Instructivo Medición, Seguimiento y Evaluación Indicadores IVC
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Código: IVC-I-01 PRECESO INSPECCION VIGILANCIOA Y CONTROL INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 08 de 2015 Página: 1 de 7 1. Objetivo El objeto del presente documento es el de orientar a los funcionarios de las Direcciones Territoriales y Oficinas especiales del Ministerio del Trabajo para la correcta medición, seguimiento, evaluación y reporte de los Indicadores del proceso de IVC que aplica a nivel territorial. 2. Alcance Este instructivo comprende desde la socialización de los indicadores propuestos por el nivel central hasta el reporte del seguimiento y evaluación de los mismos. 3. Definiciones IVC: Inspección, vigilancia y control. Visitas de verificación: Es la visita que el Inspector de Trabajo o funcionario competente realiza a los centros de trabajo para verificar que los menores autorizados para trabajar por el Ministerio, lo estén haciendo en las actividades permitidas y en las condiciones establecidas en las normas vigentes. Autorización de menores para trabajar: Se refiere al permiso otorgado por el Ministerio para autorizar a niños y niñas menores de 15 años para desempeñar actividades remuneradas y el trabajo de adolescentes entre 15 y 17 años. Notificación de la primera decisión de fondo: Para el caso específico de estos indicadores, se refiere al primer Acto Administrativo notificado, mediante el cual se decide de fondo en primera instancia un procedimiento sancionatorio laboral. Cumplimiento de los términos: Para el caso específico del indicador: “Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los niños, niñas y adolescentes realizadas en Términos”, se refiere al establecido en el procedimiento IVC-PD-03 “Autorizar o negar permiso para trabajar a niños, niñas o adolescentes”: La visita deberá realizarse dentro de los dos (2) meses siguientes a la expedición de la autorización teniendo en cuenta en consideración la duración del tipo de contrato artículo. Cumplimiento de los términos: Para el caso del indicador “Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales”, se refiere al establecido en el artículo 83 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, (3 meses = 90 días calendario). 4. Generalidades El seguimiento y evaluación de los indicadores del proceso de Inspección, Vigilancia y Control son consolidados en el Nivel Central con la información reportada por las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales; para que cada territorial tenga su propia herramienta de seguimiento y evaluación, la Dirección de Inspección, Vigilancia, Control y Gestión Territorial ha generado el archivo “INDICADORES PROCESO DE IVC 2015 (Territorial3)”, que contiene los Indicadores del proceso de IVC que son aplicables al nivel territorial; este archivo contiene los formatos “Hoja de Vida del Indicador” y el formato “Seguimiento y Evaluación del Indicador ASIG-F-04” correspondiente a cada uno de ellos. Adicionalmente se envió a los Directores Territoriales un memorando en donde se remiten los indicadores propuestos por IVC a partir del año 2015 y se dan algunos lineamientos sobre la responsabilidad de cada Director de Código: IVC-I-01 PRECESO INSPECCION VIGILANCIOA Y CONTROL INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 08 de 2015 Página: 2 de 7 hacer el seguimiento, medición y reporte oportunamente dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada mes. Los Indicadores que aplican a nivel territorial son: IVC – ID – 07: Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los niños, niñas y adolescentes realizadas en Términos. El objetivo de este indicador es Establecer el porcentaje de visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los NNA que fueron realizadas dentro del término establecido en el Procedimiento. IVC – ID – 08: Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales. El objetivo de este indicador es Establecer el porcentaje de cumplimiento de términos en los procedimientos sancionatorios laborales iniciados a partir de 1 de enero de 2015. 5. Medición Indicador: Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los niños, niñas y adolescentes realizadas en Términos: La fórmula utilizada para la medición de este indicador es: Número de visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los NNA en términos / Número total de visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los NNA. “# Visitas en términos / # Total de visitas” Variable 1 = “# Visitas en términos”: Hace referencia al número de visitas de verificación efectuadas en un periodo, que hayan sido realizadas dentro de los dos meses siguientes a la fecha de otorgado el permiso al menor. Variable 2 = “# Total de visitas”: Hace referencia al número total de visitas efectuadas en el mismo periodo. Esta medición debe realizarse mensualmente, se toman las cifras anteriores obtenidas en el mismo mes se dividen y el resultado es un porcentaje. Indicador: Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales: Este indicador solamente tendrá en cuenta los Procedimientos que hayan sido iniciados a partir del 1 de enero de 2015; los procedimientos iniciados en fechas anteriores serán monitoreados en la ejecución del Plan de Acción en cumplimiento de los planes de descongestión implementados en cada Territorial. La fórmula utilizada para la medición de este indicador es: Número de actos administrativos de primera instancia en cumplimiento de términos, notificados en el periodo dividido en el número total de actos administrativos de primera instancia notificados en el periodo. “# de actos administrativos de primera instancia en cumplimiento de términos, notificados en el mes / # de actos administrativos de primera instancia notificados en el mes.” Código: IVC-I-01 PRECESO INSPECCION VIGILANCIOA Y CONTROL INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 08 de 2015 Página: 3 de 7 Variable 1 = “# de actos administrativos de primera instancia en cumplimiento de términos, notificados en el mes”: Hace referencia a todas las notificaciones realizadas en un mes de los Actos Administrativos con primera decisión de fondo del Procedimiento Sancionatorio Laboral cuyo término sea igual o menor a 90 días calendario. Variable 2 = “# de actos administrativos de primera instancia notificados en el mes”: Hace referencia a todas las notificaciones realizadas en un mes de los Actos Administrativos con primera decisión de fondo del Procedimiento Sancionatorio Laboral. Para establecer el valor de las anteriores variables se debe llevar el registro actualizado de todos los procedimientos sancionatorios laborales que se adelantan en cada territorial con la información relevante para cada uno de ellos incluyendo: • • La fecha de inicio del procedimiento, (si es de parte, es la fecha de radicación de la solicitud; si es de oficio, es la fecha del auto mediante el cual se designa al funcionario competente para que inicie el procedimiento). Fecha de notificación primera decisión de fondo, (es la fecha en que efectivamente se realiza la notificación del primer Acto Administrativo que decide de fondo el procedimiento sancionatorio laboral, incluyendo la averiguación preliminar). Se identifican todas y cada una de las notificaciones realizadas en un mes de los Actos Administrativos con primera decisión de fondo del Procedimiento Sancionatorio Laboral; este valor corresponde al denominador de la fórmula, para el registro llamaremos “Total Notificaciones”. Se calcula el número de días utilizado por el Ministerio para decidir y notificar cada uno de los procedimientos sancionatorios laborales del párrafo anterior, restando la fecha de inicio del procedimiento de la fecha de notificación. Ejemplo: Fecha de notificación = 29/04/2015 menos Fecha inicio = 01/02/2015 resultado = 87 días. El número de procedimientos, cuyo término sea menor o igual a 90 días, será el valor del numerador de la fórmula, para el registro llamaremos “Notificaciones en Términos”. Esta medición debe realizarse mensualmente y se toman las cifras anteriores obtenidas en el mismo mes; el resultado es un porcentaje. 6. Seguimiento y Evaluación Indicador: Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los niños, niñas y adolescentes realizadas en Términos: El seguimiento y Evaluación debe ser de manera consolidada de toda la territorial, incluyendo el resultado de los Grupos de Trabajo Interno e Inspecciones Municipales si los hay. Los valores obtenidos en la forma anterior, deben registrarse en el formato correspondiente de “SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL INDICADOR", que aparece en la hoja “VisitasMenores” del archivo adjunto, en los campos correspondientes a cada mes en las columnas “Visitas en Términos” y “Total Visitas”, el resultado se genera automáticamente: Código: IVC-I-01 PRECESO INSPECCION VIGILANCIOA Y CONTROL INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 08 de 2015 Página: 4 de 7 Periodo Meta Por Periodo Ene 100% Feb 100% Mar 100% Abr 100% May 100% Jun 100% Jul 100% Ago 100% Sept 100% Oct 100% Nov 100% Dic 100% Visitas en Términos Total Visitas Resultado Rango de Análisis del indicador Evaluación Factores que afectaron el indicador Igualmente frente a cada medición mensual obtenida, debe registrarse en la columna “Análisis del Indicador” un texto breve con los factores que incidieron para llegar a ese resultado. Periodo Ene Meta Por Visitas Permisos Periodo 100% Feb 100% Mar 100% Abr 100% May 100% Jun 100% Jul 100% Ago 100% Sept 100% Oct 100% Nov 100% Dic 100% Resultado Rango de Evaluación Análisis del indicador Factores que afectaron el indicador Código: IVC-I-01 PRECESO INSPECCION VIGILANCIOA Y CONTROL INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 08 de 2015 Página: 5 de 7 Las demás columnas de este recuadro están protegidas, es muy importante que no se borren o alteren los demás campos, celdas, filas o columnas ya que el formato contiene fórmulas cuya modificación alteraría la medición. La meta propuesta para este indicador es llegar al 100% y el rango de evaluación es: Adecuado Mayor o igual a 80% Rangos de Evaluación En riesgo Entre igual a 70% a menor de 80% Crítico Menor que 70% Cuando el resultado del indicador, se encuentre en el rango “En riesgo” durante 2 meses consecutivas, se debe generar una acción preventiva; cuando el resultado del indicador se encuentre en el rango “Crítico”, se debe generar una acción correctiva. Las acciones a implementar por el resultado de la medición, deben registrarse en el siguiente recuadro: Indicador: Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales: El seguimiento y Evaluación debe ser de manera consolidada de toda la territorial, incluyendo el resultado de los Grupos de Trabajo Interno e Inspecciones Municipales si los hay. Los valores obtenidos en la forma anterior, deben registrarse en el formato correspondiente de “SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL INDICADOR", que aparece en la hoja “Procedsancionatorio” del archivo adjunto, en los campos correspondientes a cada mes en las columnas “Notificaciones en Términos” y “Total Notificaciones”, el resultado se genera automáticamente: Código: IVC-I-01 PRECESO INSPECCION VIGILANCIOA Y CONTROL INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 08 de 2015 Página: 6 de 7 Periodo Meta Por Periodo Ene 50% Feb 50% Mar 50% Abr 50% May 50% Jun 50% Jul 50% Ago 50% Sept 50% Oct 50% Nov 50% Dic 50% Notificados en Términos Total Notificados Resultado Rango de Evaluación Análisis del indicador Factores que afectaron el indicador Código: IVC-I-01 PRECESO INSPECCION VIGILANCIOA Y CONTROL INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 08 de 2015 Página: 7 de 7 Igualmente frente a cada medición mensual obtenida, debe registrarse en la columna “Análisis del Indicador” un texto breve con los factores que incidieron para llegar a ese resultado. Periodo Ene Meta Por Periodo Notificados en Términos Total Notificados Resultado Rango de Evaluación Análisis del indicador Factores que afectaron el indicador 100% Feb 100% Mar 100% Abr 100% May 100% Jun 100% Jul 100% Ago 100% Sept 100% Oct 100% Nov 100% Dic 100% Las demás columnas del recuadro anterior están protegidas, es muy importante que no se borren o alteren los demás campos, celdas, filas o columnas ya que el formato contiene fórmulas cuya modificación alteraría la medición. La meta propuesta para este indicador es llegar al 100% y el rango de evaluación es: Adecuado Mayor o igual a 80% Rangos de Evaluación En riesgo Entre igual a 70% a menor de 80% Crítico Menor que 70% Cuando el resultado del indicador, se encuentre en el rango “En riesgo” durante 2 meses consecutivas, se debe generar una acción preventiva; cuando el resultado del indicador se encuentre en el rango “Crítico”, se debe generar una acción correctiva. Las acciones a implementar por el resultado de la medición, deben registrarse en el siguiente recuadro: Código: IVC-I-01 PRECESO INSPECCION VIGILANCIOA Y CONTROL INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE IVC NIVEL TERRITORIAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 08 de 2015 Página: 8 de 7 7. Reporte de Indicadores Para el reporte del avance y seguimiento de los Indicadores, por favor utilizar solamente el archivo que se adjunta a este documento y remitirlo únicamente en forma digital al correo [email protected] del Asesor de la Dirección IVC, Omar Alberto Carvajal Díaz. Le medición es mensual y su reporte debe efectuarse los primeros diez (10) calendario de cada mes, desde el correo electrónico institucional del Director Territorial o en su defecto desde el correo institucional de la territorial con autorización expresa del Director Territorial. El reporte de estos Indicadores será tenido en cuenta para la calificación y evaluación semestral de los Directores Territoriales en los Acuerdos de Gestión o en la Evaluación del Desempeño, según sea el caso. 8. Anexos Se anexa los formatos enunciados en un archivo de Excel que contiene Hoja de Vida de cada Indicador y Formato para Seguimiento y Evaluación de cada uno de ellos: • • INDICADORES PROCESO DE IVC 2015 (Territorial) Memorando 3300000 - 00020917 del 11 de febrero de 2015.
