INFORME DE AUDITORÍA INDEPENDIENTE SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR (Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados identificados en I- siguiente, por el ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2013 correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II), financiado parcialmente a través del Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR, suscripto el 17 de abril de 2008 entre la República Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad para el Cambio Rural (UCAR), dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca (MAGyP). I- ESTADOS AUDITADOS 1) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. 2) Estado de Inversiones al 31/12/13, por categoría, expresado en dólares estadounidenses. 3) Notas 1 a 12 a los Estados Financieros Básicos expuestos precedentemente. 4) Información financiera complementaria que incluye: - Conciliación de Fondo Rotatorio al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. - Informe del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. - Anexo I – Fuente de Fondos al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. 1 - Estado de la Cuenta Especial al 31/12/13, expresado en dólares estadounidenses. - Carta de la Gerencia. Los estados precedentes así como el control interno implementado en el proyecto son exclusiva responsabilidad de la Unidad para el Cambio Rural (UCAR). Fueron recibidos por esta Auditoría en su primera versión el 21/03/14, mientras que los definitivos fueron presentados el 24/04/14. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 08/07/13 (preliminares) y el 24/04/14. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y requerimientos específicos del BID, incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta sobre la base de la muestra determinada. III- ACLARACIONES PREVIAS 1) Tal como se menciona en Nota Nº 12 a los Estados Financieros existe una deuda al 31/12/13 con los contratistas de las Obras: “Modernización del Sistema de Riego del Río Chubut” (Provincia del Chubut), “Electrificación Rural” (Provincia de Misiones), “Caminos Rurales Zona VII lote A y B” y “Riego Villa del Rosario” (Provincia de Entre Ríos), por un monto de $ 3.678.668,60, equivalente a USD 564.126,45, correspondiente al aporte local de los certificados y redeterminaciones de las 2 mencionadas obras, ya que su componente BID fue oportunamente abonado. Dicha situación afecta los valores expuestos en los estados mencionados en I- anterior al cierre del ejercicio auditado, dado el criterio de contabilización de lo “percibido” utilizado por el Proyecto. Esta situación ya fue señalada en nuestro informe del ejercicio anterior. 2) El estado mencionado en I- 1) anterior incluye, en el rubro “Créditos Otros”, un monto de USD 1.391.794,21, el cual corresponde a fondos a reintegrar por la UCAR al Programa por USD 346.601,47 y por fondos a reintegrar por el Proyecto de Desarrollo Rural de la Patagonia (PRODERPA) por un importe de USD 1.045.192,74. Dichos fondos de aporte local se utilizaron para el pago de erogaciones por convenios suscriptos por la mencionada Unidad y para transferencias a las provincias participantes del mencionado Programa respectivamente. IV- DICTAMEN CON SALVEDADES En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expresado en IIIprecedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II) al 31 de diciembre de 2013, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable - financieras de aceptación general en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo BID Nº 1956/OC-AR de fecha 17/04/08. V- OTRAS CUESTIONES 3 1. En respuesta a nuestra Circularización a los Asesores Legales Nº 298/2013, la responsable de Asuntos Jurídicos de la UCAR responde, mediante Nota UCAR 1591-59 del 24/02/2014, lo siguiente: “Cumplo en informarle que al día de la fecha esta Área se encuentra en conocimiento únicamente del siguiente litigio de carácter judicial, bajo competencia de la Dirección General de Asuntos Jurídicos del MAGyP, en el que el Programa es mencionado en razón de haber sido el actor un consultor contratado por la Organización de Estados Iberoamericanos (O.E.I.) y el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA) para realizar tareas vinculadas al mismo: “ENDERE Juan Pablo c/ PODER EJECUTIVO NACIONAL y otro s/ empleo público” Expediente Nº 26201/12, tramitando por el Juzgado Contencioso Administrativo Federal Nº 5, a cargo de la Dra. María Alejandra Biotti, Secretaría Nº 9 – Provinciales”. 2. Según surge de la nota Nº 12 a los estados financieros, se observan atrasos en la ejecución de las obras “Modernización del Sistema de Riego del Río Chubut”, de la Provincia del Chubut y “Sistema de Riego Canal Nuevo Alvear”, de la Provincia de Mendoza, las cuales a la fecha del presente informe no cuentan aún con la recepción provisoria, teniendo en cuenta el tiempo transcurrido desde el inicio de las tareas de obra y el inminente cierre de las operaciones del Programa (octubre/2014). CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 24 de abril de 2014. MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL 4 “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR (Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2013) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2013, correspondientes al “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales II” (PROSAP II), Convenio de Préstamo BID N° 1956/OC-AR de fecha 17/04/08, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad para el Cambio Rural (UCAR) y en las Unidades Ejecutoras de las provincias participantes, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. Por otra parte, y al solo efecto de guiar la lectura de este informe listamos a continuación aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia: ÍNDICE A.1) y B.1) TÍTULO Disponibilidades. – UCAR y Provincias B.2) Adquisiciones – Procesos de contratación B.4) Aportes No Reembolsables - Rendiciones A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/13 1) DISPONIBILIDADES Observaciones Generales: 1- En las conciliaciones bancarias se incluyen partidas pendientes durante largos períodos de tiempo, sin la correspondiente anulación o su corrección. 5 2- En las cuentas bancarias analizadas existen varias partidas de ingreso y egreso con la misma leyenda contabilizadas que no se surgen del extracto bancario correspondiente. Comentarios de la UCAR: 1- Se analizarán los movimientos y en caso de corresponder se procederá a desafectar los mismos. 2- Las mismas constituyen desafectaciones (reversiones) de movimientos que no se envían al banco. UCAR Cuenta en $ - Aporte Local La cuenta contable del Proyecto es la correspondiente a la cuenta bancaria única a través de la cual se gestionan los fondos locales asignados a la UEC para la totalidad de los Préstamos ejecutados por el PROSAP I, II y III. Por lo tanto, a efectos de reconciliar la mencionada cuenta bancaria, se deben tener en cuenta los movimientos imputados en los otros Préstamos ejecutados por la UCAR, dificultando dicha tarea. Cabe mencionar que de acuerdo a la documentación tenida a la vista, oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por esta UCAR, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local, sin obtener una respuesta favorable al respecto. Asimismo según la información recibida de la Dirección Nacional de Gestión y Desarrollo Institucional del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, los fondos son girados al PROSAP sin segregar a qué Préstamo se asignan, dejando a criterio de la UCAR dicha asignación. Comentarios de la UCAR: Oportunamente y a medida que se firmaban nuevos Préstamos a ser administrados por la UCAR, se solicitaba la apertura de una cuenta de Aporte Local; dicha cuenta fue negada por la Tesorería General de la Nación. Asimismo se solicitó a la Dirección Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito su intervención a fin de regularizar esta situación. 6 Cuenta en USD BID En esta cuenta bancaria existen algunos movimientos registrados como transferencias de “USD a $” que se debitan y acreditan en la misma por idéntico monto, sin que se vean reflejados en los movimientos bancarios analizados. Comentarios de la UCAR: Los mismos constituyen desafectaciones (reversiones) de movimientos que no se envían al banco. La Rioja Cuenta BID en $ De acuerdo a los registros analizados, esta cuenta se encuentra sin movimientos durante el período auditado sin que se haya procedido al cierre de la misma, ya que la UEP utiliza la cuenta escritural para esta operatoria. Comentarios de la UCAR: Se solicitará a la provincia aclaraciones al respecto, tan pronto se disponga de una respuesta, la misma será remitida a los señores auditores. Recomendaciones: Profundizar los controles contables y administrativos a efectos de minimizar los errores y mejorar la calidad de la información. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) DISPONIBILIDADES Observaciones: 7 UCAR Cuenta Aporte Local En las conciliaciones bancarias analizadas existen dos movimientos distintos -un ingreso y un egreso- de montos significativos, cuyas respectivas reversión figuran en el extracto luego de largos periodos de tiempo. (17-04-13 pago $9.344.915,00 y desafectación $4.000.000,00 del 28-06-13). Comentarios de la UCAR: Dichos movimientos fueron regularizados. La Rioja La Rioja-Cuenta Escritural Se realizan desafectaciones de partidas con las mismas leyendas de sus operaciones de origen. Comentarios de la UCAR: Los movimientos observados corresponden a los registros contables de los pagos que efectúa la Tesorería de la Provincia directamente desde su cuenta bancaria y que corresponde al aporte provincial del Proyecto. Recomendaciones: Profundizar los controles contables a efectos de minimizar los errores y mejorar la calidad de la información. 2) ADQUISICIONES Observaciones: A. CP-BID-NAC-1956-UEC-B-04/13 – Tabiques Oficinas. Valor final $ 489.640,70. 8 1- Acta de Apertura: se encuentra suscripta por dos funcionarias de la misma Área. 2- Adicional de Obra: a fs. 140/141, el responsable del Área de Gestión de Proyectos informa el 29 de Julio que se han “realizado” trabajos adicionales por un total de $ 78.060,00, lo que representa el 18,96% del precio del Concurso Original. No obstante ello, con posterioridad se prepara un pedido de presupuesto y una Orden de Compra para los trabajos que ya habían sido informados como realizados. Comentarios de la UCAR: 1- Acta de Apertura. Ni las Políticas ni el pliego hacen referencia a la cantidad de personas que deben suscribir el acta de apertura. En proceso la apertura fue pública, no habiendo concurrido ninguno de los Oferentes, que podrían haber firmado el Acta. El Área que llevó adelante el proceso fue adquisiciones, de ahí que las funcionarias que suscribieron el acto hayan sido de la misma área. Tomamos la observación y a partir de ahora las Actas estarán firmadas por algún integrante de otra Área, distinta a la de Adquisiciones. 2- Adicional de obra. La mudanza de todas las áreas de la UCAR se dio de manera secuencial en un período de tiempo determinado sin la interrupción del funcionamiento de la estructura. A medida que cada área se fue trasladando, cada jefe o encargado ya instalado en su nuevo ámbito, solicitaba al Área de Gestión de proyectos pequeñas modificaciones para el mejor funcionamiento de su sector. Por un tema administrativo se convino con la contratista hacer una medición final de todas las ampliaciones una vez terminadas todas las refacciones manteniendo los precios unitarios ofertados. La Nota PROSAP Nº3892-87 no es una solicitud de presupuesto sino que se le solicita una ampliación de trabajos de acuerdo al detalle que se adjuntaba a la Nota (que no está archivada en el expediente pero que se adjunta a la presente) en donde se fijaban las cantidades y se consignan los precios mismos precios unitarios ofertados. Consideramos que esta situación se dio en esta obra en particular dada la complejidad del caso, sin embargo tomamos en cuenta la observación y se incorporará en este Pliego de Concurso una Cláusula de “Alteraciones y Modificaciones” que contemple variaciones en las 9 cantidades una vez firmada la Orden de Compra, siempre y cuanto la misma no supere el porcentaje del 20% del monto contratado. B. CP-BID-NAC-1956-UEC-O-001/20013 Obras Eléctricas. $ 246.522,18. Tipo de Contratación – Carta Invitación y Pliego: De fs. 2 a 4, se cruzan informaciones internas respecto de cómo debe ser encarada la presente contratación. Al respecto se duda sobre su imputación y tratamiento como Obra Pública Nacional o Servicio. Si bien no hay consultas oficiales de la reunión mantenida con la “gente de la ONP (Oficina Nacional de Presupuesto)” surge que el trabajo no corresponde a una obra. Al momento de completar la actuación se observa que sigue sin definirse exactamente el tipo de trabajo a realizar atento que: 1- Se realiza la Carta Invitación para participar en un Concurso de Precios, con ajuste alzado, para la construcción de una Obra. 2- Si se efectuó la presentación y aprobaron los pliegos por parte de autoridad competente. 3- No están previstas la presentación de las garantías por mantenimiento de oferta ni de ejecución de obra. 4- No hay nombrada una Comisión de evaluación de ofertas. 5- No se adjunta un informe de evaluación de ofertas. 6- Si bien estaba previsto en el pliego no se encuentra adjunta a la actuación el Acta de Posesión de las oficinas, el Replanteo de la obra y el Acta de Inicio, situación que además no permite verificar si los trabajos se realizaron en los plazos convenidos. 7- No hay constancia del nombramiento de un inspector de obra. 8- No se indica si se han conformado los libros de inspección de obra. 9- No se acompañan las Actas de Medición de obra, debían ser quincenales conforme lo establecido en el punto 47 del Pliego. 10- Se adjunta una única “Foja de Medición” con el 100% de los trabajos, sin fecha, no obstante lo cual atento que es remitida por un Memo Interno de fecha 8 de Abril, se presupone de ese día o anterior. Lo que daría como resultado que los mismos se habrían 10 efectuado en un período de 17 días corridos, tomados así atento que el Memo se encuentra fecha el domingo 8 de abril de 2013. 11- A fs. 217, el Área de Gestión de Proyectos indica que al realizar la mudanza “…surgió la necesidad y la urgencia de ejecutar una serie de trabajos adicionales, que se acuerdo a la necesidad y la urgencia, fueron ejecutados de acuerdo al siguiente detalle…La suma total de los Trabajos asciende a $77.937.78…Se adjunta a la presente las Planillas de Cómputos y Presupuestos de los Trabajos antes mencionados.” No obstante ello a fs. 219 se hace un pedido de presupuesto. 12- A fs. 221 la empresa, con fecha 29 de Abril presupuesta el trabajo que según lo indicado en el punto 14) ya había sido realizado. 13- A fs. 222/3, atento que el monto del adicional supera el 20% previsto en la normativa, se realiza la consulta a Jurídicos de la UCAR, quien indicara que correspondería una Contratación Directa conforme el inciso 5 del art. 25 del Decreto 1023/2001. No obstante ello, atento que los trabajos se encontraban ya realizados, se efectuó la ampliación del contrato. Comentarios de UCAR: Tipo de Contratación – Carta de Invitación y Pliego. Cuando se decide intervenir en los edificios de Av. Belgrano 450 y 456 esta área considera que la readecuación de la red de datos, telefonía y electricidad se trataba de una obra; considerando la definición de obra que establece el BID “son todas las construcciones de infraestructura física nueva o de ampliación de mejoramiento, rehabilitación o mantenimiento de la existente, tales como: i) edificios habitacionales o para uso de oficinas y establecimientos para la atención de la salud y la educación, ii)…”. De acuerdo a ello el día 27 de febrero de 2013 se invita a 3 empresas a presentar Ofertas en base a un documento de licitación elaborado por el Banco Interamericano de Desarrollo (que se adjunta como Anexo) en donde se establece que la fecha de apertura es el 15 de marzo de 2013. La confirmación de la ONP que se trata de un servicio de no consultoría y no de una obra, es recibido el día anterior a la apertura y dada la urgencia de contratación de los servicios se decidió continuar con el proceso. Aclaramos que el precio 11 estimado de la contratación era $180.000 equivalentes a u$s36.000, o sea muy por debajo de los límites de Licitaciones Públicas Nacionales, tanto para obras (u$s350 mil) como para servicios de no consultoría (u$s100 mil). Por otro lado, el documento utilizado resulta desproporcionado con las pequeñas tareas a ejecutar y además es mucho más exigente que el que hubiera correspondido en caso de considerar a la adquisición como un servicio de no consultoría. Sin embargo tomamos el comentario y a partir de ahora, licitará las instalaciones de cualquier tipo como Servicios de no Consultoría y se compromete a revisar el documento “Carta de invitación a cotizar precio y pliego de bases y condiciones para la construcción de obras civiles sencillas a contratar por el método de Comparación de Precios” sugerido por el Banco a partir de Enero 2008, adaptándolo para el caso obras muy sencillas. 1) Explicado en el párrafo anterior. 2) Por tratarse de un Concurso de Precios, el proceso está sujeto a revisión ex - post por parte del Banco. 3) En el pliego se establece la presentación de una Declaración de Mantenimiento de Ofertas a modo de Declaración Jurada (Anexo II – FORMULARIOS DE LA OFERTA). Dada la baja complejidad de los trabajos a ejecutar, el bajo monto del P.O y que los trabajos se pagaban en su totalidad contra la finalización de la obra, se desistió expresamente en el documento de garantizar el contrato. 4) En los casos de procesos financiados por Organismos Internacionales de Crédito no es uso de la Unidad el nombramiento una Comisión de Evaluación mediante Resolución Administrativa, cuando el ejecutor es la misma UCAR. 5) Como en los Concursos de Precios se invitan empresas calificadas, sólo se confecciona la Planilla Comparativa de Ofertas. Sin embargo tomamos nota de la observación e incluiremos columnas donde se confirme la presentación de documentación formal, desvío respecto del P.O, etc. 6) 7) y 8) Por tratarse de una obra de baja complejidad que se ejecutó en muy poco tiempo con la UCAR en funcionamiento y en los mismos edificios, la supervisión de los trabajos fue llevada a cabo por distintos profesionales del Área de Gestión de Proyectos, no 12 manteniéndose la formalidad señalada en los pliegos (que resulta excesiva para este tipo de obra). Es oportuno considerar que el proceso de adquisiciones finaliza una vez firmado el contrato; la responsabilidad del cumplimiento de lo establecido en los pliegos durante la ejecución de la obra es responsabilidad de la inspección. Sin embargo tomamos la observación y nos comprometemos en adaptar el documento licitatorio de acuerdo a la complejidad de la obra. 9) y 10) Existe una contradicción en el pliego. Mientras que en la Cláusula 46 Certificados de Obra se establece un único certificado al finalizar la obra, en la Cláusula 47 Acta de Medición dice que los trabajos serán medidos quincenalmente. El tiempo de ejecución previsto en los pliegos era de 25 días corridos, sin embargo la empresa trabajó en doble turno y adelantó la fecha de entrega, habiendo finalizado efectivamente el lunes 8 de abril. 11) La mudanza de todas las áreas de la UCAR se dio de manera secuencial en un período de tiempo determinado sin la interrupción del funcionamiento de la estructura. A medida que cada área se fue trasladando, cada jefe o encargado ya instalado en su nuevo ámbito, solicitaba al Área de Gestión de proyectos pequeñas modificaciones para el mejor funcionamiento de su sector (principalmente traslados de periscopios debido al cambio de posición de los escritorios). Por un tema administrativo se convino con la contratista hacer una medición final de todas las ampliaciones una vez terminadas todas las refacciones manteniendo los precios unitarios ofertados. La Nota PROSAP Nº1859-87 no es una solicitud de presupuesto sino que se le solicita una ampliación de trabajos de acuerdo al detalle que se adjuntaba a la Nota en el que figuran las cantidades adicionales con los precios unitarios ofertados. Consideramos que esta situación se dio en esta obra en particular dada la complejidad del caso, sin embargo tomamos en cuenta la observación y en casos futuros en que la variación sea inferior al 20% del monto contratado se aplicará la Cláusula de “Alteraciones y Modificaciones” en donde se debe solicitar al Contratista la ejecución de las tareas con carácter obligatorio. 12) Es correcto, la empresa debería haber contestado que aceptaba lo propuesto. 13) El Dictamen concluye que es viable la ampliación del Contrato de obra sobrevenida. Sin embargo tomamos en cuenta la observación y en el futuro, en caso de resultar incrementos 13 superiores al 20%, se verificará la aplicación del inciso 5 del Artículo 25 del Decreto Nº1.023/2001 para tratarlo como una Contratación Directa. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el programa teniendo en cuenta la normativa en la materia, documentando cada una de las operaciones en tiempo y forma. 3) CONSULTORES Observaciones Generales: La mayoría de los currículos vitales no tienen firma del consultor, tampoco poseen fecha ni consta fecha de su recepción por parte del Proyecto. Comentarios de la UCAR: Se toma en cuenta la observación. Observaciones particulares: 1- En dos de los casos analizados se observan algunos integrantes en las ternas de selección de consultores cuyas experiencias laborales previas no concuerdan con lo solicitado en los términos de referencia de su contratación. 2- En uno de los casos analizados los Términos de Referencia (TOR) especifican como condición la de profesional para el consultor a seleccionar, esto no es cumplido en la selección del mismo. 3- En un caso no se cuenta con la nota de designación del consultor seleccionado. 4- Del análisis de los contratos se observa que en dos de los casos las cláusulas prevén entrega de informes de avance mientras que en los TOR no se estipula su presentación. 5- En uno de los informes analizados se tuvo a la vista en su detalle que se transcriben los puntos de los TOR y se repiten los resultados obtenidos de un informe a otro sin especificar las tareas desarrolladas. 6- Se observa que al momento de presentación de las facturas de un consultor en el mes de junio 14 se factura con fecha posterior a julio y agosto pero la numeración es anterior a esos meses. Comentarios de la UCAR: 1- Se realizan entrevistas a todos los postulantes y se selecciona al que cumple con el perfil requerido. Las búsquedas se publican en la web y en distintas universidades. (Comentario del auditor: no procedente, no responde a la observación). 2- Se toma nota de la observación. 3- Existe designación sólo en los casos en que se trate de un cargo de dirección y coordinación, para las restantes contrataciones resulta seleccionado el ganador de la evaluación. 4- Sin comentarios. 5- El informe responde a un formulario requisito del organismo contratante. Se ha solicitado que a partir del 2014 los consultores adjunten al formulario requerido una descripción de las actividades realizadas durante el periodo. 6- Sin comentarios. Recomendaciones: Dar cumplimiento a la normativa prevista en la materia e incrementar los controles administrativos a efectos de no reiterar las situaciones planteadas. 4) ANR (Aportes No Reembolsables) Observaciones: - Grupo 036-04 Asociatividad Estratégica Vitivinícola Andrade Carlos José Las facturas presentadas por compra de malla antigranizo, por mano de obra de espalderos y construcción de un galpón por $ 74.316,44, $ 15.124,03 y $ 117.518,83 respectivamente, si bien las mismas son válidas, los proveedores no tienen declarada ante AFIP la actividad correspondiente a las erogaciones facturadas. Comentarios de la UCAR: 15 La consultora que revisa la documentación, procedió oportunamente a la verificación del CAI y la CUIT de las empresas, de la que surgió la validez de los comprobantes. Se solicitará a la consultora que refuerce los controles correspondientes. En adición a lo expuesto cumplimos en informar que el proveedor declara dos actividades secundarias, una de ellas con el Nº 454100, que según el código de actividades de AFIP es “Construcción – Terminación de obras e ingeniería civil. Instalaciones de carpintería, herrería de obra y artística (incluye instalación de puertas y ventanas, carpintería metálica y no metálica, etc.)”. - Grupo 051-04 Productores de la Cuenca Lechera San Genaro, Santa Fe 1- Santa Dominga SA. En la presentación del plan la empresa adjunta como documentación respaldatoria un balance por el ejercicio 2009 correspondiente a otra empresa. 2- Eduardo Boetto En la factura presentada por la compra de un carro forrajero, se aclara que es “usado”, y según lo expuesto en el Punto 7.2 de las Bases de la 4ª Convocatoria sería considerado como “gastos no elegibles”. 3- Gustavo Topini Las facturas presentadas por "movimientos de escombro y tierra", "cavar pozos y tierra p/poste", "Plantar 34 postes", "Reparar", "colocación de 4 portones nuevos", "Movimientos de tierra y rellenar corrales", "armado de mangas con maderas para tambo" todas pertenecientes a un mismo proveedor que no tiene declarada ante AFIP la actividad correspondiente a las erogaciones facturadas. Además se verificó que en la actualidad no registra actividad económica declarada. Comentarios de la UCAR: 1- Se toma debida nota de la observación, aunque es dable destacar que la información tomada en cuenta para la evaluación externa fue la del balance al 31/12/2010. 2- Se toma debida nota de la observación, destacando que ha sido un error involuntario de los diversos medios de control que se realizaron sobre las inversiones. El sector contactó al 16 patrocinador del plan de negocios, quien informado de la situación se comprometió a efectuar una presentación complementaria y compensatoria por la inversión reconocida. 3- Al tiempo de la verificación, la constancia de inscripción del proveedor se encontraba vigente, informando la categoría en la que se encontraba registrado.(Comentario del auditor: no se tuvo a la vista lo señalado) Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Programa, teniendo en cuenta la normativa aplicable en la materia, Dar cumplimiento a lo previsto en materia impositiva. 5) INFRAESTRUCTURA RURAL Y SERVICIOS Provincia de Entre Ríos Pagos de Obras Observaciones Generales: Existen en algunos casos atrasos en los pagos de aporte local realizados a las contratistas, de cada uno de los certificados aprobados. Comentarios de la UCAR: Sin comentarios. – Mejoramiento de caminos rurales en áreas productivas - Lote A En algunos pagos realizados el contratista emite el recibo por el importe neto de las retenciones practicadas. Comentarios de la UCAR: Se procedió a salvar el recibo. – Mejoramiento de caminos rurales en áreas productivas - Lote B Se tuvieron a la vista recibos de la contratista que no son correlativos respecto a su fecha de 17 emisión. Comentarios de la UCAR: La empresa nos comunicó que se traspapeló transitoriamente un talonario y luego de finalizado los restantes se continuó con el talonario inicial. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones llevadas a cabo por el Proyecto. En lo que respecta al pago del aporte local, deberán tomarse los recaudos necesarios para que sean realizados según lo estipulado. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 24 abril de 2014 18 INFORME DE CONTROL INTERNO DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO 1956 OC-AR/BID (Ejercicio Nº 5 finalizado el 31 de diciembre de 2013) El presente informe tiene por objeto proporcionar información relacionada con la evaluación realizada al sistema de control interno implementado por la UCAR del “Programa de Servicios Agrícolas Provinciales” (PROSAP II) BID 1956/OC-AR La evaluación fue realizada teniendo en cuenta los criterios definidos por el “Committee of Sponsoring Organizations” (C.O.S.O.) y se exponen a continuación tanto las fortalezas como las debilidades encontradas, señalando en los casos que ameritan, los riesgos involucrados y las recomendaciones correspondientes: TÍTULO PÁGINA Ambiente de Control 20 Evaluación de Riesgos 29 Actividades de Control 33 Información y Comunicación 34 Supervisión 35 AMBIENTE DE CONTROL 1. Integridad y valores éticos SI NO NC OBSERVACIONES A) Código de conducta 1) ¿Ha establecido por escrito la dirección de la entidad un código de conducta ética que sea aplicable a todo el personal? X 19 Se encuentra publicado en la página Web del Prosap (RRHH - Gestión) RO Sección VII. 2) ¿Considera este código de conductas conflictos de intereses, estableciendo reglas para cuando éstos se presenten? X 3) ¿Se ha difundido el código de ética en toda la unidad y se lo hace conocer a los funcionarios nuevos? X 4) ¿Cuáles son los procedimientos que ha definido el Proyecto para sancionar las violaciones al código de conducta? 5) ¿Las medidas disciplinarias aplicadas se dan a conocer en toda la organización? ¿Cuál es el procedimiento aplicado? 6) ¿Existen políticas por escrito para regular las relaciones de la dirección con el personal subalterno, proveedores, etc.? 7) ¿Se ha establecido por escrito una política que obligue a los funcionarios de mayor jerarquía a declarar sus beneficios pecuniarios? X 8) ¿Quién es el funcionario responsable de supervisar los esfuerzos del Proyecto para respaldar la ética? B) Actitud administradores respecto del control interno X 1) ¿Existen informes de auditoría interna realizados por el organismo correspondiente? 2) ¿Los resultados de esas evaluaciones son tomados en cuenta por la dirección, tomándose las medidas correctivas correspondientes? X 3) ¿Es en el ámbito de dirección que se examinan y contestan las cartas de los auditores externos? X Idem anterior. Se utiliza la DJ de incompatibilidades al inicio de la relación contractual. Se firman las declaraciones conjuntamente con la firma del contrato. Está publicada la normativa vigente en la página web. Rescisión de contrato del consultor involucrado. X Sin comentarios UCAR X Solo se aplica normativa BID y Legislación Nacional. Se envían las declaraciones a la Oficina Anticorrupción del Coordinador, Responsable de Administración y Finanzas y Responsable de adquisiciones. El Coordinador Ejecutivo del Programa. X X 20 de la Se adjuntan informes de auditoría interna por el ejercicio 2013. Se elevan Informes a la Coordinación del Programa a fin de ser tenidas en cuenta por los destinatarios finales de los mismos. ----------------------------- 4) ¿La dirección fomenta los informes de auditoría interna sobre los controles? X --------------------------- 5) ¿Tiene la auditoría interna y los funcionarios de ella independencia de criterio y calidad profesional requerida para efectuar sus funciones? 6) ¿La dirección promueve el desarrollo del sistema de control interno basado en las normas del Informe Coso? X La auditoría interna sólo depende orgánicamente de la coordinación ejecutiva. X La matriz de los informes de control interno está articulado en el informe COSO. 21 2) Políticas de Recursos Humanos SI NO NC OBSERVACIONES A) Políticas para reclutar, retener y pagar al personal 1) ¿Existe una política definida para el Proyecto de recursos humanos? ¿Quién es el responsable de llevarla a cabo? X 2) ¿La existencia de puestos superiores vacantes es conocida por todas las personas con la idoneidad necesaria para ocuparlos, tanto dentro como fuera de la organización? ¿Qué procedimiento se utiliza? 3) ¿Los mecanismos para la designación y promoción del personal están basados en criterios objetivos que procuren evitar el favoritismo? 4) ¿Existe algún régimen de promoción dentro del Proyecto? X 5) ¿Se efectúan estudios de gestión independientes de la labor de los principales funcionarios? ¿Quién los efectúa? 6) ¿Las descripciones de los puestos contienen suficientes referencias de las responsabilidades relacionadas con el control? La política de RRHH la fija el Decreto 485/13, la Normativa de Bancos y Reglamento Operativo. Es responsabilidad del Área de Recursos Humanos. Las vacantes poseen difusión Interna. Se amplía la difusión a través de la Página web. X Basado en desempeño, antigüedad en el proyecto y propuesto por los jefes de Unidades. (Ver B.1) De acuerdo a las vacantes o reestructuración de áreas o sectores creados. X X X 22 ------------------------------ Están consignadas en los Términos de referencia. B) Políticas para reclutamiento y capacitación 1) ¿Existen políticas por escrito para reclutar al personal? ¿En qué consisten? 2) ¿Las solicitudes de empleo y las entrevistas son efectuadas y revisadas por personal con la debida capacitación, enterado de los requerimientos de los puestos vacantes y con aptitudes para realizar esas entrevistas? ¿Qué cargos ocupa dicho personal? 3) ¿Las políticas de reclutamiento incluyen la revisión de los antecedentes penales de los candidatos? X 4) ¿El personal de nuevo ingreso es informado de sus responsabilidades, deberes y derechos? 5) ¿Existen manuales descriptivos de los puestos?, ¿se actualizan periódicamente? ¿Y se informan esas actualizaciones al personal de manera oportuna? 6) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las especificadas en los TDR? 7) ¿Las descripciones de los puestos en el manual coinciden con las tareas realmente efectuadas? 8) ¿Se considera la satisfacción de las necesidades actuales de capacitación y desarrollo del personal así como sus X X Respecto del reclutamiento en base a vacantes y siguiendo lo establecido en el Reglamento Operativo y Manual de Procedimientos. Capacitación en función a la tarea y aprobada por los diferentes jefes de áreas. (Comentario del auditor: corresponden solo a procedimientos) El Jefe Directo y Recursos Humanos (Comentario del auditor: no hay constancia escrita. Se hacen solo en forma verbal). X La persona firma una declaración jurada que no posee antecedentes; solo en el caso de tramitación por expediente se solicita el certificado de antecedentes. -------------------------------- X Se describe por Áreas en el Manual de Procedimientos. X -------------------------------- X Son una síntesis. X A principio de año se pasa una encuesta con los requerimientos de 23 necesidades futuras? ¿Cuál es el mecanismo implementado para su manifestación y toma de conocimiento? 9) ¿A través de qué medidas se implementan las necesidades de capacitación y desarrollo establecidas en el punto anterior? 10) ¿Se han establecido procedimientos apropiados para corregir o prevenir las deficiencias de desempeño? X X capacitación y los jefes evalúan dichas solicitudes y elevan los requerimientos. Algunas a través de becas, formación de postgrados y el plan de capacitación. (cursos y seminarios) Actividades de capacitación específica de ser necesario. Riesgo Involucrado: De lo expuesto surge que el Programa, para el reclutamiento de personal contempla las Normas aplicables en la materia, definiéndose mecanismos y medidas en materia de capacitación. Aún no se ha establecido una política tendiente a la retención de personal que contribuya al fortalecimiento institucional y a la prevención de deficiencias en el desempeño durante la vida del Proyecto. La falta de establecimiento de las políticas enunciadas involucra un riesgo de alta rotación y de pérdida de personal y/o de mal desempeño, cuestión clave que podría afectar el cumplimiento adecuado de los objetivos. Recomendaciones: Una adecuada política de recursos humanos es fundamental para obtener el mejor rendimiento del personal. Por lo tanto se debería implementar un funcionamiento organizacional que signifique el reconocimiento de los más capaces así como la detección oportuna de mal desempeño y su corrección. 24 3) Estructura Organizacional SI NO NC OBSERVACIONES Determinación de la estructura organizacional 1) ¿Se ha definido claramente la estructura de la organización? X --------------------------- 2) ¿Se cuenta con manuales de procedimiento actualizados que incluyan tanto los procedimientos operacionales como los financieros y contables que deban aplicarse? 3) ¿Cuáles son las variables que determinan la vigencia, remuneración, condiciones de trabajo, etc., de los contratos de trabajo de los funcionarios? 4) ¿Existe supervisión de la labor de los funcionarios por una autoridad superior apropiada? X Los manuales se encuentran en proceso de actualización y adecuación a la nueva estructura. X El Decreto 485/13. El Contrato y los Términos de referencia de acuerdo a la normativa del Banco. Dentro del Proyecto según organigrama hasta la máxima autoridad: el Coordinador Ejecutivo. El Programa es sometido a distintas auditorías y revisión ex post de los Bancos. X 25 4) Sistemas Información computarizados de (El programa cuenta con sistema de desarrollo propio el SIIG (Sistema Integrado e Integral de Gestión) y un sistema financiero proporcionado por el Ministerio de Economía (UEPEX) SI NO NC OBSERVACIONES A) Evaluación de los controles generales del sistema 1) El sistema ¿es administrado por un funcionario de alto nivel que informe a las autoridades superiores? X ----------------------- 2) Los desarrolladores de los sistemas ¿tienen prohibido operar las computadoras y utilizar los programas con datos reales? X 3) El sistema de información y las bases de datos ¿están protegidos contra el uso por parte de terceros no autorizados? X Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). Se aplica el criterio por considerarlo habitual dentro de las buenas prácticas de administración de recursos informáticos. (Comentario del auditor: No hay procedimiento por escrito). El mismo opera con su clave de administrador sobre ellos para realizar sus tareas propias. No existe un acta donde consten las contraseñas dadas de alta. 4) El administrador del sistema de información y de la base de datos ¿tiene prohibido el acceso a los equipos que están en operación? 5) Las contraseñas ¿se asignan formalmente y están protegidas para evitar el uso no autorizado? X X 26 6) ¿Se ha establecido una rutina en el sistema que obligue a los usuarios al cambio de contraseñas en forma periódica? X 7) ¿Se han asignado códigos de identificación a las terminales para evitar que las terminales no autorizadas tengan acceso a las líneas de comunicación? 8) ¿Existen listas del personal autorizado que especifiquen los límites de autorización? 9) ¿Se mantienen esas listas de autorización debidamente actualizadas? X La política empleada exige cambiar la contraseña una vez al mes no pudiendo repetir ninguna de las 10 últimas. Uso de perfiles de usuarios con accesos establecidos. X Se establecen permisos desde el sistema. X Se revisan periódicamente 10) ¿La información confidencial es cifrada o encriptado cuando se transmite? X 11) ¿Se hacen inventarios periódicos de los equipos y se concilian sus resultados con los registros financieros? X 12) ¿ Existe una segregación de funciones o la debida asignación de autorizaciones en los sistemas informáticos, de tal forma que una misma persona no pueda registrar una transacción desde su origen hasta su asiento final en los auxiliares y libro mayor o en los registros similares de la base de datos? 13) ¿Los sistemas de información son confiables, cumpliendo con las normas técnicas vigentes? X 14) ¿Se han establecido procedimientos para enfrentar las situaciones que pudieran afectar la información y equipos, como son: procedimientos de recuperación ante desastres, sitio alternativo de procesamiento de información, respaldos, almacenamiento de información de X X 27 El UEPEX, es sistema cerrado. En el SIIG la información viaja abierta. El sistema está preparado para efectuar trasmisiones cifradas. Se ha formalizado en los procedimientos e implementado su realización. (Comentario del auditor: Se verificó en el desarrollo de la auditoría a través del análisis del registro de las operaciones) (Comentario del auditor: No hay constancia escrita de lo manifestado por el proyecto). Además de procedimientos de resguardo de información (se aplican rutinas diarias de back up en su modalidad incremental a cinta. Los medios son conservados en respaldo en sitios lejanos a la oficina principal, etc., que permitan continuar con las operaciones básicas de la oficina? 15) ¿Toda transacción está debidamente respaldada por documentación acorde con la legislación aplicable y demás normativa? 16) ¿Antes de poner en funcionamiento un sistema de información nuevo o las modificaciones a uno ya existente, se realizan las pruebas para verificar que la información se procese adecuadamente, de manera íntegra y confiable? 17) ¿A la fecha se encuentra implementado el Sistema de Seguimiento y Monitoreo? B) Evaluación de los controles de aplicación del sistema 1) El sistema de información ¿contiene reglas y rutinas de verificación, que permitan comprobar la exactitud de los datos que se introducen en las computadoras? X 2) ¿Existen procedimientos establecidos por escrito para realizar la comunicación a los responsables de administrar el sistema de información, de los errores en que se incurre al procesar las transacciones y cualquier otra deficiencia que se observe durante el ingreso, procesamiento y emisión de datos e información? ¿Cuáles? 3) ¿Los errores y deficiencias se investigan y se subsanan, documentando adecuadamente lo actuado? 4) ¿Se utilizan controles de archivo para verificar que se actualice la información correcta y evitar la destrucción accidental de los archivos? cajas de seguridad ignifugas), en las oficinas del desarrollador del sistema existe un servidor alternativo en línea. ---------- X Existe un servidor de desarrollo para ensayar el correcto funcionamiento. X -------------- X Esto se aplica únicamente en el SIIG. X Existen medios electrónicos para el reporte de incidentes X Por reportes electrónicos X En forma periódica se chequea la actualización de la información y se inutiliza la documentación que está procesada y contabilizada 28 5) ¿Existen procedimientos para realizar y conservar copias de respaldo de los archivos, programas y documentos relacionados con las operaciones? (Ver A.14) X Riesgo involucrado: No existe un control adecuado de contraseñas y sus correspondientes actualizaciones. Esto podría generar situaciones no deseadas en el manejo de los sistemas computarizados, con la posibilidad de perjuicios operativos y económicos para el Programa. Recomendaciones: Llevar un adecuado control de contraseñas de los sistemas operados por el Programa y sus correspondientes actualizaciones, dejando plasmados dichos hechos en los registros llevados al efecto. EVALUACIÓN DE RIESGOS A) Determinación de la existencia o no de indicios de riesgo operacional y de fraude en la Unidad SI NO NC OBSERVACIONES 1) ¿Los propósitos generales del Proyecto están claramente definidos y publicados de forma que puedan ser fácilmente comprendidos? X Los objetivos del Programa, así como también de sus subproyectos están claramente definidos en sus respectivos documentos y en los sistemas de administración y gestión. 2) ¿Los objetivos del Proyecto están comunicados al personal? X Están comunicados mediante la intranet del Proyecto. 3) ¿El personal entiende cómo los objetivos del Proyecto se relacionan con los objetivos de sus áreas? 4) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “riesgo en el logro de los objetivos”? X (Comentario del auditor: constancia escrita). X Los que afecten a la subsistencia y eficiencia del Programa 29 No hay 5) ¿Qué entiende el Proyecto por el término “administración del riesgo”? Detallar. X El objetivo de la administración de riesgos es minimizar la probabilidad de ocurrencia de los mismos, y contar con acciones de mitigación en el caso que los riesgos se presenten como hechos concretos y consumados. 6) ¿Con qué frecuencia el Proyecto valora los riesgos de alcanzar sus objetivos? X Semestralmente se analizan los supuestos o riesgos críticos, tanto del programa en su conjunto como de cada sub proyecto. 7) ¿En qué áreas del Proyecto se garantiza la administración del riesgo? X Área de Control de Gestión – Unidad de Monitoreo y Evaluación. 8) ¿El Proyecto tiene procedimientos para reportar riesgos? ¿En qué consisten? X El proyecto utiliza la metodología de gestión de riesgos del BID. La misma ofrece acciones de mitigación ante la ocurrencia/presentación de riesgos. 9) ¿El personal responsable de los activos (bienes, efectivo) está separado de los que realizan los registros contables? X -------------------------------- 10) ¿El acceso a las cuentas bancarias y otra información relacionada está prohibido al personal de contabilidad? X Es responsabilidad de Tesorería 11) ¿El personal que autoriza las transacciones está separado de la custodia de los activos correspondientes? X ------------------------------- 12) ¿Cuál es el nivel de autorizaciones para efectuar los pagos del Proyecto? X Jefe de área y Jefe de Unidad. Para todos los casos es el mismo nivel de autorización. 13) ¿Con qué frecuencia se produce el envío de la precontabilización de los pagos por parte de la UCAR? X 30 No se realiza precontabilización 14) ¿Con qué frecuencia se produce la validación de la precontabilización por parte de la UCAR? 15) ¿Se efectúan todos los pagos con cheques emitidos no a la orden? 16) ¿Se efectúa la firma de cheques teniendo a la vista la documentación de respaldo? X No se realiza precontabilización. X -------------------------------- X ------------------------------ 17) ¿Existen procedimientos de cancelación o anulación de facturas pagadas? ¿Cómo se instrumentan? X Sello de pagado en facturas. 18) ¿Se mantienen en custodia adecuada las chequeras? X En caja fuerte. 19) ¿Existe un control de la numeración de los cheques? ¿Quién lo efectúa? X Tesorería. 20) ¿Existe un procedimiento para el depósito del fondo de reparo en una cuenta especial creada para tal fin? 21) ¿Se cancelan los fondos enviados por la UCAR a las jurisdicciones contra documentación de respaldo? 22) Vencido el plazo para rendición del anticipo, ¿cómo se procede en caso de existir un saldo remanente? 23) ¿Prohíbe el sistema computarizado la cancelación de rendiciones con facturas con idéntica o similar numeración? 24) ¿Permite el sistema computarizado la rendición con distinta documentación (recibos, facturas)? X Sin comentario de la UCAR. X ------------------------------ X Se reitera el pedido de rendición y en caso de no realizarse el pago o quedar un saldo, se solicita su devolución a la UCAR. X ----------------------- X 31 ------------------------ B) Determinación de la existencia o no de indicios de fraude en la Unidad 1) ¿Tiene el Proyecto un programa para prevenir, detener y detectar el fraude? 2) ¿Tiene identificadas el proyecto las áreas de más alto riesgo de fraude? X X Se realizó una capacitación de Seguridad informática. Capacitación en manejo de claves, contraseñas, políticas de escritorios limpios. Actualización de antivirus y control de acceso al sistema. Riesgo Involucrado: Del relevamiento realizado surge que se han implementado controles internos pero aún no se puede aseverar que se hayan realizado estrategias destinadas a tener identificados y evaluados los distintos riesgos ni a desarrollar acciones para minimizarlos. Lo expuesto puede generar demoras en el logro de los objetivos planteados, derivadas de circunstancias internas o externas que pueden ser prevenidas. Recomendaciones: Realizar la identificación de los riesgos tanto internos como externos a los cuales el Programa se enfrenta para alcanzar el logro de los objetivos, con el propósito de efectuar la estimación de los mismos y elaborar un plan que incluya las actividades de control a fin de evitar o minimizar sus efectos. 32 ACTIVIDADES DE CONTROL Determinación de la aplicación de políticas de control generales en lo que respecta al registro eficaz y eficiente de las transacciones, la salvaguarda de los activos, la conciliación de las cifras de la contabilidad y la transparencia de los informes 1) ¿Para el registro de las operaciones se han diseñado formas apropiadas que se utilicen correctamente para asentar todos los datos tales como la fecha de las transacciones, su monto original, el plazo de pago, detalle de la operación el proveedor y la moneda? 2) ¿La información se registra en una sola unidad o base de datos integrada para evitar errores por duplicación de registros e inconsistencias en los informes y para reducir los costos? 3) ¿El sistema que se utiliza para numerar las transacciones es consistente con el que se emplea para informar a los interesados en el exterior, como el BID y el Banco Mundial? (Ej. Nº PRISM) SI NO NC OBSERVACIONES X -------------------------- X ----------------------------- X ------------------------------ 33 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Determinación de la recepción por parte de las autoridades superiores de la información sobre el Proyecto necesaria para cumplir con sus responsabilidades. 1) ¿Los informes sobre el Proyecto se presentan de acuerdo con las normas que al respecto ha establecido la comunidad internacional? 2) ¿La coordinación del Proyecto tiene reuniones frecuentes con los funcionarios de las distintas áreas y con la auditoría interna a los fines de estar informados sobre el desarrollo de las actividades en general y las relacionadas con control interno en particular? SI X X NO NC OBSERVACIONES Los informes sobre el progreso del Proyecto se confeccionan de acuerdo a la metodología de los organismos financiadores o de aquellos que puntualmente lo soliciten. ----------------------- Riesgo Involucrado: Si bien se desarrollan reuniones frecuentes y los informes respetan las normas establecidas, se presentan situaciones en las que distintas áreas del Programa no logran la comunicación necesaria para la ejecución con el nivel de eficiencia deseado. Recomendaciones: Mantener reuniones frecuentes y actividades en pos de la comunicación organizacional, propiciando un clima de trabajo que promueva la interacción entre las personas y los distintos equipos de trabajo para el mejor logro de los objetivos comunes. 34 SUPERVISIÓN Evaluación de la eficacia de las actividades de Supervisión SI 1) ¿La Coordinación del Proyecto recibe información suficiente y oportuna que le permita supervisar los objetivos y estrategias del Proyecto? X 2) ¿Cómo transmite la coordinación de forma explícita y contundente su compromiso respecto del control interno? 3) ¿Existen variaciones significativas entre las cifras presupuestadas y las reales? 4) ¿El personal con tareas de supervisión está obligado a hacer constar con su firma que se han efectuado actividades esenciales para el control interno? X NO NC X X CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 24 de abril de 2014 35 OBSERVACIONES La Coordinación del Proyecto, recibe información con distinta frecuencia (semanal, mensual, trimestral, semestral, anual) sobre el progreso del Proyecto, en lo relativo a su ejecución financiera y física. Mediante reuniones. Aprobación del Manual de Procedimientos. Demoras en el inicio de algunos Proyectos Provinciales. ---------------------------- DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA DE SERVICIOS AGRÍCOLAS PROVINCIALES II” (PROSAP II) CONVENIO DE PRÉSTAMO BID Nº 1956/OC-AR (Ejercicio N° 5 finalizado el 31 de diciembre de 2013) Al Señor Secretario de Política Económica y Planificación del Desarrollo del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - test o prueba de transacciones; - circularización y reconciliación bancaria; - análisis de la naturaleza y elegibilidad de los gastos; - análisis de legajos correspondientes a procesos de adquisiciones; - revisión de legajos de consultores; - cotejo de las cifras expuestas en los Estados Financieros con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - revisión del Sistema de Control Interno de acuerdo con el enfoque C.O.S.O; - Análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período y - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 36 El alcance de la tarea realizada comprendió el 100,00 % de las fuentes de fondos y el 49,59 % de las erogaciones que integran el Estado de Inversiones expresado en dólares estadounidenses al 31 de diciembre de 2013, de acuerdo al siguiente detalle: Categoría 1- Unidad Ejecutora Central 2- Costos Directos Importe de Muestra en USD % de muestra sobre la categoría Total ejecutado en USD % Incidencia 779.605,82 1,67 139.518,31 17,90 41.463.423,62 88,73 44,82 33.972.373,40 72,70 18.585.787,21 (*)18.267.933,4 6 2.2- Negocios Agroalimentarios 4.812.051,26 10,30 269.142,07 5,59 2.3- Fortalecimiento Institucional 2.1- Infraestructura Rural y Servicios 53,77 2.633.794,89 5,63 48.711,67 1,85 2.4- Preparación de Proyectos 45.204,07 0,10 0,00 0,00 3- Costos Concurrentes 38.354,28 0,08 0,00 0,00 4.448.536,72 46.729.920,44 9,52 100,00 4.448.536,72 23.173.842,24 100,00 49,59 4- Costos Financieros TOTAL EJECUTADO (*) la inversión se encuentra centralizada en pocas obras de monto significativo CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 24 de abril de 2014 37