2007_192info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 9 finalizado el 31 de diciembre de 2006)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el
apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006, correspondientes al
“Programa Multisectorial de Preinversión II” (PMP II), parcialmente financiado con recursos
provenientes del Convenio de Préstamo para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el
10 de septiembre de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo
(BID) y sus modificaciones.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento son llevadas a cabo
en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica (SPE) del
Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE). Por
Resolución SPE Nº 279 del 15 de noviembre de 2005 se conforma en el ámbito de la Secretaría
el Área Común de Servicios Administrativos (ACSA) para Programas y Proyectos con
Financiamiento Internacional.
I- ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado el
31/12/06 y el acumulado a esa fecha, en pesos.
2. Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados por el ejercicio finalizado el
31/12/06 y el acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses.
3. Estado de Inversiones por el ejercicio finalizado el 31/12/06 y el acumulado a esa fecha,
1
comparado con el presupuesto vigente, en dólares estadounidenses.
4. Cuadro Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento por el ejercicio
finalizado el 31/12/06 y el acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses.
5. Cuadro Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento por el ejercicio
finalizado el 31/12/06 y el acumulado a esa fecha, en dólares estadounidenses.
6. Cuadro Apertura (de Gastos) por componente y fuente de financiamiento por el ejercicio
finalizado el 31/12/06 y el acumulado a esa fecha, en pesos.
7. Cuadro Apertura (de Gastos) por tipo de gasto y fuente de financiamiento por el ejercicio
2006, en pesos.
8. Notas a los estados financieros Nº 1 a 11, en pesos y dólares estadounidenses.
9. Información Financiera complementaria - Estado de Solicitudes de Desembolso al
31/12/2006, expresado en dólares estadounidenses.
Los estados financieros fueron presentados a esta auditoría por la UNPRE, con fecha
22/03/2007, son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a
efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoria
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 06/08/2007 y el 15/11/2007,
fecha en la que recibimos en su totalidad la documentación e información relacionada con los
comentarios de la UNPRE/ACSA (surgieron demoras en la puesta a disposición de la
información correcta, tal como surge de las observaciones detalladas en el Memorando a la
Dirección adjunto al presente) a nuestras observaciones.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
2
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
pruebas de los registros contable-financieros, y demás procedimientos de auditoría que se
consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Con relación a nuestra Nota 150 del 10/08/2007 remitida a la UNPRE el 14/08/2007
para que sea enviada a los asesores legales del Programa, obtuvimos las siguientes
respuestas:
1. Nota ACSA recibida el 19/10/2007, por la cual se nos informa que durante el período
auditado no se contó con asesor legal.
2. El ACSA remite nuestra Nota a la Coordinación Jurídica de la Secretaría de Política
Económica (SPE) en fecha 17/08/2007. Mediante Nota SPE Nº 132 (28/07/2007) que
nos fuera elevada el 30/08/2007 se nos expone que: “…esta Coordinación
Administrativa
no tiene conocimiento de los litigios, reclamos y/o juicios que
hubiere en trámite, en relación al “Programa Multisectorial de Preinversión II” –
Contrato de Préstamo BID 925/OC-AR, por cuanto no tiene competencia para
intervenir en los mismos como tampoco la de emitir dictámenes, función que
corresponde a la Dirección General de Asuntos Jurídicos de este Ministerio de
Economía y Producción limitándose nuestra intervención a un asesoramiento
personalizado a requerimiento de los diversos funcionarios de la Secretaría”.
3. La contestación de la Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ) del Ministerio
de Economía y Producción fue enviada directamente al ACSA el 19/10/2007. Se
destaca que el pedido había sido correctamente formulado por el Programa,
remitiéndoles nuestra circularización, y solicitando se envíe una respuesta
directamente a la AGN por Notas ACSA 407, y 485 el 17/08/2007 y el 17/09/2007
respectivamente. La respuesta de la citada Dirección que nos fuera elevada por el
Programa el 24/10/2007 por Nota ACSA 603, corresponde a la Providencia DGCJ
(Dirección de Gestión y Control Judicial) Nº: 9921 del 19/10/2007, y expone, entre
3
otros, la siguiente información sobre la Actuación Judicial caratulada “ESTADO
NACIONAL - MINISTERIO DE ECONOMIA Y PRODUCCION c/Sena, Jorge
Arturo s/PROCESO DE CONOCIMIENTO” – EXP Nº 49327/03, y que tramita por
ante el Juzgado Nacional en lo Contencioso Administrativo Federal Nº 10, Secretaría
Nº 19: “…III.- Respecto del resultado de la controversia es importante resaltar que,
de acuerdo a las diligencias hasta aquí realizadas es de esperar que el Juzgado
interviniente dicte sentencia favorable, no obstante y tomando en consideración que
las notificaciones se realizaron al domicilio indicado por la Cámara Electoral así
como también por la A.F.I.P., el demandado no ha comparecido, razón por la cual
este Servicio Jurídico no puede estimar si se obtendrá el cobro de la suma debida.-”.
4. La situación detallada en 3. es la informada por Nota 5 a los estados financieros
citados en I- precedente. El importe de este crédito por $ 3.156,40/USD 1041,03 se
incluye en el apartado “Saldos a Aplicar” del Estado mencionado en I- a., y b.
respectivamente. El importe en dólares correcto es USD 1.030,83.
b) Se exponen las siguientes consideraciones por errores formales y numéricos:
Estado de Inversiones comparado con el presupuesto vigente en USD al 31/12/2006
1) No fue subsanado lo informado en el ejercicio anterior por el importe de USD
57.064,07 que fue imputado como “Apoyo a la Gestión de Estudios”, y corresponde
su imputación a “TDR y Consultoría de Corta Duración” (Columna “Inversiones
acumuladas al cierre del Ejercicio anterior”), siendo la diferencia trasladada a las
columnas de “Total Acumulado al cierre del Ejercicio”, “% de avance” y “Saldo
Disponible”. El Estado citado en las filas y columnas observadas debe mostrar:
Inversiones 2006
Número
Nombre
Acumulado al 31/12/2006
Avance
Saldo Disponible al
31/12/2006
BID
LOCAL
BID
LOCAL
%
BID
LOCAL
01.03.00
TDR Consultoría de
Corta Duración
120.712,63
2.099,95
557.609,03
26.632,92
38,94
442.390,97
473.367,08
01.04.00
Apoyo a la Gestión de
Estudios
-56.925,67
-138,40
0
0
0.-
400.000,00
400.000,00
2) La totalidad de los números expuestos en la columna “% de Avance” no se muestran
con formato porcentual. Por ejemplo donde expone “0,62” debe leerse “62%”.
3) En este Estado no se expusieron los totales correspondientes a las filas que integran
las columnas por fuente de financiamiento (“Presupuesto Original”, “Presupuesto Vigente”,
4
“Inversiones Acumuladas al Cierre del Ejercicio Anterior”, “Inversiones del Ejercicio 2006”, “Total
Acumulado al Cierre”, y “Saldo Disponible” ),
conforme lo establecen las AF–300 Rev.II/03
del BID. No obstante ello, todos los avances informados en la columna “% de
Avance” fueron calculados sobre la sumatoria de ambas fuentes de financiamiento
Columnas “Total Acumulado al Cierre”, y “Presupuesto Vigente”.
Notas a los estados Financieros
4) Si bien las notas fueron emitidas para ambas monedas, sólo fueron referenciadas en el
“Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados” en pesos.
5) Nota 1 b: Expone que el tipo de cambio utilizado para la reexpresión a dólares de los
saldos de “Caja”, “Bancos”, “Retenciones a Pagar”, “Créditos y Pasivos con EB” en
moneda local, es el informado por el BCRA al 31/12/2006 ($ 3,0732/USD 1), cuando
este tipo de cambio (TC) corresponde al del día 28/12/2006, siendo el vigente al
31/12/2006 según BCRA $ 3,0695/USD 1 (29/12/2006).
6) Nota 1 b: Aportes EB: Es erróneo el criterio de conversión a dólares informado para
los aportes por reconocimiento de gastos (que constituyen las inversiones). De la
revisión por muestra surge una diferencia de USD 1.099,54 en defecto, entre el
importe imputado como aporte EB (USD 28.918,39), y el imputado para las
inversiones (USD 30.017,93). No obstante lo observado, se informa que para los
ingresos por estos conceptos (aportes) el Programa utilizó el TC 3,088 (USD
28.918,39) del día 30/05/2006, siendo el correcto para esa fecha 3,0808 (USD
28.985,98).
7) Nota 10: sólo se ajusta la descripción para el estado en dólares
Nota CAR
8) Los estados financieros no dan cumplimiento a lo solicitado por el BID en su Nota
CAR 390 del 07/02/2007: i) Discriminar los saldos disponibles por fuente de
financiamiento, e ii) Conciliación del estado de situación del Fondo Rotatorio.
5
Otras observaciones
9)
Estado Observado
IIIIIII-
Donde expone
8. Nota 2
8. Nota 2
8. Nota 7
5.
5.
3., 4. y 5.
1. y 2.
C. Ah pesos
C. Ah. Dólares
dos depósitos
del Ejercicio 2006
Total año 2005
Préstamo BIC
BNA Cta. Cta
Debe exponer
Cuenta Corriente Especial en pesos
Cuenta a la vista en dólares
tres depósitos
Por el ejercicio 2006 y el acumulado a esa fecha.
Total año 2006
Préstamo BID
BNA Cta Cte.
10) Surgieron las siguientes diferencias de valuación, entre las cifras determinadas por
esta auditoria y las expuestas en los estados financieros en pesos y dólares:
"Saldos a Aplicar"
$
USD
EEFF
1.898.302,91
617.709,81
AGN
1.886.570,07
619.117,03
11.732,84
-1.407,22
Diferencia
c) El registro de las operaciones correspondientes al ejercicio 2006 fue realizado sólo en
pesos (Sistema UEPEX), no aplicando la conversión a dólares (tipo de cambio
aplicable e importe en USD) para cada uno de los asientos contabilizados en el libro
diario. Por lo expuesto, se verificaron las siguientes diferencias con la información del
reporte de Gestión UEPEX para las inversiones del ejercicio:
Inversiones $
Inversiones en USD
EEFF Inversiones 2006
Documento
5.630.355,15
1.832.405,93
Reporte Gestión UEPEX
5.645.360,17
1.841.955,48
Diferencia Neta
(15.005,02)
(9.549,55)
d) El importe de $ 116.349,94 por cheques pendientes de acreditar al 31/12/2006,
conforme la conciliación bancaria de la cuenta operativa a la citada fecha, preparada
por el Programa, incluye:
1) $ 46.636,50: por cheques en cartera que fueron retirados por los beneficiarios conforme los
datos verificados en las autorizaciones de pago entre el 02/01/2007 y el 22/01/2007
($38.515,50), y el 15/03/2007 ($ 8.121,00). Asimismo, se observa que estos pagos fueron
convertidos a dólares en el ejercicio 2006 utilizando el tipo de cambio del día anterior al del
efectivo pago producido en el 2007, hecho erróneo, aunque no produce diferencias
significativas.
2) $ 5.243,33 por cheques emitidos entre 11/07 al 07/12/2005 que aún permanecen en
conciliación, y que no se pudo verificar la fecha de efectivo pago. Se observa que $ 2.787,66
6
aún permanecen en la conciliación a julio-2007.
3) $ 930.- por cheques retirados por los beneficiarios en mayo-2006 pero que al cierre no
habían sido debitados en extracto.
4) $ 180.- por el cheque 8948 del 16/11/2006, que permanece en la conciliación de julio 2007.
e) Del total de $ 57.978,82/USD 18.865,94 expuesto en “Anticipos a Entidades
Beneficiarias”, estados mencionados en I- 1 y 2 anterior, a la fecha del presente informe
quedan pendientes de rendición anticipos de fondos BID por $ 38.838,48/USD
12.637,80 cuyo detalle se informa por Nota 3 a los estados. Se informa que estos fondos
BID fueron transferidos a las entidades beneficiarias antes del 10/01/2002 a un tipo de
cambio de USD 1/$ 1 (USD 38.838,48). Tampoco hemos recibido respuesta a nuestra
Nota 155 del 10/08/2007 entregada el 14/08/2007 al Programa para que procedan a
circularizar a las entidades beneficiarias (EB) para la confirmación de los importes
citados para cada uno de los estudios. Se tuvieron a la vista los pedidos y reclamos
realizados por el Programa para que nos sean remitidas las correspondientes
contestaciones.
f) De la revisión por muestra del aporte local por reconocimiento de gastos de entidades
beneficiarias, surge que la documentación que se tuvo a la vista en respaldo de los
pagos por $ 89.300.-/USD 30.017,93 consiste en fotocopias de facturas y/o recibos
certificados en copia fiel del original por la EB, acompañada por impresiones de
órdenes de pago que carecen de firma y/o intervención de responsable de la Entidad.
No se pudo determinar la fecha de efectiva recepción de los fondos de los consultores
de contraparte.. Para mayores datos nos remitimos al apartado B- 9 del Memorando
adjunto.
g) Con relación al “Presupuesto Vigente” en dólares expuesto por el Programa en el
estado citado en I- 3. se informa que de la documentación auditada por la finalización
del plazo para comprometer los recursos del financiamiento en fecha 10/10/2006, surge
en la Nota CAR 4985 del 23/10/2006 un cuadro con una recategorización de los
montos del financiamiento (FF 22).
Categorías y Actividad
Estudios
Nota CAR
Cuadro vigente s/ Programa en
USD Fuente BID
USD Fuente BID
20.618.410,00
7
15.420.000,00
Estudios Específicos
12.179.746,00
Estudios Generales
6.895.825,00
Consultoria de Apoyo
763.558,00
TDR y Corta Duración
Apoyo a la Gestión
Estudios de PIPELINE
Fort Institucional
F Inst de la SPE
Fort Provincias
Administracion/Superv
PEAT
FIV
Total
7.020.000,00
7.000.000,00
1.400.000,00
1.000.000,00
482.125,00
572.680,00
250.000,00
400.000,00
0,00
3.622.000,00
3.272.000,00
350.000,00
500.000,00
5.208.000,00
250.000,00
25.000.000,00
25.000.000,00
779.281,00
3.076.784,00
El Banco mediante Nota CSC/CAR 5300 del 12/11/2007, que nos fuera proporcionada
el 13/11/07, expone: “...que dicho cuadro es una síntesis de la situación en la que se
encontraba el Programa de la referencia al 10 de octubre de 2006. Específicamente, la
información resume los tres cuadros que presentó la Unidad de Preinversión mediante
Nota UNPRE 703/2006 con el fin de informar al Banco que todos los recursos del
préstamo 915/OC-AR1 habían sido comprometidos en el marco del plazo prorrogado al
10 de octubre de 2006. Es importante indicar que la información presentada en el
cuadro mencionado coincide con la clasificación del gasto que nosotros mantenemos
en nuestros registros. Sin embargo, las categorías de inversión que mantenemos en
nuestro sistema obedecen a las del cuadro de costos vigentes en el Contrato
Modificatorio del Préstamo Dado el estado de avance del 925/OC-AR, y que aún se
disponen recursos en las categorías de estudios por hasta US$3,4 millones
consideramos que no sería necesario hacer transferencias de recursos entre categorías
dado que como planificado operaría la transición ordenada entre el 925/OC-AR y el
Programa Multisectorial de Preinversión III (préstamo 1896/OC-AR) cuyo contrato se
firmó el 6 de noviembre pasado”. Para mayor detalle nos remitimos a lo expuesto en
los literales a) y h) del Informe de Cumplimiento, y al apartado B- 4 del Memorando a
la Dirección, adjuntos.
h) Se mantiene la situación informada en el ejercicio 2005, respecto al importe de $
8.024,47 no registrada por el proyecto ni informada por Nota a los Estados, reclamado
1
AGN: corresponde 925/OC-AR
8
por la AFIP-DGI el 04/01/2005 mediante F.8400/L 020- Nº 0176712 e intimación
adjunta del 16/12/2004, en concepto de multas formales por presentación fuera de
término de las declaraciones juradas mensuales de retenciones por los períodos. Para
mayores datos nos remitimos a A- 8 c) “Retenciones de Ganancias/IVA”.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta auditoria General de la Nación, sujeto a lo señalado en III- e) y
excepto por lo expuesto en III- c), d), f) y g), los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en el apartado I- precedente, exponen
razonablemente la situación financiera del “Programa Multisectorial de Preinversión II”
al 31 de diciembre de 2006, así como las transacciones efectuadas durante el ejercicio
finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la
República Argentina y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo para
Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96, y sus modificaciones.
BUENOS AIRES, 15 de noviembre de 2007.
9
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
(Ejercicio N° 9 finalizado el 31 de diciembre de 2006)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2006, correspondientes al
“Programa Multisectorial de Preinversión II” (PMPII), se ha examinado el cumplimiento y
observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero aplicables,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo para Cooperación
Técnica N° 925/OC-AR, suscripto el 10/09/96 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID) y sus modificaciones.
La ejecución del Programa y la utilización de los recursos del financiamiento son llevadas a cabo
en su totalidad por el Prestatario por intermedio de la Secretaría de Política Económica (SPE) del
Ministerio de Economía y Producción, a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE), la cual
cuenta a partir del 15/02/2007 con la designación de nueva Directora mediante Resolución SPE
Nº 20 del 25/01/2007, siendo aceptada por Resolución SPE N° 1 del 03/01/2007 la renuncia del
anterior Director, a partir del 31/12/2006. Por Resolución SPE Nº 279 del 15 de noviembre de
2005 se conforma en el ámbito de la Secretaría el Área Común de Servicios Administrativos
(ACSA) para Programas y Proyectos con Financiamiento Internacional.
a) Cláusula 1.01: Costo del Programa (USD 32.000.000.-) y Anexo A III.
No obstante que el Programa nos informara que durante el ejercicio 2006 el costo total del
Programa (fuente externa y/o local) no sufrió modificaciones, nos remitimos a lo expuesto en
Aclaraciones Previas literal III- g) del Informe de auditoria sobre estados financieros adjunto,
10
en el literal h) siguiente, y en el Memorando a la Dirección adjunto B- 4 (Cláusula 3.04 (a)).
Se expone el cuadro de Costo y Financiamiento del Programa vigente al 31/12/06, que fue
confeccionado de acuerdo a la información proporcionada por la UNPRE, e informado en los
estados financieros auditados.
COSTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA en USD (*)
Categorías de Inversión
Banco
Aporte Local
15.420.000,00
5.000.000,00
20.420.000,00
- Estudios Específicos
7.020.000,00
3.600.000,00
10.620.000,00
- Estudios Generales
7.000.000,00
500.000,00
7.500.000,00
1.000.000,00
500.000,00
1.500.000,00
400.000,00
400.000,00
800.000,00
2. Plan Estratégico de Asistencia Técnica ( PEAT)
5.208.000,00
0,00
5.208.000,00
3. Fortalecimiento Institucional
3.622.000,00
500.000,00
4.122.000,00
- Fortalecimiento de la Subsec. de Inversión Pública
3.272.000,00
400.000,00
3.672.000,00
- Fortalecimiento Provincias
350.000,00
100.000,00
450.000,00
4. Administración y Supervisión
750.000,00
1.500.000,00
2.250.000,00
- UNPRE
500.000,00
1.500.000,00
2.000.000,00
- FIV
250.000,00
0,00
250.000,00
25.000.000,00
7.000.000,00
32.000.000,00
1. Estudios
Total
- Consultorías de Apoyo
T.D.R y Consultoría de corta duración
Apoyo a la gestión de estudios
Totales
% Financiamiento/Programa
78%
22%
100%
(*) Se aclara que los números asignados a las categorías de inversión en el cuadro precedente no son
coincidentes con los obrantes en los reportes financieros emitidos por el BID identificados como LMS1
(Executive Financial Summary) y comunicaciones (notas CAR) en donde el 2. se utilizó para “Fortalecimiento
Institucional”, el 3. para “Administración y Supervisión UNPRE”, el 4. para “PEAT” y el 87. para el “FIV”,
(manteniendo la codificación original), a su vez estos últimos son coincidentes con los informados por la
UNPRE en los estados financieros auditados. La codificación se mantiene de acuerdo al cuadro de costos
informado en el contrato modificatorio Nº 3 del 22/01/2001 al convenio de préstamo, por el cual se incorporó
el componente PEAT.
La UNPRE nos informa que durante el ejercicio 2006 no se suscribieron enmiendas al
Convenio de Préstamo.
Al respecto, según lo estipulado en el Documento AF-300 (Rev. II/03) del BID, los estados
11
financieros al 31/12/2006 no incluyen información complementaria que explique las
variaciones más significativas entre el costo estimado de las inversiones del proyecto y el
costo incurrido de las inversiones realizadas ni su conciliación con las expuestas en el Informe
Semestral de Progreso al 31/12/2006. Nos remitimos al punto k) II-“Informes Semestrales”
inciso 2. b) y 3) del presente y a las observaciones particulares expuestas en el Memorando a
la Dirección adjunto apartados: A-11 (Presupuesto – Ejecución), A- 12 (Componente PEAT),
y A- 15 y B- 11 (Informes Semestrales de Progreso).
b) Cláusula 1.02: Monto del financiamiento BID por USD 25.000.000.Durante el ejercicio 2006 se desembolsaron USD 1.514.408,19, siendo el total desembolsado
acumulado al 31/12/06 de USD 16.122.037,88 (incluyendo los cargos de ejercicios anteriores
correspondientes a fondos para inspección y vigilancia generales FIV por USD 200.000.-). La
diferencia de USD 0,30 (+) con el total informado por el Banco (USD 16.122.037,58), en su
reporte LMS1, se originó en un error de contabilización de éste de un desembolso del
ejercicio 2002 aún no subsanado.
c) Cláusula 1.03: Recursos adicionales (contrapartida local) por USD 7.000.000.Al 31/12/06 los fondos de contrapartida local aportados, conforme lo informado por la
UNPRE, ascendieron a la suma de $ 7.683.334,31 (equivalentes a USD 5.072.124,06).
El importe de $ 986.724,89 (USD 321.776,00) correspondiente al movimiento registrado en
el ejercicio 2006, incluye:
a) $ 550.000.- desembolsados por el Tesoro Nacional al Proyecto, que fueron autorizados
mediante Resoluciones Nº 62 del 19/04/2006, Nº 129 del 11/07/2006, y Nº 188 del
03/10/2006 de la Secretaría de Política Económica, y que ingresaron en la cuenta corriente
especial (ex-caja de ahorro) en pesos N° 249370/7 BNA por $ 200.000.- el 10/05/06, $
200.000.- el 24/07/2006 y $ 150.000.- el 18/10/06 respectivamente. El crédito inicial
aprobado ascendía a $ 440.000.-, habiendo solicitado el 15/06/2006 por Nota UNPRE 429
del 14/06/2006 a la DNPOIC un incremento presupuestario en $ 150.000.-.
b) $ 5.157,98 correspondientes a los intereses ganados durante el ejercicio, generados por los
fondos depositados en la cuenta corriente especial (ex caja de ahorro) en pesos abierta por
12
el proyecto en el Banco de la Nación Argentina (BNA) para canalizar los desembolsos de
aporte local.
c) $ 431.566,91 que fueron contabilizados por los aportes recibidos de las entidades
beneficiarias que han efectuado con recursos propios conforme lo informado en nota 9 a
los estados expuestos en I-.
Nos remitimos a las observaciones puntuales que se detallan en el Memorando a la Dirección
adjunto: A-5 y B-9 (Aportes EB), y A-14 y B-12 (Intereses Ganados).
d) Cláusulas 2.01, 2.02 y 2.04: Amortización, Intereses y Comisión de Crédito
Cumplida. Se transcriben los datos informados por la Dirección de Administración de la
Deuda Pública del Ministerio de Economía y Producción, mediante Nota 1223 del 17/09/2007
recepcionada el 19/09/2007:
Fecha de
vencimiento
Fecha de
pago
Concepto del
pago
Moneda de
pago
Importe del
pago
10/03/2006
10/03/2006
Interés
USD
284.429,24
10/03/2006
10/03/2006
Comisión de crédito
USD
2.092,43
10/03/2006
10/03/2006
Amortización
10/09/2006
11/09/2006
Interés
10/09/2006
11/09/2006
Comisión de crédito
10/09/2006
11/09/2006
Amortización
USD
635.714,92
Yenes
33.495.759,00
USD
5.077,05
Yenes
76.630.055,00
e) Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales. (USD 250.000.-)
Cumplida. Al 31/12/2006 el BID se ha cobrado de la cuenta del préstamo, en concepto de
inspección y vigilancia generales, la suma de USD 200.000.-, el saldo de USD 50.000.- fue
condonado por el BID en el ejercicio 1998. No se registraron cargos en el presente ejercicio.
f) Cláusula 3.01: Monedas de los desembolsos y uso de fondos
Basado en el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2006, se ha podido verificar un
razonable cumplimiento.
g) Cláusula 3.02: Condiciones Previas al Primer Desembolso y Artículo 4.01
Con respecto a las modificaciones que afectan los documentos originalmente aprobados bajo
13
esta Cláusula surge para el ejercicio 2006:
Reglamento Operativo del Programa: Mediante Nota CAR 3151 del 05/07/2006 el BID
toma conocimiento y registro del cambio al Reglamento Operativo del PMP II, solicitado por
Nota DNPOIC Nº 582 del 05/06/2006. Se transcriben los principales párrafos de la Nota
CAR citada: “...se solicita la inclusión, en el Reglamento Operativo del Programa de la
referencia, de mecanismos operativos que faciliten la oportuna asignación de los recursos del
financiamiento, para apoyar la preparación de los estudios de viabilidad correspondientes al
programa operativo acordado entre las Autoridades Nacionales y el Banco para el país,
manteniendo el procedimiento vigente para la consideración de otros estudios y actividades
candidatas a financiamiento con recursos del Programa.” “....el Banco no tiene objeción a la
inclusión del mecanismo propuesto, en función de que el mismo surge como resultado de un
trabajo de equipo entre la Prestataria, el Organismo Ejecutor, y el Banco, para incorporar
instrumentos que permitan atender el creciente número de operaciones incluidas en la
programación País-Banco, así como reducir los tiempos para terminar la preparación de los
Proyectos candidatos a financiamiento de la Institución...”. “...Se incorporará una nueva
Sección “C” en el Capítulo VIII (Contenido y Tratamiento de las Solicitudes) que dirá: “C.
Solicitudes y Actividades de Apoyo a los Estudios de Preinversión vinculados a Proyectos
Incorporados en el Programa Operativo acordado con el BID”.
Surgieron de la revisión realizada sobre los documentos que se tuvieron a la vista
consideraciones, entre ellas que por su redacción existen puntos que se circunscribieron
exclusivamente para los estudios denominados PIPELINE (PL), y la UNPRE en ciertos casos
informa que alcanzan a todos los estudios que financia. Nos remitimos al Memorando a la
Dirección apartado B- 3 (Reglamento Operativo).
Se informa que ante nuestras observaciones, la UNPRE por Nota ACSA Nº 597 del 19/10/07
solicitó al BID en fecha 14/11/2007 aclaraciones, siéndonos elevada el 14/11/2007 la Nota
CAR 5242 del 07/11/07 por la cual se aclara “ ... que esta modalidad acordada sobre el uso
de la figura de Ente Facilitador no se restringe a los proyectos que conforman el programa
operativo del BID, sino que es extensivo a los otros estudios en los que la UNPRE y la
Entidad Beneficiaria (EB) lo consideren necesario. Para este efecto, se establece que las
14
condiciones básicas de los acuerdos entre la EB y el EF serán suministradas por la UNPRE y
el BID; acuerdos que deberán ser previamente aprobados por ambas instancias. Finalmente,
se indica que cada EB seleccionará el EF y sus costos correrán por cuenta de la misma”.
Plan de Cuentas: No se tuvo a la vista comunicación y no objeción del Banco al plan de
cuentas puesto en vigencia por la implementación del Sistema UEPEX a partir del ejercicio
2005. Nos remitimos a las consideraciones que surgieron de la revisión del plan expuestas en
el Memorando adjunto a la Dirección apartados A- 1 (Sistema de Información Financiera), y
A- 5 a) (Aportes EB).
h) Cláusula 3.04: Plazo para comprometer y para desembolsar los recursos del
Financiamiento
Cláusula 3.04 (a): Plazo para comprometer los recursos del Financiamiento
Mediante Nota CAR-993 del 08/03/2006, el BID aprobó la siguiente prórroga, a la fecha
vigente del 10/03/2006:
(a) Plazo para el compromiso de recursos del financiamiento: hasta el 10 de octubre de 2006.
Mediante Nota CAR 4985 del 23/10/2006 el Banco da por cumplida la Cláusula 3.04 (a) de
compromisos de desembolsos, en virtud a lo informado en la Nota UNPRE 703 del
10/10/2006.
No obstante ello, nos remitimos a las observaciones puntuales transcriptas en el Memorando
adjunto Apartado B- 4 y III-g) del informe de auditoria sobre estados financieros adjuntos al
presente.
Cláusula 3.04 (b): Plazo para desembolsar los recursos del Financiamiento
Mediante Nota CAR-794 del 18/02/2005, el BID comunicó las siguientes fechas de
vencimiento:
(b) Plazo para el desembolso final del financiamiento: hasta el 10 de junio de 2007.
El Banco (sustentado en el tiempo transcurrido en la ejecución del Programa y en el número
de prórrogas ya autorizadas) en la Nota CAR 824 del 16/02/2006 había expresado en su
15
párrafo in fine que: “...el Banco no estará en condiciones de prorrogar el plazo del desembolso
final de la operación prevista para el 10/06/2007”.
No obstante ello, se tuvo a la vista Nota CAR 2609 del 11/06/2007 por la cual procedió a
extender el plazo para el desembolso de recursos del financiamiento:
(b) Plazo para el desembolso final del financiamiento: hasta el 31 de diciembre de 2007.
i) Cláusula 4.01 (a): Utilización de los recursos del financiamiento
Sobre el análisis por muestreo realizado por el ejercicio 2006, se ha podido verificar un
razonable cumplimiento en términos generales. No obstante ello, nos remitimos a lo citado en
A- 6 (Pagos Descentralizados - Anticipos Fuente 22) del Memorando adjunto.
j) Cláusula 4.03 (a): Contratación de consultores, profesionales y expertos
Cumplida parcialmente. Nos remitimos a las consideraciones expuestas en nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente. (A- 4 y B- 5 Consultores Nacionales, B- 6
Firmas Consultoras, y B- 10 Logística).
k) Cláusula 5.01 y Artículo 7.03 (a) (i): Registros - Inspecciones - Informes semestrales de
ejecución
I- Registros Contables y Archivos
Con relación a los registros contables se ha dado un razonable cumplimiento, debiendo
reforzar la UNPRE y el ACSA los procedimientos de archivo de la documentación que
sustenta la gestión del Programa. No obstante ello, existen observaciones específicas que se
exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente (puntos A-1 y B-1
(Sistema de Información Financiera), y A-2 (Manual de Procedimientos), y en aquellos
apartados en los cuales se menciona los problemas detectados sobre el archivo de
documentación.
II- Informes Semestrales
Cumplida extemporáneamente.
16
1. Informe Semestral de Progreso al 30/06/06 con vencimiento el 31/08/06: fue presentado
al Banco el 13/12/06 por nota UNPRE N° 817 del 11 de diciembre de 2006, y cuenta con
no objeción por nota CAR 90 emitida el 15 de enero de 2007.
2. Informe Semestral de Progreso al 31/12/06 con vencimiento el 28/02/07:
a) Fue elevado al Banco el 02/03/2007 por nota UNPRE N° 95, y cuenta con no objeción
mediante nota CAR 1534 emitida el 16 de abril de 2007. Al respecto el Banco resalta
los siguientes aspectos: (i) Se observa un importante número de estudios aprobados y
en ejecución. (ii) Se han comprometido la totalidad de los recursos del Programa. (iii)
Se vienen alcanzando los objetivos de desarrollo del Programa. Finalmente se expone
que: “...a la luz de que el Programa terminará su ejecución durante el presente año,
agradeceremos a esa Unidad asegurar el cierre ordenado del Programa tomando en
cuenta que el plazo para el último desembolso vence el 10 de junio de 2007 2 . En ese
sentido, se deberá también contar con la información necesaria para preparar el
Informe de Terminación del Programa, consignando, entre otros: (i) el cumplimiento
del objetivo de desarrollo del Programa y medidas de sus eventuales impactos
(efectos); (ii) las diferencias entre resultados esperados y alcanzados; (iii) las lecciones
aprendidas con la operación, tanto para la etapa de diseño como de ejecución; y (iv) la
identificación de los factores que habrían incididos en la buena ejecución del
Programa así como aquellos que requieren mejora.”
b) Se detectaron diferencias en el cruce de la información financiera incluida en este
informe semestral, y las volcadas en los estados financieros auditados. Nos remitimos al
apartado B- 11 (Informes Semestral de Progreso junio – diciembre 2006).
3. Siendo requeridos el 23/08/2007 por este equipo de auditoría, el Programa no contaba con
copia de los informes originales presentados al BID, por lo cual nos fueron proporcionados
recién el 27/09/2007. Nos remitimos al apartado A-15 del Memorando adjunto.
III-Fondo Rotatorio al 30/06/2006, y al 31/12/06
Cumplida.
2
Prorrogado por el BID el 11/06/07 para el 31/12/07
17
1.Mediante Nota ACSA Nº 68 del 30/08/2006 presentada ante el Banco el 31/08/2006 se
eleva el Informe Semestral del Estado del Fondo Rotatorio al 30/06/06, cuyo vencimiento
operaba el 31/08/2006.
2.Mediante Nota ACSA Nº 73 del 28/02/2007 presentada ante el Banco ese día, se eleva el
Informe Semestral del Estado del Fondo Rotatorio al 31/12/06, cuyo vencimiento
operaba el 28/02/2007.
3.Al 31/12/06 el importe del fondo rotatorio asciende a USD 1.250.000.
Nos remitimos a las observaciones transcriptas en el apartado B- 13 “Informe Semestral del
Fondo Rotatorio al 31/12/2006” del Memorando a la Dirección adjunto.
IV-Misiones del Banco
El Programa nos informa que durante el ejercicio 2006 no existieron misiones realizadas
por el BID, excepto la Visita de Inspección Contable Financiera realizada el 28 de
noviembre de 2006.
Mediante Nota CAR 23 de fecha 04/01/2007 el Banco eleva al Programa la Matriz de
Hallazgos donde se exponen los aspectos observados y acciones a considerar por el
Programa. Dichas recomendaciones se relacionan con aspectos de: 1) Control Interno; 2)
Seguimiento del cumplimiento de la cláusulas contractuales del Contrato de Préstamo y del
Reglamento Operativo; 3) Aspectos contables y financieros del Programa; 4) Seguimiento
de la implementación de las recomendaciones de los Estados Financieros Auditados, y 5)
Seguimiento de la implementación de las recomendaciones de las visitas contable
financieras. La UNPRE a la fecha de tareas de campo no envió la respuesta a lo solicitado
por el BID en su Nota CAR 23 del 04/01/2007 sobre de informar al Banco las acciones
programadas y responsables asignados para su implementación, (Puntos 1) a 5)).
V- Estructura de la UNPRE
La UNPRE fue creada por Resolución 111 de la ex- Secretaría de Programación
Económica (06/07/1993). A partir de la creación del ACSA se dispone por artículo 10 de la
Resolución SPE Nº 279 del 15/11/2005 que quedará constituida sólo por dos Areas. Al
18
31/12/2006 no se tuvo a la vista la emisión de una Resolución
por la cual quedan
establecidas las funciones y la nueva estructura de la UNPRE, y la consecuente
comunicación y no objeción al BID.
Nos remitimos a las observaciones del Memorando adjunto (A-3, y B- 2 (UNPRE/ACSA)).
VI-Autoridades del Programa
Dirección de la UNPRE
• Durante el ejercicio 2006 la Dirección de la UNPRE estuvo a cargo del Dr. Miguel A.
Asensio, cuya renuncia a partir del 31/12/2006 fue aceptada por Resolución SPE N° 1
del 03/01/2007.
• Se designa a partir del 15/02/2007 por Resolución SPE N° 20 del 25/01/2007 la Dra.
Stella M. Dettoni de Dufour. Se nos proporcionó la Nota CAR 144 del 10/01/2007 en la
cual el BID expone con relación a la selección directa de la consultora entre otros que:
“ … tomamos conocimiento de los antecedentes profesionales de la candidata, de
profesión abogada, cuyos honorarios se financiarían con recursos del aporte local. Sin
embargo, observamos que el período particular que se encuentra transitando el
Programa, resulta altamente conveniente que la Coordinadora propuesta se apoye en
el equipo que integra la coordinación técnica de la UNPRE a los efectos de mantener la
dinámica de las tareas emprendidas y encarar los siguientes desafíos: (i) la agilización
de la ejecución de los estudios ya comprometidos, y especialmente aquellos vinculados
al programa operativo acordado con el Banco para el período 2007-2008 que asciende
a más de US$ 6.000 millones; y (ii) la preparación de los estudios de viabilidad para la
consideración por parte del Banco de una nueva operación de continuidad para
financiamiento de las actividades de preinversión, que evite interrumpir el flujo de
financiamiento de la importante demanda de nuevos estudios”.
Director Nacional Alterno del Programa:
Mediante Resolución SPE Nº 40 del 16/03/2006 se establece la función de Director
Nacional Alterno del Programa (DNAP) al Director Nacional de Proyectos con
19
Organismos Internacionales de Crédito (DNPOIC). Siendo este quién ejerció las funciones
del Director de la UNPRE por el período comprendido entre el 01/01/2007 al 15/02/2007.
l) Artículo 6.01 (b): Disposiciones generales sobre la ejecución del Proyecto.
El Programa nos informa que durante el ejercicio 2006 no existieron modificaciones
importantes en la documentación establecida en la presente cláusula. No obstante ello, nos
remitimos a las modificaciones informadas para el Reglamento Operativo del Programa, y en
lo informado en el Apartado B- 4 Cláusula 3.04 (a).
m)Artículo 6.04 (b): Recursos Adicionales. (Demostración de recursos de aporte local)
Cumplida extemporáneamente. Fue presentada la información por Nota ACSA UN 176 el
08/11/2006. El Banco mediante Nota CAR-5455 del 14/11/2006 da por cumplido el presente
artículo.
BUENOS AIRES, 15 de noviembre de 2007.
20
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 9 finalizado el 31/12/06)
Como resultado de nuestra revisión practicada sobre los estados financieros, notas anexas e
información financiera complementaria, por el ejercicio N° 9 finalizado el 31 de diciembre de
2006, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión II” Convenio de Préstamo
para Cooperación Técnica N° 925/OC-AR del 10/09/96 y sus modificaciones, han surgido
observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos
administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad de Preinversión
(UNPRE) y en el Área Común de Servicios Administrativos (ACSA), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia dentro del presente
Memorando:
Referencia
A- 6
Título – Tema
Entidades Beneficiarias: saldos contables de anticipos,
seguimiento anticipos otorgados.
21
A- 8
Retenciones AFIP-DGI – Incumplimientos formales.
A- 4 y B- 5
Consultoría Nacional – Cumplimiento Art. 65 ley 11672
CPP –antecedentes contratación, proceso de búsqueda,
informes.
B- 2
UNPRE-ACSA Falencias documentación formal que hace al
funcionamiento del Proyecto.
B- 10
Logística: Falta de definición de los conceptos incluidos
como gastos.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/06
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Firmantes y autorizados en las cuentas bancarias del Programa
Observaciones: El Programa subsanó de manera parcial lo informado en nuestro informe
del ejercicio anterior, ya que si bien en fecha 03/01/2007 el Programa solicitó la baja de
cuatro firmantes en la cuenta operativa 2940/01, no fue realizada tal solicitud para las otras
dos cuentas abiertas en el Banco de la Nación Argentina (BNA). En la respuesta del BNA
recibida el 17/09/2007 a nuestra Nota 152 del 10/08/2007 se nos informa que:
1. En las cuentas 240.072/3 y 249.370/7 continúa entre los responsables firmantes, el
coordinador técnico de otro Programa –financiado por el BIRF-, por el cual no se tuvo a
la vista documentación que respalde los motivos de su incorporación. Tampoco consta
comunicación a la TGN por la baja en ambas cuentas.
2. En las cuentas 240.072/3 y 249.370/7, se menciona como firmantes a la Sra. Ana
Paganini y al Sr. Miguel Asensio, y como autorizado en la cuenta 2.940/01 al Sr.
Mikaelian Martín, quienes se encuentran desvinculados del Programa a la fecha de
tareas de campo. No consta la baja en las cuentas mencionadas de la Sra. Paganini ante
la TGN.
3. En las tres cuentas bancarias está autorizado como firmante a la fecha de tareas de
campo, el actual coordinador de otro Programa BID. No se tuvo a la vista comunicación
a la TGN por su baja.
22
Comentarios del Programa: Cabe destacar que los firmantes informados por el banco en
respuesta a la circularización no se encuentran activos, ya que no se ha cumplido con la
presentación de sus contratos vigentes.
Recomendaciones: Los autorizados a manejar las cuentas bancarias del Programa deben
ser personas que en caso de no tener relación directa con el mismo, se encuentren
debidamente documentados los motivos de su incorporación. Realizar las correspondientes
bajas de aquellos firmantes que no trabajen más para el Programa, y realizar las
comunicaciones a la TGN.
Sistema UEPEX – Contabilidad –
Observaciones: El Programa hasta el 31/12/2004 mantenía los registros contables en
ambas monedas, en marzo de 2005 se inició la carga de información en el Sistema UEPEX
(Sistema de Administración y Control Presupuestario para Unidades Ejecutoras de
Préstamos Externos establecido por la RSH 120/2001). Surgiendo de su revisión que:
a) El sistema contable que lo integra no es bimonetario.
b) A partir de los registros del ejercicio 2005 el Programa confeccionó un nuevo plan de
cuentas que redujo la agrupación de las inversiones y anticipos por tipo de estudios,
fuente de financiamiento, y componente, no se puede obtener directamente desde los
registros contables el detalle analítico acumulado por estudio que las conforman, los
conceptos que los integran (consultoría, pasajes y viáticos, gastos varios) y la apertura
por fuente de financiamiento, individualmente.
c) No fue proporcionada la correspondencia entre el plan de cuentas vigente 2005 y 2006 y
el anterior, conforme lo solicitado oportunamente al Programa. De las tareas realizadas
se observa que existen cuentas de inversiones en las cuales se imputaron sólo los
movimientos 2004 y 2005, siendo los saldos acumulados al 31/12/2003 cargados en
cuentas distintas. A modo de ejemplo: “La cuenta contable 1.02.03.01.02.03.02 que
contiene los gastos bancarios no expone el saldo acumulado por estos conceptos al
31/12/2004, el movimiento del 2004 se imputó en otra cuenta, y el saldo acumulado al
23
31/12/2003 por estos conceptos fue imputado a otra cuenta distinta a las citadas”. No
obstante ello, esto no generó diferencias de valuación respecto de las inversiones
acumuladas al 31/12/2004”.
d) No fue subsanado, lo observado en el ejercicio 2005 por dos movimientos de fecha
01/08/2005 por $ 416,53 y 75,66 en la cuenta “Anticipos a justificar EE FF22” que
responden a la fuente local (“Anticipos a justificar EE FF11”).
e) El Programa procedió a la apertura de dos cuentas para reflejar el pasivo con el BID:
“BID dólares justificados”, y “BID fondo rotatorio”, no obstante ello no reflejan los
saldos y movimientos por estos conceptos, ya que la primera de ellas informa el total de
fondos en pesos equivalentes desembolsado por el Banco al cierre del ejercicio 2004,
más las solicitudes de pago directo del ejercicio 2006, y la otra cuenta los desembolsos
de los ejercicios 2005, y 2006. El objetivo de esta apertura contable permitiría mostrar
desde los registros contables (en dólares) las justificaciones presentadas, los importes
rechazados por el Banco, las recomposiciones del fondo rotatorio, los desembolsos,
información necesaria para mantener oportunamente conciliadas las cifras con el Banco.
De haber llevado registraciones en dólares los saldos de estas cuentas conforme la
documentación que se tuvo a la vista debería exponer los siguientes valores: “BID
dólares justificados”: USD 14.872.037,88, y “BID Fondo Rotatorio”: USD 1.250.000.-.
f) Si bien, sólo afecta las registraciones contables, el pasivo con el BID (USD
16.122.87,38) informado contablemente por $ 26.571.100,15 no fue reexpresado al
cierre del ejercicio al tipo de cambio (T/C) de esa fecha ($ 48.720.798,47)
manteniéndose a valores históricos en pesos según fecha de desembolsos a efectos de
confeccionar el estado de origen y aplicación de fondos en pesos. No obstante ello, al
ser una cuenta de pasivo debe ser valuada al cierre para que quede adecuadamente
reflejada, y para no afectar los desembolsos históricos, se debe proceder a la apertura de
dos cuentas que vayan mostrando la reexpresión citada (Reexpresión deuda BID/
Diferencia de reexpresión deuda BID). Este recálculo no incluye la incidencia de las
amortizaciones de capital canceladas al 31/12/2006, y que no fueron registradas por la
UNPRE.
24
g) En el plan de cuentas contable vigente al 31/12/06 las cuentas de anticipos a justificar
por fondos en poder de las entidades beneficiarias, y a rendir por los consultores, se
exponen dentro de cada estudio en el rubro “Categorías de Inversiones” (Inversiones),
no formando parte del rubro “Créditos”. No fue abierta otra cuenta contable para
imputar el aporte local de entidades beneficiarias en concepto de “reconocimiento de
gastos”; estos fueron registrados conjuntamente con aquellos importes que son
aportados efectivamente (por desembolsos) por las entidades, esta apertura mejoraría la
exposición e identificación en los registros contables, teniendo en cuenta que lleva
procedimientos específicos de control por los conceptos que incluye. No se tuvo a la
vista la comunicación formal, y aprobación y/o comentarios por parte del Banco al Plan
de cuentas desarrollado por la implementación del sistema UEPEX a partir del ejercicio
2005.
h) No se tuvo a la vista el libro banco de la cuenta operativa del Programa emitido desde el
sistema UEPEX, por el cual se lleve diariamente la apertura del saldo disponible por
fuente de financiamiento, y que permita ir validando a cada fecha el saldo por fuente de
financiamiento disponible en la cuenta corriente operativa del Programa, en ambas
monedas. Para ello el Programa mantiene esta información desde el libro bancos
(extracontable) llevado en planillas de cálculos.
i) No surge directamente de las registraciones contables la apertura por fuente de
financiamiento del saldo disponible de fondos en pesos, en atención a que existen
cuentas contables que no fueron abiertas por fuente. Tampoco se puede verificar la
apertura del mismo expresada en dólares al carecer de registros en la citada moneda.
Esta información se debe realizar desde planillas extracontables, por lo expuesto, las
cifras imputadas en “Diferencia de Cambio” se obtuvieron por diferencias no pudiendo
convalidar las mismas, y el saldo de la Cuenta Especial en dólares se imputó en su
totalidad a fuente BID cuando la misma contiene intereses y gastos acumulados de
ejercicios anteriores. Se manifiesta la importancia de estas aperturas para la conciliación
del fondo rotatorio.
j) La cuenta contable 2.02.02.00.00.00.00 (Retención IVA a pagar) indica fuente 22
(externa) y corresponde informar fuente 11 (local). Las retenciones de ganancias se
25
contabilizan en una única cuenta contable indistintamente que la inversión de origen
sea de fuente local o externa (necesario para conformar la apertura del saldo disponible
al cierre por fuente de financiamiento).
k) El sistema UEPEX para el pago de retenciones de impuestos no genera autorizaciones
de pago, sino que emite un documento distinto de pago y con numeración propia
correlativa denominado “Pago de deducciones impositivas” (PDI), y cuyo número al
cruzarlo con el mayor de la cuenta contable Bancos en su totalidad no es informado,
sólo remiten al número de cheque asociado.
l) De la revisión de los PDI generados en el 2006 surge que: 1) Se emitieron a nombre del
BNA, y no directamente a favor de la AFIP-DGI o indicando aclaración de su destino
final (siendo que los comprobantes de pago bancarios del BNA indican en el 100% de
los casos que fueron realizados en efectivo), 2) En el 64,86 % de los casos no fueron
firmadas por el responsable del retiro del cheque, 3) En el 100 % de los casos en los que
consta firma no se adjunta fotocopia del DNI de la persona responsable del pago, y del
retiro del cheque. 4) No se completaron los datos del domicilio y CUIT del beneficiario
(AFIP- DGI). 5) Los casilleros de los PDI para incorporar los datos del “Documento
Respaldatorio”, no fueron completados con los datos correspondientes por parte del
Programa.
m) No se tuvieron a la vista los papeles de trabajo correspondientes al movimiento 2006
expuesto para la diferencia de cambio (USD 11.913,34) en el Estado de Efectivo
Recibido y Desembolsos Efectuados en dólares.
Comentarios del Programa:
a) Se utiliza el Sistema UEPEX para llevar la contabilidad del proyecto, de acuerdo a lo
establecido por la RSH 120/2001, en su artículo 1ro. que se transcribe a continuación:
“Será obligatorio, a partir del 01 de abril del 2002, el uso del Sistema de Administración
y Control Presupuestario para todas las Unidades Ejecutoras de Préstamos Externos,
dependientes de la Administración Pública Nacional como sistema único de gestión y
administración financiera compatible con el sistema de administración financiera
gubernamental”.
26
b) Al momento de la confección del plan de cuentas actual se consideró suficiente la
apertura analítica presentada en los registros contables, siendo el UEPEX un sistema
de gestión se cuenta con toda la información detallada por rubro y por fuente de
financiamiento por cada uno de los movimientos registrados.
c) No ha sido subsanada esta correspondencia entre los planes de cuenta con los saldos
acumulados al 31/12/2003.
d) Se tomará en cuenta la observación y se analizará el ajuste correspondiente.
e) Se tomarán en cuenta las observaciones mencionadas y se realizarán los ajustes
correspondientes.
f) Se tomará en cuenta para el próximo ejercicio el cálculo de la reexpresión de la deuda
BID y la incorporación de ambas cuentas (Reexpresión deuda BID/ Diferencia de
reexpresión deuda BID) en el plan de cuentas.
g) Estas recomendaciones serán tomadas en cuenta para el próximo ejercicio y se
realizarán las aperturas de las cuentas contables: “Anticipos a justificar – EB” en el
rubro Créditos y
“Reconocimiento de gastos – EB” para la imputación de estos
conceptos y poder llevar su registro separado de aquellos importes aportados
efectivamente por las entidades beneficiarias. En el presente ejercicio se solicitará al
BID que apruebe formalmente el plan de cuentas vigente desde la incorporación del
sistema UEPEX.
h) Se utiliza el Módulo de Bancos del Sistema UEPEX. Asimismo, se utiliza en forma
paralela planilla excel conteniendo los mismos movimientos con el detalle de la fuente
de financiamiento, ya que este dato no surge del módulo UEPEX.
i) Se toma en cuenta la observación. Cabe aclarar que para la confección de las
conciliaciones del fondo rotatorio se realiza este análisis. Se cuenta con los papeles de
trabajo, como así también la apertura por fuente de financiamiento de la cuenta
bancaria en dólares.
j) Se tomará en cuenta la observación realizada, se trata de un error en la denominación de
la cuenta contable. Se ajustará en el presente ejercicio (2007). La apertura del saldo de
retenciones de ganancias corresponde $ 1.840,79 -fuente 11-, y $ 561,28 -fuente 22-.
k) Con los datos obtenidos del sistema UEPEX es posible realizar la conciliación de las
27
cuentas de banco y de retenciones respectivamente.
l) 1) Los cheques para el pago de AFIP se realizan a nombre del Banco de la Nación
Argentina y en la autorización de pago 3 se aclara que se cancelan obligaciones AFIP. 2)
la persona que retira el cheque es el cadete, quien realiza el trámite. Luego, se adjunta a
la autorización de pago el comprobante obtenido por el pago de la obligación, y se
controla que el mismo sea entregado el mismo día. No obstante se tomará en cuenta el
cumplimiento de esta obligación y completar las firmas correspondientes. 3) Idem
respuesta anterior. No obstante se tomará en cuenta el cumplimiento de esta obligación.
4) Por las características de la entidad (AFIP), consideramos que los datos son de fácil
identificación. 5) La información que se completó es la de carácter obligatorio para la
operación del sistema UEPEX. El resto de la información se encuentra en la
documentación de respaldo del pago realizado y en las autorizaciones de pago
indicadas en la misma. El pago se realiza en base al calendario fijado por AFIP.
m) Comentario no procedente.
Recomendaciones: Realizar las gestiones ante el grupo de soporte del Sistema UEPEX
para que se subsanen las observaciones detectadas en el sistema contable como así también
de aquellos problemas o limitaciones detectados por la propia UNPRE/ACSA que no le
permiten utilizar el sistema a pleno, procurando que se pueda obtener desde el sistema la
apertura por fuente de financiamiento del saldo de la cuenta operativa del Programa ya que
a esta se transfieren fondos BID, aporte local, y aportes entidades beneficiarias. Realizar
los ajustes contables propuestos. Adecuar el plan de cuentas del Programa a las necesidades
operativas del mismo, y para que de las registraciones contables se obtengan los datos para
validar la fuente de financiamiento. Reflejar adecuadamente en pesos al cierre de ejercicio
los pasivos en dólares del Programa, en los registros contables, incorporando las
amortizaciones de capital canceladas. Profundizar los controles al confeccionar los
comprobantes que autorizan los pagos de las retenciones impositivas.
3
AGN: Donde expone autorización de pago debe expresar formulario de “Pago de Deducciones Impositivas”.
28
Otras Falencias Administrativas
Observaciones:
a) No fue subsanado al 31/12/2006 lo observado para el Software Informático sobre
Seguimiento Técnico de los estudios: 1) No cuenta con un manual del usuario. 2) Si
bien fue previsto para seguimiento técnico y como este expone el presupuesto por
fuente estimado, se debería incorporar información por la ejecución financiera (por los
importes efectivamente desembolsados por ambas fuentes de financiamiento), y así
unificar en el mismo el control de la ejecución financiera y lo presupuestado para cada
uno de los proyectos sin necesidad de recurrir a otros archivos.
b) Los comprobantes de la caja chica que se tuvieron a la vista, no fueron intervenidos con
el sello de la justificación al BID en los que fueron incluidos.
c) Del organigrama proporcionado por la UNPRE para el ejercicio 2006, surgen dos
puestos de asistentes que son ocupados por pasantes del Ministerio. Estos pagos no
fueron incorporados como aporte local, ni informados por el SAF en su respuesta en el
apartado “Gastos efectuados”.
Comentarios del Programa:
a) Consultada el área técnica de la UNPRE nos informan que durante el ejercicio 2006 se
siguió utilizando el mismo sistema que se utilizó en años anteriores, y que, dado sus
limitaciones está siendo reprogramado íntegramente. Para el desarrollo del nuevo
sistema se tomarán en cuenta las recomendaciones que resulten pertinentes efectuadas
por la AGN.
b) Los comprobantes han sido rendidos en la justificación N° 47. Por un error involuntario
al momento de fotocopiar se omitió sellarlas. De todas maneras al quedar debidamente
registradas en el sistema no hay posibilidad que se duplique la rendición de los
comprobantes.
c) Se tomaran en cuenta las observaciones mencionadas y se analizará la contabilización
del gasto para el año en curso como aporte local para el Préstamo.
Recomendaciones: Incorporar las modificaciones observados al Software de seguimiento
29
de estudios. De proceder a contabilizar los pagos de pasantes del Ministerio realizar las
gestiones necesarias a efectos de asegurarse que estos se encuentran debidamente afectados
según su contrato, términos de referencia, y presupuesto al PMP II. Intervenir la totalidad
de los comprobantes originales con el sello de la justificación en la cual fueron rendidos.
Disponibilidades
Observaciones:
a) De la aplicación por muestra del procedimiento de verificación de cheques anulados, se
debió trabajar con distintos archivos (contabilidad, listado UEPEX, libro banco
extracontable (excel), y biblioratos), en atención que del mayor contable de la cuenta
operativa no surge el universo de los mismos. Se exponen a modo de ejemplo las
siguientes situaciones: 1) El listado de cheques anulados del ejercicio, que nos fuera
proporcionado por el Programa emitido por el sistema UEPEX, resultó incompleto. 2)
El listado UEPEX expone 27 cheques anulados mientras que del libro banco
extracontable (excel) de la cuenta 2940/01 (con apertura por fuente de financiamiento)
surgen 89 casos de cheques anulados. 3) El archivo de los cheques anulados no es
uniforme ya que pudo constatarse anulaciones de cheques en el bibliorato de la cuenta
operativa, la existencia de otros cheques anulados dentro de los biblioratos de
autorizaciones de pago, en algunos casos adjuntos a una hoja simple, y en otros adjuntos
al formulario de desafectación emitido por UEPEX (ejemplo el cheque N° 30541359).
b) El importe de $ 116.349,94 por cheques pendientes de acreditar al 31/12/2006,
conforme la conciliación bancaria de la cuenta operativa a la citada fecha, preparada por
el Programa, incluye:
; $ 46.636,50: por cheques en cartera que fueron retirados por los beneficiarios conforme los
datos verificados en las autorizaciones de pago entre el 02/01/2007 y el 22/01/2007
($38.515,50), y el 15/03/2007 ($ 8.121,00). Asimismo, se observa que estos pagos fueron
convertidos a dólares en el ejercicio 2006 utilizando el tipo de cambio del día anterior al del
efectivo pago producido en el 2007, hecho erróneo, aunque no produce diferencias
significativas.
; $ 5.243,33 por cheques emitidos entre 11/07 al 07/12/2005 que aún permanecen en
30
conciliación, y que no se pudo verificar la fecha de efectivo pago. Se observa que $
2.787,66 aún permanecen en la conciliación a julio-2007.
; $ 930.- por cheques retirados por los beneficiarios en mayo-2006 pero que al cierre no
habían sido debitados en extracto.
; $ 180.- por el cheque 8948 del 16/11/2006, que permanece en la conciliación de julio 2007.
Comentarios del Programa:
a) Se toman en cuenta las observaciones. Respecto al archivo de los cheques anulados, y a
los efectos de unificar los criterios, a partir del presente ejercicio (2007) los cheques
anulados se archivan en el bibliorato del banco y se adjunta fotocopia del mismo a la
AP correspondiente.
b) Con relación a los cheques emitidos y que a la fecha no han sido retirados y/o
ingresados para su cobro, no puede procederse a su anulación sólo teniendo en cuenta
que se encuentran vencidos, ya que al procederse de esta manera se estaría anulando el
pago de un trabajo efectivamente realizado, solo porque el consultor no se presentó a
retirar y/o cobrar el cheque. Este es el motivo por el cual se mantienen en las
conciliaciones y no se anulan.
Recomendaciones: Evitar la emisión y tenencia de cheques en cartera más allá de los
plazos normales del circuito administrativo, teniendo en cuenta que la condición de pagado
de una operación es la fecha de efectiva recepción indicada por el beneficiario, ejercicio en
el cual debe ser imputado. Reclasificar contablemente los cheques emitidos que aún
permanecen en conciliación a efectos de reconocer la exigibilidad de las deudas del
Programa. Profundizar los controles administrativos al confeccionar el libro bancos de la
cuenta operativa del Programa, dando registro a la totalidad de los cheques usados en el
ejercicio. Utilizar el módulo de bancos del sistema UEPEX.
2- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLE
Observación: Al 31/12/02 la UNPRE no contaba con un manual de procedimientos
administrativo - contable. Para el ejercicio 2003 y como respuesta a nuestro relevamiento
31
de control interno, la Unidad nos elevó una copia del “Manual de Proceso de Gestión y
Administración” que desarrolló el Programa, y de cuya revisión se informaron
oportunamente las consideraciones que surgieron, y que para la ejecución al 31/12/2006 no
fueron subsanadas. No obstante ello, tomamos conocimiento de la formulación del Manual
de Procedimientos del ACSA para el ejercicio 2007.
Comentario del Programa: Le informamos que en el año 2007 se contrató por medio del
Programa de Fortalecimiento Institucional de la SPE (Préstamo BID 1575/OC-AR) una
consultoría individual a los fines de elaborar el Manual de Procedimientos para la UNPRE
III, en el que se incluyeron las modificaciones a los procedimientos definidos en el
Manual de la UNPRE II contemplando las observaciones realizadas oportunamente por
esta auditoría.
Recomendación: El manual de procedimientos administrativo-contable que se
implemente, debe brindar los lineamientos básicos necesarios para lograr una
administración coordinada y fluida de la totalidad de las operaciones realizadas por el
proyecto, establecer las comunicaciones entre el ACSA y la UNPRE y así también
incorporar/contemplar las recomendaciones expuestas en el presente Memorando, y debe
ser adecuadamente comunicado (evidencia documental) al personal usuario del mismo.
3- UNPRE - AREA COMUN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS (ACSA)
Observación: De la revisión de lo establecido en la Resolución SPE N º 279 del
15/11/2005 por la cual se origina la creación de un Área Común de Servicios
Administrativos para Programas y Proyectos con Financiamiento Internacional, y de los
cambios que por ello se producen surge que por Resolución 111 de la ex- Secretaría de
Programación Económica (06/07/1993) se establecieron las funciones y la estructura de la
UNPRE: un Director, un Área Contable-Financiera y una Asesoría Jurídica, a partir de la
creación del ACSA se dispone por Artículo 10º de la R.SPE 279 que quedará constituida
por dos áreas: “Gestión Técnica” y “Programación y Control”. No se tuvo a la vista la
emisión de la Resolución por la cual quedan establecidas las funciones y la nueva
32
estructura de la UNPRE, y la consecuente comunicación y no objeción del BID. Tampoco
se menciona quienes van a prestar al Programa el asesoramiento sobre aspectos legales
establecido en la R.111/93. Merece informar
que el organigrama proporcionado el
30/08/2007 por la UNPRE como el vigente para todo el ejercicio 2006 mantiene la anterior
estructura, no siendo procedente la respuesta brindada por el Programa al respecto: “La
UNPRE está organizada mediante un organigrama normativo, el cual se actualiza cuando
se efectúen cambios. El actual les a sido entregado a su solicitud”.
Comentarios del Programa: Comentario no procedente. (El organigrama vigente es el que fue
presentado adjunto a la Nota ACSA N° 443 del 30/08/2007, como respuesta rectificativa a su Nota 01.).
Recomendación: Atento los cambios que produce la creación del ACSA en la estructura
de la UNPRE y en el Reglamento Operativo del Programa, aprobados por el Banco
oportunamente, se deben realizar las modificaciones a los documentos del Programa como
así también mantener comunicado al BID de las mismas, y requerir las correspondientes
aprobaciones.
4- CONSULTORÍA NACIONAL
Observaciones: De la revisión de los pagos en concepto de honorarios a consultores
individuales por un importe de $ 932.351,96/USD 303.106,09 contabilizados durante el
ejercicio 2006, y de los correspondientes antecedentes de contratación y/o recontratación
por muestra, surgieron las siguientes observaciones, que deben complementarse con las
expuestas en B-5 del presente.
Aprobación Planta de Personal – Escala de Viáticos – Escala de Honorarios
a) No se tuvo a la vista la aprobación de la planta de personal para los contratos
formalizados en el ejercicio 2006 dando cumplimiento a lo establecido en el art. 65 de la
Ley Complementaria Permanente de Presupuesto (T.O. 2005) y en la RSH 545/1998. El
artículo 4º de la RSH 545/1998 establece que las contrataciones sólo podrán realizarse
cuando se cuente con las consultorías aprobadas luego del dictado de la resolución
prevista en el art.2 (RSH). Tampoco consta el cumplimiento a lo establecido en el art. 5
33
sobre comunicar cuatrimestralmente las modificaciones (altas y bajas) en la planta de
personal aprobada
b) La escala de viáticos utilizada por el Programa – si bien cuenta con la no objeción del
Banco – establece viáticos hasta $ 200.-, superando este valor los montos establecidos
en el D. 1184/2001 ($ 84.- a $126.-).
c) En los contratos correspondientes a los estudios incluidos en muestra, se detectaron
casos en que no surgen directamente de los mismos, ni de la documentación adjunta a
los antecedentes de la contratación (Perfiles de los consultores), la categoría de
honorarios (función y rango) que permita realizar el cruce con los Anexos 2 y 3 del
D.1184/2001., surgiendo, a modo de ejemplo las siguientes conclusiones en función a
los montos contractuales definidos:
Según Programa
Estudio
Según Decreto 1184/2001
EG.83
Honorario
mensual $
3.300,00
Función y
Rango
CAI y CA II
Honorario
mensual $
$ 3.250/$ 3.610
EG.68
4.800,00
CGI y CGII
$ 4.512/$ 5.432
EE.199
1.440,00
CD III y IV
$ 1.220/$ 1.445
EE.153
4.332,00
CAIV y CGI
$ 4.178/$ 4.512
EG.68
4.000,00
CAII y CAIII
$ 3.610/$ 4.061
EG.68
4.500,00
CAIV y CGI
$ 4.178/$ 4.512
EG.68
2.400,00
CCIV y CBI
$ 2.164/$ 2.440
EE.156
4.000,00
CAII y CAIII
$ 3.610/$ 4.061
EE.197
4.514,00
CGI y CGII
$ 4.512/$ 5.432
Comentarios del Programa:
a) No hemos encontrado documentación de respaldo relacionada con el pedido de
aprobación de planta a contratar para el ejercicio 2006. Como consecuencia, no se ha
obtenido Resolución aprobatoria de la planta de personal para el ejercicio 2006, ni
existe documentación relacionada a modificaciones tramitadas (altas y bajas) a la Planta
de personal. Dejamos constancia que mensualmente durante el año 2006 se ha
informado a la Dirección Nacional de Ocupación y Salario del Sector Público la planta
de personal que se desarrolla en la Unidad Ejecutora de la UNPRE. La información
agrupada por lotes, se envió electrónicamente por mes y por consultor a través del
34
sistema informático denominado SIRHU según Resolución 84/96 de la Secretaría de
Hacienda.
b) La escala de viáticos utilizada por el Programa durante el ejercicio 2006 para los
consultores de los componentes UNPRE y Estudios, no ha sufrido modificaciones
respecto a la utilizada durante el año 2005.
c) Con respecto a los contratos que se suscriben entre las E.B. y los consultores, es del
caso destacar que la UNPRE cuenta con un modelo de contrato de locación de obra, que
ese instrumento fue aprobado en principio por el Banco y respeta las formas del Decreto
92/95 que luego fue reemplazado por el Decreto 1184/2001. En consecuencia a ese
documento se le han ido agregando y modificando, en su caso, el contenido de sus
cláusulas, con el fin de mantenerlo actualizarlo en virtud de la normativa vigente. Hasta
el momento no fue posible poner en práctica un modelo de contrato que satisfaga
absolutamente todas las exigencias observadas, los comentarios y las sugerencias que
esa Auditoria recomendó en ejercicios anteriores. Sin embargo, en los Términos de
Referencia generales y en los individuales, que forman parte de los contratos, se dispone
de toda la información necesaria para verificar que se cumplen acabadamente con las
normas vigentes. Si es correcta la observación que la categoría de honorarios (rango y
función) no se expresa de manera directa, pero también es cierto que en los TDR se
incorporó (en periodos anteriores) una leyenda que indica que los importes mensuales
asignados a los consultores surgen de la escala del Decreto 1184/2001. Cabe destacar
que a partir de la vigencia del nuevo dictamen, que obliga a ajustar los montos
mensuales de los contratos, a los topes consignados en la escala de honorarios del
Decreto mencionado, se ha comenzado a corregir las incongruencias que se originaban.
Por otro lado, también es correcta la observación efectuada sobre algunos importes que
no concuerdan exactamente con los topes de la mencionada escala, como por ejemplo:
si para un coordinador cabe asignar (según la escala) el importe mensual de $ 4.512,- y
se le asignó $ 4.500,- ó si a un determinado consultor (por escala) se le debería haber
asignado el monto mensual de $ 4.061,- y se la asignaron $ 4.000.- o $ 4.100,-. La
observación no deja de ser válida y obviamente se tomará en cuenta, como se
acostumbra, a los fines de ajustar los procesos de control y revisión de la
35
documentación que es conformada por el Programa. En definitiva y siendo consecuente
con lo expresado en anteriores comentarios, la Dirección ha promovido durante el
transcurso del presente ejercicio una serie de mecanismos y procedimientos que se
implementarán con el nuevo Programa, tendientes a mejorar la calidad de los
documentos, los controles, la información etc., a través de la utilización de un sistema
informático integral, que permitirá optimizar y agilizar los distintos procesos dentro de
la Unidad y consecuentemente se podrán medir los resultados esperados. Estas nuevas
directivas tendrán ingerencia a partir del año 2008.
Proceso de búsqueda (convocatoria) – evaluación – selección de consultores
a) No se han podido constatar los procedimientos llevados a cabo por el Programa para la
búsqueda de los postulantes a participar en las ternas de selección de los consultores
incluidos en la muestra.
b) En la totalidad de los casos, no se tuvo a la vista la documentación que evidencie el
procedimiento utilizado por el Programa (UNPRE/EB), para poder verificar los
antecedentes laborales, estudios y/o cursos realizados expuestos en los currículos de los
postulantes. Sólo consta el título profesional para los consultores seleccionados. No se
tuvieron a la vista, las copias autenticadas del título profesional que certifique que reúne
los requisitos solicitados para ser admitido para los postulantes no seleccionados.
c) Analizados los currículos que integran las ternas, se ha verificado que en la totalidad de
los casos carecen de la constancia de recepción por parte de la UNPRE/EB.
d) Las “Tablas Resumen de Puntajes” adjuntas a los cuadros de evaluación que se
tuvieron a la vista no prevén espacios para que se identifique la terna, la fecha de
emisión y muestre los datos del responsable de la confección (no obstante la firma se
verificó en la mayoría de los casos, que en muchos casos no está debidamente aclarada).
e) Se ha podido observar que en los contratos de servicios celebrados con los consultores
incluidos en la muestra del componente UNPRE por $ 78.732.- (fuente local), no surge
de los TOR´s la obligatoriedad de presentar informes de avance y/o finales del tipo
descriptivo o sustantivo que reflejen las actividades desarrolladas por el consultor en el
marco del Programa, y que a su vez dejen adecuada evidencia documental del control de
36
avance de las tareas encomendadas por parte del responsable del Programa. No siendo
suficiente lo indicado en la cláusula 1. del contrato respecto a que el contratado deberá
mantener informado al Director de la UNPRE sobre los aspectos referidos a la ejecución
del contrato.
f) No se tuvieron a la vista la emisión de evaluaciones de desempeño al finalizar cada
contrato que respalden las recontrataciones por locaciones de servicios para el primer
semestre 2006 y las correspondientes a los contratos finalizados al 31/12/2006 En los
TOR´s que firma el consultor adjuntos al contrato exponen que estas se realizan para
reforzar la planta existente.
Comentarios del Programa:
a), b), c) y d) El Programa cumple en todos los casos con las normas y procedimientos del
Banco, como así también con la normativa nacional vigente. La recepción de la
documentación es realizada únicamente por la mesa de entradas y se sella la nota que
acompaña a la documentación. La observación será debidamente considerada, a los
fines de solucionar los inconvenientes detallados, los que no son desconocidos ya que
se está trabajando en ello. Es del caso destacar que este proceso fue desde siempre un
tema importante y de vital interés en solucionar.
e y f) Los contratos de servicios celebrados con los consultores del componente UNPRE y
financiados con fuente local, no deben cumplir con el requisito de presentación de
informes de avance y/o finales. Estos contratos, en algunos casos, se han renovado
desde el año 2003, cumpliendo con las exigencias del Decreto 577/2003.
Legajos individuales de consultores –Contratos - Informes
a) En la totalidad las copias de los títulos profesionales que se tuvieron a la vista, no están
certificadas como copia fiel de su original, verificadas por el Programa al momento de
la contratación.
37
b) En la totalidad de los casos, en los contratos de locación de obra se estableció un pago al
momento de la firma en carácter de anticipo, sin la debida justificación de su
otorgamiento.
c) Los informes que se tuvieron a la vista en la mayoría de los casos carecen de firma del
consultor responsabilizándose por la obra/producto realizado, y en su mayoría de sello
de recepción de la EB en su carátula por la recepción original.
Comentarios del Programa:
a) En base a lo indicado en el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos del
ACSA, en su anexo H “Contratación de Consultores Individuales” se detalla el
contenido del legajo del consultor, como así también la documentación presentada por
cada uno de los integrantes de la terna. No obstante se toma en cuenta las observaciones
identificadas.
b) Respecto al pago fijado para el momento de la firma, tiene carácter de anticipo, en una
modalidad usual y cotidiana en este tipo de contratos.
c) Cabe aclarar que no es habitual la recepción de documentos sin su debida firma y
aclaración. Se trata de casos excepcionales. No obstante nos remitimos a lo expresado
en a).
ESTUDIOS
Observaciones: Se mantiene lo observado en el ejercicio anterior respecto a: 1) En la
totalidad de los TOR´s de los estudios analizados, no se estipula una fecha deseable de
inicio del estudio a efectos de ameritar la oportunidad y vigencia de los objetivos
perseguidos, por aquellos estudios que registran importantes demoras. 2) Para los estudios
relevados (1.EG.68, 1.EG.83. 1.EE.120, 1.EE.153, y 1.EE.204), se suscribieron los
convenios subsidiarios de transferencia de recursos con las EB, observando que no se
estipuló en los mismos que los pagos se realizan centralizadamente (a los consultores)
desde la UNPRE, teniendo en cuenta que a su vez remiten al Reglamento Operativo el cual
no fue adecuado a la nueva modalidad de no transferir fondos a las EB (pagos centralizados
por la UNPRE).
38
Comentarios del Programa: 1) En los TDR no se puede estipular fecha de vigencia
estimada de inicio del estudio por que su aprobación requiere de varias instancias previas
de análisis técnico y aprobación de Comité. Luego se gestiona la no objeción del Banco.
Obtenida esa aprobación se confecciona el Convenio Subsidiario, que deben firmar ambas
partes. En ese momento se realiza un cálculo estimado de inicio del proyecto, según el
cronograma aprobado. En consecuencia resulta casi imposible, teniendo en cuenta los
organismos que intervienen en la aprobación de los TDR´s, que se estipule una fecha
deseable de inicio del estudio. En el nuevo esquema de funcionamiento de la Unidad y
pensando en el próximo Programa, está previsto incluir modificaciones y adecuaciones a
los TDR a sabiendas de las imperfecciones de las que adolecen los actuales. Para la cual se
considerarán todas las observaciones inherentes a este tema. 2) Consideramos que no
hubiera sido necesario adaptar el R.O. cuando la UNPRE en el año 2002 adoptó la
modalidad de ejecución “descentralizada”.
Recomendaciones Generales: Dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la
normativa vigente para la contratación de servicios de consultoría (Art. 65 L.11672 CPP), a
efectos de no liberar pagos de los consultores hasta tanto no contar con los respectivos
documentos aprobatorios. Aplicar la normativa nacional vigente para la liquidación de
viáticos. Unificar los criterios emergentes de la legislación nacional vigente para la
aplicación de las escalas de los honorarios de los consultores, con las establecidas por la
UNPRE, plasmando en los TOR´s todos los datos, (entre otros: función, rango, dedicación,
honorarios, requisitos específicos (obligatorios y deseables), a los efectos que, sin
necesidad de efectuar inferencia alguna con documentación desagregada al contrato, surjan
todos estos datos. Formalizar la escala de honorarios del Programa para que desde la
aplicación de la misma se garantice que los consultores contratados por el proyecto bajo
una misma función (perfil) y dedicación, cobren el mismo honorario, y si llegara a diferir,
establecer las pautas que se deben tener en cuenta para asignar los distintos honorarios.
Estipular y documentar adecuadamente los procedimientos de búsqueda de consultores,
esto garantiza la transparencia en las contrataciones, y por ejemplo con la publicidad se
39
busca ampliar la oferta y con ello la posibilidad de obtener la excelencia en la contratación.
También es necesario que las calificaciones no se realicen sobre los antecedentes expuestos
por los postulantes en los currículos sino sobre los documentos que los respalden; es
necesario que se deje debida constancia en las copias legalizadas de los títulos
profesionales que acompañan los consultores que las mismas son copia fiel de los
originales que se tuvieron a la vista. Dejar adecuado respaldo documental sobre la
justificación de las recontrataciones de los consultores, realizando evaluaciones de
desempeño por los contratos anteriores. Incorporar a las tablas de puntaje los datos
observados. Atento a que en los contratos de locación de obra los pagos deben realizarse
contra la presentación de informes, en caso de establecer pagos en concepto de anticipo,
dejar evidencia documental que justifique que el anticipo es indispensable para la
realización de las tareas. Para el caso de los contratos de locación de servicios se
recomienda implementar un sistema de presentación de informes ejecutivos periódicos que
describan el desempeño y desarrollo de las tareas para las cuales han sido seleccionados.
Procurar que los informes contengan todas las indicaciones efectuadas oportunamente en
las observaciones. Intervenir por su recepción los currículos ingresados al Programa.
Incluir en los TOR´s la fecha deseable de inicio del estudio.
5- APORTES ENTIDADES BENEFICIARIAS
Observaciones: Del estado de situación financiera de los estudios y del seguimiento de las
observaciones del ejercicio anterior surgen consideraciones que deben complementarse con
las expuestas en B- 9 siguiente:
a) Conforme lo ya observado para el plan de cuentas, no surge de las registraciones
contables información por la cual se pueda constatar los importes pagados acumulados
por fuente de financiamiento para cada estudio, y que permita realizar su cruce con los
importes presupuestados, y verificar el estado de ejecución financiera. Esta información
tampoco surge del software informático sobre seguimiento técnico de estudios (STE)
que mantiene el Area Técnica de la UNPRE, y que ya fuera observado, ya que sólo
cuenta con los presupuestos. Se informa que consultado el STE, por muestra, existen
estudios en los cuales se cargó el monto total programado en la columna BID y otros
40
que difieren de los programados del informe semestral al 31/12/2006. Si bien se utilizó
la información expuesta en el Informe de Progreso al 31/12/2006 “Programado en
pesos”, no se trabajó con las “Columnas desembolsado, en atención a las diferencias
detectadas por esta auditoría con los importes registrados. Por lo expuesto se solicitó al
Programa, por muestra que proceda a completar estos datos, y se nos informen los
motivos por aquellos estudios que poseen desvíos importantes en (+) o (-) en el Saldo
pendiente de desembolso con el programado al 31/12/2006. De la respuesta recibida
surge que estudios con ejecución BID aún tienen pendientes de rendición y/o
aprobación y/o contabilización del aporte de la EB (entre el 100% y el 91% de lo
programado.
b) El Programa no obtuvo nueva información, a efectos de subsanar lo observado en el
ejercicio anterior, por los pagos incluidos en las justificaciones 35 y 37 presentadas en
el 2006 por aporte local: “Los sueldos contabilizados (104 registros) por un importe de $
256.235,26/ USD 86.853,50 incluyen las siguientes consideraciones: a. $ 224.046,97 (87,44%)
por documentación en la cual no consta firma de los beneficiarios por el pago (en su mayoría
transferencias a cuentas bancarias). b. $ 46.591,67 (18,18%) por los cuales no constan los
recibos de sueldos (1.EE 107), se tuvieron a la vista en su reemplazo impresiones de planillas
de sueldos por los meses de mayo y junio/SAC certificadas por la subtesorera de la EB. c. $
22.409,30 (8,74%) por recibos que corresponden a la copia firmada por el empleador, “no la
copia empleado”. d. $ 10.389,33 (4,05%) corresponden a pagos del sueldo anual
complementario (SAC) contabilizado conjuntamente con el sueldo de junio. e. $ 772,04 (0,30%)
no corresponde a una liquidación de sueldo sino a la devolución del 13% por descuentos
anteriores. (AP20051427). f. En el 36,53 % de los casos verificados no surge la fecha de pago,
en el 15,38% la fecha informada por la UNPRE no es la que surge de los recibos por lo cual
esto conlleva a que el tipo de cambio aplicado para la conversión a dólares no sea el
correspondiente (en atención de la escasa fluctuación la diferencia es no significativa USD
8,83 en menos), y en el 19,23 % presenta errores en la descripción del mes de pago informado
(dato necesario para su cruce con el de afectación del mes de la consultoría conforme los
TOR´s)”.
41
Comentarios del Programa:
a) Al igual que lo expresado en respuesta a las observaciones de la AGN para el ejercicio
anterior, dadas las modificaciones al proceso, el tiempo previsto para el registro de
todos los aportes, el incremento de los estudios financiados y los inconvenientes en la
estructura de la UNPRE para el ejercicio 2005, provocaron que la administración
proceda a registrar los mencionados aportes, cuando se preparan las justificaciones de
fondos, para mantener los porcentajes de aportes BID y local (pari-passu) de acuerdo a
los requerimientos del Reglamento Operativo. Con respecto a los aportes a entidades
beneficiarias (ingreso-inversiones) reconocimiento de aporte local, la información que
aún se encuentra pendiente de registrar está siendo actualmente analizada y
contabilizada por el ACSA. Serán tomadas en cuenta las observaciones realizadas y se
repasarán los controles sobre los documentos que respaldan estos conceptos.
b) A la fecha no se realizaron estos ajustes. Se toman en cuenta estas observaciones, se
analizará cada uno de los casos y se registrarán los ajustes correspondientes.
Recomendaciones: A efectos de no afectar el pari-passu, establecer los mecanismos
necesarios para que las EB cumplan oportunamente con el aporte comprometido, y/o
agilizar los procesos de aprobación y registro. Documentar adecuadamente estos pagos,
para poder ser incluidos en las justificaciones al Banco. Realizar las modificaciones
necesarias para que se mantenga en una única base de datos los importes programados,
desembolsados, y el saldo disponible por fuente de financiamiento para cada estudio.
6- ENTIDADES BENEFICIARIAS (EB) (Pagos descentralizados - anticipos fuente 22)
Observaciones: A partir del ejercicio 2002 el Programa procedió a cambiar el criterio de
pagos descentralizados, al de centralización,
para los estudios. No obstante ello, al
31/12/06 surgieron consideraciones por aquellos saldos de anticipos otorgados en ejercicios
anteriores con fondos BID:
a) Al 31/12/2006 aún quedan pendientes de rendición, conforme los registros contables,
anticipos de fondos BID por $ 38.838,48 transferidos a las EB (1.EE.52: $ 30.650,
1.EE.66: $ 7.095,09, y 1.CA.02: $ 1.093,39). Se destaca que a la fecha de tareas de
42
campo no hemos recibido respuesta, por parte de las tres EB, a nuestra circularización
de fecha 10/08/2007. A su vez, no se tuvo a la vista documentación que respalde los
motivos que llevaron al Programa a no ejercer la opción indicada en el inciso b. del
artículo 9.1. del Reglamento Operativo del Programa (R.O.) (rescisión del convenio
subsidiario), atento los anticipos de larga data pendientes de rendición. Merece informar
que el importe de $ 38.838,48 incluido en los estados financieros por USD 12.637,80,
fueron entregados a las EB conforme el tipo de cambio vigente a ese momento por USD
38.838,48.
b) Respecto a las observaciones particulares para los tres estudios con anticipos
pendientes, se mantiene lo informado para el ejercicio anterior por las entidades
beneficiarias:
1. La respuesta recibida del estudio 1.EE.66, en fecha 07/09/2006 (auditoría 2005), nos
informa que se mantiene la situación informada para los ejercicios 2003 y 2004. Se
destaca que de acuerdo al extracto bancario enviado por la EB al 13/11/2003 - fecha
de solicitud de cierre de la cuenta, el saldo ascendía a $ 0.-, cuando la UNPRE aún
mantiene al 31/12/2006 un saldo contable pendiente de $ 7.095,09. Se exponen los
datos proporcionados por la entidad en la citada fecha:
Inversiones rendidas EB no contabilizadas por la UNPRE
3.396,46
Fondos aporte propio rendidos pero pagados con F22
2.733,46
Fondos aporte propio no rendidos y pagados con F22
546,69
Saldo de fuente 22 retirado por la EB por cierre cuenta bancaria
22,48
Diferencia a conciliar no informada por EB
396,00
2. El importe de $ 30.650.- informado por la UNPRE como anticipos incluye: $
4.399,30 por inversiones rendidas por la EB no contabilizadas por la UNPRE, $
2.619,33 por gastos bancarios (“no reintegrables”), y $ 3.200.- correspondientes al
pago adeudado a un consultor conforme lo informado por la EB (1.EE. 52) el
26/09/2006 en la respuesta a nuestra circularización (auditoría 2005); a su vez se
observa que el saldo según extracto al 31/12/2005 asciende a $ 23.631,37.
3. No se cuenta con información respecto de la conciliación del saldo de $ 1.009,39 del
estudio 1.CA.02. (extracto bancario al 31/12/2006, cierre de cuenta, otros).
4. Se ha podido observar que el último reclamo, para la devolución de fondos y/o
43
rendición de gastos por parte del Programa a los tres estudios, fue enviado en el
ejercicio 2004. No son suficientes los reclamos realizados, teniendo en cuenta el
tiempo transcurrido, y la falta de respuesta o de acción de cada una de las entidades,
y ante el próximo cierre del Programa.
5. No se tuvieron a la vista las conciliaciones conformadas entre la UNPRE y los
responsables actuales de cada estudio al 31/12/2006.
c) Al 31/12/2006 la UNPRE no implementó un registro conteniendo los datos de la
totalidad de las cuentas bancarias relacionadas con el Programa, abiertas por las
entidades beneficiarias con ejecución, como así tampoco se tuvo a la vista
documentación que respalde que el Programa ha constatado que aquellas entidades con
estudios finalizados han procedido al cierre de dichas cuentas.
Comentarios del Programa:
a) y b) Por las consideraciones efectuadas, informamos que los saldos surgen de los
registros contables, de acuerdo a los análisis y depuraciones efectuados en ejercicios
anteriores (años 2002 y 2003), en consecuencia durante el ejercicio bajo análisis no han
sufrido modificaciones. Sin embargo la UNPRE procederá a continuar con los reclamos
y circularizaciones, ya efectuados y evidenciados pertinentemente a las entidades
beneficiarias, confirmando y reiterando los saldos contables que surgen de los registros,
a los efectos de conciliar aquellos saldos pendientes de rendición. Sin perjuicio de
evaluar y considerar otras opciones en virtud de la normativa vigente. Se reexpresa el
monto de acuerdo al tipo de cambio al cierre del ejercicio.
c) Atento a las recomendaciones estipuladas en los informes de auditoria de ejercicios
anteriores, la UNPRE incorporará nuevos procedimientos administrativos para aquellos
casos en los cuales se otorguen anticipos de fondos a Entidades Beneficiarias.
Recomendaciones: El Programa como responsable del control de la ejecución
descentralizada de los estudios debe profundizar los mecanismos de control a fin de
asegurar la rendición oportuna de los fondos del PMPII. Además se deben agotar todas las
instancias de formulación de los reclamos a las entidades, a efectos de la justificación de
44
los anticipos y/o devolución de los fondos no utilizados. No obstante la centralización de
pagos implementada, se debe implementar lo observado en A-6 c) precedente. Se
recomienda que la UNPRE a la fecha de finalización de los estudios, implemente para su
aprobación definitiva y para la conciliación con sus registros, una rendición final que
contemple la totalidad de los fondos recibidos por fuente de financiamiento y los aportados
por la propia EB así como las inversiones clasificadas por categoría de gasto y fuente de
financiamiento y, una vez conformada con los registros de la UNPRE, sea suscripta por los
responsables de la EB y del Programa.
7- ANTICIPOS DE FONDOS
Observaciones: De la revisión de los importes expuestos en los Estados Financieros en
pesos y en dólares, en el rubro “Saldos a aplicar” bajo las cuentas: “Pasivo con Entidades
Beneficiarias” por $ 3.757,60/USD 1.222,70), “Crédito Componente 1 - Estudios” por $
3.156,40/USD 1.041,03, y “Anticipos a Entidades Beneficiarias” ($ 57.978,82/USD
18.865,94 que incluye ejecución centralizada por $ 19.140,34/USD 6.228,14) surgieron
consideraciones a formular. A efectos de quedar integrado, por su relación directa con
observaciones repetitivas se exponen conjuntamente con las observaciones del ejercicio
que se identifican con una “(e)”.
a) El “Crédito del Componente 1” (EXPMECON EX 450-0070925/2002) informado por
Nota 5 a los EEFF se expone en la cuenta de “Anticipos a justificar EG.FF.22”, se debe
reclasificar como otra cuenta de crédito que refleje la real naturaleza del mismo.
b) Los estudios EE 77, EE 94, EE 140, EE.79, EE.121, EE.166, EE.107, EE.138, EE.133,
CA.73, EG 37, EG 39, EG 40 y EG 48 mantienen saldos de anticipos con una
antigüedad mayor a un año, ya que presentan al 31/12/06 los mismos saldos que al
cierre del ejercicio anterior, por un total de $ 15.245,35. Este control sólo pudo ser
realizado desde las notas a los estados financieros donde figuran desagregados, ya que
no se mantienen cuentas de anticipos por estudios que permita desde las registraciones
contables constatar el saldo adeudado por cada estudio, éstos se exponen en cuentas que
sólo se abren por tipo de estudio (general, específico, CA, UNPRE), y fuente de
financiamiento.
45
c) De la revisión de los importes expuestos en las Notas 3 y 4 a los EEFF, con las
registraciones contables surgen las siguientes diferencias de exposición:
Anticipos
Nota 3 y Nota 4
$
Estudios Grales FF 11
4.673,63
UNPRE FF 11
Pasivos EG
Totales
Registros $
Diferencia $
-2.676,51
7.350,14
4.191,54
-3.592,54
(3.757,60)
0.-
-3.757,60
1.515,03
1.515,03
0.-
599,00
Observado
i) ii)
i)
ii)
i) El saldo de Estudios Generales FF 11 por $ 4.673,63 informado por Nota 3 a los
estados financieros no coincide con el saldo contable al cierre de la cuenta contable
que los contiene ya que ésta expone saldo acreedor por (-) $ 2.676,51. A su vez el
monto expuesto en la citada nota para anticipos UNPRE de FF 11 por $ 599.- no
coincide con la cuenta contable anticipos UNPRE FF 11 cuyo saldo asciende a $
4.191,54. Esto arroja una diferencia de exposición entre cuentas de $ 3.592,54,
generada en el movimiento del ejercicio. (e)
ii) Para el pasivo informado por Nota 4 a los EEFF por $ 3.757,60 la UNPRE no
procedió a realizar el ajuste informado en el ejercicio anterior, para que estos
pasivos cuenten con sus propias cuentas contables. El Programa compensó los
saldos iniciales de cuentas de créditos de los Estudios EG.37, EG.39, EG.40 y
EG.48 ($ 1.081,09), con saldos por cuentas de deudas ($ 3.757,60), por lo cual al
31/12/2006 la cuenta “Anticipos a justificar EG FF 11” presenta un saldo acreedor
de $ 2.676,51.
d) No pudo verificarse que el importe $ 86,24 ingresados en la cuenta operativa del
Programa el 16/05/2006 bajo el concepto “ Aporte Local EB, IVA pasaje Bs.As
Neuquén”, haya sido contabilizado en la cuenta “Aporte EB” al 31/12/2006. (e)
e) Se señala que el importe de USD 1.041,03 expuesto en el Estado Financiero por el
Programa como saldo al 31/12/2006 del “Crédito Componente 1”corresponde al saldo
del ejercicio anterior, debiendo exponer USD 1.030,83 (TC BNA cierre). Se observa
una subvaluación no significativa de USD 64,54 por la aplicación del tipo cambio
BCRA en lugar de BNA en las cuentas de Crédito y Pasivo Entidades Beneficiarias. (e).
f) Se detectaron casos durante el ejercicio en los cuales al momento de producirse la
devolución de los fondos por parte de la EB al Programa, se acreditaron contra la cuenta
46
de crédito (“Anticipos”), cuando no tenían previamente generado el devengamiento, y
que fueron ajustados al cierre del ejercicio. Merece informar, que estos “anticipos”
corresponden al pago de impuestos financiados temporalmente con la fuente nación
hasta tanto la EB deposite los fondos.
Comentarios del Programa:
a) Se toma en cuenta la observación y se analizará la apertura de una cuenta para tal
efecto.
b) La información respecto a cada estudio se lleva de manera extracontable. Asimismo
cabe aclarar que a partir de que los pagos se realizan en forma centralizada por la unidad
los saldos referidos no se modificaron y es por eso que se exponen año tras año en los
EEFF. Se conversará y acordará con el Banco para resolver conjuntamente este asunto
al momento de la rendición final y cierre del fondo rotatorio. Se remite a un tema de
exposición. Para la nueva operación se incorporarán cuentas de pasivo para poder llevar
esta información de manera claramente identificada.
c) Se conversará y acordará con el Banco para resolver conjuntamente este asunto al
momento de la rendición final y cierre del fondo rotatorio.
d) El registro contable se realizó con la cuenta contable “Anticipos a justificar EEFF 11”.
Se analizará el movimiento y se realizará el asiento de ajuste pertinente en el 2007.
e) De acuerdo a lo expuesto en las Notas a los Estados Financieros al 31/12/2006, Nota
1.b) el tipo de cambio utilizado para la valuación es el de referencia del BCRA.
f) Se toma en cuenta la observación.
Recomendaciones: Realizar las gestiones necesarias ante las entidades beneficiarias para
que estas depositen los fondos adeudados por aporte propio. Los fondos deben ser
aportados previo al pago a los consultores a efectos de evitar el uso temporal de otras
fuentes de financiamiento. Implementar las modificaciones para que el estado de crédito y
pasivo con cada EB surja de las registraciones contables.
47
8- RETENCIONES DE GANANCIAS/IVA
Observaciones:
a) De lo ya observado para ejercicios anteriores, subsisten para los pagos del ejercicio
2006 por $ 117.982,87 las siguientes consideraciones: 1) Se presentaron fuera de
término (situación que genera multas del tipo formal) las declaraciones juradas
mensuales 2006 de los períodos febrero, marzo, agosto, y noviembre. Los días de
atraso en las presentaciones corren entre 1 y 29 días. 2) Por haber sido abonados fuera
de término en el ejercicio 2006 generan intereses resarcitorios: los pagos a cuenta de
junio, julio, agosto, y octubre, los saldos de declaraciones juradas de febrero, marzo,
agosto y noviembre, y retenciones que deberían haberse ingresado como pago a cuenta
pero fueron ingresados directamente en las declaraciones juradas mensuales: enero,
marzo, abril y mayo. Los días de atraso en el pago van entre 1 y a 49 días. 3) De la
revisión por muestra de los devengamientos contabilizados por retenciones en el 2006
surgen diferencias entre la fecha de los registros contables y los datos declarados a la
AFIP-DGI:
Nro certificado SICORE
Fecha SICORE Fecha registro
Importe
no aplicable
Observación
2006000001
05/01/2006
04/01/2006
Solo formal
2006000018 2006000019
03/03/2006
22/02/2006
411,47
Distinto período
2006000029 2006000030
29/03/2006
23/02/2006
1.222,01
Distinto período
2006000050 2006000051
04/05/2006
06/04/2006
973,61
Distinto período
2006000036 2006000037
11/04/2006
10/04/2006
no aplicable
Solo formal
2006000150
21/11/2006
27/11/2006
no aplicable
Solo formal
2006000164
04/12/2006
01/12/2006
no aplicable
Solo formal
b) No se tuvo a la vista documentación, respecto a sí aún quedan pendientes de ingresar
intereses resarcitorios por posiciones devengadas al cierre del ejercicio anterior
(31/12/2005).
c) Al cierre del ejercicio anterior se observó un importe de $ 8.024,47 reclamado por la
AFIP-DGI el 04/01/2005 mediante F.8400/L 020- Nº 0176712 e intimación adjunta del
16/12/2004, en concepto de multas formales por presentación fuera de término de las
declaraciones juradas mensuales de retenciones por los períodos: 12/2000 a 10/2001,
12/2001 a 05/2002, 07/2002, 08/2003, 12/2003 a 01/2004, 04/2004 y 07/2004, y cuyo
descargo fue realizado por la UNPRE por formulario Multinota (206/I) y nota UNPRE
48
005/2005), que fuera intervenido por la AFIP el 14/01/2005 agregando la leyenda “La
recepción de la presente no implica la aceptación de lo solicitado”. 1) No se tuvo a la
vista información adicional emitida por AFIP como respuesta a lo solicitado por el
Programa: “... tenga a bien reconsiderar la intimación de fecha 16/12/2004,
amparándose en las facultades que otorga el último párrafo del art. 49 de la Ley 11.683,
considerando que no se ha ocasionado perjuicio al fisco, y teniendo en cuenta que los
fondos necesarios para cancelar las multas surgen de fondos que el Tesoro General de la
Nación asigna anualmente a través del Presupuesto Nacional, a esta unidad ejecutora...”.
2) Merece indicar que no surge de los estados financieros al 31/12/2006 el registro de
esta contingencia, o su información mediante nota a los mismos.
d) No fueron subsanadas las siguientes observaciones de ejercicios anteriores: 1) No se
tuvo a la vista la presentación del F.399 (reimputación de códigos de pagos) ante la
AFIP-DGI de los pagos por los intereses resarcitorios de 12/2001 realizados
erróneamente bajo los siguientes códigos: 10 ganancias sociedades por $ 216,63 y 030:
iva por $ 21,22, cuando correspondían haber sido ingresados como: 217 retenciones de
ganancias, y 767 retenciones de iva respectivamente, y 2) Respecto a las retenciones
realizadas a un consultor mediante orden de pago Nº: 254/2002 del 08/10/2002 en
concepto de IVA ($ 536,18) y ganancias ($ 199,26), se produjo una inversión de
importes al contabilizar e ingresar las mismas en la AFIP-DGI. Si bien la UNPRE
intentó subsanar la situación mediante la presentación de la declaración jurada
rectificativa, al 31/12/06 aún queda pendiente: 1. confeccionar el ajuste contable por un
importe de $ 336,92 de la cuenta de ganancias a la cuenta de IVA,
2. solicitar
formalmente mediante el F.399 la reimputación del pago ante la AFIP-DGI a efectos
de afectar el excedente de ganancias al saldo deudor de IVA y una vez tramitado éste,
realizar la reimputación contable del pago.
e) Al 31/12/2004 la UNPRE contabilizó $ 894,27 por intereses resarcitorios ingresados en
la AFIP-DGI durante los ejercicios 2003 y 2004, por aquellas retenciones pagadas
fuera de término, cuando estas imputaciones por el carácter de no elegible tanto para la
fuente BID como local debían ser contabilizadas bajo una cuenta de créditos por
fondos a recuperar del aporte local a través de las gestiones a llevar a cabo por la
49
Unidad ante las oficinas respectivas (SAF/TGN). En el ejercicio 2005 se observó que la
cuenta “Conceptos no elegibles fuente 11” que los contenía fue eliminada (no integra el
asiento de apertura del ejercicio), y el saldo al 31/12/2004 se volcó en el saldo contable
de inicio de la cuenta “Diferencia de cambio”.
Comentarios del Programa:
a) A la fecha no se han recibido ni multas ni notificaciones de AFIP intimando a realizar
pagos en concepto de intereses resarcitorios y/o punitorios. En el ejercicio en curso se
han corregido los procedimientos para que las presentaciones se realicen en tiempo y
forma.
b) No se ingresaron a la AFIP pagos por conceptos correspondientes a intereses
resarcitorios.
c) 1) No hemos recibido nuevos reclamos de la AFIP. 2) Tomaremos en cuenta la
observación realizada.
d) Se realizan en el presente ejercicio (2007) los ajustes contables identificados.
e) La situación descripta no registra novedades en la contabilidad del Programa.
Recomendaciones: Dejar adecuada evidencia documental del seguimiento del trámite de
baja informado, para que pueda ser subsanado, y quede constancia que no existen deudas
relacionadas. Dar cumplimiento a la normativa vigente que regula el ingreso de las
retenciones, dando cumplimiento al calendario fiscal a efectos de evitar el pago en
concepto de multas. Realizar los ajustes contables correspondientes. Dar adecuado
seguimiento a las posibles deudas del Programa a efectos de evitar el inicio de acciones
legales al Programa por parte de la AFIP-DGI. Reflejar adecuadamente en la contabilidad
los pagos en concepto de intereses resarcitorios ingresados en la AFIP-DGI. Ante la
necesidad de pago de intereses resarcitorios, y de corresponder al pago de multas formales
con fondos de contraparte local, la UNPRE previamente debe proceder a comunicar a las
autoridades respectivas la situación, y solicitar la correspondiente autorización para
determinar la fuente de fondos a utilizar (aporte local del Programa o recursos propios del
50
ejecutor), y como va a quedar reflejado en los registros contables (si forma parte del paripassu o ingresa como aporte complementario) teniendo en cuenta que estos conceptos
reflejan gastos no elegibles para el Programa.
9- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos por cheque)
Observaciones: Si bien los importes incluidos en muestra por $ 14.656,36/USD 4.759,79
no son significativos en la ejecución del ejercicio, se exponen las consideraciones que
surgieron de la revisión de compras repetitivas de artículos (gastos de librería e insumos
para equipos), para que el Programa proceda a subsanar las mismas, y que deben
complementarse con las expuestas en el apartado B- 7:
a) Conforme lo solicitado al Programa por Nota del 21/09/2007, no se tuvo a la vista la
documentación de respaldo, debidamente aprobada por la UNPRE, que por
corresponder a compras repetitivas de artículos e insumos debería contar el programa
para cada ejercicio que inicie, entre otras: 1) Presupuesto estimado de los artículos de
librería a adquirir: artículo, cantidad, destino, presupuesto disponible, condiciones de
pago, área de destino. 2) Presupuesto estimado de los insumos para el equipamiento que
se encuentra a cargo de la UNPRE (impresoras, fotocopiadoras, fax) indicando los datos
del equipo, especificaciones del insumo requerido, cantidad, presupuesto disponible,
condiciones de pago, responsable de la solicitud. 3) Indicación del proceso de búsqueda
de proveedores a utilizar. 4) Solicitud de presupuesto a proveedores de acuerdo al tipo
de artículo a adquirir (artículos de librería/toner/cartuchos para impresoras) al inicio del
ejercicio, y establecer fechas de actualización de los mismos para cotejar precios.
AP: 20062095 del 21/12/2006 ($ 14.656,35)
b) Las siguientes observaciones, surgen de la revisión del concurso de precios para la
compra de artículos de librería y de insumos para equipos, y de procedimientos que no
fueron subsanados de ejercicios anteriores: 1) No menciona el método de búsqueda de
los proveedores que conformaron la nómina. 2) De cinco invitaciones a cotizar en tres
casos, fueron suscriptos por su recepción pero los proveedores no insertaron la fecha. 3)
De los cuatro presupuestos que se tuvieron a la vista se ha podido observar que en su
totalidad no fueron intervenidos con un sello de recepción del Programa, no se
51
encuentran suscriptos por el proveedor, se informa que en el caso de que estos
correspondan a presupuestos recepcionados vía correo electrónico y/o fax no se solicitó
el correspondiente respaldo debidamente suscripto por responsable. Uno de los
presupuestos carece de fecha de emisión, y otro según reporte del fax se recibió el
21/11, y según fecha de emisión indica 11/12/2006. 4) No obstante haber sido
seleccionados los precios más bajos, se observan ítems cotizados por distintos
proveedores en los que surgen diferencias significativas entre precios conforme los
datos transcriptos en el comparativos, se exponen a modo de ejemplo los siguientes:
Item N°
Precio más alto Precio más
Diferencia en $
% de la
cotizado
bajo cotizado
diferencia
abrochadora 21/6
31,88
7,35
24,53
333,74%
broches
3,34
0,55
2,79
507,27%
tacos
3,74
1,75
1,99
113,71%
carpetas plásticas
2,963
1,17
1,793
153,25%
cartucho 51649
113,39
59,03
54,36
92,09%
cartucho hp 23
179,09
94,44
84,65
89,63%
15,38
5,76
9,62
167,01%
post it
Comentarios del Programa:
a) El proyecto debería establecer el presupuesto de utilización de insumos de oficina y a
partir de este año se propuso y se llevará adelante a partir del ejercicio 2008.
b) 1) El método de búsqueda de proveedores se realizó vía base de datos existentes en
Internet. 2) y 3) Estas observaciones fueron corregidas por el ACSA a partir de enero
2007. 4) Si bien en el cuadro anexo existen ítems con diferencia porcentualmente
significativas, no son significativas en términos dinerarios. En el caso de los toner la
diferencia radica en que no se trataba de productos originales y en el caso de los demás
insumos la diferencia en la calidad de los productos. Asimismo, no se puede obviar la
circunstancia de que se contrató el proveedor que ofertó la totalidad de los productos y
el precio total más bajo.
Recomendaciones: Mejorar el control y los procesos que regulen el funcionamiento de las
compras repetitivas o de rutina de artículos, incorporando los procedimientos observados,
y estimando al inicio del ejercicio las necesidades de compra. Verificar que los artículos
52
cotizados por los distintos proveedores respondan a las características requeridas para que
sean comparables teniendo en cuenta las diferencias de precios que se detectaron.
10-JUSTIFICACIONES AL BID
Observaciones: Las justificaciones/solicitudes de desembolsos que se tuvieron a la vista,
presentadas al Banco durante el ejercicio 2006, carecen de foliatura en todas las hojas que
las componen, se encuentran archivadas en biblioratos en hojas sueltas y, en la mayoría de
los casos, el Banco intervino sólo la nota de elevación y en un caso el formulario de
solicitud no así el resto de la documentación adjunta. Salvo para una justificación, las
planillas “detalles de pagos” no fueron impresas por lo cual la UNPRE nos complementó la
información mediante archivo digital. De la revisión por muestra se observan casos que no
fueron completados los casilleros para número de contrato UEC, monto del contrato, y tipo
de documento (factura, recibo, otros). En aquellos casos que el Banco rechaza algún gasto
o solicita modificaciones a los datos presentados se observa que el Programa vuelve a
presentar la documentación modificada observando para las tres solicitudes con
modificaciones que: 1) No se elevaron por nota 2) De los tres Formularios de Solicitud de
Desembolsos: en dos casos no fueron suscriptos, en su totalidad carecen de sello de
recepción, y no indican que corresponden a la versión modificada. 3) Las planillas 1 E y
1- D en su totalidad carecen de sello de recepción, y en sólo un formulario 1-E posee firma
del responsable del Programa. 4) Las planillas con el detalle de los pagos, al no quedar
constancia impresa no se puede verificar firma del Programa, y recepción por parte del
BID. 5) No se intervienen los originales reemplazados con una leyenda “anulado”. 6) No
se adjuntaron a las justificaciones modificadas las minutas de los ajustes contables
realizados (de corresponder).
Comentarios del Programa: Se aceptan las observaciones y se tendrán en cuenta para la
confección, archivo, registro, y documentación de las próximas justificaciones presentadas.
Recomendaciones: Mantener archivos debidamente foliados con la totalidad de la
documentación que conforman cada justificación, como así también la adecuada
53
incorporación de las modificaciones como anexo a las mismas, intervención de las hojas
reemplazadas, y de toda la documentación relacionada que permita mantener los archivos
en orden, unificados y facilitar las tareas de control.
11-PRESUPUESTO – EJECUCIÓN AL 31/12/2006
Aclaración: El Programa en los estados financieros auditados, y en respuesta a nuestras
Notas durante las tareas de campo, nos informa que no existieron modificaciones al cuadro
de Costo de Financiamiento vigentes al 31/12/2006. No obstante ello, se debe
complementar su análisis con las situaciones detectadas por esta Auditoría durante las
tareas de campo sobre la finalización del compromiso de los recursos del financiamiento en
fecha 10/10/2006, y en la Nota CAR 4985 del 23/10/2006 en la cual se expone un nuevo
Cuadro del monto del financiamiento aprobado y comprometido, pero solamente por fuente
BID, y que se transcriben en el apartado B- 4 del presente Memorando, y en el literal h)
del Informe de Cumplimiento adjuntos.
Observaciones: En virtud que en los estados financieros al 31/12/2006 no se incluyó
información financiera complementaria que explique las variaciones más significativas,
(conforme lo estipulado en el documento AF-300 (Rev. II/03)), entre el presupuesto
estimado y la ejecución financiera acumulada (62%) al cierre del noveno ejercicio, que
surgen del Estado de Inversiones en dólares, por lo que se elevan a la UNPRE las
siguientes observaciones detectadas:
Inversión
Estudios Específicos
Estudios Generales
TDR y Corta Duración
Apoyo a la Gestión
F Institucional de la SPE
Fortalecimiento a Provincias
Administracion/Supervisión
PEAT
87.00.0 –FIV-
Porcentaje ejecutado/presupuesto
BID
Local
Total
73,83%
13,70%
53,45%
82,25%
55,42%
80,46%
55,76%
5,33%
38,95%
0,00%
0,00%
0,00%
91,34%
59,92%
87,91%
0,00%
0,00%
0,00%
65,46%
212,65%
175,86%
11,00% no tiene pto
11,09%
80,00%
0,00%
80,00%
Total
62,35%
60,44%
61,93%
a) (+) El componente Administración UNPRE registra una ejecución financiera acumulada por
aporte local de USD 3.189.823,82 excediendo en un 113% (USD 1.689.823,82) el importe
presupuestado de USD 1.500.000.-.
54
b) (-) En el componente PEAT se ha podido observar que se ejecutó financieramente al 31/12/06
el 11% (USD 572.680,46) del presupuesto previsto de fuente BID (USD 5.208.000.-).
c) (-) Las categorías de Inversión “Fortalecimiento de Provincias” (USD 450.000), y “Apoyo a la
Gestión de Estudios” (USD (800.000.-) no registra ejecución al 31/12/2006, para ambas fuentes
de financiamiento. El importe de USD 57.064,07 expuesto como ejecución para uno de ellos
corresponde ser sumarizados en “TDR´s y Consultorías de Corta Duración”.
d) (-) El componente Estudios incluye categorías con una baja ejecución financiera acumulada
para ambas fuentes al 31/12/2006, siendo el noveno ejercicio económico: “Estudios
Específicos” (53%), y “TDR’s y Consultorías de corta duración” (39%).
e) (-) El componente gastos financieros posee al 31/12/2006 un saldo disponible de USD 50.000.del FIV (originado en el ejercicio 1998 por las condonaciones del Banco para estos conceptos).
f) (+) El componente PEAT registra una ejecución financiera de USD 4.676,60 de aporte local, no
siendo contemplada en el presupuesto de la línea ésta fuente de financiamiento.
Comentarios del Programa: Si bien no se ha planteado una modificación a la “matriz del
préstamo original” si se ha modificado la composición de importes financiados por tipo de
estudio con el acuerdo del BID. Por notas UNPRE 703 y CAR 4985 que acepta la
composición real de los compromisos de estudios financiados o a financiar con el BID a
través del UNPRE II. Queremos destacar que esta modificación en la composición obedece
a la demanda real por tipo de estudio en función de los requerimientos de las Entidades
Beneficiarias. Asimismo se solicitó al BID el 12/10/2007 la formalización de la presente
modificación a la composición del presupuesto del préstamo, por Nota DNPOIC Nº 1376
del 11/10/2007 (CUDAP 119053/07). 4
Recomendación: La UNPRE debe establecer procedimientos para conformar archivos
completos con toda la información inherente al Programa, y asegurarse que ésta sea
comunicada y conocida por los responsables del Programa. Procurando que las revisiones
sean
formuladas
oportunamente,
y
que
cuenten
con
todas
las
correspondientes.
4
AGN nos remitimos al literal h) del informe de cumplimiento Nota CSC/CAR 5300 del 12/11/2007
55
aprobaciones
12-COMPONENTE PEAT (Convenio de préstamo 1295/OC-AR)
Observación: Con relación al componente PEAT (Plan Estratégico de Asistencia Técnica)
se nos informa que se encuentra administrativa y técnicamente cerrado. No se tuvo a la
vista documentación en la cual se manifiesta que no existen compromisos contractuales
pendientes, por parte de la UNPRE, relacionados con los objetivos establecidos en el
convenio de préstamo 1295/OC-AR (Programa estructural), y/o por parte de las
autoridades del mismo.
Comentario del Programa: A la fecha (05/09/2007) no se cuenta con documentación en
que se manifieste que existan compromisos contractuales pendientes por la UNPRE
relacionados con los objetivos establecidos en el Convenio de Préstamo 1295/OC-AR.
Recomendación: Obtener adecuado respaldo documental para validar que no quedan
situaciones pendientes de cumplimentar, por parte de la UNPRE.
13-COMITÉ TÉCNICO DEL PROGRAMA
Aclaración: Con relación a la Nota ACSA 457 recibida el 06/09/2007, por la cual se nos
adjuntó copia del “Reglamento Interno del Comité Técnico” de la UNPRE cabe destacar
que de la respuesta obrante en su punto 1) surge que dicho Reglamento era el vigente para
el ejercicio 2006. Habiendo trabajado con este documento, el personal responsable del
Programa nos informó en fecha 25/09/2007 que este Reglamento no estaba vigente sino
que por el contrario se encontraba en vías de su aprobación, y por lo cual se nos remitió a la
versión del Reglamento utilizada en ejercicios anteriores, para su análisis.
Observaciones:
a) Los términos de referencia elevados al BID para su no objeción (que se tuvieron a la
vista de la revisión por muestra), y que respaldan las actividades a realizar en los
estudios, carecen de la adecuada intervención (Por ejemplo sello que exponga:
“Aprobado por Comité Técnico por acta Nº … de fecha .../../...” e inicialización de
responsables) que permita constatar que los mismos fueron aprobados por el Comité
56
Técnico, visto que tampoco son transcriptos al libro de actas como anexos a las actas.
b) Conforme el Reglamento Interno (RI), de las siete actas emitidas y transcriptas en el
libro de actas por el ejercicio, y de las Resoluciones (creación y designación de
autoridades) relacionadas surge que:
1. Respecto a lo establecido en los apartados III. (reuniones cada quince días) y VII
(emisión de actas cuando se adopten decisiones) del RI no surge con claridad el
medio en el cual se deja constancia de los temas tratados en las reuniones que no
generan la emisión de actas (p.e.: libro de reuniones en donde se deje constancia del
cumplimiento de lo señalado precedentemente - reuniones cada quince días-).
2. No consta en el RI el medio por el cual se comunica a los miembros del CT el día y
la hora de las reuniones.
3. Se exponen las observaciones que se repiten de ejercicios anteriores con los datos del
ejercicio 2006 que surgieron respecto a los asistentes a las reuniones del CT en el
presente ejercicio, asistencia que se resume en el siguiente cuadro:
ASISTENCIA
Integrantes
Personal
Sin asistencia ni
Por
representación Representación
0,00%
100,00%
Secretario de Política EconómicaPresidente del Comité Técnico
0,00%
Director de la DNPOIC
42,86%
57,14%
0,00%
Director Nacional de Inversión Pública
42,86%
14,29%
42,86%
Director de la UNPRE
100,00%
0,00%
0,00%
Director Nacional de Programación
Económica Regional
57,14%
0,00%
42,86%
Director Nacional de Coordinación de
Políticas Macroeconómicas
0,00%
0,00%
100,00%
Responsable del Area técnica UNPRE
(Secretario del CT)
100,00%
0,00%
0,00%
Responsable del Area contable-financiera
de la UNPRE (*)
28,57%
71,43%
0,00%
(*) El Representante del Área Financiera Contable de la UNPRE estuvo presente sólo en las dos primeras
Reuniones del Comité. Nos remitimos a iii) siguiente .
i) En la totalidad de los casos no se tuvieron a la vista las notas de delegación de
representación, ya que conforme lo informado por el Programa los reemplazos
se informan verbalmente por cada área.
ii) El representante de la Subsecretaria de Relaciones con las Provincias de la
Secretaria de Hacienda - Designado por R10/2001 SPE como integrante del
57
CT-, no participó, conforme actas, en las reuniones del ejercicio 2006.
iii) No se tuvo a la vista la Resolución por la cual se reemplaza al funcionario
designado por R 34/02 de la SPE, quien ya no ejerce funciones en el Programa.
Merece informar que, las funciones del responsable del Area Contable –
Financiero desde mediados del ejercicio 2006 fueron ejercidas por personal del
ACSA.
iv) El representante de la Dirección Nacional de Programación Económica
Regional, si bien asistió a las reuniones personalmente o por representación,
no estaba prevista su participación en el RI ni se encuentra designado por
Resolución como integrante del Comité.
v) Se observa que el Director de la UNPRE no procedió a suscribir el acta Nº 68
del 09/11/2006, siendo que figura como uno de los asistentes a la reunión del
CT de ese día.
Comentarios del Programa: El Reglamento Operativo que se adjuntó a la Nota ACSA
457/2007 fue el que entregó el área técnica del Programa confundiendo una versión en
estudio para su posterior puesta en vigencia con la utilizada durante el año 2006. Por lo
expuesto solicitamos tenga a bien aceptar las disculpas del caso y las molestias ocasionadas
por el error incurrido que fue absolutamente involuntario.
a) La observación será tenida en cuenta a partir de la convocatoria al Comité Nº 72.
b) Durante el ejercicio 2006 no se modificó ni actualizó la conformación de los
integrantes del CT. Los reemplazos fueron informados verbalmente por cada área que
integra el Comité Técnico. Las observaciones serán tenidas en cuenta para proceder a
evitar su repetición a partir del Comité Técnico Nº 72.
Recomendación: Mantener un juego original de los documentos del Programa
debidamente intervenidos con los datos de su aprobación y vigencia. Los documentos
aprobados por el Comité deben estar adecuadamente intervenidos, dejando constancia
sobre estos de los datos del acta y del responsable autorizado para su firma. Dar
cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Interno del CT, e incorporar
58
procedimientos para subsanar lo observado. Dejar adecuado respaldo documental a la
delegación de participación en las reuniones del CT, y de las reuniones mantenidas. Dar
cumplimiento, y mantener actualizado el reglamento de funcionamiento del mismo
respecto a la periodicidad de las reuniones. Emitir los correspondientes actos
administrativos por los nuevos integrantes incorporados, o que deban asistir por excepción.
Los asistentes a las reuniones deben proceder a suscribir la respectiva acta.
14-INTERESES GANADOS
Observación: Los intereses ganados generados por las cuentas bancarias abiertas por el
Programa, fueron imputados contablemente al 31/12/2006 en una cuenta del rubro
Patrimonio Neto: “Local - Otros- Intereses Ganados”, y a su vez por Nota Nº 8 a los
estados, aclaran que corresponden a un aporte local adicional efectuado por el Tesoro
Nacional. Merece observar que para los intereses, según lo dispuesto por la R.S.H. Nº
396/06 del 06/12/2006 en su artículo 2º se establece que: “...Los intereses que surjan por
inmovilización de saldos en las cuentas bancarias y/o de la inversión temporaria de fondos
de un proyecto financiado por Organismos Internacionales financieros o no financieros
deberán ser ingresados al TESORO NACIONAL, salvo que los convenios que dan origen a
las operaciones o los documentos de jerarquía superior a la presente resolución expresen
un destino diferente”. A pesar de que fueron informados en la presentación
correspondiente al cierre del ejercicio 2006 a la Dirección de General de Administración –
Dirección de Contabilidad – Coordinación Área Rendición de Cuentas, al 31/12/2006 no
fueron reintegrados al Tesoro, o de estar comprendidos dentro de lo establecido en la
última frase del artículo citado, no se iniciaron las correspondientes gestiones, para que
dichos fondos puedan ser utilizados. Asimismo, se informa que hemos consultado durante
las tareas de campo la página www.infoleg.mecon.gov.ar en la cual no surge que esta
normativa fue complementada o modificada por otra norma, conforme la previsión que
surge del artículo 3º: “...Facúltase a la Subsecretaría de Presupuesto dependiente de la
Secretaría de Hacienda del Ministerio de Economía y Producción a dictar las normas
referidas al tratamiento a aplicar a las deudas originadas con anterioridad a la vigencia
de la presente resolución.”.
59
Comentarios del Programa: Los intereses generados no fueron utilizados. Nos remitimos
a lo expuesto en ejercicios anteriores. (“Los intereses ganados es un tema controvertido.
Por un lado la R.SH. Nº 258/2001 5 establece en uno de sus considerandos, que “…las
Unidades Ejecutoras de Préstamos Externos informen en forma homogénea y oportuna sus
movimientos financieros…”. Asimismo, en su artículo 1º, figura la frase “…salvo
indicación en contrario…”. Por otro lado mediante la Nota CAR-4457/2001, el Banco
restringe y acota la precitada Resolución. Por otro lado informamos que la UNPRE le ha
comunicado siempre a la Contaduría General de la Nación los movimientos relacionados
con los intereses ganados.”)
Recomendación: No obstante el comentario de la UNPRE, es del caso destacar que el
Banco en la Nota CAR-4457 también expone que las unidades ejecutoras de proyectos
deben disponer de las gestiones que estime pertinente para que, los intereses, comisiones,
etc. generados por depósitos de libre disponibilidad del fondo rotatorio, se sigan destinando
a financiar gastos elegibles como integrantes de la correspondiente contrapartida local. La
necesidad de dar cumplimiento a la normativa se debe a que estos ingresos extraordinarios
para el proyecto son extra presupuestarios y deben ser comunicados y posteriormente
ingresados, salvo indicación en contrario, al Tesoro Nacional. Sólo en casos debidamente
fundados podrán ser utilizados para formar parte de la contraparte local del Proyecto,
conforme las instrucciones que para cada caso se dicten.
15-INFORMES SEMESTRALES DE PROGRESO
Observación: Los informes semestrales de progreso por el ejercicio 2006 que se tuvieron a
la vista debieron ser certificados como copia fiel del original por la actual Dirección de la
UNPRE, ya que consisten en hojas simples sin inicialización ni firma de responsables,
parcialmente foliados, ni intervención del Banco en alguna de sus hojas por su recepción.
Merece informar que los ejemplares que se tuvieron a la vista solicitados por ésta AGN el
5
AGN: La R SH Nº 258/2001 del ex-Min. de Economía fue derogada por la R SH 396 del 1/12/2006 del MEyP.
60
23/08/2007 debieron ser requeridos por el Programa al Banco, siéndonos proporcionados
recién en fecha 27/09/2007
Comentario del Programa: Se verificó un problema de archivo y ante la falta de los
originales debidamente firmados se optó por requerir la copia en poder del BID a efectos
que toda la documentación solicitada sea la misma para todos los actores (BID/UNPRE/
AGN). Este problema no se repetirá, pues se ha definido una mecánica de archivos y
control del mismo para evitar que se vuelva a producir.
Recomendación: La UNPRE debe dejar para sus archivos un juego anillado de los
informes de progreso certificados como copia fiel de los originales, debidamente foliados,
suscriptos e inicializados por el responsable del Programa, no solo para fines de control,
sino para dejar adecuada evidencia documental de estos documentos en los archivos del
Proyecto, y que dichos ejemplares corresponden a los emitidos y aprobados por las
autoridades del Proyecto, y remitidos al Banco en cumplimiento a los compromisos
contractuales.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1- SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA- ESTADOS FINANCIEROS
Falencias Administrativas
Observaciones:
a) Archivos: Durante las tareas de campo se observó que la UNPRE no mantiene archivos
completos con toda aquella información relacionada con el cumplimiento
de las
distintas cláusulas contractuales del Convenio de Préstamo y sus modificatorias, y de
los documentos relacionados, a efectos de que se encuentren disponibles en tiempo y
forma no sólo para fines de control sino como respaldo de los archivos con
documentación que debe mantener el Programa.
61
b) El Informe Semestral del Fondo Rotatorio al 31/12/2006 que fue presentado mediante
nota ACSA 73 del 28/02/2007, recibida en el BID el 28/02/2007, carece de firma de
responsable de la UNPRE.
c) De la revisión de los gastos bancarios del ejercicio 2006 por $ 4.942,12/USD 1.605,86
surge que: 1) $ 19,45/USD 6,30 fueron imputados en una cuenta de consultoría
(1.02.03.01.02.01.01), y 2) que del cruce con el reporte de gestión para el control de los
dólares existe un gasto de $ 163,15/USD 53,66 que fue incluido en el ítem 255 de la
justificación Nº 43, que conforme la contabilidad y extracto se encuentra anulado.
d) Los formularios de recursos emitidos por UEPEX que respaldan la carga de los ingresos
de aporte local, exponen incorrectamente los tipos de cambio para su conversión a
dólares: 1, 1, y 3,10, cuando conforme los estados financieros corresponde: 3,04, 3,08 y
3,091 respectivamente, formularios que no encuentran intervenidos por su control.
e) Entre el importe en pesos calculados para los aportes BID por el Proyecto ($
4.619.664,45) y el importe calculado por esta auditoría ($ 4.603.286,24), surge una
diferencia de $ 16.378,21, en atención que el Programa para los desembolsos ingresados
en la cuenta bancaria utiliza el tipo de cambio del día anterior de los ingresos, y no el
del día de la operación. Se informa que para los otros aportes (nación e intereses) si
aplicó el del día de la operación.
Comentarios del Programa:
a) Es un objetivo muy importante para el Programa, como así también para el ACSA, la
mejora constante de los archivos con el fin de que estos se encuentren ordenados y
completos con toda la documentación vinculada tanto al cumplimiento de las cláusulas
contractuales como en cualquier otro aspecto del Programa.
b) La nota mencionada se encuentra firmada por el Coordinador del ACSA y la
Responsable de Administración y Finanzas del ACSA. Se notifica por memo interno a
la UNPRE sobre la presentación de la información al Banco.
c) 1) Se acepta la observación. Se realizará el ajuste pertinente en el ejercicio 2007. 2) Se
toma en cuenta la observación. Respecto de las anulaciones de imputaciones contables
en el sistema UEPEX no registran impacto en el módulo gestión ni se emite el importe
62
negativo en la próxima solicitud. Este registro debe llevarse por fuera del sistema.
d) Se toma en cuenta la observación y se realizará la revisión de los tipos de cambio
consignados en estos formularios y se procederá a la firma de los mismos.
e) Corresponde la utilización del tipo de cambio del día que se produce el crédito en la
cuenta. Revisaremos los registros y se realizarán los ajustes necesarios.
Estados Financieros
Observaciones: De la revisión de los estados financieros al 31/12/2006 surgieron las
siguientes consideraciones por errores formales y numéricos en su confección que se
elevan para conocimiento del Programa:
Estado de Inversiones comparado con el presupuesto vigente en USD al 31/12/2006
1) No fue subsanado lo informado en el ejercicio anterior por el importe de USD
57.064,07 que fue imputado como “Apoyo a la Gestión de Estudios”, y corresponde su
imputación a “TDR y Consultoría de Corta Duración” (Columna “Inversiones
acumuladas al cierre del Ejercicio anterior”), siendo la diferencia trasladada a las
columnas de “Total Acumulado al cierre del Ejercicio”, “% de avance” y “Saldo
Disponible”. El Estado citado en las filas y columnas observadas debe mostrar:
Inversiones 2006
Número
Nombre
Acumulado al 31/12/2006
Avance
Saldo Disponible al
31/12/2006
BID
LOCAL
BID
LOCAL
%
BID
LOCAL
01.03.00
TDR Consultoría de
Corta Duración
120.712,63
2.099,95
557.609,03
26.632,92
38,94
442.390,97
473.367,08
01.04.00
Apoyo a la Gestión de
Estudios
-56.925,67
-138,40
0
0
0.-
400.000,00
400.000,00
2) La totalidad de los números expuestos en la columna “% de Avance” no se muestran
con formato porcentual. Por ejemplo donde expone “0,62” debe leerse “62%”.
3) En este Estado no se expusieron los totales correspondientes a las filas que integran las
columnas por fuente de financiamiento (“Presupuesto Original”, “Presupuesto Vigente”,
“Inversiones Acumuladas al Cierre del Ejercicio Anterior”, “Inversiones del Ejercicio 2006”, “Total
Acumulado al Cierre”, y “Saldo Disponible” ),
conforme lo establecen las AF–300 Rev.II/03 del
BID. No obstante ello, todos los avances informados en la columna “% de Avance”
fueron calculados sobre la sumatoria de ambas fuentes de financiamiento Columnas
“Total Acumulado al Cierre”, y “Presupuesto Vigente”.
63
Notas a los estados Financieros
4) Si bien las notas fueron emitidas para ambas monedas, sólo fueron referenciadas en el
“Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados” en pesos.
5) Nota 1 b: Expone que el tipo de cambio utilizado para la reexpresión a dólares de los
saldos de “Caja”, “Bancos”, “Retenciones a Pagar”, “Créditos y Pasivos con EB” en
moneda local, es el informado por el BCRA al 31/12/2006 ($ 3,0732/USD 1), cuando
este tipo de cambio (TC) corresponde al del día 28/12/2006, siendo el vigente al
31/12/2006 según BCRA $ 3,0695/USD 1 (29/12/2006).
6) Nota 1 b: Aportes EB: Es erróneo el criterio de conversión a dólares informado para los
aportes por reconocimiento de gastos (que también son inversiones). De la revisión por
muestra surge una diferencia de USD 1.099,54 en defecto, entre el importe imputado
como aporte EB (USD 28.918,39), y el imputado para las inversiones (USD 30.017,93).
No obstante lo observado, se informa que para los ingresos por estos conceptos
(aportes) el Programa utilizó el TC 3,088 (USD 28.918,39) del día 30/05/2006, siendo
el correcto para esa fecha 3,0808 (USD 28.985,98).
7) Nota 10: sólo se ajusta la descripción para el estado en dólares.
Nota CAR
8) Los estados financieros no dan cumplimiento a lo solicitado por el BID en su Nota CAR
390 del 07/02/2007: i) Discriminar los saldos disponibles por fuente de financiamiento,
e ii) Conciliación del estado de situación del Fondo Rotatorio.
9) Otras observaciones
Estado Observado
IIIIIII-
8. Nota 2
8. Nota 2
8. Nota 7
5.
5.
3., 4. y 5.
1. y 2.
Donde expone
C. Ah pesos
C. Ah. Dólares
dos depósitos
del Ejercicio 2006
Total año 2005
Préstamo BIC
BNA Cta. Cta
Debe exponer
Cuenta Corriente Especial en pesos
Cuenta a la vista en dólares
tres depósitos
Por el ejercicio 2006 y el acumulado a esa fecha.
Total año 2006
Préstamo BID
BNA Cta Cte.
10)El registro de las operaciones correspondientes al ejercicio 2006 fue realizado sólo en
pesos (Sistema UEPEX), no aplicando la conversión a dólares (tipo de cambio
aplicable e importe en USD) para cada uno de los asientos contabilizados en el libro
64
diario. Por lo expuesto, para constatar las cifras volcadas en los estados financieros en
moneda extranjera para el ejercicio 2006, se solicitaron los papeles de trabajo que
respaldaban tal conversión. Respecto a las inversiones del ejercicio para trabajar con
dichas planillas esta auditoría debió verificar en primer término que los importes en
pesos fueran consistentes con los expuestos en los estados financieros surgiendo
diferencias entre ellos de valuación y/o exposición, y asimismo, diferencias en dólares.
Si bien el ACSA nos presentó su papel de conciliación entre el reporte de gestión y la
contabilidad en pesos surge que: 1) La base utilizada para gestión por el ACSA ($
5.641.465,24) para su conciliación, no es coincidente con la consultada por esta
auditoría ($ 5.645.360,17) en el sistema UEPEX. 2) No obstante contar con los papeles
de conciliación subsiste entre la contabilidad y gestión (reporte de pagos) una
diferencia neta de $ 15.005,02. Por ejemplo se detectó que los pagos realizados al
consultor Ensina por $ 5.880.-, no figuran en el reporte de pagos. 3) De la información
proporcionada surge que el Programa realizó en el módulo contable la carga de asientos
manuales en los cuales se involucran “cuentas de inversiones”. Se debe evitar el uso de
este tipo de asientos ya las inversiones cargadas en la contabilidad deben provenir
directamente del módulo gestión, a efectos de contar con la misma información, y
teniendo en cuenta que desde el mismo se generan las justificaciones de desembolsos
al BID. 4) Se observa que la diferencia neta de dólares (USD 9.549,55) no es
consistente con la informada en pesos ($ 15.005,42). Se informa que el detalle que
integra esta diferencia fue elevado al Programa para su conocimiento mediante nuestra
Nota DCEE 020.
Documento
Inversiones $
Inversiones en USD
EEFF Inversiones 2006
5.630.355,15
1.832.405,93
Reporte Gestión UEPEX
5.645.360,17
1.841.955,48
(15.005,02)
(9.549,55)
Diferencia Neta
Comentarios del Programa:
1) Se tomará en cuenta la observación y se reflejará el ajuste en la presentación de los
Estados del ejercicio 2007.
2), 7) y 9) Se tomará en cuenta la observación.
65
3) Se tomará en cuenta la observación y se incorporarán las columnas con los totales en
los Estados del ejercicio 2007.
4) Se tomará en cuenta la observación y se incorporarán las referencias a las notas en el
“Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados” en dólares.
5) Se tomará en cuenta la observación para el próximo cierre de los Estados Financieros al
31/12/2007.
6) Esta diferencia no se registra en pesos, de lo que se infiere que el error ha sido el tipo
de cambio utilizado para su registro. Se toma en cuenta la observación para la
dolarización de los aportes en el presente ejercicio. Se acepta la observación. Se trata de
un error de tipeo involuntario.
8) Se tomará en cuenta la observación y se incorporará esta información en los Estados
Financieros al 31/12/2007. Asimismo cabe aclarar que el proyecto dio cumplimiento al
envío al Banco del Informe Semestral del Fondo Rotatorio al 31/12/2006 el día 28 de
febrero de 2007 mediante nota ACSA 73 cuya copia les fuera entregada
oportunamente.
10) 1) y 2): Se analizarán las diferencias informadas conjuntamente con los responsables
UEPEX y se realizarán los ajustes correspondientes en los registros del ejercicio actual,
de considerarse necesario. 3) Los asientos manuales realizados corresponden a ajustes
contables que no generan modificaciones en las justificaciones BID. Los asientos
contables no impactan en el rubro gestión, por lo que deben adicionarse manualmente
al pretender establecer igualdad entre los dos módulos. 4) Se analizarán las diferencias
informadas conjuntamente con los responsables UEPEX y se realizarán los ajustes
correspondientes en los registros del ejercicio actual, de considerarse necesario.
Disponibilidades
Observaciones:
a) No se pudo constatar la existencia física de los cheques anulados N° 32887598 y
34624208.
b) Valuaciones al cierre: 1) La valuación de la cuenta a la vista en USD al cierre presenta
en registros y en el estado financiero en pesos ($ 704.245,66), una sobrevaluación de
66
USD 11.732,84.-, respecto de la cifra determinada por esta auditoría ($ 692.512,82)
(aplicación TC BNA comprador) 2) En el estado financiero en dólares surge una
subvaluación neta de USD 1.360.- en los saldos al cierre de las cuentas de
disponibilidades en pesos, (aplicación TC BNA vendedor).
c) Se observa que si bien el registro de las operaciones sigue un orden cronológico y
correlativo entre fecha, y número de asiento contable, no se respeta la cronología y/o
correlatividad en la emisión de las AP y en los números de cheques asociados. A modo
de ejemplo se expone el siguiente cuadro:
Fecha
21/02/2006
21/02/2006
22/02/2006
22/02/2006
22/02/2006
……………..
09/03/2006
09/03/2006
09/03/2006
10/03/2006
10/03/2006
10/03/2006
13/03/2006
13/03/2006
……………..
10/10/2006
10/10/2006
12/10/2006
12/10/2006
Asiento
214
215
216
217
218
……………..
298
299
300
301
302
303
304
305
……………..
1676
1677
1679
1680
N° AP
20060250
20060252
20060204
20060205
20060221
……………..
20060289
20060290
20060295
20060291
20060323
20060324
20060294
20060297
……………..
20061619
20061620
20061606
20061607
N° Cheque
32887674
32887676
32887639
32887640
32887645
……………..
32887717
32887718
32887723
32887719
32887752
32887753
32887722
32887725
……………..
36538810
36538811
36538800
36538801
Importe
445,34
676,20
600,24
720,00
3.200,00
……………..
3.610,00
2.925,00
6.000,00
360,00
4.332,00
1.464,00
2.400,00
497,25
……………..
2.880,00
2.362,24
724,00
3.900,00
d) Siguiendo lo informado, en que del mayor contable de la cuenta operativa no surge la
apertura por fuente de financiamiento, el Programa nos proporcionó para ello el libro
banco extracontable. En el cual se observa: 1) Que los saldos contables mensuales (de
enero a noviembre) no coinciden con los saldos mensuales del mayor contable de la
cuenta operativa, situación que se regulariza en 12/2006. De la revisión por muestra
surge que las conciliaciones bancarias de marzo y agosto 2006 fueron realizadas desde
el extracontable. 2) El financiamiento temporal de la fuente 22 con aporte local en los
meses de enero, marzo, junio y julio 2006. Se señala, que no se tuvo a la vista la minuta
contable que da respaldo a como determinó el Programa el monto de $ 260.000.-,
67
reintegrado en la cuenta corriente especial en pesos (aporte local).
e) Del relevamiento por muestra de las AP del ejercicio (tomos 5 y 6) surge que: 1) En la
totalidad de los casos no se encontraba adjunta la impresión del asiento contable
correspondiente. 2) En el 19% de los casos se omitió exponer el número de documento
respaldatorio. 3) No se tuvieron a la vista las AP 395 a 398 y 403.
f) La conciliación bancaria de la cuenta operativa del mes de diciembre de 2006 carece de
fecha, de las firmas de quién la preparó y la revisó, no identifica al Programa y carece
de datos de la cuenta. No constan para la totalidad de los cheques pendientes los datos
del beneficiario, fecha de emisión y datos de las AP asociadas.
Comentarios del Programa:
a) Se acepta la observación. Asimismo al respecto, cabe aclarar que no se han registrado
débitos bancarios por estos cheques. De todas maneras, por este motivo a partir del
ejercicio 2007 se adoptó un criterio uniforme para el archivo de los cheques anulados,
tal como se indicó en el comentario anterior (punto “disponibilidades”).
b) De acuerdo a lo indicado en las notas a los Estados Financieros al 31/12/2006 el tipo de
cambio utilizado para la re-expresión de las disponibilidades a la fecha de cierre del
ejercicio fue el de referencia del BCRA. Contamos con copia de la nota CAR 314/2007
indicando ese dato. 6
c) Se acepta la observación. Esto se ocasionó ya que el sistema UEPEX permitía que se
habilite una AP y luego contabilizarla, dando lugar a que se puedan presentar casos
donde se contabiliza con posterioridad al registro de nuevas operaciones como en los
observados. A partir del presente ejercicio el se contabiliza al momento de habilitarla.
d) A partir del mes de diciembre de 2006 las conciliaciones bancarias constan de tres
listados (extracto bancario, mayor contable emitido por el sistema UEPEX y libro banco
extracontable en excel, este último para identificar la apertura por fuente de
financiamiento). No obstante se toman en cuenta las observaciones.
6
AGN: se aclara que durante el ejercicio para los ingresos aplicaron TC BNA.
68
e) Se toman en cuenta las observaciones. A partir del mes de junio 2006 el sistema
UEPEX incorporó la modificación citada en el punto c) y de esta manera al momento de
habilitar la AP se genera e imprime el asiento correspondiente. Cabe destacar que a
partir de esa fecha se encuentra en archivo adjunta a la AP el correspondiente asiento
contable que la misma genera.
f) Se toman en cuenta las observaciones. No obstante se informa que los datos de los
cheques pendientes detallados en la conciliación pueden consultarse fácilmente en el
sistema contando en el mismo con la totalidad de los datos necesarios para su
identificación inequívoca.
Recomendaciones: Mantener archivos completos de la información generada por el
Programa y que estos sean conocidos tanto por el personal de la UNPRE como del ACSA
en los aspectos en que a cada uno le correspondan. Realizar los ajustes contables
respectivos. Incorporar en los estados financieros del próximo ejercicio las consideraciones
informadas. Realizar las gestiones ante el soporte de UEPEX por las observaciones
formuladas. Evitar la emisión de asientos manuales, sino que estos sean generados desde el
módulo de gestión. Aplicar correctamente los tipos de cambio. Completar todos los datos
requeridos en las AP. Mantener periódicamente conciliados los saldos según registros, y el
auxiliar bancos extracontable, hasta tanto el Programa utilice el módulo Bancos del
Sistema UEPEX, y pueda realizar desde este las conciliaciones bancarias y obtener la
apertura del saldo por fuente de financiamiento.
2- UNPRE -AREA COMUN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS (ACSA)
Observaciones: De la revisión de lo establecido en la Resolución SPE N º 279 del
15/11/2005 por la cual se origina la creación del ACSA para Programas y Proyectos con
Financiamiento Internacional, y de la documentación relacionada que se tuvo a la vista se
observa que:
a) Artículo 2º: Cita que el Decreto de aprobación del Préstamo 925/OC es el “862/19”,
corresponde informar “862/96”.
69
b) Artículo 4º, y 8 (etapa de transición, transferencia efectiva y puesta en marcha): No se
tuvo a la vista documentación en donde se indique la fecha efectiva de finalización de
la etapa de transición establecida para el 15/01/2006, como así tampoco la fecha por la
cual se notifica a la UNPRE, que el ACSA empezó a operar con el Programa 925/OC.
c) Artículo 5º: No se tuvieron a la vista los documentos debidamente suscriptos y
aprobados por los cuales se establece: 1) Como se van a financiar entre Programas los
consultores del ACSA, y 2) Como se van a distribuir de los gastos operativos del
ACSA en cada Programa.
d) Artículo 6º: Comité de Supervisión (CS): No se tuvo a la vista el libro de reuniones
para su verificación, ni las actas de reuniones emitidas al 31/12/2006, como así
tampoco el Reglamento Interno del CS vigente al 31/12/2006.
e) Al 31/12/2006 no se estableció ni surge de la Resolución la definición del organigrama
del ACSA, los perfiles de los profesionales que ocupen los puestos, y las funciones y
tareas de cada uno de ellos.
f) Las Resoluciones SPE N° 32 del 16/03/2006, 19 del 25/01/2007, y 71 del 30/03/2007 si
bien designan el “Coordinador del ACSA” la R.SPE 279 indica que el nombre del
puesto corresponde al de “Responsable Operativo”.
g) Manual Operativo del ACSA: surgieron las siguientes consideraciones: a) La nota
DNPOIC 373 del 24/11/2006: por la cual el Director Nacional Alterno del Programa
aprueba la versión recibida: fue recibida por el ACSA el 04/04/2007, no establece una
fecha cierta de vigencia del mismo para los Programas (“ para ser puesto en vigencia a
la mayor brevedad”), y como así tampoco se indique la periodicidad en la cual va a ser
revisado para su actualización. b) No se tuvo a la vista la comunicación y no objeción
del Banco en el marco de los procedimientos establecidos para el 925/OC al “Manual
de Procedimientos”. Se cuenta con la toma de conocimiento del BID por Nota CAR
307 del 22/01/2007 pero en el marco del Préstamo 1575/OC. c) En el organigrama se
informa un “Comite Asesor”, cuando este fue creado como Comité con tareas de
Supervisión del ACSA. d) No surge del organigrama/normativa quienes van a prestar a
los Programas el asesoramiento sobre aspectos legales. e) Si bien se definieron los
puestos y sus funciones no fueron incluidos los perfiles con los requisitos obligatorios y
70
deseables de los profesionales a contratar en los puestos de Responsable ACSA,
Secretaría – Mesa de entradas y salidas, Responsable de adquisiciones BID/BIRF,
Responsable de contrataciones BID/BIRF, Responsable de Administración y Finanzas
BID/BIRF, Responsable de Gestión BID/BIRF. f) No se tuvieron a la vista las
constancias de comunicación al personal usuario del Manual, con la correspondiente
recepción, y evidencia de la capacitación realizada, g) El manual prevé una opción que
consiste en llevar un doble sistema contable para suplir los datos faltantes del sistema
actualmente en uso, no resultando procedente esta opción, se deben continuar
realizando las gestiones ante el grupo de soporte UEPEX para obtener un sistema que
permita llevar las registraciones en ambas monedas. h) En el Capítulo I punto 1. b) en
la descripción del Programa 925/OC no se tuvieron en cuenta las modificaciones
realizadas por Enmienda N° 3 al Convenio de Préstamo, y las modificaciones al
Reglamento Operativo del Programa vigentes. i) Mediante Nota ACSA 8 del
11/01/2007 se elevó al 925/OC la versión definitiva del Manual, siendo elevado al
Director de la UNPRE cuando a esa fecha estaba vacante dicho puesto.
Comentarios del Programa:
a) Se tomará nota de las observaciones mencionadas.
b) No existe una fecha efectiva definida como finalización de la etapa de transición. Se
trató de un proceso paulatino de transferencia de actividades administrativas y que a la
fecha se llevan a cabo en su totalidad en el ACSA.
c) No existen documentos que establezcan tales definiciones.
d) No existe libro de reuniones del Comité de Supervisión, como así tampoco reglamento
interno vigente.
e) En el manual de normas y procedimientos administrativos del ACSA se establece el
organigrama del ACSA como así también la definición de funciones para cada una de
las áreas.
f) Entendemos como Responsable Operativo al Coordinador del área o Responsable del
área, tal como surge del Manual de Normas y Procedimientos Administrativos del
ACSA.
71
g) a) Se cuenta con Nota de la DNPOIC firmada por el Lic. Gerardo Hita por el cual el
Director Nacional Alterno aprueba la versión del Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos elaborado por el ACSA. b) Comentario no procedente. (Se cuenta con
nota CAR 3151/2006 donde se incorporan en el punto 8.18 los ajustes propuestos relacionados con el
ACSA y su relación con el Programa.).
c) Se tomarán en cuenta las observaciones
mencionadas. d) Se realizará una revisión del manual del ACSA y se incorporará la
figura mencionada a los efectos de reflejar el esquema de funcionamiento del área. e) Se
tomarán en cuenta las observaciones mencionadas. f) No se dejó constancia que
evidencie la comunicación y recepción de la capacitación realizada. g) Se tomarán en
cuenta las observaciones mencionadas. h) Se incluirán en la próxima revisión del
Manual. i) No existen comentarios documentales ni consideraciones sobre el manual.
Recomendaciones: Realizar las gestiones ante el ACSA para que incorpore los
procedimientos observados en el Manual Operativo, y se formalice el documento por el
cuál se establezcan las pautas de financiamiento entre Programas del ACSA. Dejar
constancia de la recepción de la comunicación sobre el uso del manual operativo por parte
del personal obligado a utilizarlo, y por su capacitación.
3- REGLAMENTO OPERATIVO DEL PROGRAMA (RO) MODIFICACIONES
Observaciones: Del análisis realizado a la modificación hecha al RO en virtud de la Nota
CAR 3151 del 05/07/2006, y que fuera solicitada por Nota DNPOIC 582 del 05/06/2006
surgen las siguientes consideraciones:
a) Que sólo se realizó la modificación al Capítulo VIII, cuando de la lectura de las nuevas
pautas que se incluyen, hubiera correspondido la modificación del resto del
Reglamento, dado que se incluyen aspectos procedimentales que involucran en su
mayoría a todas las materias tratadas en el mismo (entre otros: Objetivos, Definiciones,
Estudios a ser financiados, Criterios de Selección de Estudios, Usos de los Recursos del
Programa, Modalidad de Financiamiento, Convenios Subsidiarios, Selección y
Contratación de Servicios de Consultoría.).
72
b) No surge de la documentación que se tuvo a la vista (excepto que corresponden al
PIPELINE (PL)) qué tipo de estudios son los que se incorporan con esta modificación o
en que difieren en los que ya contiene el RO (estudios específicos y generales) en lo
atinente a los requisitos a ser exigidos para ser incluidos en esta nueva “categoría” de
estudios.
c) VIII C 8.7 y 8.11: No surge con claridad los alcances de la intervención del Comité
Técnico para la aprobación de los PL al declararlos elegibles, y en la toma posterior de
conocimiento; cuando por la Nota CAR 90 del 15/01/2007 literal ii) in fine el Banco
resalta como aspecto de relevancia en el informe de progreso por el primer semestre
2006 un nuevo mecanismo para la preparación de los proyectos del PL sin la necesidad
de pasar por el Comité Técnico del Programa.
d) VIII C 8.9: En la mencionada Nota CAR 90 en su literal (ii) surge que los proyectos del
PL abarcan el período 2007-2008, cuando en el RO el período abarca 2006-2008.
e) VIII C 8.12: Dado que las comunicaciones entre el BID y la UNPRE se estipularon
realizar en su mayoría por correo electrónico, no surge que se hayan establecidos los
recaudos necesarios que debe tomar el Programa para preservar que esos registros sean
confiables, e integren los expedientes/archivos por los que tramitan los antecedentes de
los proyectos.
Ente Facilitador (EF)
f) VIII C 8.13: Con relación a la figura de “Ente Facilitador” (EF) no se definieron: 1. Las
características/requisitos, 2. Funciones, 3. Responsabilidades que debe asumir ante la
EB, y 4. En qué casos se va a utilizar un EF.
g) VIII C 8.14: No fueron incorporadas al RO las condiciones básicas que deben reunir los
acuerdos a ser implementados entre le EB y el EF, debidamente aprobados por la
UNPRE y el BID.
h) VIII C 8.15: No expone si los costos del EF que asumirá la EB conforme lo dispuesto en
este literal de la modificación, serán imputados como contraparte local.
i) VIII C 8.17: No surge la diferencia entre los convenios subsidiarios previstos en el
Capítulo IX del RO, y los mencionados en este apartado (Convenio Subsidiario de
Participación UNPRE/EB).
73
j) En la Nota CAR 90 literal (iii) se expone que el mecanismo de contratación de
consultores individuales a través de Entidades Facilitadoras Sectoriales, permitiría
agilizar los tiempos de contratación por parte de las entidades del Gobierno Nacional ya
que a través de estas nuevas entidades no se debería cumplir el procedimiento previsto
en el D.577/2003 para la contratación de consultores. Al respecto:
a) No se tuvo a la vista documentación en la cual se establece, o se permite esta
excepción al Decreto, teniendo en cuenta que este expresa“...quedan incluidos en el
presente decreto los contratos de locación de servicios personales celebrados en
virtud de lo dispuesto por el Decreto Nº 1184/01, los contratos de locación de obra
intelectual prestados a título personal encuadrados en los Decretos Nros. 1023/01 y
436/00 y los contratos regidos por la Ley Nº 25.164, como así también los
convenidos para proyectos o programas de cooperación técnica con financiamiento
bilateral o multilateral, nacional e internacional”.
b) De la citada nota surgiría que esta nueva modalidad se puso en efecto para el
Programa durante el segundo semestre del 2006 para todos los estudios, cuando de la
modificación al RO resulta de aplicación exclusiva para los PL.
c) Atento todo lo expuesto, no fue proporcionado al momento de su requerimiento por
parte del Programa información respecto a la utilización de entes facilitadores,
durante el ejercicio 2006, para la contratación de consultores con pagos registrados
en el ejercicio.
ACSA
k) VIII C 8.18: Si bien la Nota CAR 90 literal (v) expone que se incorporó el Area Común
de Servicios Administrativos (ACSA) al RO, ésta incorporación aparece circunscripta
exclusivamente para los PL. Se informa que la normativa que rige el funcionamiento del
ACSA establece su ámbito de aplicación para todo el Programa, en lo referente al área
administrativo-contable.
Comentarios del Programa: La interpretación literal que hace la AGN de la Nota CAR
3151/2006 es correcta, pero no refleja el espíritu con el que se creó la figura de las EF
como consecuencia de su redacción. Se ha tomado en cuenta para la operatoria PMP III la
74
formalización correspondiente a efectos de cumplir con las disposiciones de forma. Sin
embargo aclaramos que, en las sucesivas aprobaciones de estudios el BID ha procedido
como era el espíritu inicial, a extender la misma al resto de los estudios. Por otra parte
como explicación mencionamos que en el transcurso de la operatoria se ha verificado que
las EB tienen dificultades en dos campos, la formulación del TDR y la contratación de
consultores. Para el primer caso se diseñaron las consultorías de apoyo y para el segundo
las entidades facilitadoras. Si bien a criterio de la Auditoría no se ha procedido con una
modificación integral del Reglamento Operativo, si se han hecho las aprobaciones de forma
con los intercambios de notas, la instrumentación de los convenios respectivos entre EB y
EF, con la aprobación de cada estudio que el BID no ha objetado y la incorporación de un
apéndice / instructivo para las entidades beneficiarias y facilitadoras. Asimismo la EF debe
cumplir con todos los requisitos exigidos por el BID respecto de la contratación de
consultores. Los cargos eventuales que las EF pudieran hacer a las EB no son considerados
como contraparte actualmente. No obstante ello se remitirá a la mayor brevedad nota al
BID solicitando se formalicen las acciones desarrolladas en tal sentido, acomodando la
redacción del Reglamento Operativo de manera que la figura del EF no se circunscriba
exclusivamente para los estudios PIPELINE sino para todos los convenios firmados con
las EB, de corresponder. Se elevará la nota recibida por el BID oportunamente. 7
a) Se reitera lo expuesto en nuestra respuesta anterior.
b) Comentario no procedente. (“El concepto “Pipeline” esta definido en el apartado C de la
Nota CAR 3151/2006 y DNPOIC Nro. 582”).
c) Los proyectos “Pipeline” responden a un acuerdo Nación – BID por lo que no
corresponde se expida el Comité Técnico creado para el resto de los estudios.
d) Corresponde a un error de tipeo, el período correcto es 2006 – 2008.
e) Los correos electrónicos serán ratificados posteriormente por notas UNPRE. Así lo
establece el punto en cuestión. La UNPRE intercambia con el BID pretendiendo
formalidad
respaldatoria según lo establece el R O (excepto error u omisión
involuntaria).
7
AGN: Nota CAR proporcionada por la UNPRE el 14/11/07 ver literal g) del Informe de Cumplimiento adjunto.
75
f), g), h), i) Se reitera lo expuesto en la respuesta a continuación del punto “Comentarios
del Programa”.
j) a) Las contrataciones previstas por este mecanismo tal como se manifestó, tienden a
acortar los tiempos de contratación para permitir el desenvolvimiento de los Proyectos
en un tiempo razonable. Si existiera alguna contradicción interpretativa respecto de los
alcances y aplicación del Decreto 577/2003 debería de reverse el mismo y como
modificarlo para lograr su aplicabilidad.
j) b) Comentarios incluidos en la respuesta anterior.
j) c) No existe un listado o base de datos de Entidades Facilitadoras, se tratará de brindar el
mismo a la brevedad posible.
k) La observación es válida pero obedece a un error de redacción de la Nota CAR que
induce a su mala interpretación. Se le solicitará al BID aclare los alcances a efectos de
evitar una interpretación restrictiva de las funciones del ACSA.
Recomendaciones: Se deberán extremar los recaudos a efectos de que ambas partes
(BID/PROGRAMA) formalicen adecuadamente el procedimiento que permita aplicar de
manera indubitada más allá de cualquier interpretación, que la utilización del Ente
Facilitador será abarcativo para todos los estudios, y cuales Entidades Beneficiarias estarán
comprendidas dentro de esta nueva figura. En el caso de que el EF no utilice la normativa
prevista en el D.577/2003 para la contratación de consultores, se deberá fundamentar en
forma fehaciente los extremos legales que avalan esta decisión. Definir los requisitos
exigidos para que se incluyan los nuevos estudios a realizar, en la Categoría de Pipeline,
diferenciándolos de corresponder, de los estudios que ya contempla el RO. Precisar los
alcances de la intervención del CT del Programa en relación a los Pipeline definiendo si es
necesaria la aprobación del mismo al ser declarados elegibles. Extremar los recaudos
necesarios para que toda comunicación entre el BID y el Programa sea o no por correo
electrónico integre los antecedentes que deben conformar los archivos de los estudios.
76
4- CLÁUSULA 3.04 (a) DEL CONVENIO DE PRESTAMO
Plazo para comprometer los recursos del Financiamiento
Observaciones: Mediante Nota CAR 4985 del 23/10/2006 el Banco da por cumplida la
Cláusula 3.04 (a) de compromisos de desembolsos, sustentado en lo informado en la Nota
UNPRE 703 del 10/10/2006. No obstante de la documentación auditada surge que:
1. Requisitos para el Compromiso: La Cláusula 3.04 (a) de las Estipulaciones Especiales
del Convenio de Préstamo establece que: “...Se entenderá que los recursos han sido
comprometidos a partir de la fecha en que las entidades beneficiarias hayan suscripto los
respectivos contratos de servicios de consultoría”. Con fecha 10/10/2006 la UNPRE
comunicó al BID y este a su vez tomó nota el 23/10/2006, que: “... para el Gobierno
Argentino el compromiso de los recursos se genera cuando el Organismo Ejecutor firma el
Convenio Subsidiario de Participación con las Entidades Beneficiarias responsables de la
realización de los estudios, donde se establecen los montos a financiar creando la
responsabilidad financiera del Ente Ejecutor ante los beneficiarios”. De los antecedentes
mencionados cabe mencionar que:
a) Surgiría una aparente contradicción entre lo dispuesto en el Convenio de Préstamo y lo
acordado entre la UNPRE por intermedio de su Director y el Jefe de Proyecto del BID,
sin que se hayan tenido a la vista antecedentes que fundamenten, de corresponder, tal
modificación a la Cláusula 3.04 (a) del Convenio de Préstamo respecto a los requisitos
exigidos para comprometer los recursos del Préstamo.
b) De tratarse de una modificación al Convenio de Préstamo no se tuvo a la vista la
correspondiente intervención de la DNPOIC, ni su correspondiente enmienda.
Comentarios del Programa: En el entendimiento que la última fecha válida para
comprometer los recursos del Préstamo expiró el 10/10/2006, el BID envió la nota
4985/2006 en respuesta a la información preparada por la Unidad, y que le fuera
suministrada mediante nota UNPRE 703/2006. En la mencionada nota el BID da por
cumplida la Cláusula 3.04. La observación es válida.
a) Entendemos que se trata de un acuerdo entre las partes. La Dirección del Préstamo
cuenta con la conformidad emitida por el BID, en los términos del Artículo 6.01 inciso
77
b) del Convenio de Préstamo. Lo mencionado en la cláusula 3.04 del Convenio de
Préstamo corresponde a una estipulación general ajustada a las normas del Banco, los
criterios de flexibilidad en la interpretación de esa norma son facultad de las
autoridades de la representación del Banco. En este caso se adoptó la interpretación tal
como se manifiesta en la respuesta BID a la Nota UNPRE del 10/10/2006.
b) En el entendimiento que la ejecución del Préstamo está en su etapa final, se interpretó
que no correspondía originar una modificación formal al mencionado Convenio
considerando que la fecha última fecha válida para comprometer recursos fue el
10/10/2006.
2. Compromiso de Fondos: En relación al tema expuesto en el punto 1., en la citada nota
CAR 4985 se expone un cuadro resumen de fondos aprobados y comprometidos en dólares,
la cantidad de estudios a realizar, y además se incorpora en la Categoría 1.una nueva clase
llamada “Estudios del PIPELINE”, observándose que:
a) Si el plazo para comprometer recursos era hasta el 10/10/06, de la documentación
auditada, sólo consta el Acta Nº 67 del Comité Técnico del Programa por la cual con
fecha 9/10/06, se aprueban “sin observaciones” 40 estudios “…ad referéndum de las
aprobaciones de los mismos por el Banco Interamericano de Desarrollo con fecha de 9
de octubre de 2006”, no constando en dicha nota la identificación de los estudios que
cumplían con la aprobación del BID.
b) De la lectura del Acta 67 del 9/10/2006 del CT surge que:
1) Se visualizan estudios que son aprobados con recomendaciones y observaciones.
Algunos pasan para ser tratados en nuevas reuniones del Comité. Uno de los estudios
estaría incluido dentro de la nueva Categoría Pipeline por lo que sólo se informa a
este Comité sin requerir su aprobación. Uno de los estudios va en consulta al BID
sobre la elegibilidad del mismo. Por lo expuesto, varios de los estudios mencionados
no tendrían tiempo real para dar cumplimiento a los requisitos exigidos para
comprometer los recursos de financiamiento del Préstamo.
2) Se presenta para la aprobación del Comité un estudio de Desarrollo Productivo a
llevar adelante por la Secretaría de Política Económica, con el fin de comprometer el
78
total del Préstamo, siendo quién posteriormente procederá a distribuir el monto
global entre Entidades Sub Beneficiarias que lo soliciten. En virtud de lo expresado
no surge claramente cuáles son las figuras del Organismo Ejecutor y la Entidad
Beneficiaria, y quienes serían las entidades sub -beneficiarias.
3) En ésta reunión de fecha 09/10/2006 iniciada a las 10:00 hs y finalizada a las 18:00
hs del mismo día: a) Se produjo el retiro del Director de la DNPOIC, del Director
Nacional de Programación Económica Regional, y del Director de la UNPRE,
constando sólo la firma del Director Nacional de la DNPOIC, no así de los otros dos
Directores, ni el funcionario que reemplazó temporariamente a uno de ellos. b) Se
cita a fojas 21 del acta “23/11/2006” en el apartado A. 21., 22., y 23., donde se
informa que tres estudios están dentro del marco del Acuerdo de la Secretaría de
Política Económica con el Gobierno de la Provincia de Río Negro suscripto el
23/11/2006, siendo que como se expresara precedentemente la fecha del acta es
09/10/2006. (El acta incluye en su redacción la fecha de un convenio suscripto un
mes y medio después).
4) Atento la importancia de los temas tratados en este Acta del Comité Técnico, no
surge la elevación y posterior no objeción del BID a la misma.
Comentarios del Programa: Lo observado por esa Auditoria es lo que se manifiesta en la
mencionada Nota CAR. Debe considerarse que la intención de la Dirección era tratar de
comprometer la totalidad de los recursos disponibles, de lo contrario debieran haber sido
cancelados los recursos remanentes, con el consiguiente costo implícito para el país de la
pérdida de un financiamiento. En esa misma inteligencia debe entenderse y comprenderse
el sentido de las solicitudes “ad referéndum” de las aprobaciones que otorgaría el BID. En
tal sentido y como ejemplo es valido mencionar que si un TDR aprobado “ad referéndum”
por el CT y luego el BID no prestara su conformidad, es decir, si el TDR resulta objetado
por BID, el estudio queda automáticamente sin financiación.
a) Entendemos que el espíritu de la mencionada nota no era otorgar la No Objeción de los
estudios aprobados por el Comité, sino dejar explícito la aceptación de los recursos
comprometidos en forma global por la Unidad de Preinversión, los que en su
79
oportunidad serán sometidos a la no objeción del BID en cada caso en particular. Al
aceptar el Banco los montos globales, da por cumplida en esta nota la Cláusula 3.04 (a).
b) 1) En el marco de las evaluaciones y aprobaciones del Comité, deben entenderse que los
estudios que contaron con tal aprobación, se enviaron al Banco a los efectos de contar
con la debida no objeción individual, según los procedimientos normales y habituales.
Tal es así, lo aquí descripto, que en enero de 2007 el BID otorgó las aprobaciones a
aquellos TDR´s que aprobara el Comité según Acta Nro. 67. Es destacable mencionar
que al estar en preparación y previsto en el Pipeline del país con el Banco una nueva
operación de continuidad al actual UNPRE (UNPRE III), por un monto total de U$S
60.000.000 cuyo primer tramo de U$S 20.000.000 debiera comenzarse a ejecutar
durante el mes de diciembre de 2007, se acordó con el BID (lo que es corriente para
operaciones consecutivas) que todos los proyectos y/o estudios comprometidos serían
financiados por la UNPRE II hasta el momento en que estuviere vigente la nueva
operación UNPRE III. Instancia en la cual los fondos no utilizados por la UNPRE II se
cancelarán automáticamente.
b) 2) En función a lo antes explicado y detallado y a los efectos de no perder el
financiamiento se comprometieron la totalidad de fondos del Programa tomando como
beneficiaria a la propia Secretaría de Política Económica (de hecho en el pasado la
Secretaría de Programación Regional y posterior Secretaría de Política Económica fue
beneficiaria de estudios de la UNPRE) y no existe nada en el Convenio suscripto por el
Banco ni en la Legislación local que impida que el ejecutor, en este caso la SPE sea
también a la vez la entidad beneficiaria. El ejecutor del Préstamo es la Secretaría de
Política Económica, y en consecuencia se trató de hacer una reserva de los montos a
comprometer a efectos de utilizar los recursos de manera eficiente. En consecuencia,
luego de completados los proyectos que estaban en el inventario de la Unidad, se
asignaron de manera específica a cada una de las Entidades Beneficiarias respectivas.
El término sub-beneficiarias fue utilizado de manera transitoria para incluir a todas las
Entidades originantes de los Proyectos y potenciales Beneficiarias (se tornarían
beneficiarias cuando presentaran los datos completos de sus solicitudes) dado que la
80
Secretaría de Política Económica, a los efectos del “compromiso de los fondos” asumió
transitoriamente el rol de Entidad Beneficiaria.
b) 3) a) Se tomarán los recaudos necesarios a efectos que las Actas cuenten con las firmas
de los Señores que asistieron a esas reuniones. No obstante se harán las gestiones
pertinentes a efectos de completar las firmas faltantes. b) Se menciona en el Acta del
09/10/2006 por que se encontraba dentro del inventario de potenciales acuerdos a
firmar. El acuerdo a la fecha del acta se encontraba incompleto pero con elementos
suficientes y compromiso por parte del Gobierno provincial como para ser mencionado
antes de ser efectivamente suscripto.
b) 4) No es habitual la elevación de las Actas al BID para contar con la anuencia de la
entidad financiera internacional. Sin embargo se han respetado los procesos normales y
habituales y todos los estudios junto con los TDR´s, fueron enviados al Banco, a fin de
contar con las No objeciones correspondientes.
3. Reasignación de Fondos BID:
a) En la Nota CAR 4985 se expone un nuevo cuadro con Categorías, Actividades y
Montos de Fuente BID. Al respecto no se tuvo a la vista documentación por la cual
conste que se haya modificado el cuadro de costo y de financiamiento del Programa,
como así tampoco el Aporte Local relacionado, debidamente suscripto por el BID y la
Prestataria. Se informa que tanto el presupuesto transcripto al Estado de Inversiones en
dólares al 31/12/2006, como de los reportes LMS1 emitidos por el BID al 31/12/2006,
y al 04/10/2007 se mantiene el cuadro de costos vigente de ejercicios anteriores. Al
respecto, el Programa informó mediante Nota ACSA 458 del 06/09/2007 que durante el
ejercicio 2006 no existieron modificaciones ni reasignaciones tanto para los fondos
BID como para la fuente local.
b) Asimismo, no surge a partir de que fecha se incorporaron a la matriz de costo de
financiamiento los estudios del PIPELINE incluidos en el Reglamento Operativo del
Programa en el mes de agosto de 2006, y a partir de qué fecha se iniciaron los pagos
por estos estudios. No se tuvo a la vista el documento suscripto con el listado de los
proyectos PIPELINE incorporados al Programa, y la correspondiente no objeción.
81
Comentarios del Programa:
a) Si bien no se ha planteado una modificación a la “matriz del préstamo original” sí se ha
modificado la composición de importes financiados por tipo de estudio con el acuerdo
del BID. Por las notas UNPRE 703 y CAR 4985 se acepta la composición real de los
compromisos de estudios financiados o a financiar con el BID a través del UNPRE II.
Queremos destacar que esta modificación en la composición obedece a la demanda real
por tipo de estudio en función de los requerimientos de las Entidades Beneficiarias.
Asimismo se solicitó al BID la formalización de la presente modificación a la
composición del presupuesto del préstamo mediante Nota DNPOIC N° 1376/07
(CUDAP 119053/07) 8 .
b) La modificación efectuada en el mes de agosto incorporó la categoría de estudios
PIPELINE, y a la fecha de los estados financieros (31/12/2006) no se han registrados
operaciones contables ni afectaciones financieras. No hay documentos suscriptos sino
un listado del pipeline donde figuran todos los proyectos a ser negociados por la Nación
con el Banco Interamericano en cuya preparación de ser necesarios, se utilizan fondos
de la UNPRE. La No Objeción, como ya se ha explicado, se solicita oportunamente
para cada estudio en particular. Se informan los montos comprometidos (expresado en
pesos) durante el 2007 hasta el 30/10/2007 por fuente de financiamiento.
Categorías y Actividad
Estudios Específicos
Estudios Generales
Consultoría de apoyo
Estudios de PIPELINE
Fuente 22
4.516.653,82
759.900,28
Fuente EB
221.686,56
34.086,01
385.257,54
5.371,66
214.706,33
4.431,87
Fuente 11
Fort. Institucional
Administración/Supervisión
TOTAL
11.892,00
-
708.209,54
5.673.703,64
261.144,23
708.209,54
Recomendaciones: Mantener archivos completos de todos los antecedentes que produzcan
cualquier modificación al Convenio de Préstamo e independientemente del plazo de
finalización del mismo, se cumpla con los procedimientos previstos para dicha
modificación. Más allá de las interpretaciones que puedan darse a las diferentes notas
emitidas por la UNPRE como por el BID, el Programa debe documentar fehacientemente
82
cada uno de los procedimientos seguidos, sea para comprometer los recursos del
financiamiento, como para la intervención que le corresponde al BID respecto a la
aprobación de los TOR´s de los estudios, conforme a la normativa vigente a la fecha del
ejercicio auditado. Extremar los recaudos tendientes para que las actas cumplan con los
requisitos que exige el Reglamento Interno. Dar seguimiento a las acciones iniciadas ante
el Banco para contar con el nuevo cuadro de costos del Programa para fuentes de
financiamiento, solicitando se exprese claramente la fecha de vigencia del mismo.
5- CONSULTORIA NACIONAL
Observaciones: De la revisión de los pagos en concepto de honorarios a consultores
individuales por un importe de $ 932.351,96/USD 303.106,09 contabilizados durante el
ejercicio 2006, y de los correspondientes antecedentes de contratación y/o recontratación
por muestra, surgieron las siguientes observaciones, que deben complementarse con las
formuladas en A-4 precedente
Falencias administrativas
a) Ternas: en algunos casos no se identifica al responsable de la EB que firma las ternas.
b) Legajos de consultores: En un caso (1.EG.83), y en la totalidad de los casos del
1.EE.153 no constan las fotocopias del Documento de Identidad de los contratados, y
en la totalidad de los casos del 1.EE.204 carecen de firma en original de los consultores.
En la totalidad de los casos del 1.EE.204 no consta las notas de situación frente al IVA.
La certificación de elegibilidad de dos consultores, carece de fecha de firma. (1.EE.204
y 1.EG 68).
c) Autorizaciones de Pagos: Se detectaron casos de inexistencia de firmas en el espacio
correspondiente a Responsable del Registro (1.EE.204, 1.EG.68), y donde el DNA del
Programa firma en carácter de titular de la DNPOIC (1.EG.68 y 1.EE.153).
d) Contratos: En la cláusula IV “Precio de la Obra y Forma de Pago” de los contratos de
dos consultores del 1.EE.120, la sumatoria de los importes expuestos en el cronograma
8
AGN nos remitimos al literal h) del informe de cumplimiento Nota CSC/CAR 5300 del 12/11/2007.
83
de pagos: $ 14.424, $ 14.280.- no coinciden con el monto total establecido: $ 14.440.-, y
$ 14.440, respectivamente.
Comentarios del Programa:
a) y b) Nos remitimos a lo expresado ut-supra. La observación será debidamente
considerada, a los fines de solucionar los inconvenientes detallados, los que no son
desconocidos ya que se está trabajando en ello. Es del caso destacar que este proceso
fue desde siempre un tema importante y de vital interés en solucionar.
c) Los casos detectados son de extrema excepción. Las AP siempre son firmadas por 4
responsables.
d) Son casos excepcionales y de poca significación. No obstante se toma en cuenta la
observación, a los fines de ajustar los procesos de control y revisión de la
documentación que es conformada por el Programa.
Selección de consultores – Legajos – Contratos –Pagos
a) Se han verificado casos donde: 1) La definición de los TOR´s en cuanto a los títulos
profesionales requeridos resulta amplia, y 2) Los postulantes que integraron las ternas
no responden a la formación académica solicitada
1. Los perfiles establecidos para la totalidad de los consultores del estudio 1.EG.83 requieren
para cada uno de ellos títulos que abarcan diferentes áreas. Se citan dos ejemplos: Consultor
3: Contador/Licenciado en Economía/Licenciado en Administración/Ingeniero/Licenciado
en
Psicología/Abogado.
Consultor
Experto
1:
Económicas/Ingeniería/Agronomía/
Veterinaria.
2. El perfil de un consultor (1.EE.199) requiere como profesión: “ingeniero en
comunicaciones”, siendo uno de los postulantes es “ingeniero mecánico”.
3. En la terna (1.EG.68) donde se pide como requisito de especialidad “Derecho Administrativo
Público”, no se tuvo a la vista para los integrantes de las ternas que acrediten título de tal
especialidad.
4. En la terna del Consultor 6 (1.EE.120) se pide ingeniero o técnico con especialización
ambientalista, y los postulantes son ingeniero hidráulico, licenciado en geología, e ingeniero
electromecánico (ganador).
84
5. En la terna del Consultor experto autocadista (1.EE.120) se requiere ingeniero o equivalente.
Los postulantes son: técnico mecánico (ganador), un auxiliar tornero, y un agrimensor.
6. En la terna del Consultor Economista (1.EE.120), el perfil requerido es licenciado en
economía, ingeniero industrial, o equivalente. El consultor seleccionado es ingeniero
electricista, uno de los postulantes ingeniero civil, y el otro ingeniero civil. A su vez, los tres
consultores obtienen el mismo puntaje, y no se tuvo a la vista documentación que
fundamente la designación ganador.
7. En la terna del Consultor Topógrafo (1.EE.120) el perfil requerido es Topógrafo, agrimensor
o equivalente. Uno de los postulantes es ingeniero hidráulico.
b) En el estudio 1.EE.199 surgieron inconsistencias entre los TOR´s generales del estudio
(Presupuesto del estudio), respecto de los TOR`s individuales de tres consultores que
forman parte del mismo documento, en lo referente al plazo de ejecución de los
contratos. Estos últimos se formalizaron de acuerdo a los TOR´s Generales.
c) Para un consultor del 1.EE.120 se formalizó un contrato por dos meses por $ 10.830.-,
cuando el presupuesto del estudio (TOR´s) establecía el mismo monto pero calculado
sobre la base de 3 meses a $ 3.610.- mensual.
d) Para un consultor del 1.EE.153 en el TOR´s individual adjunto al contrato figura que el
monto total es de $ 21.660.- por seis meses, el cronograma de pagos que le sigue
expone $ 18.050.-, importe por el cual se formalizó el contrato.
e) Para dos consultores no se tuvo a la vista la correspondiente aprobación de los contratos
del primer semestre del año 2006 ($ 12.000.-, y $ 24.366.- respectivamente) emitidas en
el marco del D.577/2003.
f) En la R.671 del 24/08/06, en la R. 675 del 28/08/06 ambas del (MEyP), y en la DA 273
(JGM) del 22/05/2006 no surgen del Anexo los datos por la afectación al Programa 18
y Actividad 8 para tres consultores. Y en la R.658 del 24/08/2006 para un consultor se
imputó a la actividad “1” en lugar de la “8”.
g) Los Recibos C 0001-00000047 y 00000048 del
20/10/2006 y 15/11/2006
respectivamente, son faxes, no constando los ejemplares originales emitidos por un
consultor.
85
h) En aquellos casos en los cuales el BID otorgó prórroga a los plazos de los contratos de
los consultores (1.EE.122, y 1.EE.197) sin modificación del monto de los respectivos
contratos, no se tuvo a la vista constancia fehaciente de la notificación de la citada
prórroga a los consultores.
i) Para un consultor con pagos en el ejercicio 2006, contratado para tres estudios
(CA.73.1, CA.83 y EE.156) surge que:
1 Durante el mes de marzo de 2006 se le abonaron $ 8.000.- por honorarios del estudio
CA.73.1 correspondientes a la enmienda Nº 1 formalizada extemporáneamente el
02/12/2005. El consultor realizó actividades sin haber suscripto la enmienda, ya que
los dos informes por el período de la prórroga fueron aprobados el 03/08/2005 por la
EB y el 12/10/2005 por la UNPRE, y a su vez los recibos que respaldan los pagos
fueron emitidos el 28/09/2005. El contrato original del 06/01/2005 finalizaba el
06/05/2005, y se extendió por dos meses al 05/07/2005, por lo cual lo establecido en
la cláusula IV de la enmienda donde expone que los pagos se realizarían “a los 120
días”, y “a los 150 días”, deberían haber indicado “a los 150 días”, y “a los 180 días”.
No se tuvo a la vista comunicación al BID de la enmienda conforme lo solicitado en
su nota CAR 3338/2005 del 21/06/05.
2 Si bien constan las aprobaciones, no se tuvieron a la vista los informes presentados
por el consultor que respaldan los pagos de $ 8.000.-. Como tampoco consta la
elevación del informe final al BID del consultor.
3 Se reitera lo formulado para el ejercicio anterior, hecho que se manifiesta en los
estudios con pagos en el 2006, ya que se utilizan para las ternas de los distintos
estudios en los que se seleccionó al consultor los mismos postulantes, y con puntajes
finales asignados similares para un postulante y variando para otro. Tampoco consta
que los currículos se encontraban actualizados a la fecha de las evaluaciones
realizadas:
Terna estudio fecha
1.EG.39
04-02-2003
1.CA.64
24-08-2004
1.CA.73
05-01-2005
1.CA.83
21-12-2005
1.EE.156 02-02-2006
Ganador
390
390
390
390
390
86
Postulante 1
335
335
335
335
335
Postulante 2
325
325
325
270
270
4 El perfil del consultor a contratar que se requiere para los estudios 1.CA.83 es:
“Profesional en geología, biología o licenciado ambiental”, y para el 1.EE.156
“Relacionada con estudios medioambientales”, el consultor seleccionado es
licenciado en economía política conforme su currículum, y los postulantes que
participaron en ambas ternas: uno ingeniero forestal, y el otro licenciado en
economía con maestría en economía y política energética y ambiental. No indicando
en el perfil cuáles eran requisitos obligatorios y cuales deseables. En el documento
de revisión y evaluación del informe final del consultor para el estudio 1.CA.83. se
indica que es “Licenciado en Medio Ambiente”, no pudiendo verificarse tal
condición.
j) Otras observaciones:
Observación
Estudios
No consta sello recepción UNPRE en la totalidad de los currículos que EG.68/EG.83/EE.120/EE.153/
se tuvieron a la vista.
EE.199/EE.204
No se vieron los títulos profesionales de 4 consultores seleccionados.
EG.68/EE.53/EE.204.
Falta datos filiatorios en tres currículos
EG.83.
No se tuvieron a la vista las DDJJ de Incompatibilidad (16 casos)
EG.83/ EE.153/EE.199.
Falta firma de Consultores en los TOR’s de 7 contratos.
EE.120/EE.153.
Comentarios del Programa: A los fines de solucionar de manera concreta y permanente
las observaciones, se tomarán las medidas necesarias. Nos remitimos a lo expresado
anteriormente. La observación será debidamente considerada, a los fines de solucionar los
inconvenientes detallados, los que no son desconocidos ya que se está trabajando en ello.
Los nuevos procedimientos tendrán vigencia a partir del año 2008.
Informes
a) 1.EG.53: los contratos de los consultores tenían previsto su finalización para el
20/11/2004, siendo los pagos correspondientes a los informes finales realizados en el
ejercicio 2006, ya que los informes finales ingresaron al Programa el 06/10/2005.
b) 1.EE.122: No consta documentación por la cual la EB da respuesta a lo solicitado por
Nota UNPRE 310/2006 remitida por correo argentino el 27/04/2006, respecto al estado
87
de desarrollo de las acciones que surgen del resultado del Estudio, información que
fuera solicitada previamente por Nota CAR571 del 01/02/2006. No se tuvo a la vista
información respecto a las acciones llevadas a cabo por el Programa para implementar
lo sugerido por el BID en la Nota CAR571 del 01/02/2006: “... para futuros estudios
se les recuerde a las Entidades Beneficiarias poner especial atención a la sección
relacionada a las conclusiones principales arribadas por el estudio”.
c) Otras observaciones
OBSERVACIÓN
ESTUDIOS
Falta cuerpo del informe: Se vieron portadas y aprobaciones
1.EE.120 (Tres consultores). Total $ 3.971,-
Aprobación EB sin fecha: (3) Inf. Avance (1) Inf Final
EE. 153 / EE.204
Informes no foliados o con “saltos” entre números.
EE.153/EE.204 (varios casos en dos consultores)
Falta aclaración Firma responsable aprobación de informes En la mayoría de los casos.
por parte de la UNPRE
Comentarios del Programa: Esta Dirección pondrá especial énfasis en cumplir con las
formalidades del caso y muy especialmente en el cumplimiento de las cláusulas
contractuales, como así también en lo concerniente a los productos esperados que surgen de
los TDR. Los informes de avance y los informes finales cuentan con la debida aprobación
de las Entidades Beneficiarias y en particular los informes finales son elevados al BID para
su aprobación.
Estudios
Observaciones:
a) En la documentación relevada en los estudios (1.EG.68/1.EG.83/1.EE.120/1.EE.153/
1.EE.199/1.EE.204) no se incluye expresamente, si hubiera correspondido por la
naturaleza de los proyectos, las evaluaciones requeridas en el punto C IV .4.4 del RO,
referente a Impacto ambiental, Participación de la mujer y Reducción de la pobreza.
b) 1.EE.120: Estudio de Prefactibilidad para el aprovechamiento hidroeléctrico sobre el
Río Chico, en la localidad de Gregores: 1) El listado de los Componentes -Punto IV- de
los TOR´s llega hasta el número 8 (Plan de Acción), cuando en el Punto V
(Actividades), surge el componente 9 (Defensa de Proyecto). 2) Entre la firma del
88
convenio subsidiario del 22/11/2004 con la EB, y el pedido de aprobación por parte del
BID del informe final consolidado del estudio de fecha 25/09/2007 (Nota UNPRE 424)
transcurrieron casi tres años, siendo que el plazo previsto para la ejecución del estudio
era de seis meses. De los antecedentes provistos surge que sustentan las demoras sólo en
la tramitación de las aprobaciones de los contratos de los consultores emitidas en
setiembre y diciembre 2005. 3) Siendo que los contratos como máximo duraban cuatro
meses, y que las aprobaciones a los mismos se encontraban formalizadas a diciembre de
2005, no se tuvo a la vista documentación que sustente los motivos por los cuales no se
presentaron los informes finales y/o no se encontraban aprobados, y los respectivos
pagos al 31/12/2006, así como las demoras no justificadas. 4) Surgen inconsistencias en
el detalle de los períodos contractuales para los once consultores en la información
relevada. A modo de ejemplo se cita el caso del consultor coordinador: Contrato, Nota
UNPRE 275 del 20/04/2006, y Nota CAR 2524: 18/04/05 al 17/08/05, Decisión
Administrativa 924 29/12/2005: 01/05/05 al 31/08/05, Nota DNPROM 48 04/04/2006:
01/02/05 al 01/06/05, y Nota UNPRE 408 06/06/06 18/04/06 al 17/08/05. Por ello: i)
No surge con claridad a partir de cuando se pide y se otorga la prórroga de 20 meses. ii)
No se tuvo a la vista documentación suscripta por los consultores mediante la cual se
notifican y aceptan las prórrogas solicitadas al Banco para la ejecución de los contratos,
ni las actualizaciones de las respectivas declaraciones juradas de incompatibilidades
adjuntas a cada uno de los contratos originales. iii) Para dos consultores Nº 7 y 10, que
tenían que presentar un sólo informe final conforme TOR`s y contratos suscriptos por
un mes, se tuvieron a la vista tres informes uno inicial y dos de avances, habiendo
recibido la totalidad del monto del contrato.
c) 1 .EE.153: Estudio de Factibilidad para la Integridad del Sector Foresto Industrial de la
Provincia de Misiones y el Estado de Paraná (Brasil): Atento que conforme los
antecedentes obrantes en la tramitación del estudio surge que el mismo se encuadró
dentro de los llamados estudios de factibilidad, no se tuvo a la vista el estudio de
prefactibilidad que se requiere previamente para demostrar que el proyecto es viable, o
que no se necesitaba dar cumplimiento de esta condición (RO IV B- 4.3 b).
89
d) EG.68: Diseño de Propuestas Específicas para Establecer Formas convenientes de
presencia del INTI en las regiones NOA, NEA, Cuyo y Patagonia
1. Con relación a la contratación de dos consultores Nº 1 y 5 surge de la documentación
proporcionada que fueron seleccionados cuando sus perfiles no respondían a los
incluidos en los TOR´s aprobados por la UNPRE y por el BID en agosto 2004. No
obstante las razones expuestas en el intercambio de notas entre la EB, y la UNPRE,
realizadas en fecha posterior a la selección de los consultores (26/04/2005), no surge
que se haya hecho un nuevo proceso de selección conforme lo requerido por el BID
en su Nota CAR 3338 del 21/06/2005 con la modificación de los perfiles. Aclaramos
que: i) No se pudo verificar lo informado por parte del Responsable del Area técnica
en el Memorandum interno sin número y sin firma del 21/07/2005 archivado en fojas
137 de la carpeta del estudio, en el que se manifiesta “... que la Terna fue evaluada,
analizada, y de hecho aprobada cumpliendo con el nuevo perfil establecido”. ii) Los
Tor´s suscriptos por los consultores adjuntos a los contratos mantienen los perfiles
originales en los que se requería un licenciado en economía o ingeniero, cuando los
profesionales contratados con licenciados en administración y en administración
pública. iii) No se tuvo a la vista la intervención de la UNPRE y/o el Comité Técnico
formalizando las modificaciones citadas. iv) En las ternas de fecha 26/04/2005
elevadas por la EB y aprobadas por la UNPRE participaron profesionales de otras
disciplinas a las requeridas en los TOR´s. La EB informa que se seleccionaron
Licenciados en Administración, el Banco en su Nota CAR 3338 del 21/06/2005 toma
nota de que se cambian los profesionales requeridos (Licenciado en Economía o
Ingeniero) por “Licenciados en Administración de Empresas”, y que se deben
realizar nuevas ternas. No obstante ello, el profesional contratado para el puesto de
Consultor 1, es “Licenciado en Administración Pública”, y en la terna del Consultor
10 participa como postulante un Licenciado en Trabajo Social.
2. La EB realizó cambios en las actividades 11 y 12 (Preparación y realización de
Talleres zonales) por “ronda de visitas” a las instituciones, solicitando su aprobación
a la UNPRE en fecha posterior a la realización de las mismas, mediante nota del
90
29/03/2006 recepcionada en la UNPRE el 05/04/2006. No informando si esto
también implicaba una reasignación de fondos del presupuesto. Merece informar que
a fojas 174 obra un correo electrónico del 03/04/2006 del área técnica por el cual
recomiendan a la EB modificar la redacción de la nota donde explicitan las razones
por las cuales se cambiaron las actividades citadas (“cuestiones prácticas”), a fin de
que la UNPRE no se vea obligada a dar una contestación a la EB, no constando el
texto original de la misma.
3. El BID por Nota CAR 2713 del 07/06/06 otorga la no objeción a los cambios de las
actividades 11 y 12, solicitando consignar los ajustes en las partidas presupuestarias
correspondientes. No se tuvo a la vista documentación referida a sí esto implicaba
también cambios en el presupuesto original.
Comentarios del Programa:
a) El punto CIV 4.4 del R.O. expresa: “Adicionalmente, como parte de los estudios y
dependiendo de la naturaleza del proyecto, se incluirán las evaluaciones de: a) impacto
ambiental, b) Participación de la mujer, y c) Reducción de la pobreza. El punto indicado
dice claramente “adicionalmente” por lo tanto depende de las características de cada
proyecto y su análisis técnico.
b) y d) A los fines de solucionar de manera concreta y permanente las observaciones, se
tomarán las medidas necesarias. Nos remitimos a lo expresado anteriormente, la
observación será debidamente considerada, a los fines de solucionar los inconvenientes
detallados, los que no son desconocidos ya que se está trabajando en ello. Los nuevos
procedimientos tendrán vigencia a partir del año 2008.
c) El propósito del estudio es la caracterización del cluster foresto industrial de la localidad
de El Dorado y del sector productor de muebles del Estado de Paraná (Brasil),
diagnosticar sus ventajas competitivas y proponer los lineamientos básicos para la
elaboración de una estrategia de intervención destinada a promover el desarrollo del
sector en la provincia de Misiones en el marco del MERCOSUR. Por tanto, no es un
estudio a nivel de prefactibilidad o factibilidad y es mejor clasificarlo como “Estudio
General.”. Se toma nota de la observación.
91
d) La Dirección evaluará el envió de vuestras observaciones a la E.B., a los fines de
informarlos sobre las falencias, errores y omisiones detallados.
Recomendaciones Generales: Evitar la amplitud de disciplinas en los perfiles de los
profesionales a contratar, destacándose que cada contratado debe responder a una
necesidad específica y predeterminada por el Préstamo. Profundizar los controles
administrativo incorporando los procedimientos señalados. Las ampliaciones de plazo de
los contratos de los consultores deben notificarse de manera fehaciente y/o proceder
suscribir la correspondiente enmienda. Establecer procedimientos de convocatoria de
postulantes a las ternas, dando a conocimiento los perfiles buscados, a efectos de
asegurarse que los postulantes que participen en ellas respondan a los estudios y
experiencia del puesto solicitado. Verificar que los antecedentes declarados en los
currículos de los postulantes a las ternas se encuentren actualizados. Procurar que los
informes contengan todas las indicaciones efectuadas oportunamente en las observaciones.
Incluir en los TOR`s de los estudios lo estipulado en el punto C. IV. 4.4. del RO las
disposiciones sobre impacto ambientas, participación de la mujer y
reducción de la
pobreza. La UNPRE debe tomar los recaudos suficientes a efectos de que las demoras no
afecten la oportunidad del producto esperado. El área técnica debe implementar un
formulario (p.e: check list) que se archive en el expediente del trámite del estudio,
mediante el cual se asegure que se cumplieron todos los procedimientos/requisitos
requeridos en el RO para la definición y clasificación del estudio en cuestión.
6- FIRMAS CONSULTORAS –Licitación Privada (LP) 01/05
Observaciones: De la revisión de los pagos del ejercicio a una firma consultora por $
338.413,50/USD 110.198,30 correspondiente al estudio 1.EE.179: “Análisis de Riesgo y
Definición del Modelo Operativo del Programa Familias (Programa de Apoyo al Ingreso
Social AR-L1006)” EB: Secretaría de Políticas Sociales y Desarrollo Humano del
Ministerio de Desarrollo Social de la Nación (MDS), surgieron consideraciones. Se señala
que se detectaron falencias en el ejercicio anterior en la revisión del proceso de
contratación (cambio de criterio para la selección 1° convocatoria basado en calidad y
92
costo, 2° convocatoria basado en calidad).
Contratos y Pagos
a) Conforme lo establecido en el contrato en las C.E.C. 6.2 el monto total por los servicios
prestados es de pesos argentinos quinientos mil, expresando en números el importe
financiado con la UNPRE por $ 431.100.-. Respecto a la diferencia de importes que
surge de la citada cláusula sólo se tuvo a la vista un contrato identificado
PRM.5.150.00-F del 25/07/2005 por un importe de USD 23.974.-, entre la firma
consultora y el Banco, ejemplar en el que sólo consta la firma por parte del BID. No
surge de los antecedentes provistos información adicional, y si existía algún tipo de
obligación por parte de la UNPRE por el citado contrato dado que la Nota CAR 2554
del 11/05/2005 se indica que “ambos contratos tendrán referencias cruzadas respecto a
la complementariedad de uno y otro”.
b) La segunda enmienda al contrato por la cual se extendió el plazo de finalización hasta el
28/02/2006, fue suscripta el 27/12/2005, siendo recién elevada a la EB para su
conocimiento el 05/02/2006.
c) La respuesta recibida el 10/10/2007 por parte de la firma consultora a nuestra Nota 1642007 del 04/09/2007 para que nos confirmara determinados datos, sólo nos informa el
punto c) pagos, no así el resto de los puntos requeridos sobre a) Contrato, b) Enmiendas
contractuales, y d) Informes presentados. Nos informan incorrectamente el punto de
venta de las facturas dice “00002”, y es “0002”, y para la factura B 0002-00001626 se
expone como fecha de cobro “06/01/2007”, el recibo de la firma (Nº 18190) indica
“06/01/2005”, cuando la AP 20060011 es del 04/01/2006. Nos informa que los pagos
fueron recibidos en la cuenta bancaria con CBU 0050099900022999455441, no siendo
coincidente con el inserto en las facturas de la firma CBU: 0340010400069615160011.
d) En el módulo gestión utilizado para la conversión a dólares se indicó para los pagos
realizados por $ 58.732,92 como fuente de pago el Nº 19 (número utilizado por el
Programa para identificar los aportes realizados por las EB), cuando no fueron
aportados por la EB sino que se abonaron con aporte nación (11). Estos fondos que
provienen de la Resolución SPE Nº 3 del 22/12/2005, se imputaron con crédito
presupuestario en la Actividad 1 (Secretaría de Política Económica), y no bajo la
93
Actividad 8 (Unidad Ejecutora Préstamo BID 925/OC).
e) Hemos verificado en las facturas B 0002-00001626/2741/2742 emitidas por la firma
consultora, que en su cuerpo se establecen condiciones distintas de las pactadas por
contrato de fecha 25/08/2005 y enmiendas a saber: 1. Indican fecha de vencimiento a
los 11 días de su emisión, 2) Contienen una leyenda indicando que la mora de pleno
derecho en el pago genera intereses punitorios, 3) Que el pago podía ser realizado en
cheque, y 4) Declara una cuenta del Banco Patagonia SA para recepción de
transferencias o MEP, distinta a la del contrato. Respecto a los puntos 1) y 2) se observa
que la UNPRE realizó el correspondiente reclamo en fecha 21/10/05, pero no se
salvaron los datos en la factura por parte de la firma. (Del ejercicio anterior)
f) Los pagos fueron realizados mediante cheque cuando se estableció contractualmente
que este debía ser realizado por transferencia a cuenta bancaria. (Del ejercicio anterior)
g) Justificaciones: 1) En la justificación Nº 39 no se informó el número de PRISM. 2) En
la columna “Nº de contrato UEC” de las justificaciones Nº 39, 40 y 46 se informan
números de órdenes de compra, formularios que sólo se generan en el Sistema UEPEX
para cada pago, y que no se utilizan como tales. Las órdenes de compra, no constan en
los antecedentes proporcionados debidamente suscriptas por ambas partes. 3) En la
justificación Nº 40 se informó como fecha de retiro 04/01/2006 y corresponde
06/01/2006 diferencia neta para ambas fuentes de USD 72,16 en exceso. 4) Se observa
que se rindió la factura pagada el 09/08/2006 (Justificación 39), antes que la abonada el
06/01/2006 (Justificación 40).
Informe Final (IF) y Plazo de Ejecución: Por Nota SSOIS Nº 396 del 22/12/2005
emitida por la EB y recepcionada por la UNPRE el 27/12/2005, solicitan que se extienda el
plazo del contrato de obra en cuestión hasta el 28/02/2006, y por la cual se informa que la
Firma a dicha fecha ya había presentado el 100% de los documentos, y que se encontraban
en análisis del Programa. Surgiendo que:
h) El IF proporcionado por el Programa corresponde a la versión presentada directamente
por la Firma mediante Nota del 23/05/2006 a la UNPRE en fecha 05/06/2006, cuando
debió ser entregado directamente por la EB con su correspondiente aprobación e
94
intervención. Tampoco obra en los antecedentes nota de elevación del informe de la
firma consultora a la entidad beneficiaria.
i) La aprobación por parte de la EB que se tuvo a la vista es del 27/02/2006 (que se
encuentra refrendada por el área técnica de la UNPRE con fecha 10/07/2006) cuando en
la carátula el informe indica Marzo-2006. Sin embargo, surge una nueva Nota SSOIS
729 del 22/06/2006 por la cual la representante de la EB le comunica a la UNPRE la
aprobación del ya mencionado IF.
j) El IF que comprende tres tomos: 1) Indica en su carátula Marzo –2006, mientras que en
el interior del mismo, se visualizan hojas que indican al pie fecha posterior (22/05/2006)
2) No se encuentra inicialado en todas sus hojas, ni suscripto por la firma consultora
responsabilizándose por su confección. 3) Carece de sello de recepción de la EB. 4)
Carece de foliatura correlativa.
k) La no objeción del BID al informe final fue realizada en el marco del Préstamo
1669/OC-AR (Programa de Familias) suscripta por su Jefe de Proyecto mediante Nota
CAR 1205 del 09/03/2006, cuando el informe correspondiente a la primera etapa sí
contaba con no objeción del Banco en el marco del Préstamo 925/OC.
l) Conforme la segunda enmienda al contrato el mismo debía estar completado a
satisfacción del Banco, la EB, y la UNPRE a más tardar el 28/02/2006, cuando se
observa que entre esta fecha y el pago cancelatorio del contrato (15/09/2006)
transcurrieron 200 días. En virtud de lo expresado merece aclarar la urgencia planteada
inicialmente para la obtención de este producto, ya que consistía en un requisito para la
preparación de una operación principal de un préstamo BID a la Argentina.
Comentarios del Programa: No hay a la fecha nueva documentación que pueda
presentarse al respecto. Se toman en cuenta las observaciones.
Recomendaciones: De emitir órdenes de compra proceder a formalizarlas, y que estas
consten adjuntas a la documentación relacionada. Dar adecuado cumplimiento a las
formalidades establecidas para la presentación de los informes finales. Documentar
adecuadamente las operaciones del Programa, y ante las demoras en la ejecución de los
95
contratos, dejar evidencias de que estas no afectan la oportunidad del objetivo establecido.
7- COMPRAS REPETITIVAS DE ARTICULOS (pagos por cheque)
Observaciones: Se exponen las consideraciones que surgieron de la revisión del concurso
de precio pagado por AP 20062095 por $ 14.656,35/USD 4.759,79, y que deben
complementarse con las expuestas en el apartado A- 9 precedente:
a) Proceso de Compra y de entrega de útiles: 1) En algunos casos las notas/memorandos
carecen de número de emisión, y de sellos por la recepción entre las distintas áreas
internas intervinientes del Programa. 2) Las invitaciones a cotizar no exponen el plazo
de recepción de presupuestos. Tampoco informan cual debe ser la vigencia de éstos, ya
que uno de ellos (4/12) indica su validez sólo por 48 hs, y otros dos (del 21/11 y 12/12)
sólo por 7 días, no obstante ello formaron parte del proceso comparativo sin ser
solicitada extensión de validez. 3) De los cuatros presupuestos recibidos, en un caso
indica “precios finales” sin discriminar el iva conforme se solicitó. 4) De la revisión del
cuadro comparativo de precios se observa que el presupuesto presentado con “precios
finales”, se comparó con la “precios sin iva” de los otros tres presupuestos, y se observa
que carecen de firma los anexos a la conclusión del proceso.5) Existen ítems (cantidades
y conceptos) que conforman la lista de la solicitud de compras los cuales no fueron
solicitados por la UNPRE, conforme surge de la documentación revisada. Finalmente,
se observó un importe de $ 7.905,09 por conceptos facturados que no cuentan con
pedido ni recepción por parte de la UNPRE. De estos ítems hubo, una entrega parcial
de fecha 10/01/07 a la DNPOIC, del resto no se puede determinar a quien fueron
entregados. 6) Por lo expuesto, no se tuvo a la vista formulario o documento mediante el
cual el Programa procedió a realizar los controles entre lo solicitado, lo recibido, y lo
entregado.
b) Orden de Compra (OC) 20060050 del 20/12/2006: 1) Si bien consta la firma del
proveedor y la fecha de aceptación, el formulario emitido por el UEPEX no prevé
espacio para estos datos. 2) No indica si el ejemplar emitido es duplicado (ejemplar
Programa). 3) Se establecieron condiciones bajo los apartados A- (Certificado del
proveedor), y B- (Garantía de Cumplimiento), que no corresponden al concurso llevado
96
a cabo, y que no fueron salvadas al momento de la firma como “no aplicables” 4) Se
generó la OC cuando el servicio ya estaba facturado, ya que constan los datos de la
factura. 5) Quedaron incompletos los espacios sobre términos de pago y fecha de
entrega. 6) La OC por parte del Programa fue suscripta por el Director Nacional Alterno
del Programa, pero insertando el sello de Director Nacional de la DNPOIC, si bien es la
misma persona, se debe dejar adecuada evidencia de la función por la cual firma.
c) AP 20062095: 1) No fue suscripta por los responsables del área financiera, y del
registro UEPEX. 2) El proceso de validación fiscal de las facturas fue realizado en fecha
posterior (27/12/2006) a la emisión de la AP (21/12/2006). 3) En la totalidad de las
facturas que adjunta no fue completado el Nº de justificación en la cual fueron rendidos.
d) Facturas/Retenciones IVA/Ganancias: Si bien las facturas “B” recibidas por el
Programa indican el importe del IVA que contienen, y que este corresponde a la
alícuota del 10,50% se observa que: en tres facturas (0001- 00003639/40/41) la alícuota
es del 21%, y en la factura 0001-00003641 no se puede verificar la/s alícuota/s que
incluye y constatar que el porcentaje de retención de IVA aplicado es correcto:
•
El Programa en el 2006 incorrectamente retuvo el 100% del iva declarado por el proveedor, siendo
recalculados en el 2007 considerando que todas corresponden a bienes con la alícuota general (21%).
•
El Programa en el 2006 retuvo incorrectamente ganancias al proveedor un importe de $ 1.840,79,
siendo detectado en el mes de enero de 2007.
e) Retenciones: Por lo expuesto en el punto precedente el Programa procedió a recalcular
las retenciones por impuestos a las ganancias e iva retenidos oportunamente al
proveedor:
1) En fecha 30/01/2007 se anuló el asiento 2087, cuyo cheque asociado se encontraba
ya debitado en el extracto BNA el 02/01/2007, y los comprobantes de retenciones
entregados, generando nuevos asientos. No siendo procedente la reversión total del
asiento 2006, ya que no se debería haber anulado la cuenta de inversión, sólo
consistía en una reimputación contable de las cuentas de pago involucradas
(retenciones de iva, ganancias y Banco), y la emisión del cheque por la diferencia.
Esto genera que en la justificación 48 (USD 4.751,89) se haya rendido la inversión a
dos tipos de cambio de acuerdo a los cheques emitidos (28/12/2006, y 31/01/2007), y
97
no cuando se produjo el pago total de la operación conforme Recibo X 000100009649 del 28/12/2006, y conforme también fue incluido en los estados
financieros al 31/12/2006 (USD 4.759,79).
2) No se tuvo a la vista nota suscripta por el Proveedor y recepcionada por el Programa
mediante la cual se procede a la devolución y anulación de los certificados originales
por las retenciones de iva y ganancias que fueron reemplazadas mediante la emisión
del cheque 3790187 por $ 2.800,90 en fecha 30/01/2007. En el caso de que el
proveedor ya hubiese utilizado las mismas, documentación por su devolución a la
AFIP. Se informa que si bien el Programa lo tomó como una anulación, las
retenciones ya habían sido ingresadas en la AFIP en fechas 12/01/2007, procediendo
a realizar rectificativas del período presentado, y tomándose directamente los mismos
como saldo a favor.
f) Remitos: Los ejemplares de los remitos R 0001- 00020631/20632/20633/20634 todos
del 20/12/2006 no fueron intervenidos por el Programa por sello de recepción, ni se
completaron los datos por el “recibí conforme y fecha”
Comentarios del Programa:
a) 1), 2), 3), y 4): Se toma nota para el futuro ejercicio. 5) El resto de los productos fueron
dejados en custodia en el ACSA, para su uso interno. 6) Sin comentarios.
b) 1) y 2): Se toma nota y se comunicará a los responsables del Sistema. 3) Estas
condiciones se imprimen por defecto en la orden de compra, el error fue no suprimirlas.
Este error fue subsanado a partir del ejercicio 2007. 4) Se produjo un error, el cual fue
subsanado a partir del ejercicio 2007. 5) Se toma nota. 6) En tanto la Dirección Alterna
del Proyecto está representada por el mismo funcionario que ejerce la Dirección
Nacional de Proyectos con Organismos Internacionales de Crédito, se trata de un error
material pero de ninguna forma incide sobre la validez del acto, en tanto la firma
corresponde al funcionario competente.
c) Sin comentarios.
d) Los bienes detallados en las facturas de Ink Paper N° 3639/3640/3641 poseen una
alícuota del 21%. Se trata de un error del sistema cuando imprime al lado del monto
98
total en letras “10,50%”. La factura 3942, la totalidad de los ítems contienen una
alícuota del 10,50%, excepto el último ítem “cód. 4385” que contiene IVA por un 21%.
e) 1) Se acepta la observación. Se cometió un error involuntariamente al ingresar los datos
al sistema. 2) Se toma en cuenta la observación en caso de presentarse un caso similar
se tendrá en cuenta el comentario, y se tomarán los recaudos adecuados.
f) Se acepta la observación. A partir del ejercicio 2007 los remitos son en todos los casos
intervenidos por el Programa.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente la compra, recepción y entrega de los
artículos adquiridos. Incorporar los procedimientos observados. Realizar las compras
conforme las solicitudes efectuadas por la UNPRE. Establecer que los proveedores al
emitir las facturas B indiquen mediante una leyenda el importe y la alícuota del IVA, para
aplicar correctamente el régimen de retención correspondiente. Obtener del proveedor, la
devolución de los certificados de retenciones anulados por la UNPRE.
8- CAJA CHICA (pagos en efectivo)
Observaciones: Si bien estos importes no resultan significativos en la ejecución del
ejercicio se exponen las consideraciones que surgieron por la revisión de de las dos únicas
rendiciones de fondos de caja chica (fuente 11) por $ 1.935,16/USD 631,12 incluidas en la
justificación al BID Nº 47 (2007), para que procedan a su regularización:
a) Al 31/12/2006 no se repuso la caja chica del Programa ascendiendo el saldo a dicha
fecha a $ 64,84. Esto no da cumplimiento a lo dispuesto en el instructivo de
funcionamiento de la caja chica (mantener un saldo mínimo de $ 500.-). Se informa que
se pudo constatar que se procedió a la reposición de $ 1.935,16 el 13/02/2007.
b) La constancia de arqueo de caja proporcionada por el Programa realizado el 27/12/2006
ante el Responsable Operativo del ACSA, no fue suscripta ni conformada por éste, y
carece de sello de recepción del mencionada Área.
c) De la revisión de documentación relacionada con las rendiciones de caja chica surge
que:
99
a. $ 394,88 Mercado de la Oficina SA (CUIT: 30-70766149-2): si bien no se pudieron
verificar los datos sobre: tipo de comprobante, fecha de emisión, punto de venta y
número en atención que .el comprobante B emitido por controlador fiscal
(HHG1613074) se encuentra roto, y por lo cual carece de su parte superior derecha,
se observa al pie, la leyenda “NFH Nº 00015” indicando que corresponde a un
“Documento No Fiscal Homologado” que no tiene validez como factura o
documento equivalente, ya que correspondería a una Nota de Crédito.
b. $ 450.- María Silvia di Tada – Charlie (CUIT: 27-13824325-2): No se pudo verificar
la validez de la factura del tipo C 0001-00004920 del 29/08/05, ya que consultada la
CUIT de la imprenta que figura al pie (20-13020516-5) en la página de la AFIP,
indica un mensaje de error. Se pudo cotejar con otra factura emitida por el proveedor,
la factura C 0001-00004368 del 23/06/2005 que posee el mismo rango de impresión
al
pie
(0001-00004001
al
0001-00005000)
que
la
observada
surgiendo
inconsistencias entre ellas: corresponden a dos imprentas distintas, difieren en la
fecha de inicio de actividad declarada, poseen distinta fecha de impresión y no
respetan la correlatividad en su emisión.
Concepto
FC 0001-00004920
FC 0001-00004368
Observación
(observada)
Fecha de impresión
Junio-2005
Abril-2005
Difiere
Imprenta
20-13020516-5
27-12419311-2
Difiere
Fecha de emisión
29/08/2005
23/06/2005
No respeta la cronología en la emisión
Inicio de actividad
09/09/2005
09/09/1996
Difiere
c. No obstante lo ya observado para el comprobante C 0001-00004920, este también
supera el valor permitido para su financiamiento por caja chica.
d. Las rendiciones de diciembre 2006 contienen comprobantes con una antigüedad
entre cinco a dieciocho meses, desde junio 2005 a julio 2006.
e. Autorizaciones de pago Nº 22062122/20062121 (27/12/2006): 1) La AP 2121
expone erróneamente un espacio para la firma del Coordinador de otro Programa
(BID 1575/OC), situación que no se pudo verificar en la otra AP, porque sólo expone
la primera fila de firmantes en vez de las dos previstas. 2) De la consulta que se hizo
100
en el sistema UEPEX de estas AP, los espacios (datos) de los firmantes previstos no
son coincidentes con los que surgen en las fotocopias entregadas.
d) En fecha 19/09/2007 aplicamos el procedimiento de arqueo de la caja chica siendo
suscripto el mismo por personal del ACSA, observando que: 1) Al momento del citado
arqueo quedaba pendiente la reposición por $ 1.809,95. 2) Los gastos que incluye tienen
una antigüedad entre tres a doce meses (desde 09/2006 al 06/2007). 3) Incluye gastos
por $ 435,96 al 12/02/2007 cuando no había suficiente saldo en la caja para su pago
($64,84). 4) No se tuvo a la vista documentación designando al responsable actual de la
caja chica.
Comentarios del Programa:
a) La caja chica era manejada por la unidad ejecutora de la UNPRE hasta el 27/12/2006
que se realizó su traspaso al ACSA. ACSA recibe el saldo de $ 64,84 y procede a
realizar la registración en el sistema, la reposición de la misma e implementar los
procedimientos para la ejecución y el manejo según el instructivo del programa.
b) Comentario no procedente. (“ Se cuenta con el formulario extrapresupuestario firmado por los
responsables de su confección, revisión y autorización de la registración de los comprobantes rendidos
al sistema UEPEX”).
c) a. Nos hemos puesto en contacto con el proveedor “Mercado de la oficina S.A.” con el
objeto de solicitarle copia del comprobante en cuestión. Al no figurar el número del
mismo por estar arrancado en su parte superior derecha se envió copia del formulario
que se encuentra en nuestro poder ya que en el mismo se referencian de manera
manuscrita dos números de facturas: las Nros. 4331 y 4332. El proveedor con los datos
brindados por este Área realizará la búsqueda de la copia obrante en su poder del
comprobante de la operación a los fines de aportar la información solicitada.
Comunicaremos a esa Auditoría General a la mayor brevedad las novedades al respecto.
c) b. Se solicitó al proveedor su constancia de inscripción y copias certificadas de ambas
facturas mencionadas a los efectos de comprobar su veracidad.
c) c. y d. Desde la creación del ACSA, los procedimientos para el manejo de la caja chica
son cumplidos en su totalidad.
101
c) e. 1) El error del espacio para la firma del Coordinador del Programa 1575 obedece a
un error del sistema UEPEX ya subsanado. En la definición del formulario definitivo se
optó por un modelo estándar que ofrece el sistema no nominado teniendo el mismo
lugar para tres firmas: 1) Responsable del registro, 2) Responsable Administrativo y 3)
Coordinador General del Programa (Coordinador del ACSA). 2) El sistema UEPEX se
maneja con plantillas, las cuales una vez que han sido modificadas, aunque se realicen
consultas sobre AP anteriores a esa fecha, las muestra con la plantilla vigente
actualmente.
d) 1) La reposición de la caja chica se realizó ese mismo día el 19/09/2007. 2) Se trata de
reintegros de gastos realizados por la UNPRE pendientes de reposición, presentados al
ACSA para su cobro con posterioridad al 27/12/2006 fecha de su rendición. 3) El
cheque de reposición de la caja chica por un monto de $ 1.935,16 fue cobrado (según
figura el extracto bancario) el día 13/02/2007. Existen gastos incluidos en la
mencionada rendición con fecha anterior a la reposición de la caja que corresponden a
gastos realizados cuyos reintegros se solicitaron una vez constituido el fondo. No
obstante ello, y una vez que el ACSA administra el fondo, no se autorizaron más gastos
con esta metodología de gestión. 4) El ACSA es el responsable del manejo de la Caja
chica según su manual operativo. El traspaso de la misma, es decir del Préstamo al área
se realizó el 27/12/2006. Dentro del ACSA el Responsable de Administración y
Finanzas (Cdor. Alfredo Álvarez) administraba los fondos. El 18/09/2007 Alfredo
Álvarez deja de pertenecer a la estructura del área realizando la correspondiente
rendición y traspaso de fondos a la Coordinadora del ACSA quien delegó internamente
las funciones a la consultora Carolina Villalba.
Recomendaciones: Establecer la rendición periódica de fondos para que la contabilización
de los gastos sea oportuna, y al cierre de cada ejercicio. Verificar la validez fiscal de los
comprobantes. Realizar las gestiones correspondientes por los dos comprobantes
observados. Formalizar las delegaciones internas de la caja chica.
102
9- APORTES DE ENTIDADES BENEFICIARIAS (Reconocimiento de gastos)
Aclaración: Si bien existen procedimientos que ya fueron observados en el ejercicio
anterior, se exponen conjuntamente con las del ejercicio para facilitar su interpretación:
Observaciones: De la revisión por muestra del aporte de entidades beneficiarias por
reconocimiento de gastos (1.EG.53), contabilizado en el ejercicio 2006 por $ 89.300, y
USD 30.017,93 como inversiones (incluidas en la justificación 40), y por USD 28.918,39
como aportes, surge que:
a) Archivos: Habiendo solicitado la totalidad de los antecedentes correspondientes al
aporte de reconocimiento de gastos del estudio, se nos elevaron las autorizaciones de
pago con documentación adjunta a cada una de ellas. El área administrativa no
conformó un archivo debidamente foliado en el cual se integre la
totalidad de la
documentación y actuaciones relacionadas con este aporte. La carencia de estos
archivos dificulta los controles y cruces respectivos.
b) A pesar de estar establecido en los TOR´s del estudio para los consultores de
contraparte: los perfiles de la consultoría declarados de los expertos de contrapartida
transcriptos en los TOR´s apartado VII. Cuadro Nº 3 “Perfil de los Consultores de
Contraparte”, asignación de responsabilidades, y cronograma de pagos no consta en las
carpetas auditadas evidencia documental de los procedimientos efectuados por el área
técnica de la UNPRE por su constatación y por el correspondiente pase al área
administrativa
contable
del
Programa
para
que
proceda
a
la
verificación
correspondiente, aprobación, y contabilización. Conforme reunión mantenida con la
Responsable de la UNPRE y consultores del Area Técnica se nos confirmó que no
poseen actuaciones relacionadas con el aporte de las EB, no resultando procedente la
falta de intervención del Área Técnica.
c) Adicionalmente a lo expuesto precedentemente, se observa que para la documentación
que respalda la rendición de la EB presentada en marzo 2005 y su complementaria de
octubre 2005 la UNPRE no dio cumplimiento a lo establecido en el propio instructivo
para EB por contraparte local en los apartados: A) 1) Suscripción de contratos
exclusivamente para el Estudio financiados por esa Entidad y/o 2) Afectación de
103
contratos de la Entidad al Estudio y B) “Acreditaciones de los pagos”. Por lo cual, no se
tuvieron a la vista las copias autenticadas recibidas y aprobadas por la UNPRE de los
contratos celebrados con los consultores donde se verificaron los requisitos estipulados
en el instructivo, y documentación suficiente por la cual el Programa verificó la efectiva
recepción de los fondos por los consultores.
d) Antecedentes de consultores: 1) No se tuvo a la vista nota de la EB (acto administrativo)
al iniciar el estudio manifestando el nombre de los consultores afectados, el porcentaje y
los puestos a ocupar por cada uno de ellos conforme los perfiles definidos (Consultores
Nº 14 a 18 y por los dos asistentes), por lo cual solo podría acreditarse que trabajaron en
la EB según nota del 28/02/2005. 2) Tampoco se eleva debidamente aprobado un
resumen de las actividades realizadas mensualmente por estos.
e) De la revisión de la rendición por parte de la EB elevada por Nota sin número del
28/02/2005, que fuera recepcionada en la UNPRE el 01/03/2005, y que incluye pagos
por el período junio a noviembre 2004, surge que:
1) Fue contabilizada el 30/05/2006, 15 meses después de la fecha su recepción.
Asimismo, se tuvo a la vista una nota de la EB de fecha 04/10/2005 ingresada el
07/10/2005 por la cual cuatro meses después elevan documentación. No constando
los motivos de esta nueva presentación.
2) Se observa que según las registraciones contables del 30/05/2006 los pagos
ascienden a $ 89.300.-, según la rendición del 28/02/2005 ascienden a $ 91.300.-, y
según la presentación complementaria del 4/10/2005 expone $ 93.120.-. La respuesta
recibida de la EB en fecha 13/11 a nuestra circularización informa $ 91.200.-.
3) Por lo expuesto en 1) y 2) precedente, no se tuvo a la vista documentación que
justifique la demora en el registro por parte del Programa, y las diferencias
informadas.
4) Si bien la nota del 28/02/2005 fue suscripta por cada beneficiario del pago, no
expone monto totales, sólo indica importe mensual y períodos declarados, y no se
pueden validar las fechas y los importes cobrados por cada uno de ellos.
f) La documentación que se tuvo a la vista en respaldo de los pagos consiste en fotocopias
de facturas y/o recibos certificados en copia fiel del original por la EB, acompañada por
104
impresiones de órdenes de pago que carecen de firma y/o intervención de responsable
de la EB. No se puede determinar la fecha de efectiva recepción de los fondos, como así
tampoco verificar la fecha de retiro informada por la UNPRE. Por ejemplo: se
contabilizaron pagos por $ 11.280.- facturados entre el 22/06 y el 30/06/2004 por los
consultores, con órdenes de pago emitidas el 18/06/2004, siendo anterior la fecha de
retiro informada por el Programa para la conversión en dólares (01/06/2004). De la
respuesta recibida de la EB en fecha 13/11 a nuestra circularización, en su mayoría la
fecha de pago informada no es coincidente con la imputada (diferencia en días no
significativa).
g) No se tuvo a la vista nota del Programa conteniendo la aprobación formal de esta
contrapartida, y debidamente comunicada y recepcionada por la EB por los aportes
contabilizados.
h) Del cruce con la justificación Nº 40 se observa que la columna para volcar los datos del
comprobante de respaldo no expresan si corresponde a factura o recibo. En el ítem 133
se omitieron los datos del comprobante (FC 0001-00000012), y en el ítem 153 debe
exponer la letra “C”, en reemplazo de la “B”.
Comentarios del Programa:
a) La fundamentación del archivo de la documentación de respaldo adjunta a la AP es que
a partir del 2005, con motivo de la implementación del sistema UEPEX, toda AP
generada por el sistema con numeración correlativa debe contar con el respaldo que la
generó. Anteriormente este tipo de registro se ingresaba simplemente en el Sistema
Contable Tango sin emitir AP, por ese motivo se conservaba dicha información en una
carpeta colgante por estudio.
b) Desde la creación del ACSA se comenzó el análisis de información relacionada con
aportes locales de EB que se mantenía pendiente en la UNPRE sin revisión ni
contabilización. Actualmente ACSA verifica la documentación que aporta la EB en base
al instructivo vigente. Cabe destacar que el perfil de los consultores así como la
asignación de las responsabilidades y el cronograma es revisado por el área técnica de la
UNPRE según la propuesta de la Entidad Beneficiaria.
105
c) Se tomará en cuenta la observación. Desde la creación del ACSA, al revisar la
documentación verifica que exista la totalidad de la misma.
d) Se tomará en cuenta la observación.
e) Se tomará en cuenta la observación. Destacamos que la contabilización del aporte se
realiza en base a los comprobantes presentados y revisados por el Area. La demora en la
contabilización de los mismos se debe a la falta de personal administrativo de la
UNPRE previa creación de ACSA.
f) Se tomará en cuenta la observación. En el caso enunciado como ejemplo se produjo un
error de tipeo involuntario al momento de la carga de la fecha de retiro (debió ser
01/07/2004).
g) No forma parte del instructivo de la UNPRE el procedimiento mencionado en relación a
la aprobación formal de la contrapartida. No obstante se analizará para la nueva
operación la necesidad de confeccionarlas.
h) Se tomará en cuenta la observación. Se produjo por un error involuntario en la carga de
los datos en el sistema UEPEX.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente los pagos que respaldan los registros
contables por estos conceptos, incorporando los procedimientos observados y obteniendo
constancia de la debida recepción de los fondos por parte de las personas afectadas por la
EB. El Programa es el responsable de que el aporte de la EB esté adecuadamente
sustentado y cuya aprobación sirva de sustento para el registro contable de las mismas, y su
posterior rendición al Banco. Reforzar los controles, e incorporar aprobaciones por parte
del área técnica a efectos de evidenciar el cumplimiento a lo establecido en los TOR´s, y
en el presupuesto del estudio. Mantener oportunamente conciliadas las cifras con la EB.
La UNPRE debe acelerar los procesos de aprobación de estos gastos, a efectos de no
mantener en cartera pagos de antigua data y que resulte oportuno realizar su control, y
documentar todas las actuaciones relacionadas. Dejar evidencia de las aprobaciones
administrativas. Requerir un informe de actividades a los consultores de contraparte, que
deberá encontrarse aprobado por la entidad beneficiaria, y por el área técnica de la
UNPRE.
106
10- LOGISTICA
Observaciones: De la revisión por muestra de los pagos en concepto de logística incluidos
en el rubro Gastos Varios, realizados a dos proveedores de estos servicios por un importe
de $ 58.800.-/USD 19.165,29 para el Estudio 1.EE.120 y en el marco del mismo surge que:
a) Las inversiones por fuente local, y el aporte local entidades beneficiarias (ingresos) se
encuentran subvaluados en $ 6.048/USD 1.971,77. Situación generada en los asientos
del diario 1750 y 1864 del 26/10 y 15/11/2006 respectivamente, donde se acreditó
incorrectamente la cuenta 1.02.01.01.02.03.01, en lugar de la cuenta 3.01.01.0100.00.00
(aporte local EB). No obstante ello, el sistema UEPEX permitió que estos pagos fueron
incluidos en las justificaciones 46 y 47, ya que constan en el reporte de gestión. Se debe
realizar el correspondiente asiento de ajuste contable.
b) Procedimientos: Sólo en el Apartado 6- y Modelo de Notas del Instructivo para
Entidades Descentralizadas con Administración Mixta, se establece el procedimiento
establecido para la liquidación de este tipo de gastos. Por lo cual no consta en la
normativa proporcionada vigente al 31/12/2006, la definición de los conceptos que se
pueden incluir dentro de este rubro, en qué casos se pueden realizar este tipo de gastos,
como así tampoco los parámetros utilizados para determinar cuál es el porcentaje
máximo de presupuesto que puede ser imputado dentro del costo total del estudio, y
como se deben respaldar las estimaciones de costos.
c) Dentro de las funciones y actividades del consultor contratado como Coordinador (CC)
del estudio se estableció “La asignación de los gastos de logística”, y en el apartado V
de su contrato del 01/03/2005 se fijó un importe de $ 71.790.- para este tipo de
conceptos, que el Programa los define como “Reintegro de Gastos”, al respecto surge
que: 1) No se tuvo a la vista documentación por la cual se justifique la necesidad de que
estas contrataciones no se realicen directamente por el Programa, o que no se establezca
una supervisión previa a su contratación por parte del Área Técnica de la UNPRE a fin
de garantizar que se cumpla con los procedimientos dentro de la normativa prevista en
el Convenio de Préstamo. 2) No se tuvieron a la vista los antecedentes que justifiquen
que estas actividades no debieron contratarse mediante la forma de una consultoría
individual. 3) No se estableció la conformación de archivos completos de la
107
documentación no sólo para control de la UNPRE, sino para fines de auditoría. Consiste
en información adjunta a cada autorización de pago, carente de foliatura. 4) El importe
indicado en el contrato del Coordinador para gastos de logísticas no es coincidente con
el presupuesto adjunto a su legajo por $ 86.340.- (22) y $ 9.000.- (11).
d) A pesar de estar establecido como “Reintegro de gastos” al CC, de la documentación
proporcionada por el Programa por la contratación de dos proveedores se observa que:
1) No se tuvo a la vista el proceso de búsqueda de los proveedores que presentaron
presupuestos, las condiciones solicitadas y las invitaciones remitidas con su
correspondiente recepción. 2) Sólo constan presupuestos sin contar con los cuadros
comparativos que respalden las evaluaciones y selecciones realizadas, como así
tampoco constan las acciones llevadas a cabo por el CC. 3) En la totalidad de los casos
los presupuestos carecen de sellos de recepción, y/u otro tipo de intervención por su
revisión o control. 4) La nota de la EB (DNPROM 128) del 19/09/2006 informa que las
personas seleccionadas son de la zona de influencia del proyecto, no obstante para uno
de ellos no se pudo verificar tal condición ya que el domicilio que expone en la factura,
y el que surge de la inscripción en AFIP corresponde a la Ciudad de Buenos Aires. 5)
La EB eleva los dos presupuestos no ganadores de cada concurso a la UNPRE, en
fechas posteriores a la emisión de las autorizaciones de pago por el primer pago liberado
a cada ganador. 6) Ganador 1: los dos presupuestos no ganadores exponen plazo 35 días
y forma de pago 50% como anticipo, y 50 % al entregar los informes. El presupuesto
ganador carece de plazo de realización e indica forma de pago distinta 30% y 70%. 7)
Ganador 2: No consta el presupuesto presentado por el ganador, en los dos presupuestos
no ganadores se observa que no indican plazo de realización ni forma de pago, y uno de
ellos no indican datos de domicilio sólo expone un número de celular y una dirección de
correo electrónico.
e) Del cruce de los pagos incluidos en las justificaciones (46 y 47), surge en los datos de la
columna “Número del contrato UEC” los números: 20060043/45/48/49. De la consulta
realizada en el Sistema UEPEX se pudo detectar que estos números responden a
órdenes de compra (OC) emitidas para cada comprobante de pago, y que no constan en
los antecedentes proporcionados por el Programa debidamente suscriptas por
108
responsable y por los proveedores de la logística. Se observa además que no se utilizó la
emisión de estas órdenes de compra conforme su naturaleza, ya que no surge de la
información que se tuvo a la vista el documento por el cual estos proveedores se obligan
y aceptan los trabajos a realizar.
f) 1) La totalidad de los pagos muestreados no fueron realizados directamente a los
proveedores, ya que los cheques fueron retirados por otras personas autorizadas. Por lo
expuesto procedimos a circularizar a los mismos, no habiendo recibido respuesta a la
fecha de tareas de campo por un importe de $ 34.848- (contabilizados $ 28.800.-). 2)
Las notas de autorización para retirar los pagos, de uno de los proveedores carecen de
fecha de emisión, y en la totalidad de los casos de fecha de recepción del Programa. 3)
La fecha 22/08/2006 del comprobante F A 0001-00000064 informada en la respuesta de
un proveedor no coincide con la inserta en el documento (08/08/2006).
g) No se tuvieron a la vista los productos presentados por estos, ni las aprobaciones de los
trabajos por parte del Coordinador del estudio. Sólo consta una nota de la EB por la cual
se indica que estos fueron oportunamente aprobados.
h) Para uno de los casos, surge en los presupuestos no ganadores (ya que no se tuvo a la
vista el del ganador) que la cotización se realizaba por 60 sondeos eléctricos verticales
(SEV). No siendo esto coincidente con los sondeos expuestos en la factura final del
proveedor y en la Nota de la EB (169 del 29/11/2006) donde se expone que se
realizaron 38 SEV.
Comentarios del Programa:
a) Se acepta la observación se hará el ajuste pertinente en el ejercicio 2007.
b) Se toma en cuenta la observación. Sin embargo, cabe aclarar que la definición de los
conceptos que se pueden incluir en este rubro deben enunciarse en los TDR del estudio
que cuentan con no objeción del Banco. No obstante, el Reglamento Operativo
establece que no se financian gastos administrativos de las EB. En consecuencia el
procedimiento establecido para evaluar la elegibilidad del gasto comienza con el
análisis de su inclusión dentro de los TDR (aprobados por el Banco), y de las
actividades que se realizarán con los resultados de aquellos gastos. No es posible
109
establecer parámetros ni magnitudes sobre estos conceptos y/o gastos, debido a la
diversidad de los conceptos que puedan abarcar estos, en relación al estudio.
c) Las observaciones son válidas y se toman en cuenta a los fines de mejorar la gestión y
supervisión del Préstamo. Es del caso destacar que los procedimientos de aprobación de
este tipo de gastos tienen relación directa con el desarrollo de las actividades, y el
contenido de los respectivos informes que están a cargo del Coordinador y que estos
informes cuentan con el aval de las EB a través del Representante Técnico.
d) Con relación a los procedimientos de selección, adjudicación, control documental, etc.,
no es posible confeccionar un instructivo que abarque la totalidad de los diversos
conceptos que pueden incluirse en los TDR. Sin embargo, esta tarea se realiza con la
aprobación explícita de cada entidad beneficiaria, y en todos los casos se verifica la
elegibilidad del gasto. No obstante se toman en cuenta las observaciones.
e) Se toma en cuenta la observación. Cabe destacar que en el sistema UEPEX es necesario
cumplir con todas las etapas de registro, y cada una de ellas generan la documentación
de respaldo pertinente, aunque por el modo de contratación mediante la EB no se utilice
conforme su naturaleza.
f) ACSA procedió a realizar las circularizaciones solicitadas por AGN, entregando los
correspondientes comprobantes. Se toman en cuenta las observaciones.
g) Entendemos que la EB indica fehacientemente qué aprueba los gastos de logística en su
totalidad, y no constan objeciones, es documentación suficiente para continuar el
proceso pertinente.
h) Se toma en cuenta la observación. Se reitera lo expuesto en el punto anterior.
Recomendaciones: Documentar adecuadamente la totalidad de los antecedentes por estos
conceptos financiados con recursos del Programa, para que se encuentren disponibles para
su control. Incorporar en los documentos del Programa, los procedimientos observados.
Incorporar el uso de órdenes de compra, para que los proveedores dejen adecuada
constancia de los compromisos asumidos. Realizar el ajuste contable propuesto.
11- INFORME SEMESTRAL DE PROGRESO JUNIO – DICIEMBRE 2006
110
Observaciones:
a) En el informe semestral al 31/12/2006 se observa que: 1) Se menciona como último
antecedente la Nota UNPRE 703 del 10/10/2006, no se informa la Nota CAR 4985
relacionada. 2) Expone que la actual Directora de la UNPRE ejerce funciones desde el
01/01/2007, cuando su designación es a partir del 15/02/2007. 3) En los cuadros
correspondientes al estado del préstamo al 31/12/2006 presentan en algunos casos
errores en la asignación de los ítems en la columna “Numeración Correlativa”. 4) Se
expone incorrectamente el número de Préstamo en el título de 24 de las hojas que lo
integran (dice “952” corresponde citar “925”).
b) Del cruce de la siguiente información financiera incluida en el semestral al 31/12/2006,
y las expuestas en los estados financieros auditados surgieron diferencias:
A-Apartado V.1. – página 8- del informe semestral
1.
Ingresos en
USD al 31/12/06
EEFF USD
Informe USD
BID
16.122.037,88
16.447.883,00
-325.845,12
NACION TN
2.776.755,29
3.412.464,00
-635.708,71
740/OC
1.537.039,00
1.537.039,00
0,00
61.817,61
60.139,00
1.678,61
INTERESES
APORTES EB
TOTALES
Diferencia USD
696.512,16
555.667,00
140.845,16
21.194.161,94
22.013.192,00
-819.030,06
2.
Ingresos en
USD al 31/12/06
s/ EEFF %
S/ Informe %
BID
76,07%
74,72%
NACION TN
13,10%
15,50%
740/OC
7,25%
6,98%
INTERESES
0,29%
0,27%
APORTES EB
3,29%
2,52%
100,00%
100,00%
TOTALES
3. Hay un error de exposición en un cuadro entre los importes de las justificaciones
35 y 36.
4. No se pudo verificar la sola inclusión del importe de USD 99.634,61 en el cuadro
de composición de recursos de aporte local.
5. Por lo expuesto los importes de pari-passu también difieren
111
PARI-PASSU REAL
Fuente
Informe
semestral
EEFF
BID
LOCAL
74,72%
25,28%
76,07%
23,93%
B- Cuadro V: Informes Financieros
Inversiones 2006
EEFF USD
Informe USD
Diferencia USD
Estudios Específicos
1.104.793,71
1.097.339,00
7.454,71
Estudios Generales
467.586,51
468.240,00
-653,49
Consultoría de Apoyo
65.748,51
67.361,00
-1.612,49
194.277,20
190.899,00
3.378,20
1.832.405,93
1.823.839,00
8.566,93
Administración
EEFF $
Informe $
Diferencia $
Estudios Específicos
Inversiones 2006
3.386.020,01
3.359.842,00
26.178,01
Estudios Generales
1.433.939,42
1.435.917,00
-1.977,58
Consultoría de Apoyo
212.916,47
207.036,00
5.880,47
Administración
597.479,25
587.117,00
10.362,25
5.630.355,15
5.589.912,00
40.443,15
C-Apartado: Estados del Préstamo al 31/12/2006: De los importes por fuente de
financiamiento, categoría de gastos y moneda pesos transcriptos en el informe
semestral columnas “Desembolsados en pesos acumulado al 31/12/2006” y las
inversiones volcadas en los estados financieros al 31/12/2006 surgieron diferencias.
Aclaramos que se transcriben los importes conforme surge de los subtotales volcados
por categoría de gastos en el ejemplar recibido, que en algunos casos no son
claramente legibles, y siendo requeridos al momento del relevamiento, el Programa
no contaba con una copia fiel del archivo en excel para verificar que el importe
volcado en el subtotal corresponda a la sumatoria de los ítems que lo integran. Por lo
que, se presentó al Programa la siguiente situación para su verificación, y su
rectificación al BID:
Inversiones al 31/12/06 en
Informe Semestral
BID $
LOCAL $
Totales $
Estudios Específicos
10.363.266,23
1.215.924,12
11.579.190,35
Estudios Generales
9.394.066,77
461.691,08
9.855.757,85
940.280,71
52.207,57
992.488,28
PEAT
1.082.444,98
10.956,67
1.093.401,65
Fortalecimiento
3.062.206,99
239.674,19
3.301.881,18
Administración
543.484,22
4.809.319,85
5.352.804,07
25.385.749,90
6.789.773,48
32.175.523,38
Consultoría de Apoyo
Total en informe semestral
112
Inversiones al 31/12/06 en los
EEFF
BID $
LOCAL $
Totales $
Estudios Específicos
9.823.403,26
1.126.125,24
10.949.528,50
Estudios Generales
9.386.452,45
478.641,57
9.865.094,02
Consultoría de Apoyo
1.005.384,23
53.673,44
1.059.057,67
PEAT
1.233.363,76
10.468,67
1.243.832,43
Fortalecimiento
3.062.206,99
239.674,19
3.301.881,18
Administración
Total en Estados Financieros
543.484,15
4.792.258,72
5.335.742,87
25.054.294,84
6.700.841,83
31.755.136,67
BID $
LOCAL $
Diferencia $
629.661,85
Diferencias
Estudios Específicos
539.862,97
89.798,88
Estudios Generales
7.614,32
-16.950,49
-9.336,17
Consultoría de Apoyo
-65.103,52
-1.465,87
-66.569,39
PEAT
-150.430,78
-150.918,78
488,00
Fortalecimiento
0,00
0,00
0,00
Administración
0,07
17.061,13
17.061,20
331.455,06
88.931,65
420.386,71
Total Diferencias
Comentarios del Programa:
a) Es correcta la información y la misma obedeció a una falla en el control formal de la
información emitida por la UNPRE.
b) Se están analizando las diferencias informadas en los apartados A, B, y C. También se
está estableciendo mecanismos de control interno que permitan evitar se produzcan las
mismas en los futuros informes.
Recomendaciones: La UNPRE y el ACSA deben profundizar los controles
administrativos y trabajar en forma conjunta en la confección de los informes, entre otros
para que todas las cifras incluidas en los informes semestrales se encuentren debidamente
conciliadas con las de los estados financieros presentados para su auditoría.
12-INTERESES GANADOS
Observaciones: Se exponen las consideraciones que surgieron de la presentación realizada
(Resolución. 396/06 SH y Disposición
60/06 CGN) ante la Dirección General de
Administración el 09/02/2007, que incluye el cuadro 5.4 (Intereses Ganados) que se
encuentra certificado e intervenido el 05/02/2007 por la Unidad de Auditoría Interna (UAI)
del Ministerio, y su presentación complementaria del 03/05/2007 por modificaciones:
113
1. Cuadro 5.2 (cuentas bancarias): Se informa como saldo de la cuenta a la vista en
dólares según registros contables un importe de USD 229.157,12/$ 692.512,83, cuando
según EEFF y registros asciende a USD 229.157,12/$ 704.245,66 respectivamente.
2. Cuadro 5.3 Estado de movimientos financieros:
a) Indica “Actividad 18”, y corresponde mencionar “Actividad “8”.
b) Se detectaron diferencias en el cuadro 5.3 con las cifras transcriptas en pesos en los
estados financieros al 31/12/2006, conforme el detalle que se expone:
Al 31/12/2006 ($)
Cuadro 5.3
EEFF $
Diferencias
Saldo Inicial
1.834.961,14
1.886.184,60
-51.223,46
Ingresos
5.225.512,96
5.606.389,34
-380.876,38
-5.223.361,34
-5.594.271,02
370.909,68
1.837.112,76
1.898.302,92
-61.190,16
Inversiones
Saldo Disponible
3. Cuadro 5.4 Intereses
a) Existe una diferencia de $ 24.612,29 entre la cifra informada por $ 104.732,53
correspondientes a los intereses generados en las cuentas bancarias en dólares y en
pesos del Programa, y las que surgen de los registros contables por $ 80.120,24. Se
motiva en que contablemente se consideró como un aporte local para el Programa y
quedaron valuados a los pesos históricos del momento de su ingreso y reflejados a
pesar de ser originados en dos monedas distintas en una única cuenta contable, y que
en la información proporcionada al Ministerio se consideran con un criterio distinto
(disponibilidades) valuados al cierre, y de acuerdo a la moneda de origen. El
Programa al informar los mismos debe proceder a aclarar esta situación a efectos de
mantener conciliadas las cifras contabilizadas y las informadas al Ministerio.
Al 31/12/2006
En pesos
Registros UNPRE
80.120,24
Cuadro 5.4
104.732,53
Diferencia
-24.612,29
b) Se informaron en defecto USD 600.-, y $ 4.759,52 respecto de lo contabilizado por
intereses en cada una de las monedas de origen respectivamente. El importe de $
2.135,91 se origina en $ 0,50 por error de transporte de las cifras de ejercicios
anteriores, $ 2.135,41 por los intereses generados en el primer semestre 2005 que no
fueron sumarizados al 31/12/2005, ni al inicio del ejercicio 2006, y $ 2.623,61 por
los intereses generados en el primer semestre 2006 que no fueron sumados al
114
31/12/2006:
Al 31/12/2006
Información UNPRE
Información en
Cuadro 5.4
Diferencia
Generados en la
cuenta en USD
15.486,86
-14.886,86
Generados en la
cuenta en pesos
64.146,67
-59.387,15
600,00
4.759,52
Comentarios del Programa:
1. Esta diferencia ($ 11.732,83) sobre el importe convertido a pesos, se ocasiona por la
utilización de diferente tipo de cambio para la valuación de la moneda extranjera al
cierre del periodo informado. La Contaduría General de la Nación dispone el tipo de
cambio comprador fijado al cierre por el Banco de la Nación Argentina, y para la
contabilidad se considera el tipo de cambio dispuesto por el BID que es el de referencia
del BCRA a la fecha del cierre.
2. a) Este error de tipeo se ha subsanado en la presentación de los cuadros al 30/06/2007.
b) Cabe destacar que en los cuadros a la CGN mediante el cuadro 5.3 “Estado de
movimientos financieros” se informan las erogaciones de fondos efectivamente
realizadas, no las inversiones totales es por esto que fundamentalmente surgen las
diferencias respecto a la contabilidad. Se procederá en lo sucesivo a realizar en los
cuadros la presente observación mencionada. Se toman en cuenta las diferencias
encontradas y se procederá a identificarlas con el objeto de presentar los cuadros a la
CGN conciliados con los estados financieros.
3. a) El cuadro mencionado fue intervenido por la Unidad de Auditoria Interna de este
Ministerio a efectos de su certificación, adjunta a la documentación de respaldo
(nuestros registros contables) la cual ha sido favorable y sin observaciones. Asimismo
debe considerarse los tipos de cambio utilizados al momento de registrar los intereses.
De manera que no hay diferencia en los registros, hay distintos criterios aplicados. No
obstante, se mantendrá la atención necesaria para la generación de estos informes. b)
Habida cuenta de la observación formulada, se procederá a su análisis y se realizarán
los ajustes que se estimen necesarios.
115
Recomendaciones: Nos remitimos a las recomendaciones formuladas en A-14 precedente.
Profundizar los controles administrativos al confeccionar la información que requiere la
normativa, y la información debe encontrarse debidamente conciliada con las que surgen
de los registros contables, y de los estados financieros, integrando la conciliación las
presentaciones realizadas.
13- INFORME SEMESTRAL DEL FONDO ROTATORIO AL 31/12/2006
Observaciones: Con relación a la presentación del informe semestral del fondo rotatorio al
31/12/06 realizada en fecha 28/02/2007 ante el BID surgieron consideraciones a formular.
Se informa que para el ejercicio 2005 no se pudo realizar este control, ya que el Programa
no había realizado la citada presentación.
a) Apartado I: Saldo en cuenta bancaria USD 308.467,75
1. El importe de USD 214.563,07 informado como saldo de fuente BID en la Cuenta
Especial en dólares, y el importe neto por USD 14.594,05 por gastos bancarios e
intereses no se puede constatar ya que el Programa no mantiene información
contable con esta apertura. En la composición del saldo de la cuenta, surge un error
de exposición entre los conceptos “Saldo según extracto” y “Fondos BID”.
2. El importe de USD 93.904,68/USD 20.531,89 expuesto como saldo de fuente en BID
y aporte local respectivamente para la cuenta operativa del Programa, no coincide
con el que surge de los papeles extracontables proporcionados por el Programa (libro
bancos en excel), y a su vez con los saldos totales transcriptos en los estados
financieros.
Saldos
Informados en
Libro Bancos
Fdo Rotatorio
Diferencias
En pesos
22
152.640,83
11
24.741,63
En dólares
Total
177.382,46
291.667,43
63.375,77
355.043,20
-139.026,60
-38.634,14
-177.660,74
22
49.668,37
93.904,68
11
8.050,77
Total
57.719,14
20.531,89 114.436,57
-44.236,31 -12.481,12
-56.717,43
b) Apartado II. Fondos utilizados pendientes de justificación ante el BID: Para los
USD 714.883.14 informados como “Justificaciones en preparación”, surge que: 1)
116
Según la ecuación “Justificado al Banco menos Inversiones Contabilizadas” al
31/12/2006 el importe de fuente BID es de USD 714.553,97. Surge una diferencia de
USD 329,71 con lo expuesto en la conciliación. 2) USD 38.838,48: No incluye el
importe de anticipos pendientes de rendición por parte de las EB, entregados a un tipo
de cambio $ 1/USD 1, por fuente 22. 3) USD 645.591,31: corresponden a pagos del
ejercicio 2006 a rendir en el 2007 (según reporte de gestión UEPEX, esto incluye una
diferencia de USD 7.209,76 con el estado de inversiones). 4) USD 30.453,35: diferencia
a conciliar por el Programa entre lo justificado y lo contabilizado al 31/12/2006. 5) No
se adjuntó conforme se requiere en la citada presentación como “referencia 5/” el detalle
de los gastos pagados pero aún no presentados al BID.
c) Apartado V Diferencia USD 226.649,11: El importe de esta diferencia de cambio
informada
por
el
Programa,
está
sujeto
a
las
consideraciones
expuestas
precedentemente, y asimismo, no surge de registraciones contables, ni tampoco consta
su apertura por fuente de financiamiento en el “Estado de Efectivo Recibido y
Desembolsos Efectuados” en dólares.
d) Conforme los datos informados en el LMS1 al 31/12/2006 el importe del fondo
rotatorio pendiente de justificar por USD 1.250.000.-, contiene USD 622.701,81 por
desembolsos con una antigüedad mayor a tres meses (entre 116 días a 394 días).
e) Entre los importes procesados por el BID, y lo informado en las justificaciones al
31/12/2006, surgen diferencias de exposición entre las líneas de estudios específicos y
estudios generales:
Estudios
LMS1 al 31/12/06
USD
Justificaciones
al 31/12/2006
Diferencia
Específicos
4.704.548,38
4.717.341,75 (-) 12.793,37
Generales
5.563.949,43
5.551.156,03
12.793,40
Comentarios del Programa:
a) 1. Se acepta la observación. Efectivamente se trata de un error en la exposición de los
datos referentes al saldo en la cuenta bancaria en USD. 2. Se acepta la observación. Se
detectó el error en el armado de la conciliación del Fondo Rotatorio al 30/06/2007,
117
presentada al BID el 27/8/2007.
b) Se acepta la observación y se analizará cada una de las diferencias mencionadas.
c) La diferencia de cambio expuesta en el apartado V responde sólo a fuente 22.
d) Se toma en cuenta la observación.
e) La diferencia corresponde a tres pagos directos solicitados al BID que se realizaron a
favor de un consultor por su trabajo en el EG.75. De lo expuesto surge que la
información correcta es la expuesta en el informe LMS1.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos al confeccionar el estado del
Fondo Rotatorio, e incorporar los procedimientos observados para que los importes que
componen el presente Estado surjan y se encuentren debidamente conciliados con las
registraciones contables.
BUENOS AIRES, 15 de noviembre de 2007.
118
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN II”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 925/OC-AR BID
(Ejercicio N° 9 finalizado el 31 de diciembre de 2006)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes
procedimientos:
- test o pruebas de transacciones;
- análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia
de informes de los mismos;
- análisis de legajos de consultores;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto;
- reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/06 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- examen del cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
119
El alcance de nuestro examen comprendió el 93,90 % de los ingresos (100 % de desembolsos
BID, 100% de desembolsos de aporte del Tesoro Nacional, 100% Otros ingresos (intereses), y el
20,69 % de aportes propios de entidades beneficiarias), y el 25,58 % de las inversiones en
concepto de Consultores Nacionales, Firmas Consultoras, Logística, Gastos por Reconocimiento
de Contrapartida Local, Caja Chica, Gastos Bancarios y Gastos Varios expuestas en el “Estado
de Efectivos Recibidos y Desembolsos Efectuados al 31/12/06” en pesos mencionado en I- 1. del
dictamen.
Categoría de
Inversiones
1. Estudios
2. Fortalecimiento
Institucional
3. Administración y
Supervisión
4. PEAT
TOTAL
Inversiones
del
Ejercicio
2006 en ($)
% de
incidencia
categoría/
universo
Importe de
la muestra
en ($)
% de
muestra/
categoría
5.032.875,90
89,39%
1.268.283,46
25,20%
0
0,00%
172.096,19
28,80%
0
0,00%
0,00
597.479,25
0
5.630.355,15
0,00%
10,61%
0,00%
100,00%
1.440.379,65
25,58%
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que el ACSA y la UNPRE no obstaculizaron
nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 15 de noviembre de 2007.
120