EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P. TÉRMINOS DE REFERENCIA OBJETO

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
OBJETO
INVENTARIO FÍSICO VALORIZADO DE ACTIVOS DE
TELECOMUNICACIONES UBICADOS EN LAS INSTALACIONES DE ETB Y EN
PODER DE TERCEROS (COMODATO, CLIENTES Y OTROS OPERADORES)
ENERO DE 2008
CAPITULO 1
PRECISIÓN A LAS CONDICIONES GENERALES
1.
OBJETO
LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P., en adelante ETB,
está interesada en recibir ofertas para contratar inventario físico valorizado de activos de
telecomunicaciones ubicados en las instalaciones de ETB y en poder de terceros (
comodato, clientes y otros operadores), de conformidad con las condiciones previstas en
el presente documento y en las Condiciones Generales de Contratación vigentes, las
cuales deben ser consultadas en la página WEB de ETB www.etb.com.co.
Esta invitación no constituye oferta mercantil.
2.
INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN
La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere
haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.
3. ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Podrá solicitarse información aclaratoria relacionada con el contenido de este documento.
Para ello se deberá enviar solicitud por escrito a la Gerencia de Suministros y
Adquisiciones de ETB, ubicada en la cra. 8 No. 20-00, ofc. 1004, dentro de los 3 días
hábiles siguientes a su recibo.
ETB dará respuesta a las solicitudes de aclaración, por escrito, dentro de los 2 días
hábiles siguientes al vencimiento del plazo previsto en el párrafo anterior.
4. INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
Será requisito para celebrar el contrato, la inscripción en la base de datos de proveedores
de ETB. Los requisitos de inscripción pueden consultarse en la página Web de ETB.
5. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se recibirán en la Gerencia de Suministros y Adquisiciones, el once (11) de
febrero de 2008, hasta las 14:00 horas en los términos del artículo 829 del Código de
Comercio.
La oferta deberá presentarse por escrito en 3 paquetes sellados y rotulados, que
contengan en forma separada la información jurídica, económica y técnica, cada uno de
ellos en original y una copia de un mismo tenor, numeradas en forma continua con un
índice que contenga una relación de todos los capítulos, formatos y anexos que la
conforman, señalando el número de página donde se localizan.
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Las observaciones o sugerencias que efectúe el oferente en relación con aspectos
jurídicos, financieros o técnicos, deberán consignarse en el acápite de la oferta que
desarrolle cada capítulo. De localizarse en sitio diferente dentro de la oferta, no serán
consideradas.
El oferente deberá manifestar expresamente si tiene o no relaciones comerciales o
de parentesco con empleados de ETB.
6. GARANTÍA DE SERIEDAD
Para garantizar la seriedad de la oferta, es necesario constituir a favor de la Empresa de
Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P., una póliza expedida por una entidad bancaria
o compañía de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en favor de
particulares, por un valor asegurado equivalente al 10% del precio de la oferta, excluido el
IVA.
La garantía debe estar vigente por 2 meses a partir de la fecha indicada para la
presentación de ofertas. Cuando los plazos establecidos en el presente documento sean
prorrogados, el oferente se obliga a ampliar la vigencia de la póliza hasta la fecha a la
cual se desplaza la firma del contrato.
7. SOLICITUD DE ACLARACIONES Y ESTUDIO DE LAS OFERTAS
Durante el período de estudio de las ofertas, ETB podrá solicitar al oferente las
aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que haya lugar a que éste pueda
adicionar o modificar las condiciones de su oferta. Las solicitudes de ETB y las respuestas
del oferente deberán constar por escrito.
El oferente deberá dar respuesta a estas solicitudes el día hábil siguiente al recibo de la
comunicación en tal sentido.
ETB realizará el estudio de las ofertas dentro de los 4 días hábiles siguientes a su recibo.
8. NEGOCIACIÓN
ETB podrá adelantar una etapa de negociación dentro de los 3 días hábiles siguientes al
vencimiento de la etapa anterior, con el propósito de obtener ventajas económicas o
competitivas, plazo dentro del cual se estudiarán las contraofertas, si a éstas hay lugar.
9. ADJUDICACIÓN
ETB podrá abstenerse de adjudicar. Si opta por la adjudicación, ésta se podrá efectuar
por fases, dentro de los 2 días hábiles siguientes al vencimiento de la etapa anterior, si a
esta hubo lugar, o de la de estudio de ofertas.
2
La decisión sobre la adjudicación se comunicará al adjudicatario y a los no favorecidos
dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la misma en la Gerencia de
Suministros y Adquisiciones, salvo el caso que se haya efectuado en audiencia pública.
Esta información será publicada en la página Web de ETB.
10. ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El contrato deberá suscribirse dentro de los 6 días hábiles siguientes al recibo de la
comunicación de adjudicación en el equipo jurídico, plazo que se distribuirá así: (i) Para
su elaboración, y firma por parte del apoderado de ETB, 4 días hábiles. (ii) Para su
suscripción por parte del contratista, 2 días hábiles siguientes al recibo de la
comunicación que le curse el Grupo de Compras.
11. PRÓRROGAS
Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su
vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los
mismos, el sábado se considera día no hábil.
12. DURACIÓN DEL CONTRATO
La duración del contrato será de 7 meses a partir de la orden escrita de inicio del mismo,
previa aprobación de la garantía. El contrato terminará por las causas legales o por las
siguientes: (i) Mutuo acuerdo (ii) En cualquier tiempo, dando aviso al contratista con una
antelación mínima de treinta (30) días, sin que por esto haya lugar a indemnización
alguna. ETB solo pagará las sumas correspondientes al servicio realizado.
13. GARANTÍA
CONTRATISTA deberá constituir en favor de ETB, dentro de los 3 días hábiles siguientes
a la entrega del contrato firmado, garantía expedida por banco o compañía de seguros
legalmente autorizados para funcionar en Colombia, en favor de particulares, para
amparar los siguientes riesgos: a) Cumplimiento: Por un valor asegurado de 20% del
precio del contrato, excluido el IVA, la cual permanecerá vigente desde la suscripción del
mismo hasta la liquidación, y b) Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones
laborales: por un valor asegurado de 5% del precio del contrato, la cual permanecerá
vigente durante la duración del mismo y 3 años más.
14. MULTAS
En el evento de mora en el cumplimiento de cualesquiera de las obligaciones, podrá
imponerse al contratista multas equivalentes al 0.5% del precio del contrato por cada
semana de atraso o proporcional por fracción, sin perjuicio de la aplicación de la cláusula
penal compensatoria. El valor total de las multas no excederá del 20% del precio del
contrato.
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15. CLÁUSULA PENAL COMPENSATORIA
En caso de incumplimiento total o parcial de cualquiera de las obligaciones del contratista,
se podrá aplicar a su cargo una cláusula penal compensatoria cuyo monto será del 20%
del precio del contrato si el incumplimiento es total y proporcional, si es parcial.
17. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
El contrato se liquidará dentro de los 2 meses siguientes a su terminación.
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CAPITULO II
2.
CONDICIONES FINANCIERAS
Las siguientes son las condiciones financieras para cumplir con el objeto de estos
términos de invitación; de conformidad con las condiciones financieras generales
aceptadas previamente y las previstas en el presente documento.
2.1 PRECIOS
Los precios aquí cotizados permanecerán fijos durante el plazo de ejecución del contrato.
La oferta deberá presentarse con precios fijos netos, para cumplir a satisfacción con el
objeto de la presente invitación, de acuerdo con lo contenido en las condiciones del
presente documento.
Serán por cuenta del contratista, y se consideran incluidos como parte del precio, todos
los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes a la fecha de
suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean
nuevos serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se
suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado.
De todo pago que se efectué, ETB hará las retenciones a que haya lugar.
2.2
PRESENTACION DE ANEXO
Para efectos de evaluación y ponderación económica, teniendo en cuenta los servicios
objeto del contrato, el contratista diligenciará el siguiente anexo financiero:
Anexo No.1 - Lista de Precios para Valorización de Inventarios
2.3
CUBRIMIENTO DE LA PROPUESTA
La oferta presentada debe cubrir todos los servicios y materiales requeridos para cumplir
con el objeto del contrato, con todos los requerimientos especificados en el capítulo
técnico de la presente Solicitud Directa de Ofertas.
Todos los costos, gastos, honorarios, servicios y demás egresos que sean necesarios
para el cumplimiento de las obligaciones por parte del Contratista, deberán quedar
incluidos en la Postura Económica previo análisis que efectúe el proponente por su cuenta
y riesgo, de manera que aquellos costos, gastos, honorarios, servicios y demás egresos
no previstos en la Propuesta no serán asumidos por ETB, ni cargados a ésta de forma
alguna.
5
2.4
IMPUESTOS Y FACTURACION
2.4.1 IMPUESTO A LAS VENTAS
El proveedor nacional debe discriminar con exactitud el precio correspondiente a los
servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma,
indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha
de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se
cause dicho impuesto, ETB lo considerará incluido en el valor de los bienes relacionados
en la oferta.
En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo
conforman y el IVA, si éste se causa.
2.4.2 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA E
IVA APLICABLE A PROVEEDORES NACIONALES
El porcentaje de retención a titulo de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará al
momento en el cual se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta, habiéndose
establecido previamente, si el contribuyente es o no declarante del Impuesto Sobre la
Renta, así mismo deberá informar si es gran contribuyente o agente autorretenedor del
Impuesto sobre la Renta y el régimen del IVA al cual pertenece (Común o Simplificado), si
vende bienes o presta servicios excluidos de dicho impuesto.
2.4.3 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE
El contratista deberá cancelar el cien por ciento (100%) del Impuesto de timbre que
genere la presente contratación, para lo cual deberá observar el siguiente procedimiento:
Como requisito para la firma del contrato, el proveedor deberá pagar el impuesto de
timbre, previa liquidación y entrega del recibo de caja expedido por la Gerencia de
Contabilidad e Impuestos de ETB. El proveedor deberá remitir a la Gerencia de
Suministros y Adquisiciones el original del recibo de caja de pago del impuesto,
debidamente sellado por el banco. En el evento en que no se suscriba el contrato, el valor
depositado por concepto de timbre se devolverá en un término de tres (3) días hábiles,
contados a partir de la solicitud del proveedor ante el Equipo de Cuentas por pagar de
E.T.B.
2.4.4 RETENCIÓN SEGÚN ACTIVIDAD ECONÓMICA – ICA
El oferente deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual
pertenece (común o simplificado), la actividad económica y la tarifa del impuesto de
industria y comercio, que le corresponda conforme al acuerdo municipal donde realice la
actividad gravada, en caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más
alta, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en
cuenta. En este orden de ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las
actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato.
6
2.4.5 REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN
Definido el contratista, éste estará obligado a informar al momento de la facturación, el
régimen de Impuesto sobre las Ventas e Industria y Comercio al cual pertenece (común o
simplificado) o si los bienes que venda se encuentran excluidos de IVA, si es declarante o
no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o autorretenedor de Renta e ICA
y las disposiciones que lo autoriza.
2.4.6 FACTURACIÓN PARA CONTRATISTAS EN CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL
O CUALQUIER OTRA FORMA DE ASOCIACIÓN
En el evento en que la oferta sea presentada bajo la modalidad de consorcio, Unión
Temporal o cualquier forma de asociación, los miembros de estas formas de asociación
podrán optar por facturar cada uno de ellos en forma independiente o en consorcio o
unión temporal. En la oferta se deberá indicar si la facturación se va a realizar por
separado o en Consorcio ó Unión Temporal.
Cuando se opte por facturar independientemente, en la facturación se deberá informar:
(1) el Nit de cada uno de los miembros, en el caso que sea procedente, (2) el porcentaje o
valor de los ingresos que le corresponda a cada uno de estos. Los integrantes del
Consorcio, Unión temporal o cualquier otra forma de asociación deberán facturar sus
ingresos de acuerdo con la participación establecida en el Documento Consorcial.
Cuando se opte por facturar a través del Consorcio, Unión Temporal o cualquier otra
forma de asociación, en la facturación se deberá informar: (1) el Número del NIT del
Consorcio o Unión Temporal, (2) el régimen tributario al cual pertenece el consorcio o
unión temporal, (3) el porcentaje o valor de los ingresos que le correspondas a cada uno
de los miembros, (4) el nombre o razón social de cada uno de los miembros y (5) el NIT
de cada uno de estos, excepto cuando alguno de los miembros sea una persona no
domiciliada o no residente en Colombia.
2.5
CONDICIONES GENERALES
Los servicios prestados en Colombia, se deberán cotizar en pesos colombianos. ETB se
reserva el derecho de ajustar al peso por exceso o por defecto.
2.6
FORMA DE PAGO
ETB pagará el precio del contrato, de la siguiente manera:

El treinta por ciento (30%) se pagará, a los cuarenta y cinco (45) días calendarios
siguientes, a la radicación, en el equipo Cuentas por Pagar de ETB, de la factura
correspondiente, acompañada del acta de aceptación del primer Informe sobre
Planeación de Actividades y parametrización de los Inventarios, suscrita por el
Contratista y el Supervisor del contrato.
7

El treinta por ciento (30%), se pagará a los cuarenta y cinco (45) días calendario
siguientes a la radicación, en el equipo Cuentas por Pagar de ETB, de la factura
correspondiente, acompañada del acta de aceptación del segundo informe sobre el
reporte del cincuenta (50%) de la localizaciones inventariadas, suscrita por el
Contratista y el Supervisor del contrato.

El cuarenta por ciento (40%) restante, se pagará a los cuarenta y cinco (45) días
calendario siguientes a la radicación, en el equipo Cuentas por Pagar de ETB, de la
factura correspondiente, acompañada del acta de aceptación del informe final acerca
del Inventario físico final y el reporte detallado consolidado del ciento por ciento
(100%), suscrita por el Contratista y el Supervisor del contrato.
2.7 ESTIPULACION CONTRACTUAL SOBRE ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS
El Contratista deberá establecer el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o
corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Así mismo, en el
evento de cambio de la cuenta, el contratista deberá informar de inmediato y por escrito a
la Coordinación de Pagaduría de ETB dicho cambio, anexando el Certificado de
Existencia y Representación legal (de expedición no superior a 30 días), Nit y fotocopia de
la cédula de ciudadanía del representante legal.
2.8 REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO SE
IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES. ENTREGADOS POR CUALQUIER
CONCEPTO






2.9
Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.
Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.
Se determinará la fecha de devolución por parte del contratista.
Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago
y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el
ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para
dicho período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a
actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el
caso se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener
información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período
del año inmediatamente anterior.
Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.
En el evento en que el contratista no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el
efecto, ETB aplicará intereses de mora liquidados a la tasa máxima de interés de
mora certificada por la Superintendencia financiera, vigente entre la fecha fijada
para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.
RESPUESTA PUNTO A PUNTO
El Oferente deberá responder punto a punto lo solicitado en cada numeral del presente
capítulo. En el evento de no hacerlo se entenderá que lo acepta en su totalidad.
8
2.10
SISTEMA DE EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS OFERTAS
Se verificará el cumplimiento y aceptación de los numerales de las condiciones de
carácter financiero contenidos en los presentes términos.
2.10.1 FACTORES DE EVALUACION Y ADJUDICACION
Las ofertas que cumplan con lo anteriormente exigido por ETB SA ESP en los aspectos
jurídicos, técnicos, financieros y económicos serán calificadas sobre una base de 100
puntos así:
PUNTAJE TECNICO:
40 puntos
PUNTAJE ECONÓMICO:
60 puntos
2.10.2 PONDERACIÓN ECONÓMICA DE OFERTAS
Para calcular el puntaje de evaluación económica se seguirá el siguiente procedimiento:
La oferta que contenga el menor precio por realizar el inventario físico de Activos de ETB,
se le otorgará el máximo puntaje económico. El puntaje económico de las demás ofertas,
objeto de evaluación, se calculará mediante la aplicación de la siguiente fórmula:
Ci
=
(Cmax * Pmin) / Pi
Puntaje Ci
=
Puntaje de la oferta i
Pmin
=
Precio mínimo cotizado dentro del rango de ofertas.
Cmax
=
Puntaje económico máximo (60 puntos)
En donde:
Pi
=
Precio cotizado por la oferta i
9
CAPITULI III
3.
CONDICIONES TECNICAS
3.1
REQUERIMIENTOS OBLIGATORIOS
El oferente deberá responder punto a punto cada uno de los siguientes numerales del
presente capitulo, explicando en forma detallada, clara y completa como cumple los
requerimientos de ETB. En el evento de no hacerlo se entenderá que los acepta en su
totalidad y así se exigirá su cumplimiento en el contrato que llegase a suscribirse.
El Oferente deberá definir la metodología a utilizar para la realización del inventario físico
valorizado de equipo de telecomunicaciones que incluye los equipos en poder de terceros
(comodato, clientes y otros operadores).
El oferente deberá presentar por separado las propuestas de inventario físico con su
valorización histórica y contable: Bogotá y otros operadores, fuera de Bogotá y bienes en
poder de terceros (Comodato y clientes ).
El oferente deberá identificar las mejores prácticas sobre el tema a nivel nacional,
internacional y en el sector de telecomunicaciones.
El oferente deberá codificar cada uno de los activos de acuerdo a la parametrización
establecida en ETB: Ubicación, familia, diversidad y número de consecutivo
correspondiente al grupo de activos que posean una misma localización, familia y
diversidad, el código se asignara físicamente, con una etiqueta que contiene tres códigos
de barras para equipos de telefonía local y cuatro para equipos de larga distancia e
internet y datos. Todos los equipos objeto de inventario físico deberán ser etiquetados por
parte del oferente.
Especificación de la etiqueta de inventario de equipos de telefonía local:

El primer código de barras contiene nueve dígitos, lo tres primeros
corresponden a la localización, los tres siguientes a la familia (descripción
genérica) y los tres últimos a la diversidad (descripción especifica). No se
podrá utilizar un mismo código (tres primeros dígitos) para dos o más
localizaciones, excepto en equipos ubicados en clientes para lo cual se
acordara con ETB los códigos a utilizar.

El segundo código de barras posee tres dígitos que equivalen al número
consecutivo de un equipo de las mismas características (localización,
familia y diversidad).

El tercer código de barras posee 8 dígitos que equivalen al número de
contrato con el cual ETB adquirió el equipo.

Para los equipos nuevos deberán emitir la etiqueta teniendo en cuenta los
puntos anteriores.
10

Para los equipos que ya tienen etiqueta y esta no cambia, el número del
contrato debe ir en la etiqueta de verificación.
Especificación de la etiqueta de inventario de equipos de telefonía
Distancia e Internet y Datos.
de Larga

El primer código de barras contiene nueve dígitos, los tres primeros
corresponden a la localización genérica (001 Transmisión, 002 Datos, 003
Internet, 007 Larga Distancia), los tres siguientes a la familia (descripción
genérica) y los tres últimos a la diversidad (descripción específica).

El segundo código de barras posee tres dígitos que equivalen al número
consecutivo de un equipo de las mismas características (localización,
familia y diversidad).

El tercer código de barras contiene cuatro dígitos, los cuales corresponden
a la localización específica del equipo. No se podrá utilizar un mismo
código para dos o más localizaciones, excepto en equipos ubicados en
clientes para lo cual se acordará con ETB los códigos a utilizar.

El cuarto código de barras posee 8 dígitos que equivalen al número de
contrato con el cual ETB adquirió el equipo.

Para los equipos nuevos deberán emitir la etiqueta teniendo en cuenta los
puntos anteriores.

Para los equipos que ya tienen etiqueta y esta no cambia, el número de
contrato de adquisición del equipo debe ir en la etiqueta de verificación de
inventario 2008.
El contratista deberá preparar las listas de chequeo, por cada una de las localizaciones,
con la respectiva familia, diversidad, cantidad de los equipos a inventariar, número de
contrato, marca y serial.
El contratista deberá acondicionar la base de datos para la validación de cantidades del
inventario en campo, con el terminal óptico capturar los códigos de barras de la etiqueta
y verificar que la información del lector corresponda al equipo que se esta inventariando.
Registro de datos: El contratista deberá identificar los equipos y sus componentes,
verificando la descripción de la lista de chequeo, complementándola y anotando los
activos fijos encontrados y no relacionados en la lista de chequeo ubicando su número de
contrato, en caso que el activo relacionado en la lista de chequeo no se encuentre se
debe hacer las averiguaciones para saber el destino de dicho activo. Documentar, generar
y diligenciar el formato de traslado o baja y firmarlo con el empleado de ETB responsable
del equipo y el responsable por el contratista. Para el caso del inventario de equipos en
poder de terceros se evaluara este punto con el contratista de acuerdo a la metodología
propuesta por el mismo.
11
El contratista deberá etiquetar
todos los equipos así: Colocar
las etiquetas
correspondientes a cada equipo identificado y numerado, la etiqueta se debe colocar en
un sitio visible y sin causar daño a los equipos.
Se deberán inventariar todas las localizaciones donde ETB tenga equipos de
telecomunicaciones. ETB a través de la Coordinación de Seguridad decidirá en que
localizaciones no se puede realizar inventario por problemas de orden público.
Para el caso del inventario de equipo en poder de terceros se evaluará este punto con el
contratista de acuerdo a la metodología propuesta por el mismo.
El contratista deberá verificar las listas de chequeo así: Las listas de chequeo
diligenciadas deberán ser validadas en cada uno de los sitios, en el caso de los equipos
que se adicionen o eliminen de la lista se deberá investigar los documentos de traslado,
actas de adquisición, número de contrato o documentos de retiro de los equipos, según
sea el caso.
El contratista deberá conseguir las actas finales de entrega de equipos instalados en
centrales y demás localizaciones a partir del ultimo inventario (Año 2006), esta
información se requiere para la codificación de los activos fijos adquiridos.
El contratista debe realizar todas las verificaciones y etiquetar todos los equipos, deberá
emitir los reportes de inventario físico definitivo por cada una de las localizaciones con
base en la información que levanto con las listas de chequeo. El oferente deberá
adelantar las gestiones necesarias para conseguir la validación y firma de los reportes
definitivos de inventario por parte de los empleados que designe al área que administra
los equipos en ETB. Estos reportes también deben estar validados y firmados por el
personal de la firma contratada.
El contratista deberá definir la metodología a utilizar para la realización del Inventario
físico valorizado de los equipos de telecomunicaciones de planta externa (cables, fibra
óptica y canalizaciones ) de propiedad de ETB, haciendo que esta sea económica y
razonable, esta metodología debe permitir que el inventario físico obtenido sustente la
cifra contable, para ello el contratista debe realizar una conciliación entre el inventario
físico valorizado y los registros contables y propondrá los ajustes pertinentes. Los
conceptos que se deben tener en cuenta en esta conciliación son los siguientes: Valor
Histórico, Localización, Familia, Diversidad y número de contrato de adquisición.
El contratista deberá realizar el inventario físico de telecomunicaciones de los equipos de
propiedad de ETB en poder de terceros (otros operadores) en un 100%.
El Oferente deberá definir la metodología a utilizar para la realización del inventario físico
valorizado ( histórico y contable ) de los equipos de telecomunicaciones de ETB en poder
de terceros (Comodato y Clientes), haciendo que esta sea económica y razonable, esta
metodología debe permitir que el inventario físico obtenido sustente la cifra contable, para
ello el oferente debe realizar una conciliación entre el inventario físico valorizado y los
registros contables y propondrá los ajustes pertinentes. Los conceptos que se deben tener
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en cuenta en esta conciliación son los siguientes: Valor Histórico, Localización, Familia,
Diversidad y número de contrato de adquisición.
El contratista y ETB analizarán la viabilidad de colocar etiqueta a los equipos en comodato
y clientes.
El contratista deberá realizar el inventario físico de telecomunicaciones de los equipos
instalados en ETB y que son propiedad de terceros. Estos equipos se les asignará una
etiqueta llamada “Terceros en ETB” con un número consecutivo.
Este inventario físico se deberá entregar valorado por convenio o contrato y adjuntar copia
de los mismos con la siguiente información: Localización, Familia, Diversidad, número de
etiqueta. En el caso que el convenio no posea el valor de los equipos, deberán valorar los
equipos utilizando un contrato o convenio similar o consultando dicha información al
dueño del equipo.
El contratista deberá consolidar la base de datos: Toda la información recibida deberá
ser verificada y actualizada según sea el caso y soportar los traslados y bajas que se
hayan presentado en las diferentes localizaciones a partir del ultimo inventario (año
2006), diligenciando los formatos de baja y traslado y firmarlo con el empleado de ETB
responsable del equipo y el responsable por el contratista.
El contratista deberá entregar informes parciales en medio magnético y por escrito del
inventario realizado en cada central o localización. Dicho informe debe contener las altas,
bajas y traslados (discriminadas por contrato de adquisición) de acuerdo a la localización,
familia y diversidad e indicado la cantidad a partir del último inventario. Las altas, bajas y
traslados deben estar valoradas con base en los anexos de los contratos. En caso de no
encontrase dichas actas, estos equipos se podrán valorar con base en información de un
equipo o contrato similar.
Una vez finalice el inventario físico valorizado en todas las localizaciones, El contratista
deberá realizar la valorización del inventario físico (de cada una de las cantidades y por
número de inmovilizado) y efectuar la conciliación de las cifras contables con el inventario
físico valorizado, la fecha de corte de esta conciliación, será acordada con antelación por
ETB. Los conceptos que se deben tener en cuenta en esta conciliación son los siguientes:
Valor Histórico, Localización, Familia, Diversidad, número de contrato de adquisición y
cantidad.
El contratista entregará un informe final consolidado en medio magnético y por escrito
(excell) valorizado por localización, subsistema y contrato de adquisición de los equipos
y un informe valorizado por cada una de las cantidades del inventario físico, soportado
con copia de todos los documentos utilizados en el proceso de inventario (actas, anexos,
etc.), original de las planillas, listas de chequeo y los reportes definitivos de inventario
debidamente validados y firmados.
La base de datos del inventario físico debe contener la información requerida en los
anteriores items, con la estructura que defina ETB, cualquier modificación deberá ser
aceptada por ETB previamente. En esta base de datos se debe incluir dos campos, uno
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donde se relacione el número del contrato con el cual ETB adquirió los equipos
inventariados y otro para relacionar el número de serial y marca. Para el caso de los
equipos que no tengan esta información en campo el oferente deberá adelantar las
gestiones necesarias para conseguir dichos datos. Si se soporta que a pesar de la gestión
con las áreas técnicas de ETB no se consiguió el número de contrato, marca y el serial,
entonces no será obligatoria dicha información.
De acuerdo a los 4 párrafos anteriores el contratista deberá emitir informes finales de
inventario físico valorizado de los siguientes equipos:
Equipos de Telefonía Local
Equipos de Larga Distancia e Internet y Datos
Equipos en Comodato (Clientes Masivos)
Equipos en Clientes Corporativos
Armarios
Unidades Remotas
Equipos de Planta Externa (Redes, Cables y Fibra Óptica)
Equipos de Terceros en ETB.
Equipos de ETB en Terceros (Convenios)
3.2
PUNTOS GENERALES
El transporte del personal del contratista en las labores de inventario estará a cargo del
mismo.
La gestión necesaria para la consecución de permisos para el acceso a las localizaciones
donde se encuentran los equipos a inventariar estará a cargo del contratista.
Los equipos de cómputo, de comunicaciones e impresoras portátiles, etiquetas y cintas
(cintas para la impresión de las etiquetas), necesarios para desarrollar el contrato estarán
a cargo del contratista.
ETB, garantizará el espacio físico adecuado para los administradores del proyecto. (Seis
personas).
Promedio de sedes y ciudades:
En Bogotá en promedio 70 sedes y resto del país 4 sedes por ciudad.
Promedio de ciudades, regionales y/o localizaciones:
Resto del país 250 (ciudades, municipios y cerros)
Promedio de activos:
En Bogotá 140.000 equipos y resto del país 16.000.
Los oferentes pueden presentarse en consorcio o a través de uniones temporales.
14
ETB, tiene 4.500 armarios que son de libre acceso y 450 centrales remotas para las
cuales se debe solicitar permiso con la debida antelación.
3.3
ADMINISTRACION DEL PROYECTO
3.3.1. METODOLOGIA
Describir la metodología detallada a seguir para la ejecución del proyecto. Esta
metodología será concertada con ETB durante la primera semana de inicio del proyecto.
3.3.2. CRONOGRAMA DEL PROYECTO
Presentar el plan para el desarrollo del proyecto, indicando tareas, cronograma de
ejecución y sus entregables. La responsabilidad primaria de la planeación, ejecución y
control de estas tareas es del contratista. Este informe se debe entregar en la fecha de
firma del contrato.
3.4
ASIGNACION DE RECURSOS
3.4.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
E.T.B. requiere que el Oferente describa la estructura organizacional propuesta para
desarrollar el proyecto.
3.4.2 INTREGRANTES DEL OFERENTE
Discriminar los nombres y perfiles de las personas que participarán en el proyecto por
parte del oferente, según la estructura presentada en el punto anterior.
El oferente se compromete a certificar la experiencia real y entrenamiento de sus
consultores de acuerdo a lo que se indique en el siguiente cuadro, así como a
reemplazarlos durante el proyecto, en caso de ser necesario, por consultores con
experiencia y entrenamiento semejantes. ETB podrá en cualquier momento verificar
directamente con los clientes la información aquí suministrada y/o solicitar las respectivas
certificaciones que acrediten entrenamiento y experiencia.
Es obligatorio que se discrimine claramente en el cuadro la dedicación de cada integrante
durante el desarrollo del proyecto.
Días
Rol
hábiles de
Nombre del dentro
asignación
integrante
del
presencial
proyecto
al proyecto
Experiencia en proyectos similares
Nombre Rol
que Tiempo
Tareas
de
la desempeñó que
específicas
empresa
participó que tuvo a
su cargo
15
3.4.3 HOJAS DE VIDA DE LOS INTEGRANTES DEL OFERENTE.
Es obligatorio que el oferente anexe por aparte las hojas de vida de los integrantes
(relacionados en el anterior cuadro) que coordinaran y realizarán el inventario. ETB se
reserva el derecho de verificar cualquier información allí contenida.
3.4.4 ASIGNACION DE INTEGRANTES DEL OFERENTE
Es obligatorio, que el oferente se comprometa a mantener asignados al proyecto de ETB,
los integrantes anteriormente indicados, con la dedicación presencial allí ofrecida. En caso
de que se requiera reemplazar alguno de ellos, el cambio solo podrá hacerse por un
integrante de perfil y experiencia similar y previa aprobación explícita del Interventor del
mismo, De ninguna forma podrán vincularse sobre la marcha, integrantes que no cuenten
previamente con este visto bueno.
3.4.5
CAMBIO DE INTEGRANTES DEL OFERENTE
Es obligatorio, permitir a ETB durante el transcurso del proyecto, solicitar el reemplazo de
cualquiera de los integrantes asignados por el oferente, en caso de que su perfil,
experiencia o desempeño no sean los adecuados para las responsabilidades asignadas,
siendo reemplazado de manera inmediata, garantizando que en todo momento se
encuentren asignados la totalidad de integrantes al proyecto. El integrante deberá realizar
el empalme correspondiente en las instalaciones de ETB antes de retirarse.
3.5
EXPERIENCIA COMO EMPRESA
Es obligatorio que el oferente certifique la experiencia indicada en el siguiente cuadro, la
cual no podrá ser menor en su totalidad a 4 años y específicamente en el sector de
telecomunicaciones. ETB podrá en cualquier momento verificar directamente con los
clientes la información aquí suministrada y/o solicitar las respectivas certificaciones que
acrediten dicha experiencia.
CLIENTE
INVENTARIO
MANEJO
FISICO DE
ACTIVOS DE
EQUIPO DE
TELECOMUNICA
TELECOMUNIC
CIONES
ACIONES
16
PERSONA
CONTACTO /
CARGO
TELEFONO /
CIUDAD
3.6
CRITERIOS DE EVALUACION
Se evaluarán las ofertas asignando un porcentaje máximo a cada aspecto a evaluar. La
asignación de porcentajes, será la siguiente:
PUNTAJE TECNICO:
PUNTAJE ECONÓMICO:
40 puntos
60 puntos
EVALUACION TÉCNICA
Para determinar si un oferente cumple o no con las condiciones requeridas, ETB
verificará cada uno de los puntos enunciados como requerimientos obligatorios de
acuerdo con la información y/o documentos que lo sustenten, con la siguiente calificación:
3.6.1 EXPERIENCIA COMO EMPRESA (25 Puntos)
Para evaluar este punto se tendrá en cuenta que las certificaciones especifiquen:
Nombre de la empresa
Fecha de suscripción
Que su objeto corresponda con el de la presente contratación.
Calidad del servicio
Que se determine claramente su valor.
Deben anexar, además de la certificación, copia de los contratos y se calificara así:
3.6.1.1 Tiempo de experiencia
Más de cuatro años
Cuatro años
Menos de 4 años
20 puntos
10 puntos
0 puntos
3.6.1.2 Cuantía de contratos
De
De
De
$1.300.000.001
$1.000.000.001
$ 800.000.000
en adelante
a $1.300.000.000
a $1.000.000.000
5 puntos
3 puntos
0 puntos
ETB no tendrá en cuenta aquellas certificaciones que no cumplan con los requisitos
mencionados o que en cumplimiento y calidad del servicio sean calificadas como regular
o deficiente por alguna entidad contratante.
Se podrán presentar como máximo 4 certificaciones de contratos suscritos entre el año
2003 y el año 2007.
3.6.2 ASIGNACION DE RECURSOS:
Se otorgará una calificación máxima de 15 puntos así:
17
3.6.2.1 Numero de Personas
Se tendrá en cuenta el personal utilizado para la elaboración del inventario físico y se
otorgara máximo 10 puntos:
De
20
en
adelante
10 puntos
De
16
a
19
5 puntos
De 15
o
Menos
0 puntos
Para el perfil y experiencia se deben adjuntar certificaciones con los siguientes requisitos:
Nombre de la empresa
Tiempo de experiencia en inventario de telecomunicaciones y Fotocopia de los diplomas:
3.6.2.2 Perfil del personal:
El perfil del personal se calificara de la siguiente forma y tendrá una calificación máxima
de 5 puntos:
50% del personal profesional
5 puntos
40% del personal profesional
3 puntos
Menos del 40% del personal profesional
0 puntos
18