INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR (Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2013 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 2573/OCAR, suscripto el 29 de diciembre de 2011 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR), dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP). I- ESTADOS AUDITADOS 1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. 2) Estado de Inversiones al 31/12/13, por apertura, expresado en dólares estadounidenses. 3) Notas 1 a 12 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente. 4) Información financiera complementaria que incluye: - Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. - Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. 1 - Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. - Estado de la Cuenta Especial al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. - Carta de la Gerencia. Los estados precedentes, así como el control interno implementado en el proyecto son de exclusiva responsabilidad de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR). Fueron recibidos por esta Auditoría en su primera versión el 06/03/14, mientras que los definitivos fueron presentados el 09-04-2014. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 16/12/13 (preliminares) y el 09-04-2014. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y los requerimientos especiales del BID, incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta sobre la base de la muestra determinada. III- ACLARACIONES PREVIAS 2 Tal como se menciona en Nota Nº 12 a los Estados Financieros, existe una deuda al 31/12/13 con el contratista de la Obra “Gasoductos en áreas productivas de Entre Ríos”, de la Provincia de Entre Ríos, por un monto de $ 899.946,47, equivalente a USD 138.007,43, correspondiente al aporte local de los certificados y redeterminaciones de la mencionada obra, ya que su componente BID fue abonado. Dicha situación afecta los valores expuestos en los estados mencionados en I- anterior al cierre del ejercicio auditado, dado el criterio de contabilización de lo “percibido” utilizado por el Proyecto. IV- OPINÓN CON SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo indicado en III- , los estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III) al 31 de diciembre de 2013, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 2573/OC-AR del 29/12/11. V- OTRAS CUESTIONES 1. En respuesta a nuestra Circularización a los Asesores Legales Nº 307/2013, la responsable de Asuntos Jurídicos de la UCAR responde, mediante Nota UCAR 1590-59 del 24/02/2014, lo siguiente: “Cumplo en informarle que al día de la fecha esta Área se encuentra en conocimiento únicamente del siguiente litigio de carácter judicial, bajo competencia de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MAGyP, en el que el Programa es mencionado en razón de haber sido el actor un consultor contratado por la Organización de Estados Iberoamericanos (O.E.I.) y el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA) para realizar tareas vinculadas al mismo: “ENDERE Juan Pablo c/ PODER EJECUTIVO NACIONAL y otro s/ empleo público” Expediente Nº 26201/12, tramitando por el 3 Juzgado Contencioso Administrativo Federal Nº 5, a cargo de la Dra. María Alejandra Biotti, Secretaría Nº 9 – Provinciales”. 2. Tal lo mencionado en el ejercicio anterior, el Estado mencionado en I- 1) anterior y la Nota Nº 8 a los Estados Financieros no incluyen el pago en concepto de Comisión de Crédito correspondiente al 1º semestre de 2012, por un monto de USD 171.243,17, de acuerdo a la información suministrada por la Oficina Nacional de Crédito Público mediante nota del 07/01/13. Cabe mencionar que dichas erogaciones no se incluyen en la matriz de financiamiento de las inversiones del Programa. BUENOS AIRES, 11 de abril de 2014 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR (Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2013) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2013, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III), Convenio de Préstamo BID N° 2573/OC-AR del 29/12/11, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) y en las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: ÍNDICE TÍTULO B. 1) Disponibilidades. Conciliaciones bancarias B. 2) Bienes. Procesos de adquisiciones B. 3) Consultores. Procesos de selección B. 4) Infraestructura y servicios. Pagos A. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/13 1) DISPONIBILIDADES 5 Observaciones: Cuenta en $ - Aporte Local La cuenta contable del Proyecto es la correspondiente a la cuenta bancaria única a través de la cual se gestionan los fondos locales asignados a la UCAR para la totalidad de los Préstamos ejecutados por el PROSAP I, II y III. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los otros Préstamos ejecutados por la UCAR, lo que dificulta dicha tarea. Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista, oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por esta UCAR, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local, sin obtener una respuesta favorable al respecto. Asimismo según la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, los fondos son girados al PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UCAR dicha asignación. Comentarios de la UCAR: Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la UCAR, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por la Tesorería General de la Nación. Asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación. Cuenta en $ BID En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante más de un mes, sin la correspondiente anulación o corrección de las mismas. Comentarios de la UCAR: Se está trabajando a fin de minimizar las partidas pendientes. Recomendaciones: Profundizar los controles y su oportunidad a efectos de realizar los ajustes correspondientes y 6 mejorar la calidad de la información. 2) FERIAS PROARGEX Observaciones generales de pagos Existen autorizaciones de pago que no son correlativas respecto de su fecha de emisión, se detallan las mismas: Concurso Nº 15/13 15/13 26/13 26/13 27/13 27/13 27/13 Número de AP 201308422 201308277 201307604 201307397 201307605 201307238 201307399 Fecha de AP 09/12/2013 18/12/2013 15/11/2013 19/11/2013 15/11/2013 18/11/2013 19/11/2013 Comentarios de la UCAR: Las AP. 201307604, 201307605 y 201308422, corresponden a transferencias al exterior, la contabilización de dichas transferencias se contabilizan de modo posterior ya que al momento de instruir al BNA sobre la operación a realizar, no se dispone del costo total de dicha operación, la cual se encuentra disponible solo con la liquidación final de la operación. Recomendaciones: Aunar esfuerzos a los efectos de minimizar las situaciones planteadas. B. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) DISPONIBILIDADES Observaciones: Cuenta en USD - BID En las conciliaciones bancarias se observa que del extracto surge una partida de ingreso y otra de egreso que fueron omitidas de registración en la contabilidad (18-06 y 19-06/13 por un importe de USD 1.359,00) y varias partidas de ingreso y otras de egreso que se contabilizaron 7 con la misma leyenda que no surgen de dicho extracto. Comentarios de la UCAR: Con respecto al ingreso y egreso omitido en la contabilidad, el cual corresponde a una extracción y luego un depósito en dólares, cabe aclarar que los mismos no pudieron ser registrados debido que como dicha extracción se debió a un error, al momento de ser registrado, el saldo del contrato ya había sido utilizado para registrar la operación correcta. Con respecto a las partidas de ingreso y egreso con la misma leyenda, las mismas constituyen desafectaciones (reversiones) de movimientos que aún no habían sido enviados al banco. Cuenta en $ BID - Chubut Del análisis de la conciliación bancaria surge que la cuenta utilizada por el Proyecto no pertenece al mismo de acuerdo a la denominación de la cuenta en los extractos bancarios y los saldos detallados en la misma. Comentarios de la UCAR: Al momento de realizar la transferencia se utilizó una cuenta provincial a fin de no demorar el pago al proveedor. Con posterioridad la Provincia abrió la cuenta BID para el préstamo 2573. Cuenta en $ Aporte local - Chubut En las conciliaciones bancarias analizadas se observa que se utiliza la cuenta del Préstamo BID 1956 para realizar los pagos. Comentarios de la UCAR: Se informa que desde que se empezó a operar con los préstamos del PROSAP, se utiliza la cuenta corriente única de aporte provincial, que se ha utilizado hasta la fecha. Teniendo en cuenta lo expuesto y que en el banco de la provincia no se puede tener dos cuentas con la misma denominación, además en nuestra institución se están manejando alrededor de 20 cuentas bancarias, no es productivo ni práctico tener dos cuentas con la misma finalidad y función. 8 Cuentas en $ Aporte local y BID - Catamarca Al momento del análisis realizado para el mes de diciembre en ambas cuentas no se tuvieron a la vista sus extractos bancarios, sólo fueron presentados los registros del banco de su página web sin firmar por el proyecto como copia fiel del original impreso desde ese origen. Comentarios de la UCAR: A fin de acelerar la conciliación de las cuentas bancarias, en la provincia utilizaron impresiones online, ya se ha procedido a solicitar a los mismos los correspondientes extractos. Cuentas en $ BID – San Juan Se observan dos operaciones no contabilizadas lo que genera que se tome un saldo erróneo de extracto bancario en la conciliación suministrada de diciembre. Comentarios de la UCAR: Tan pronto se reciben los fondos en la cuenta BID, los mismos son remitidos a una subcuenta administrada por el tesoro de la provincia, tomando dicho saldo a efectos de realizar la conciliación bancaria. Recomendaciones: Profundizar los controles y su oportunidad a efectos de realizar los ajustes correspondientes y prevenir que no se reiteren situaciones como las planteadas, mejorando de este modo la calidad de la información. 2) ADQUISICIONES - BIENES Observaciones: Expediente BD-NAC-2573-UEC-B-01/13 Vehículos 9 1- Del expediente analizado no surge el origen o necesidad de los bienes a adquirir ni los sectores que los han requerido. 2- Luego de la evaluación de ofertas se decide incrementar las cantidades a adquirir sin que conste en el expediente el análisis de los motivos de tal decisión. No se encuentra previsto en el Documento de la Licitación dicho incremento (por un vehículo adicional que representa un 25% de aumento. 3- En el aviso de adjudicación obrante en el expediente analizado no se menciona el incremento en los bienes adquiridos ya que se menciona la cantidad original licitada. Comentarios de la UCAR: 1- La solicitud de adquisición está firmada por el Coordinador Ejecutivo quien tiene asignado en su POA la compra de Vehículos, los cuales son distribuidos a las diferentes Áreas según las necesidades de la UCAR. 2- La cláusula IAO 41.1 del Pliego que rigió la contratación indica que al momento de Adjudicar el Comprador se reserva el derecho de aumentar o disminuir la cantidad de los Bienes y Servicios Conexos….siempre y cuando esta variación no exceda los porcentajes indicados en los DDL (aquí es donde se coloca NO APLICA). Pero la potestad de comprador siempre está y el Proveedor al ser informado del aumento de la cantidad (una unidad más a adquirir) y concurrir a firmar el Contrato se entiende que está de acuerdo con el incremento, asimismo se han respetado los precios unitarios u otros términos y condiciones de la oferta y de los Documentos de Licitación. 3- Por error se omitió en el Aviso de Adjudicación la mención el incremento de los bienes adquiridos ya que el mismo se publicó el día en que el proveedor se presenta a firmar el Contrato, lo tendremos en cuenta para futuros procedimientos. Expediente BD-NAC-2573-UEC-B-03/13 Equipamiento Informático 1- Del expediente analizado no surge el origen o necesidad de los bienes a adquirir ni los sectores que los han requerido. 10 2- La evaluación técnica de las ofertas indica tres veces el nombre de una de las firmas en el encabezado y no se encuentran las tres firmas restantes. 3- Se efectuó la retención del Impuesto a las Ganancias deduciendo un IVA contenido en la factura del 21% cuando corresponde un 10,5% de acuerdo a los bienes adquiridos. Comentarios de la UCAR: 1- La solicitud de adquisición está firmada por el Lic. Gabriel Soteras que es el Responsable de Unidad Informática de la UCAR, por lo cual tiene asignado en su POA las necesidades de Fortalecimiento del equipamiento Informático de todas las Áreas. 2- Se trató de un error al imprimir el cuadro de evaluación técnica, se repitió la impresión de una de las empresas por triplicado y no se incorporó la evaluación de las otras 3 firmas. Esto de todos modos no altera la evaluación realizada. Se ha procedido a incorporar en el expediente un memo explicando el error y el informe corregido. 3- Sin comentarios. Expediente BD-NAC-2573-UEC-B-02/13 Mobiliario 1- La solicitud de adquisición inicial incluye la circular modificatoria que da de baja dos lotes a adquirir del pliego original, la cual es de fecha posterior a la solicitud mencionada. 2- Los remitos obrantes en el expediente de la 1ª adquisición realizada incluyen más bienes entregados en algunos lotes que los detallados en la Orden de Compra (OC) respectiva. Cabe mencionar que la factura y el pago realizado se ajusta a la OC mencionada. 3- La Orden de Compra del 2º concurso realizado incluye más bienes que los solicitados a los oferentes para que coticen para algunos ítems del concurso mencionado. Cabe mencionar que la factura y el pago realizado coincide con OC mencionada. Comentarios de la UCAR: 1- Se trató de un error de tipeo del Anexo I del Pliego de Bases y Condiciones que incluía lotes que no correspondían a esta adquisición, por lo cual la solicitud está correcta, y por ello la necesidad de enviar una Circular modificatoria. 11 2- Las cantidades obrantes en los remitos no coinciden con los establecidos en la Orden de Compra porque hubo un cambio en algunas medidas de los muebles que no alteraba los precios de los mismos y las cantidades totales. Dicha modificación fue comunicada al Proveedor según consta en el Expediente a fs. 188 a 190 y aceptada por el mismo. 3- Debido a la urgencia de contar con el equipamiento mobiliario y al tratarse de bienes que no estaban contemplados en la Orden de Compra original por lo cual no se podía realizar una ampliación de la misma, se decidió realizar un pedido de presupuesto de aquellos bienes no previstos en el Concurso original y realizar la comparación de precios entre tres presupuestos. Al ser el Proveedor original el que cotizó el precio más bajo se decidió realizar una nueva orden de compra que incluya estos bienes y además aquellos ya previstos en la compra original, respetando los mismos precios y condiciones estipuladas originalmente. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo en cuenta la normativa en la materia. Realizar las planificaciones necesarias antes de cada contratación para evitar que se produzcan situaciones como las planteadas. 3) CONSULTORES Observaciones Generales: 1- Se observa4n algunos integrantes en las ternas de selección de consultores cuyas experiencias laborales previas no concuerdan con lo solicitado en los términos de referencia. Asimismo existen currículos que están desactualizados de acuerdo a la fecha de presentación que consta en los mismos. 2- La mayoría de los currículos vitae no tienen firma del consultor, cabe destacar que tampoco poseen fecha de emisión ni de recepción de los mismos por parte del Proyecto. 3- Con respecto a los pagos realizados de honorarios, existen algunos casos en los que falta de sello del firmante en la autorización de dichos pagos y también ausencia de dicha autorización en alguno de ellos, al momento de liberarse el pago. Comentarios de la UCAR: 12 2- Se toma nota de la observación. Se deja constancia que las selecciones de los consultores de la UEC pertenecen al primer contrato del consultor. 3- Se toma nota la observación. 4- Se toma nota de la observación. Se solicitó a la Unidad de Contabilidad que tome las acciones necesarias para que las autorizaciones de pago sean selladas por el firmante de las mismas. Observaciones Particulares: 1- Del análisis de los contratos se observa que uno de ellos dentro de sus clausulas prevé la entrega de informes de avance mientras que los términos de referencia (TOR’S) no estipulan dicho requisito. 2- En uno de los casos analizados los TOR`S no detallan las tareas a desarrollar por el consultor. 3- Se observa en uno de los casos que la firma del consultor en el contrato es con posterioridad a su entrada en vigencia. 4- Existen facturas presentadas por un consultor que no especifican el periodo facturado. 5- En uno de los casos se transcriben los puntos de los TOR’S y se repiten los resultados obtenidos de un informe a otro sin especificar las tareas desarrolladas. Comentarios de la UCAR: 1- Se tome nota de la observación. 2- Sin comentarios. 3- Se toma nota de la observación que corresponde a un error de tipeo. 4- Se toma nota de la observación. 5- Este formulario corresponde a un formato específico del organismo contratante en el cual se detallan las actividades a realizar y el grado de avance de las mismas. Recomendaciones: Documentar adecuadamente en tiempo y forma a fin de mejorar la calidad de la información en las rendiciones del Proyecto. Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia. 4) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS 13 Provincia de Entre Ríos Obra: Caminos rurales VII Lote C Entre Ríos Observaciones: 1- Tanto el Convenio con la UTE contratista, suscrito el 12/08/13, como el pago del anticipo financiero de la obra, realizado el 01/10/13, son de fecha anterior a la firma del Anexo de Convenio de Préstamo Subsidiario, el cual data del 16/10/13. 2- Existen atrasos en los pagos de los certificados de obra presentados por la contratista. Comentarios de la UCAR: 1- La transferencia y pago mencionado se debe a que la suma fue autorizada por el Coordinador Ejecutivo del PROSAP, sobre la base de que se encontraba en trámite el Anexo perteneciente al Proyecto, según el Convenio Marco de Préstamo Subsidiario Nº 13/2013 firmado con la Provincia el 11 de julio cuyo saldo a esa fecha ascendía a la suma de USD 32.797.471,63. Cabe mencionar que la transferencia desde la UCAR se efectuó una vez realizada la autorización antes mencionada. 2- Según lo informado por la Provincia, el pago del anticipo financiero y del certificado Nº 1 fue autorizado por vía de excepción, y para el resto la autorización de pago estuvo sujeta a la regularización de la documentación por lo que se autorizó su pago luego de la ratificación provincial por Decreto del Anexo, Decreto Nº 210 MPyS de fecha 20/02/2014. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, ajustándose a la normativa aplicable en la materia, en particular en lo que respecta a los plazos establecidos 5) FERIAS PROARGEX Observaciones: Concurso 27/13 (Feria Miami) 14 1- En la solicitud de adquisición Nº 496/13 el precio estimado de los pasajes a Miami exceden el precio real de mercado, se presupuesta USD 4.000 y el precio de mercado es aproximadamente de USD 1.000. 2- Uno de los consultores que asiste a este evento no utiliza para viajar Aerolíneas Argentina, tal lo previsto en la normativa local vigente. 3- El pago del pasaje correspondiente a un consultor, Factura 0003-00002337 por $ 12.365,00 fue imputado a la feria de Madrid (AP 201307164). Comentarios de la UCAR: 1- Se tiene por política presupuestar con montos elevados debido a que todos los viajes requieren una serie de autorizaciones, y por lo tanto en la mayoría de los casos los pasajes se sacan con una antelación mínima (3 ó 4 días aproximadamente) respecto de la fecha del viaje. 2- Dado que las autorizaciones para viajar llegan muy sobre la fecha posiblemente no haya habido disponibilidad de pasaje por Aerolíneas Argentina. 3- Por error se imputó el pago del avión a Miami al contrato correspondiente a la Feria en Madrid. Concurso 26/13 (Feria Madrid) En la AP 201307164 se abona la factura Nº 0003-00002337 pero ésta no se corresponde con la feria a Madrid sino que es por la Feria a Miami, por lo que está incorrectamente imputada. De lo que también surge que no se tuvo a la vista la imputación del pago del pasaje a Madrid. Comentarios de la UCAR: Por error se imputo el pago del avión a Miami al contrato correspondiente a la Feria en Madrid. A su vez al ser requerido por los Sres. Auditores el pago del pasaje a Madrid se descubre que el mismo nunca se presentó al cobro por parte de la Agencia de Viajes. Recomendaciones: Documentar y registrar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo 15 en cuenta la normativa prevista en la materia. Realizar los controles necesarios antes de cada contratación para evitar que se produzcan situaciones como las planteadas. BUENOS AIRES, 11 de abril de 2014 16 INFORME DE CONTROL INTERNO DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO 2573 OC-AR/BID (Ejercicio Nº 2 finalizado el 31 de diciembre de 2013) El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación realizada al sistema de control interno implementado por la UCAR del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III). La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las recomendaciones correspondientes: TÍTULO PÁGINA Ambiente de Control 18 Evaluación de Riesgos 27 Actividades de Control 31 Información y Comunicación 32 Supervisión 33 17 AMBIENTE DE CONTROL 1. Integridad y valores éticos SI NO NC OBSERVACIONES A) Código de conducta 1) ¿Ha establecido por escrito la dirección de la entidad un código de conducta ética que sea aplicable a todo el personal? X 2) ¿Considera este código de conductas conflictos de intereses, estableciendo reglas para cuando éstos se presenten? X 3) ¿Se ha difundido el código de ética en toda la unidad y se lo hace conocer a los funcionarios nuevos? X 4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha definido el Proyecto para sancionar las violaciones al código de conducta? 5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas se dan a conocer en toda la organización? ¿Cuál es el procedimiento aplicado? 6) ¿Existen políticas por escrito para regular las relaciones de la dirección con el personal subalterno, proveedores, etc.? 7) ¿Se ha establecido por escrito una política que obligue a los funcionarios de mayor jerarquía a declarar sus beneficios pecuniarios? X 8) ¿Quién es el funcionario responsable de supervisar los esfuerzos del Proyecto para respaldar la ética? X Se encuentra publicado en la página Web del Prosap (RRHH - Gestión) RO Sección VII. Idem anterior. Se utiliza la DJ de incompatibilidades al inicio de la relación contractual. Se firman las declaraciones conjuntamente con la firma del contrato. Está publicada la normativa vigente en la página web. Rescisión de contrato del consultor involucrado. X Sin comentarios UCAR X Solo se aplica normativa BID y Legislación Nacional. Se envían las declaraciones a la Oficina Anticorrupción del Coordinador, Responsable de Administración y Finanzas y Responsable de adquisiciones. El Coordinador Ejecutivo del Programa. X 18 de la B) Actitud administradores respecto del control interno 1) ¿Existen informes de auditoría interna realizados por el organismo correspondiente? 2) ¿Los resultados de esas evaluaciones son tomados en cuenta por la dirección, tomándose las medidas correctivas correspondientes? X 3) ¿Es en el ámbito de dirección que se examinan y contestan las cartas de los auditores externos? X Se adjuntan informes de auditoría interna por el ejercicio 2013. Se elevan Informes a la Coordinación del Programa a fin de ser tenidas en cuenta por los destinatarios finales de los mismos. ----------------------------- 4) ¿La dirección fomenta los informes de auditoría interna sobre los controles? X --------------------------- 5) ¿Tiene la auditoría interna y los funcionarios de ella independencia de criterio y calidad profesional requerida para efectuar sus funciones? 6) ¿La dirección promueve el desarrollo del sistema de control interno basado en las normas del Informe Coso? X La auditoría interna sólo depende orgánicamente de la coordinación ejecutiva. X La matriz de los informes de control interno está articulado en el informe COSO. X 19 2) Políticas de Recursos Humanos SI NO NC OBSERVACIONES A) Políticas para reclutar, retener y pagar al personal 1) ¿Existe una política definida para el Proyecto de recursos humanos? ¿Quién es el responsable de llevarla a cabo? X 2) ¿La existencia de puestos superiores vacantes es conocida por todas las personas con la idoneidad necesaria para ocuparlos, tanto dentro como fuera de la organización? ¿Qué procedimiento se utiliza? 3) ¿Los mecanismos para la designación y promoción del personal están basados en criterios objetivos que procuren evitar el favoritismo? 4) ¿Existe algún régimen de promoción dentro del Proyecto? X 5) ¿Se efectúan estudios de gestión independientes de la labor de los principales funcionarios? ¿Quién los efectúa? 6) ¿Las descripciones de los puestos contienen suficientes referencias de las responsabilidades relacionadas con el control? La política de RRHH la fija el Decreto 485/13, la Normativa de Bancos y Reglamento Operativo. Es responsabilidad del Área de Recursos Humanos. Las vacantes poseen difusión Interna. Se amplía la difusión a través de la Página web. X Basado en desempeño, antigüedad en el proyecto y propuesto por los jefes de Unidades. (Ver B.1) De acuerdo a las vacantes o reestructuración de áreas o sectores creados. X X X 20 ------------------------------ Están consignadas en los Términos de referencia. B) Políticas para reclutamiento y capacitación 1) ¿Existen políticas por escrito para reclutar al personal? ¿En qué consisten? 2) ¿Las solicitudes de empleo y las entrevistas son efectuadas y revisadas por personal con la debida capacitación, enterado de los requerimientos de los puestos vacantes y con aptitudes para realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos ocupa dicho personal? 3) ¿Las políticas de reclutamiento incluyen la revisión de los antecedentes penales de los candidatos? X 4) ¿El personal de nuevo ingreso es informado de sus responsabilidades, deberes y derechos? 5) ¿Existen manuales descriptivos de los puestos?, ¿se actualizan periódicamente? ¿Y se informan esas actualizaciones al personal de manera oportuna? 6) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las especificadas en los TDR? 7) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las tareas realmente efectuadas? 8) ¿Se considera la satisfacción de las necesidades actuales de capacitación y desarrollo del personal así como sus X X Respecto del reclutamiento en base a vacantes y siguiendo lo establecido en el Reglamento Operativo y Manual de Procedimientos. Capacitación en función a la tarea y aprobada por los diferentes jefes de áreas. (Comentario del auditor: corresponden solo a procedimientos) El Jefe Directo y Recursos Humanos (Comentario del auditor: no hay constancia escrita. Se hacen solo en forma verbal). X La persona firma una declaración jurada que no posee antecedentes; solo en el caso de tramitación por expediente se solicita el certificado de antecedentes. -------------------------------- X Se describe por Áreas en el Manual de Procedimientos. X -------------------------------- X Son una síntesis. X A principio de año se pasa una encuesta con los requerimientos de 21 necesidades futuras? ¿Cuál es el mecanismo implementado para su manifestación y toma de conocimiento? 9) ¿A través de qué medidas se implementan las necesidades de capacitación y desarrollo establecidas en el punto anterior? 10) ¿Se han establecido procedimientos apropiados para corregir o prevenir las deficiencias de desempeño? X X capacitación y los jefes evalúan dichas solicitudes y elevan los requerimientos. Algunas a través de becas, formación de postgrados y el plan de capacitación. (cursos y seminarios) Actividades de capacitación específica de ser necesario. Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos. Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar un funcionamiento organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la detección oportuna de mal desempeño y su corrección. 22 3) Estructura Organizacional SI NO NC OBSERVACIONES Determinación de la estructura organizacional 1) ¿Se ha definido claramente la estructura de la organización? X --------------------------- 2) ¿Se cuenta con manuales de procedimiento actualizados que incluyan tanto los procedimientos operacionales como los financieros y contables que deban aplicarse? 3) ¿Cuáles son las variables que determinan la vigencia, remuneración, condiciones de trabajo, etc., de los contratos de trabajo de los funcionarios? 4) ¿Existe supervisión de la labor de los funcionarios por una autoridad superior apropiada? X Los manuales se encuentran en proceso de actualización y adecuación a la nueva estructura. X El Decreto 485/13. El Contrato y los Términos de referencia de acuerdo a la normativa del Banco. Dentro del Proyecto según organigrama hasta la máxima autoridad: el Coordinador Ejecutivo. El Programa es sometido a distintas auditorías y revisión ex post de los Bancos. X 23 4) Sistemas Información computarizados de (El programa cuenta con sistema de desarrollo propio el SIIG (Sistema Integrado e Integral de Gestión) y un sistema financiero proporcionado por el Ministerio de Economía (UEPEX) SI NO NC OBSERVACIONES A) Evaluación de los controles generales del sistema 1) El sistema ¿es administrado por un funcionario de alto nivel que informe a las autoridades superiores? X ----------------------- 2) Los desarrolladores de los sistemas ¿tienen prohibido operar las computadoras y utilizar los programas con datos reales? X 3) El sistema de información y las bases de datos ¿están protegidos contra el uso por parte de terceros no autorizados? X Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). El mismo opera con su clave de administrador sobre ellos para realizar sus tareas propias. No existe un acta donde consten las contraseñas dadas de alta. 4) El administrador del sistema de información y de la base de datos ¿tiene prohibido el acceso a los equipos que están en operación? 5) Las contraseñas ¿se asignan formalmente y están protegidas para evitar el uso no autorizado? X X 24 6) ¿Se ha establecido una rutina en el sistema que obligue a los usuarios al cambio de contraseñas en forma periódica? X 7) ¿Se han asignado códigos de identificación a las terminales para evitar que las terminales no autorizadas tengan acceso a las líneas de comunicación? 8) ¿Existen listas del personal autorizado que especifiquen los límites de autorización? 9) ¿Se mantienen esas listas de autorización debidamente actualizadas? X La política empleada exige cambiar la contraseña una vez al mes no pudiendo repetir ninguna de las 10 últimas. Uso de perfiles de usuarios con accesos establecidos. X Se establecen permisos desde el sistema. X Se revisan periódicamente 10) ¿La información confidencial es cifrada o encriptado cuando se transmite? X 11) ¿Se hacen inventarios periódicos de los equipos y se concilian sus resultados con los registros financieros? X 12) ¿ Existe una segregación de funciones o la debida asignación de autorizaciones en los sistemas informáticos, de tal forma que una misma persona no pueda registrar una transacción desde su origen hasta su asiento final en los auxiliares y libro mayor o en los registros similares de la base de datos? 13) ¿Los sistemas de información son confiables, cumpliendo con las normas técnicas vigentes? X 14) ¿Se han establecido procedimientos para enfrentar las situaciones que pudieran afectar la información y equipos, como son: procedimientos de recuperación ante desastres, sitio alternativo de procesamiento de información, respaldos, almacenamiento de información de X X 25 El UEPEX, es sistema cerrado. En el SIIG la información viaja abierta. El sistema está preparado para efectuar trasmisiones cifradas. Se ha formalizado en los procedimientos e implementado su realización. (Comentario del auditor: Se verificó en el desarrollo de la auditoría a través del análisis del registro de las operaciones) (Comentario del auditor: No hay constancia escrita de lo manifestado por el proyecto). Además de procedimientos de resguardo de información (se aplican rutinas diarias de back up en su modalidad incremental a cinta. Los medios son conservados en respaldo en sitios lejanos a la oficina principal, etc., que permitan continuar con las operaciones básicas de la oficina? 15) ¿Toda transacción está debidamente respaldada por documentación acorde con la legislación aplicable y demás normativa? 16) ¿Antes de poner en funcionamiento un sistema de información nuevo o las modificaciones a uno ya existente, se realizan las pruebas para verificar que la información se procese adecuadamente, de manera íntegra y confiable? 17) ¿A la fecha se encuentra implementado el Sistema de Seguimiento y Monitoreo? B) Evaluación de los controles de aplicación del sistema 1) El sistema de información ¿contiene reglas y rutinas de verificación, que permitan comprobar la exactitud de los datos que se introducen en las computadoras? X 2) ¿Existen procedimientos establecidos por escrito para realizar la comunicación a los responsables de administrar el sistema de información, de los errores en que se incurre al procesar las transacciones y cualquier otra deficiencia que se observe durante el ingreso, procesamiento y emisión de datos e información? ¿Cuáles? 3) ¿Los errores y deficiencias se investigan y se subsanan, documentando adecuadamente lo actuado? 4) ¿Se utilizan controles de archivo para verificar que se actualice la información correcta y evitar la destrucción accidental de los archivos? cajas de seguridad ignifugas), en las oficinas del desarrollador del sistema existe un servidor alternativo en línea. ---------- X Existe un servidor de desarrollo para ensayar el correcto funcionamiento. X -------------- X Esto se aplica únicamente en el SIIG. X Existen medios electrónicos para el reporte de incidentes X Por reportes electrónicos X En forma periódica se chequea la actualización de la información y se inutiliza la documentación que está procesada y contabilizada 26 5) ¿Existen procedimientos para realizar y conservar copias de respaldo de los archivos, programas y documentos relacionados con las operaciones? (Ver A.14) X Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus correspondientes actualizaciones. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas computarizados, con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa. Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmados dichos hechos en los registros llevados al efecto. EVALUACIÓN DE RIESGOS A) Determinación de la existencia o no de indicios de riesgo operacional y de fraude en la Unidad SI NO NC OBSERVACIONES 1) ¿Los propósitos generales del Proyecto están claramente definidos y publicados de forma que puedan ser fácilmente comprendidos? X Los objetivos del Programa, así como también de sus subproyectos están claramente definidos en sus respectivos documentos y en los sistemas de administración y gestión. 2) ¿Los objetivos del Proyecto están comunicados al personal? X Están comunicados mediante la intranet del Proyecto. 3) ¿El personal entiende cómo los objetivos del Proyecto se relacionan con los objetivos de sus áreas? 4) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “riesgo en el logro de los objetivos”? X (Comentario del auditor: constancia escrita). X Los que afecten a la subsistencia y eficiencia del Programa 27 No hay 5) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “administración del riesgo”? Detallar. X El objetivo de la administración de riesgos es minimizar la probabilidad de ocurrencia de los mismos, y contar con acciones de mitigación en el caso que los riesgos se presenten como hechos concretos y consumados. 6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto valora los riesgos de alcanzar sus objetivos? X Semestralmente se analizan los supuestos o riesgos críticos, tanto del programa en su conjunto como de cada sub proyecto. 7) ¿En qué áreas del Proyecto se garantiza la administración del riesgo? X Área de Control de Gestión – Unidad de Monitoreo y Evaluación. 8) ¿El Proyecto tiene procedimientos para reportar riesgos? ¿En qué consisten? X El proyecto utiliza la metodología de gestión de riesgos del BID. La misma ofrece acciones de mitigación ante la ocurrencia/presentación de riesgos. 9) ¿El personal responsable de los activos (bienes, efectivo) está separado de los que realizan los registros contables? X -------------------------------- 10) ¿El acceso a las cuentas bancarias y otra información relacionada está prohibido al personal de contabilidad? X Es responsabilidad de Tesorería 11) ¿El personal que autoriza las transacciones está separado de la custodia de los activos correspondientes? X ------------------------------- 12) ¿Cuál es el nivel de autorizaciones para efectuar los pagos del Proyecto? X Jefe de área y Jefe de Unidad. Para todos los casos es el mismo nivel de autorización. 13) ¿Con qué frecuencia se produce el envío de la precontabilización de los pagos por parte de la UEC? X 28 No se realiza precontabilización 14) ¿Con qué frecuencia se produce la validación de la precontabilización por parte de la UCAR? 15) ¿Se efectúan todos los pagos con cheques emitidos no a la orden? 16) ¿Se efectúa la firma de cheques teniendo a la vista la documentación de respaldo? X No se realiza precontabilización. X -------------------------------- X ------------------------------ 17) ¿Existen procedimientos de cancelación o anulación de facturas pagadas? ¿Cómo se instrumentan? X Sello de pagado en facturas. 18) ¿Se mantienen en custodia adecuada las chequeras? X En caja fuerte. 19) ¿Existe un control de la numeración de los cheques? ¿Quién lo efectúa? X Tesorería. 20) ¿Existe un procedimiento para el depósito del fondo de reparo en una cuenta especial creada para tal fin? 21) ¿Se cancelan los fondos enviados por la UCAR a las jurisdicciones contra documentación de respaldo? 22) Vencido el plazo para rendición del anticipo, ¿cómo se procede en caso de existir un saldo remanente? 23) ¿Prohíbe el sistema computarizado la cancelación de rendiciones con facturas con idéntica o similar numeración? 24) ¿Permite el sistema computarizado la rendición con distinta documentación (recibos, facturas)? X Sin comentario de la Ucar. X ------------------------------ X Se reitera el pedido de rendición y en caso de no realizarse el pago o quedar un saldo, se solicita su devolución a la UCAR. X ----------------------- X 29 ------------------------ B) Determinación de la existencia o no de indicios de fraude en la Unidad 1) ¿Tiene el Proyecto un programa para prevenir, detener y detectar el fraude? 2) ¿Tiene identificadas el proyecto las áreas de más alto riesgo de fraude? X X Se realizó una capacitación de Seguridad informática. Capacitación en manejo de claves, contraseñas, políticas de escritorios limpios. Actualización de antivirus y control de acceso al sistema. Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas. Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a fin de evitar o minimizar sus efectos. 30 ACTIVIDADES DE CONTROL Determinación de la aplicación de políticas de control generales en lo que respecta al registro eficaz y eficiente de las transacciones, la salvaguarda de los activos, la conciliación de las cifras de la contabilidad y la transparencia de los informes 1) ¿Para el registro de las operaciones se han diseñado formas apropiadas que se utilicen correctamente para asentar todos los datos tales como la fecha de las transacciones, su monto original, el plazo de pago, detalle de la operación el proveedor y la moneda? 2) ¿La información se registra en una sola unidad o base de datos integrada para evitar errores por duplicación de registros e inconsistencias en los informes y para reducir los costos? 3) ¿El sistema que se utiliza para numerar las transacciones es consistente con el que se emplea para informar a los interesados en el exterior, como el BID y el Banco Mundial? (Ej. Nº PRISM) SI NO NC OBSERVACIONES X -------------------------- X ----------------------------- X ------------------------------ 31 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Determinación de la recepción por parte de las autoridades superiores de la información sobre el Proyecto necesaria para cumplir con sus responsabilidades. 1) ¿Los informes sobre el Proyecto se presentan de acuerdo con las normas que al respecto ha establecido la comunidad internacional? 2) ¿La coordinación del Proyecto tiene reuniones frecuentes con los funcionarios de las distintas áreas y con la auditoría interna a los fines de estar informados sobre el desarrollo de las actividades en general y las relacionadas con control interno en particular? SI X X NO NC OBSERVACIONES Los informes sobre el progreso del Proyecto se confeccionan de acuerdo a la metodología de los organismos financiadores o de aquellos que puntualmente lo soliciten. ----------------------- Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado. Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes. SUPERVISIÓN 32 Evaluación de la eficacia de las actividades de Supervisión SI 1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe información suficiente y oportuna que le permita supervisar los objetivos y estrategias del Proyecto? X 2) ¿Cómo transmite la coordinación de forma explícita y contundente su compromiso respecto del control interno? 3) ¿Existen variaciones significativas entre las cifras presupuestadas y las reales? 4) ¿El personal con tareas de supervisión está obligado a hacer constar con su firma que se han efectuado actividades esenciales para el control interno? X X X BUENOS AIRES, 11 de abril de 2014 33 NO NC OBSERVACIONES La Coordinación del Proyecto, recibe información con distinta frecuencia (semanal, mensual, trimestral, semestral, anual) sobre el progreso del Proyecto, en lo relativo a su ejecución financiera y física. Mediante reuniones. Aprobación del Manual de Procedimientos. Demoras en el inicio de algunos Proyectos Provinciales. ---------------------------- DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR (Ejercicio N° 2 finalizado el 31 de diciembre de 2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos del BID, incluyendo los siguientes procedimientos: - test o prueba de transacciones; - circularización y reconciliación bancaria; - análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos; - análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones y contratos de obras; - revisión de legajos de consultores; - cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O; - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - Inspección ocular de obras; - cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 34 El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 36,12 % de las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al 31 de diciembre de 2013, de acuerdo al siguiente detalle: Categoría 1- Administración y Coordinación Total ejecutado en USD % Incidencia Muestra en USD % de Muestra sobre la categoría 11.983.778,97 5.526.131,40 42,62 19,65 564.783,60 425.404,59 4,71 7,70 1.2- Fortalecimiento Institucional 2.379.591,10 8,46 79.255,25 3,33 1.3- Preparación de Proyectos 4.078.056,46 14,50 60.123,77 1,47 2.1- Infraestructura y Servicios 15.896.452,18 15.878.239,84 56,54 56,47 9.589.467,78 9.589.467,78 60,32 60,39 2.2- Negocios agroalimentarios 18.212,34 0,06 0,00 0,00 235.822,85 226.546,42 0,84 0,81 0,00 0,00 0,00 0,00 9.276,43 28.116.054,00 0,03 100,00 0,00 10.130.752,62 0,00 36,12 1.1- UEC 2- Costos Directos 3- Costos Concurrentes 3.1- Seguimiento y Evaluación 3.2- Auditorías TOTAL EJECUTADO BUENOS AIRES, 11 de abril de 2014 35