Manual del Gestor de Flotas

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ABRIL 2014
Gestión | Manual del Gestor de Flotas
Manual del Gestor de Flotas
A partir de este número, y a lo largo de las diferentes ediciones de la revista de 2014, vamos
a publicar diferentes artículos que en su conjunto articularán un Manual Básico donde
analizaremos y explicaremos todo aquello que un buen gestor de flotas debe conocer y tener en
cuenta para llevar a cabo sus funciones con rigor y precisión. En esta primera entrega hemos
incluido cuatro capítulos esenciales: Fleet Policy, Car Policy, Sostenibilidad y Panel de Control.
Política de Flota (Fleet Policy)
Para elaborar una Política de Flota
o Fleet Policy debemos establecer
unos objetivos claros y concisos,
así como tener pleno apoyo de la
dirección de la empresa ya que
existen temas dentro de esta política
donde el refrendo de las direcciones
operativas y la dirección general son
prioritarios.
El documento deberá ser flexible
y con capacidad de implementar
novedades que pudiera requerir en el
futuro para amoldarse a las situaciones socioeconómicas de cada
momento. Al empezar siempre hay
que tener presente que la mayoría de
las empresas que tienen una flota de
vehículos ya tienen una política de
flota. Es posible que no esté escrita,
pero la práctica habitual y el paso del
tiempo la han implementado, aunque
sea de forma involuntaria o casual. Lo
que nos obligará a tenerla en cuenta.
Ahora bien, si es posible, lo mejor que
puede hacerse para desarrollar una
política de flota es casi siempre partir
de cero, minimizando así las deficiencias heredadas.
Nuestro primer paso será detectar las necesidades de cada área
de la empresa, ya sean operativas,
necesidad de flota para el desarrollo
de su actividad, (Comercial, Técnico)
o de control, las que intervienen
en la gestión (Recursos humanos,
Finanzas)… Por otra parte hay que
tener en consideración la normativa
legal, por ser de obligado cumplimiento. Además no debemos olvidar
otro punto de gran importancia como
es la imagen que la empresa quiera
transmitir al mercado. Estas pueden
lo más claros y sencillos posibles para
los cuales se dispone de la flota de
vehículos de la empresa
ser de concienciación social, imagen
corporativa, etc.
Cada empresa tiene un concepto
diferente de la utilización de la flota: pueden buscar el dotar a la empresa de una
imagen diferenciadora, como herramienta de fidelización de los empleados o ser
una pura herramienta de trabajo. Cada
empresa es diferente y el objetivo que
busca al dotarse de una flota de vehículos puede ser similar, pero única en su
especificidad.
Como primera acción recogeremos las
necesidades de cada área de la empresa
en todos los aspectos, tal y como recoge
la Tabla 1. Una vez detectadas las necesidades de cada área, podremos establecer
un índice que seguir para ir desarrollando
los puntos a cubrir en el desarrollo de
nuestra política de flota y que cubran
todas las necesidades y demandas planteadas por las áreas.
1.Definición de la flota de la empresa:
Para intentar exponer un planteamiento sobre el que iniciar este punto
diremos que podríamos comenzar por
una definición, o establecer un objetivo o marcarnos una meta o finalidad
a cumplir. Para la que se disponen
medios determinados para lograr un
fin. Así que en un ámbito general
debemos establecer el fin o los fines,
2.Normativa Interna de uso del vehículo de empresa: Con el fin de delimitar bien los usos de los vehículos
de empresa, deberemos especificar
la utilización que puede darse a los
vehículos por tipología. Así la utilización de los vehículos de servicio
técnico estará sujeta a la normativa
específica de ese servicio, pudiendo
generar cuantas condiciones de uso
que la empresa estime convenientes.
Los destinados a las funciones comerciales podrán ser de uso exclusivo de la fuerza de ventas y destinados
a desarrollar esa actividad, o bien de
uso mixto (particular/profesional).
Dentro de estas divisiones estarán
recogidas las normas de acceso a
vehículos, uso, responsabilidades, etc.
3.Vehículo: Deberemos definir el tipo
de vehículo para cada área con
necesidad de vehículo de la empresa.
Podemos establecer una matriz de
Área de Actividad
y Vehículo (Tabla 2).
4.Personal con acceso a vehículo de
empresa: En este punto debemos
definir el personal de cada área con
posibilidad de utilizar vehículos de
la empresa. Incluirá condicionantes
Tabla 1. Necesidades de la empresa respecto a la flota
Necesidades
Legales
Operativas
Gestión
P.C.P.
RR.HH
Contabilidad
Financiera
Comercial
Técnica
General
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Tabla 2. Área de Actividad y Vehículo Asignado
Área
Tipo
Combust.
Potencia
Color
Técnica Instal.
Furgoneta ligera
con portón trasero
Diesel
75 cv
Blanca vinilada
< 105
Soporte porta escaleras,
Manos libres, Estintor
Técnica
Urbano
Diesel o Electrico
60 cv
Blanco vinilado
<100
Manos libres,
Comercial
Utilitario Berlina
4 puertas
Diesel
90 cv
Azul empresa
<105
Manos libres, Nav
Mandos Interm
Compacto 4 puertas
Diesel
105-120 cv
Libre elección
<115
Dirección
Berlina fam.
Representación
Libre elección
120-150 cv
Libre elección
no rojo
<125
Alta Dirección
Libre elección
4 puertas
Libre elección
Libre
elección
Libre elección
<130
como que esté en posesión de permiso de conducir para la utilización
del tipo de vehículo que va a utilizar.
De esta forma, si se va a utilizar un
vehículo turismo deberá disponer de
permiso tipo B vigente; si es un vehículo mayor de 3.500 kgs, deberá tener
permiso C1 vigente, etc.
5.Petición de vehículo y conformidad: Dentro del documento debemos
introducir todos aquellos formularios
y procesos de autorización para la
solicitud de vehículo, estableciendo
la justificación de la petición, el destinatario/área/departamento/usuario
y debiendo estar cumplimentado
según las normativas que hayamos
aprobado.
6.Condiciones generales de uso:
En este punto es necesario hacer
referencia al buen uso y utilización
de los vehículos. El usuario debe
comprometerse a realizar un uso
razonable del vehículo y comprender
que el cuidado e imagen del vehículo
es la imagen de la empresa, además
de hacerse responsable de posibles
averías o roturas por negligencia del
usuario, las sanciones de tráfico, etc.
7.Gestión de registros de uso: Con el
fin de llevar un control de los vehículos de la empresa y que no puedan
surgir discrepancias en cuanto a
sanciones, roturas o negligencias,
debemos llevar un registro de utilización de los vehículos, tanto para
los vehículos de servicio, que pueden
ser utilizados por varios conductores,
como para los vehículos que están
adjudicados a un uso individual. Con
este registro cubriríamos los siguientes puntos:
• Pooling / Car sharing (si procede)
• Sanciones de tráfico
• Tramitación de intervenciones
mecánicas
• Cambio de neumáticos
• Tramitación de partes
• Asistencia en carretera
8.Normativa de combustible: La
puesta en práctica de una normativa de control, supervisión y, muy
especialmente, de seguimiento del
consumo de combustible global e individualizado de los vehículos de una
flota puede permitir aprovechar de
manera más rentable el consumo de
combustible. Ello contribuye no sólo
a la economía de la empresa, sino
también al ahorro energético y a la
mejora de la conservación del medio
ambiente. Una adecuada gestión del
combustible está además ligada a:
- Una adecuada planificación de rutas
y de vehículos.
- La utilización de las técnicas de
conducción eficiente.
- Un correcto mantenimiento de los
vehículos.
9. Normativa interna de seguridad:
Para una flota hay claras ventajas al
implantar un sistema de gestión de
seguridad. Implementar un sistema
de forma correcta proporcionará
las mejores prácticas para que los
conductores de flotas de vehículos
puedan identificar y gestionar los
riesgos de una manera más eficiente. Trabajar con una normativa
explicada y aceptada por los usuarios puede ayudar a evitar efectos
que pueden llegar a ser de muerte
y lesiones graves. También ayudará
a la empresa a evitar o reducir los
Emisiones CO2
Otros
costes posteriores con el propio
coste de la flota, con las compañías de seguros, con la sociedad
y con las familias afectadas, así
como de la propia empresa en
general.
10.Normativa interna de sostenibilidad: Cada día toma mayor importancia este concepto, que ya
aparece en muchas memorias de
empresa a través de las emisiones
de CO2 y medidas de la empresa
para compensarlas.
11.Guarda y custodia : Dado que el
vehículo, propiedad de la empresa o a su disposición mediante
renting u otro método, se pone
a disposición del conductor, es
necesario recoger en la política
de flota este concepto legal para
proteger los intereses y responsabilidades de la empresa.
12.Responsable de flota, canales de
comunicación: Es muy importante que todos los conductores
y empleados implicados con los
vehículos sepan quién es el Gestor
de flota, cómo y cuándo contactar
con él. Para ello han de definirse
tanto los canales de comunicación así como los casos en que
los conductores han de contactar
con la empresa de renting, la compañía de seguros… O directamente con el Gestor de la flota.
En resumen, una Política de Flota
clara, detallada y de fácil interpretación facilitará enormemente tanto el
trabajo del Gestor de flota como su
utilización por parte de los conductores.
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Car Policy
La Car Policy de una empresa recoge los criterios y normas de elección de marcas y modelos que compondrán su
flota en función de las diferentes necesidades de vehículos de sus departamentos.
Criterios de selección
Dentro de la Car Policy deberemos establecer unas
Condiciones Generales. Estas recogerán las características definidas por el departamento o servicio que utilizará el
vehículo. Las principales áreas a definir son las siguientes:
• Tipo de vehículo: turismo, furgoneta, vehículo de dirección… Con esta información, junto con la utilización esperada del vehículo, sabremos qué marcas preseleccionar en función de la gama de vehículos y segmentos de la
misma. Por ejemplo, un vehículo industrial de uso mixto
carga/pasajeros, un vehículo de dirección, un vehículo de
vigilancia de un recinto cerrado de gran perímetro con
vía escarpada, etc…
• Condicionado: número de puertas, capacidad de carga,
volumen mínimo, requerimientos de seguridad, grado de
libertad de elección de marca/modelo por el conductor…
Esto nos permite preseleccionar modelos dentro de la
gama de una marca que cumplan con este condicionado. Por ejemplo, vehículo industrial de uso mixto mínimo
cuatro personas y carga de un europalet, vehículo de
dirección con maletero para 3 bolsas de golf, vehículo de
vigilancia para dos personas y separador para perros, etc…
Sostenibilidad en la flota
La sostenibilidad del planeta es un esfuerzo de todos, el
resultado de sumar muchos pequeños esfuerzos. El consumo de petróleo y sus derivados es uno de los factores
con mayor incidencia en el medio ambiente, y es nuestra
responsabilidad hacer nuestros mejores esfuerzos en
controlar consumos y emisiones. De esta forma minimizamos la contaminación provocada por la necesidad de
utilizar vehículos de flota.
De los distintos elementos contaminantes que los vehículos con motores de combustión emiten a la atmósfera (CO,
NOx…) se ha establecido la emisión de CO2 como unidad
de medida. En el caso de los vehículos se mide la emisión
de gramos de CO2 por kilómetro recorrido (g/km). De ahí
que para cada vehículo se indique su emisión de CO2. Al
medirse en g/Km, si multiplicamos las emisiones por el
kilometraje recorrido anualmente y lo calculamos para
todos los vehículos de la flota obtendremos la llamada
• Características técnicas: cilindrada/ potencia esperada, necesidad de 4x4… Estos parámetros ayudarán a definir tanto
la motorización como otros elementos o prestaciones que
ha de ofrecer el vehículo. Por ejemplo, vehículo industrial
mixto sobreelevado doble rueda trasera, vehículo de dirección de 3.000 c.c., cambio automático y navegador, vehículo
de vigilancia con arco de luces y equipamiento de asistencia
de emergencias, etc…
• Economía de uso: área geográfica de actuación, consumos y mantenimientos… Esta información es de suma
importancia para preseleccionar modelos con buena cobertura de talleres en la zona de utilización, así como datos de consumo y emisiones de CO 2, siendo de la máxima
importancia para el cálculo de los costes de utilización. La
comunicación del establecimiento de un Plan de control
de costes y gestión de flota suele implicar de por sí una
mejora en el comportamiento de los conductores y, por
tanto, una mejora en costes.
Con toda esta información definiremos una parrilla de selección, según las necesidades de nuestra empresa. Para ello
iremos elaborando distintas matrices que nos permitirán
seleccionar los modelos de nuestra flota para las diferentes
necesidades. El grado máximo de precisión se alcanzará
cuando el “Departamento Usuario” defina sus necesidades y
el “Departamento de flota” asigne el modelo seleccionado que
cubra mejor esas necesidades. Esto supondrá una evolución
sobre el modelo actual, en que la empresa define los modelos a
través de su Car Policy, y el usuario o su Departamento eligen
dentro de las alternativas seleccionadas.
Huella de Carbono de nuestra flota. La Huella de Carbono
es el volumen de CO2 que emitimos en nuestra actividad
empresarial, las emisiones de nuestra flota en el caso
de los vehículos.Para ser rigurosamente precisos, habríamos de añadir las emisiones producidas en los diferentes
procesos productivos de cada componente utilizado, pero es
comúnmente aceptado utilizar las emisiones de CO2 como
medida de la huella de carbono de una flota. La emisión de
CO2 es también el criterio utilizado fiscalmente para gravar
los turismos, en función de sus emisiones.
Impuesto de matriculación en función de emisiones
Emisiones de CO2
< 120 gramos / Km.
Impuesto especial
de matriculación
0%
entre 120 y 160 gramos / Km.
4,75 %
entre 160 y 200 gramos / Km.
9,75 %
> 200 gramos / Km.
14,75 %
Fuente: AACTIVIDAD
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Atendiendo a su utilización, podemos elaborar una segunda
división de la flota en cuatro grandes niveles:
• Vehículos de dirección.
• Flota de uso mixto profesional/ personal.
• Vehículos de uso industrial, con o sin conductor fijo.
• Vehículos incluidos en Planes de Compensación Personal.
Los PCP son planes por los que la empresa ofrece al
empleado cobrar en dinero (con su correspondiente
IRPF) o recibir ese dinero en forma de bienes o servicios
de menor carga fiscal (p.e. planes de pensiones, vales de
comida, coche para uso personal —en general mediante
Renting—etc…) si bien los cambios introducidos este
2014 en la norma tributaria han reducido notablemente su
atractivo fiscal.
Matriz en función de uso y criterios de elección de usuarios
Criterio de elección por usuario
Utilización
Dirección
p.e. Importe, elección entre
modelos seleccionados…
Mixto
Uso mixto
p.e. Color
Mixto
Uso industrial
---
Profesional
P.C.P.
p.e. Importe
Personal
En la matriz para definir los modelos a preseleccionar hay
que hacer referencia a la economía de escala siendo recomendable concentrar la elección en una o dos marcas. Lo
mismo ocurre con los proveedores de renting: pocos para
tener poder de compra pero más de uno para mantenerles
en tensión de precios y servicios.
Para reducir emisiones, hay dos componentes principales:
• A través de la Car Policy que establezcamos en nuestra
flota, principalmente en cuanto a la selección de los
vehículos, buscando el modelo que mejor se adapte a
las necesidades con el menor impacto medioambiental.
Las mejoras tecnológicas permiten utilizar vehículos de
similar rendimiento con menor cilindrada. Es importante considerar nuevas alternativas como los vehículos
híbridos o eléctricos. Junto con la mejora de emisiones
es previsible obtener ahorros tanto en la compra inicial
como en un menor coste de uso (recordemos que el
combustible representa el 28% del coste de un vehículo,
excepto en el caso de híbridos o eléctricos): vehículos
de menor tamaño y motorización colaboran al control de
emisiones y consumo.
• Definiendo una Fleet Policy que incorpore cambios en
los hábitos de uso, tanto en la frecuencia de utilización
como en la forma de conducción. Los caminos a seguir
son la optimización de recorridos (o su sustitución por
alternativas como conference calls) y la formación en
conducción eficiente. El ahorro vendrá tanto por un
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Matriz en función de uso y criterios de elección de usuarios
Marca / Modelo
Motor
Equipamiento
Segmento / Dimensiones
Interior (requerimientos)
Tipo de carrocería
Consumo
Emisiones CO2
Una vez definidos en detalle tanto modelos como los distintos
tipos de utilización, se realizará el análisis para elegir la modalidad de contratación: compra, renting… Como herramienta
para la toma de decisiones se utilizará el TCO (total cost of ownership), como herramienta de cálculo de costes, utilizándose
habitualmente la actualización a Valor actual neto como herramienta de comparativa financiera. En caso de empresa PYME,
al comparar renting con Leasing + servicios es necesario tener
en cuenta que no siempre es un factor relevante la homogeneidad de servicio que nos ofrece el renting en todo el territorio
porque el servicio quien lo presta realmente es el Concesionario
local más que el renting, que en muchos casos está alejado geográficamente y concentrado en las grandes flotas.
Una Car Policy bien diseñada y aplicada permite obtener
importantes ahorros de tiempo y costes al disponer de los
vehículos más eficientes para cada trabajo al menor coste
posible. Y facilita enormemente la gestión de una flota, pues
todos los usuarios encuentran de forma fácil el modelo que
les corresponde, evitando en el tiempo posibles agravios
comparativos y evitando retrasos e incidencias de trabajo
tanto para los usuarios como para el Gestor de flota.
menor coste de adquisición/mantenimiento por el menor kilometraje, como por el menor consumo adicional
derivado de la mayor eficiencia en su conducción.
La mejora en nuestra Huella de Carbono tiene claros
beneficio, pues suele implicar una reducción de costes,
tanto por el menor coste del vehículo menos contaminante como por su menor consumo. Es el ahorro de costes
más socialmente aceptado, por tener como objetivo un fin
beneficioso para todos y de tanta actualidad como la mejora medioambiental. En caso de disponer de los vehículos
a través de Renting, obtendremos menores cuotas al utilizar
vehículos de menor tamaño y motorización y con un kilometraje esperado menor gracias a la optimización de su uso.
En el futuro está previsto que se incorporen nuevos
indicadores de emisión (NO, partículas…), por lo que todas
las mejoras que realicemos y documentemos nos permitirán
definir rápidamente nuevos criterios y procesos para mejorar aún más la eficiencia de nuestra flota. De esta forma
colaboraremos eficazmente a esa tarea común de toda empresa que es colaborar de forma socialmente responsable
en la sostenibilidad de nuestro planeta.
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Panel de Control
Algo habitualmente poco definido en detalle son los indicadores de gestión y utilización de la flota. Los elementos
de control generalmente son de origen contable (preferentemente costes) con algunos controles adicionales de uso
(muy extendido el de kilometraje).
En cualquier caso es muy útil para el Gestor y su actividad
diaria elaborar un Panel de control de la flota que le permita
medir y evaluar de forma clara el uso de los vehículos.
Una forma sencilla de elaborarlo podría ser:
1. Primero se estudia la situación actual de la flota, lo que facilitará ir definiendo los indicadores básicos de control de
la gestión y utilización de los vehículos. Se comienza por
unos pocos indicadores básicos para ir ampliando progresivamente.
2. Cada empresa es un mundo, por lo que no existe un Panel
estándar de indicadores, pero podrían incluirse como indicadores de relevancia algunos de los que se muestran a
continuación en la Tabla 1.
Tabla 1. Indicadores relevantes Panel de control
Consumo de combustible
Litros / 100 Kms *
Seguro. Frecuencia
de siniestralidad
Nº de siniestros años/
vehículo y total
Seguro. Importe medio
por siniestro
Importes de siniestralidad
Neumáticos
Nº neumáticos
por coche y total
Mantenimiento.
Días Entradas en taller
Días/año por vehículo y total
Mantenimiento.
Nº de entradas taller
Nº de entradas por vehículo/
año y total
Vehículo de sustitución.
Nº de solicitudes
Por vehículo y total
Vehículo de sustitución.
Duración alquiler
Días por vehículo / año y total
Desviación de kilometraje
En kms y tendencia
por vehículo
Desviación de kilometraje
Previsión de sobrecoste / cobro
Fin de contrato
Por vehículo y totales
3.Una vez analizada la situación actual y elegidos los indicadores de referencia, definiremos el objetivo a alcanzar. Por
ejemplo: dónde queremos estar en un plazo de 3 años. Para
ello fijaremos los valores-objetivo para cada indicador así
como fases de control intermedias, generalmente anuales,
en las que estudiar la evolución de las cifras indicadores
para evaluar el mayor o menor impacto de las medidas que
se han ido introduciendo, actualizando así la previsión inicial
con las nuevas necesidades que puedan surgir.
La comunicación del establecimiento de un Plan de control
de costes y gestión de flota suele implicar de por sí una mejora en el comportamiento de los conductores y, por tanto, una
mejora en costes.
El Panel de control y sus indicadores pueden convertirse
en la mejor herramienta para el Gestor de flota, permitiéndole controlar la evolución de la flota para alcanzar el objetivo a
medio plazo de la empresa.
* (en caso de flotas de uso mixto, implica toma de kilometraje profesional)
Manual elaborado por: