INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA” CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF (Ejercicio N°6 finalizado el 31/12/00) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria” (PRODYMES I), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR, suscripto el 24 de marzo de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). I- ESTADOS AUDITADOS a) Notas Introductorias (Notas explicativas a los Estados Financieros) N° 1 a 5. b) Balance General al 31/12/00 comparativo con el ejercicio anterior, expresado en pesos, y notas N° 1 a 9 que forman parte del mismo. c) Resumen de las Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2000, expresado en pesos, y notas explicativas N° 1 a 5 que forman parte del mismo. d) Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/00 (Resumen por Categorías), expresado en pesos. 1 Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Coordinación Nacional del Proyecto sobre la base de registros contables llevados en pesos, y son de su responsabilidad. Los estados definitivos fueron recibidos en su totalidad por esta auditoría con fecha 17/08/01 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. El objeto de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el correspondiente examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 15/03/01 y el 06/07/01. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica: a) Adquisición de Equipamiento Informático LIL 1/98 (Monto pagado USD 153.306,80): No se tuvo a la vista el Expediente con los antecedentes de la contratación. b) Adquisición de Inmobiliario Escolar LPI 1/98 (Monto de contrato USD 172.600.-): Analizado el expediente que nos fuera suministrado, no forman parte del mismo las cuatro ofertas presentadas, el pliego de bases y condiciones, el pedido de no objeción al Banco, las publicaciones (medio local, Development Buisness y Boletín Oficial) ni los contratos con las adjudicatarias. III- ACLARACIONES PREVIAS 2 1) El saldo contable de la cuenta corriente 1715/6 de la Provincia de Buenos Aires se encuentra subvaluado en $ 36.394,55 por la existencia de partidas conciliatorias pendientes de ajuste. Asimismo el saldo de la cuenta pagos de la provincia de Misiones se encuentra subvaluado en $ 10.868,13 por la existencia de partidas pendientes de contabilización correspondientes a los meses de enero, junio, julio, agosto y octubre. La aclaración precedente se deja al sólo efecto de informar esta situación ya reiterada en anteriores auditorías, debido a que los importes observados no resultan significativos con respecto a los estados financieros auditados. 2) Según Carta de Abogados de fecha 26 de marzo de 2001 se han tramitado ante el Juzgado Nacional de Primera Instancia en lo Contencioso Administrativo N° 5, Secretaría N° 9 los autos caratulados “ICAP S.A. c/ Ministerio de Cultura y Educación Resolución N° 1818/98 s / Contrato Administrativo”, los cuales se encuentran en período de prueba, no pudiéndose realizar una estimación del resultado. El monto de la demanda asciende a pesos sesenta y siete mil ochocientos cincuenta y seis con ochenta ($ 67.856,80). 3) En la UEP de Río Negro los pagos fueron realizados según la disponibilidad de fondos (de origen local o externo), pero la inversión fue imputada según los porcentajes del financiamiento del Convenio. Como consecuencia de ello surge que el total de inversiones con fondos locales contabilizado supera a los aportes de contrapartida realizados en $172.123,25. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación sujeto a lo expuesto en II- y III- 2) y excepto por lo indicado en III- 3), los estados financieros identificados en I- precedente, 3 presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo Nº 3794-AR BIRF de fecha 24/03/95 y sus posteriores enmiendas. BUENOS AIRES,.24 de septiembre de 2001. 4 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA” CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF (Ejercicio N°6 finalizado el 31/12/00) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/00, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR de fecha 24/03/95. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitudes de Desembolsos por el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2000, expresado en pesos. El estado precedente fue preparado por la Unidad de Coordinación Nacional del Proyecto sobre la base de los Certificados de Gastos respaldatorios de las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 5 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE's, verificación de la elegibilidad de gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS 1. En los certificados de gastos correspondientes a las provincias que fueron objeto de muestra (Buenos Aires, Mendoza y Misiones) se han aplicado los porcentajes de financiamiento BIRF establecidos en el convenio de préstamo original y no los establecidos en la enmienda celebrada el 12/04/99. 2. En el SOE N° 48 se solicitaron USD 4.924.952.- pero el BIRF sólo desembolsó USD 3.447.466,40; la diferencia de USD 1.477.485,60 corresponde al recupero de la asignación autorizada. 3. Como consecuencia de la existencia de errores aritméticos en un certificado de obra, la UEP abonó en exceso $ 18.521,34, justificado como gasto no elegible en el SOE N° 48 (60% BIRF USD 11.112,80). 6 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, teniendo en cuenta lo expuesto en III1. y 2. precedentes y excepto por lo señalado en III- 3., el estado identificado en I- anterior, correspondiente al “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Mundial durante el ejercicio finalizado el 31/12/00, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo Nº 3794-AR de fecha 24/03/95 y sus posteriores modificaciones. BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 2001. 7 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3794-AR BIRF (Ejercicio N°6 finalizado el 31/12/00) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado el examen del estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/00, correspondiente a la Cuenta Especial del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria”, Convenio de Préstamo N° 3794-AR de fecha 24/03/95. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Especial al 31/12/00, expresado en dólares estadounidenses. El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación Nacional del Proyecto sobre la base de los movimientos de la caja de ahorro en dólares N° 224.657/8 del Banco de la Nación Argentina, Casa Central, denominada “Ministerio de Cultura y Educación 70/330 Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria- Cuenta Desembolsos”, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 8 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios en las circunstancias. III- ACLARACIONES PREVIAS En el SOE N° 48 se solicitaron USD 4.924.952.- pero el BIRF sólo desembolsó USD 3.447.466,40; la diferencia de USD 1.477.485,60 corresponde al recupero de la asignación autorizada. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria” al 31 de diciembre de 2000, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con normas contable-financieras de aceptación general en la República Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la respectiva cláusula y Anexo del Convenio de Préstamo N° 3794-AR BIRF de fecha 24/03/95 y sus posteriores modificaciones. BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 2001. 9 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3794-AR BIRF “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA” (Ejercicio n°6 finalizado el 31/12/00) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros del “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria”, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo Nº 3794-AR, suscripto el 24 de marzo de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y sus posteriores modificaciones de fecha 26 de febrero y 12 de abril de 1999. 1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 170.000.000.-. Los desembolsos BIRF al 31/12/00 ascendieron a USD 148.864.393,15. De éstos, se desembolsaron durante el ejercicio 2000 USD 29.177.875,40-. 2) Sección 2.02 (a): Retiros de la cuenta del préstamo. La enmienda al anexo 1 del Convenio de Préstamo de fecha 12/04/99 sólo fue aplicada en lo que se refiere al monto asignado para cada categoría de gastos y no al porcentaje de financiamiento BIRF, ya que a excepción de la provincia de Río Negro, las provincias ejecutoras no adhirieron a la modificación de los porcentajes de financiamiento. Al respecto se remite al punto 9) siguiente (segundo párrafo). 10 3) Sección 2.02 (b): Cuenta Especial. Cumplida. 4) Sección 2.04: Comisión de compromiso. Cumplida. 5) Sección 2.05: Intereses. Cumplida. 6) Sección 2.06: Amortización Cumplida. Con el vencimiento de fecha 15/05/00 comenzó a reintegrarse el monto del capital del Préstamo. 7) Sección 3.01 (c): Fondos de contrapartida nacional. Cumplida. La Prestataria aportó durante 2000 la cantidad de $ 7.890.710,47- para la ejecución de la Parte A del Proyecto. En la UEP de Río Negro los pagos fueron realizados según la disponibilidad de fondos (de origen local o del financiamiento externo) pero imputándose la inversión según los porcentajes del Convenio. Como consecuencia de ello surge que el total de inversiones con fondos locales contabilizado supera a los aportes de contrapartida realizados en $172.123,25. 8) Sección 3.02: Servicios de consultoría y adquisiciones de bienes. Se ha podido verificar un razonable cumplimiento en términos generales; no obstante ello, existen observaciones puntuales que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. 9) Sección 3.04 (a) y Anexo 6: Convenios de Préstamo Subsidiarios. Con respecto a la ampliación del plazo de ejecución del Programa hasta el 31/12/00 estipulada por la enmienda al convenio de préstamo de fecha 26/02/99 cabe aclarar que los 11 convenios subsidiarios celebrados con las provincias participantes del Programa (Buenos Aires, Mendoza, Misiones, Neuquén, Río Negro y Santa Fe) han sido prorrogados en forma automática sin que se hallan establecido los importes que durante el ejercicio 2000 las provincias deben aportar en concepto de contrapartida local. No obstante ello, según surge de los registros contables, el aporte de contrapartida de la Provincia de Río Negro no alcanzó a cubrir las inversiones que fueran imputadas con cargo a la misma. Del análisis de las justificaciones de gastos se pudo verificar que las provincias participantes hicieron (a excepción de Río Negro) una aplicación parcial de la enmienda al Convenio de Préstamo de fecha 12/04/99 considerando sólo la modificación de los montos asignados a cada categoría y no los porcentajes de financiamiento BIRF. Como consecuencia de ello en las provincias de Mendoza, Misiones y Neuquén se verificó que se excedieron en algunas categorías de los montos previstos en el anexo II de sus convenios, en detrimento de otras, tal como se expone a continuación: NEUQUÉN Categoría del Gasto Obras Bienes Asist. Técnica UCP Salarios incrementales Becas Gastos operativos Gastos de implementación Fondos no asignados Monto de Monto financiamient invertido o Diferencia asignado s/ al 31/12/00 convenio 4.981.380,00 13.292.704, 70 8.311.324, 70 5.317.088,00 588.641,00 4.728.447, 00 5.837.690,00 2.802.285,0 3.035.405, 0 00 1.947.835,00 352.350,00 1.595.485, 00 724.199,00 724.199,00 143.620,00 821.535,00 0,00 143.620,00 46.318,40 775.216,60 1.842.643,00 59.957,00 1.782.686, 00 1.643.601,00 1.643.601, 00 0,00 23.259.591,00 17.142.256, 6.117.334, 12 10 90 MENDOZA Categoría del Gasto Monto de Monto financiamient invertido o Diferencia asignado s/ al 31/12/00 convenio Obras 5.347.000,00 8.524.838,9 6 3.177.838, 96 Bienes 8.688.000,00 4.636.690,0 4.051.310, 0 00 Asist. Técnica 7.481.000,00 7.941.260,5 0 460.260,50 UCP 875.018,36 875.018,36 Salarios incrementale 0,00 Becas 219.000,00 434.950,83 215.950,83 Gastos operativos 989.000,00 365.603,57 623.396,43 Gastos de implementac 962.000,00 285.829,60 676.170,40 Fondos no asignados 2.485.000,00 2.485.000, 00 (#)26.171.000 23.064.191, 3.106.808, ,00 82 18 (#) según convenio USD 26.17 por error aritmético MISIONES Categoría Del Gasto Obras Bienes Asist. Técnica UCP Salarios incrementales Monto de Monto financiamien invertido to Diferencia asignado s/ al 31/12/00 convenio 1.873.427,00 7.401.480,0 0 5.528.053, 00 4.622.609,00 2.141.816,0 2.480.793, 0 00 2.006.975,00 2.236.425,0 0 229.450,00 278.671,00 591.067,00 312.396,00 521.442,00 521.442,00 13 Becas Gastos operativos Gastos de implementación Fondos no asignados (#) según convenio USD 15.938.081.- por error aritmético 1.293.266,00 1.282.143,0 11.123,00 0 2.705.872,00 94.575,00 2.611.297, 00 1.096.924,00 86.370,00 1.010.554, 00 1.538.934,00 1.538.934, 00 0,00 (#)15.938.12 13.833.876, 2.104.244, 0,00 00 00 En lo que respecta al resto de las provincias participantes no pudo efectuarse la verificación ya que: • Río Negro y Santa Fe: no se tuvieron a la vista los anexos de los convenios subsidiarios. • Buenos Aires: el anexo sólo establece el porcentaje de financiamiento y no los montos asignados por categoría. Cabe aclarar que las provincias de Buenos Aires, Mendoza y Misiones en respuesta a nuestra solicitud, manifestaron no haber adherido a la mencionada enmienda. 10) Sección 3.05 y sección 6.01 (a): Unidad de Coordinación Nacional (UCN). Cumplida. La coordinación de la ejecución del Proyecto la efectúa el Ministerio de Educación, a través de la UCN creada al efecto. 11) Sección 3.09: Informe anual de progreso. Cumplida. Se tuvo a la vista el informe anual respectivo. Cabe aclarar que no se pudo verificar la fecha de presentación del mismo por no haberse tenido constancia alguna de la recepción del mismo por parte del Banco. 12) Sección 4.01 y 4.02: Sistema contable. 14 Cumplidas. La UCN posee un sistema contable computarizado que a su vez ha instalado en cada una de las Unidades Ejecutoras Provinciales; las observaciones puntuales se exponen en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 2001. 15 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA” CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF (Ejercicio N°6 finalizado el 31/12/00) Como resultado de nuestra revisión sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/00, correspondientes al “Proyecto de Descentralización y Mejoramiento de la Educación Secundaria” (PRODYMES I), han surgido observaciones sobre aspectos relacionados con procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno que hemos considerado necesario informar a la Unidad de Coordinación Nacional (UCN) y a las Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP) para su conocimiento y acción futura. Esta auditoría procedió a realizar visitas en las UEP de las provincias de Mendoza, Buenos Aires y Misiones. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/00 1) REGISTROS CONTABLES - RUBRO DISPONIBILIDADES Observaciones: 16 a) Las conciliaciones bancarias efectuadas por las UEP de Buenos Aires, Mendoza Misiones y Río Negro arrastran partidas conciliatorias desde el inicio del ejercicio, sin realizar oportunamente los correspondientes ajustes. b) Tanto en la registración de las órdenes de pago como en la emisión de los cheques, por las UEP's de Río Negro y Buenos Aires, no se respeta la correlatividad numérica. Asimismo en lo que respecta a la UCN y las restantes UEP’s participantes, los cheques se han emitido sin respetar el orden cronológico con respecto a las órdenes de pago. c) Se tuvieron a la vista órdenes de pago sin la firma del responsable o con una firma sin aclaración en la UCN y en la UEP de Misiones. d) El mayor contable de la cuenta Pagos Nación presenta en algunos períodos saldo acreedor; esto se reitera en las cuentas de la UEP de Buenos Aires. e) Se pudo verificar, en la UCN y en las provincias de Buenos Aires, Mendoza, Neuquén y Santa Fe la existencia de cheques que fueron debitados por el banco hasta 60 días después de su fecha de emisión o que seguían pendientes al cierre del ejercicio sin realizar la correspondiente anulación. f) En la UEP de Río Negro los pagos fueron realizados según la disponibilidad de fondos (de origen local o del financiamiento externo) pero imputándose la inversión según los porcentajes del Convenio. Como consecuencia de ello surge que el total de inversiones con fondos locales contabilizado supera a los aportes de contrapartida realizados en $172.123,25. Comentarios de los ejecutores: a) Provincia de Buenos Aires: Las partidas a las que se hace mención en este punto se encuentran al inicio del ejercicio 2001 debidamente ajustadas. Provincia de Mendoza: Comentario no procedente. Provincia de Misiones: Se acepta y se toma debida nota de la observación. Provincia de Río Negro: Los ajustes en las conciliaciones bancarias de la UEP serán realizados en el corriente Ejercicio (Ejercicio 2001). 17 b) UCN: Eventualmente el operador al confeccionar las órdenes de pago y emitir los cheques correspondientes, podría haber afectado la correlatividad numérica, situación que se subsanará en el próximo ejercicio. Provincia de Buenos Aires: La correlatividad numérica en la registración de las órdenes de pago como en la emisión de los cheques, se puede ver interrumpida por la anulación de órdenes de pago, que al ser emitidas nuevamente prosigue con la secuencia lógica de numeración del sistema. Provincia de Mendoza: Siempre se ha tratado de respetar el orden cronológico entre los cheques y las órdenes de pago. Provincias de Río Negro, Neuquén, Misiones y Santa Fe: Eventualmente el operador al confeccionar las órdenes de pago y emitir los cheques correspondientes, podría haber afectado la correlatividad numérica, situación que se subsanará en el próximo ejercicio. c) UCN: Sin comentarios. Provincia de Misiones: Presumiblemente el error fue detectado en una órden de pago del archivo de la USCEPP. Este detalle es observado detenidamente en los legajos que se remiten al Tribunal de Cuentas en donde se registran indefectiblemente todas las firmas de los responsables. d) UCN y Provincia de Buenos Aires: Esto se debe solo a un efecto contable del momento de registro de las órdenes de pago y de las transferencias de caja de ahorro a cuenta corriente. e) UCN: Al cierre del ejercicio quedaba solamente pendiente un cheque vencido, situación subsanada durante el ejercicio siguiente. Provincia de Buenos Aires: Estos casos corresponden a vencimiento de fechas de los cheques; debido a que en la Provincia de Buenos Aires todas las registraciones, incluidas la emisión de órdenes de pago y los cheques correspondientes, se realizan a través del Sistema de Movimientos de Fondos y que las órdenes de pago son intervenidas por la Contaduría de la Pcia. de Bs. As. a través de la Delegación correspondiente en la DGCyE y que anular los cheques implica su nueva intervención de acuerdo a los controles que 18 efectúa el Sistema antes mencionado, es que se procedió en esta oportunidad y al solo efecto de agilizar y obtener mayor celeridad en el pago, a salvar la fecha de los cheques. Provincia de Mendoza: Una vez que los expedientes. se encuentran en condiciones de ser pagados, son pasados al Sector Administrativo para su liquidación. Ello implica la realización de las imputaciones provinciales correspondientes, la emisión del cheque, la correspondiente órden de pago y las constancias de retención que correspondan. Cumplidos estos procedimientos pueden darse las siguientes situaciones: • El proveedor /consultor no retira el cheque dentro de los 60 días de su emisión. Los mismos son actualizados a la fecha del efectivo retiro del cheque de la UEP. • Cheques que fueron efectivamente retirados de la Unidad, presentados al cobro o no, pero que nunca fueron debitados por el Banco de la Cuenta Corriente. Hasta el día de hoy, mantenemos un permanente reclamo verbal y escrito con el Banco Nación, por partidas deudoras y acreedoras, no conciliadas, sin obtener mayores respuestas a nuestros reclamos. Provincia de Neuquén: En algunos casos los consultores presentaron los cheques transcurridos los 60 días, la UEP optó por salvar las fechas. Provincia de Santa Fe: Respecto a la existencia de cheques debitados por el banco pasados los 60 días desde la fecha de su emisión, la misma obedece al retardo por parte del beneficiario en el retiro de los valores de la UCSP, no obstante habérsele comunicado oportunamente la puesta a disposición del pago. A su vez, los cheques que seguían pendientes al cierre del ejercicio 2000 sin anulación, han sido anulados durante el presente ejercicio. f) Provincia de Río Negro: Las inversiones con fondos locales superan a los aportes de contrapartida, como consecuencia de que al cierre del ejercicio se encontraba pendiente de rendición el adelanto de fondos Nº 16/0040. Recomendación: Establecer circuitos que garanticen un adecuado nivel de control interno en las áreas involucradas. 19 2) CONSULTORIA a) Ternas de selección Observaciones: a) Con respecto a los Componentes UEP’s de Mendoza, Misiones y Buenos Aires, en la mayoría de los casos, los currículos que integran las ternas de postulantes no poseían fecha de emisión ni sello de recepción. Asimismo en algunos casos los mismos no tenían firma del profesional. b) En la mayoría de los casos no se tuvieron a la vista los cuadros de evaluación de postulantes efectuados por la UCN y la UEP de Mendoza. Asimismo, se pudo verificar en la UCN y en la UEP de Misiones que los tenidos a la vista carecían de fecha de realización. Comentarios de los ejecutores: a) UCN: Se tendrá en cuenta la observación para las contrataciones futuras. Provincia de Buenos Aires: En relación a los currículos, no existe ninguna norma que exija que este datado y no se recepcionan en la Mesa de Entradas de la UEP, ya que constituyen documentación confidencial para el proceso de selección de los consultores y debido a que dicha confidencialidad es necesaria a fin de evitar todo tipo de interferencia. Provincia de Mendoza: Si bien compartimos el criterio de que constituyen normas de procedimiento que hacen a una mayor transparencia en el acto administrativo, no son requisitos exigidos por el BIRF. El sello de recepción no fue ni es requisito exigido por esta UEP. La fecha de emisión y firma en todos los CV de la terna, es requisito exigido por esta UEP desde Mayo de 1999, a partir de las observaciones de esa AGN al ejercicio 1998. La firma del consultor en todas las hojas del CV no fue ni es requisito exigido por esta UEP. 20 Provincia de Misiones: Se acepta y se toma nota de la observación. No fue implementado en la USCEPP, el registro de recepción de curriculum por la Mesa de Entrada. b) UCN: Se tendrá en cuenta su observación para futuros contratos. Provincia de Mendoza: Sin comentarios. Provincia de Misiones: Se acepta la observación. Los cuadros de evaluación se realizan al inicio de cada contrato, agregándolo al expediente, motivo por el cual no se implementó la suscripción de la fecha de realización. Recomendación: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez y seriedad a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Asimismo debe documentarse adecuadamente la contratación de cada profesional, dejando constancia en los archivos del Proyecto de la evaluación realizada sobre los postulantes para cada función. b) Informes Observación: La mayor parte de los informes analizados carecían de la fecha de presentación y de la constancia de recepción (fecha y sello) por parte de la Unidad Ejecutora respectiva (UCN y UEP's Prov. de Bs. As., Mendoza y Misiones). Comentario de los ejecutores: UCN: Es regla de la UCP controlar todos los informes de consultoría. Se reforzará el control de dichos informes. Provincia de Buenos Aires: Los informes de avance contienen fecha de presentación en la Planilla de Control y Seguimiento de los mismos, los cuales son parte integrante de la orden de pago. 21 Provincia de Mendoza: Si bien compartimos el criterio de que constituyen normas de procedimiento que hacen a una mayor transparencia en el acto administrativo, no son requisitos exigidos por el BIRF. Provincia de Misiones: Se acepta y se toma nota de la observación. Se señala que en cada informe se establece el período de la acción. La presentación de los mismos se realiza ante el Responsable de Area, quién una vez aprobado certifica la acción para el pago. Recomendación: Debe dejarse constancia en los informes de la recepción realizada por el proyecto de manera de posibilitar el control del cumplimiento de los plazos establecidos en los términos de referencia respectivos, en especial teniendo en cuenta que los contratos analizados incluyen la cláusula de último pago condicionado a la presentación del informe final. c) Contratos Observación: Los contratos celebrados por la UEP de Buenos Aires establecen como fecha de entrada en vigor la fecha de firma, no constando la misma de puño y letra del consultor. Comentario de la UEP de Buenos Aires: (Comentario no procedente). Recomendación: Se enfatiza la necesidad de que los contratos cuenten con la fecha de suscripción de los mismos, a partir de la cual entran en vigencia. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) REGISTROS CONTABLES - RUBRO DISPONIBILIDADES Observaciones: 22 a) No se tuvieron a la vista conciliaciones bancarias mensuales de la Cuenta Especial ni de la Cuenta Intereses. b) Respecto de la Cuenta Acreditamiento de Haberes del Banco Galicia, que consta en la nota Nº 1 al Balance General, no nos fue suministrado el mayor contable respectivo. c) No nos fueron suministradas las conciliaciones mensuales de las cuentas Proyecto y de Contrapartida local de la UEP de Misiones. d) No obstante la existencia de la Cuenta Proyecto UEP Misiones, los fondos BIRF fueron transferidos directamente a la cuenta Pagos, incumpliendo de ese modo la cláusula séptima del Convenio de Préstamo Subsidiario que prevé la utilización de una cuenta proyecto para tales fines. e) En la Cuenta Pagos UEP Misiones existían partidas pendientes de contabilización al cierre del ejercicio por un total de $10.868,13, cuyo origen corresponde a los meses de Enero, Junio, Julio, Agosto y Octubre. Comentarios de los ejecutores: a) Durante el ejercicio cerrado del año 2000, no se produjeron diferencias en las conciliaciones mensuales, entre el saldo del mayor y del extracto bancario. En todos los casos los saldos son coincidentes, y la referencia es para ambas cuentas. b) La Cuenta de Acreditamiento de Haberes del Banco Galicia expuesta en la Nota Nº 1 del Balance General tiene el mayor contable correspondiente, y la misma está identificada con el Nº 119910. c) (Comentario no procedente ). d) La Unidad de Coordinación Provincial solicitó que se depositaran los fondos BIRF en la cuenta pagos. El motivo se fundamentaba en agilizar la transferencia. e) Se acepta y se toma debida nota de la observación. Recomendación: Dejar constancia de los controles realizados y arbitrar los medios necesarios para responder a los requerimientos de la auditoría en tiempo y forma a fin de 23 evitar observaciones. Asimismo debe cumplirse con las estipulaciones de los convenios subsidiarios celebrados. 2) CONSULTORIA a) Ternas de selección Observación: a) En algunos casos, se tuvieron a la vista copias de títulos profesionales sin autenticar (UCN y UEP´s Provincias de Bs. As., Mendoza y Misiones). b) Analizadas las ternas que nos fueran suministradas correspondientes al componente Nación, se pudo constatar que en el 17,4% de los casos, alguno de los integrantes de las mismas no cumplían con el perfil requerido por los TDR’s. c) En la Provincia de Mendoza no se tuvo a la vista el 19% de los currículos de los consultores que integraban las ternas. Cabe aclarar que por memorándum se informó a esta auditoría que los mismos se habían remitido a la D.G.E. (Dirección general de Escuelas), pero no se adjuntó prueba alguna de que dicha documentación esté en poder de la misma. d) En oportunidad de nuestra visita a la UEP de Misiones no se tuvo a la vista el 10,41% de los currículos que integraban las ternas que nos fueran proporcionadas. Ante nuestra solicitud nos fueron remitidos currículos de personas distintas a las comprendidas en los cuadros de evaluación tenidos a la vista en dicha UEP y nuevos cuadros de evaluación, que incluso en algunos casos tenían distintos puntajes. Comentarios de los ejecutores: a) UCN: Se tomará en cuenta la observación. No obstante ello, se manifiesta que la exigencia de autenticación de los títulos profesionales rige desde mayo de 2000. Es posible, entonces, que algunas de las presuntas omisiones detectadas correspondan a contratos celebrados con anterioridad a la vigencia de dicha norma. 24 Provincia de Buenos Aires: El consultor al momento de la firma de su Contrato, acompaña original del Titulo Profesional, cuya copia consta en el legajo correspondiente. Provincia de Mendoza: La fotocopia del título universitario, es requisito exigido por el BIRF y en todos los casos está incorporada en el proceso respectivo. Su autenticación no. Provincia de Misiones: No se implementó el sistema de autenticado de títulos. b) Se tendrá en cuenta la observación para futuros contratos. c) Con el cambio de gobierno, a fines de 1999, fue solicitada y remitida a Dirección General de Escuelas, una serie de documentación en original que contenía CV, contratos e informes de la mayoría de los consultores contratados a esa fecha. Mucha de esa documentación no ha sido devuelta a esta Unidad a pesar de los reiterados reclamos realizados”. d) Error involuntario. Recomendación: Mantener legajos completos que reúnan toda la documentación inherente a la contratación de cada profesional. Dejar constancia en las fotocopias que se incluyan en los mismos, de que las mismas son copia fiel de los originales tenidos a la vista. e) Control de legajos Observaciones: a) En la mayoría de los casos, tanto en el componente Nación como en la UCP, las solicitudes de contratación no tenían fecha y, al igual que las realizadas por la UEP de Misiones, en ninguna indicaban número de nota. Asimismo el 30,64% de las solicitudes de contratación del componente Nación analizadas no se encontraban suscriptas por el responsable. b) En algunos casos, en el componente Nación, los términos de referencia tenidos a la vista no están suscriptos por el consultor. 25 c) En la UEP de Misiones no se tuvieron a la vista las solicitudes de contratación en el 21.87% de los casos. A su vez, con respecto a las declaraciones juradas de incompatibilidad en un caso no se tuvo a la vista y en otro la misma tenía fecha posterior al inicio de la vigencia del contrato. Comentarios de los ejecutores a) UCN: Se tendrá en cuenta la observación para futuras contrataciones. Provincia de Misiones: La nota de inicio del trámite no se registra bajo número de nota, dado que se lo identifica bajo número de expediente. b) Se tendrá en cuenta la observación para futuras contrataciones. c) Resulta requisito indispensable por la contratación del consultor la nota de inicio del trámite, con pedido de autorización por el Coordinador General. Presumiblemente en el caso por Uds. detectado, se haya desglosado y traspapelado. Con respecto a las declaraciones juradas se trata de un error involuntario. Recomendación: Corregir las deficiencias detectadas. f) Contratos Observaciones: a) No todos los contratos tenidos a la vista en la UCN están numerados. b) En la UEP de Misiones, no nos fueron suministrados en un 5,88% de los casos, los contratos que respaldan los pagos efectuados en concepto de honorarios. Comentarios de los ejecutores a) UCN: Se tendrá en cuenta la observación para futuras contrataciones. b) No se efectúan pagos de consultorías que no estén respaldados por los respectivos contratos. 26 Recomendación: Mantener legajos completos que reúnan la totalidad de la documentación referida a cada contratación. d) Informes Observaciones: a) Tanto en el componente Nación como en UCP, no se tuvieron a la vista algunos de los informes que fueran solicitados. b) En el 92,86% de los casos analizados en la provincia de Mendoza, la aprobación del informe no indica la fecha en que la misma tiene lugar. Por lo expuesto no fue posible determinar si se cumplió en tiempo y forma, con las presentaciones que condicionaban los pagos. Idéntica situación pudo verificarse en la UCN y en la UEP de Misiones. c) En el componente Nación, en un 10% de los casos bajo análisis, los informes fueron presentados fuera de término. d) Tanto en la provincia de Mendoza como en la de Misiones se tuvieron a la vista aprobaciones de informes que sólo consisten en una firma sin aclaración. e) En Misiones, no se tuvo a la vista la aprobación de los informes en el 64,70% de los casos analizados. Comentarios de los ejecutores a) Es regla de la UCP controlar todos los informes de consultoría. Se reforzará el control de dichos informes. b) La responsabilidad por la presentación y aprobación de los informes respectivos es del Coordinador o persona a cargo del consultor. En lo que respecta al año 2000 bajo análisis, los informes no son entregados a la UEP, sino al Coordinador o Responsable respectivo, que es quien los lee y los aprueba, elevando la Planilla mensual de Control de Informes de Avance y/o Final al Coordinador Ejecutivo, quien visa la planilla y la remite al Sector Administrativo / Financiero para proceder a la liberación del pago respectivo. 27 En ningún caso los honorarios son pagados por el Sector Administrativo / Financiero al consultor, si no se cuenta con la Planilla de Control de Informes debidamente firmada por el Coordinador respectivo y visada por el Coordinador Ejecutivo de esta UEP. c) Es regla de la UCP controlar todos los informes de consultoría. Se reforzará el control de dichos informes. d) Provincia de Mendoza: La responsabilidad por la presentación y aprobación de los informes respectivos es del Coordinador o persona a cargo del consultor. Provincia de Misiones: Sin comentarios. e) Las certificaciones de pago se realizan una vez aprobados los informes por los responsables de áreas. Estas certificaciones con fecha de emisión y firma de los responsables figuran en los expedientes de pago. Se señala expresamente que no se afectan pagos de honorarios, que no hayan sido previamente certificados. Recomendación: Verificar el cumplimiento de los productos a entregar según los TOR's respectivos. d) Pagos Observaciones: a) Tanto en Nación como en UCP y en la UEP de Misiones, en algunos casos, no se tuvieron a la vista los respectivos comprobantes de respaldo de los pagos. b) En la provincia de Buenos Aires se verificaron atrasos en los pagos de algunos consultores, de hasta 30 días, sin que constara justificación alguna. c) En la provincia de Misiones en algunos casos no se contó con documentación (órdenes de pago, facturas, recibos) que permita verificar que se cumplió con todos los pagos previstos por contrato. Asimismo, en lo que respecta a uno de los consultores, no se tuvo a la vista rescisión de contrato alguna que justifique la no realización de los últimos seis pagos del contrato. 28 Comentarios de los ejecutores: a) UCN: (Comentario no procedente). Provincia de Misiones: (Comentario no procedente). b) (Comentario no procedente). c) Existen legajos de pago que se encuentran en poder del Tribunal de Cuentas. En lo que respecta a los contratos de rescisión se encuentran archivados aparte. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas. 3) EQUIPAMIENTO a) Componente Nación Observaciones: a) En el 100% de los casos correspondientes a los concursos de precios analizados, no se tuvieron a la vista las designaciones de las Comisiones de Evaluación y Preadjudicación de las ofertas. b) En el 50% de los casos el informe de evaluación no estaba fechado y en un 16,67% no tenía firma. c) En el 64% de las ofertas analizadas no se tuvo a la vista la autorización del fabricante para vender sus productos y/o acreditar ser su representante, tal como lo requiere el punto 4 del pliego de bases y condiciones. d) En el 16,67% de los casos analizados, las actas de apertura de ofertas contenían firmas sin aclaración. e) Se verificó que los duplicados de las órdenes de compra tenidos a la vista no se encontraban debidamente firmados por el adjudicatario, a los fines de dar por constituido el acuerdo de partes tal como lo establece la cláusula 10 del pliego de bases y condiciones. f) En el 50% de los casos no se cumplieron los plazos de entrega establecidos en las respectivas órdenes de compra, existiendo demoras de hasta 30 días. 29 g) En dos de los pagos analizados no se tuvieron a la vista ni las órdenes de pago ni la correspondiente documentación de respaldo. Asimismo en el 25% de los casos no se tuvieron a la vista los recibos correspondientes. Comentarios de la UCN: a) Para los Concursos de Precios no es condición necesaria designar una comisión para evaluar la oferta más baja. Habitualmente se confecciona una planilla de comparación de precios que la firman los responsables del área. Por error se ha denominado Dictamen de Preadjudicación (utilizando terminología que corresponde a procesos mas complejos) cuando en realidad se trata de una simple comparación de precios. (Shopping) b) Es regla general fechar y firmar los informes. c) y d) Se tomará en cuenta la observación. e) En todos los casos las operaciones se han llevado adelante sin inconvenientes. Es regla general solicitar la conformidad de la orden de compra, observaremos los casos donde se detectaron las deficiencias. f) Se verificará el cumplimiento de los plazos de entrega. g) Ante el requerimiento se entregó el Exp.Nº4083/00-A.T.S. —ARTEC—C.M.P., existiendo la probabilidad que no constase en él la documentación señalada, que sí obra en nuestro poder. Recomendación: Garantizar el cumplimiento de los requisitos incluidos en los pliegos de bases y condiciones, a fin de asegurar la igualdad de oportunidades entre los oferentes y la transparencia de la gestión para lo cual se hace necesario también documentar adecuadamente las actuaciones realizadas. b) Provincia de Buenos Aires Observaciones: 30 a) En el 50% de los casos correspondientes a los concursos de precios analizados, las actas de apertura de ofertas contenían firmas sin aclaración. b) En la mayoría de los expedientes analizados se verificó la existencia de documentación sin foliar. c) Del total de 31 ofertas analizadas se verificó que en el 9,6% de las mismas el pagaré de garantía de la oferta no contenía fecha de emisión ni de vencimiento. d) El 12,5% de las órdenes de compra analizadas carece de constancia de recepción y firma de la empresa adjudicataria. Por lo expuesto en algunos casos no se pudo verificar si se cumplió con el plazo de entrega de los bienes, ya que el mismo se cuenta a partir de la fecha de recepción de la orden de compra. Comentarios de la UEP de Buenos Aires: a) La aclaración de las firmas de las actas de apertura consta en el párrafo cabecera de dichas actas: “En la ciudad de La Plata ... ...con la presencia de las autoridades de la U.E.P........................... se procede a declarar abierto el acto que fuera convocado...”. b) ( Comentario no procedente ). c) ( Comentario no procedente ). d) En la orden de compra original consta al pie la recepción con firma y fecha por parte de la empresa adjudicataria, la cual también consta en el certificado de recepción bienes que forma parte del expediente. Por medio del mismo se deja constancia que se cumplió con el plazo de entrega de los bienes, información asentada en el correspondiente Registro de Ordenes de Compra intervenido por la Contaduría General de la Provincia. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas. c) Provincia de Mendoza: Observaciones 31 a) En el 10% de los casos correspondientes a los concursos de precios analizados no se tuvo a la vista el acuse de recibo de la carta de invitación por parte de las empresas invitadas. b) Del análisis del expediente correspondiente a la adquisición de material bibliográfico se pudo verificar que existe documentación incorporada al expediente sin respetar el orden cronológico y sin foliar. A su vez se detectaron errores en la foliatura. c) Las órdenes de compra no especifican el cronograma de pagos ni el plazo de entrega a cumplir. d) Se pudo constatar que en un caso se emitió una orden de pago a nombre de una empresa por un pago que correspondía a otra con igual domicilio. Comentarios de la UEP de Mendoza: a) Todas las cartas de invitación tienen constancia de recepción o acuse de recibo por parte de las empresas invitadas, aunque no todas de la misma manera. Algunas con la firma, aclaración, fecha y sello del comercio en la misma carta de invitación, otras mediante fax haciendo las veces de acuse de recibo y por ultimo, aquellas que son enviadas por correo certificado con acuse de recibo. b) La foliatura es un requisito exigido por la normativa provincial y no por el BIRF. En cuanto a errores en la foliatura, reconocemos que en el Expte. de referencia, el cual consta de IX tomos y 2.845 fojas, existían errores de foliatura al momento de la auditoría. No obstante ello, y en la medida de lo posible, se trata de respetar el orden cronológico y la foliatura de todas las hojas. c) Las condiciones de contratación establecidas en el pedido de cotización o carta de invitación o pliego respectivo; debidamente firmadas por el proveedor, como así también las condiciones ofrecidas por el proveedor en su oferta, son parte integrante del contrato o acuerdo y complementan la orden de compra respectiva. d) El error en la carga de la Orden de Compra en el Sistema Contable del BIRF y posterior emisión de la Orden de Pago, no se detectó a tiempo para poder modificarlo, ya que esa Orden de Pago ya había sido rendida a la UCN. 32 Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas manteniendo archivada la documentación en expedientes foliados y en estricto orden cronológico. d) Provincia de Misiones: Observaciones a) En la totalidad de los expedientes analizados se verificó la existencia de documentación archivada sin respetar el orden cronológico, gran cantidad de hojas sin foliar, anulaciones en las foliaturas y refoliaturas sin la firma del responsable. b) El 75% de las órdenes de compra analizadas no tenían constancia de la fecha en que fueron recibidas, ni se encontraban firmadas por la empresa adjudicataria. Como consecuencia de ello en algunos casos no se pudo determinar si se cumplió o no con el plazo de entrega establecido. Asimismo, en el 25% de los casos no se cumplió con el plazo de entrega de los bienes c) El inventario de bienes implementado por la UEP no posee la firma del responsable. d) No se tuvo a la vista el expediente correspondiente a la Licitación Internacional Limitada 1/98 para adquisición de Equipamiento Informático. En su defecto nos fue proporcionado el correspondiente a la Licitación Pública Internacional 1/98 para adquisición de Mobiliario Escolar, el cual fue considerado en carácter de ampliación de la muestra inicial. e) Licitación Pública Internacional 1/98: 1. Analizado el expediente que nos fuera suministrado, no forman parte del mismo las cuatro ofertas presentadas, el pliego de bases y condiciones, el pedido de no objeción al Banco, las publicaciones (medio local, Development Business y Boletín Oficial) ni los contratos con las adjudicatarias. Asimismo, sólo se tuvo a la vista la orden de compra emitida a favor de una de las tres firmas adjudicatarias. 33 2. En la orden de compra que se tuvo a la vista no constaba la fecha de recepción ni la firma de la empresa adjudicataria. 3. No se pudo verificar si se cumplió el plazo de entrega de los bienes dado que el mismo corría desde la fecha de firma del contrato, el cual no nos fue suministrado. 4. No se tuvieron a la vista las órdenes de pago libradas durante el ejercicio bajo análisis, a favor de una de las empresas adjudicadas. 5. No se tuvieron a la vista el 75% de los recibos solicitados. 6. Se pudo verificar que se efectuó la Retención del Impuesto a las Ganancias en defecto por aplicación de una alícuota inferior a la vigente. Comentarios de la UEP de Misiones: a) En relación al archivo, no se ha seguido un orden cronológico, dado que los expedientes deben ser ordenados, por el Tribunal de Cuentas de la Provincia, con la documentación que avale el pago en la primera parte, foliándose indefectiblemente en este orden. Para no generar foliaturas (que a veces son necesarias, por error en la consignación de los números) se realiza este trabajo luego del armado de legajos para su remisión al Tribunal de Cuentas. b) Presumiblemente las órdenes de compra por Uds. analizadas, hayan sido remitidas por correo, teniéndose como constancia el talón numerado. En caso de órdenes de compras remitidas a proveedores de Posadas, se considera como válida la fecha de la Orden de Compra encontrándose las mismas indefectiblemente suscpritas por el proveedor. c) El libro de inventario se suscribe, no en todos los folios, sino cada tanto. De igual manera que la información de altas y bajas remitidas a la Dirección de Bienes Fiscales cuando se producen novedades. d) (Comentario no procedente). e) Sin comentarios. 34 Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto archivándola en estricto orden cronológico a fin de garantizar la integridad de la misma y lograr mayor eficiencia y transparencia de la gestión. El libro de inventario debe mantenerse adecuada y oportunamente firmado a fin de identificar al responsable de la salvaguarda de los activos. 4) OBRAS CIVILES a) PLIEGOS - Concurso de precios Observaciones: 1. Los pliegos no indican claramente lo requerido para el cumplimiento del punto 3.3.e (Antecedentes técnicos y financieros), esto trae aparejada una disparidad de criterios por parte de las empresas en cuanto a la presentación, lo cual no permite una clara comparación entre las mismas. 2. Los pliegos no indican causales de rechazo de las ofertas. Esto permitió la contratación de empresas con índices de liquidez inferior a "uno", así como la consideración de ofertas de empresas que no presentaron antecedentes. Lo expuesto relativiza la importancia sobre el cumplimiento de los requisitos. 3. No se prevé la presentación de documentación que acredite que las firmas oferentes se encuentran legalmente constituidas, ni la acreditación legal de los firmantes de las ofertas. Comentarios de la UEP: Por normativa del BIRF, el procedimiento de concurso de precios es informal y consiste en invitar a empresas con conocida capacidad para desarrollar la tarea para la que será invitada. Por lo tanto, no se requiere establecer en un pliego: i) la documentación que tendrán que presentar las firmas (técnica-legal-financiera) y ii) las causales de rechazo de ofertas. 35 Recomendaciones: Establecer pautas claras de selección que garanticen no sólo la igualdad de oportunidades entre los oferentes, sino también la capacidad financiera y legal de la firma seleccionada para cumplir con los compromisos asumidos. b) Provincia de Buenos Aires Observaciones: 1) En el 33% de los casos analizados las órdenes de servicio estaban firmadas por profesionales, de los cuales no se tuvo constancia de su designación como representantes técnicos para las respectivas obras. 2) Analizado el expediente correspondiente al concurso 32/99, no formaba parte del mismo la respuesta de la contratista a la intimación de la UEP para que justifique las razones del retraso en la obra. Al respecto no le fueron aplicadas las multas previstas en los términos generales del contrato (punto 4.3 del pliego) pese a que la entrega de la misma tuvo lugar seis meses después de la fecha prevista. 3) En todos los expedientes muestreados se observaron foliaturas anuladas hasta tres veces. A su vez, existen casos en los que si bien la foliatura es correcta no se respeta el orden cronológico. 4) A pesar de que el pliego, en el punto 3.1, establece que los documentos que integran la oferta deben presentarse firmados por el oferente en todos sus folios, en un caso se observó una oferta sin firma en su totalidad, en varios figuraban firmas sin aclaración y en el 57,14% las pólizas de mantenimiento de ofertas no estaban firmadas. Cabe aclarar que este requisito se dio por cumplido en los informes de preadjudicación. 5) No se tuvieron a la vista endosos de las pólizas de responsabilidad civil, incendios ni accidentes de trabajo correspondientes a obras en ejecución y previstas en la cláusula 4.1 del pliego de condiciones, por lapsos de hasta 22 días. 6) En el 33% de las obras analizadas se observó que, a la fecha de esta auditoría, no se les había reintegrado el 50% del Fondo de Reparo a los contratistas, al 36 momento de la recepción provisoria de la obra, tal como establece la cláusula 4.9 del pliego. 7) De análisis de la Licitación Pública Nacional 1/99 se tuvieron a la vista cuatro circulares aclaratorias, dos con consulta y dos sin consulta, sin que hubiera constancia en el expediente de su recepción por todos los oferentes. Comentarios de la UEP: 1) (Comentario no procedente). 2) El inicio de obra fue el día 2 de noviembre de 1999 y el fin previsto el 31 de marzo de 2000. La finalización de obra fue el 11 de septiembre de 2000. En concordancia con la intimación a justificar el retraso de obra, la Contratista requirió ampliaciones de plazo contractual que le fueron otorgados hasta el 05/09/00. A la fecha de finalización de obra, quedó neutralizado el plazo de ejecución del ítem correspondiente al proyecto, provisión y colocación de ductos de venteo por trámites de intervención de organismos de consulta, según consta en orden de servicio realizada en dicha fecha (11 de septiembre de 2000). Este ítem fue realizado durante el mes de mayo de 2001 y recibido provisoriamente en junio de 2001. Por disposición N° 156 del 7 de junio de 2001, se aplicó una multa de $1700,28 correspondientes a los 6 días de atraso no justificados entre el 5 y el 11 de septiembre de 2000. 3) La anulación de foliaturas corresponden a reordenamiento por intervenciones realizadas en alcances. 4) Todas las ofertas ganadoras tienen todas sus hojas firmadas por el oferente. La Póliza de Garantía de Mantenimiento de Oferta, la cual se agrega a la Oferta en original, constituye una garantía emitida por una Compañía de Seguros, de conformidad con las normas que la rigen, firmada por su responsable, cuya firma es certificada por escribano público y legalizada por el Colegio de Escribanos de la jurisdicción, según 37 el caso, por lo que, no se considera requisito, que la misma sea, a su vez, suscripta por el Oferente. 5) En todos los casos, esta UEP requirió dichos endosos a la fecha de vencimiento de las pólizas a las Contratistas. A posteriori, las Contratistas presentaron a esta UEP los seguros correspondientes. 6) Los reintegros de Fondo de Reparo son realizados en término. Téngase en consideración que el procedimiento se inicia con la presentación por parte de la empresa contratista de la solicitud de devolución, la que una vez conformada procede a presentar la factura correspondiente la cual genera la orden de pago; vale decir que puede operarse un atraso que no depende de esta Unidad Ejecutora. 7) La constancia de recepción de dichas circulares aclaratorias por parte de las empresas oferentes obra en el alcance interno de esta UEP, el que queda a vuestra disposición Recomendación: Garantizar el cumplimiento de los requisitos incluidos en los pliegos de bases y condiciones, a fin de asegurar la igualdad de oportunidades entre los oferentes, así como la transparencia de la gestión. b) Provincia de Mendoza: Observaciones 1) En ninguno de los casos bajo análisis el reporte de evaluación elaborado por la Comisión de Preadjudicación tenía fecha de realización. 2) La LPN 9/98, fue adjudicada a la empresa que cotizó el precio más alto (un 3,75% por encima del presupuesto oficial) por ser la única empresa que quedó calificada luego de que debiera anularse la adjudicación por haber entrado en cesación de pagos la empresa adjudicataria en primer término. Al respecto se informa que se habían presentado 7 oferentes, de los cuales cinco fueron desestimadas. Cabe aclarar que el pliego de bases y condiciones no estipula claramente las causales sustanciales de rechazo de ofertas. 38 3) En la LPN 19/98 la UEP no cumplió su obligación de entregar en condiciones el predio destinado al nuevo edificio, ya que en el mismo se encontraba una casa propiedad de la D.G.E., habitada. Esto provocó un atraso de 35 días en el inicio de las obras. 4) Con relación a la LPN 19/98 no se tuvieron a la vista los endosos a las pólizas de seguro de todo riesgo y accidentes de trabajo sobre la extensión en sus plazos, quedando hasta 186 días sin cobertura. 5) En la obra correspondiente a la LPN 19/98, surgieron, meses después de la recepción provisoria, defectos o correcciones que debía hacer la contratista en un plazo máximo de 25 días a partir del 1/12/00, fecha en que la UEP efectuó el reclamo pertinente. Al respecto la empresa no cumplió con el mencionado plazo, habiéndonos comunicado la UEP que al 29/05/01, aún no se habían corregido los defectos y que se intimaría a la empresa por carta documento. Comentarios de la UEP 1) El Reporte de Evaluación y el Dictamen de Preadjudicación de cada Licitación Pública Nacional se emite como un único documento por lo tanto, en todos los casos, se ha colocado la fecha correspondiente en el Dictamen de Preadjudicación. 2) La adjudicación fue aprobada por el Asesor Legal de la Unidad Coordinadora Provincial, por Asesoría de Gabinete de la Dirección General de Escuelas (DGE), por Fiscalía de Estado y por el Honorable Consejo Administrativo de la DGE. 3) La demora en el inicio de la obra se debió a inconvenientes en la aprobación de planos en la Municipalidad de Godoy Cruz. Solicitaron un Estudio de Impacto Ambiental que no estaba previsto y la corrección de observaciones en los planos eléctricos. 4) No existieron endosos a la póliza de referencia. 5) La Empresa adjudicataria de la LPN N° 19/98 ya ha ejecutado las correcciones correspondientes y se ha realizado la recepción definitiva de la obra. 39 Recomendaciones: Establecer pautas claras que garanticen la transparencia y la eficiencia de la gestión. d) Provincia de Misiones: Observaciones: 1) Analizados los antecedentes que respaldan el proceso de contratación hemos observado que no existe un sistema de archivo lógico que reúna la totalidad de la documentación y garantice la integridad de la misma. Cabe aclarar que los expedientes tenidos a la vista contenían los formularios de oferta presentados por las empresas, mientras que la documentación respaldatoria que debía formar parte de las mismas, se encontraba en cajas separadas. Asimismo, en la mayoría de los expedientes analizados se verificó la falta de foliatura. 2) En el 75% de las licitaciones analizadas, la documentación presentada por las empresas se hallaba incompleta; esto se debe a que algunas de las empresas oferentes aclaran por nota que sus antecedentes están agregados a una licitación pública anterior por lo tanto no los acompañan a la oferta. 3) En todos los casos considerados, las actas de evaluación de ofertas daban por cumplidos requisitos que según la documentación encontrada en los expedientes tenían considerables faltantes. 4) Dos de las obras objeto de análisis fueron adjudicadas a una misma empresa, la cual para cada licitación fue evaluada en su capacidad financiera, considerando que alcanzaba el nivel requerido para la realización de una de ellas sin tener en cuenta que ambas obras debían llevarse a cabo en forma simultánea. Como consecuencia de ello se observó un lento avance que incluyó la paralización de las obras por falta de pago al personal, pese a que al momento de la citada paralización, a la empresa no se le adeudaba más que un certificado, el cual estaba dentro del plazo establecido en el contrato. 40 5) No se cumplieron los plazos de ejecución en dos obras analizadas, como consecuencia de un atraso muy importante en los pagos de los certificados de obra (de hasta 9 meses en uno de los casos). 6) Según surge de las resoluciones de la USCEPP sobre otorgamiento de ampliaciones de plazos de obra tenidas a la vista, las dificultades en las obras se debieron principalmente a la falta de fondos de contrapartida local para efectuar los pagos en tiempo y forma. No obstante ello, del análisis efectuado sobre las registraciones contables del Proyecto, surge que existían fondos de contrapartida disponibles en el período durante el cual las obras se encontraban paralizadas por la cesación de pagos. 7) La falta de pago a la que se hace mención en el punto 5) generó al Proyecto la necesidad de incurrir en mayores gastos para pagar adicionales como compensación por un total de $250.244,77. 8) No se tuvieron a la vista, en todos los casos bajo análisis, los endosos de las pólizas de seguros requeridas por el pliego de bases y condiciones, por períodos de hasta 24 meses. Solicitados por memorándum, respondieron que se los devolvieron a las empresas respectivas, sin que obren en el expediente copia de los mismos. 9) Se pudo verificar que en un certificado de acopio de una de las obras se incluyeron materiales que no integraban la lista de materiales permitidos. 10)Como consecuencia de la existencia de errores aritméticos en uno de los certificados la UEP abonó en exceso $18.521,34 que fueron justificados en el SOE N° 48 (60% BIRF USD 11.112,80). 11)Se verificaron, en muchos casos retenciones de Impuesto a las Ganancias practicadas en exceso, por haber considerado para el cálculo de dicha retención el importe bruto del certificado, antes de deducir la retención efectuada por Fondo de Reparo. 12)En la mayoría de los casos los pagos de los certificados se realizaron con atrasos que superaron los 60 días. Comentarios de la UEP 41 1) La documentación respaldatoria se archiva por separado debido al volumen de la misma, en cada contratación, que impide la correcta manipulación del expediente durante el período de obra. Con la finalización de la obra se archivará en un todo y se foliará como corresponde. 2) Este procedimiento fue implementado en la USCEPP dado que en el momento de mayor actividad del Programa varias empresas se presentaban a las mismas licitaciones, motivo por el cual fue permitido que la documentación financiera y económica de las mismas se presentaran una sola vez. 3) Los faltantes pueden deberse a la razón antes expuesta. 4) En el momento de la evaluación de ofertas, la empresa o las empresas conformando UTE reunían los requisitos de capacidad técnica y financiera requerido en los pliegos licitatorios. 5) ( Comentario no procedente ). 6) Por indicación de los instructivos pertinentes los pagos debieron realizarse por la totalidad de la certificación motivo por el cual siempre debió esperarse la efectivización de los depósitos de la contrapartida provincial. 7) Los adicionales reconocidos a las empresas contratistas son los establecidos en los pliegos licitatorios. 8) Se acepta la observación. Las pólizas han sido devueltas a las empresas respectivas. 9) Sin comentarios. 10) Sin comentarios. 11) Las retenciones que correspondan son practicadas sobre el monto total del certificado, y no se efectúa en la devolución del Fondo de Reparo. 12) Se acepta la observación. Muchas veces el atraso se debió a la falta de disponibilidades de fondos de los organismos financieros. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto archivándola en estricto orden cronológico a fin de garantizar la integridad de la misma y lograr mayor eficiencia y transparencia de la gestión. 42 Arbitrar los medios necesarios a fin de garantizar la disponibilidad de fondos necesaria para la consecución de los objetivos del Proyecto evitando generar perjuicios económicos para el mismo. 5) COSTOS DE IMPLEMENTACION Observaciones: a) En todos los casos analizados correspondientes al componente Nación no se tuvieron a la vista los pedidos de cotización ni los presupuestos respectivos. b) En el 57,14% de los casos no se tuvieron a la vista las autorizaciones de las compras realizadas y en ninguno, las órdenes de compra correspondientes. c) El 14,28% de los remitos tenían una firma sin aclaración. Comentarios: a) Es regla habitual de la Unidad solicitar 3 presupuestos para la realización de cualquier tipo de gasto. Se reforzará el control respectivo. b) (Comentario no procedente). c) (Comentario no procedente). Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas. 5) CERTIFICADOS DE GASTOS -“SOE’S Observación: Las inversiones en obras y en equipamiento de las provincias objeto de muestra, fueron rendidas al Banco a los porcentajes establecidos en el Convenio de Préstamo original y no a los que surgen de la enmienda celebrada el 12/04/99. Cabe aclarar que la citada enmienda, según surge del ayuda memoria de la misión de supervisión del Banco, tenía como objetivo facilitar la ejecución ante las restricciones de las provincias para disponer de aportes de contrapartida. Comentarios de los ejecutores: 43 Provincia de Mendoza: La Provincia de Mendoza no adhirió a la enmienda al Convenio de Préstamo suscripta el 12 de Abril de 1999. Provincia de Buenos Aires: La U.E.P no se encuentra obligada a optar por el porcentaje de financiamiento surgido de la enmienda del 12 de abril de 1999, con lo cuál, el porcentaje de financiamiento utilizado es el correspondiente a cada categoría de gastos contemplado en el Convenio de Préstamo original. Provincia de Misiones: Sin comentarios. BUENOS AIRES, 24 de septiembre de 2001. 44 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROYECTO DE DESCENTRALIZACIÓN Y MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN SECUNDARIA” CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 3794-AR BIRF (Ejercicio N°6 finalizado el 31/12/00) Al Señor Subsecretario de Financiamiento del Ministerio de Economía. Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/00 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y auxiliares y con documentación respaldatoria; - validez de las notas anexas a los estados financieros objeto de examen; - tests o pruebas de transacciones; - análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - análisis de legajos; - inspección ocular de obras en la UEP de Misiones; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos; - análisis de los antecedentes de adquisiciones y contrataciones; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias abiertas para el Proyecto; 45 - conciliaciones y circularizaciones de las cuentas bancarias; - otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 21,24 % de las inversiones, expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el ejercicio finalizado el 31/12/00; de acuerdo al siguiente detalle: Detalle Total ejecutado USD 23.266.956,97 % de incidencia 54,82 Importe muestra USD 4.672.467,18 % de muestra 20,08 Bienes 6.459.173,10 15,22 2.148.688,85 33,27 Servicios de Consultoría 9.249.945,01 21,79 1.478.126,48 15,98 Subvención Escolar y Becas Otros Desembolsos Total 1.607.270,90 3,79 688.836.- 42,86 1.858.449,63 4,38 24.412,29 1,31 42.441.795,61 100 9.012.530,80 21,24 Obras Civiles La revisión de la muestra señalada corresponde a inversiones efectuadas por el Ministerio de Cultura y Educación, y las UEP’s de Buenos Aires, Mendoza y Misiones. Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares. Concluyendo, corresponde señalar que lo precedentemente expuesto comprende la totalidad de elementos, informes y dictámenes que satisfacen los requerimientos estipulados por el Banco Mundial en esta materia. BUENOS AIRES, 24 de septiembre 2001. 46