INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROGRAMA FEDERAL DE LA MUJER” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1133/OC-AR BID (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Programa Federal de la Mujer”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1133/OC-AR, suscripto el 13 de enero de 1999 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). I- ESTADOS AUDITADOS a) Estados Financieros Básicos: 1. Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado el 31/12/99 (comparativo 1998-1999), expresado en pesos. 2. Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados al 31/12/99, expresado en pesos. 3. Balance de Activos y Pasivos (Comparativo 1998-1999), expresado en pesos. 4. Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/99, expresado en pesos. 5. Notas a los estados contables. 1 b) Información Financiera complementaria: 1. Categoría de gasto por Fuente de Financiamiento y Destino del ejercicio y el acumulado al 31/12/99, expresado en pesos. 2. Cuadros de Ingresos y Egresos del 01/01/99 al 31/12/99 y acumulado al 31/12/99, expresado en pesos. Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría por la Unidad Ejecutora Nacional (UEN) con fecha 21/06/00 y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/04/00 y el 16/05/00, y entre el 04 y el 20/06/00. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo pruebas de los registros contable-financieros, verificación de los sistemas de control interno de las áreas relacionadas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por la limitación que a continuación se indica: No se pudo determinar la integridad de los fondos expuestos como aportes de contrapartida local (Aportes locales del Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados al 31/12/99) como así tampoco los egresos financiados con estos fondos ya que la UEN no tiene implementado un mecanismo para la rendición periódica y oportuna de los gastos 2 realizados con esa fuente de financiamiento que deben efectuar los organismos ejecutores (Secretaría General de la Presidencia de la Nación y Jefatura de Gabinete de Ministros). Esto no permite un seguimiento y control adecuados a fin de reflejar la totalidad de las inversiones y aportes del Proyecto. Asimismo, analizados pagos por $ 207.340.- efectuados a consultores con fondos de la contrapartida local a través de la Secretaría General de la Presidencia de la Nación (período 11/98 a 07/99) y de la Jefatura de Gabinete de Ministros (período 08/99 a 12/99), no se tuvo a la vista constancia fehaciente de la recepción de los fondos por los beneficiarios. III- ACLARACIONES PREVIAS Los orígenes de fondos y gastos imputados al ejercicio 1998 corresponden a los honorarios de consultoría para la preparación del Proyecto correspondientes a los meses de noviembre y diciembre de 1998 reconocidos por el BID como gastos de contrapartida local anteriores a la suscripción del contrato de préstamo previsto en la cláusula 4.04 del mismo. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el apartado IIprecedente, los estados financieros básicos e información financiera complementaria identificados en el apartado I- anterior, exponen razonablemente la situación financiera del “Programa Federal de la Mujer” al 31 de diciembre de 1999, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1133/OC-AR del 13/01/99. 3 BUENOS AIRES, 18 de agosto de 2000. INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1133/OC-AR BID “PROGRAMA FEDERAL DE LA MUJER” (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio N° 1 finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Programa Federal de la Mujer”, se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 1133/OC-AR, suscripto el 13/01/99 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora Nacional (UEN), creada en el ámbito del Consejo Nacional del la Mujer dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros. a) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 7.500.000.-. El total desembolsado por el BID al 31/12/99 ascendió a USD 454.939,70 (incluyendo los cargos correspondientes a fondos para inspección y vigilancia generales por USD 25.000.-). b) Cláusula 1.04: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 7.500.000.-. 4 Tal como se expone en nuestro dictamen sobre los estados financieros del Programa al 31/12/99 adjunto al presente, no nos fue posible verificar la integridad de los aportes efectuados al Proyecto. c) Cláusulas 2.02: Intereses. Cumplida. d) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV). Durante el ejercicio cerrado el 31/12/99 el BID se cobró de la cuenta del Préstamo, en concepto de inspección y vigilancia generales, la suma de USD 25.000.-. e) Cláusula 2.04: Comisión de crédito. Cumplida. f) Cláusula 3.02 y artículo 4.01 de las Normas Generales: Condiciones especiales previas al primer desembolso. Según nota CAR 0916/99 del BID del 23 de febrero de 1999, habiéndose cumplido todas las condiciones previas, el Préstamo fue declarado elegible para desembolsos. g) Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones. Se ha dado un razonable cumplimiento. No obstante ello, existen observaciones puntuales que se detallan en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. h) Cláusula 4.04: Reconocimiento de gastos de contrapartida. Se financiaron con fondos de la contrapartida local contratos de consultoría por USD 26.800.. Al respecto se remite a lo expuesto en nuestro informe sobre los estados financieros y en el Memorando a la Dirección, adjuntos. 5 i) Cláusula 4.05: Contratación de consultores, profesionales o expertos. Cumplida. No obstante ello, existen observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto. 6 j) Cláusula 4.06 (b), (c) y (d): Compilación de datos e informe de evaluación. (b) Se tuvieron a la vista los informes de progreso N° 1 y 2 de 1999. Cabe aclarar que no se pudo verificar la fecha de recepción, dada la inexistencia de constancia alguna en los mismos. (c) Con respecto a la presentación al Banco de las líneas de base para evaluar el Programa y el diseño del sistema de evaluación y monitoreo, a la fecha de cierre de las tareas de campo de esta auditoría no se había presentado aún el documento definitivo. (d) Se acordó con el BID posponer la fecha de presentación del informe de los resultados de la fase piloto correspondiente al apartado (d) de esta cláusula para el 17/10/00. k) Cláusula 5.01: Registros, inspecciones e informes. Se ha dado razonable cumplimiento. No obstante ello, existen observaciones específicas que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del proyecto adjunto al presente. BUENOS AIRES, 18 de agosto de 2000. 7 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “PROGRAMA FEDERAL DE LA MUJER” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1133/OC-AR BID (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos, notas anexas e información financiera complementaria, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999, correspondientes al “Programa Federal de la Mujer”, Contrato de Préstamo N° 1133/OC-AR BID, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Nacional (UEN), que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. 1- DISPONIBILIDADES Observación: Las conciliaciones bancarias no indican quién las realiza ni quién las controla. Comentario de la UEN: El sistema administrativo-contable emite el listado para conciliación. El jefe administrativo financiero controla si está de acuerdo con el extracto bancario. De no existir diferencias se archiva; si existen diferencias se individualizan y se controla con el siguiente extracto para verificar si son temporales o permanentes. 8 Recomendación: Dejar constancia de los controles realizados. 2- CONTROL INTERNO Observaciones: a) La estructura de la UEN no permite la realización del control por oposición especialmente en las áreas de contabilidad y tesorería. b) La UEN no tiene implementado un archivo correlativo y cronológico de las órdenes de pago emitidas. c) Las órdenes de pago no indican el número de cheque o transferencia utilizado. d) Los pagos no se efectúan con cheques NO A LA ORDEN. Comentarios de la UEN: a) Si bien no existe separación de funciones entre las áreas de contabilidad y tesorería, el control por oposición se lleva a cabo porque los cheques llevan dos firmas, controlando la Coordinadora Ejecutiva la documentación de respaldo previo a su firma. b) Se toma nota de la observación realizada y a partir del año 2000 se ha implementado un archivo correlativo y cronológico de las órdenes de pago emitidas. c) Se toma nota de la observación formulada y a partir del año 2000 se ha agregado una nueva línea en el formulario de orden de pago donde se indica el número de cheque o número de transferencia utilizado. d) Se colocará la frase NO A LA ORDEN en los cheques. Recomendación: Establecer circuitos que garanticen adecuados niveles de control interno. 3- CONSULTORES a) Proceso de selección Observación: Analizados currículos que integran las ternas se ha verificado que: en el 89% de los casos carecían de firma, en el 67 % de fecha de presentación y en el 100 % de 9 los casos no había constancia de recepción por la UEN. Asimismo, la totalidad de los cuadros de evaluación que se tuvieron a la vista presentaban las mismas observaciones. Comentario de la UEN: A partir del 1° de enero de 2000 se implementaron las medidas correctivas. Lo mismo para los cuadros de evaluación de consultores. Recomendación: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Por otra parte se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada profesional, dejando constancia en las evaluaciones realizadas de la oportunidad de las mismas y de los responsables de la selección. b) Contratos Observaciones: - Los contratos celebrados por el Proyecto carecían de numeración y no especificaban la categoría para la cual se contrata al consultor. - Los contratos no tenían fecha de firma. - En un caso, las fechas de contrato y de inicio de actividades de un consultor en el Programa que nos ocupa es anterior a la fecha de finalización de otro contrato de locación de obra del mismo consultor (con dedicación full-time) celebrado con el Proyecto 925/OC-AR. Comentarios de la UEN: - Se han tomado los recaudos a partir del año 2000 para proceder a la numeración de los contratos y para que conste en ellos la fecha de suscripción. - Por nota CAR-2003/99 de fecha 29 de abril de 1999 el BID aceptó la contratación con carácter de excepción. 10 Recomendación: Tener en cuenta las estipulaciones del Convenio de Préstamo en materia de contrataciones. c) Legajos Observación: No se tuvieron a la vista las solicitudes de contratación. Comentario de la UEN: Se toma nota de la observación con respecto a las solicitudes de contratación y se han tomado los recaudos para confeccionar las mismas previo a los trámites de contratación. d) Pagos Observaciones: - No se tuvo a la vista constancia fehaciente de la recepción de los fondos correspondientes a los pagos efectuados a consultores con fondos de la contrapartida local a través de la Secretaría General de la Presidencia de la Nación (período 11/98 a 07/99) y de la Jefatura de Gabinete de Ministros (período 08/99 a 12/99). - Se pudo verificar que se efectuaron pagos que estaban condicionados a la aprobación del BID de los informes finales presentados, con anterioridad a la recepción de dichas aprobaciones. Comentario de la UEN: A partir del 2000 se implementará la presentación del recibo del cheque o la copia de la transferencia de fondos efectuada por la Jefatura. En lo atinente a la aprobación de los informes se toma debida nota. Recomendación: Establecer circuitos administrativos y de control que garanticen la certeza y oportunidad de los pagos realizados por el Proyecto. 11 e) Informes Observación: El 25 % de los informes que se tuvieron a la vista no tenían firma por parte del consultor, el 20 % no tenían fecha de presentación y en el 100 % de los casos analizados no existía constancia sobre la recepción (sello y fecha) por parte de la UEN. Comentario de la UEN: Se toma nota de las observaciones con respecto a los informes producidos por los consultores del programa, habiéndose implementado los recaudos para subsanar esas anomalías a partir del año 2000. Recomendación: Los informes deben presentarse firmados a fin de responsabilizarse por la autoría intelectual de los mismos, dejando a su vez la UEN constancia de la recepción realizada, de manera de posibilitar el control del cumplimiento de los plazos establecidos en los términos de referencia respectivos. 4- SUBCONTRATOS Observaciones: Analizado el proceso de selección y contratación de la firma consultora, a través de un concurso de precios para la provisión del diseño y materiales de apoyo para las actividades de capacitación, se pudo observar que: a) Existe una discrepancia entre la cantidad de personal asignado en la propuesta técnica (9 personas) y la cotizada en la propuesta económica (13 personas), de la firma que resultó adjudicataria del concurso, sin que exista en el expediente documentación que permita relacionar ambas propuestas. b) La oferta económica de la empresa seleccionada presenta errores de cálculo, existiendo una diferencia de $ 2.100.-. En el acta de apertura de ofertas se tomó un importe distinto al consignado en la oferta económica, alegándose la omisión de un ítem, del cual no se da identificación alguna, y acordando entre las partes compartir dicha diferencia en un 50 % cada una. c) El contrato suscripto entre ambas partes no está numerado. 12 d) Se pudo verificar que la factura correspondiente al primer pago se emitió con 54 días de atraso con relación a la fecha de la orden de pago y del recibo. e) En los pagos realizados a la firma consultora se omitió practicar la retención del impuesto a las ganancias. f) La empresa contratada no cumplió con el cronograma de avance de tareas ni con el plazo de ejecución contractual (75 días a partir del acta de inicio de actividades de fecha 17/05/99), establecido en la cláusula tercera del contrato suscripto. g) La documentación tenida a la vista, referente al concurso analizado, no forma parte de un expediente, no se encuentra foliada en ninguna de sus fojas y no respeta un orden cronológico respecto del procedimiento llevado a cabo para la contratación. h) El recibo firmado por una de las firmas participantes del concurso, como constancia de recepción de la devolución del sobre Nº 2 conteniendo su propuesta económica es de fecha anterior a la invitación cursada por la UEN para su retiro (37 días de antelación). i) No se tuvieron a la vista los informes parciales 1º (nota de aprobación del 27/08/99) y 2º (nota de aprobación del 26/10/99 ) que según el Anexo I "Términos de Referencia" debía presentar la firma contratada. Comentarios de la UEN: a) La contratación del personal detallado en la propuesta económica implica los mismos costos que en la propuesta técnica, sólo que son menos meses. b) La consultora, en las copias con las que concurrió a la reunión para la apertura de la propuesta económica tenía incluido un material por $ 2.100.- que se omitió en el presupuesto original. Tomamos nota de la observación y entendemos que se hubiera tenido que incluir una copia del presupuesto como anexo del acta. c) Se toma debida nota. d) La factura se emitió efectivamente con 54 días de atraso con relación a la fecha de la orden de pago y del recibo. En adelante se tomarán las medidas necesarias para que no vuelva a suceder. e) Sin comentarios. 13 f) Debido a un problema presupuestario, la ejecución se realizó en los tiempos disponibles. g) En el futuro se procurará foliar todas sus fojas. h) Por un problema administrativo, se imprimió mal la fecha de entrega de la documentación. De ahora en adelante se dejará un renglón para que se llene la fecha manualmente. i) Si bien está establecido que se deben presentar informes parciales, se denominan informes a los materiales propiamente dichos. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones correspondientes a las contrataciones realizadas por el Proyecto, dejando evidencia fehaciente y debida justificación por autoridad competente, de aquellos actos realizados por excepción, a fin de asegurar la transparencia de la gestión. Archivar la documentación relacionada en un único expediente según estricto orden cronológico. Tener en cuenta la normativa fiscal vigente y verificar el cumplimiento de las estipulaciones contractuales convenidas. 5- EQUIPOS Observaciones: a) Como resultado de la compulsa de precios, se pudo verificar que se efectuó la adjudicación a una firma cuya oferta no cumplía con las especificaciones técnicas incluidas en la solicitud de presupuesto. Cabe aclarar que a consecuencia de ello debió efectuarse una compra adicional para adecuar el equipo informático adquirido a los requerimientos iniciales. A su vez, en uno de los pagos realizados no se efectuó la retención al impuesto a las ganancias correspondiente. b) Las órdenes de compra no especifican plazo ni lugar de entrega. c) La planilla de inventarios de bienes que se tuvo a la vista no indica a que fecha corresponde ni tiene firma de la persona responsable. 14 d) Las constancias de recepción de equipos enviadas por las provincias y que fueran tenidas a la vista, se emitieron con hasta 150 días de atraso con respecto a la fecha de la salida de los mismos del Consejo Nacional de la Mujer, no existiendo constancia durante ese lapso de que fueron recepcionados por los beneficiarios, ya que sólo queda como respaldo un remito de entrega a la empresa de transporte. Asimismo se deja constancia que en una de ellas no se aclara que la recepción es en calidad de comodato. e) No se tuvo a la vista la no objeción del Banco, requerida en el anexo A Punto VI. 6.04 (i) del Contrato de Préstamo, para las tres primeras adquisiciones. Comentarios de la UEN: a) La compra adicional de equipo a que se hace referencia se debió a que se consideró pertinente ampliar la capacidad de las computadoras, de modo tal de optimizar su rendimiento. b) La observación será tomada en cuenta para la confección de las futuras órdenes de compra. c) Si bien es cierto que la planilla de inventario no tiene fecha ni firma del responsable, se infiere que el mismo es el Jefe Administrativo. Aún así, en el futuro se presentará esta planilla con firma y fecha. d) La recepción del equipamiento por parte de las provincias, se demoró porque previo a la firma de las notas de recepción cada una de ellas consultó con su área técnica y legal. e) Se solicitó la no objeción en forma verbal, formalizándose la aprobación de las compras y contrataciones con la primera justificación de fondos enviada al BID. Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el Proyecto dejando adecuada evidencia en los archivos respectivos. 6- PASAJES Y VIÁTICOS Observaciones : a) En uno de los casos bajo análisis la orden de compra se emitió sin importe. 15 b) No se pidió cotización a por lo menos a 3 empresas para la adquisición de pasajes. c) No se tuvo a la vista el presupuesto firmado por el proveedor, sólo un listado de pasajes y gastos de envío cuya fecha de confección es anterior a la de la solicitud de cotización. Comentarios de la UEN: a) La orden de compra se emitió sin importe debido a que se compró el servicio. b) El motivo por el cual no se pidió cotización a por lo menos tres empresas para la adquisición de pasajes, es que se solicitó al Banco autorización para la compra directa dado que los precios son estándar y es escasa la disponibilidad de vuelos desde las provincias. c) Los presupuestos fueron enviados por fax y los montos variaban día a día en base a la obtención de pasajes más económicos desde determinados destinos. Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el Proyecto, dejando constancia en los archivos correspondientes. 7- APORTES DE CONTRAPARTIDA Observación : La UEN no cuenta con documentación de respaldo que permita verificar la integridad de los montos expuestos como fondos de contrapartida; al respecto se remite a lo expuesto en nuestro informe sobre los estados financieros del proyecto (párrafo de Alcance). Comentario de la UEN: Sin comentarios. Recomendación: Establecer mecanismos de rendición periódica y oportuna que permitan validar los aportes realizados por el Prestatario al Proyecto. BUENOS AIRES, 18 de agosto de 2000. 16 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “PROGRAMA FEDERAL DE LA MUJER” CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1133/OC-AR BID (Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1999) Al Señor Secretario de Programación Económica y Regional del Ministerio de Economía. El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - test o pruebas de transacciones; - análisis de legajos de consultores; - análisis de legajos de adquisiciones y de antecedentes licitatorios; - inspección ocular de bienes; - análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos; - análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto; - reconciliaciones bancarias; - cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/99 con las imputaciones efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria; - examen del cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período; - como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. 17 El alcance de nuestro examen comprendió el 72,15 % de los ingresos y el 42,11 % de los egresos expuestos en el Estado de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados al 31/12/99. Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas cabe destacar que la Unidad de Administración no opuso reparos a la gestión de esta auditoría, otorgando las facilidades que posibilitaron la realización de las tareas de campo. BUENOS AIRES, 18 de agosto de 2000. 18