Procedimiento de Compras

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Versión: 1
Fecha: 25/08/2014
Aprobó: Director
Administrativo y financiero
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PROCESO: Gestión de Bienes y Servicios
SUBPROCESO: Compras
PROCEDIMIENTO.: Compras
1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la adecuada aplicación del manual de
contratación para lograr tener un óptimo control de las actividades que se deben
desarrollar para adquirir oportunamente bienes y servicios que cumplan con las
especificaciones requeridas.
2. ALCANCE: Aplica para todos los funcionarios que participan directa o indirectamente en el
proceso de compras de bienes y servicios, desde la solicitud hasta la recepción de la
mercancía o el servicio.
3. DEFINICIONES:
•
•
•
•
•
•
Bienes: Todos aquellos elementos físicamente apreciables, es decir que se pueden tocar y
ocupan un espacio.
Servicios: Actividades identificables, intangibles y perecederas que producen un hecho, un
desempeño o un esfuerzo que implican generalmente la participación del cliente y que no es
posible poseer físicamente.
Solicitud de Adquisición y Suministros: Formato ubicado en el software ERP – JPS7 para la
compra de bienes, en el que se deben detallar todas las especificaciones técnicas necesarias
de los artículos a comprar, además se deben detallar las fechas en las que se requiere el bien,
el uso que se le dará a los mismos y el centro de costos. Con esta información se generara la
orden de compra.
Solicitud de Servicio: Formato ubicada en el software ERP- JPS7, en el que se deben detallar el
servicio solicitado, especificando la fecha en la cual se prestara el mismo, tiempo de
prestación del servicio, nombre del proveedor, Nit, valor a pagar y razones por las cuales se
requiere el servicio y el centro de costos.
Órdenes de Compra: Documento mediante el cual se solicita al proveedor el suministro de los
artículos requeridos por la Cámara de Comercio de Cartagena y este se compromete con la
entidad, en la entrega de los mismos en el tiempo establecido y a presentar una factura por su
venta.
Órdenes de Servicios: Documento mediante el cual se contrata a un proveedor para la
prestación de un servicio requerido por la Cámara de Comercio de Cartagena y este se
compromete con la entidad, en la entrega y/o prestación de los servicios que en ella se detalla
en el tiempo establecido y a presentar una factura y/o cuenta de cobro por su venta.
4. GENERALIDADES
El Coordinador de Compras podrá proceder a realizar el proceso de compras para un bien o
servicio una vez llegue la solicitud firmada por el Jefe o Director de Área solicitante a través del
Software ERP – JSP7.
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Las solicitudes deberán ser firmadas a través de software ERP – JSP7 por el Jefe o Director de Área
solicitante con mínimo 48 horas hábiles (5.65 días) previas a la necesidad del bien o servicio,
teniendo en cuenta la especificidad del bien o el servicio. (Ver tabla de tiempos de firmas por
instancias).
La selección de proveedores para la adquisición de bienes, incluidos artículos para artes gráficas
y/o impresos son seleccionados por el Coordinador de Compras, quien deberá tener en cuenta los
criterios citados en el manual de contratación de la entidad para el desarrollo de sus actividades.
o
Excepción: Para las compras de refrigerios, almuerzos y cenas los funcionarios de las otras
áreas estarán facultados para seleccionar el proveedor
siempre y cuando estén
registrados en la base de datos de proveedores o que cumplan con los requisitos si es un
proveedor nuevo, y negociar lo correspondiente a dicha solicitud, por lo cual en la
solicitud deberán colocar el nombre del proveedor, Nit, valor a pagar y evento al que
corresponden el suministro. No se realizara orden de compra para las compras que son
hasta 1 SMLV, estas deberán diligenciar el formato para Suministro de Refrigerios
firmado por el Jefe o Dirección de Área.
Las órdenes de compra no tienen límite de montos.
Para las órdenes de servicios, la selección de proveedores es realizada por el área solicitante, la
cual debe tener en cuenta los criterios citados en la manual de contratación de la entidad para el
desarrollo de sus actividades , para el caso de Personas Naturales de igual forma verificar previo a
la realización de la solicitud que el proveedor seleccionado cumpla con los requisitos legales para
la prestación de sus servicios (pago de Planilla Integral De Liquidación de Aportes EPS, FPS y ARL)
estos soportes podrán ser solicitados por el Coordinador De Compras para dar trámite a la
solicitud y continuar con la elaboración de la orden de servicio.
Las órdenes de servicio se podrán realizar por montos hasta 25 SMLV, para sumas superiores a
este deberán solicitar contratos.
No está permitida la utilización de órdenes de servicios para la contratación de personal que
laborara por un periodo determinado al interior de la entidad.
MONTOS PARA FIRMAS DE ÓRDENES DE COMPRA Y DE SERVICIOS
Cargo
Monto
Director Administrativo y Financiero *
0 a 10 SMLV
Presidente Ejecutivo
10 a 150 SMLV
Junta Directiva
150 a ∞ SMLV
*La Dirección Administrativa y Financiera fue delgada por la Presidencia Ejecutiva para aprobar y
firmar órdenes de compras y de servicios hasta por 10 SMLV a través del memorando del 12 de
Octubre de 2012.
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Para las compras que superen los 100 SMLV pasaran a Comité de Compras tal y como lo estipula el
manual de contratación.
TIEMPO PROMEDIO DE FIRMAS POR INSTANCIAS
Orden de Servicio
Usuario Autorizador
Solicitud
Requisición
Orden de Trabajo < 10 SMLV
Jefe o Director de Área
Jefe Financiero
Dir. Administrativa
Dir. Administrativa
Presidencia Ejecutiva
Orden de Trabajo > 10 SMLV
Orden de Compra < 3 SMLV
Solicitud
Cotización
Requisiciones
Orden de Compra < 10 SMLV
Usuario Autorizador
Jefe o Director de Área
Coordinador de Compras
Jefe Financiero
Dir. Administrativa
Orden de Compra > 3 SMLV
Solicitud
Cotización
Cuadro Comparativo
Requisición
Orden de Compra < 10 SMLV
Orden de Compra > 10 SMLV
Usuario Autorizador
Jefe o Director de Área
Coordinador de Compras
Director Administrativo
Jefe Financiero
Dir. Administrativa
Dir. Administrativa
Presidencia Ejecutiva
Días
Hábiles
1
1
2
2
3
Días
Hábiles
1
1
1
3
Días
Hábiles
1
2
1
1
2
2
3
Una vez firmadas las órdenes de compras se pactaran tiempos de entrega con los proveedores de
acuerdo a la especificidad de los artículos
Tipo de Adquisición
Adquisición y Suministro
Artes Graficas
Activos Fijos
5. FLUJOGRAMA
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Compra de Adquisiciones y Suministros
Días hábiles de entrega
3
5
4
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
N°
ACTIVIDAD
1.
Elaboración de
solicitud de
compra
2.
Solicitud Firmada
por autorizador
del gasto
3.
Verificación
de
solicitud firmada
4.
Invitación
Cotizar
5.
Recepción de
cotización
6.
Elaboración de la
Requisición
7.
Elaboración
cuadro
comparativo
a
de
DESCRIPCIÓN
Se realiza la solicitud de compras por
ERPJSP7
detallando
las
especificaciones técnicas de los
artículos a comprar, cantidades, fechas
en que se necesita el producto, centro
de costos, etc.
Se realiza la aprobación por parte del
usuario autorizador del gasto, de la
solicitud de compra realizada en el
aplicativo ERP – JSP7
Se procede a verificar toda la
información detallada en la solicitud,
necesaria para iniciar el proceso de
compra.
Se procede a invitar a cotizar uno o
varios proveedores, dependiendo de los
montos de la compra, cumpliendo con
lo estipulado en el manual de
contratación.
Se reciben las cotizaciones físicas o vía
correo electrónico, las cuales se radican
para luego anexarlas al flujo de gestión
en ERP- JPS7
Se procesa la información en el sistema,
después de tener los precios en los
artículos cotizados, se realiza cuadro
comparativo si la cotización supera los 3
SMLV.
Si no hay necesidad de cuadro
comparativo, se genera la requisición
para firma del Jefe Financiero y se pasa
a la actividad 10
Se ingresa al sistema los datos de las
cotizaciones realizadas para generar un
cuadro comparativo, donde se detalla el
precio, la forma de pago, el tiempo de
entrega y otras observaciones, el
cuadro es enviado por el sistema a la
Dirección Administrativa para la
aprobación, sugiriendo la mejor
cotización.
Se adjuntan las cotizaciones recibidas al
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RESPONSABLE
EVIDENCIA
Usuario
Solicitante
Solicitud de
compra
Jefe o Director
de Área
Solicitud de
compra
firmada
Coordinador de
Compras
Solicitud
Firmada
Coordinador de
Compras
Cotizaciones
Coordinador de
Compras
Cotizaciones
Coordinador de
Compras
Requisición
Coordinador de
Compras
Cuadro
Comparativo
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
N°
ACTIVIDAD
Revisión
Cuadro
Comparativo
de
8.
Requisición
Cuadro
Comparativo
de
9.
Asignación
cuenta
presupuestal
de
10.
11.
Asociación
cuentas
de
12.
Aprobación
Requisición
de
13.
Generación
Orden
Compras
de
de
14.
Firma de Ordenes
15.
Firma de Ordenes
> 10 SMLV
16.
Envío de la Orden
de Compra
DESCRIPCIÓN
flujo de gestión y que soportan el
cuadro comparativo realizado.
Revisión del cuadro comparativo
enviado por el sistema, con la opción
de aprobarlo o rechazarlo, también se
puede revisar las cotizaciones recibidas
que se adjuntaron en el paso 7
Una vez firmado el cuadro comparativo,
se procede a enviar la requisición con la
cotización
seleccionada
al
jefe
financiero para la asignación de
cuentas.
Este paso se realiza exista o no cuadro
comparativo para que el proceso siga su
curso
Se revisan las requisiciones y se asigna
el rubro presupuestal, puede cambiar
según el criterio del Jefe Financiero el
centro de costos detallado en las
solicitudes, el cual es colocado por el
usuario solicitante.
Se recibe la notificación de asignación
de rubro, se procede a ingresar a la
requisición y se asocia la cuenta que le
fue estipulada por el área financiera
Se aprueban las requisiciones una a una
en el sistema ERP – JSP7
Se genera la orden de compra en el
sistema, ingresando los datos ya
acordados con el proveedor en la
cotización, fecha de entrega, forma de
pago, pólizas, etc.
Se firma la orden a través del aplicativo
si la orden es hasta 10 SMLV, si supera
este monto coloca un visto bueno para
que pase a firma de Presidencia
Ejecutiva
Se firma la orden a través del aplicativo
si esta supera los 10 SMLV, si la orden
supera los 150 SMLV pasa a otras firmas
de Presidencia
Una vez se recibe la notificación de la
firma de la orden, se procede a enviar
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RESPONSABLE
EVIDENCIA
Directora
Administrativa
Cuadro
Comparativo
Firmado
Coordinador de
Compras
Requisición
Generada
Jefe Financiero
Requisición
Coordinador de
Compras
Requisición
Coordinador de
Compras
Requisición
Aprobada
Coordinador de
Compras
Orden
Generada
Dirección
Administrativa
Orden
Firmada y/o
Generada
Presidencia
Ejecutiva
Orden
Firmada
Coordinador de
Compras
Orden de
Compra
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
N°
ACTIVIDAD
17.
Recibo
Mercancía
18.
Evaluación
Proveedores
Servicios y Trabajo
N°
ACTIVIDAD
1.
2.
3.
4.
DESCRIPCIÓN
por correo electrónico la orden al
proveedor para poder despachar los
artículos solicitados.
Se chequean la mercancía y/o artículos
de enviado por el proveedor, que cumplan
con lo acordado en la orden de compra
y se realiza el RM en el sistema
Se realizan las evaluaciones de
de proveedores en el formato establecido
para esta actividad, a los proveedores
críticos de la entidad.
DESCRIPCIÓN
En el software ERP – JPS7, el área
solicitante define el proveedor de
servicios de acuerdo a las necesidades
del área, deben especificar nombre del
proveedor, NIT, valor a pagar, fecha en
que se prestaran los servicios. Estos
proveedores deben estar previamente
registrados en el sistema, si las
Elaboración de
cotizaciones se pasan de los (3) SMMLV
solicitud de
deberán realizar cuadro comparativo
servicio
y/o colocar anotación en la solicitud
explicando por qué el servicio se debe
realizar
con un determinado
proveedor, este cuadro debe ser
enviado al coordinador de compras para
anexarlo al flujo de gestión. Se podrán
solicitar al área cambios en caso de no
cumplir con los requisitos del manual.
Se realiza la aprobación por parte del
Solicitud Firmada
usuario autorizador del gasto, de la
por autorizador
solicitud de servicio realizada en el
del gasto
aplicativo ERP – JSP7
Se procede a verificar toda la
Verificación
de información detallada en la solicitud,
solicitud firmada
necesaria para iniciar el proceso de
compras.
Procesa la información en el sistema
Elaboración de la
realiza
Requisición
Ingresa el
cuadro comparativo al
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RESPONSABLE
EVIDENCIA
enviada por
correo
Coordinador de
Compras
Recibo de
Mercancía –
RM
Coordinador de
Compras
Evaluación
de
Proveedores
RESPONSABLE
EVIDENCIA
Usuario
Solicitante
Solicitud de
compra
Jefe o Director
de Área
Solicitud de
servicio
firmada
Coordinador de
Compras
Solicitud
Firmada
Coordinador de
Compras
Requisición
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
N°
ACTIVIDAD
Asignación
cuenta
presupuestal
de
5.
6. A
Asociación
cuentas
de
7.
Aprobación
Requisición
de
8.
Generación
Orden
Compras
de
de
9. F Firma de Ordenes
10.
Firma de Ordenes
> 10 SMLV
11.
Envío de la Orden
de Servicio
12.
Recibo
Satisfacción
Servicio
a
del
13. R
Evaluación
Proveedores
de
DESCRIPCIÓN
sistema enviado por el arrea solicitante.
Se genera requisición para firma de jefe
financiero.
Se revisan las requisiciones y se asigna
el rubro presupuestal, puede cambiar
según el criterio del Jefe Financiero el
centro de costos detallado en las
solicitudes , el cual es colocado por el
usuario solicitante.
Se recibe la notificación de asignación
de rubro, se procede a ingresar a la
requisición y se asocia la cuenta que le
fue estipulada por el área financiera
Se aprueban las requisiciones una a una
en el sistema ERP – JSP7
Se genera la orden de compra en el
sistema, ingresando los datos ya
acordados con el proveedor en la
cotización, fecha de entrega, forma de
pago, pólizas, etc.
Se firma la orden a través del aplicativo
si la orden es hasta 10 SMLV, si supera
este monto coloca un visto bueno para
que pase a firma de Presidencia
Ejecutiva
Se firma la orden a través del aplicativo
si esta supera los 10 SMLV, si la orden
supera los 150 SMLV pasa a otras firmas
de Presidencia
Una vez se recibe la notificación de la
firma de la orden, se procede a enviar
por correo electrónico la orden al
proveedor para la prestación del
servicio
Se verifica que los servicios pactados se
hayan llevado a cabo y se realiza el RS
en el sistema una vez el proveedor
facture.
Se realizan las evaluaciones de
proveedores en el formato establecido
para esta actividad, a los proveedores
críticos de la entidad.
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Fecha: 25/08/2014
Aprobó: Director
Administrativo y financiero
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RESPONSABLE
EVIDENCIA
Jefe Financiero
Requisición
Coordinador de
Compras
Requisición
Coordinador de
Compras
Requisición
Aprobada
Coordinador de
Compras
Orden
Generada
Dirección
Administrativa
Orden
Firmada y/o
Generada
Presidencia
Ejecutiva
Orden
Firmada
Coordinador de
Compras y/o
Usuario
Solicitante
Orden de
Servicio
Usuario
Solicitante o
Usuario que
Aprueba
Recibo a
Satisfacción
– RS
Usuario
Solicitante
Evaluación
de
Proveedores
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
01
Fecha
Descripción Del Cambio
25/08/2014 Creación del Procedimiento
Versión: 1
Fecha: 25/08/2014
Aprobó: Director
Administrativo y financiero
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