EL ROL DE LA CONTABILIDAD EN LA ORGANIZACION I. TEMA

EL ROL DE LA CONTABILIDAD EN LA ORGANIZACION
I. TEMA: CONTABILIADAD DE COSTOS; CONCEPTOS
Luego de la lectura de esta sección el alumno podrá identificar que es contabilidad
de costos, sus elementos y su tratamiento. Diferenciar entre contabilidad Financiera
y Administrativa, entender bien la diferencia entre decisiones de planeación y control
y además comprender y razonar e es cadena de valor.
La contabilidad en general ayuda a los gerentes a administrar y coordinar las
actividades dentro de la organización como un conjunto. Dentro de sus principales
objetivos se encuentra; elaborar informes internos de rutina para ayudar en la
toma de decisiones de los gerentes, que tiene la característica de presentarse con
cierta regularidad. Ejemplos: Supervisar informes de costos cada semana como
practica de control de costos.
Elaborar informes no rutinario para ayudar a los gerentes a tomar decisiones como
por ejemplo evaluar si se necesita abrir otra plata, se recopila información
específica para dicha decisión. Además elaborar informes para inversionistas,
autoridades gubernamentales y otras instancias externas, sobre la posición
financiera, operacional y/o actividades relacionadas de la organización como por
ejemplo elaborar los estados financieros de una organización en la cual las
remuneraciones de los empleados dependen de un porcentaje de las utilidades de
dicha empresa. Cada propósito importante de la contabilidad requiere una forma
diferente de presentar la información en un sistema contable.
Contabilidad de Costos, Contabilidad Administrativa y Contabilidad Financiera
Primero partiremos describiendo que es contabilidad administrativa y financiera ya
que la contabilidad de costos proporciona información para ambas contabilidades.
Contabilidad administrativa mide y presenta información financiera y no financiera
que ayuda a la toma de decisiones de los gerentes para cumplir con ciertas
normas y metas, se concentra en general en informes internos para la empresa.
Se concentra en el futuro (elaboración de presupuesto) y en influir en el
comportamiento de gerentes y empleados. Tiene un alcance más amplio que la
contabilidad financiera, abarca en forma más extensa temas como el desarrollo y
la puesta en práctica de estrategias y políticas, la elaboración de presupuestos,
estudios y pronósticos especiales.
Por su parte, la contabilidad financiera se centra en presentar informes a terceros,
mide y registra las operaciones de la empresa y proporciona estados financieros
basados en los Principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA).
Los gerentes tiene la responsabilidad de los estados financieros para los
inversionistas y otras instancias externas pero además muchas veces los sueldos
de los gerentes están afectados por las cifras en estos estados por lo tanto, les
importa tanto la contabilidad administrativa como financiera.
La contabilidad de costos proporciona información para ambas contabilidades,
mide y presenta información financiera y no financiera que se relaciona con el
costo de adquirir o consumir recursos por parte de la organización, en general
recopila o analiza información de costos.
La administración del costo y los sistemas contables:
Mediante la administración del costo describimos las actividades de los gerentes
en la planeación y control de los costos a corto y largo plazo. Por ejemplo, los
gerentes toman decisiones en relación con la utilización de los materiales o con
los cambios en los procesos de la planta y los diseños de productos. Con
frecuencia la planeación y el control de los costos se vinculan en forma
inseparable con la planeación de los ingresos y las utilidades. La administración
no se practica en forma aislada. Con frecuencia se realiza como parte fundamental
de estrategias de administración generales y de su puesta en práctica.
A continuación se menciona el importante aporte de la contabilidad administrativa
a las decisiones de planeación y control de los gerentes.
Primero que todo; planeación tiene que ver con las metas de la organización,
predecir los resultados según diversas formas opcionales de lograr dichas metas y
después decidir cómo lograr las deseadas.
Segundo; control es decidir efectuar acciones que pongan en práctica las
decisiones de planeación y decidir sobre la evaluación del desempeño y la
retroalimentación relacionada que ayuda a la toma de decisiones futuras.
Por lo tanto, ejemplificado se tiene que: planeación (aumento del 10% en el precio
del producto) va acompañando en el sistema de contabilidad administrativa de un
presupuesto (cantidad de producto que se espera vender, precio por producto e
ingresos), es decir, la representación financiera de lo planes.
Luego viene control que es equivalente a poder decir acción (poner en práctica un
aumento del 10% en el precio) que va acompañado en el sistema de contabilidad
administrativa con un sistema contable (documentos fuentes y registro en el mayor
general y en los auxiliares), es decir, como el registro de transacciones y su
clasificación en los registros contables. Y por ultimo sigue la evaluación de
desempeño y retroalimentación (Ingresos por producto un 5% inferiores a los
presupuestados), esto está acompañado en el sistema de contabilidad
administrativa de informes de desempeño (comparación de cantidad de producto
vendido realmente, ingreso, precio promedio, contra las cantidades
presupuestadas) es decir; informes de comparación entre lo presupuestado y los
resultados reales.
Con la información obtenida de las evaluaciones de desempeño y
retroalimentación los agentes tienen opciones para tomar mejor decisiones en el
futuro. Esta información puede conducir a diversos cambios. Los contadores
desempeñan un papel fundamental en ese vínculo entre planeación y control.
Desempeñan tres actividades importantes:
1) resuelven problemas que consiste en hacer un análisis comparativo para la
toma de decisiones. En esta función el administrador se pregunta: de las diversas
opciones disponibles ¿Cuál es la mejor?
2) registro de resultado que consiste en acumular información y presentar
resultados confiables a todos los niveles de administración. En esta actividad, se
pregunta: ¿Como lo estoy haciendo?
3) Orientación de la atención, que consiste en ayudar a los agentes a que centren
su atención de forma apropiada. En esta actividad, se pregunta: ¿Qué
oportunidades y problemas debo examinar? La atención debe concentrarse en
todas las oportunidades de añadir valor a una organización, no tan solo en
oportunidades de reducir costos.
Hay una interacción continua entre las decisiones de planeación y control. Por
consiguiente, es común que los contadores administrativos desempeñen en forma
simultánea, dos o todas las actividades a la vez.
El éxito de la contabilidad administrativa depende si las decisiones de planeación y
control de los agentes se mejoran gracias a la información contable que se les
proporciona.
Cadena de valor
El termino cadena de valor se refiere a la serie de funciones de negocios en las
que se añade utilidad a los productos o servicios de una organización. Se emplea
el termino valor porque conforme se aumenta la utilidad del producto o servicio,
también aumenta su valor para el consumidor. Los contadores administrativos
proporcionan un soporte de decisión para los gerentes en cada una de estas
funciones de negocios.
Ejemplo: consiste en una cadena de valor que contiene seis funciones y en cada
una de ellas hay apoyo por parte de la contabilidad administrativa.
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Investigación y desarrollo: La creación y experimentación de ideas
relacionadas con los productos y servicios o procesos.
Diseño de productos, servicios o procesos: La planeación e ingeniería
detallada de productos servicios o procesos.
Producción: La adquisición, la coordinación y el ensamble de recursos para
elaborar un producto o proporcionar un servicio.
Marketing: La forma en que las compañías promueven y venden sus
productos o servicios a clientes asegurados o potenciales.
Distribución: La entrega de productos o servicios al cliente.
Servicio al cliente: Las actividades de apoyo que se proporcionan a los
clientes después de la venta.
Hay importantes ganancias para las organizaciones si las funciones de negocios
individuales de la cadena de valor operan en forma concurrente como un equipo.
Sin embargo, ninguna de estas funciones en la cadena de valor se puede pasar
por alto.
Presupuesto: la expresión cuantitativa de un plan de acción que propone la
administración para un periodo futuro y, es una ayuda para coordinar y echar a
andar dicho plan. Los presupuestos no solo son esenciales para la planeación,
sino que también son parte integral del control. La información con que se
proyectan importes presupuestados con frecuencia incluye datos financieros y no
financieros anteriores, registrados en forma rutinaria en los sistemas de
contabilidad administrativa.
Una vez, entendido el concepto de cadena de valor, nos preguntamos cómo
podemos aumentar el valor de los sistemas de contabilidad administrativa.
El diseño de un sistema de contabilidad administrativa se debe guiar por los retos
que enfrentan los gerentes.
Existen cuatro temas básicos para que los gerentes logren el éxito en sus
decisiones de planeación y control y por supuesto la contabilidad administrativa
juega un papel importante como apoyo de los gerentes en estos cuatro temas.
1) Enfoque centrado en el cliente. Los clientes son fundamentales para el éxito de
una organización. El número de organizaciones que intenta “orientarse hacia el
cliente” es grande y creciente. Hoy en día el reto de los gerentes es continuar
invirtiendo los recursos suficientes en la satisfacción al cliente, en forma tal que
atraiga y conserve clientes rentables.
2) Factores clave para el éxito. Estos factores operacionales afectan en forma
directa la vitalidad económica de la organización.
3) Mejora continua. La mejora continua por parte de los competidores crea una
búsqueda que nunca termina de niveles más altos de desempeño dentro de
muchas organizaciones.
4) Análisis de la cadena de valor y de la cadena de suministros. Trata cada una de
las funciones de negocios como un contribuyente esencial y valorado, e integra y
coordina los esfuerzos de todas las funciones d negocios, además de desarrollar
las capacidades de cada función de negocios individual. El termino cadena de
suministro describe el flujo de bienes, servicios e infamación desde la cuna hasta
la tumba, ya sea que esas actividades tengan lugar en la misma organización o en
otras.
La administración del costo insiste en integrar y coordinar actividades entre todas
las compañías en la cadena de suministros, así como entre cada función de
negocios en la cadena de valor de una compañía individual.