Instructivo Medición, Seguimiento y Evaluación

PROCESO INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL
Código: IVC-I-01
Versión: 1.0
INSTRUCTIVO PARA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DE INDICADORES DEL PROCESO DE
IVC NIVEL TERRITORIAL
Fecha: Febrero 27 de 2015
Página: 1 de 16
1. Objetivo
El objeto del presente documento es el de orientar a los funcionarios de las Direcciones Territoriales y Oficinas
especiales del Ministerio del Trabajo para la correcta medición, seguimiento, evaluación y reporte de los
Indicadores del proceso de IVC que aplica a nivel territorial.
2. Alcance
Este instructivo comprende desde la socialización de los indicadores propuestos por el nivel central hasta el
reporte del seguimiento y evaluación de los mismos.
3. Definiciones
IVC: Inspección, vigilancia y control.
Visitas de verificación: Es la visita que el Inspector de Trabajo o funcionario competente realiza a los
centros de trabajo para verificar que los menores autorizados para trabajar por el Ministerio, lo estén
haciendo en las actividades permitidas y en las condiciones establecidas en las normas vigentes.
Resoluciones de primera instancia decididas en términos: Se refiere al primer Acto Administrativo, mediante el
cual se decide de fondo en primera instancia una investigación administrativo laboral en cumplimiento de los
términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás
normas especiales que le aplique.
4. Generalidades
El seguimiento y evaluación de los indicadores del proceso de Inspección, Vigilancia y Control son consolidados en
el Nivel Central con la información reportada por las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales; para que cada
territorial tenga su propia herramienta de seguimiento y evaluación, la Dirección de Inspección, Vigilancia, Control y
Gestión Territorial ha generado el archivo “INDICADORES PROCESO DE IVC 2015 (Territorial)”, que contiene los
Indicadores del proceso de IVC que son aplicables al nivel territorial; este archivo contiene los formatos “Hoja de
Vida del Indicador” y el formato “Seguimiento y Evaluación del Indicador ASIG-F-04” correspondiente a cada uno de
ellos.
Adicionalmente se envió a los Directores Territoriales un memorando en donde se remiten los indicadores
propuestos por IVC a partir del año 2015 y se dan algunos lineamientos sobre la responsabilidad de cada Director de
hacer el seguimiento, medición y reporte oportunamente dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada
mes.
Los Indicadores que aplican a nivel territorial son:
IVC – ID – 07: Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los niños, niñas y adolescentes
autorizados por el Ministerio.
El objetivo de este indicador es establecer el porcentaje de visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los
Niños, Niñas y Adolescentes autorizados por el Ministerio.
IVC – ID – 08: Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales.
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El objetivo de este indicador es Relacionar los procedimientos sancionatorios laborales decididos que se cumplen en
términos legales frente al número total de procedimientos sancionatorios laborales decididos.
5. Medición
Indicador: Visitas de verificación de las condiciones de trabajo de los
autorizados por el Ministerio:
niños, niñas y adolescentes
La fórmula utilizada para la medición de este indicador es: Número de visitas de verificación de las condiciones de
trabajo de los Niños, Niñas y Adolescentes autorizados a trabajar por este Ministerio, dividido por el número de
autorizaciones de trabajo a Niños, Niñas y Adolescentes expedidas por el Ministerio.
“# de visitas de verificación / # de autorizaciones”
Esta medición debe realizarse mensualmente, se toman las cifras anteriores obtenidas en el mismo mes y el
resultado debe reportarse como un porcentaje.
La meta propuesta de este indicador es llegar al 100% al término del cuatrienio 2015 – 2018 así:
50% para el año 2015
70% para el año 2016
80% para el año 2017
100% para el año 2018
Indicador: Procedimientos sancionatorios laborales que cumplen los términos legales:
La fórmula utilizada para la medición de este indicador es: Número de actos administrativos decididos en términos en
primera instancia, divididos por el total de actos administrativos decididos en primera instancia.
“# de Resoluciones de primera instancia decididas en términos / # de Resoluciones de primera instancia decididas”
Para establecer el valor de las anteriores variables se debe llevar el registro actualizado de todas las Investigaciones
administrativo laboral que se adelantan en cada territorial con toda la información relevante para una de ellas
incluyendo:
•
•
La fecha de inicio de la investigación, (si es de parte, es la fecha de radicación de la solicitud; si es
de oficio, es la fecha del auto mediante el cual se designa al funcionario competente para que
inicie la investigación).
Fecha de notificación primera Instancia, (notificación de la primera resolución que decide de fondo
la investigación).
Se identifican y todas y cada una de las investigaciones laborales cuya notificación de la primera resolución que
decide de fondo la investigación se haya realizado en el mes a reportar; este valor corresponde al denominador de la
fórmula: “# de Resoluciones de primera instancia decididas”.
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Se calcula el número de días utilizado por el Ministerio para decidir de fondo cada investigación mencionadas en el
párrafo anterior, restando la fecha de inicio de la investigación de la fecha de notificación de la primera resolución
que decide de fondo la investigación.
Ejemplo: Fecha de notificación = 29/04/2015 menos Fecha inicio = 01/02/2015 resultado = 87 días.
El número de estas investigaciones, cuyos días utilizados por el Ministerio para decidir de fondo sea igual o menor
que el establecido en la norma (artículo 83 Ley 1437 de 2011), será el valor del numerador de la fórmula: “# de
Resoluciones de primera instancia decididas en términos”.
Esta medición debe realizarse mensualmente y se toman las cifras anteriores obtenidas en el mismo mes; el
resultado debe reportarse como un porcentaje.
La meta propuesta de este indicador es llegar al 70% al término del cuatrienio 2015 – 2018 así:
50% para el año 2015
55% para el año 2016
60% para el año 2017
70% para el año 2018
6. Seguimiento y Evaluación
El seguimiento y Evaluación debe ser de manera consolidada de toda la territorial, incluyendo el resultado de los
Grupos de Trabajo Interno e Inspecciones Municipales si los hay.
Los valores obtenidos en la forma anterior, deben registrarse frente a cada uno de los meses en la columna
“Resultado” del formato correspondiente de “SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL INDICADOR";
Igualmente frente a cada medición mensual obtenida, debe registrarse en la columna “Análisis del Indicador” un
texto breve con los factores que incidieron para llegar a ese resultado.
Si el resultado de la medición identificado automáticamente en la columna “Rango de Evaluación” está en Riesgo,
color amarillo o en Crítico, color rojo; debe diligenciarse el recuadro “Acciones a Implementar” con un Plan de
mejoramiento que contenga acciones preventivas o correctivas según el resultado.
Es muy importante que no se borren o alteren los demás campos, celdas, filas o columnas ya que el formato
contiene fórmulas cuya modificación alteraría la medición.
7. Reporte de Indicadores
Para el reporte del avance y seguimiento de los Indicadores, por favor utilizar solamente el archivo que se adjunta a
este documento y remitirlo únicamente en forma digital al correo [email protected] del Asesor de la
Dirección IVC, Omar Alberto Carvajal Díaz.
Le medición es mensual y su reporte debe efectuarse los primeros diez (10) calendario de cada mes, desde el correo
electrónico institucional del Director Territorial o en su defecto desde el correo institucional de la territorial con
autorización expresa del Director Territorial.
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El reporte de estos Indicadores será tenido en cuenta para la calificación y evaluación semestral de los Directores
Territoriales en los Acuerdos de Gestión o en la Evaluación del Desempeño, según sea el caso.
8. Anexos
Se anexa los formatos enunciados en un archivo de Excel que contiene Hoja de Vida de cada Indicador y Formato
para Seguimiento y Evaluación de cada uno de ellos:
•
INDICADORES PROCESO DE IVC 2015 (Territorial).