INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2014) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2014 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 2573/OCAR, suscripto el 29 de diciembre de 2011 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR), dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP). I- ESTADOS AUDITADOS 1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. 2) Estado de Inversiones al 31/12/14, por apertura, expresado en dólares estadounidenses. 3) Notas 1 a 12 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente. 4) Información financiera complementaria que incluye: - Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. - Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. 1 - Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. - Estado de Solicitudes de desembolso al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. - Estado de Solicitudes de Desembolso, por categoría de gastos, al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. - Estado de la Cuenta Especial al 31/12/14, expresado en dólares estadounidenses. - Carta de la Gerencia. Los estados precedentes, así como el control interno implementado por el proyecto son de exclusiva responsabilidad de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR). Los estados financieros fueron recibidos por esta Auditoría en su primera versión el 12/03/15, mientras que los definitivos fueron presentados el 23/04/2015. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros al sólo efecto de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 28/11/14 (preliminares) y el 23/04/2015. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y los requerimientos especiales del BID, incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta sobre la base de la muestra determinada. III- ACLARACIONES PREVIAS 2 Tal como se menciona en Nota Nº 12 a los Estados Financieros, existe una deuda al 31/12/14 con el contratista de la Obra “Caminos Rurales Zona VII Lote C”, de la Provincia de Entre Ríos, por un monto de $ 2.077.569,47, equivalente a USD 242.706,71, correspondiente sólo al aporte local por las redeterminaciones de precios de la mencionada obra, ya que su componente BID fue abonado. Dicha situación afecta los valores expuestos en los estados mencionados en I- anterior al cierre del ejercicio auditado, dado el criterio de contabilización de lo “percibido” utilizado por el Proyecto. IV- OPINÓN CON SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo indicado en III- , los estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III) al 31 de diciembre de 2014, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 2573/OC-AR del 29/12/11. V- OTRAS CUESTIONES 1. En respuesta a nuestra nota de Circularización a los Asesores Legales Nº 329/2014, la responsable de Asuntos Jurídicos de la UCAR responde, mediante Nota UCAR 1825-15 del 10/03/2015, lo siguiente: “Cumplo en informarle que al día de la fecha esta Área se encuentra en conocimiento únicamente del siguiente litigio de carácter judicial, bajo competencia de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MAGyP, en el que el Programa es mencionado en razón de haber sido el actor un consultor contratado por la Organización de Estados Iberoamericanos (O.E.I.) y el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA) para realizar tareas vinculadas al mismo: “ENDERE Juan Pablo c/ PODER EJECUTIVO NACIONAL y otro s/ empleo público” Expediente Nº 26201/12, tramitando por el Juzgado Contencioso Administrativo 3 Federal Nº 5, a cargo de la Dra. María Alejandra Biotti, Secretaría Nº 9 – Provinciales”. 2. El saldo de la Cuenta Corriente Aporte Local UEC expuesta en la Nota 2 a los Estados Financieros presenta una subvaluación de $138.600.- correspondiente a un egreso de fondos contabilizado al 31/12/14, dicho egreso nunca fue enviado a la entidad bancaria para su débito, siendo ajustado el mismo el 03/01/15. 3. Tal lo mencionado en el ejercicio anterior, el Estado mencionado en I- 1) anterior y la Nota Nº 8 a los Estados Financieros no incluyen el pago en concepto de Comisión de Crédito correspondiente al 1º semestre de 2012, por un monto de USD 171.243,17, de acuerdo a la información suministrada por la Oficina Nacional de Crédito Público mediante nota del 07/01/13. Cabe mencionar que dichas erogaciones no se incluyen en la matriz de financiamiento de las inversiones del Programa. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 23 de abril 2015. 4 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2014) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2014, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III), Convenio de Préstamo BID N° 2573/OC-AR del 29/12/11, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) y en las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: ÍNDICE A. 1) y B. 1) TÍTULO Disponibilidades. Conciliaciones bancarias B. 2) Bienes. Procesos de adquisiciones B. 4) Infraestructura y servicios. Pagos A. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/14 1) DISPONIBILIDADES Observaciones generales: En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante largos periodos, sin la correspondiente anulación o corrección de las mismas. Comentarios de la UCAR: 5 Se toma en cuenta la observación. Cuenta en $ - Aporte Local La cuenta contable del Proyecto es la correspondiente a la cuenta bancaria única a través de la cual se gestionan los fondos locales asignados a la UCAR para la totalidad de los Préstamos ejecutados por el PROSAP I, II y III. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los otros Préstamos ejecutados por la UCAR, lo que dificulta dicha tarea. Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista, la UCAR, solicitó la apertura de una cuenta de Aporte Local, a medida que se incorporaban nuevos Préstamos a ser administrados por ella, sin obtener una respuesta favorable al respecto. Asimismo según la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, los fondos son girados al PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UCAR dicha asignación. Comentarios de la UCAR: Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la UCAR, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por la Tesorería General de la Nación. Asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación. Cuenta en $ Aporte local - Chubut En las conciliaciones bancarias analizadas se observa que se utiliza la cuenta del Préstamo BID 1956 para realizar los pagos de este Proyecto. Comentarios de la UCAR: Se informa que desde que se empezó a operar con los préstamos del PROSAP, se utiliza la cuenta corriente única de aporte provincial, que se ha utilizado hasta la fecha. Teniendo en 6 cuenta lo expuesto y que en el banco de la provincia no se puede tener dos cuentas con la misma denominación, además en nuestra institución se están manejando alrededor de 20 cuentas bancarias, no es productivo ni práctico tener dos cuentas con la misma finalidad y función. Recomendaciones: Teniendo en cuenta lo mencionado por la UCAR se hace necesario profundizar los controles y su oportunidad a efectos de realizar los ajustes que puedan corresponder para mejorar la calidad de la información. B. OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) DISPONIBILIDADES Observaciones Generales: 1- Existen operaciones de ingresos y egresos con igual leyenda que se registraron contablemente pero no se observan en los extractos bancarios. 2- En algunas de las cuentas del Proyecto se omiten registrar los correspondientes gastos bancarios. Comentarios de la UCAR: 1‐ Las mismas corresponden a desafectaciones de operaciones que nunca llegaron a materializarse en el Banco. 2‐ Existen retrasos en la registración de los gastos bancarios debido a que muchas veces los mismos no son contemplados en los respectivos POAs. Observaciones Particulares: Cuenta BID UCAR en $ 1- Se realiza la desafectación de una transferencia por $5.914,44 (12/06/14) en los registros contables, mientras que el banco procede a su débito. 2- Existe una operación de débito bancario por $5.400,90 (16/06/14) que no se encuentra registrada en la contabilidad. 7 Comentarios de la UCAR: 1‐ La corrección de la desafectación se realizó en Julio de 2014. 2‐ La registración del débito de $ 5400.90 se realizó en Julio de 2014. Cuenta Aporte local UCAR en $ Se observa un egreso registrado contablemente el 12/11/14 de $ 138.600,00 que no se ve reflejado en el extracto bancario hasta el 31/12/14. Comentarios de la UCAR: El movimiento de $138.600 se desafecto en el 03/01/2015, ya que nunca fue enviado al Banco. Cuenta BID Chubut en $ Se observan dos operaciones bancarias de egreso e ingreso con fecha 18/06/14 y 26/06/14 respectivamente que no se registraron contablemente por un importe de $87.737,40. Comentarios de la UCAR: Sin comentarios. Cuenta BID Buenos Aires en $ Se observa que gran parte de las operaciones que se compensan entre sí detalladas en el extracto bancario no se tuvieron a la vista en los registros contables. Comentarios de la UCAR: Sin comentarios. Cuenta BID San Juan en $ Existe gran cantidad de operaciones de ingresos y egresos que están registradas contablemente pero no así en el submayor que se utiliza para realizar la conciliación. Asimismo el extracto bancario tampoco refleja los movimientos señalados. 8 Comentarios de la UCAR: Sin comentarios. Cuenta Aporte Local Mendoza en $ No se tuvieron a la vista los extractos bancarios correspondientes. Comentarios de la UCAR: Sin comentarios. Recomendaciones: Profundizar los controles y su oportunidad a efectos de realizar los ajustes correspondientes y prevenir que no se reiteren situaciones como las planteadas, mejorando de este modo la calidad de la información. 2) ADQUISICIONES - BIENES Observaciones generales 1- La totalidad de los expedientes analizados por esta auditoría carecen de foliatura, según lo normado en el Decreto 1883/91, Reglamento de Procedimientos Administrativos, Título II, art. 7, 8 y 9. 2- De la totalidad de los expedientes analizados surge que a pesar de realizarse las respectivas Licitaciones Públicas, se ha seleccionado a un único posible oferente en cada una de ellas. Al respecto, si bien se actúa teniendo en cuenta las normas en la materia, no surge de la documentación analizada que se hallan realizado procedimientos alternativos a efectos de garantizar la competencia en este tipo de procesos llevados a cabo por el Proyecto. Comentarios de la UCAR: 1- y 2- Sin comentarios. 9 Observaciones particulares BID-NAC-2573-006-S 18/14 - Adquisición de Servicio Integral del Evento “37º Congreso Internacional de la Uva y el Vino”. AP 201404764/6575/7152 $ 4.034.250.Ampliación AP 201408631 $ 473.681.1- No se encuentra adjunta a la nota de fecha 11 de agosto de 2014 la documentación detallada sobre las condiciones especiales ni generales, etc. 2- No se ha tenido a la vista la Orden de Compra Nº 201400151. 3- Atento que el presupuesto adjunto se encuentra por el total no es posible evaluar si los montos con los que se facturan los servicios excedentes se corresponden con los del presupuesto original. Comentarios de la UCAR: 1- La nota remitida con fecha 11/08/14 por el oferente que resultó adjudicado tiene por fin comunicar el nombre del hotel donde se desarrollan las actividades. El detalle de las condiciones generales y particulares se encuentran en el Formulario de Oferta, la lista de bienes y plan de entrega y en la lista de servicios conexos y cronograma de cumplimiento de la cotización presentada con fecha 04/07/14. 2- La misma será incorporada al expediente. 3- El presente proceso de licitación constaba de un lote único dividido en tres ítems conformados a su vez por numerosos apartados descriptivos del servicio solicitado, que de acuerdo con la cláusula IAO 14.8 se solicitó que la cotización sea por la totalidad de los ítems, o sea por lote completo. En virtud de esto último no se consideró necesario solicitar la discriminación de precio por cada uno de los apartados que conformaban dichos ítems, siendo que a los fines de la evaluación y adjudicación no sería el precio del apartado sujeto a análisis. No obstante será considerado para futuros procedimientos. BID-NAC-2573-006-B 01/14 – Adquisición de vehículos AP Nº 201405919 $ 686.565.- 10 1- El Informe de Evaluación de ofertas tiene 2 fechas, lo que señala cierta desprolijidad en la documentación de respaldo. 2- La ampliación del Lote 1 supera en un 25 % el monto de adjudicación. 3- La autorización de las empresas por las cuales se nombra a un representante para la firma de los Convenios, tiene fecha Julio/2014, y es posterior a la fecha de firma de los Convenios fechados en Junio/2014. Comentarios de la UCAR: 1- En realidad no es que el informe posee dos fechas sino que la primera fecha que aparece es cuando se reúne la comisión evaluadora que no siempre termina sus conclusiones el mismo día. 2- Al tratarse de un lote integrado de 4 vehículos la única posibilidad de ampliar el mismo es al 25%, lo cual debería haberse reflejado de ese modo en las IAO 41.14. 3- En el Convenio se ha puesto la fecha de firma por el Coordinador Ejecutivo, tendremos en cuenta la observación para dejar reflejada la fecha en la que el Apoderado de la empresa adjudicataria firma el Convenio. Recomendaciones: Documentar adecuadamente en tiempo y forma las actuaciones llevadas a cabo por el Programa teniendo en cuenta la normativa en la materia. Intensificar los esfuerzos a efectos de no repetir situaciones como las planteadas. 3) CONSULTORES Observaciones Generales: 1- La mayoría de los Curriculum Vitae presentados por los consultores no poseen fecha de presentación, ni sello de recepción por el organismo. 2- En varios casos se observa que no consta fecha de la realización de la terna de selección. 3- En varios casos la firma de los contratos no poseen fecha por parte del consultor. 11 4- En la totalidad de los casos los informes presentados por los consultores no poseen fecha de recepción y en varios de ellos tampoco fecha de presentación. 5- Se observa que en la mayoría de los casos las AP solo poseen una firma autorizante y en varios casos estos mismas carecen de sello o es ilegible. Comentarios de la UCAR: 1. Los CVs son presentados por medio de notas, fechadas y firmadas por cada consultor, en consecuencia se considera que la fecha de los CVs es la misma que figura en dichas notas. Se ha comenzado a implementar sello de recepción de los CVs al Área de Gestión RRHH 2. Se toma debida nota de la observación. 3. En el encabezado de cada uno de los contratos firmados se informa la fecha de celebración de los mismos. 4. Se toma nota de la observación. En lo sucesivo se procederá a fechar la recepción de los informes al Área de Gestión de RRHH. 5. Las mismas constituyen AP de Convenios, y no constituyen documentos de pagos, son solo a los fines de registrar los movimientos de UEPEX. Observaciones Particulares: 1- Se observa que una consultora, que integró la terna de selección presenta su Curriculum Vitae con actividades desarrolladas con posterioridad a la fecha de realizarse dicho proceso. 2- El informe presentado por un consultor correspondiente al periodo 02-04/14 según contrato, hace referencia a solo parte de dicho periodo y detalla actividades de fecha posterior. Además varios de los informes presentados poseen fecha de presentación que corresponde al inicio del periodo del informe. 3- La aprobación del informe correspondiente a Marzo de un consultor hace referencia al periodo de Abril. 4- La mayoría de las aprobaciones de informes correspondientes a un consultor carecen de sus datos y periodos aprobados. Asimismo en la correspondiente al periodo Abril-Julio se adjunta informe final del mes de Septiembre. Comentarios de la UCAR: 12 1- De la lectura del CV de la ternada se desprende que la presente observación corresponde a un error de tipeo por parte de la misma ternada. 2- Se toma nota de la observación. Cabe aclarar que el informe fue presentado en el mes de Mayo e incluye actividades a esa fecha. 3- Se toma debida nota. 4- Se toma nota de la observación. Cabe aclarar que cada caratula aprueba el informe correspondiente adjunto a dicha aprobación. Si bien el informe fue presentado en el mes de Septiembre e incluye actividades a esa fecha, el pago fue liberado con posterioridad a la aprobación del mismo. Recomendaciones: Documentar adecuadamente en tiempo y forma a fin de mejorar la calidad de la información en los legajos del Proyecto. Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia. 4) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS Provincia de Entre Ríos Obra: Caminos rurales VII Lote C Entre Ríos – Contratación y Pagos 1- Del expediente analizado surge que en algunos casos no existe orden cronológico de la documentación incluida en el mismo. 2- No se tuvo a la vista en el expediente analizado la notificación del resultado de la licitación a los oferentes. 3- Sólo se incluyen en el expediente analizado las publicaciones de la Licitación en medio local. 4- La Carta de Aceptación y el Convenio con la Contratista se encuentra archivadas al final del expediente sin la correspondiente foliatura. 5- Existen en algunos casos atrasos en los pagos de aporte local realizados a la contratista, de cada uno de los certificados aprobados. Comentarios de la UCAR: 1- Informaremos a la Provincia para que la tenga en cuenta en futuros procesos. 2- En las LPI no se notifica el resultado de la licitación a los oferentes sino que se publica el 13 Aviso de Adjudicación en los mismos medios en que fue posteado el llamado. 3- Las publicaciones en el Developments Bussines, en la Oficina Nacional de Contrataciones y en la página de PROSAP se realizan desde la UEC por lo tanto las mismas se encuentran archivadas en nuestro expediente. 4- Se comunicará a la Provincia para que tome en cuenta la observación. 5- Sin comentarios. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, manteniendo legajos ordenados y completos. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 23 de abril 2015. 14 INFORME DE CONTROL INTERNO DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO 2573 OC-AR/BID (Ejercicio Nº 3 finalizado el 31 de diciembre de 2014) El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación realizada al sistema de control interno implementado por la UCAR del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP III). La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las recomendaciones correspondientes: TÍTULO PÁGINA Ambiente de Control I- Evaluación de Riesgos II- Actividades de Control III- Información y Comunicación IV- Supervisión V 15 I. AMBIENTE DE CONTROL 1. Integridad y valores éticos SI NO NC OBSERVACIONES A) Código de conducta 1) ¿Ha establecido por escrito la dirección de la entidad un código de conducta ética que sea aplicable a todo el personal? X 2) ¿Considera este código de conductas conflictos de intereses, estableciendo reglas para cuando éstos se presenten? X 3) ¿Se ha difundido el código de ética en toda la unidad y se lo hace conocer a los funcionarios nuevos? X 4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha definido el Proyecto para sancionar las violaciones al código de conducta? 5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas se dan a conocer en toda la organización? ¿Cuál es el procedimiento aplicado? 6) ¿Existen políticas por escrito para regular las relaciones de la dirección con el personal subalterno, proveedores, etc.? 7) ¿Se ha establecido por escrito una política que obligue a los funcionarios de mayor jerarquía a declarar sus beneficios pecuniarios? X 8) ¿Quién es el funcionario responsable de supervisar los esfuerzos del Proyecto para respaldar la ética? X Se encuentra publicado en la página Web del Prosap (RRHH - Gestión) RO Sección VII. Ídem anterior. Se utiliza la DJ de incompatibilidades al inicio de la relación contractual. Se firman las declaraciones conjuntamente con la firma del contrato. Está publicada la normativa vigente en la página web. Rescisión de contrato del consultor involucrado. X Sin comentarios de la UCAR X Solo se aplica normativa BID y Legislación Nacional. Se envían las declaraciones a la Oficina Anticorrupción del Coordinador, Responsable de Administración y Finanzas y Responsable de adquisiciones. El Coordinador Ejecutivo del Programa. X 16 B) Actitud administradores respecto del control interno 1) ¿Existen informes de auditoría interna realizados por el organismo correspondiente? 2) ¿Los resultados de esas evaluaciones son tomados en cuenta por la dirección, tomándose las medidas correctivas correspondientes? X 3) ¿Es en el ámbito de dirección que se examinan y contestan las cartas de los auditores externos? X Se adjuntan informes de auditoría interna por el ejercicio 2014. Se elevan Informes a la Coordinación del Programa y a los responsables de áreas de la UCAR, a fin de ser tenidas en cuenta por los destinatarios finales de los mismos. ----------------------------- 4) ¿La dirección fomenta los informes de auditoría interna sobre los controles? X --------------------------- 5) ¿Tiene la auditoría interna y los funcionarios de ella independencia de criterio y calidad profesional requerida para efectuar sus funciones? 6) ¿La dirección promueve el desarrollo del sistema de control interno basado en las normas del Informe Coso? X La auditoría interna sólo depende orgánicamente de la coordinación ejecutiva. X La matriz de los informes de control interno contemplan las normas del informe COSO. X 17 2) Políticas de Recursos Humanos SI NO NC OBSERVACIONES A) Políticas para reclutar, retener y pagar al personal 1) ¿Existe una política definida para el Proyecto de recursos humanos? ¿Quién es el responsable de llevarla a cabo? X 2) ¿La existencia de puestos superiores vacantes es conocida por todas las personas con la idoneidad necesaria para ocuparlos, tanto dentro como fuera de la organización? ¿Qué procedimiento se utiliza? 3) ¿Los mecanismos para la designación y promoción del personal están basados en criterios objetivos que procuren evitar el favoritismo? X 4) ¿Existe algún régimen de promoción dentro del Proyecto? X 5) ¿Se efectúan estudios de gestión independientes de la labor de los principales funcionarios? ¿Quién los efectúa? 6) ¿Las descripciones de los puestos contienen suficientes referencias de las responsabilidades relacionadas con el control? La política de RRHH la fija el Decreto 485/13, la Normativa de Bancos y Reglamento Operativo. Es responsabilidad del Área de Recursos Humanos. Las vacantes poseen difusión Interna. Se amplía la difusión a través de la Página web. X Basado en desempeño, antigüedad en el proyecto y propuesto por los jefes de Unidades. (Comentario del auditor: Ver B.1) De acuerdo a las vacantes o reestructuración de áreas o sectores creados. X X 18 Sin comentarios de la UCAR Están consignadas en los Términos de referencia. B) Políticas capacitación para reclutamiento y 1) ¿Existen políticas por escrito para reclutar al personal? ¿En qué consisten? 2) ¿Las solicitudes de empleo y las entrevistas son efectuadas y revisadas por personal con la debida capacitación, enterado de los requerimientos de los puestos vacantes y con aptitudes para realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos ocupa dicho personal? 3) ¿Las políticas de reclutamiento incluyen la revisión de los antecedentes penales de los candidatos? X 4) ¿El personal de nuevo ingreso es informado de sus responsabilidades, deberes y derechos? 5) ¿Existen manuales descriptivos de los puestos?, ¿se actualizan periódicamente? ¿Y se informan esas actualizaciones al personal de manera oportuna? 6) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las especificadas en los TDR? 7) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las tareas realmente efectuadas? 8) ¿Se considera la satisfacción de las necesidades actuales de capacitación y desarrollo del personal así como sus necesidades futuras? ¿Cuál es el X X El lineamiento está descripto en el Manual de Organización y funciones de la UCAR y se contempló en el manual de procedimientos aprobado en enero de 2014. (Comentario del auditor: corresponden solo a procedimientos) El Jefe Directo y Recursos Humanos (Comentario del auditor: no hay constancia escrita. Se hacen solo en forma verbal). X La persona firma una declaración jurada que no posee antecedentes; solo en el caso de tramitación por expediente se solicita el certificado de antecedentes. -------------------------------- X Se describe por Áreas en el Manual de Procedimientos. X -------------------------------- X Son una síntesis. X A principio de año se pasa una encuesta con los requerimientos de capacitación y los jefes 19 mecanismo implementado para su manifestación y toma de conocimiento? 9) ¿A través de qué medidas se implementan las necesidades de capacitación y desarrollo establecidas en el punto anterior? 10) ¿Se han establecido procedimientos apropiados para corregir o prevenir las deficiencias de desempeño? evalúan dichas solicitudes y elevan los requerimientos. X X Algunas a través de becas, formación de postgrados y el plan de capacitación. (cursos y seminarios) Actividades de capacitación específica de ser necesario. Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos. Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar en el futuro un funcionamiento organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la detección oportuna de mal desempeño y su corrección. 20 3) Estructura Organizacional SI NO NC OBSERVACIONES Determinación de la estructura organizacional 1) ¿Se ha definido claramente la estructura de la organización? X --------------------------- 2) ¿Se cuenta con manuales de procedimiento actualizados que incluyan tanto los procedimientos operacionales como los financieros y contables que deban aplicarse? 3) ¿Cuáles son las variables que determinan la vigencia, remuneración, condiciones de trabajo, etc., de los contratos de trabajo de los funcionarios? 4) ¿Existe supervisión de la labor de los funcionarios por una autoridad superior apropiada? X El Manual de Procedimientos vigente es el aprobado en enero de 2014. X El Decreto 485/13. El Contrato y los Términos de referencia de acuerdo a la normativa del Banco. Dentro del Proyecto según organigrama hasta la máxima autoridad: el Coordinador Ejecutivo. El Programa es sometido a distintas auditorías y revisión ex post de los Bancos. X 21 4) Sistemas Información computarizados de (El programa cuenta con sistema de desarrollo propio el SIIG (Sistema Integrado e Integral de Gestión) y un sistema financiero proporcionado por el Ministerio de Economía (UEPEX) SI NO NC OBSERVACIONES A) Evaluación de los controles generales del sistema 1) El sistema ¿es administrado por un funcionario de alto nivel que informe a las autoridades superiores? X ----------------------- 2) Los desarrolladores de los sistemas ¿tienen prohibido operar las computadoras y utilizar los programas con datos reales? X 3) El sistema de información y las bases de datos ¿están protegidos contra el uso por parte de terceros no autorizados? X Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). El mismo opera con su clave de administrador sobre ellos para realizar sus tareas propias. No existe un acta donde consten las contraseñas dadas de alta. 4) El administrador del sistema de información y de la base de datos ¿tiene prohibido el acceso a los equipos que están en operación? 5) Las contraseñas ¿se asignan formalmente y están protegidas para evitar el uso no autorizado? X X 22 6) ¿Se ha establecido una rutina en el sistema que obligue a los usuarios al cambio de contraseñas en forma periódica? X 7) ¿Se han asignado códigos de identificación a las terminales para evitar que las terminales no autorizadas tengan acceso a las líneas de comunicación? X 8) ¿Existen listas del personal autorizado que especifiquen los límites de autorización? 9) ¿Se mantienen esas listas de autorización debidamente actualizadas? X La política empleada exige cambiar la contraseña una vez al mes no pudiendo repetir ninguna de las 10 últimas. Los perfiles de usuarios están definidos por actividades que pueden realizar en los sistemas y acceso a diferentes tipos y niveles de información de acuerdo a los perfiles del usuario. Se establecen permisos desde el sistema. X 10) ¿La información confidencial es cifrada o encriptado cuando se transmite? Se revisan periódicamente X 11) ¿Se hacen inventarios periódicos de los equipos y se concilian sus resultados con los registros financieros? X 12) ¿ Existe una segregación de funciones o la debida asignación de autorizaciones en los sistemas informáticos, de tal forma que una misma persona no pueda registrar una transacción desde su origen hasta su asiento final en los auxiliares y libro mayor o en los registros similares de la base de datos? 13) ¿Los sistemas de información son confiables, cumpliendo con las normas técnicas vigentes? X 14) ¿Se han establecido procedimientos para enfrentar las situaciones que pudieran afectar la información y equipos, como X X 23 El UEPEX, es sistema cerrado. En el SIIG la información viaja abierta. El sistema está preparado para efectuar trasmisiones cifradas. Se ha formalizado en los procedimientos e implementado su realización. (Comentario del auditor: Se verificó en el desarrollo de la auditoría a través del análisis del registro de las operaciones) (Comentario del auditor: No hay constancia escrita de lo manifestado por el proyecto). Además de procedimientos de resguardo de información (se aplican son: procedimientos de recuperación ante desastres, sitio alternativo de procesamiento de información, respaldos, almacenamiento de información de respaldo en sitios lejanos a la oficina principal, etc., que permitan continuar con las operaciones básicas de la oficina? 15) ¿Toda transacción está debidamente respaldada por documentación acorde con la legislación aplicable y demás normativa? 16) ¿Antes de poner en funcionamiento un sistema de información nuevo o las modificaciones a uno ya existente, se realizan las pruebas para verificar que la información se procese adecuadamente, de manera íntegra y confiable? 17) ¿A la fecha se encuentra implementado el Sistema de Seguimiento y Monitoreo? B) Evaluación de los controles de aplicación del sistema 1) El sistema de información ¿contiene reglas y rutinas de verificación, que permitan comprobar la exactitud de los datos que se introducen en las computadoras? X 2) ¿Existen procedimientos establecidos por escrito para realizar la comunicación a los responsables de administrar el sistema de información, de los errores en que se incurre al procesar las transacciones y cualquier otra deficiencia que se observe durante el ingreso, procesamiento y emisión de datos e información? ¿Cuáles? 3) ¿Los errores y deficiencias se investigan y se subsanan, documentando adecuadamente lo actuado? 4) ¿Se utilizan controles de archivo para verificar que se actualice la información correcta y evitar la destrucción accidental rutinas diarias de back up en su modalidad incremental a cinta. Los medios son conservados en cajas de seguridad ignifugas), en las oficinas del desarrollador del sistema existe un servidor alternativo en línea. ---------- X Existe un servidor de desarrollo para ensayar el correcto funcionamiento. X El SIIG es el sistema de seguimiento y monitoreo del Organismo. X Esto se aplica únicamente en el SIIG. X Existen medios electrónicos para el reporte de incidentes. X Por reportes electrónicos. X En forma periódica se chequea la actualización de la información y se 24 de los archivos? 5) ¿Existen procedimientos para realizar y conservar copias de respaldo de los archivos, programas y documentos relacionados con las operaciones? X inutiliza la documentación que está procesada y contabilizada. (Ver A.14) Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus correspondientes actualizaciones. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas computarizados, con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa. Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmados dichos hechos en los registros llevados al efecto. II. EVALUACIÓN DE RIESGOS A) Determinación de la existencia o no de indicios de riesgo operacional y de fraude en la Unidad SI NO NC OBSERVACIONES 1) ¿Los propósitos generales del Proyecto están claramente definidos y publicados de forma que puedan ser fácilmente comprendidos? X Los objetivos del Programa, así como también de sus subproyectos están claramente definidos en sus respectivos documentos y en los sistemas de administración y gestión. 2) ¿Los objetivos del Proyecto están comunicados al personal? X Están comunicados mediante la intranet del Proyecto. 3) ¿El personal entiende cómo los objetivos del Proyecto se relacionan con los objetivos de sus áreas? 4) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “riesgo en el logro de los objetivos”? X (Comentario del auditor: No hay constancia escrita). X Los que afecten a la subsistencia y eficiencia del Programa. 25 5) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “administración del riesgo”? Detallar. X El objetivo de la administración de riesgos es minimizar la probabilidad de ocurrencia de los mismos, y contar con acciones de mitigación en el caso que los riesgos se presenten como hechos concretos y consumados. 6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto valora los riesgos de alcanzar sus objetivos? X Semestralmente se analizan los supuestos o riesgos críticos, tanto del programa en su conjunto como de cada sub proyecto. 7) ¿En qué áreas del Proyecto se garantiza la administración del riesgo? X Área de Control de Gestión – Unidad de Monitoreo y Evaluación. 8) ¿El Proyecto tiene procedimientos para reportar riesgos? ¿En qué consisten? X El proyecto utiliza la metodología de gestión de riesgos del BID. La misma ofrece acciones de mitigación ante la ocurrencia/presentación de riesgos. 9) ¿El personal responsable de los activos (bienes, efectivo) está separado de los que realizan los registros contables? X -------------------------------- 10) ¿El acceso a las cuentas bancarias y otra información relacionada está prohibido al personal de contabilidad? X Es responsabilidad de Tesorería. 11) ¿El personal que autoriza las transacciones está separado de la custodia de los activos correspondientes? X ------------------------------- 12) ¿Cuál es el nivel de autorizaciones para efectuar los pagos del Proyecto? X Jefe de área y Jefe de Unidad. Para todos los casos es el mismo nivel de autorización. 13) ¿Con qué frecuencia se produce el envío de la precontabilización de los pagos por parte de la UCAR? X 26 No se realiza precontabilización. 14) ¿Con qué frecuencia se produce la validación de la precontabilización por parte de la UCAR? 15) ¿Se efectúan todos los pagos con cheques emitidos no a la orden? 16) ¿Se efectúa la firma de cheques teniendo a la vista la documentación de respaldo? X No se realiza precontabilización. X -------------------------------- X ------------------------------ 17) ¿Existen procedimientos de cancelación o anulación de facturas pagadas? ¿Cómo se instrumentan? X Sello de pagado en facturas. 18) ¿Se mantienen en custodia adecuada las chequeras? X En caja fuerte. 19) ¿Existe un control de la numeración de los cheques? ¿Quién lo efectúa? X Tesorería. 20) ¿Existe un procedimiento para el depósito del fondo de reparo en una cuenta especial creada para tal fin? 21) ¿Se cancelan los fondos enviados por la UCAR a las jurisdicciones contra documentación de respaldo? 22) Vencido el plazo para rendición del anticipo, ¿cómo se procede en caso de existir un saldo remanente? 23) ¿Prohíbe el sistema computarizado la cancelación de rendiciones con facturas con idéntica o similar numeración? 24) ¿Permite el sistema computarizado la rendición con distinta documentación (recibos, facturas)? X Sin comentario de la UCAR. X ------------------------------ X Se reitera el pedido de rendición y en caso de no realizarse el pago o quedar un saldo, se solicita su devolución a la UCAR. X ----------------------- X 27 Sin comentarios de la UCAR. B) Determinación de la existencia o no de indicios de fraude en la Unidad 1) ¿Tiene el Proyecto un programa para prevenir, detener y detectar el fraude? 2) ¿Tiene identificadas el proyecto las áreas de más alto riesgo de fraude? X X Se realizó una capacitación de Seguridad informática. Capacitación en manejo de claves, contraseñas, políticas de escritorios limpios. Actualización de antivirus y control de acceso al sistema. Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas. Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a fin de evitar o minimizar sus efectos. 28 III. ACTIVIDADES DE CONTROL Determinación de la aplicación de políticas de control generales en lo que respecta al registro eficaz y eficiente de las transacciones, la salvaguarda de los activos, la conciliación de las cifras de la contabilidad y la transparencia de los informes 1) ¿Para el registro de las operaciones se han diseñado formas apropiadas que se utilicen correctamente para asentar todos los datos tales como la fecha de las transacciones, su monto original, el plazo de pago, detalle de la operación el proveedor y la moneda? 2) ¿La información se registra en una sola unidad o base de datos integrada para evitar errores por duplicación de registros e inconsistencias en los informes y para reducir los costos? 3) ¿El sistema que se utiliza para numerar las transacciones es consistente con el que se emplea para informar a los interesados en el exterior, como el BID y el Banco Mundial? (Ej. Nº PRISM) SI NO NC OBSERVACIONES X -------------------------- X ----------------------------- X ------------------------------ 29 IV. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Determinación de la recepción por parte de las autoridades superiores de la información sobre el Proyecto necesaria para cumplir con sus responsabilidades. 1) ¿Los informes sobre el Proyecto se presentan de acuerdo con las normas que al respecto ha establecido la comunidad internacional? 2) ¿La coordinación del Proyecto tiene reuniones frecuentes con los funcionarios de las distintas áreas y con la auditoría interna a los fines de estar informados sobre el desarrollo de las actividades en general y las relacionadas con control interno en particular? SI NO NC OBSERVACIONES X Los informes sobre el progreso del Proyecto se confeccionan de acuerdo a la metodología de los organismos financiadores o de aquellos que puntualmente lo soliciten. X ----------------------- Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado. Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes. 30 V. SUPERVISIÓN Evaluación de la eficacia de las actividades de Supervisión SI 1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe información suficiente y oportuna que le permita supervisar los objetivos y estrategias del Proyecto? X 2) ¿Cómo transmite la coordinación de forma explícita y contundente su compromiso respecto del control interno? 3) ¿Existen variaciones significativas entre las cifras presupuestadas y las reales? 4) ¿El personal con tareas de supervisión está obligado a hacer constar con su firma que se han efectuado actividades esenciales para el control interno? X NO NC X X CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 23 de abril 2015. 31 OBSERVACIONES La Coordinación del Proyecto, recibe información con distinta frecuencia (semanal, mensual, trimestral, semestral, anual) sobre el progreso del Proyecto, en lo relativo a su ejecución financiera y física. Mediante reuniones. Aprobación del Manual de Procedimientos. Demoras en el inicio de algunos Proyectos Provinciales. ---------------------------- DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES III” (PROSAP III) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 2573/OC-AR (Ejercicio N° 3 finalizado el 31 de diciembre de 2014) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), y requerimientos específicos del BID, incluyendo los siguientes procedimientos: - test o prueba de transacciones; - circularización y reconciliación bancaria; - análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos; - análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones y contratos de obras; - revisión de legajos de consultores; - cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O; - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - Inspección ocular de obras; - cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 32 El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 22,17 % de las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al 31 de diciembre de 2014, de acuerdo al siguiente detalle: Categoría 1- Administración y Coordinación Total ejecutado en USD % Incidencia Muestra en USD % Muestra 1.1- UEC 8.975.577,76 3.965.617,54 15,05 6,47 504.590,66 475.415,47 5,62 11,98 1.2- Fortalecimiento Institucional 1.856.952,09 3,32 8.883,54 0,48 1.3- Preparación de Proyectos 3.153.408,13 5,27 20.291,65 0,64 50.423.651,71 49.529.660,60 84,57 83,07 12.712.016,93 12.690.481,99 25,21 25,62 2.2- Negocios agroalimentarios 893.991,11 1,50 21.534,94 2,41 3- Costos Concurrentes 225.067,82 201.672,39 0,38 0,34 0,00 0,00 0,00 0,00 23.395,43 59.624.697,29 0,04 100,00 0,00 13.216.607,59 0,00 22,17 2- Costos Directos 2.1- Infraestructura y Servicios 3.1- Seguimiento y Evaluación 3.2- Auditorías TOTAL EJECUTADO CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 23 de abril 2015. 33