiene como fecha de inicio de
actividades 15 de junio de 2010, el Dictamen de Jurídicos tiene fecha del mes de
agosto y la nota de Autorización de Pronto pago por parte del Secretario de Política
Económica es del mes de Noviembre de 2010, siendo estos son los motivos de la
demora en el pago.
Informes
B.1.18 Se toma nota
Recomendaciones:
Arbitrar los medios para evitar que se cometan errores en los procesos de selección a
fin de garantizar la igualdad y la correcta evaluación de todos los postulantes.
Dejar adecuada constancia de la intervención de los responsables en todas las
instancias de la contratación.
El Programa debe instar a las Entidades Beneficiarias a exigir el estricto
cumplimiento de los contratos suscriptos, toda vez que en los mismos se declara que
ambas partes conocen y aceptan que el plazo previsto es esencial para la locataria.
34
Dar cumplimiento a la normativa vigente en materia de contrataciones dejando
adecuada constancia en los legajos.
B.2
PROCESO DE APROBACIÓN Y EJECUCIÓN DE ESTUDIOS
Observaciones generales:
B.2.1 La solicitud de fondos ante la UNPRE no contiene texto con descripción del estudio,
cálculo detallado de costos, cronograma de ejecución ni indicadores de impacto,
según lo establecido en el apartado VIII del Reglamento Operativo (EG 120, EG 127,
EE 409, EE 430 y EE 446).
B.2.2 No se tuvieron a la vista la conformidad de la UNPRE para la preparación de los
TDR, la constancia de acuerdo entre la entidad beneficiaria y la UNPRE sobre los
TDR definitivos, ni de su remisión al comité técnico, según lo establecido en el
Reglamento Operativo (EG 120, EG 127, EE 409, EE 430 y EE 446).
B.2.3
No se tuvo constancia de certificación de disponibilidad presupuestaria emitida por el
ACSA (EG 120, EG 127, EE 409 y EE 430).
B.2.4 No se tuvieron a la vista las notificaciones de reunión a los integrantes del comité
técnico, los acuse de recibo formales de la notificación ni la confirmación de
asistencia, indicando si se presentará el miembro titular o quién lo hará en su
reemplazo (EG 127, EE 409, EE 430 y EE 446 excepto notificaciones).
Observaciones particulares EE 409
B.2.5
No constan en la documentación ni las negociaciones llevadas a cabo entre la
beneficiaria y la UNPRE, la justificación ni la no objeción del Banco para modificar
la cláusula segunda del Modelo de Convenio Subsidiario aprobado, exponiendo que
se financiarán con los recursos del Programa las sumas que corresponda abonar en
concepto de IVA, constituyendo un tratamiento diferencial respecto del resto de los
convenios celebrados.
35
B.2.6
El expediente de la contratación que nos fuera suministrado por la Entidad
Beneficiaria no reúne las características que garanticen la integridad de la
documentación, ya que el archivo no respeta el orden cronológico, la foliatura no es
correlativa en algunos casos, reiniciando la numeración sin causa y con sucesivas
refoliaciones sin autorización de responsable.
B.2.7
No se tuvieron a la vista las garantías de mantenimiento de oferta, ni constancia de su
devolución.
B.2.8
No surge del expediente quiénes son las personas designadas para evaluar las
Manifestaciones de Interés que darán lugar a la selección de la lista corta.
B.2.9
Como evaluación de las manifestaciones de interés se tuvo a la vista un cuadro sin
fecha ni firma del responsable. No se tuvo a la vista un dictamen ni ratificación de lo
actuado por autoridad competente.
B.2.10 El contrato entre la Entidad Facilitadora y la Firma Consultora está suscripto sin las
correspondientes aclaraciones que permitan identificar a los firmantes.
B.2.11 No se tuvo a la vista documentación alguna que respalde lo actuado por la UNPRE
respecto de los fondos no comprometidos, ni addenda al Convenio Subsidiario
firmado ante la concreción de sólo una de las dos contrataciones previstas por un total
de $ 451.527,60 más IVA, siendo que el costo total del estudio para la elaboración de
un Documento de Proyecto para la construcción de dos centrales biomásicas en
distintas ciudades de Entre Ríos ascendía a $ 1.150.000,00. Una de las contrataciones
quedó desierta y expiró el plazo del Convenio.
36
Observaciones particulares EE 446
B.2.12 El expediente analizado en nuestra visita a la Entidad Beneficiaria presenta numerosas
alteraciones en la foliatura y refoliaciones sin firma autorizante.
B.2.13 La designación de un integrante de la comisión de asesoramiento fue realizada por
una resolución de fecha posterior a la del dictamen de evaluación de manifestaciones
de interés en el cual dictaminó.
B.2.14 Se extendió por dos meses la fecha límite para la recepción de expresiones de interés,
sin que obren en el expediente las justificaciones ni constancia de que se haya
difundido públicamente la prórroga. Sólo se menciona la extensión del plazo en una
nota adjuntando dos nuevas expresiones.
B.2.15 No se tuvieron a la vista las constancias de recepción de las solicitudes de propuestas
a los integrantes de la lista corta. A su vez, las notificaciones a las empresas no
seleccionadas no tienen constancia de envío ni de recepción.
B.2.16 No constan en el expediente la Sección 3-Propuesta Técnica Formulario Standard, la
Sección 4-Propuesta de Precios Formulario Standard, Sección 5-Términos de
Referencia, Sección 6-Contrato Standard, Sección 7-Países Elegibles, que según la
carta invitación están incluidos en la solicitud de propuesta.
B.2.17 No se cumplió con el cronograma de pagos establecido en el Contrato, habiéndose
realizado el primer pago que debía efectivizarse al momento de la firma en concepto
de anticipo 160 días después. Asimismo, no surge de la documentación justificación
alguna por la cual la empresa presentó la factura con 106 días de atraso y la UNPRE
demoró dos meses más el pago.
B.2.18 No se tuvo a la vista el Informe Preliminar Nº 1 ni el Nº 2, que la empresa debía
presentar a los 2 y 4,5 meses de iniciado el contrato. Cabe aclarar que según surge de
37
un Formulario de Revisión y Evaluación de Informe de Avance suministrado la fecha
de presentación del primer informe fue el 03/09/2010, en cuyo caso no se cumplió con
el pago que según contrato debía hacerse al momento de su recepción.
B.2.19 No se tuvo a la vista el recibo emitido por la firma consultora.
Comentarios PMPIII:
B.2.1
Se toma nota. Cabe aclarar que actualmente la el Programa cuenta con un
formulario de Propuesta de Financiamiento en el cual constan algunos de los datos
solicitados en el Reglamento Operativo. Adjuntamos un formulario. Por otra parte, tal
como manifestamos en nuestra DINAPREI 1142/2011, nos encontramos trabajando
en un cambio en el ROP.
B.2.2
La remisión de los TDR al Comité implica tácitamente un acuerdo entre el
Programa y la Entidad Beneficiaria.
B.2.3
Se toma nota. Por otra parte cabe mencionar que a partir del Acta Nro. 88 de
fecha 11/08/2011 se incluyo un párrafo en el cual consta lo solicitado.
B.2.4
Se toma nota.
Observaciones particulares EE 409
B.2.5
Se toma nota.
B.2.6
Se toma nota. Es importante aclarar que el expediente que obra en la EB es
responsabilidad de la misma.
B.2.7
Tal como lo establece el Reglamento Operativo en la Cláusula 10.1 es
Responsabilidad de la Entidad Beneficiaria la selección y contratación de los
Servicios de Consultoría. Por lo expuesto es responsabilidad de la EB la devolución
de la documentación.
38
B.2.8
Se toma nota. La observación será tenida en cuenta para las próximas
licitaciones.
B.2.9
Se toma nota. La observación será tenida en cuenta para las próximas
licitaciones.
B.2.10
Se toma nota. La observación será tenida en cuenta para las próximas
licitaciones.
B.2.11
El Programa se encuentra trabajando con la Entidad Beneficiaria para realizar
la licitación por la segunda parte del Estudio.
Observaciones particulares EE 446
B.2.12
Se toma nota. Cabe aclara que el expediente que obra en la Entidad Beneficia
es responsabilidad de dicha Entidad.
B.2.13
Se toma nota.
B.2.14
Se toma nota.
B.2.15
Se toma nota.
B.2.16
Se toma nota.
B.2.17
El contrato celebrado con la firma consultora se firmó con fecha 18/06/2010.
El tiempo transcurrido entre la firma del Contrato y el pago del anticipo obedece a la
retraso por parte de la Entidad Beneficiaria en el depósito del IVA en la cuenta
bancaria del Programa, dando cumplimento a la Cláusula Segunda del Convenio de
Préstamo. La EB depósito el IVA en el mes de noviembre de 2010.
39
B.2.18
La firma consultora demoró la presentación de los informes por el retraso en el
primer pago, esto obedeció a lo manifestado en el punto anterior. La demora en el
pago del primer informe también se debió a la demora por parte de la EB del depósito
del IVA.
B.2.19
Se toma nota.
Recomendaciones:
Instruir a las Entidades beneficiarias para que mantengan expedientes de licitación en
orden cronológico y debidamente foliados, a fin de garantizar la integridad de la
documentación y el cumplimiento de todas las exigencias del Banco en materia de
igualdad de oportunidades y transparencia de lo actuado.
Dar estricto cumplimiento a los requerimientos del Reglamento Operativo en materia
de solicitud y aprobación de estudios.
Efectuar el seguimiento de los Convenios subsidiarios celebrados, para garantizar una
gestión más eficiente del Programa.
Verificar el estricto cumplimiento de los contratos celebrados entre las entidades
beneficiarias y terceros a fin de no dar lugar a reclamos por incumplimiento.
B.3
CONTROL INTERNO
Observaciones:
B.3.1 No cuenta el Programa con un Manual de Procedimientos con descripción de
funciones y responsabilidades para los distintos puestos. Tampoco hay una política
establecida, para la búsqueda, verificación del cumplimiento de requisitos y
prevención de deficiencias de desempeño en materia de Recursos Humanos.
B.3.2 En algunos casos, se tuvieron a la vista Autorizaciones de Pago 0 (cero), que
corresponden a la instancia de liquidación del pago, que no contaban con todas las
firmas previstas en el formulario respectivo.
40
B.3.3 No se tuvieron a la vista ni los contratos ni las Declaraciones Juradas de
Incompatibilidad de las personas que en nombre del ACSA han suscripto durante el
período, documentación correspondiente a pagos del Programa. Los mismos fueron
solicitados pero el Proyecto nos informó que atento a que la contratación no fue
realizada por la Unidad de Preinversión la misma no se encontraba en su poder.
Comentarios PMPIII:
B.3.1
El Programa a partir del año 2011 comenzó con la Implementación de las
normas ISO y la Política de Gestión de la Calidad. Como parte de este proceso nos
encontramos formulando un Manual de Procedimiento.
Cabe aclarar que la implementación de la Norma ISO se encuentra prevista en el
POA 2011, en su página Nro. 17. Las citadas Autorizaciones de Pago 0 solo
constituyen una constancia de la liquidación que se acompaña en la foja anterior del
legajo de pago, motivo por el cual no constituye un documento que requiera su
suscripción, requiriéndose sólo la inicialización del agente responsable de la
liquidación como constancia de su intervención.
B.3.2
El documento válido que autoriza el pago y que necesariamente debe estar
suscripto por el responsable del ACSA y del Coordinador del Programa es la
Autorización de Pago habilitada y consecuentemente numerada.
B.3.3
Ratificamos la respuesta.
Recomendaciones:
Definir los manuales y una política de recursos humanos que garantice la ejecución
del programa con adecuados niveles de control interno.
Dejar constancia en los formularios utilizados de las distintas instancias de control
llevadas a cabo.
Suministrar a la auditoría la documentación solicitada en tiempo y forma.
41
B.4
DISPONIBILIDADES, REGISTROS Y ESTADOS FINANCIEROS
Observaciones:
B.4.1 Las registraciones de los Créditos con las Entidades Beneficiarias por Anticipo de
IVA no se efectúan, según se expone en la Nota Nº 19 a los Estados Financieros, al
momento de su generación y/o cancelación sino por un asiento único al cierre que
tiene como sustento un archivo extracontable.
B.4.2 No surge de los registros contables cuáles son las Entidades Beneficiarias que realizan
aportes de contrapartida en cumplimiento de las obligaciones del Convenio
Subsidiario. Los únicos aportes que se identifican son aquellos que constituyen
depósitos en efectivo por reintegro de IVA, para el resto sólo consta un número de
Autorización de Pago, sin especificar a qué estudio corresponde ni si se trata de
reconocimiento de gastos anteriores. Los datos mencionados sólo surgen del Sistema
de Gestión a través del rastreo de cada AP, habiéndose constatado que en algunos casos
se rinden sueldos de años anteriores.
B.4.3 Las conciliaciones tenidas a la vista incluyen partidas que no pueden ser identificadas,
ya que sólo se expone por ejemplo “Comisiones Varias cobradas de más” sin indicar
fecha ni comprobante relacionado, dificultando su control.
B.4.4 Las Notas a los Estados Financieros no contienen referencias cruzadas con los
mismos (punto 2.11 c de la Guía de Informes Financieros y Auditoría).
B.4.5 El Pari passu por componente en la mayoría de los casos excede en el aporte local lo
previsto en la matriz de financiamiento.
42
Comentarios PMPIII:
B.4.1
Es correcta la observación, no obstante se señala que el sistema no realiza los
asientos contables en la cuentas regularizadoras de las EB, por tal motivo se deben
realizar conciliaciones extracontables, las cuales fueron aportadas a esa AGN vía
mail.
B.4.2
Sin comentarios.
B.4.3
Se toma nota.
B.4.4
Se han redactado las Notas a los estados Financieros en función del modelo de
notas enviado por el BID y se han agregado otras a efectos de ampliar el
conocimiento de los Estados Financieros del Programa al 31/12/2010. Coincidimos
en que no las hemos referenciado y tomamos nota de la observación.
B.4.5
El Programa se encuentra trabajando en una propuesta de modificación de la
matriz de Financiamiento.
Recomendaciones:
Solicitar las modificaciones en la parametrización del UEPEX para permitir la
inclusión del nombre del estudio en la registración de los aportes de Entidades
beneficiarias a fin de permitir el adecuado seguimiento de los mismos.
Referenciar las notas a fin de dotar a los Estados Financieros de claridad y agilizar la
individualización de las partidas que se detallan más ampliamente en las mismas.
B.5
GASTOS DE LOGÍSTICA
Observación:
B.5.1
No se tuvieron a la vista las órdenes de compra: 201000011 y 201000093 de
Aeromapa S.A, 201000070 de BRMICRO S.A, 201000072 de Distribuidora Sicar
43
SRL, 201000121 de Alvarez José Luis, 201000049 de Swiss Hotels Limited y
201000038 de Stettler Juan Augusto.
Comentarios PMPIII:
B.5.1
Si bien las órdenes de compra no se adjuntaron a los legajos de pago, las
mismas necesariamente han sido emitidas en el Sistema UEPEX para poder liquidar y
cancelar las facturas correspondientes.
Recomendaciones:
Suministrar a la auditoría la documentación solicitada en tiempo y forma.
BUENOS AIRES, 24 de junio de 2011.
44
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN III” (PMPIII)
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1896/OC-AR BID (L-1035)
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/10)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en
la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
los siguientes procedimientos:

tests o pruebas de transacciones;

análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la
existencia de informes de los mismos;

análisis de legajos de consultores;

análisis de la naturaleza, y elegibilidad de los desembolsos;

análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del
Proyecto;

circularizaciones y reconciliaciones bancarias;

otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias.
El alcance de nuestro examen comprendió el 96,80 % de los ingresos (100,00 % de los
aportes BID, y de contrapartida local (incluye costos financieros), y el 81,00 % de los
aportes de entidades beneficiarias), y el 20,51 % de las inversiones del ejercicio expuestas
en el Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/10.
45
Componente
1.Elaboración de Estudios de Preinversión
Universo
2010 en USD
Muestra
2010 en USD
% Muestra s/
Componente
704.262,73
20,13
2. Apoyo a la Gestión y Evaluación de Estudios
78.265,43
1,82
1.653,94
2,11
3. Desarrollo de Capacidades para la Gestión Ciclos de
Proyectos y Difusión en el Ámbito Local.
4. Administración (UNPRE) y Supervisión
75.724,86
1,76
5.157,37
6,81
552.035,81
12,83
72.785,56
13,18
98.828,52
2,30
98.828,52
100,00
4.303.252,43
100,00
882.688,12
20,51
6. Costos Financieros
Total Desembolsos Efectuados
3.498.397,81
% incidencia
Componente/
universo
81,30
Se aplicó muestreo estadístico para la determinación de la muestra de inversiones.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 24 de junio de 2011.
46